Mengelola ratusan hingga ribuan dokumen pengiriman, seperti MAWB dan HAWB, bisa menjadi tantangan besar bagi freight forwarder. Kesalahan kecil dalam pengisian dokumen dapat berdampak pada keterlambatan pengiriman, kerugian finansial, bahkan reputasi bisnis. Di era digital seperti sekarang, proses manual sudah tak lagi efektif.
Lalu, bagaimana cara memastikan pengelolaan dokumen ini berjalan lancar dan akurat? Artikel kali ini akan membantu Anda untuk tahu lebih lanjut apa itu MAWB dan HAWB, serta format penulisan yang benar. Dijelaskan juga solusi yang bisa Anda terapkan untuk memastikan proses pembuatan, pengelolaan, dan distribusi dokumen ini lebih efektif dan efisien.
1. Pengertian Master Airway Bill (MAWB)
MAWB adalah singkatan dari Master Airway Bill. Dokumen ini dikeluarkan maskapai penerbangan untuk freight forwarder sebagai bukti penerimaan barang yang sah. MAWB mencatat informasi penting tentang pengirim, penerima, serta rincian penerbangan, sekaligus kargo yang diangkut.
Tahapan penerbitan dokumen ini dimulai ketika pengangkut atau maskapai penerbangan telah menerima barang dari freight forwarder di lokasi spesifik yang telah ditentukan. Setelah seluruh dokumen pendukung dan informasi barang lengkap, maskapai lalu menerbitkan MAWB, yang mencakup nomor unik untuk pelacakan dan detail lengkap tentang pengiriman.
2. Pengertian House Airway Bill (HAWB)
HAWB adalah singkatan dari House Air Waybill. Dokumen tersebut diterbitkan oleh freight forwarder untuk pengirim barang. Fungsinya sebagai kontrak pengiriman dan menjadi bukti bahwa barang telah diterima freight forwarder.
HAWB akan mencatat informasi penting tentang rincian pengiriman, termasuk nama, alamat pengirim dan penerima, jenis dan jumlah barang, serta instruksi khusus terkait pengiriman.
3. Fungsi Utama MAWB
Dokumen MAWB tidak hanya berfungsi sebagai pendukung administrasi proses pengiriman, tapi juga berperan penting sebagai kontrak pengiriman resmi hingga alat pelacakan. Berikut beberapa fungsi MAWB.
a. Kontrak Pengiriman Resmi
MAWB berfungsi sebagai kontrak resmi antara freight forwarder dan maskapai penerbangan. Dokumen ini menetapkan syarat dan ketentuan pengiriman, termasuk tanggung jawab masing-masing pihak. Dengan ini, perselisihan antar kedua pihak bisa diminalisir.
b. Dokumen Tanda Terima
Sama dengan master bill, MAWB juga menjadi bukti bahwa maskapai telah menerima barang untuk dikirim. Freight forwarder akan mendapatkan salinan dokumen ini sebagai jaminan bahwa barang telah diproses untuk tahap pengiriman selanjutnya.
c. Bukti Asuransi Pengiriman
Master airway bill juga berfungsi sebagai bukti asuransi pengiriman. Jika barang mengalami kerusakan atau hilang selama dalam perjalanan, MAWB dapat digunakan untuk mengajukan klaim asuransi.
d. Dokumen Pendukung Kepabeanan
Dalam setiap proses ekspor impor, diperlukan dokumen pendukung kepabeanan. Salah satunya adalah MAWB. Dokumen ini mencantumkan informasi yang diperlukan oleh otoritas bea cukai, seperti jenis barang, nilai, dan rincian pengirim dan penerima. Dengan MAWB, proses clearance bea cukai dapat dilakukan lebih cepat dan efisien.
e. Dokumen Pembayaran Pengiriman
Informasi seperti tarif angkutan, pajak, dan biaya lainnya yang mungkin berlaku dalam pengiriman juga tercantum pada dokumen tersebut. Dengan ini, freight forwarder mendapatkan transparansi atas biaya pengiriman.
f. Dokumen Hukum yang Sah
Sebagai dokumen hukum yang sah, MAWB memiliki kekuatan hukum dalam menyelesaikan sengketa terkait pengiriman barang. Jika terjadi kerusakan, kehilangan, atau keterlambatan, MAWB dapat digunakan sebagai bukti di pengadilan untuk menentukan tanggung jawab pihak yang terlibat.
g. Alat Pelacakan Pengiriman
Setiap MAWB memiliki nomor unik sehingga membantu Anda dalam melacak status dan lokasi barang selama perjalanan. Melalui sistem pelacakan yang disediakan oleh maskapai, semua pihak terkait dapat memperoleh informasi secara real-time tentang status dan posisi kargo.
4. Fungsi Utama HAWB
Sebagai dokumen yang memuat detail pengiriman secara lebih terperinci, HAWB juga memiliki fungsi spesifik pada pengiriman internasional jalur udara. Fungsi HAWB di antaranya adalah:
a. Dokumen Tanda Terima dari Forwarder
HAWB berfungsi sebagai dokumen tanda terima yang dikeluarkan oleh freight forwarder kepada pengirim. Dengan adanya dokumen ini, maka artinya barang telah diterima oleh forwarder untuk diangkut ke tujuan.
b. Kontrak Pengiriman dengan Forwarder
Dokumen ini mencakup syarat dan ketentuan pengiriman, termasuk tanggung jawab masing-masing pihak selama proses pengiriman. Dengan adanya HAWB, risiko kesalahpahaman antara freight forwarder dan shipper dapat diminalisir.
c. Dokumen Pelengkap MAWB
Sebelum MAWB dibuat, pengangkut akan menggunakan HAWB sebagai dokumen acuan yang memuat lebih detail dari setiap pengiriman barang. Dengan ini, risiko salah informasi bisa diminimalisir.
d. Pelacakan Pengiriman oleh Forwarder
HAWB memungkinkan freight forwarder untuk melacak status pengiriman dengan lebih efektif. Setiap HAWB dilengkapi dengan nomor referensi unik yang memudahkan pengirim dan penerima untuk mendapatkan informasi terkini mengenai posisi barang.
e. Dokumen Penyelesaian Administrasi Freight Forwarder
Dokumen ini mencakup rincian biaya, penanganan, dan semua layanan tambahan yang diberikan kepada pengirim. Dengan adanya HAWB, Anda dapat mengelola informasi dengan lebih baik dan memastikan semua administrasi terkait pengiriman tercatat dengan rapi.
f. Pemisahan Pengiriman Kargo
Jika pengiriman berupa konsolidasi, HAWB memudahkan freight forwarder untuk melakukan identifikasi atau pemisahan pengiriman. Dokumen ini mencatat rincian pengiriman individual, sehingga Anda dapat mengelola dan mendistribusikan barang sesuai kebutuhan masing-masing.
g. Dokumen Pembayaran Jasa Freight Forwarder
Dokumen ini mencakup informasi mengenai tarif pengiriman, biaya penanganan, dan biaya tambahan lainnya. Sehingga dengan HAWB, shipper memiliki acuan yang jelas berapa biaya yang harus dibayar untuk keperluan pengiriman barang tersebut.
5. Karakteristik Utama MAWB
Sebagai dokumen utama dalam pengiriman internasional jalur udara, MAWB memiliki karakteristik yang membedakannya dengan dokumen lain. Karakteristik tersebut antara lain:
a. Dikeluarkan oleh Maskapai Penerbangan
MAWB adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh maskapai penerbangan, setelah barang diserahkan oleh freight forwarder kepada maskapai. MAWB menjamin bahwa proses pengiriman telah dilakukan sesuai kesepakatan dan instruksi.
b. Nomor Unik Identifikasi
Setiap master airway bill memiliki nomor identifikasi unik yang terdiri dari 11 digit. Fungsi nomor AWB adalah untuk melacak dan mengidentifikasi pengiriman. Dengan ini, freight forwarder bisa lebih mudah memantau status pengiriman kargo secara real-time.
c. Memuat Informasi Penerbangan
MAWB juga mencantumkan informasi penting terkait penerbangan, termasuk nomor penerbangan, tanggal keberangkatan, dan rute yang dilalui. Informasi ini membantu semua pihak untuk memastikan barang sampai ke tujuan tepat waktu.
d. Dokumen Non-Negosiasi
MAWB adalah dokumen non-negosiasi. Artinya, dokumen ini idak dapat dipindahtangankan atau dijual seperti bill of lading dalam pengiriman laut. Hal ini memberikan kepastian kepada maskapai dan pengirim bahwa hanya pihak yang terdaftar dalam dokumen yang memiliki hak atas kargo yang diangkut.
e. Berlaku sebagai Dokumen Hukum
Jika terjadi kerusakan, kehilangan, atau keterlambatan, MAWB dapat digunakan sebagai bukti sah yang dapat menjadi acuan untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Dengan ini, menjadi jelas hak dan kewajiban dari setiap pihak.
6. Karakteristik Utama HAWB
Sama halnya dengan MAWB, dokumen HAWB tentunya juga memiliki karakteristik khusus yang membedakannya dengan dokumen lain. Karakteristik tersebut antara lain:
a. Dikeluarkan oleh Freight Forwarder
HAWB adalah dokumen yang diterbitkan oleh freight forwarder, bukan oleh maskapai penerbangan. Artinya, HAWB berfungsi sebagai kontrak resmi antara pengirim dan forwarder. Dengan diterbitkannya dokumen ini, maka freight forwarder bertanggung jawab untuk mengelola pengiriman.
b. Detail Pengiriman Lebih Spesifik
Salah satu ciri utama HAWB adalah memuat detail pengiriman yang lebih spesifik dibandingkan dengan MAWB. HAWB mencakup informasi tentang jenis barang, jumlah unit, berat, dan instruksi khusus terkait pengiriman. Informasi ini membantu freight forwarder mengelola dan menangani kargo dengan tepat.
c. Dokumen untuk Kargo Konsolidasi
Ketika ada pengiriman dengan metode konsolidasi, maka HAWB bisa dimanfaatkan untuk mempermudah proses identifikasi setiap individual pengiriman. Dokumen ini mencatat rincian masing-masing pengiriman, sehingga proses pemisahan dan pendistribusian barang lebih mudah dilakukan.
d. Dokumen Internal Freight Forwarder
Dikarenakan freight forwarder mengelola banyak pengiriman, maka penting untuk memiliki HAWB sebagai dokumen internal. Tujuannya agar freight forwarder lebih mudah mengatur dan melacak pengiriman dari banyak pengirim di satu perjalanan. Ini membantu forwarder mengelola logistik secara efisien.
e. Mengatur Rincian Pembayaran Freight Forwarder
HAWB juga berfungsi sebagai dokumen yang mencatat rincian pembayaran untuk jasa freight forwarder. Mencakup tarif pengiriman, biaya penanganan, dan biaya tambahan lainnya. Dengan HAWB, pengirim memiliki acuan yang jelas dan transparan terkait biaya yang harus dibayar.
7. Komponen dan Format MAWB
Jika diperhatikan dengana seksama, ada perbedaan antara waybill vs bill of lading. Untuk memiliki gambaran lebih detail tentang dokumen MAWB, perhatikan format sederhana di bawah ini.
Dari format master airway bill di atas, bisa diidentifikasi bahwa ada sejumlah komponen penting di dalamnya. Pertama, nomor MAWB sebagai nomor unik yang mengidentifikasi pengiriman. Shipper adalah pihak yang mengirimkan barang. Sedangkan consignee adalah pihak yang menerima barang.
Berikutnya, dicantumkan juga nomor penerbangan yang akan membawa barang serta tanggal penerbangan. Jangan lupa untuk menambahkan rute dari titik asal ke tujuan pengiriman.
Tuliskan secara detail deskripsi kargo beserta informasi barang, berat, total biaya pengiriman, dan biaya asuransi. Jika Anda, tambahkan informasi yang relevan, seperti penanganan khusus atau instruksi lainnya.
8. Komponen dan Format HAWB
Berbeda dengan MAWB, dokumen HAWB memuat informasi pengiriman yang lebih detail untuk setiap kargo. Berikut contoh format sederhana yang bisa Anda jadikan acuan.
Dengan demikian, bisa diperhatikan bahwa ada beberapa komponen utama yang membedakan HAWB dengan MAWB. Pertama, dokumen ini memuat informasi siapa freight forwarder yang bertanggung jawab untuk pengiriman tersebut.
Kemudian deskripsi kargo atau barang juga lebih detail dengan mencantumkan dimensinya. Ini diperlukan agar freight forwarder dapat melakukan pengemasan dan penanganan yang sesuai, serta memastikan barang dapat dimuat dengan aman di dalam pesawat.
Informasi tambahan seperti bandara keberangkatan dan bandara penerimaan barang, serta tanggal pengiriman juga dicantumkan. Tujuannya agar semua pihak terkait, mulai dari pengirim, penerima, dan freight forwarder dapat memantau perjalanan kargo dengan lebih efektif.
9. Perbedaan Utama HAWB dan MAWB
Penting untuk memahami perbedaan HAWB dan MAWB karena keduanya punya fungsi yang berbeda. MAWB diterbitkan oleh maskapai penerbangan dan diatur berdasarkan aturan IATA. Sebaliknya, HAWB diterbitkan oleh freight forwarder untuk pengirim dan tidak selalu mengikuti IATA. Berikut lebih jelas perbedaan keduanya.
a. Penerbit Dokumen
Aspek pertama yang membedakan secara signifikan adalah pembuat dokumen. HAWB diterbitkan oleh freight forwarder. Sementara MAWB diterbitkan oleh maskapai penerbangan itu sendiri.
Jadi, HAWB berfokus pada pengelolaan pengiriman di tingkat forwarder. Sedangkan MAWB berfungsi untuk mengatur keseluruhan pengiriman di tingkat maskapai.
b. Penerima Dokumen
Penerima masing-masing dokumen juga berbeda. HAWB ditujukan kepada pengirim (shipper) dan penerima barang (consignee). Sedangkan MAWB ditujukan untuk freight forwarder.
Dengan demikian, HAWB lebih spesifik untuk pengiriman individual yang dikelola oleh forwarder. Berbeda dengan MAWB berfungsi sebagai dokumen utama untuk keseluruhan pengiriman.
c. Isi Dokumen
Isi HAWB mencakup rincian yang lebih spesifik mengenai pengiriman individual, seperti jenis barang, dimensi, dan instruksi penanganan. Berbeda dengan MAWB yang berisi informasi lebih umum tentang keseluruhan pengiriman, termasuk nomor penerbangan dan rute.
d. Fungsi Dokumen
Fungsi dokumen HAWB adalah sebagai kontrak atau bukti tanda terima barang dari freight forwarder kepada pengirim. Sedangkan MAWB sebagai kontrak pengiriman dari maskapai penerbangan ke forwarder, serta dokumen yang membuktikan bahwa barang telah diterima untuk diangkut.
e. Pengelolaan Tanggung Jawab
Karena HAWB diterbitkan oleh freight forwarder, maka tanggung jawab mengelola semua detail pengiriman beralih dari pengirim ke 3PL. Begitu juga pada MAWB juga diterbitkan oleh maskapai penerbangan. Maka, tanggung jawab beralih ke mereka setelah barang diserahkan.
f. Kepatuhan Regulasi
HAWB lebih berfokus pada peraturan yang ditetapkan oleh freight forwarder dan negara asal barang. Sementara MAWB harus mematuhi regulasi yang ditetapkan oleh International Air Transport Association (IATA) dan hukum penerbangan internasional.
10. Hal yang Diperhatikan dalam HAWB dan MAWB
Sebagai dokumen penting dalam pengiriman via udara dan sah di mata hukum, maka penting untuk memperhatikan beberapa aspek dalam pembuatan HAWB MAWB. Beberapa di antaranya:
a. Identitas Pengirim, Penerima, dan Maskapai
Identitas pengirim (shipper), penerima (consignee), dan maskapai harus dicantumkan dengan lengkap dan akurat. Tujuannya untuk memastikan bahwa barang dikirim dan diterima oleh pihak yang tepat.
Kesalahan sedikit saja dalam mencantumkan identitas ini dapat berakibat fatal, seperti barang tidak sampai ke tujuan, tertahan di bea cukai, atau bahkan hilang dalam proses pengiriman.
b. Detail Barang secara Keseluruhan
Deskripsi barang yang dikirim harus mencakup informasi lengkap seperti jenis barang, berat, dimensi, dan jumlah unit. Dengan informasi tersebut, maka barang dapat dikemas dan ditangani dengan tepat selama pengiriman.
Detail yang tidak akurat dapat menyebabkan masalah dalam proses penanganan barang, seperti barang rusak atau tertahan di bea cukai karena tidak sesuai dengan deskripsi.
c. Kepatuhan dengan Regulasi Internasional
Pastikan bahwa dokumen memenuhi peraturan yang ditetapkan oleh badan-badan internasional. Misalnya IATA ketika menerbitkan MAWB. Kepatuhan terhadap regulasi internasional sangat penting. Apalagi barang yang dikirim tergolong berbahaya, bahan kimia, atau barang bernilai tinggi.
d. Nomor Dokumen yang Unik
Setiap MAWB HAWB harus memiliki nomor dokumen yang unik. Fungsinya untuk melacak status pengiriman barang, baik oleh pengirim, penerima, maupun pihak maskapai. Nomor unik ini memungkinkan semua pihak memantau proses pengiriman secara real-time.
e. Tanda Tangan dan Persetujuan
Kedua dokumen harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang, baik dari pengirim, forwarder, maupun maskapai. Tanda tangan ini sebagai bukti bahwa semua pihak telah setuju atas syarat dan ketentuan pengiriman.
Tanpa tanda tangan resmi, dokumen tidak memiliki kekuatan hukum. Jadi, ketika dalam situasi sengketa, pihak yang terlibat tidak dapat mempertanggungjawabkan perjanjian pengiriman.
11. Buat HAWB dan MAWB dari Software Freight ScaleOcean
Pembuatan HAWB MAWB dengan metode manual tidaklah efektif, terutama ketika Anda dihadapkan pada ratusan hingga ribuan pengiriman. Inilah mengapa saatnya Anda beralih pada solusi canggih software freight forwarding ScaleOcean.
Software freight forwarding ScaleOcean hadir untuk membantu Anda membuat, mengelola, dan mendistribusikan dokumen MAWB HAWB secara lebih efektif. Sistem telah menghadirkan masing-masing form secara terpisah dengan template yang detail. Anda cukup mengisi informasi yang dibutuhkan dengan lebih mudah.
Coba demo gratis yang ditawarkan untuk tahu lebih lanjut cara kerjanya. Secara spesifik sistem ini dilengkapi fitur-fitur:
Automated document creation: Membantu Anda membuat HAWB dan MAWB secara otomatis dengan template yang dapat disesuaikan.
Centralized document management: Semua dokumen pengiriman disimpan dan dikelola secara terpusat dalam satu sistem, sehingga mudah diakses oleh pihak terkait.
Automated document distribution: Membantu distribusi dokumen ke pihak yang terlibat. Anda dapat mengirimkannya secara digital langsung melalui email atau portal yang terintegrasi.
Automated notifications and alerts: Memastikan semua pihak mendapatkan pemberitahuan saat dokumen sudah siap atau ada perubahan pada status pengiriman.
Tidak hanya itu, dengan fitur pelacakan real-time, shipper juga dapat memantau status pengiriman kapan saja. Cukup dengan input nomor HAWB, maka detail pengiriman tersedia dalam hitungan detik. Cara ini tentunya meningkatkan transparansi pada setiap proses pengiriman.
12. Kesimpulan
Dokumen MAWB dan HAWB berperan penting dalam pengiriman barang melalui udara. Tidak hanya untuk pendukung administrasi, dokumen ini juga sebagai bukti tanda terima, serta dokumen hukum yang sah dalam proses logistik. Jadi, penting untuk memastikan akurasi informasi di dalamnya.
ScaleOcean Freight Forwarding Software hadir sebagai solusi yang bisa Anda andalkan untuk membuat dan mengelola dokumen HAWB dan MAWB secara otomatis, cepat, dan akurat. Meminimalkan risiko kesalahan manual serta mempercepat distribusi dokumen ke pihak-pihak terkait. Cari tahu lebih lanjut dengan jadwalkan demo gratis sekarang!
