Airway Bill (AWB): Komponen, Fungsi dan Proses Pelacakannya

Dalam pengelolaan pengiriman terutama melalui jalur udara, banyak hal yang harus diperhatikan untuk memastikan proses berjalan lancar, akurat, dan transparan. Salah satu hal yang harus dikelola adalah AWB (Airway Bill). Dokumen bukti pengiriman ini penting untuk dikelola, untuk merinci seluruh barang yang akan dikirim.

Tanpa pengelolaan yang efektif terhadap dokumen AWB, perusahaan 3PL akan sering mengalami masalah seperti keterlambatan, kesalahan data, bahkan kerugian operasional yang dapat meningkat. Untuk itu, di sini akan memberikan pemahaman bagi Anda untuk mengelola seluruh aspek AWB, mulai dari komponen, proses dan contoh penerapan, bagaimana cara melacaknya, apa saja tantangan yang harus diatasi, Pahami di sini selengkapnya!

Pengertian AWB Airway Bill

Airway Bill AWB adalah dokumen resmi pengangkutan dan pengiriman barang melalui udara antara pengirim, maskapai penerbangan, dan penerima barang. AWB akan memastikan seluruh proses logistik berjalan efisien, dan bantu meningkatkan akurasi data, dan transparansi operasional untuk pelanggan.

Selain sebagai bukti pengiriman, airway bill juga menjadi dokumen untuk pelacakan dan acuan untuk memproses klaim jika terjadi kerusakan dan kehilangan barang. Dikutip dari CFI, dokumen ini diperkenalkan pada tahun 2010, dan kemudian menjadi standar kontrak pengangkutan untuk semua pengiriman kargo udara pada 1 Januari 2019.

Dalam airway bill, terdapat informasi lengkap terkait detail pengirim dan penerima, jenis barang, berat, dimensi, hingga rute pengiriman. Sebagai dokumen standar internasional, dokumen ini juga membantu mengurangi potensi kesalahan komunikasi antara berbagai pihak yang terlibat, baik secara lokal maupun global. Terdapat dua jenis airway bill, MAWB dan HAWB berdasarkan fungsinya:

• MAWB (Master Airway Bill), dokumen yang diterbitkan oleh maskapai penerbangan untuk freight forwarder.
• HAWB (House Airway Bill), dokumen yang dikeluarkan oleh forwarder untuk pengirim.

Baca Juga: Tracking Pengiriman Jadi Mudah di 3PL Freight Software

Fungsi AWB pada Pengiriman Jalur Udara

Pengelolaan airway bill merupakan hal penting dalam proses 3PL logistik, tidak hanya sebagai bukti pengiriman melalui udara biasa, tapi juga menjadi pusat kendali informasi pengiriman. Ini fungsi utama airway bill untuk memudahkan proses bea cukai, dan meningkatkan operasional pengiriman.

1. Bukti Legal Pengiriman

Fungsi pertama AWB adalah sebagai bukti legal pengiriman. Artinya dengan diterbitkannya dokumen ini, pengirim dan pihak logistik terkait telah menyepakati syarat dan kondisi pengiriman. Dokumen ini juga dapat dijadikan dasar hukum jika ke depannya ada perbedaan pendapat atau sengketa mengenai pengiriman barang.

2. Dokumen Kontrak Pengangkutan

Selanjutnya, dokumen AWB juga berfungsi sebagai kontrak pengangkutan. Artinya, ketika pengirim menyerahkan barang ke freight forwarder atau maskapai penerbangan, maka tanggung jawab pengangkutan dan kondisi barang beralih ke kedua pihak tersebut. Mereka juga wajib memenuhi perjanjian yang tertulis di dalamnya.

3. Dokumen Pembayaran dan Penagihan

Dokumen ini juga sebagai dasar pembayaran dan penagihan. Informasi seperti berat dan volume barang digunakan untuk menghitung biaya pengiriman. Dengan ini, pihak logistik dapat menerbitkan faktur yang akurat sesuai informasi barang yang tertera pada dokumen airway bill.

4. Pendukung Proses Custom Clearance

Fungsi berikutnya AWB adalah untuk mendukung custom clearance. Karena berisi informasi detail tentang isi pengiriman, maka akan sangat memudahkan otoritas bea cukai melakukan inspeksi dan penilaian terhadap barang impor atau ekspor. Jadi, bisa dikatakan airway bill membantu mempercepat proses pemeriksaan dan pengeluaran barang di bea cukai.

5. Dokumen Asuransi Pengiriman

Dalam pengiriman internasional, risiko seperti kerusakan atau kehilangan barang sangat mungkin terjadi. Di sinilah dokumen berperan. Anda bisa menggunakannya untuk klaim asuransi jika terjadi masalah selama pengiriman. 

Komponen Utama Airway Bill

Dalam pengelolaannya, airway bill memiliki beberapa komponen utama yang masing-masingnya berfungsi krusial dalam memastikan akurasi data dan mempermudah pelacakan barang selama pengiriman. Ini beberapa komponen penting yang berkontribusi dalam efisiensi proses logistik 3PL secara menyeluruh.

1. Nomor AWB

Nomor AWB adalah kode identifikasi unik yang diberikan kepada setiap pengiriman barang. Nomor ini digunakan untuk melacak dan memantau status pengiriman sepanjang proses transit. Biasanya nomor ini memiliki kombinasi angka dan huruf yang terdiri dari 11 digit, dan digunakan untuk melacak dan mengelola pengiriman dari awal hingga barang tiba di tujuan.

Dengan nomor unik ini, Anda bisa memantau status barang secara real-time, dan Estimate Time Arrived (ETA) barang. Sebagai elemen penting dalam logistik udara, no AWB adalah peran krusial dalam menjaga kelancaran operasional pengiriman. Ada beberapa fungsi no AWB adalah sebagai berikut:

• Identitas unik dokumen, no AWB adalah kode yang diberikan untuk setiap pengiriman barang sehingga memudahkan untuk diidentifikasi secara spesifik.
• Mempermudah pelacakan posisi barang real-time, dan proses pelacakan paket
• Rujukan untuk dokumen lainnya, dalam proses bea cukai, asuransi, atau pembayaran, no AWB adalah referensi utama

2. Detail Informasi Pengirim dan Penerima

Komponen berikutnya AWB adalah detail pada dokumen pengiriman jalur udara, mencakup nama, alamat lengkap, serta informasi kontak pengirim dan penerima barang. Informasi detail pada dokumen ini diperlukan untuk memastikan barang dikirim ke pihak yang tepat sekaligus untuk mempermudah proses administrasi dalam pengiriman kargo udara.

3. Deskripsi Barang

Deskripsi barang menjadi komponen lainnya, yang berisi rincian terkait jenis barang yang dikirim, termasuk berat, dimensi, dan jumlah barang. Ini diperlukan untuk memastikan barang ditangani sesuai dengan karakteristiknya. Selain itu, juga digunakan oleh pihak bea cukai sebagai acuan untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan dokumen yang diajukan.

4. Syarat dan Ketentuan Pengangkutan

Syarat dan ketentuan pengangkutan dalam AWB adalah bagian yang mengatur hak dan kewajiban antara pengirim dan maskapai penerbangan. Cakupannya bisa tentang penanganan barang berbahaya, tanggung jawab jika terjadi kerusakan, dan prosedur klaim jika barang hilang.

5. Rute Pengiriman

Komponen lainnya AWB adalah rute pengiriman juga perlu ditambahkan dalam dokumen airway bill. Mulai dari bandara keberangkatan, bandara tujuan, hingga beberapa titik transit jika ada. Dengan adanya detail rute yang jelas tersebut, maka pihak-pihak yang terlibat dapat memantau posisi barang dan mengantisipasi potensi keterlambatan.

6. Biaya Pengiriman

Selanjutnya ada komponen biaya pengiriman yang berisi rincian semua biaya terkait pengiriman barang, mencakup tarif pengangkutan, bea cukai, asuransi, dan biaya tambahan lain yang mungkin diberlakukan. Komponen dibutuhkan untuk menjaga transparansi dalam proses transaksi antara pengirim dan maskapai atau agen logistik.

7. Tanda Tangan Pihak Terkait

Komponen terakhir AWB adalah tanda tangan dari pihak-pihak terkait, mulai dari pengirim, freight forwarder, serta maskapai penerbangan, maka dokumen dianggap telah sah secara hukum. Ini penting untuk memastikan semua pihak sepakat dengan detail yang ada di dalam dokumen.

Baca Juga: ScaleOcean, Solusi Tingkatkan Layanan 3PL Shipping

Proses Penerapan Airway Bill Logistik 3PL

Untuk memastikan airway bill diterapkan dan dikelola dengan baik, ada beberapa tahapan penting yang harus dilakukan perusahaan 3PL. Setiap tahapannya akan memastikan barang dikirim dengan aman, tepat waktu, dan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Ini langkah-langkah dalam penerapan AWB adalah:

1. Pembuatan dan Penerbitan AWB

Proses pertama dimulai dengan pembuatan dokumen pengiriman udara yang dilakukan oleh freight forwarder. Dalam dokumen meliputi informasi detail, seperti data pengirim, penerima, jenis barang, berat, volume, rute pengiriman, dan persyaratan khusus. Kemudian, data untuk dokumen biasanya diinput ke dalam aplikasi logistik terintegrasi untuk memastikan akurasi.

2. Pencocokan Data Barang

Setelah dokumen master airway bill diterbitkan, perusahaan harus melakukan pencocokan data antara informasi yang tertera pada dokumen dengan barang fisik yang akan dikirim. Proses penerapan ini meliputi pemeriksaan berat, dimensi, dan jenis barang untuk memastikan kesesuaiannya dengan detail yang tercantum dalam dokumen.

3. Penyerahan Airway Bill kepada Maskapai

Selanjutnya dokumen airway bill akan diserahkan kepada maskapai penerbangan sebagai dokumen resmi pengangkutan. Maskapai menggunakan dokumen ini untuk mengatur pengiriman sesuai jadwal, sementara perusahaan 3PL dapat memantau status barang berdasarkan nomor yang tertera pada airway bill.

4. Pelacakan Barang dalam Proses Pengiriman

No AWB adalah hal penting dalam proses penerapannya, di mana di sini sebagai alat pelacakan barang secara real-time. Perusahaan 3PL bisa menggunakan software freight forwarding yang dapat membantu memantau lokasi dan status pengiriman, baik untuk pengirim maupun penerima. Sistem akan memastikan barang tiba tepat waktu dan meminimalkan risiko keterlambatan.

5. Dokumentasi dan Penyelesaian Transaksi

Setelah barang logistik diterima, dokumen airway bill akan digunakan sebagai bukti serah terima dan arsip pengiriman. Jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang, dokumen airway bill ini dapat menjadi bukti pengiriman utama untuk proses klaim asuransi atau penyelesaian sengketa.

Cara Melacak Airway Bill

Adanya airway bill dalam setiap pengiriman jalur udara, membuat freight forwarder bisa memastikan barang sampai tepat waktu, juga dapat memantau setiap tahap perjalanan barang secara real-time. Namun perlu dipahami bagaimana cara melacak dokumen ini dengan mudah dan transparan.

Melalui pelacakan master airway bill, informasi seperti status pengiriman, lokasi terkini, dan estimasi waktu kedatangan (ETA) bisa dengan mudah diakses. Untuk melacaknya, bea cukai memiliki platform yang juga mendukung proses cek AWB. Berikut tahapannya.

• Kunjungi website bea cukai yang resmi. Selanjutnya, masukkan airway bill tracking number ke dalam kolom yang tersedia. Kemudian, masukkan keycode yang ditampilkan pada layar untuk verifikasi.
• Setelah semua informasi terisi, klik tombol “Submit” untuk melihat detail proses pengiriman barang.
• Sistem akan menampilkan informasi terkait status pengiriman barang Anda. Biasanya meliputi proses bea cukai, status dokumen, konfirmasi, atau apakah barang sudah siap untuk diambil oleh penerima. Selain itu, juga menunjukkan adakah biaya bea masuk dan pajak impor yang perlu dibayarkan.

Contoh Penerapan Airway Bill di 3PL Logistik

Untuk lebih memahami bagaimana peran dokumen pengiriman udara ini dalam perusahaan 3PL logistik, di sini akan diuraikan sebuah contoh penggunaan airway bill secara lengkap. Contoh ini akan membantu Anda memastikan dokumen untuk setiap pengiriman dapat dikendalikan dengan baik dan operasional bisa lancar dilakukan.

Contoh ini diambil dari perusahaan 3PL logistik sebagai freight forwarder yang melakukan pengiriman barang dari Jakarta ke Surabaya melalui jalur udara, sehingga membutuhkan dokumen master airway bill untuk memastikan kelancaran proses pengiriman. Dalam dokumen tersebut, terdapat detail seperti pengirim, penerima, jenis barang, rute pengiriman, berat, dimensi secara lengkap.

Setelah freight forwarder menerbitkan dokumen master airway bill, barang yang akan diperiksa untuk memastikan kesesuaian data yang ada pada dokumen sebelum pengiriman dilakukan. Jika sudah sesuai, dokumen akan diserahkan kepada maskapai penerbangan untuk diproses.

Selama proses pengiriman di perjalanan, airway bill ini menjadi informasi yang dibuat untuk memantau status pengiriman barang, dan begitu barang tiba di tujuan, dokumen ini menjadi bukti serah terima antara freight forwarder dan penerima. Penggunaan airway bill ini harus dikelola dan diperhatikan untuk memastikan bahwa semua pihak mendapatkan informasi yang jelas dan transparan mengenai pengiriman.

Format Airway Bill dan Contohnya

Dalam pembuatan dan pengelolaan airway bill, ada beberapa AWB format yang penting untuk diperhatikan untuk memastikan informasi yang tepat dan akurat untuk setiap pengiriman barang yang dilakukan. Ini beberapa AWB format yang harus tertera dalam dokumen pengiriman barang jalur udara, diantaranya:

• Header, berisi nomor airway bill, tanggal penerbitan, kode maskapai, jenis layanan pengiriman
• Informasi Pengirim, berisi nama dan alamat pengirim, dan kontak pengirim
• Detail Barang, berisi deskripsi barang, jumlah dan berat barang, dimensi barang
• Informasi Pengangkutan, berisi rute pengiriman, tanggal keberangkatan dan kedatangan
• Kondisi pengiriman, berisi instruksi khusus meliputi perlakuan khusus barang mudah rusak atau lainnya. Berisi juga tandatangan
• Pernyataan & Ketentuan, berisi klausuk dan persetujuan terkait kondisi pengangkutan, hak dan kewajiban pengiriman, juga mencakup biaya pengiriman

Dari AWB format diatas, dapat dipahami bahwa dokumen pengiriman jalur udara harus berisi aspek-aspek ini untuk memastikan barang sampai tujuan dengan aman, lancar, dan transparan. Berikut ini contoh berdasarkan AWB format, yaitu:

Permudah Buat dan Lacak Airway Bill dengan Freight Software ScaleOcean

Mengelola pengiriman barang dengan beragam destinasi serta kompleksitas dokumentasi yang diperlukan tentunya menjadi tantangan tersendiri bagi Anda. Anda bisa lebih mudah mengatasi tantangan tersebut dan membuat efisiensi airway bill dengan implementasi ScaleOcean freight forwarding software.

Coba demo gratis yang ditawarkan sekarang juga untuk tahu bagaimana freight forwarding software ScaleOcean bisa secara otomatis mengisi data pengiriman dengan akurasi tinggi. Sistem ini juga terintegrasi dengan CEISA 4.0. Jadi, Anda tidak perlu berganti sistem untuk melacak no airway bill.

Tidak perlu lagi repot dengan metode manual, Anda bisa melihat perkembangan pengiriman secara langsung dengan hanya beberapa klik. Fitur-fitur unggulan freight software ScaleOcean untuk mendukung proses ini antara lain:

• Tracking real-time: Memungkinkan pelacakan pengiriman secara real-time, memberikan Anda informasi terkini tentang status dan lokasi barang.
• Multi-carrier management: Memfasilitasi pengelolaan pengiriman dengan berbagai rute dan maskapai dalam satu platform.
• Integrated document management: Mengelola semua dokumen pengiriman dalam sistem terintegrasi yang mudah diakses.
• Automated notifications & reporting: Menyediakan notifikasi otomatis terkait status pengiriman dan menghasilkan laporan pengiriman secara komprehensif.

Dengan fitur-fitur ini, Anda tidak hanya menyederhanakan proses pembuatan dan pelacakan airway bill tracking number, tapi juga meningkatkan efisiensi proses pengiriman secara keseluruhan. Penggunakan software freight forwarding ScaleOcean akan mengoptimalkan proses pengiriman dan pengelolaan airway bill secara menyeluruh dari awal hingga akhir.

Baca Juga: 3PL Logistics Solutions Terbaik dari Software ERP

Kesimpulan

Airway bill AWB adalah dokumen penting dalam pengiriman jalur udara yang berfungsi sebagai bukti legal, kontrak pengangkutan, hingga alat pelacakan barang. No AWB adalah dasar untuk pelacakan dan pemantauan pengiriman, dan membantu pelacakan secara real-time dan mempermudah proses administrasi pengiriman.

Namun, mengelola dokumen ini untuk volume pengiriman yang besar dan beragam destinasi bukanlah hal yang mudah. Anda bisa menggunakan ScaleOcean software freight forwarding yang mampu untuk menyederhanakan proses ini lebih mudah dengan kemampuan integrasi dan fitur otomatisnya.

Lakukan demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional nya segera untuk dapatkan modul terbaik untuk bisnis Anda.