Proses 3PL yang sering kali mengalami hambatan seperti banyaknya dokumen logistik yang tidak terkelola dengan baik, pengiriman yang tidak sesuai jadwal, bahkan kesalahan dan keterlambatan pengiriman membuat perusahaan kesulitan dalam meningkatkan operasional.
Maka dari itu, 3PL Software dapat menjadi solusi bagi Anda dalam membantu mengelola aktivitas logistik secara efisien. Mulai dari manajemen transportasi, pengelolaan dokumen pengiriman barang hingga pelacakan pengiriman akan lebih mudah dilakukan tanpa terjadi hambatan dan masalah yang dapat mempengaruhi operasional bisnis.
Artikel ini akan membahas definisi, keuntungan dan saran untuk menggunakan perangkat lunak logistik 3PL untuk proses logistik Anda.
Key Takeaways
3PL software adalah perangkat lunak yang digunakan untuk membantu pengelolaan kegiatan logistik pihak penyedia layanan.
ScaleOcean Atlas Logistik dengan 3PL logistics software-nya mampu mengelola berbagai aspek logistik secara lebih optimal, mulai dari pemesanan hingga pengiriman selesai.
3PL software adalah sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk memantau dan mengelola segala kegiatan logistik yang ditangani oleh pihak ketiga. Platform ini memungkinkan otomatisasi proses, termasuk pengelolaan pergudangan, serta pelacakan barang secara real–time.
Agar proses tersebut dapat berjalan secara lebih mudah dan optimal, Anda bisa menggunakan 3PL logistics software yang dapat mengelola seluruh aktivitas operasional pengiriman barang hanya dalam satu platform terpadu.
Software 3PL adalah solusi untuk membantu Anda memantau logistik pengiriman barang secara real–time, mengoptimalkan rute pengiriman, mengelola dokumen ekspor impor, serta memastikan koordinasi lebih baik antara pihak pelanggan dan vendor layanan transportasi.
Apakah penerapan sistem berikut bersifat wajib? Tentu tidak, terutama bila bisnis Anda masih berskala modest sehingga 3PL tidak digunakan. Namun, perlu tetap Anda pertimbangkan dari sekarang dikarenakan semakin kompleksnya rantai pasokan dunia, di mana penerapan 3PL, menurut Amrstrong & Associates, mencapai 90% di kalangan Fortune 500.
2. Masalah yang Sering Dihadapi 3PL Logistik
Masalah umum yang sering muncul dalam logistik 3PL (Third Party Logistics) mencakup berbagai aspek, mulai dari operasional hingga biaya. Maka dari itu, perusahaan harus mengetahui caramengatasi berbagai masalah dan hambatan yang terjadi. Jika tidak diatasi dengan optimal, dapat berakibat pada inefisiensi pengiriman barang, dan biaya yang membengkak.
a. Keterbatasan Kapasitas & Ruang Muatan
Selama periode puncak, perusahaan 3PL sering menghadapi keterbatasan kapasitas transportasi, baik itu pada kapal, pesawat, atau truk, akibat tingginya permintaan. Ini bisa menyebabkan penundaan pengiriman.
3PL management software menjadi solusi dengan mengoptimalkan kapasitas muatan melalui perencanaan dan booking confirmation yang efisien, memastikan setiap unit transportasi dimanfaatkan maksimal dan mengurangi kebutuhan kendaraan tambahan.
b. Pengelolaan Dokumen yang Rumit
Manajemen dokumen ekspor-impor yang rumit dan beragam persyaratannya di setiap negara seringkali menjadi hambatan. Kesalahan dapat menyebabkan penundaan, biaya tambahan, atau bahkan penahanan barang.
Dengan 3PL logistic software, otomatisasi pengelolaan dokumen pengiriman logistik seperti invoice, bill of lading, dan manifest dapat dilakukan, serta integrasi langsung dengan sistem kepabeanan untuk mempercepat proses administrasi.
c. Beragamnya Regulasi & Persyaratan Kepabeanan
Perusahaan 3PL harus selalu mengikuti perubahan peraturan bea cukai dan persyaratan kepabeanan yang berbeda di setiap negara. Ketidakpatuhan dapat berujung pada denda besar atau penahanan barang.
3PL software menyediakan fitur kepatuhan regulasi yang otomatis diperbarui, memudahkan pengelolaan persyaratan kepabeanan melalui integrasi sistem dan pelacakan dokumen, sehingga mengurangi risiko.
d. Kurangnya Visibilitas Pengiriman
Seringkali, perusahaan 3PL kesulitan mendapatkaninformasi real-time tentang status pengiriman, terutama untuk rute internasional yang kompleks. Kurangnya visibilitas ini menghambat respons cepat terhadap masalah.
3PL inventory management software mengatasi ini dengan menyediakan pemantauan real-time melalui dashboard terintegrasi GPS, memberikan visibilitas menyeluruh dan membantu mengidentifikasi potensi keterlambatan lebih dini.
e. Penetapan Biaya Logistik yang Kompetitif
Menetapkan biaya logistik yang kompetitif dalam lingkungan pasar yang selalu berubah merupakan masalah besar bagi penyedia layanan logistik. Agar bisnis bisa beroperasi secara efisien, penerapan software manajemen pengiriman dan 3PL akan menjadi kebutuhan.
Di Indonesia, kisaran harga pasarannya diperkirakan antara Rp4,5-15 juta per bulan untuk level startup, Rp15-75 juta per bulan untuk level menengah dan lebih dari Rp75 juta per bulan untuk level perusahaan.
Harga tersebut tergantung dari langganan SaaS, per pengguna (Rp1-2,3 juta per bulan) atau sistem penagihan transaksi. Selain itu, perusahaan logistics service provider harus mampu menyeimbangkan antara harga layanan yang menarik dengan margin keuntungan yang tetap sehat agar bisnis dapat berkelanjutan.
3. Keunggulan dari 3PL Management Software
Software manajemen 3PL (Third Party Logistics) memberikan berbagai manfaat bagi bisnis, seperti mempermudah proses booking, melacak pengiriman secara real–time, hingga membantu pengelolaan dokumen.
Hal ini dapat menyederhanakan proses operasional, meningkatkan akurasi, dan mempercepat layanan pengiriman. Ini beberapa keunggulan yang didapat dari penerapan 3PL software:
a. Melacak Pengiriman dengan Akurat dan Real-Time
Penerapan 3PL distribution software akan melacak pengiriman real–time, baik ekspor dan impor sehingga memungkinkan Anda untuk memantau setiap tahapan perjalanan barang dengan akurat.
Anda bisa mengetahui status shipping barang secara langsung, sehingga dapat mengantisipasi potensi keterlambatan, dan memberikan informasi transparan kepada pelanggan. 3PL WMS software juga akan memberikan update tepat waktu untuk membantu Anda meningkatkan kepuasan pelanggan.
b. Melakukan Booking Process yang Mudah
Proses pemesanan pengiriman dengan sistem 3PL akan menjadi lebih mudah, di mana software memungkinkan pelanggan Anda melakukan booking secara online, memilih jadwal pengiriman, dan jenis layanan transportasi yang dapat disesuaikan dengan barang.
3PL inventory management software juga terintegrasi dengan manajemen gudang logistik, sehingga memastikan kapasitas dan muatan real-time. Kemudahan ini akan mengurangi waktu administrasi, dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik dengan layanan yang fleksibel dan responsif.
c. Mengelola Dokumen Logistik yang Lebih Efisien
Banyaknya dokumen logistik yang harus dikelola membuat Anda lebih sulit dalam mengelolanya. Dengan 3PL management software, dokumen ekspor impor dapat dibuat dengan otomatis dan tersimpan dalam satu platform yang mudah diakses.
d. Mengotomasi Proses Kepabeanan
Proses kepabeanan juga seringkali rumit dan memakan waktu lama. Penerapan 3PL inventory management software dapat menjadi solusi, di mana sistem dapat mengotomasi proses persyaratan bea cukai, memastikan dokumen lengkap dan sesuai peraturan.
Sistem ini juga secara otomatis memperbarui regulasi terbaru dari berbagai negara, sehingga meminimalkan risiko pelanggaran. Ini akan membuat Anda dapat melewati bea cukai lebih cepat, menghindari penundaan, dan memastikan pengiriman internasional berjalan lancar tanpa hambatan administrasi.
e. Mengoptimalkan Jadwal Ekspedisi
Manfaat berikutnya software 3PL adalah dapat menganalisis variabel seperti rute, jadwal armada, hingga kondisi pelabuhan untuk menyusun jadwal yang efisien. Dengan ini, Anda dapat mengurangi lead time dan biaya operasional logistik, serta dapat memastikan pengiriman yang tepat waktu.
f. Pelacakan dan Armada Kontainer Secara Real-Time
Software juga dapat memberikan manfaat untuk melacak posisi dan status armada secara real-time melalui sistem terintegrasi. Visibility tinggi yang ditawarkan software dapat membantu Anda mengidentifikasi dan menangani potensi masalah dalam pengiriman armada.
Hal ini juga akan memudahkan pengambilan keputusan yang lebih tepat, meningkatkan efisiensi operasional, dan memberikan layanan logistik yang lebih handal kepada klien.
4. Fitur yang Harus Ada dalam 3PL Software
Penerapan 3PL WMS software merupakan aspek penting yang harus diterapkan untuk menyederhanakan dan mengoptimalkan seluruh aspek logistik 3PL. Dalam praktiknya, kebutuhan fitur bisa berbeda tergantung model layanan 1PL sampai 4PL logistik yang dijalankan.
Untuk itu, penting memilih rekomendasi aplikasi logistik dengan fitur terbaik agar prosesnya lebih mudah. Ini fitur utama yang harus ada dalam software 3PL:
a. Multi-Client Management
Fitur ini memungkinkan perusahaan 3PL mengelola berbagai pelanggan dalam satu platform dengan data operasional yang tetap terpisah. Perusahaan dapat mengatur informasi pesanan, inventaris, kontrak layanan, penagihan, hingga laporan setiap klien tanpa perlu menggunakan sistem berbeda.
Dengan fitur ini, penyedia jasa logistik dapat memberikan layanan yang lebih terstruktur untuk berbagai pelanggan sekaligus menjaga akurasi data operasional.
b. Inventory & Warehouse Management
Fitur ini membantu pengelolaan semua tugas yang berkaitan dengan aktivitas gudang, seperti penerimaan barang, penyimpanan barang, pindah barang dan pengiriman barang.
Sistem ini menyediakan akses real-time terhadap informasi stok yang akan membantu dalam meningkatkan akurasi stok dan penggunaannya di gudang.
c. Automated Billing & Billing Engine
Fitur billing engine dirancang untuk membantu perusahaan 3PL mengotomatiskan proses perhitungan biaya jasa sesuai dengan kewajiban dan aktivitas operasional mereka. Selain itu, perangkat lunak ini mampu mengotomatiskan perhitungan biaya penyimpanan, satuan, biaya transportasi dan jasa tambahan lainnya.
Dengan menggunakan otomatisasi, perusahaan akan dapat mengurangi kesalahan perhitungan dan meningkatkan efisiensi dari tagihan pelanggan.
d. Integration with Other Systems
Fitur integrasi memungkinkan software 3PL terhubung dengan berbagai sistem lain seperti ERP, WMS, TMS, e-commerce, maupun sistem pelanggan melalui API.
Integrasi ini membantu pertukaran data berjalan lebih lancar antar sistem, sehingga perusahaan dapat mengurangi duplikasi input, meningkatkan visibilitas operasional, dan mempercepat pengambilan keputusan.
e. Route Optimization & Shipment Planning
Fitur optimasi rute membantu dalam menentukan rute pengiriman yang optimal berdasarkan titik tujuan, ukuran armada, waktu keberangkatan, dan faktor-faktor lainnya.
Sistem ini juga mampu merencanakan pengiriman secara otomatis demi membantu perusahaan untuk mengurangi biaya transportasi dan meningkatkan ketepatan waktu pengiriman.
f. Order Management & Fulfillment
Fitur manajemen pesanan membantu perusahaan 3PL mengelola seluruh proses fulfillment, mulai dari penerimaan order, proses picking dan packing, hingga pengiriman barang ke pelanggan.
Dengan alur kerja yang terintegrasi, perusahaan dapat memastikan setiap pesanan diproses secara lebih cepat, akurat, dan sesuai dengan kebutuhan layanan pelanggan.
g. Real-Time Tracking & Visibility
Fitur pelacakan real-time memberikan informasi tentang invetaris, operasional gudang, dan perjalanan pengiriman.
Oleh karena itu, bisnis dapat melacak armada mereka,status pengiriman,ETA dan memberikan informasi kepada pelanggan mereka melalui satu platform.
h. Reporting & Analytics Dashboard
Fitur pelaporan dan analisis membantu menghasilkan sebuah dashboard yang dapat digunakan untuk melacak berbagai indikator kinerja utama, termasuk kinerja pengiriman,kinerja gudang, biaya logistik,kinerja armada dan kinerja kontrak. Angka-angka ini membantu perusahaan 3PL agar mereka bisa membuat keputusan yang tepat mengenai kinerja mereka.
i. Reverse Logistics Management
Fitur reverse logistics membantu perusahaan mengelola proses pengembalian barang secara lebih terstruktur, mulai dari permintaan retur, pemeriksaan kondisi barang, pencatatan alasan pengembalian, hingga proses pengiriman kembali.
Dalam proses administrasi pengiriman, sistem juga dapat membantu pencatatan dokumen pendukung seperti shipping instruction agar alur retur maupun pengiriman tetap terdokumentasi dengan baik.
Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi proses retur sekaligus menjaga kualitas layanan kepada pelanggan.
5. Kelola Aktivitas 3PL Lebih Terstruktur dengan ScaleOcean
ScaleOcean Atlas Logistics membantu perusahaan 3PL mengoptimalkan pengiriman melalui ERP logistik yang terintegrasi. Sistem ini menghubungkan proses pemesanan, pengiriman, tracking, hingga delivery dalam satu platform untuk meningkatkan efisiensi operasional.
Implementasi ERP ScaleOcean Atlas Logistics hingga sistem 100% live membutuhkan waktu sekitar 2–6 bulan, tergantung kompleksitas bisnis. Faktor yang memengaruhi meliputi jumlah modul, workflow pengiriman, kebutuhan customization, dan kesiapan data operasional perusahaan.
Untuk mendapatkan strategi implementasi yang sesuai, perusahaan dapat menjadwalkan konsultasi bersama tim ScaleOcean. Tim akan membantu memetakan kebutuhan hingga mengoptimalkan fitur seperti otomatisasi pengiriman, real-time tracking, manajemen armada, dan dashboard analitik.
Ada beberapa keunggulan lainnya yang disediakan ScaleOcean 3PL software, diantaranya:
Integrasi CEISA 4.0: mendukung proses kepabeanan dengan menghubungkan data dan dokumen penting seperti manifest, bill of lading, serta deklarasi ekspor impor untuk mempercepat proses clearance.
Real-Time Shipment Tracking: memungkinkan perusahaan dan pelanggan memantau status serta posisi pengiriman secara real-time untuk meningkatkan transparansi layanan.
Vendor Logistics Management: membantu mengelola komunikasi, kontrak, dan performa vendor logistik dalam satu sistem terpusat.
Freight Margin Calculation: menghitung margin keuntungan secara otomatis berdasarkan data shipping invoice dan vendor bills untuk membantu perusahaan memantau profitabilitas setiap transaksi.
Melalui ScaleOcean, BEUMER Group berhasil mengoptimalkan proses administrasi dan pengelolaan data, sehingga mampu mengurangi biaya administrasi hingga 80% serta meningkatkan produktivitas HR hingga 85%. Hal ini menunjukkan bagaimana sistem terintegrasi dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi melalui otomatisasi proses dan visibilitas data yang lebih baik.
6. Cara Memilih Software 3PL yang Tepat
Dalam menerapkan 3PL freight trucking software, penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan beberapa aspek penting sebelum memilih software yang tepat. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan perusahaan 3PL dalam memilih software terbaik, agar penerapan sistem dalam optimal, diantaranya:
a. Kemudahan Integrasi dengan Sistem yang Ada
Pilih 3PL logistics software yang mampu terintegrasi dengan berbagai modul sistem perusahaan, baik internal maupun eksternal. Seperti accounting, warehouse inventory, maupun sistem ekspor impor yang berlaku.
Adanya integrasi tersebut akan memudahkan proses bisnis. Hal ini juga memastikan aliran informasi yang efisien antar berbagai pihak. Kegiatan berikut melibatkancustomer, perusahaan 3PL, dan vendor logistik.
b. Fitur Pelacakan dan Visibilitas Pengiriman
Selanjutnya, fitur yang disediakan software juga harus Anda pertimbangkan, seperti fitur pelacakan real–time dan kemampuan visibility pengiriman yang dimiliki software 3PL. Pentingnya fitur ini akan membantu dalam memantau status pengiriman dari awal hingga akhir, memastikan pengiriman tepat waktu dan mengurangi ketidakpastian.
c. Skalabilitas dan Fleksibilitas
Perusahaan 3PL harus memilih sistem dengan kemampuan skalabilitas dan fleksibilitas yang tinggi. 3PL warehouse manager software yang scalable memungkinkan Anda untuk menambah kapasitas atau fungsionalitas tanpa harus mengganti sistem secara keseluruhan.
Lalu, flexibility software juga penting dimiliki agar memudahkan penyesuaian sistem dengan kebutuhan spesifik berbagai jenis pengiriman atau produk juga sangat penting.
d. Keamanan Data dan Kepatuhan Regulasi
Karena proses 3PL memiliki kompleksitas dan melibatkan berbagai data sensitif, Anda membutuhkan perangkat lunak yang dilengkapi dengan fitur keamanan seperti enkripsi data, otentikasi dua faktor, dan kontrol akses yang ketat.
Selain itu, pastikan perangkat lunak distribusi 3PL mematuhi regulasi dan standar industri yang berlaku, seperti GDPR atau regulasi bea cukai internasional.
e. Biaya dan ROI
Penting juga untuk memilih software dengan melihat lebih dari sekedar biaya awal software, tetapi juga potensi penghematan biaya jangka panjang dan ROI (Return of Invesment) yang dihasilkan.
Pilih 3PL warehouse manager software yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan bisnis, sehingga dapat mengurangi biaya operasional, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi kesalahan manusia. Penerapan sistem yang meningkatkan produktivitas, dan kepuasan pelanggan, yang pada akhirnya dapat memberikan ROI yang baik bagi perusahaan Anda.
f. Dukungan Pelanggan dan Pelatihan
Pilihlah 3PL logistics software yang menyediakan dukungan pelanggan yang responsif dan pelatihan lengkap untuk pengguna. Selain itu, pelatihan yang baik akan memudahkan implementasi sistemdan membantu tim untuk memanfaatkan fitur-fiturnya secara maksimal.
Penerapan 3PL software merupakan solusi terbaik untuk mengoptimalkan seluruh proses pengiriman barang.Software ini mendukung berbagai jenis dan metode pengiriman, serta memastikan penggunaan rute terbaik. Hal ini berlaku baik untuk pengiriman ekspor maupun impor.
ScaleOcean Atlas Logistics membantu perusahaan mengelola operasional 3PL, mulai dari warehouse hingga pengiriman dalam satu platform terintegrasi. Sistem ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis untuk meningkatkan efisiensi. Jadwalkan konsultasi bersama tim ScaleOcean untuk menemukan fitur yang tepat bagi operasional logistik Anda.
FAQ:
1. Apa itu perangkat lunak 3PL?
Third-Party Logistics Software (3PL) adalah perangkat lunak yang digunakan oleh penyedia logistik ketiga untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan manajemen operasi logistik pada satu platform.
2. Apa manfaat utama menggunakan 3PL software?
Sistem 3PL mengotomatisasi manajemen stok beberapa jumlah klien sekaligus dan mempercepat proses pengiriman secara akurat. Pengguna dapat memantau pergerakan barang secara real–time untuk meningkatkan efisiensi operasional harian.
3. Fitur apa yang wajib ada dalam 3PL software?
Fitur pada 3PL software meliputi manajemen inventaris multi-penyewa, pelacakan pesanan otomatis, dan integrasi ke berbagai platform e–commerce. Selain itu, fungsi laporan analitik penting untuk memantau performa distribusi barang.
4. Bagaimana 3PL software membantu proses penagihan klien?
Perangkat lunak 3PL mencatat setiap aktivitas logistik secara otomatis untuk menghasilkan rincian biaya jasa yang akurat bagi setiap pelanggan. Hal berikut meminimalisir kesalahan hitung dan mempercepat pembuatan laporan keuangan operasional.
Key Takeaways
Masalah umum yang sering muncul dalam logistik 3PL (Third Party Logistics) mencakup berbagai aspek, mulai dari operasional hingga biaya. Maka dari itu, perusahaan harus mengetahui cara mengatasi berbagai masalah dan hambatan yang terjadi. Jika tidak diatasi dengan optimal, dapat berakibat pada inefisiensi pengiriman barang, dan biaya yang membengkak.
