Perencanaan SDM: Definisi, Fungsi dan Faktor Pertimbangannya

Tahukah Anda bahwa perencanaan SDM adalah langkah penting dalam mengidentifikasi dan merencanakan kebutuhan tenaga kerja yang tepat di perusahaan? Perencanaan ini memungkinkan perusahaan untuk mempersiapkan sumber daya manusia yang diperlukan guna mendukung kelancaran operasional dan mencapai tujuan jangka panjang.

Penting untuk memahami peran perencanaan SDM dalam memastikan bahwa perusahaan memiliki tenaga kerja yang sesuai dan kompeten. Dengan adanya perencanaan yang matang, perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan sumber daya manusia yang dapat menghambat pencapaian tujuan bisnis.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari pengertian, fungsi, dan proses perencanaan SDM. Selain itu, kami akan membahas strategi efektif dalam penerapannya, yang dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, retensi karyawan, dan membantu perusahaan menghadapi perubahan yang ada.

Pengertian Perencanaan SDM

Perencanaan SDM (Sumber Daya Manusia) adalah proses sistematis untuk memprediksi dan mencapai pemanfaatan tenaga kerja secara optimal. Proses yang juga dikenal sebagai Human Resource Planning (HRP) dilaksanakan secara berkelanjutan guna mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

Tahapan perencanaan SDM mencakup peramalan kebutuhan tenaga kerja hingga pengembangan strategi untuk pemenuhan kebutuhan tersebut. Sebagai bagian integral dari manajemen perusahaan, proses ini tidak hanya memfokuskan pada rekrutmen, tetapi juga pada pengembangan karyawan dan manajemen talenta.

Baca juga: Apa Itu Human Experience Management (HXM) dan Manfaatnya?

Pengertian Perencanaan SDM Menurut Para Ahli

Perencanaan SDM adalah aspek penting dalam kesuksesan perusahaan. Berbagai ahli memberikan definisi yang beragam mengenai konsep ini. Berikut adalah beberapa pandangan mengenai pengertian proses tersebut menurut para ahli yang relevan.

1. Menurut KBBI

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) adalah kegiatan untuk merencanakan dan mengatur kebutuhan tenaga kerja dalam suatu organisasi. Hal ini mencakup penentuan jumlah, kualitas, serta kompetensi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Menurut Mathis dan Jackson (2001)

Mathis dan Jackson (2001) menyatakan bahwa perencanaan SDM adalah proses untuk memastikan bahwa organisasi memiliki jumlah karyawan yang tepat, dengan keterampilan yang sesuai, pada waktu yang tepat, untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Mathis dan Jackson menekankan pentingnya strategi jangka panjang dalam perencanaan ini.

3. Menurut Andrew E. Sikula

Andrew E. Sikula mendefinisikan perencanaan SDM sebagai suatu pendekatan sistematis dalam merancang kebutuhan tenaga kerja yang tepat bagi organisasi. Ia menyoroti pentingnya manfaat proses SDM  tersebut dalam mengidentifikasi kekurangan atau kelebihan tenaga kerja untuk mencapai produktivitas yang optimal.

4. Menurut Mondy & Noe (1995)

Mondy & Noe (1995) mengartikan perencanaan SDM sebagai proses analisis dan prediksi kebutuhan tenaga kerja di masa depan. Mereka menyarankan agar organisasi dapat merencanakan pengembangan keterampilan serta penempatan karyawan yang tepat untuk menghindari ketidakseimbangan dalam SDM.

5. Menurut Werther dan Davis

Werther dan Davis berpendapat bahwa perencanaan SDM adalah langkah penting dalam menjamin bahwa organisasi memiliki tenaga kerja yang tepat dengan keterampilan yang sesuai. Werther dan Davis menekankan aspek keberlanjutan dalam merencanakan SDM, yang bertujuan untuk menghadapi perubahan kebutuhan di masa depan.

6. Jackson & Schuler (1990)

Jackson & Schuler (1990) mengemukakan bahwa perencanaan SDM adalah proses strategis yang mengintegrasikan tujuan perusahaan dengan kebijakan SDM. Menurut mereka, perencanaan ini membantu organisasi dalam mengidentifikasi kekurangan dan merencanakan pengembangan tenaga kerja yang sesuai dengan perkembangan organisasi.

Fungsi dan Tujuan Perencanaan SDM

Tidak hanya itu saja, proses sistematis ini memiliki berbagai fungsi dan tujuan yang penting dalam mencapai efisiensi operasional dan meningkatkan kinerja organisasi. Setiap aspek perencanaan ini mendukung pengelolaan sumber daya manusia yang optimal, sebagai berikut:

1. Monitoring Demand dan Supply SDM

Pertama, monitoring demand dan supply SDM adalah proses untuk mencocokkan antara kebutuhan tenaga kerja dengan ketersediaan yang ada. Tujuan perencanaan SDM ini membantu perusahaan memprediksi kekurangan atau kelebihan tenaga kerja, sehingga langkah-langkah dapat diambil untuk menyeimbangkannya.

2. Membantu HR Menemukan Kandidat yang Tepat

Salah satu manfaat perencanaan SDM adalah memfasilitasi proses rekrutmen yang efektif. Proses ini mendukung tugas human resources (HR) dalam menemukan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dengan pemetaan keterampilan dan kompetensi yang tepat, perusahaan dapat lebih efektif dalam merekrut calon yang dapat memberikan kontribusi maksimal.

3. Menempatkan Karyawan Pada Posisi Terbaiknya

Kemudian, menempatkan karyawan pada posisi terbaik merupakan salah satu tujuan perencanaan SDM yang penting. Dengan memahami potensi setiap karyawan, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka bekerja sesuai dengan kemampuan terbaiknya, sehingga meningkatkan produktivitas dan kepuasan kerja.

4. Efisiensi Organisasi

Perencanaan sumber daya manusia juga bertujuan untuk meningkatkan efisiensi perusahaan melalui pengelolaan tenaga kerja yang optimal. Hal ini mencakup pengaturan alokasi sumber daya yang tepat, yang memungkinkan perusahaan beroperasi lebih lancar dan mengurangi pemborosan.

5. Meningkatkan Keterampilan dan Kompetensi

Salah satu tujuan perencanaan SDM lainnya adalah pengembangan keterampilan dan kompetensi karyawan. Perusahaan dapat merencanakan pelatihan yang sesuai untuk meningkatkan kemampuan karyawan, seiring dengan perkembangan teknologi dan perubahan pasar yang dinamis.

6. Meningkatkan Retensi Karyawan

Terakhir, manfaat perencanaan SDM juga untuk meningkatkan retensi karyawan dengan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung pertumbuhan dan perkembangan. Dengan perhatian terhadap kesejahteraan dan karier, perusahaan dapat mengurangi turnover dan mempertahankan talenta terbaik.

Proses Perencanaan SDM

Sementara itu, proses perencanaan SDM menjadi langkah strategis yang membantu perusahaan mengelola tenaga kerja secara efektif. Berikut adalah tahapan-tahapan penting dalam prosesnya yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuan jangka panjang dengan lebih optimal.

1. Mengenali Ketersediaan Tenaga Kerja Saat Ini

Langkah pertama dalam perencanaan SDM adalah mengenali ketersediaan tenaga kerja yang ada saat ini. Perusahaan harus melakukan evaluasi terhadap jumlah dan kualitas karyawan yang tersedia, serta kecocokan mereka dengan kebutuhan organisasi saat ini. Hal ini menjadi dasar untuk perencanaan lebih lanjut.

2. Menganalisis dan Menghitung Kebutuhan SDM di Masa Mendatang

Selanjutnya, perusahaan perlu menganalisis dan menghitung kebutuhan SDM di masa mendatang. Contoh perencanaan SDM ini melibatkan proyeksi yang didasarkan pada pertumbuhan perusahaan, perubahan dalam industri, serta faktor eksternal lainnya yang dapat mempengaruhi permintaan tenaga kerja. Dengan demikian, perusahaan dapat mempersiapkan strategi yang tepat untuk menghadapi kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang.

3. Menganalisis Kebutuhan Pengembangan

Sebagai salah satu proses perencanaan SDM, hal ini melibatkan analisis terhadap keterampilan dan kompetensi yang perlu dikembangkan dalam organisasi. Dengan demikian, perusahaan dapat merencanakan program pelatihan atau pengembangan yang diperlukan untuk memastikan karyawan siap menghadapi tantangan baru di masa mendatang.

4. Menentukan Perkiraan Permintaan SDM

Menentukan perkiraan permintaan SDM adalah langkah berikutnya yang penting. Perusahaan harus memproyeksikan jumlah tenaga kerja yang diperlukan berdasarkan berbagai faktor, seperti volume kerja, perkembangan bisnis, dan teknologi yang akan digunakan, untuk mempersiapkan metode rekrutmen yang tepat.

5. Merancang Strategi dan Implementasi Pencarian SDM

Setelah permintaan SDM diperkirakan, perusahaan perlu merancang strategi untuk mencari dan merekrut tenaga kerja yang sesuai. Contoh perencanaan SDM dalam tahap ini adalah dengan menentukan saluran rekrutmen yang paling efektif, serta menyusun kriteria kandidat yang selaras dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan.

6. Menganalisis Laporan dan Data SDM

Menganalisis laporan dan data SDM memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi kondisi tenaga kerja secara objektif. Dengan menggunakan data ini, perusahaan dapat memahami tren, kekuatan, dan kelemahan yang ada, serta membuat keputusan berdasarkan informasi yang akurat.

7. Merumuskan Strategi Perencanaan SDM

Pada tahapan melakukan perencanaan SDM ini, perusahaan merumuskan strategi untuk mencapai tujuan SDM. Mereka mengidentifikasi area yang perlu diprioritaskan, seperti pengembangan keterampilan atau alokasi tenaga kerja, untuk mendukung tujuan jangka panjang perusahaan.

8. Menetapkan Rencana Tindakan

Berikutnya, perusahaan menetapkan rencana tindakan untuk mengimplementasikan strategi SDM. Rencana ini mencakup langkah-langkah operasional, target waktu, anggaran, serta indikator keberhasilan untuk memastikan pelaksanaan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ada.

9. Pelaksanaan dan Pengawasan

Pelaksanaan dan pengawasan adalah tahap di mana perencanaan sumber daya manusia berlangsung. Perushaan harus memastikan bahwa semua tahapan melakukan perencanaan SDM telah berjalan sesuai rencana yang ada, dengan pengawasan yang ketat untuk memastikan bahwa semua proses berjalan efektif dan efisien.

10. Evaluasi dan Penyesuaian

Terakhir, proses perencanaan SDM tidak berhenti setelah pelaksanaan. Evaluasi dan penyesuaian adalah langkah penting untuk menilai apakah tujuan perencanaan tercapai. Jika diperlukan, perusahaan jugda dapet menyesuaikan strategi dan rencana agar lebih relevan dengan perubahan situasi dan kebutuhan organisasi.

Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Perencanaan SDM

Perencanaan sumber daya manusia yang efektif memerlukan pertimbangan berbagai faktor yang dapat memengaruhi strategi dan keberhasilan perusahaan. Faktor-faktor ini berperan penting dalam merancang proses ini secara tepat sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan.

1. Pertumbuhan (Growth)

Pertumbuhan perusahaan merupakan faktor utama yang harus dipertimbangkan dalam contoh perencanaan SDM. Seiring dengan ekspansi dan peningkatan operasi, perusahaan perlu menyesuaikan jumlah serta keterampilan tenaga kerja agar tetap dapat mendukung tujuan jangka panjang perusahaan.

2. Perubahan (Change)

Berikutnya, perubahan yang terjadi di dalam dan luar peruusahaan dapat mempengaruhi perencanaan sumber daya manusia. Baik itu perubahan pasar, regulasi, atau tren industri, perusahaan harus siap beradaptasi dengan cepat. Dengan demikian, fleksibilitas dalam proses tersebut sangat diperlukan untuk mengelola dampak perubahan ini.

3. Teknologi (Technology)

Kemajuan teknologi memengaruhi cara kerja dan kebutuhan keterampilan di masa depan. Organisasi harus mempertimbangkan adopsi teknologi terbaru yang dapat meningkatkan efisiensi operasional. Oleh karena itu, penting untuk merencanakan pengembangan keterampilan yang relevan dengan teknologi yang berkembang.

4. Menerapkan Software HRIS

Terakhir, menerapkan software HRIS (Human Resource Information System) dapat meningkatkan efisiensi dalam tahapan melakukan perencanaan SDM. Software ini membantu dalam pengumpulan, pengolahan, dan analisis data SDM secara real-time, yang memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih tepat dan berbasis data.

Perbedaan Antara Perencanaan Tenaga Kerja dan Perencanaan SDM

Meskipun sering digunakan secara bergantian, perencanaan tenaga kerja dan perencanaan sumber daya manusia (SDM) memiliki fokus dan cakupan yang berbeda. Memahami perbedaan keduanya diperlukan agar perusahaan dapat merancang strategi SDM yang paling efektif.

Perencanaan tenaga kerja berfokus pada kebutuhan tenaga kerja di masa depan, sementara perencanaan SDM mencakup pengelolaan dan pengembangan karyawan yang ada untuk memastikan keberlanjutan kesuksesan perusahaan. Berikut adalah penjelasan mendetail mengenai perbedaan keduanya.

1. Perencanaan Tenaga Kerja

Perencanaan tenaga kerja berfokus pada identifikasi kebutuhan karyawan yang tepat untuk masa depan perusahaan. Tujuan utama dari perencanaan ini adalah memastikan bahwa organisasi memiliki jumlah dan keterampilan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan untuk mencapai tujuan strategis jangka panjang.

Dalam perencanaan tenaga kerja, perusahaan melakukan analisis mendalam terhadap faktor-faktor eksternal yang memengaruhi pasar tenaga kerja, seperti tren demografi, perubahan teknologi, dan permintaan industri.

Dengan demikian, perencanaan tenaga kerja bertujuan untuk mengantisipasi perubahan tersebut dan memastikan bahwa organisasi memiliki tenaga kerja yang cukup, terampil, dan terdistribusi secara tepat di setiap bagian perusahaan.

2. Perencanaan SDM

Sementara itu, perencanaan sumber daya manusia (SDM) adalah suatu proses yang lebih luas dan strategis yang mencakup keseluruhan kebutuhan dan pengelolaan karyawan di dalam organisasi. Perencanaan SDM menghubungkan kebutuhan SDM dengan tujuan strategis perusahaan secara menyeluruh.

Proses ini tidak hanya terbatas pada rekrutmen dan pemenuhan kebutuhan tenaga kerja, tetapi juga melibatkan pengelolaan kinerja, pengembangan karir, pelatihan, dan retensi karyawan.

Perencanaan SDM berfokus pada pengelolaan karyawan yang ada, memastikan mereka terus berkembang, memenuhi ekspektasi perusahaan, dan berkontribusi dalam mencapai visi dan misi jangka panjang perusahaan.

Faktor yang Mempengaruhi Workforce Planning di Indonesia

Proses perencanaan tenaga kerja tidak terjadi di dalam ruang hampa, proses ini sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik yang berasal dari dalam (internal) maupun dari luar (eksternal) perusahaan. Memahami faktor-faktor ini, terutama dalam konteks unik Indonesia, sangat penting untuk menyusun rencana yang realistis dan efektif.

Faktor-faktor ini dapat menjadi pendorong sekaligus penghambat, sehingga perlu dianalisis secara cermat. Faktor internal adalah elemen-elemen yang berada di bawah kendali perusahaan, sedangkan faktor eksternal adalah kekuatan pasar dan lingkungan yang berada di luar kendali langsung.

Kombinasi dari kedua jenis faktor ini akan membentuk lanskap di mana perencanaan tenaga kerja harus beroperasi. Oleh karena itu, analisis lingkungan bisnis menjadi bagian tak terpisahkan dari proses perencanaan strategis SDM.

1. Faktor Internal

Faktor internal adalah kondisi dan kebijakan di dalam organisasi yang secara langsung membentuk kerangka kerja perencanaan tenaga kerja. Manajemen harus memiliki pemahaman mendalam tentang dinamika internal ini untuk menciptakan rencana yang dapat dieksekusi dengan baik. Berikut adalah beberapa faktor internal utama yang perlu dipertimbangkan:

• Struktur organisasi yang ada: Struktur organisasi, apakah hierarkis, datar, atau matriks, akan menentukan jenis peran, jalur karier, dan kebutuhan kepemimpinan. Perusahaan yang sedang bertransisi menuju struktur yang lebih lincah (agile) akan membutuhkan perencanaan SDM yang berbeda dibandingkan dengan perusahaan birokratis tradisional.
• Anggaran yang tersedia: Ketersediaan dana adalah salah satu batasan paling signifikan. Anggaran akan mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk merekrut talenta papan atas, berinvestasi dalam teknologi HR, atau menyelenggarakan program pelatihan yang ekstensif. Perencanaan harus disesuaikan dengan realitas finansial perusahaan.
• Kebijakan pengembangan SDM perusahaan: Kebijakan internal terkait promosi, pelatihan, dan manajemen kinerja sangat mempengaruhi perencanaan. Perusahaan yang memiliki budaya kuat untuk mempromosikan dari dalam (promote-from-within) akan lebih fokus pada pengembangan talenta internal sebagai bagian dari rencana aksinya.
• Teknologi yang digunakan dalam manajemen SDM: Penggunaan sistem informasi SDM (HRIS) atau platform ERP yang canggih akan memudahkan pengumpulan dan analisis data untuk perencanaan. Sebaliknya, perusahaan yang masih mengandalkan proses manual akan menghadapi tantangan dalam membuat perencanaan yang berbasis data.

2. Faktor Eksternal

Faktor eksternal adalah kekuatan dari luar yang dapat menciptakan peluang sekaligus ancaman bagi perusahaan. Perencana SDM harus terus memantau perubahan di lingkungan eksternal agar tetap relevan. Adaptasi terhadap faktor-faktor ini adalah kunci keunggulan kompetitif.

• Kondisi pasar tenaga kerja: Ketersediaan talenta dengan keterampilan tertentu di pasar sangat bervariasi. Di Indonesia, misalnya, terdapat persaingan ketat untuk talenta di bidang teknologi digital. Memahami dinamika penawaran dan permintaan ini akan membantu perusahaan menetapkan strategi rekrutmen dan kompensasi yang kompetitif.
• Perubahan dalam kebijakan pemerintah terkait tenaga kerja: Regulasi seperti undang-undang ketenagakerjaan (contohnya UU Cipta Kerja), upah minimum regional (UMR), dan kebijakan perpajakan memiliki dampak langsung pada biaya tenaga kerja dan praktik perekrutan. Perusahaan harus selalu mematuhi peraturan yang berlaku dan menyesuaikan perencanaannya.
• Persaingan industri dalam merekrut tenaga kerja: Setiap perusahaan bersaing dengan kompetitornya tidak hanya dalam hal produk atau layanan, tetapi juga dalam memperebutkan talenta terbaik. Perusahaan perlu memahami bagaimana pesaing menarik dan mempertahankan karyawan mereka untuk dapat membangun proposisi nilai pemberi kerja (Employer Value Proposition) yang kuat.
• Perkembangan teknologi yang mempengaruhi kebutuhan keterampilan: Otomatisasi, kecerdasan buatan, dan digitalisasi terus mengubah jenis pekerjaan dan keterampilan yang dibutuhkan. Perencanaan tenaga kerja harus proaktif dalam mengantisipasi perubahan ini, dengan fokus pada reskilling dan upskilling untuk mempersiapkan tenaga kerja menghadapi masa depan.

Rencanakan SDM hingga Kelola Proses Rekruitment Lebih Mudah dengan Software HRIS ScaleOcean

Software HRIS ScaleOcean memberikan solusi lengkap untuk mengotomatiskan perencanaan SDM dan mengelola seluruh proses rekrutmen karyawan dengan lebih efisien. Dengan 100% unlimited users tanpa biaya tambahan, ScaleOcean memungkinkan perusahaan untuk mengembangkan bisnis mereka tanpa batasan jumlah pengguna, memberikan fleksibilitas bagi perusahaan dengan berbagai ukuran.

Keunggulan utama HRIS ScaleOcean adalah kemudahan kustomisasi dan integrasi yang memungkinkan Anda menyesuaikan sistem ini dengan workflow spesifik perusahaan dan terhubung dengan sistem lain yang dimiliki oleh perusahaan, seperti ERP, payroll, atau sistem manajemen waktu. ScaleOcean juga menawarkan demo gratis, sehingga perusahaan dapat langsung melihat bagaimana software ini dapat mempermudah manajemen SDM.

• Automatisasi Proses Rekrutmen: Mempermudah penyaringan, wawancara, dan seleksi kandidat secara otomatis untuk mempercepat proses rekrutmen.
• Onboarding Karyawan Baru: Menyederhanakan pengenalan karyawan baru dengan modul onboarding yang terintegrasi dan terstruktur.
• Payroll Management: Mengelola penghitungan gaji, potongan, dan tunjangan secara otomatis dengan akurasi tinggi dan sesuai peraturan.
• Performance Tracking: Memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan secara real-time untuk mendukung pengembangan dan keputusan SDM.
• Absensi dan Manajemen Waktu: Mengelola catatan absensi, jam kerja, dan cuti karyawan dengan sistem otomatis dan terintegrasi.
• Manajemen Pengembangan Karyawan: Menyusun rencana pengembangan dan pelatihan untuk meningkatkan keterampilan dan karir karyawan.
• Pelaporan dan Analitik SDM: Menyediakan laporan dan analitik mendalam mengenai SDM untuk pengambilan keputusan berbasis data.

Dengan Software HRIS ScaleOcean, perusahaan tidak hanya memperoleh kemudahan dalam merencanakan SDM, tetapi juga mengelola rekrutmen, penilaian kinerja, dan penggajian secara otomatis, terintegrasi, dan lebih efisien.

Baca juga: Review SunFish HRIS: Kelebihan, Kekurangan dan Alternatifnya

Kesimpulan

Perencanaan SDM bukan hanya penting untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja, tetapi juga sebagai dasar untuk mengoptimalkan potensi karyawan yang ada. Dengan pendekatan yang tepat, perusahaan dapat menciptakan struktur perusahaan yang efisien dan siap menghadapi tantangan di masa depan.

Untuk mempermudah perencanaan SDM di perusahaan Anda, Software HRIS ScaleOcean menawarkan solusi paling ideal. Dengan berbagai modul dan fitur yang canggih, ScaleOcean membantu Anda mengelola data SDM secara efisien, meningkatkan produktivitas, serta memastikan pengelolaan karyawan yang lebih terstruktur. Jadwalkan demo gratisnya dan temukan solusi terbaik bagi perusahaan Anda.