Apa Perbedaan House Bill of Lading vs Master Bill of Lading?

Saat perusahaan bergerak dalam perdagangan dan pengiriman internasional, maka dokumentasi menjadi hal penting. Salah satunya adalah dokumen House Bill of Lading (HBL) dan Master Bill of Lading (MBL) yang dapat menjadi bukti transaksi dan bersifat hukum yang mengikat pihak-pihak terlibat.

Maka dari itu, untuk mencegah terjadinya masalah, perusahaan harus paham kegunaan dari masing-masing dokumen tersebut. Perusahaan dapat menentukan jenis dokumen yang paling tepat dan sesuai untuk setiap transaksi internasional yang dilakukan.

Dokumen tersebut tidak bisa sembarangan digunakan, namun masing-masing memiliki perbedaan dan tujuannya. Artikel ini akan membahas pengertian Bill of Lading, khususnya House Bill of Lading, perbedaan dengan MBL, fungsi, komponen, hingga contoh dokumennya.

Key Takeaways

• House Bill of Lading adalah dokumen atau bukti yang diterbitkan oleh freight forwarder atau NVOCC sebagai bukti penerimaan barang dan kontrak pengangkutan dengan pengirim.
• Master Bill of Lading adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan carrier sebagai dokumen utama dalam pengiriman internasional.
• Perbedaan Master Bill of Lading vs House Bill of Lading: pihak penerbit, penerima, fungsi, hingga lingkup pengiriman.
• Software Logistik ScaleOcean mampu untuk mengotomatisasi proses pengelolaan dan pembuatan dokumen logistik seperti House Bill of Lading, Master Bill of Lading, dan Ocean Bill of Lading secara terintegrasi dalam satu sistem terpusat.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu House Bill of Lading (HBL)?

House Bill of Lading (HBL) adalah sebuah bukti yang dikeluarkan perusahaan freight forwarder atau NVOCC kepada pengirim barang sebagai tanda terima dan dokumen kontrak. Umumnya, dokumen ini berfungsi sebagai bukti penerimaan barang, kontrak pengiriman, dan dokumen yang menunjukkan kepemilikan kargo. 

HBL adalah solusi untuk mempermudah pergerakan barang antar negara, sehingga proses pengiriman internasional berjalan dengan lancar. Selain itu, HBL berguna untuk menyelesaikan transaksi pembayaran, seperti melalui sistem letter of credit, dan berperan sebagai referensi hukum dan keuangan.

Sebagai bagian dari proses pengiriman, waybill logistik turut mendukung kelancaran alur informasi dengan mencatat secara rinci setiap pergerakan barang. Waybill ini memastikan barang yang dikirim tercatat dengan tepat, termasuk informasi terkait pengirim, penerima, dan rincian barang yang dikirim.

Menurut data dari United Nations Conference on Trade and Development (UNCTAD), lebih dari 80% perdagangan dunia dilakukan melalui jalur laut memerlukan dokumen pengiriman ini. Oleh sebab itu, perusahaan pengirim harus mengerti cara membuat dan menyusun dokumen HBL.

2. Apa itu Master Bill of Lading (MBL)?

Master Bill of Lading adalah salah satu jenis dokumen bill of lading yang diterbitkan oleh perusahaan pengapalan (carrier) kepada agen atau pihak yang mengatur pengiriman barang. Selain itu, MBL artinya dokumen yang berfungsi sebagai kontrak pengangkutan antara perusahaan pengapalan dan pengirim (shipper), serta sebagai bukti bahwa barang diterima dalam kondisi yang baik.

Selain itu, master bill adalah dokumen yang mencakup informasi lengkap mengenai seluruh muatan, mulai dari titik pengiriman hingga tujuan akhir atau pelabuhan transit. Dengan MBL, barang yang diangkut tercatat secara resmi, memberikan kepastian kepemilikan selama proses perjalanan, serta memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memahami syarat dan ketentuan pengiriman.

3. Fungsi Utama Dokumen House Bill of Lading

Fungsi utama House of Bill Lading antara lain sebagai kontrak pengangkutan, dokumen transaksi internasional, dokumentasi bea cukai, dasar penyusunan laporan logistik, alat klaim asuransi, dan dokumen pelacakan. Berikut adalah fungsi utama dokumen House Bill of Lading:

• Kontrak Pengangkutan: Menjadi perjanjian resmi antara freight forwarder dan shipper atau NVOCC.
• Dokumen Transaksi Internasional: Berguna untuk proses pembayaran, ekspor-impor, dan administrasi perdagangan internasional.
• Dokumentasi Bea Cukai: Mendukung proses bea cukai dengan informasi mendetail seperti deskripsi, jumlah, dan nilai barang.
• Dasar Penyusunan Laporan Logistik: Sebagai bahan dasar evaluasi kinerja pengiriman dan laporan operasional logistik.
• Alat Klaim Asuransi: Berperan sebagai bukti resmi dan valid saat pengajuan klaim atas kerusakan atau kehilangan barang.
• Dokumen Pelacakan: Menyediakan nomor pengiriman agar pengirim dan penerima dapat melacak status pengiriman barang.

4. Komponen Penting dalam HBL

Beberapa komponen penting yang harus ada dalam HBL adalah nama dan alamat lengkap, notify party, deskripsi barang, instruksi khusus pengiriman, pelabuhan asal dan tujuan, nomor kontainer, rincian biaya angkut, dan ketentuan pembayaran. Berikut adalah komponen penting House Bill of Lading:

• Nama dan alamat lengkap pihak pengirim dan penerima
• Deskripsi barang (jenis, jumlah, dan berat)
• Notify party yaitu pihak yang diberitahu saat barang tiba
• Lokasi pelabuhan asal dan pelabuhan tujuan
• Instruksi khusus untuk proses pengiriman
• Nomor kontainer dan seal agar kargo lebih aman
• Ketentuan pembayaran (freight terms) seperti collect atau prepaid
• Rincian biaya angkut barang

Perusahaan yang sering berhubungan dengan pengiriman barang, perlu memahami komponen ini, sehingga pembuatan HBL atau MBL lebih terstruktur. Master Bill of Lading and House Bill of Lading merupakan dokumen penting dalam proses pengiriman barang yang menginformasikan data pengirim, penerima, dan rincian barang.

5. Perbedaan Master Bill of Lading vs House Bill of Lading

Master Bill of Lading vs House Bill of Lading adalah dua jenis Bill of Lading yang digunakan dalam proses pengiriman barang. MBL diterbitkan oleh perusahaan pelayaran kepada perusahaan freight forwarder atau NVOCC, sementara HBL diterbitkan oleh freight forwarder atau NVOCC kepada pengirim (shipper).

Meskipun keduanya berfungsi sebagai bukti kontrak pengangkutan, resi barang, tetap saja ada perbedaan signifikan antara keduanya. Berikut aspek-aspek yang membedakan House Bill of Lading vs Master Bill of Lading:

a. Pihak Penerbit

Antara Master Bill of Lading vs Bill of Lading, HBL dikeluarkan oleh freight forwarders, yaitu pihak yang menyediakan layanan logistik dan pengiriman barang tanpa secara langsung mengoperasikan kapal pengangkut. Sementara itu, MBL dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran atau operator kapal yang bertanggung jawab dengan pengangkutan barang melalui laut.

b. Fungsi Dokumen

Fungsi utama kedua dokumen ini juga berbeda. House bill of lading adalah dokumen yang berfungsi sebagai kontrak pengangkutan antara pengirim barang dan freight forwarder, seringkali untuk prosedur pengiriman yang lebih spesifik atau untuk konsolidasi barang dari beberapa pengirim.

Dalam situasi tertentu, shipper mungkin perlu menerbitkan letter of indemnity untuk membebaskan carrier dari tanggung jawab jika barang dilepaskan tanpa dokumen asli di pelabuhan tujuan.

Di sisi lain, MBL adalah kontrak pengangkutan barang antara perusahaan pelayaran dan entitas yang menyewa ruang kapal, yang bisa jadi adalah NVOCC, freight forwarder, atau pengirim barang langsung. MBL memuat informasi kesepakatan pengiriman pada skala yang lebih luas, biasanya mencakup total muatan yang diangkut kapal.

c. Informasi yang Tercantum

Perbedaan Master Bill of Lading vs House Bill of Lading juga bisa diamati dari informasi yang tercantum. HBL berisi informasi yang lebih rinci termasuk nama pengirim dan penerima, deskripsi lengkap barang, dan instruksi pengiriman khusus.

Informasi ini lebih terfokus pada transaksi individu antara pengirim dan penerima. Berbeda dengan MBL yang juga mencatat detail muatan keseluruhan kapal dan informasi umum tentang pengiriman. Umumnya digunakan untuk keperluan administratif dan regulasi pada tingkatan yang lebih tinggi.

d. Klaim & Tanggung Jawab

Klaim terkait barang yang diangkut dapat diajukan menggunakan HBL sebagai dasar pengajuan. Di sisi lain, klaim yang melibatkan aspek keseluruhan pengiriman, seperti keterlambatan kapal atau kerusakan barang selama perjalanan laut, harus disampaikan kepada perusahaan pelayaran berdasarkan MBL.

Hal ini menunjukkan perbedaan yang jelas dalam pembagian tanggung jawab antara pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengiriman barang, di mana HBL lebih fokus pada barang yang diangkut, sementara MBL mencakup aspek lebih luas terkait pengelolaan pengiriman secara keseluruhan.

e. Penggunaan dalam Letter of Credit

MBL sering digunakan dalam transaksi internasional, termasuk dalam letter of credit, karena berfungsi sebagai bukti pengiriman barang yang sah. Dokumen ini memastikan bahwa barang telah dikirim sesuai dengan ketentuan perjanjian.

Dokumen ini juga sering digunakan bersama prosedur telex release guna mempercepat penyerahan kargo di pelabuhan tujuan tanpa harus menunggu pengiriman dokumen fisik asli sampai ke tangan penerima.

Sebaliknya, HBL tidak digunakan dalam letter of credit karena berfungsi sebagai dokumen sekunder untuk mempermudah verifikasi pengiriman sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya. Meskipun demikian, HBL tetap penting dalam administrasi pengiriman karena memuat instruksi langsung dari pengirim.

Untuk mempermudah pengelolaan pengiriman, perusahaan dapat memanfaatkan software logistik terbaik, salah satunya ScaleOcean, yang terintegrasi untuk melacak dan mengelola seluruh dokumen pengiriman dengan lebih efisien. Software ini memastikan dokumen terkait diproses dengan akurat dan tepat waktu, meningkatkan kelancaran operasional.

6. Perbedaan Ocean Bill of Lading vs House Bill of Lading

Ocean Bill of Lading (OBL) adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan pelayaran, sedangkan House Bill of Lading (HBL) diterbitkan oleh freight forwarder atau Non-Vessel Operating Common Carrier (NVOCC). OBL mencakup keseluruhan pengiriman yang dikonsolidasikan, sementara HBL mencakup pengiriman individual dari pengirim.

Pembagian dokumen ini memiliki kemiripan dengan konsep MAWB dan HAWB yang umum digunakan dalam manajemen pengiriman kargo melalui jalur udara. Untuk lebih detail, berikut perbedaan Ocean Bill of Lading vs House Bill of Lading:

a. Penerbit

Ocean Bill of Lading (OBL) diterbitkan oleh perusahaan pelayaran atau carrier. Sebaliknya, House Bill of Lading (HBL) diterbitkan oleh freight forwarder atau Non-Vessel Operating Common Carrier (NVOCC). Keduanya memiliki peran penting dalam pengiriman barang, namun diterbitkan oleh pihak yang berbeda dalam rantai logistik.

b. Sifat

OBL mencakup seluruh pengiriman yang dikonsolidasikan, melibatkan beberapa pengirim atau konsolidator, dan berfungsi sebagai perjanjian hukum antara perusahaan pelayaran dan NVOCC atau freight forwarder. Di sisi lain, HBL lebih bersifat spesifik, hanya mencakup pengiriman individu dari pengirim ke penerima tertentu.

c. Penggunaan

OBL digunakan sebagai bukti transaksi pengiriman barang yang lebih besar atau konsolidasi pengiriman dalam satu perjalanan. Sementara itu, HBL digunakan untuk memfasilitasi pelacakan dan koordinasi pengiriman untuk pengiriman yang lebih kecil, umumnya di tingkat individu atau per pengirim.

d. Penerima

Penerima OBL adalah NVOCC atau freight forwarder yang mengelola pengiriman, sementara penerima HBL adalah pengirim individu yang menggunakan jasa freight forwarder atau NVOCC. Dengan demikian, perbedaan ini menentukan siapa yang berhak menerima dan mengelola dokumen tersebut.

Baca juga: Kenali Pengertian dan Contoh Surat Pengantar Barang

7. Contoh House Bill of Lading (HBL)

House bill of lading adalah dokumen yang mencakup detail pengirim dan penerima (consignee), termasuk nama, alamat, dan informasi kontak. Jika ada, pihak ketiga yang bertanggung jawab atas biaya pengiriman, seperti notify party atau party responsible for freight charges, juga harus dicatat.

Informasi pengangkutan dan rute, seperti nama kapal, nomor voyage, pelabuhan muat dan bongkar, airway bill, serta nomor kontainer, segel, dan marka khusus untuk identifikasi pengiriman juga penting tercatat untuk mempermudah pelacakan dan keperluan bea cukai.

Selain itu, deskripsi rinci barang yang dikirimkan juga harus dicantumkan, mencakup jumlah kemasan, jenis kemasan, berat, ukuran, dan isi barang. Jika ada, nomor identifikasi barang berbahaya juga perlu dicantumkan.

Tak kalah penting, kondisi pembayaran pengiriman (prepaid atau collect) harus jelas, untuk memastikan semua pihak memahami detail pengiriman, ruang yang diperlukan, dan pembagian biaya. Untuk lebih mudah memahaminya, berikut adalah contoh House Bill of Lading:

8. Contoh Master Bill of Lading (MBL)

Master bill adalah dokumen krusial dalam proses pengiriman barang secara internasional yang berperan sebagai perjanjian utama antara pihak pengangkut (umumnya perusahaan pelayaran) dengan pihak pengirim (biasanya freight forwarder atau eksportir).

Dokumen ini mencakup informasi tentang pengirim, penerima (consignee), serta pihak ketiga yang bertanggung jawab atas biaya pengiriman. MBL juga mencantumkan detail pengangkutan, seperti nama kapal, nomor voyage, pelabuhan muat dan bongkar, serta tujuan akhir.

Selain itu, informasi tentang nomor kontainer, segel, dan deskripsi rinci barang, termasuk berat, ukuran, dan kondisi pembayaran (prepaid atau collect), juga harus tertera. Semua detail ini mempermudah pelacakan barang dan memastikan proses pengiriman berjalan lancar. Di bawah ini adalah contoh Master Bill of Lading:

9. Sederhanakan Dokumentasi House Bill of Lading (HBL) dengan Software Logistik ScaleOcean

Setelah memahami perbedaan dan fungsi penting antara House Bill of Lading (HBL) dan dokumen terkait pengiriman barang, selanjutnya adalah memastikan proses pencatatan dan pengelolaan dokumen tersebut berjalan dengan efisien dan bebas kesalahan. Pengelolaan dokumen HBL dan MBL yang manual seringkali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan input yang dapat menghambat kelancaran pengiriman barang.

Salah satu vendor software HR terpercaya di Indonesia yakni ScaleOcean hadir dengan solusi software logistik yang dirancang untuk memudahkan proses pengelolaan dokumen pengiriman, termasuk House Bill of Lading (HBL). Beberapa alasan mengapa aplikasi dari vendor ini banyak digunakan adalah karena sistemnya yang scalable sehingga mendukung pertumbuhan bisnis hingga belasan tahun ke depan.

ScaleOcean menyediakan kesempatan bagi calon klien untuk melihat langsung cara aplikasi mereka bekerja dengan cara melakukan sesi demo gratis. Anda juga bisa sekaligus melakukan konsultasi dengan tim ahli untuk mendiskusikan kebutuhan spesifik bisnis.

Berikut adalah fitur-fitur utama dari software logistik ScaleOcean yang akan membantu menyederhanakan proses dokumentasi House Bill of Lading (HBL).

• Custom Clearance: Membuat dan mengelola dokumen bea cukai termasuk HBL secara terpusat, serta mengirimkannya ke otoritas kepabeanan.

• Import and Export Management: Mengelola dokumen impor dan ekspor yang terkait dengan HBL serta memastikan kepatuhan regulasi internasional.

• Integrasi Ceisa 4.0: Mempercepat proses clearance dokumen seperti HBL atau MBL dengan integrasi langsung ke sistem kepabeanan resmi Indonesia.

• Booking Management: Memudahkan pemesanan pengiriman dengan pengelolaan dokumen yang sistematis terkait HBL dan dokumen terkait lainnya.

• Tracking Shipment: Memberikan nomor pelacakan unik dan pembaruan status pengiriman serta dokumen pengiriman barang secara real-time.

10. Kesimpulan

Master bill adalah dokumen utama antara pengangkut dan pengirim yang dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran. Sedangkan house bill of lading diterbitkan oleh freight forwarder kepada pemilik barang. Perbedaan keduanya memengaruhi cara pengiriman dikelola dan tanggung jawab antar pihak ditetapkan. Memahami fungsi masing-masing sangat penting untuk menjamin kelancaran logistik internasional.

Untuk mengelola pengiriman barang dengan lebih efisien, Anda bisa memanfaatkan Aplikasi Logistik ScaleOcean. Solusi ini membantu memantau status pengiriman, mengelola dokumen dengan mudah, dan meningkatkan koordinasi antar pihak, memastikan pengiriman barang berjalan lancar dan sesuai jadwal.