Apa itu Human Resource Planning dan Proses Penerapannya

Salah satu hal penting yang perlu dilakukan sebelum melakukan segala kegiatan adalah membuat perencanaan yang matang termasuk dalam bisnis perusahaan. Untuk mewujudkan tujuan, maka perusahaan memiliki perencanaan sumber daya manusia atau SDM yang efektif atau yang biasa disebut dengan HRP atau Human Resource Planning.

Lalu, apa itu HRP? Human Resource Planning adalah salah satu proses manajemen yang dilakukan untuk memastikan karyawan yang direkrut memiliki keterampilan yang diperlukan perusahaan. Anda bisa mengetahui pengertian, fungsi, manfaat, hingga langkah tepat melakukan HRP lebih detail dengan menyimak ulasan berikut ini.

1. Human Resource Planning Adalah

Human resource planning adalah proses strategis yang bertujuan untuk memperkirakan kebutuhan SDM suatu perusahaan di masa mendatang. Proses ini memastikan bisnis memiliki jumlah karyawan yang tepat dengan keterampilan yang sesuai, ditempatkan pada posisi yang tepat, dan pada waktu yang tepat untuk mencapai tujuan perusahaan.

Human resource planning melibatkan analisis tenaga kerja saat ini, prediksi kebutuhan di masa depan, serta identifikasi kesenjangan keterampilan yang ada. Divisi HR kemudian mengembangkan strategi, seperti perekrutan dan pelatihan, untuk menutup kesenjangan tersebut, sekaligus menyelaraskan dengan rencana strategis perusahaan.

2. Manfaat Menerapkan Strategi Human Resource Planning

Menerapkan strategi Human Resource Planning (HRP) yang efektif memberikan berbagai manfaat bagi bisnis, memastikan bahwa kebutuhan sumber daya manusia dapat dipenuhi dengan tepat dan efisien. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penerapan strategi HRP dalam perusahaan:

a. Memenuhi Kebutuhan SDM

Dengan menerapkan human resource planning yang efektif, perusahaan dapat mengidentifikasi kebutuhan SDM yang tepat untuk mencapai tujuan bisnis. Hal ini membantu dalam merencanakan rekrutmen, seleksi, dan pengembangan karyawan sesuai dengan kompetensi dan kualifikasi yang diperlukan, meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja.

b. Mengurangi Biaya dan Risiko

Melalui human resource planning yang matang, perusahaan dapat mengurangi biaya yang timbul akibat pemutusan hubungan kerja yang tidak terduga atau kekurangan tenaga kerja. Selain iut, hal ini juga dapat menghindari biaya pelatihan berlebihan dan kebutuhan perekrutan mendesak, serta memastikan penggunaan sumber daya yang lebih efisien.

c. Pengembangan Karir dan Karyawan yang Lebih Baik

Strategi HR planning membantu bisnis merencanakan pengembangan karir karyawan, memberikan mereka kesempatan untuk meningkatkan keterampilan dan kompetensi. Dengan memiliki rencana yang jelas, bisnis dapat meningkatkan kepuasan, retensi, dan motivasi karyawan, yang pada akhirnya mengurangi turnover dan meningkatkan loyalitas.

d. Responsibilitas dan Pemenuhan Hukum

Human resource planning berperan penting dalam memastikan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan yang berlaku. Dengan perencanaan yang matang, perusahaan dapat mengatur sistem penggajian, perlindungan pekerja, serta kesetaraan kerja, sehingga potensi sengketa hukum dapat diminimalisasi dan reputasi bisnis tetap terjaga.

e. Pengembangan Budaya dan Nilai Perusahaan

Strategi SDM yang efektif bukan hanya soal pengelolaan tenaga kerja, melainkan juga penguatan budaya perusahaan. Dengan menyelaraskan pengembangan karyawan pada nilai perusahaan, perusahaan dapat menciptakan budaya kerja yang solid, meningkatkan keterlibatan karyawan, dan memperkuat daya saing jangka panjang.

f. Menghadapi Perubahan dan Tantangan

Lingkungan bisnis yang dinamis menuntut perusahaan beradaptasi cepat. human resource planning yang fleksibel memberi perusahaan kemampuan untuk mengantisipasi perubahan teknologi, regulasi, maupun kondisi pasar. Dengan demikian, perusahaan mampu menjaga relevansi, daya saing, serta ketahanan menghadapi ketidakpastian.

g. Meningkatkan Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Melalui pemanfaatan informasi yang akurat dan analisis mendalam, perusahaan dapat menentukan strategi rekrutmen, pengembangan, dan penempatan karyawan dengan lebih tepat. Hal ini memastikan keputusan yang diambil benar-benar mendukung kebutuhan bisnis sekaligus selaras dengan tujuan jangka panjang perusahaan.

3. Proses dan Strategi dalam Human Resource Planning

Proses human resource planning melibatkan serangkaian langkah strategis yang bertujuan untuk memastikan perusahaan memiliki tenaga kerja yang tepat, dengan keterampilan yang sesuai, di waktu yang tepat. Berikut adalah langkah-langkah utama dalam human resource planning:

a. Menganalisis Lingkungan

Langkah pertama dalam human resource planning adalah menilai faktor internal dan eksternal yang dapat memengaruhi kebutuhan tenaga kerja perusahaan. Hal ini meliputi teknologi, tren pasar, kondisi ekonomi, serta perubahan dalam industri yang dapat mempengaruhi jumlah dan jenis keterampilan yang diperlukan di masa depan.

b. Perkiraan Kebutuhan Masa Depan

Setelah menganalisis lingkungan, langkah berikutnya adalah memprediksi jumlah karyawan, keterampilan, dan kompetensi yang dibutuhkan di masa depan. Hal ini didasarkan pada tujuan perusahaan, rencana ekspansi, serta tren eksternal yang dapat mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang.

c. Menilai Tenaga Kerja Saat Ini

Perusahaan perlu mengevaluasi keterampilan, kinerja, dan potensi karyawan yang ada. Penilaian ini penting untuk menentukan apakah tenaga kerja yang ada sudah cukup untuk memenuhi kebutuhan masa depan, atau jika ada kekurangan yang perlu diatasi melalui rekrutmen atau pelatihan.

d. Identifikasi Kesenjangan

Setelah menilai tenaga kerja saat ini, langkah selanjutnya adalah membandingkan kebutuhan dengan kemampuan karyawan. Proses ini akan membantu perusahaan mengidentifikasi kekurangan atau kelebihan dalam jumlah karyawan atau keterampilan, serta area yang membutuhkan perhatian lebih dalam perencanaan SDM.

e. Mengembangkan Strategi

Setelah mengidentifikasi kesenjangan, langkah berikutnya adalah mengembangkan strategi untuk menjembatani perbedaan tersebut. Ini bisa melibatkan berbagai rencana, seperti rekrutmen dan akuisisi bakat baru, program pelatihan dan pengembangan keterampilan, strategi retensi karyawan, atau perencanaan suksesi untuk posisi kunci dalam bisnis.

f. Implementasi dan Evaluasi

Setelah strategi dikembangkan, langkah terakhir adalah implementasi dan evaluasi berkelanjutan. Perusahaan harus menerapkan rencana yang telah dibuat dan secara teratur memantau efektivitasnya. Jika diperlukan, strategi dapat disesuaikan untuk merespons perubahan dalam tuntutan perusahaan atau pasar tenaga kerja.

Baca juga: Pahami Strategi Human Resource Management

4. Tantangan dalam Human Resource Planning (HRP)

Human resource planning (HRP) menawarkan banyak manfaat, namun juga tidak lepas dari tantangan. Menghadapi masa depan yang penuh ketidakpastian, berbagai faktor eksternal seperti terobosan teknologi atau peristiwa besar tak terduga dapat mengubah arah human resource planning dalam sekejap. Beberapa tantangan yang umum dihadapi antara lain:

a. Ketidakpastian Masa Depan

Masa depan selalu penuh ketidakpastian, di mana berbagai faktor eksternal seperti terobosan teknologi atau peristiwa besar yang bersifat black swan events dapat secara drastis mengubah kebutuhan tenaga kerja. Kondisi ini menuntut perusahaan untuk memiliki strategi human resource planning yang fleksibel agar mampu beradaptasi dengan cepat.

Selain faktor eksternal, tantangan juga dapat muncul dari sisi internal maupun kompetisi pasar. Misalnya, risiko penyakit karyawan yang berdampak pada produktivitas atau adanya pesaing dengan sumber daya lebih besar yang berhasil merekrut talenta terbaik. Situasi ini menegaskan pentingnya human resource planning yang berkelanjutan dan antisipatif.

b. Globalisasi dan Regulasi Ketenagakerjaan

Seiring dengan meningkatnya globalisasi, HRD harus menghadapi tantangan untuk menyesuaikan praktik mereka dengan regulasi ketenagakerjaan yang berbeda di setiap negara. Perbedaan peraturan antar negara membutuhkan pendekatan yang fleksibel agar perusahaan dapat mematuhi hukum setempat dan tetap kompetitif di pasar global.

c. Penggunaan Pekerja Jarak Jauh

Semakin banyak perusahaan yang beralih menggunakan tenaga kerja jarak jauh, dan hal ini menghadirkan tantangan baru dalam praktik perencanaan SDM. Perusahaan perlu menyesuaikan pendekatan rekrutmen, pelatihan, serta strategi retensi agar tetap relevan dengan model kerja yang tidak lagi terbatas secara fisik.

Kondisi ini juga menuntut penggunaan alat dan metode baru untuk memastikan karyawan jarak jauh tetap produktif dan terhubung dengan perusahaan. Dengan sistem manajemen yang tepat, perusahaan dapat menjaga kolaborasi, keterlibatan, dan efektivitas kerja meskipun karyawan tersebar di lokasi yang berbeda.

d. Perubahan yang Cepat dan Biaya yang Diperlukan

Strategi HR planning harus selalu diperbarui agar mampu mengikuti perubahan kebutuhan internal perusahaan maupun dinamika eksternal. Proses ini memerlukan analisis mendalam dan penyesuaian berkelanjutan, sehingga tidak jarang menambah kompleksitas dalam manajemen SDM.

Namun, implementasi HRP seringkali membutuhkan alokasi waktu dan biaya yang cukup besar. Walaupun manfaatnya signifikan, hasil positif biasanya tidak dapat terlihat secara instan. Dampak nyata terhadap produktivitas maupun profitabilitas perusahaan baru terasa setelah berjalan dalam jangka menengah hingga panjang.

e. Keterlibatan Karyawan yang Tinggi

Keterlibatan karyawan merupakan salah satu faktor penentu utama keberhasilan perusahaan. Dengan karyawan yang memiliki komitmen tinggi serta strategi perencanaan SDM yang tepat, perusahaan dapat mencapai perbedaan nyata antara kinerja optimal dan performa yang stagnan.

Meski demikian, membangun tingkat keterlibatan yang tinggi bukanlah upaya instan. Sama seperti investasi strategis lainnya, perusahaan memerlukan waktu untuk melihat hasilnya. Peningkatan produktivitas dan profitabilitas baru akan dirasakan setelah keterlibatan karyawan terjaga secara konsisten.

5. Apa itu Konsep Human Resource Procurement?

Human Resource Procurement adalah proses strategis dalam manajemen SDM yang meliputi identifikasi kebutuhan tenaga kerja, perekrutan, seleksi, hingga orientasi karyawan baru. Proses ini memastikan perusahaan memperoleh individu dengan kompetensi sesuai untuk mendukung pencapaian tujuan bisnis jangka panjang.

Walaupun sering disamakan, human resource planning dan human resource procurement memiliki peran berbeda. HR planning adalah tahap awal yang bersifat strategis untuk mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja, sedangkan HR procurement merupakan tahap implementasi melalui perekrutan guna memenuhi kebutuhan tersebut secara efektif.

Human resource procurement menitikberatkan pada implementasi praktis untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini. Lebih dari sekadar perekrutan, human resource procurement ini juga mencakup retensi serta pengembangan karyawan agar tetap produktif dan berkontribusi optimal.

Untuk menerapkan HR procurement secara efektif, perusahaan memerlukan strategi terukur, mulai dari analisis kebutuhan SDM, perancangan metode rekrutmen, hingga program orientasi dan pelatihan yang relevan. Dukungan sistem HRIS dapat mempercepat proses, meningkatkan akurasi, serta memastikan efisiensi dalam pengelolaan tenaga kerja.

6. Peran Penting Human Resource Procurement 

Dalam konteks HR planning, Human Resource Procurement tidak hanya berfokus pada perekrutan, tetapi juga memastikan ketersediaan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Perannya mencakup pemenuhan tujuan strategis, akuisisi bakat yang tepat, hingga pengelolaan tenaga kerja secara berkelanjutan.

a. Memenuhi Tujuan Organisasi

Human resource procurement akan memastikan perusahaan memiliki orang yang tepat dengan keterampilan yang relevan untuk mencapai tujuan strategis. Dengan penempatan yang tepat, perusahaan dapat menjaga kesinambungan operasional sekaligus memperkuat daya saing di pasar yang dinamis.

b. Akuisisi Bakat Strategis

Melalui human resource procurement, perusahaan mampu menarik dan memperoleh bakat terbaik secara efisien dan efektif. Proses ini memungkinkan perusahaan beradaptasi dengan perubahan pasar tenaga kerja, sehingga tetap mampu menghadirkan sumber daya manusia yang unggul dan berorientasi masa depan.

c. Manajemen Tenaga Kerja

Terakhir, human resource procurement berperan dalam mengelola seluruh siklus hidup karyawan, mulai dari perekrutan hingga retensi. Dengan mengoptimalkan keseimbangan antara penawaran dan permintaan tenaga kerja, perusahaan dapat memastikan pemanfaatan SDM berjalan maksimal serta mendukung keberlanjutan bisnis.

7. Kesimpulan

Jadi, Human Resource Planning adalah perencanaan untuk memastikan ketepatan kualitas dan kuantitas karyawan. Membuat perencanaan SDM tidaklah mudah, dibutuhkan integrasi dengan seluruh aspek di perusahaan.

Namun, proses perencanaan human resource sekarang bisa dilakukan lebih mudah dengan aplikasi rekrutment untuk karyawan. Dengan sistem ini, Anda dapat mengotomatiskan pengelolaan karyawan mulai dari administrasi, penentuan gaji dan pembaruan data karyawan.

Anda bisa mendapatkan software HRIS terbaik yang terintegrasi dengan database karyawan dari ScaleOcean. Kami menyediakan software yang user-friendly dan customizable. Sehingga, bisa mengikuti permintaan khusus perusahaan Anda dan dapat memudahkan Anda dalam mengelola karyawan dengan lebih efektif dan efisien.

Dapatkan gemo gratisnya sekarang untuk merasakan langsung manfaatnya bagi bisnis Anda.