Airway Bill (AWB): Definisi, Fungsi dan Cara Melacaknya

Dalam pengelolaan pengiriman terutama melalui jalur udara, banyak hal yang harus diperhatikan untuk memastikan proses berjalan lancar, akurat, dan transparan. Salah satu hal yang harus dikelola adalah AWB (Airway Bill). Dokumen bukti pengiriman ini penting untuk dikelola, untuk merinci seluruh barang yang akan dikirim.

Tanpa pengelolaan yang efektif terhadap dokumen AWB, perusahaan 3PL akan sering mengalami masalah seperti keterlambatan, kesalahan data, bahkan kerugian operasional yang dapat meningkat. Untuk itu, di sini akan memberikan pemahaman bagi Anda untuk mengelola seluruh aspek AWB, mulai dari komponen, proses dan contoh penerapan, bagaimana cara melacaknya, apa saja tantangan yang harus diatasi, Pahami di sini selengkapnya!

Key Takeaways

• Airway bill (AWB) adalah dokumen resmi pengiriman udara yang berfungsi sebagai bukti kirim, kontrak antara pengirim dan maskapai, serta memuat detail dan pelacakan barang.
• Nomor AWB digunakan untuk berbagai keperluan, seperti pemesanan, pemeriksaan status pengiriman, dan pelacakan posisi barang.
• Perbedaan AWB dan Bill of Lading terletak pada moda transportasi dan sifat negosiasinya. AWB untuk udara, tak bisa dinegosiasikan. Bill of Lading untuk laut/darat, bisa ditransfer kepemilikan.
• Software freight forwarding ScaleOcean merupakan sebuah alat yang dapat digunakan untuk membantu dalam proses berjalannya pembuatan dan pengiriman AWB.

Coba Demo Gratis!

1. Pengerti AWB (Air Waybill)

Air Waybill (AWB) atau dikenal juga dengan Surat Muatan Udara (SMU) adalah dokumen resmi dalam pengiriman barang via udara yang berperan sebagai bukti pengiriman, perjanjian antara pengirim dan maskapai, serta mencantumkan detail informasi kargo. Selain itu, AWB digunakan untuk kebutuhan pelacakan dan mendukung proses kepabeanan selama pengiriman berlangsung.

Dikutip dari CFI, dokumen waybill khusus udara ini diperkenalkan pada tahun 2010, dan kemudian menjadi standar kontrak pengangkutan untuk semua pengiriman kargo udara pada 1 Januari 2019. Sebagai dokumen standar internasional, dokumen ini juga membantu mengurangi potensi kesalahan komunikasi antara berbagai pihak yang terlibat, baik secara lokal maupun global.

Terdapat dua jenis airway bill, MAWB dan HAWB berdasarkan fungsinya:

• MAWB (Master Airway Bill), dokumen yang diterbitkan oleh maskapai penerbangan untuk freight forwarder.
• HAWB (House Airway Bill), dokumen yang dikeluarkan oleh forwarder untuk pengirim.

Baca juga: 5 Aplikasi Ekspor Impor untuk Proses Logistik

2. Fungsi AWB pada Pengiriman Kargo Udara

AWB (Air Waybill) atau Surat Muatan Udara (SMU) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh maskapai penerbangan atau agen kargo udara untuk memverifikasi dan memantau pengiriman barang melalui jalur udara. Beberapa fungsi AWB adalah sebagai berikut:

a. Bukti Pengiriman Barang

AWB merupakan dokumen penting yang berfungsi sebagai konfirmasi bahwa barang telah diterima oleh pihak pengangkut, baik itu maskapai penerbangan maupun agen kargo. Dengan ini, maka kargo siap untuk diangkut menuju lokasi tujuan yang telah ditentukan. Dengan adanya AWB, pengirim memiliki validasi resmi atas serah terima barang mereka.

b. Kontrak Pengiriman

AWB juga menjadi kontrak resmi antara pengirim dan pengangkut. Dokumen ini secara jelas menjabarkan berbagai ketentuan pengiriman barang, mulai dari rute yang akan dilalui, biaya yang terkait, hingga hak dan tanggung jawab masing-masing pihak. Ini memastikan semua detail disepakati dan dipahami bersama sebelum kargo diberangkatkan.

c. Faktur Pembayaran

Airway bill dapat berperan sebagai faktur untuk jasa pengiriman, yang mengindikasikan siapa yang bertanggung jawab atas pembayaran. Dokumen ini merinci biaya-biaya yang muncul selama proses pengiriman kargo udara. Dengan demikian, AWB mempermudah penagihan dan alokasi biaya pengiriman.

d. Dokumen Bea Cukai

Khusus untuk pengiriman internasional, AWB memiliki fungsi krusial sebagai dokumen yang dibutuhkan dalam proses custom clearance di negara tujuan. Informasi yang tertera pada AWB membantu petugas bea cukai untuk mengidentifikasi dan memproses kargo sesuai regulasi yang berlaku. Kehadiran AWB sangat esensial untuk kelancaran proses importasi dan ekspor.

3. Informasi dalam Airway Bill

AWB biasanya berupa dokumen yang dicetak atau tersedia secara elektronik. Dokumen ini memuat informasi penting seperti nomor AWB, nama dan alamat baik pengirim atau penerima, deskripsi barang, serta rincian biaya dan pajaknya.

Berikut penjelasan lebih lanjut terkait informasi yang termuat dalam airway bill.

a. Nomor AWB

Nomor Air Waybill (AWB) adalah kode unik yang sangat penting dalam alur ekspor barang dengan kargo udara. Kode ini diperlukan mulai dari pemesanan awal hingga pelacakan status dan posisi barang secara real-time. Dengan adanya nomor AWB, Anda bisa dengan mudah memeriksa perjalanan kiriman Anda melalui berbagai platform pelacakan seperti DHL atau Ship24.

Format nomor AWB dapat bervariasi tergantung pada penyedia jasa pengiriman. Sebagai contoh, nomor AWB Paxel umumnya memiliki 27 digit yang merupakan kombinasi huruf dan angka, seperti “LMxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx”. Sementara itu, nomor AWB SAPX Express terdiri dari 16 digit, contohnya “CGK8000012345678”.

b. Detail Informasi Pengirim dan Penerima

Komponen berikutnya AWB adalah detail pada dokumen pengiriman jalur udara, mencakup nama, alamat lengkap, serta informasi kontak pengirim dan penerima barang. Informasi detail pada dokumen ini diperlukan untuk memastikan barang dikirim ke pihak yang tepat sekaligus untuk mempermudah proses administrasi dalam pengiriman kargo udara.

c. Deskripsi Barang

Deskripsi barang menjadi komponen lainnya, yang berisi rincian terkait jenis barang yang dikirim, termasuk termasuk gross weight, dimensi, dan jumlah barang. Komponen AWB format ini diperlukan untuk memastikan barang ditangani sesuai dengan karakteristiknya. Selain itu, juga digunakan oleh pihak bea cukai sebagai acuan untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan dokumen yang diajukan.

d. Syarat dan Ketentuan Pengangkutan

Syarat dan ketentuan pengangkutan dalam AWB adalah bagian yang mengatur hak dan kewajiban antara pengirim dan maskapai penerbangan. Cakupannya bisa tentang penanganan barang berbahaya, tanggung jawab jika terjadi kerusakan, dan prosedur klaim jika barang hilang.

e. Rute Pengiriman

Komponen lainnya AWB adalah rute pengiriman juga perlu ditambahkan dalam dokumen airway bill. Mulai dari bandara keberangkatan, bandara tujuan, hingga beberapa titik transit jika ada. Dengan adanya detail rute yang jelas tersebut, maka pihak-pihak yang terlibat dapat memantau posisi barang dan mengantisipasi potensi keterlambatan.

f. Biaya Pengiriman

Selanjutnya ada komponen biaya pengiriman yang berisi rincian semua biaya terkait pengiriman barang, mencakup tarif pengangkutan, bea cukai, asuransi, dan biaya tambahan lain yang mungkin diberlakukan. Komponen dibutuhkan untuk menjaga transparansi dalam proses transaksi antara pengirim dan maskapai atau agen logistik.

g. Tanda Tangan Pihak Terkait

Komponen terakhir AWB adalah tanda tangan dari pihak-pihak terkait, mulai dari pengirim, freight forwarder, serta maskapai penerbangan, maka dokumen dianggap telah sah secara hukum. Ini penting untuk memastikan semua pihak sepakat dengan detail yang ada di dalam dokumen.

4. Contoh Format Airway Bill

Di bagian kanan atas dokumen, terdapat informasi maskapai, seperti logo dan nama. Berikutnya, informasi terkait airway bill seperti nama pengirim, alamat kantor, dan nomor resi. 

Di bagian kiri atas, tertera informasi pengirim, barang, penerima, bandara asal, dan bandara tujuan. Informasi tanggal dan waktu keberangkatan terletak di bagian bawah, serta tanda tangan pihak yang bertanggung jawab. Untuk lebih detailnya, berikut contoh dari AWB format:

Data untuk dokumen biasanya diinput ke dalam aplikasi logistik terintegrasi untuk memastikan akurasi. Sistem ini juga bisa biasanya terintegrasi dengan sistem bea cukai sehingga Anda tidak perlu berpindah-pindah ke sistem ketika ingin input nomor AWB dan memastikan status pengiriman.

5. Cara Melacak AWB Airway Bill

Untuk melacak AWB, Anda dapat memanfaatkan nomor pelacakan yang tercantum pada AWB melalui situs web atau aplikasi dari layanan pengiriman udara yang digunakan. Pelacakan ini bertujuan untuk memantau setiap tahap perjalanan barang secara real-time, dan membuat freight forwarder dapat memastikan barang sampai tepat waktu.

Melalui pelacakan nomor airway bill, informasi seperti status pengiriman, lokasi terkini, dan estimasi waktu kedatangan (ETA) bisa dengan mudah diakses. Untuk melacaknya, bea cukai memiliki platform yang juga mendukung proses cek AWB format. Berikut tahapannya.

• Kunjungi website bea cukai yang resmi. Selanjutnya, masukkan nomor AWB ke dalam kolom yang tersedia. Kemudian, masukkan keycode yang ditampilkan pada layar untuk verifikasi.
• Setelah semua informasi terisi, klik tombol “Submit” untuk melihat detail proses pengiriman barang.
• Sistem akan menampilkan informasi terkait status pengiriman barang Anda. Biasanya meliputi proses bea cukai, status dokumen, konfirmasi, atau apakah barang sudah siap untuk diambil oleh penerima. Selain itu, juga menunjukkan adakah biaya bea masuk dan pajak impor yang perlu dibayarkan.

7. Contoh Penerapan Airway Bill di 3PL Logistik

Mari kita ambil contoh sebuah perusahaan 3PL di Jakarta yang akan mengirimkan suku cadang elektronik dari Indonesia ke pabrik perakitan di Jerman. Saat suku cadang diserahkan oleh klien kepada perusahaan 3PL, AWB akan dibuat.

Dokumen ini akan mencantumkan semua informasi penting seperti nama dan alamat pengirim (klien di Indonesia), nama dan alamat penerima (pabrik di Jerman), deskripsi detail suku cadang (misalnya, “10 karton sirkuit terpadu”), berat, dimensi, serta nilai kargo. AWB ini juga akan memuat nomor unik yang nantinya berfungsi sebagai kode pelacakan.

Setelah itu, 3PL akan menyerahkan kargo beserta AWB kepada maskapai penerbangan. AWB ini berfungsi sebagai bukti pengiriman kepada maskapai dan juga sebagai kontrak yang mengikat semua pihak. Informasi di AWB kemudian digunakan oleh maskapai untuk proses booking ruang kargo di pesawat.

Ketika kargo tiba di Jerman, AWB menjadi dokumen bea cukai yang penting. Petugas bea cukai akan memverifikasi informasi di AWB dengan isi kargo untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi impor Jerman.Tanpa AWB yang akurat dan lengkap, kargo bisa tertahan di bea cukai.

Sepanjang proses pengiriman, baik klien maupun 3PL dapat melacak posisi dan status kargo secara real-time hanya dengan menggunakan nomor AWB yang tertera di dokumen tersebut.

8. Perbedaan Air Waybill dan Bill of Lading

Meskipun sama-sama dokumen pengiriman, Air Waybill (AWB) dan Bill of Lading (B/L) memiliki perbedaan mendasar yang perlu dipahami.

Perbedaan utama terletak pada moda transportasinya. AWB secara spesifik digunakan untuk pengiriman kargo udara, sementara Bill of Lading diperuntukkan bagi pengiriman melalui laut atau transportasi darat.

Selain itu, sifat kepemilikannya juga berbeda. AWB bersifat tidak dapat dinegosiasikan. Artinya AWB tidak bisa dialihkan kepemilikannya kepada pihak lain setelah diterbitkan. Sebaliknya, Bill of Lading dapat dinegosiasikan, memungkinkan transfer kepemilikan barang kepada pihak ketiga melalui proses endorsemen.

9. Permudah Buat dan Lacak Airway Bill dengan Freight Software ScaleOcean

Mengelola pengiriman barang dengan beragam destinasi serta kompleksitas dokumentasi yang diperlukan tentunya menjadi tantangan tersendiri bagi Anda. Anda bisa lebih mudah mengatasi tantangan tersebut dan membuat efisiensi airway bill dengan implementasi ScaleOcean freight forwarding software.

Coba demo gratis yang ditawarkan sekarang juga untuk tahu bagaimana freight forwarding software ScaleOcean bisa secara otomatis mengisi data pengiriman dengan akurasi tinggi. Sistem ini juga terintegrasi dengan CEISA 4.0. Jadi, Anda tidak perlu berganti sistem untuk melacak no airway bill.

Tidak perlu lagi repot dengan metode manual, Anda bisa melihat perkembangan pengiriman secara langsung dengan hanya beberapa klik. Fitur-fitur unggulan freight software ScaleOcean untuk mendukung proses ini antara lain:

• Tracking real-time: Memungkinkan pelacakan pengiriman secara real-time, memberikan Anda informasi terkini tentang status dan lokasi barang.
• Multi-carrier management: Memfasilitasi pengelolaan pengiriman dengan berbagai rute dan maskapai dalam satu platform.
• Integrated document management: Mengelola semua dokumen pengiriman dalam sistem terintegrasi yang mudah diakses.
• Automated notifications & reporting: Menyediakan notifikasi otomatis terkait status pengiriman dan menghasilkan laporan pengiriman secara komprehensif.

Dengan fitur-fitur ini, Anda tidak hanya menyederhanakan proses pembuatan dan pelacakan airway bill tracking number, tapi juga meningkatkan efisiensi proses pengiriman secara keseluruhan. Penggunakan software freight forwarding ScaleOcean akan mengoptimalkan proses pengiriman dan pengelolaan airway bill secara menyeluruh dari awal hingga akhir.

Baca juga: 3PL Software: Pengertian, Keunggulan, dan fitur Terbaiknya

10. Kesimpulan

Airway bill AWB adalah dokumen penting dalam pengiriman jalur udara yang berfungsi sebagai bukti legal, kontrak pengangkutan, hingga alat pelacakan barang. No AWB adalah dasar untuk pelacakan dan pemantauan pengiriman, dan membantu pelacakan secara real-time dan mempermudah proses administrasi pengiriman.

Namun, mengelola dokumen ini untuk volume pengiriman yang besar dan beragam destinasi bukanlah hal yang mudah. Anda bisa menggunakan ScaleOcean software freight forwarding yang mampu untuk menyederhanakan proses ini lebih mudah dengan kemampuan integrasi dan fitur otomatisnya. Coba demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional nya segera untuk dapatkan modul terbaik untuk bisnis Anda.