Cara Ekspor Barang ke Luar Negeri serta Dokumen Pentingnya

Proses ekspor dan impor merupakan tahapan yang penting dalam memulai atau menjalankan suatu bisnis perdagangan internasional. Proses ekspor akan meningkatkan kesempatan serta keuntungan dagang dapat meningkat. Maka dari itu, penting bagi Anda untuk memahami bagaimana cara ekspor barang dari awal hingga akhir.

Menurut Investopedia, logistik dalam bisnis merupakan proses dimana bahan atau barang diperoleh, diolah, dan ditransfer ke destinasi. Maka dari itu, dapat dinyatakan bahwa ekspor dan impor termasuk suatu praktik yang umum di industri logistik dikarenakan prosesnya yang meliputi pemasukan atau pengeluaran barang.

Artikel ini akan memberi arahan tentang cara ekspor barang ke luar negeri, serta juga persyaratan-persyaratan yang diperlukan.

Key Takeaways

• Ekspor adalah proses pengiriman barang lokal ke luar negeri untuk dijual, membawa keuntungan dengan memperluas pasar dan meningkatkan pendapatan.
• Prosedur ekspor meliputi proses identifikasi produk, riset pasar, persiapan dokumen, pemilihan moda transportasi, dan pemenuhan persyaratan, hingga pengiriman barang.
• ScaleOcean, software manufaktur yang mempermudah pengelolaan ekspor dengan fitur manajemen pengiriman, pelacakan real-time, serta terintegrasi dengan Ceisa 4.0.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Ekspor?

Pengertian ekspor adalah proses pengeluaran atau pengiriman barang lokal ke luar negeri, biasanya dengan tujuan untuk dijual. Tentu saja, dikarenakan proses berikut mencakup beberapa kedaulatan yang berbeda-beda, proses ekspor harus dilakukan sesuai dengan regulasi negara asal dan negara destinasi.

Selain untuk mencari keuntungan, tindakan ekspor memiliki manfaat-manfaat lain. Beberapa dari manfaat tersebut adalah:

• Menguntungkan Pemerintah: Dapat membawa pemasukan ke negara berupa mata uang asing. Maka dari itu, pemerintah seringkali memberi insentif dan keuntungan untuk mendorong ekspor.
• Potensi Pasar: Dengan menjual barang ke negara-negara asing, ukuran pasar akan terus berkembang, yang berarti meningkatnya jumlah konsumen.
• Menyaingi Pasar Lokal: Karena produk yang ditawarkan merupakan suatu hal yang mudah dicari di pasar lokal, fokus kepada pasar asing dapat membawa keuntungan yang sama tanpa persaingan.

Baca juga: 10 Freight Forwarding Software Terbaik di Indonesia Tahun 2025

Bagaimana Prosedur Ekspor Barang ke Luar Negeri bagi Bisnis?

Proses ekspor barang melibatkan beberapa langkah inti, dimulai dari pemahaman prosedur, persiapan dokumen-dokumen penting, hingga pemilihan metode pembayaran dan pengiriman yang sesuai.

Untuk lebih detail, berikut adalah langkah-langkah umum yang terkait dengan kegiatan ekspor impor:

1. Persiapan dan Perencanaan

Langkah pertama dalam ekspor adalah melakukan riset secara menyeluruh. Anda perlu mengidentifikasi produk yang memiliki potensi pasar yang tinggi dan memenuhi syarat untuk diekspor. Setelah itu, lakukan riset pasar untuk menemukan pembeli potensial di negara tujuan dan mempelajari regulasi yang berlaku di sana.

Siapkan juga legalitas usaha, seperti izin usaha (SIUP), Nomor Pokok Wajib Usaha (NIB), dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). Selain itu, pastikan dokumen penting, seperti invoice, packing list, bill of lading, dan sales contract, siap. Terakhir, pilih moda transportasi yang sesuai dan pilih jasa pengiriman terpercaya untuk kelancaran pengiriman.

2. Pengurusan Dokumen dan Kepabeanan

Setelah semua persiapan dilakukan, ajukan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) ke Kantor Bea Cukai. Bila ekspor dilakukan dari kawasan perdagangan bebas, prosedurnya sering kali lebih sederhana dengan insentif tertentu.

Petugas Bea Cukai akan memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen yang diajukan. Jika semua persyaratan terpenuhi, Bea Cukai akan mengeluarkan Nota Persetujuan Ekspor (NPE), yang menandakan bahwa barang Anda telah disetujui untuk diekspor dan proses dapat dilanjutkan.

3. Pengiriman Barang dan Penyelesaian Transaksi

Setelah mendapatkan NPE, barang siap dimuat ke dalam kapal atau pesawat. Proses selanjutnya adalah pengurusan dokumen logistik, seperti Bill of Lading dari perusahaan pelayaran. Jika pembayaran dilakukan menggunakan Letter of Credit (LC), dana dapat dicairkan setelah barang dikirim dan dokumen pengapalan lengkap.

Setibanya barang di negara tujuan, dilakukan custom clearance, yang mencakup pemeriksaan dokumen dan pembayaran bea masuk di pelabuhan. Pastikan untuk menyelesaikan proses ini segera agar terhindar dari demurrage, yakni biaya tambahan akibat keterlambatan pengambilan barang.

Proses ekspor bisa bervariasi tergantung pada jenis barang, negara tujuan, dan regulasi yang berlaku. Oleh karena itu, disarankan untuk berkonsultasi dengan ahli kepabeanan atau jasa pengiriman kargo guna memastikan bahwa seluruh dokumen lengkap dan memenuhi persyaratan yang berlaku.

Ketentuan Pelaksanaan Ekspor 

Proses tata laksana ekspor mencakup serangkaian prosedur dan ketentuan yang wajib diikuti oleh eksportir dalam mengekspor barang antarnegara. Tahapan ini meliputi perencanaan, pengiriman barang, serta pemenuhan kewajiban administrasi dan kepabeanan.

Berdasarkan situs Direktorat Jenderal Bea dan Cukai, berikut adalah langkah-langkah umum tata laksana ekspor:

1. Pengajuan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

Eksportir atau kuasanya wajib mengirimkan dokumen Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) ke Kantor Bea Cukai di tempat pemuatan. Proses ini merupakan langkah awal dalam menjalankan prosedur ekspor yang sah.

2. Penelitian Dokumen PEB

Setelah PEB diserahkan, Bea Cukai akan melakukan penelitian terhadap dokumen tersebut. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa informasi yang disampaikan sudah lengkap dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3. Penolakan PEB Jika Data Tidak Lengkap

Jika hasil penelitian menunjukkan bahwa data dalam PEB tidak lengkap atau tidak sesuai, maka Bea Cukai akan mengeluarkan Nota Pemberitahuan Penolakan (NPP). Hal ini menandakan bahwa dokumen tersebut perlu diperbaiki.

4. Persyaratan Dokumen Tidak Lengkap

Jika terdapat persyaratan dokumen yang belum dipenuhi, maka Bea Cukai akan mengeluarkan Nota Pemberitahuan Persyaratan Dokumen (NPPD). Eksportir diminta untuk melengkapi dokumen ekspor yang diperlukan sebelum melanjutkan proses cara ekspor barang.

5. Pendaftaran PEB yang Lengkap

Jika hasil penelitian menunjukkan bahwa dokumen PEB lengkap dan sesuai, serta barang yang diekspor tidak termasuk dalam kategori yang dilarang atau dibatasi, maka Bea Cukai akan memberikan nomor pendaftaran dan tanggal penerbitan PEB, serta mengeluarkan Nota Pelayanan Ekspor (NPE).

6. Pemeriksaan Fisik Barang

Dalam beberapa kasus, Bea Cukai melakukan pemeriksaan fisik barang yang akan diekspor. Jika hasil pemeriksaan sesuai, maka Nota Pelayanan Ekspor (NPE) akan diterbitkan. Namun, jika hasilnya tidak sesuai, barang akan diteruskan ke Unit Pengawasan untuk dilakukan pemeriksaan lebih lanjut.

Untuk memahami lebih lanjut tentang prosedur ekspor, penting untuk melihat bagaimana alur kegiatan kepabeanan berjalan. Berikut adalah flow chart yang menggambarkan alur proses kepabeanan di bidang ekspor.

Apa Saja Dokumen Syarat Ekspor?

Proses ekspor membutuhkan sejumlah dokumen penting yang harus dipenuhi untuk memastikan keamanan barang yang dikirim, mematuhi peraturan bea cukai, dan memenuhi standar perdagangan internasional. Freight forwarder harus mempersiapkan alur dokumen ekspor berikut ini:

1. Invoice

Invoice berisi rincian barang yang akan dijual mencakup nama produk, jumlah, harga, dan metode pembayaran yang dikeluarkan eksportir kepada importir. Dokumen ini menjadi bukti transaksi dan dasar penetapan nilai barang untuk perhitungan bea cukai.

Selain invoice, eksportir juga harus memahami pengertian HS Code sebagai identitas barang ekspor. HS Code digunakan untuk klasifikasi produk dan menjadi dasar penting dalam penghitungan bea cukai serta pengisian dokumen ekspor.

Selain itu, dokumen ini menjadi bukti proses pembayaran melalui bank serta penilaian pajak impor yang dikenakan pada barang yang dikirim.

2. Shipping Instructions

Shipping instruction adalah dokumen yang mencakup detail pengiriman, mulai dari waktu, cara pengiriman, serta rincian penerimaan dan tujuan pengiriman.

Dokumen ini juga berisi informasi tambahan terkait penanganan khusus barang, dan digunakan untuk memastikan pengiriman berjalan lancar dan efisien, serta memastikan barang sampai sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan.

3. Bill of Lading (B/L)

Bill of Lading merupakan kontrak pengangkutan antara pengirim dan perusahaan armada sebagai bukti kepemilikan barang yang dapat dipindahtangankan kepada pihak ketiga. Dokumen ini digunakan untuk mendukung klaim asuransi dan menyelesaikan perselisihan terkait pengiriman barang.

Selain Bill of Lading, dokumen seperti despatch juga akan mencatat detail waktu, termasuk lokasi dan tanggal pengiriman awal. Informasi ini penting untuk memastikan akurasi logistik dan proses bongkar muat yang lebih cepat dari kesepakatan waktu.

4. Packing List

Dokumen ini merupakan rincian pengemasan barang mencakup jenis, jumlah, berat, dan dimensi barang untuk setiap kemasan. Adanya packing list akan memudahkan pihak bea cukai dalam pemeriksaan barang serta mempercepat proses pemuatan oleh vendor pelayaran.

5. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

Berikutnya ada PEC merupakan dokumen wajib yang dibuat oleh pengirim barang kepada otoritas bea cukai sebelum barang diekspor. Dokumen ini mencakup rincian barang yang akan dikirim, termasuk jenis, jumlah, nilai, dan tujuan pengiriman.

PEB juga penting untuk bea cukai sebagai acuan untuk memantau arus barang keluar negari dan memahami lebih dalam tentang peran bea cukai dalam ekspor. Hal ini juga akan memastikan kepatuhan terhadap peraturan pengiriman ke luar negeri yang berlaku di Indonesia.

6. Surat Keterangan Asal (SKA)

SKA atau disebut juga dengan Certificate of Origin (COO) merupakan surat yang menyatakan asal negara barang yang akan dikirim. Ini penting untuk mendapatkan fasilitas prefensial dan pembebasan bea masuk ke negara tujuan, serta sesuai dengan perjanjian perdagangan bebas.

Di Indonesia sendiri, SKA diterbitkan oleh IPSKA (Instansi Penerbit Surat Keterangan Asal) dan harus disertakan bersama dokumen lainnya untuk memudahkan proses bea cukai ke negara tujuan. Dokumen ini juga penting untuk mempercepat proses clearance pengiriman barang.

Untuk memaksimalkan efisiensi pengiriman, banyak perusahaan mulai mengandalkan software logistic terintegrasi, seperti ScaleOcean. Sistem ini membantu mengatur jadwal pengiriman, memantau rute, serta mengelola alur dokumen ekspor dan komunikasi antar pihak secara real-time.

Apa Saja Moda Transportasi untuk Ekspor Barang?

Mode transportasi merupakan salah satu komponen penentuan jalur distribusi. Masing-masing mode transportasi memiliki keunggulannya, akan tetapi di dalam konteks bisnis Indonesia, transportasi lewat laut termasuk yang paling efektif.

Menurut Badan Pusat Statistik, sebesar 94,86 persen total nilai Indonesia dimuat dengan mode transportasi laut pada tahun 2023. Mode-mode transportasi adalah yakni sebagai berikut:

1. Laut

Mode transportasi ini cenderung digunakan karena biayanya yang relatif murah dibandingkan yang lain, serta juga kapasitasnya yang besar. Mode ini cenderung digunakan untuk komoditas umum atau barang bernilai rendah.

2. Udara

Mode ini digunakan untuk transportasi barang yang lebih berharga, mudah rusak ataupun memiliki waktu tenggat yang singkat. Oleh karena itu, transportasi menggunakan mode ini cepat, akan tetapi juga lebih mahal.

3. Darat

Mode ini digunakan apabila negara tujuan terkoneksi melewati daratan, seperti Indonesia dengan Malaysia (Borneo) atau Papua Nugini. Apabila pada skala kecil, maka truk digunakan, kereta api bila sebaliknya.

Permudah Pengelolaan Proses Ekspor dengan Software Logistik ScaleOcean

Bila Anda merupakan sosok yang ingin mempermudah proses cara jual barang ekspor untuk bisnis anda, maka software logistik ScaleOcean merupakan solusi terbaik. Software kami menyediakan demo serta konsultasi gratis yang memberikan akses kepada fitur-fitur yang mempermudah proses ekspor. Beberapa dari fitur tersebut adalah:

• Booking Management: Mempermudah pelanggan dalam memesan pengiriman barang melalui berbagai moda transportasi (laut, udara, darat).
• Tracking Shipment: Pelacakan real-time dengan nomor unik, memantau lokasi, status transit, dan estimasi kedatangan barang.
• Import and Export Management: Mengelola seluruh proses ekspor-impor, termasuk dokumen, perizinan, dan kepatuhan regulasi internasional.
• Customs Clearance: Otomatisasi dokumen bea cukai dan integrasi dengan Ceisa 4.0 untuk memastikan kepatuhan regulasi ekspor.
• Margin Calculation: Menghitung keuntungan pengiriman dengan membandingkan invoice pelanggan dan tagihan vendor secara otomatis.
• Integrasi dengan Ceisa 4.0: Mempercepat proses clearance dengan terhubung langsung ke sistem kepabeanan Ceisa 4.0.
• LCL, FCL, FTL, dan LTL Support: Mendukung berbagai metode pengiriman (LCL, FCL, FTL, LTL) untuk efisiensi biaya dan kapasitas barang.
• Vendor and Partner Collaboration: Mempermudah kolaborasi antara perusahaan ekspor dan mitra transportasi untuk proses pengiriman yang lebih efisien.
• Analisis Data dan Laporan: Menyediakan insight berbasis data tentang pengiriman, biaya, dan waktu tempuh untuk keputusan yang lebih baik.

Baca juga: 5 Aplikasi Ekspor Impor untuk Proses Logistik

Kesimpulan

Setelah membaca artikel ini, Anda kini dapat memahami dengan lebih baik bagaimana cara ekspor barang ke luar negeri. Proses pemindahan produk yang lancar memang membutuhkan beberapa persiapan dan pemilihan rute yang tepat sesuai dengan negara asal dan tujuan.

Software Logistik ScaleOcean dapat menjadi solusi yang optimal untuk memaksimalkan proses ekspor Anda. Dengan fitur-fitur canggih yang mendukung kelancaran ekspor-impor, kami siap membantu Anda menjalankan bisnis perdagangan dengan lebih efisien. Oleh sebab itu, Anda dapat mencoba demo gratis kami dan mendapatkan konsultasi untuk mengoptimalkan operasional bisnis Anda!