13 Rekomendasi Software Onboarding-Offboarding Terbaik

Key Takeaways

• Software onboarding-offboarding adalah perangkat lunak mengotomatisasi proses manual yang lambat, meningkatkan efisiensi operasional dan pengalaman karyawan secara keseluruhan.
• 13 rekomendasi software onboarding-offboarding terbaik, mulai dari ScaleOcean, BambooHr, Deel, Workday, dan lain sebagainya
• Software HR ScaleOcean membantu mengotomatiskan seluruh siklus onboarding dan offboarding, meningkatkan efisiensi dan keamanan perusahaan Anda.

Coba Demo Gratis!

Apa Itu Software Onboarding-Offboarding?

Software onboarding-offboarding adalah platform digital yang dirancang untuk mempermudah dan mengelola seluruh siklus pengalaman karyawan secara efisien dan terstruktur.

Dimulai dari onboarding, software ini membantu memfasilitasi orientasi, pelatihan, dan integrasi karyawan baru ke dalam budaya perusahaan. Pada proses offboarding, platform ini mengelola penonaktifan akses, pengembalian aset, dan penyelesaian dokumen, menjamin transisi yang lancar dan profesional.

Dengan automasi yang ditawarkan, perusahaan dapat menciptakan pengalaman yang konsisten dan positif bagi karyawan, sekaligus menjaga reputasi perusahaan. Semua ini dimulai dari proses rekrutmen yang terstruktur, yang memastikan karyawan yang tepat bergabung dengan tim dan siap berkontribusi sejak hari pertama.

Software onboarding‑offboarding modern tidak hanya mempermudah transisi masuk dan keluar karyawan, tetapi juga sering kali terintegrasi dengan software training karyawan untuk memastikan program pelatihan berjalan lancar dan terukur

Baca juga: Training and Developement: Pengertian, Manfaat, dan Jenisnya

Manfaat Penggunaan Software Onboarding-Offboarding

Software onboarding dan offboarding mengotomatisasi tugas administratif HR, mempercepat integrasi karyawan baru, dan mempermudah transisi saat keluar. Dengan menghubungkan kedua proses ini, perusahaan menciptakan pengalaman terintegrasi dan menghasilkan data yang lebih lengkap untuk pengambilan keputusan.

Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai beberapa manfaat utama dari penggunaan software onboarding-offboarding:

1. Platform Terpusat dan Efisien

Platform terintegrasi menyatukan semua data karyawan dalam satu sumber kebenaran, memungkinkan informasi onboarding, seperti data pribadi dan dokumen, secara otomatis tersedia untuk proses offboarding. Ini menghilangkan duplikasi data, mengurangi kesalahan, dan menghemat waktu tim HR.

Dengan alur kerja, tugas, dan dokumen terpusat, kolaborasi antar departemen jadi lebih lancar. Tim HR, IT, dan manajer dapat memantau status proses secara real-time, meningkatkan efisiensi dan memastikan transisi karyawan yang konsisten dan mudah, bahkan dalam skala besar.

2. Keamanan dan Kepatuhan yang Ditingkatkan

Keamanan data merupakan fokus utama perusahaan. Platform terintegrasi dapat mengelola akses karyawan selama proses onboarding dan offboarding secara otomatis, memastikan hak akses diberikan dan dicabut tepat waktu untuk mengurangi risiko kebocoran data dan menjaga keamanan sistem.

Selain itu, sistem terpusat juga mendokumentasikan setiap langkah sesuai dengan standar perusahaan dan peraturan yang berlaku, serta menyediakan jejak audit digital yang mempermudah pembuktian kepatuhan saat audit.

Platform seperti ini seringkali menjadi bagian dari sebuah talent management system yang lebih luas. Untuk membantu proses ini, talent management system ScaleOcean dapat menjadi solusi yang tepat untuk menjamin proses audit untuk perusahaan Anda.

3. Pengalaman Karyawan yang Unggul

Pengalaman karyawan (employee experience) tidak hanya terjadi selama mereka aktif bekerja, tetapi juga dimulai dari proses rekrutmen dan berlanjut hingga setelah mereka pergi. Onboarding yang terstruktur membuat karyawan baru merasa diterima dan dihargai, sementara offboarding yang terhormat meninggalkan kesan terakhir yang positif.

Karyawan yang memiliki pengalaman offboarding yang baik lebih mungkin untuk merekomendasikan perusahaan kepada orang lain dan bahkan kembali di masa depan (boomerang employees). Dengan menunjukkan profesionalisme di seluruh siklus hidup karyawan, perusahaan membangun citra merek sebagai tempat kerja yang hebat.

13 Rekomendasi Software Onboarding-Offboarding Terbaik

Memilih onboarding and offboarding software yang tepat adalah keputusan strategis yang dapat membentuk efisiensi operasional dan budaya perusahaan Anda. Pasar saat ini menawarkan berbagai solusi, masing-masing dengan kekuatan dan fokus yang berbeda.

Berikut adalah tinjauan dari 13 rekomendasi software onboarding-offboarding yang dapat menjadi pertimbangan bagi perusahaan:

1. Aplikasi Kelola Onboarding dan Offboarding ScaleOcean

Software HR ScaleOcean dirancang untuk menyederhanakan pengelolaan siklus hidup karyawan, mulai dari onboarding hingga offboarding, dengan memberikan gambaran lengkap mengenai perjalanan setiap karyawan.

Dengan mengotomatiskan berbagai tugas administratif yang memakan waktu, seperti pengiriman dokumen digital dan penjadwalan orientasi, ScaleOcean meningkatkan efisiensi operasional secara signifikan.

Keamanan adalah fokus utama dalam proses offboarding. Fitur deprovisioning kami secara otomatis mencabut akses karyawan ke sistem, termasuk email dan database, untuk meminimalkan risiko kebocoran data secara real-time.

ScaleOcean adalah mitra yang membantu meningkatkan retensi karyawan dan memperkuat citra perusahaan melalui alur kerja yang lebih efisien. Jadwalkan demo gratis sekarang dan lihat bagaimana ScaleOcean dapat mengoptimalkan bisnis Anda.

Fitur utama ScaleOcean:

• Solusi custom dan fleksibel: Menawarkan konfigurasi sistem yang sangat spesifik dan dapat disesuaikan sesuai kebutuhan unik setiap industri dan bisnis.
• Unlimited user dan tanpa hidden cost: Model penetapan harga yang transparan dengan tanpa biaya tambahan untuk jumlah pengguna, memungkinkan bisnis berkembang tanpa khawatir biaya tersembunyi.
• Dukungan AI lanjutan: Memanfaatkan dukungan AI untuk analisis dan prediksi kebutuhan HR, membantu bisnis dalam perencanaan strategis dan pengambilan keputusan.
• Pendampingan implementasi optimal: Menyediakan pendampingan intensif untuk kesuksesan implementasi dan dukungan teknis yang responsif (after sales), memastikan adopsi sistem berjalan mulus.
• Skalabilitas dan ROI cepat: Sistem yang fleksibel dan scalable, dirancang untuk memastikan ROI (Return on Investment) lebih cepat tercapai.

2. Onboarding Offboarding Software BambooHR

BambooHR adalah Human Resource Information System (HRIS) yang sangat populer di kalangan usaha kecil dan menengah (UKM). Platform ini menawarkan modul onboarding dan offboarding yang kuat, dengan fokus pada kemudahan penggunaan dan pengalaman pengguna yang ramah.

Software ini menyederhanakan pengelolaan karyawan dengan fitur seperti daftar periksa yang dapat disesuaikan dan otomatisasi tugas antar departemen. Penyatuan data karyawan dalam satu platform memudahkan navigasi, namun fungsinya terbatas pada pengelolaan HR dasar, kurang mendukung kebutuhan kompleks.

Fitur utama BambooHr:

• Applicant Tracking System (ATS).
• Onboarding dan offboarding terstruktur.
• Manajemen time off.
• Employee self-service (ESS).
• Laporan dan analitik HR.

3. Onboarding and Offboarding Software Deel

Deel adalah platform untuk mengelola kontraktor dan karyawan internasional, tetapi telah berkembang menjadi solusi HR global yang komprehensif. Modul onboarding mereka sangat kuat untuk tim yang terdistribusi secara global, menangani kepatuhan hukum di berbagai negara, kontrak kerja yang sesuai aturan, dan penggajian.

Proses offboarding mereka juga disesuaikan dengan peraturan lokal yang kompleks. Deel mempermudah proses perekrutan internasional dengan memastikan kepatuhan di setiap wilayah, memudahkan pengelolaan tenaga kerja global. Namun, biaya langganan yang cukup tinggi dan fitur yang tidak sepenuhnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan khusus perusahaan bisa menjadi pertimbangan.

Fitur utama Deel:

• Global payroll dan compliance.
• Manajemen kontraktor internasional.
• EOR (Employer of Record).
• Pembayaran dalam berbagai mata uang.
• Otomatisasi dokumen hukum global.

4. Workday

Workday adalah platform Human Capital Management (HCM) kelas enterprise yang digunakan oleh banyak perusahaan terbesar di dunia. Modul onboarding dan offboarding-nya sangat canggih, terintegrasi secara mendalam dengan fungsi HR lainnya seperti rekrutmen, penggajian, dan manajemen talenta.

Workday memungkinkan pembuatan perjalanan onboarding yang sangat personal dan berbasis peran. Solusi ini dirancang untuk organisasi besar dengan proses HR yang kompleks dan kebutuhan analitik yang mendalam.

Kemampuan pelaporan dan analitik Workday memberikan wawasan strategis tentang efektivitas proses transisi karyawan. Namun, implementasinya bisa menjadi kompleks dan memerlukan sumber daya yang signifikan.

Fitur utama Workday:

• Manajemen talenta dan kinerja.
• Financial management terintegrasi.
• HCM (Human Capital Management).
• Analitik prediktif.
• Manajemen payroll global.

5. Aplikasi Kelola Onboarding dan Offboarding Rippling

Rippling menonjol dengan pendekatannya yang berpusat pada integrasi TI. Platform ini tidak hanya mengelola aspek HR dari onboarding dan offboarding tetapi juga secara otomatis mengelola akun aplikasi, perangkat, dan email karyawan.

Saat seorang karyawan baru bergabung, Rippling dapat secara otomatis memesan laptop dan membuat akun di puluhan aplikasi. Saat offboarding, Rippling dapat menonaktifkan semua akses dan bahkan menghapus data perusahaan dari perangkat pribadi dengan satu klik.

Pendekatan ini mengintegrasikan HR dan IT dengan mulus, memberikan kemudahan dalam pengelolaan data dan keamanan. Namun, implementasinya bisa memerlukan waktu dan sumber daya yang lebih banyak untuk mengoptimalkan sistem dan menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Fitur utama Rippling:

• Otomatisasi perangkat keras dan akun.
• Manajemen payroll dan benefits.
• Onboarding otomatis (akses software dan hardware).
• Learning Management System (LMS).
• Compliance dan lisensi global.

6. Onboarding and Offboarding Software Darwinbox

Darwinbox adalah platform HCM berbasis cloud yang berkembang pesat, terutama di pasar Asia. Platform ini menawarkan rangkaian lengkap dari rekrutmen hingga pensiun (hire-to-retire), dengan modul onboarding dan offboarding yang terintegrasi.

Interface yang ramah seluler memungkinkan akses mudah dari mana saja, memudahkan karyawan dan manajer menyelesaikan tugas. Platform ini sangat dapat disesuaikan dengan alur kerja perusahaan besar, tetapi kompleksitasnya bisa memerlukan waktu lebih lama untuk disesuaikan dengan kebutuhan spesifik.

Fitur utama Darwinbox:

• Core HR dan payroll (mobile-first).
• Manajemen kinerja (OKR/KPI).
• Recruitment (ATS).
• Engagement dan komunikasi internal.
• Touchless attendance.

Menurut research.com, berikut adalah kelebihan dan kekurangan yang dimiliki oleh Darwinbox:

7. SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors adalah salah satu pemimpin pasar dalam perangkat lunak HCM, melayani perusahaan besar dan multinasional. Modul onboarding 2.0 mereka menawarkan pengalaman yang kaya dan menarik, termasuk fitur seperti portal untuk karyawan baru, penugasan buddy atau mentor, dan integrasi yang mendalam dengan tujuan dan manajemen kinerja.

SAP SuccessFactors menawarkan skalabilitas tinggi dan kemampuan untuk mengelola proses global yang kompleks. Alat analitiknya membantu mengukur dampak onboarding terhadap retensi dan kinerja. Namun, implementasi memerlukan perencanaan mendalam dan investasi yang cukup besar.

Fitur utama SAP SuccessFactors:

• Manajemen pembelajaran (LMS).
• Perencanaan dan analitik tenaga kerja.
• Core HR dan payroll.
• Performance dan goal management.
• Kompensasi dan succession planning.

8. Onboarding Offboarding Software HiBob

HiBob adalah platform HR yang dirancang untuk perusahaan modern dan berorientasi pada budaya. Platform ini menempatkan pengalaman karyawan di pusatnya, dengan fitur onboarding yang berfokus pada koneksi sosial dan integrasi budaya. Fitur seperti club view dan shoutouts membantu karyawan baru merasa menjadi bagian dari komunitas sejak hari pertama.

HiBob sangat efektif dalam menghadirkan onboarding yang lebih personal dan kurang berfokus pada aspek transaksional. Proses offboarding-nya juga terorganisir dengan baik, termasuk survei untuk memperoleh umpan balik. Akan tetapi, beberapa fitur mungkin tidak cukup disesuaikan untuk perusahaan dengan kebutuhan spesifik.

Fitur utama HiBob:

• Engagement dan survey.
• Core HRIS dan payroll terintegrasi.
• Manajemen time off dan absensi.
• Social communication tools (misalnya, Shoutouts).
• Onboarding dan offboarding yang fun.

9. Zoho People

Zoho People adalah bagian dari ekosistem perangkat lunak bisnis Zoho yang luas. Sebagai platform HR, ia menawarkan modul onboarding dan offboarding yang solid dengan harga yang sangat kompetitif, menjadikannya pilihan populer untuk UKM. Pengguna dapat membuat alur kerja kustom untuk berbagai peran dan departemen.

Zoho People menawarkan integrasi yang mulus dengan produk Zoho lainnya, seperti CRM dan Projects, menciptakan alur kerja yang efisien. Namun, perusahaan yang tidak menggunakan ekosistem Zoho mungkin tidak memanfaatkan sepenuhnya potensi integrasi ini.

Fitur utama Zoho People:

• Time and attendance management.
• Learning Management System (LMS).
• Performance management.
• Case management.
• Onboarding yang dapat disesuaikan.

10. Onboarding and Offboarding Software Gusto

Gusto terkenal sebagai platform penggajian, tunjangan, dan HR yang dirancang khusus untuk bisnis kecil di Amerika Serikat. Meskipun fokus utamanya adalah penggajian, ia menawarkan fitur onboarding yang kuat yang menyederhanakan pengumpulan dokumen dan pendaftaran tunjangan untuk karyawan baru.

Daftar periksa onboarding mereka mudah digunakan dan mencakup tugas-tugas penting. Offboarding di Gusto juga terintegrasi dengan penggajian, memastikan perhitungan pembayaran akhir yang akurat. Meskipun tidak sekomprehensif platform HCM yang lebih besar, Gusto unggul dalam menyederhanakan proses HR yang kompleks bagi pemilik bisnis kecil.

Fitur utama Gusto:

• Full-service payroll (otomatis).
• Compliance dan dokumen pajak.
• Time tracking dan absensi.
• Onboarding dan offboarding dasar.

11. Onboarding Offboarding Software Lattice

Lattice dikenal sebagai platform manajemen kinerja dan keterlibatan karyawan. Namun, mereka telah memperluas penawaran mereka untuk mencakup fitur onboarding yang terintegrasi dengan tujuan (goals) dan umpan balik.

Lattice onboarding membantu manajer membuat rencana 30-60-90 hari yang jelas untuk karyawan baru dan menjadwalkan pertemuan check-in rutin. Pendekatan ini menghubungkan onboarding secara langsung dengan kinerja dan pengembangan, yang merupakan pembeda utama.

Meskipun tidak mengelola aspek administratif seperti penyediaan TI, ini adalah pelengkap untuk HRIS lain. Ini membantu memastikan bahwa karyawan baru tidak hanya diproses secara efisien tetapi juga diatur untuk sukses dalam peran mereka.

Fitur utama Lattice:

• Manajemen kinerja (performance reviews).
• Goal & OKR tracking.
• Employee engagement survey.
• Umpan balik berkelanjutan.
• Development plans (rencana pengembangan).

12. Onboarding and Offboarding Software Personio

Personio adalah platform HR all-in-one yang populer di Eropa, yang melayani perusahaan kecil dan menengah. Solusi ini mencakup seluruh siklus hidup karyawan, dengan modul onboarding dan offboarding yang terintegrasi.

Personio mengotomatiskan tugas administratif dan menyediakan template untuk berbagai peran atau lokasi, dengan fokus kuat pada kepatuhan terhadap regulasi Eropa seperti GDPR. Namun, kemampuannya mungkin kurang fleksibel untuk kebutuhan di luar kawasan tersebut.

Fitur utama Personio:

• Recruiting (ATS terintegrasi).
• Core HR dan people analytics.
• Payroll pra-proses.
• Manajemen time off dan absensi.
• Performance management dan feedback.

13. Aplikasi Kelola Onboarding dan Offboarding Jira

Jira dikembangkan oleh Atlassian, secara tradisional dikenal sebagai alat manajemen proyek untuk tim pengembangan perangkat lunak. Namun, karena fleksibilitasnya yang tinggi, banyak perusahaan, terutama di sektor teknologi, mengadaptasi Jira untuk mengelola proses HR seperti onboarding dan offboarding.

Tim dapat membuat alur kerja kustom, menugaskan tiket untuk setiap tugas dan melacak kemajuan di papan Kanban. Menggunakan Jira untuk tujuan ini membutuhkan penyiapan dan kustomisasi manual yang signifikan. Ini bukan solusi HR khusus, tetapi bagi perusahaan yang sudah sangat bergantung pada ekosistem Atlassian.

Fitur utama Jira:

• Agile project management (scrum/kanban).
• Issue tracking dan tiket.
• Alur kerja kustomisasi tinggi.
• Integrasi dengan alat developer (misalnya, GitHub).
• Pelaporan dan dasbor real-time.

Baca juga: Apa itu HRMS, Fungsi, dan Contoh Kasusnya?

Mengapa Software Onboarding-Offboarding Penting bagi Perusahaan Modern?

Proses manual dalam mengelola karyawan baru dan yang akan keluar sering kali memakan waktu, rentan terhadap kesalahan, dan tidak konsisten. Software onboarding-offboarding hadir sebagai solusi strategis untuk mengubah tantangan ini menjadi peluang, dengan mengotomatiskan tugas-tugas repetitif dan memastikan setiap langkah dijalankan sesuai standar.

Implementasi teknologi ini meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko, dan memperbaiki pengalaman. Dengan alur kerja terstruktur, perusahaan memastikan kepatuhan, melindungi data, dan menciptakan kesan positif bagi talenta baru, mendukung kesuksesan bisnis.

Mengadopsi perangkat lunak khusus ini memungkinkan tim HR untuk beralih dari tugas-tugas administratif menjadi mitra strategis yang fokus pada pengembangan talenta dan budaya. Hal ini menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif di mana karyawan merasa didukung sejak hari pertama hingga hari terakhir mereka.

Fungsi Software Onboarding-Offboarding

Fungsi onboarding dan offboarding software adalah mengotomatisasi dan menstandarisasi proses orientasi karyawan baru dan pengelolaan kepergian karyawan. Dengan mengurangi tugas manual, software ini mempercepat integrasi, mengamankan aset dan data, serta mengumpulkan umpan balik untuk perbaikan berkelanjutan.

Berikut adalah fungsi dari software onboarding dan offboarding lainnya:

1. Fungsi Software Onboarding:

• Mempercepat adopsi dan produktivitas: Membantu karyawan baru untuk cepat menguasai peran dan alat kerja mereka, sehingga mengurangi kurva belajar dan meningkatkan kontribusi lebih awal.
• Mengurangi tingkat turnover karyawan: Dengan proses adaptasi yang lebih baik, karyawan baru merasa lebih dihargai dan terhubung dengan tujuan perusahaan, yang terbukti secara signifikan menurunkan tingkat turnover.
• Meningkatkan pengalaman karyawan baru: Memberikan pengalaman onboarding yang positif, terorganisir, dan terstruktur sejak hari pertama, membantu membangun fondasi hubungan yang kuat dengan perusahaan.
• Menjamin konsistensi dan kepatuhan (compliance): Software ini memastikan setiap karyawan baru melalui proses yang sama, menerima informasi seragam, dan melengkapi semua dokumen hukum yang diperlukan.

2. Fungsi Software Offboarding:

• Keamanan data dan aset: Memastikan seluruh akses sistem karyawan dinonaktifkan secara otomatis serta memastikan semua aset perusahaan (seperti laptop dan kartu akses) telah dikembalikan melalui proses exit clearance yang terdokumentasi dengan baik.
• Kepatuhan hukum (compliance): Membantu organisasi mematuhi peraturan terkait pengeluaran karyawan. Mengelola dokumentasi akhir dan menciptakan jejak audit digital untuk menghindari sengketa hukum.
• Efisiensi operasional: Mengotomatiskan tugas-tugas manual yang repetitif dalam proses pengunduran diri, membebaskan tim HR dan TI untuk fokus pada tugas strategis lainnya.
• Pengalaman karyawan yang positif: Memberikan proses keluar yang terstruktur dan transparan.
• Pengambilan keputusan berbasis data: Mengumpulkan wawasan berharga melalui survei keluar (exit interviews) yang terstruktur.

Fitur-fitur Kunci Software Onboarding-Offboarding

Software onboarding-offboarding menawarkan serangkaian fitur canggih seperti otomasi proses kerja, pengelolaan dokumen digital, dan pusat informasi terintegrasi. Fitur-fitur ini tidak hanya mengotomatiskan tugas-tugas administratif tetapi juga berfokus pada penciptaan pengalaman yang personal dan menarik.

Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai beberapa fitur yang harus menjadi pertimbangan utama bagi perusahaan saat memilih aplikasi kelola onboarding dan offboarding:

1. Fitur Kunci Onboarding

• Otomatisasi Alur Kerja (Workflow Automation): Menghilangkan proses manual dengan sistem yang secara otomatis menangani pembuatan akun email, pengaturan hak akses perangkat lunak, hingga distribusi welcome kit kepada karyawan baru.
• Manajemen Dokumen Digital: Mendukung administrasi tanpa kertas melalui formulir online, tanda tangan elektronik yang aman, serta pengunggahan dokumen identitas secara digital.
• Pusat Informasi Karyawan (New Hire Portal): Menyediakan satu platform bagi karyawan baru untuk memahami visi-misi perusahaan, struktur organisasi, dan pedoman kebijakan internal.
• LMS Terintegrasi & Kepatuhan: Modul pelatihan mandiri untuk membekali karyawan dengan pengetahuan regulasi dan orientasi kerja, dilengkapi dengan pelacakan progres secara real-time.
• Keamanan Biometrik: Menggunakan verifikasi identitas tingkat tinggi untuk memastikan keamanan data selama proses pendaftaran mandiri karyawan.

2. Fitur Kunci Offboarding

• Inventarisasi Aset Terintegrasi: Sistem pencatatan otomatis untuk memantau pengembalian inventaris perusahaan, mulai dari perangkat keras hingga kartu akses fisik.
• Terminasi Akses Sistem Seketika: Menjaga keamanan siber perusahaan dengan menonaktifkan seluruh izin akses akun dan basis data secara otomatis tepat saat masa kerja berakhir.
• Digital Resignation Workflow: Standardisasi pengajuan pengunduran diri melalui alur persetujuan digital yang transparan antara manajer dan departemen HR.
• Analisis Feedback (Exit Interview): Transformasi data kualitatif dari karyawan yang keluar menjadi wawasan strategis untuk menekan angka turnover melalui survei digital.
• Final Settlement Dashboard: Integrasi sistem payroll untuk penghitungan akurat terkait sisa cuti, uang penghargaan, serta kewajiban pajak akhir secara otomatis.

Tips Memilih Software Onboarding-Offboarding yang Tepat

Dengan begitu banyak pilihan yang tersedia, memilih software onboarding dan offboarding yang paling sesuai untuk organisasi Anda bisa menjadi tantangan. Keputusan ini harus didasarkan pada analisis yang cermat terhadap kebutuhan unik, skala operasi, dan tujuan strategis perusahaan Anda.

Berikut adalah panduan langkah-langkah untuk membantu Anda memilih software yang tepat:

1. Evaluasi Kebutuhan dan Masalah Saat Ini

Langkah pertama adalah melakukan audit internal terhadap proses onboarding dan offboarding Anda saat ini. Identifikasi masalah (pain points), inefisiensi, dan risiko. Apakah masalah utamanya adalah tugas manual yang memakan waktu, kurangnya konsistensi, atau celah keamanan saat karyawan keluar?

Libatkan pemangku kepentingan dari berbagai departemen HR, IT, manajer untuk mendapatkan gambaran yang lengkap. Buat daftar kebutuhan yang jelas berdasarkan evaluasi ini, bedakan antara fitur yang wajib dimiliki (must-have) dan yang baik untuk dimiliki (nice-to-have).

Dokumen ini akan menjadi panduan Anda dalam mengevaluasi berbagai vendor. Memahami masalah yang ingin Anda selesaikan akan mencegah Anda tergiur oleh fitur-fitur canggih yang mungkin tidak relevan dengan kebutuhan inti Anda.

2. Pertimbangkan Fitur dan Kemampuan Utama yang Dibutuhkan

Berdasarkan daftar kebutuhan Anda, evaluasi fitur yang ditawarkan oleh setiap vendor. Perhatikan kemampuan otomatisasi alur kerja, manajemen dokumen digital dengan e-signature, portal karyawan, dan kemampuan pelacakan kemajuan. Untuk offboarding, pastikan platform memiliki fitur manajemen akses (deprovisioning) yang kuat.

Pertimbangkan juga apakah Anda memerlukan fitur yang lebih canggih seperti personalisasi perjalanan onboarding atau analitik prediktif. Jangan hanya melihat daftar fitur, tetapi pertimbangkan juga seberapa mudah fitur tersebut dapat disesuaikan (customizable).

Setiap perusahaan memiliki proses yang unik, jadi platform yang kaku mungkin tidak cocok. Kemampuan untuk membuat template, alur kerja, dan daftar periksa yang berbeda untuk berbagai peran, departemen, atau lokasi adalah faktor kunci untuk skalabilitas jangka panjang. Hal ini juga harus selaras dengan keseluruhan program kerja HRD yang telah ditetapkan.

3. Pastikan Kemampuan Integrasi dengan Sistem HR Lainnya

Software onboarding-offboarding tidak beroperasi dalam ruang hampa. Kemampuannya untuk berintegrasi dengan sistem lain yang sudah Anda gunakan, seperti Applicant Tracking System (ATS), Human Resource Information System (HRIS), sistem penggajian, dan platform manajemen identitas (seperti Okta atau Azure AD) sangatlah penting.

Pastikan vendor menyediakan integrasi bawaan dan API untuk kebutuhan kustom. Integrasi yang lemah dapat menimbulkan masalah baru, jadi pilih platform yang mudah terhubung dengan sistem HR Anda secara menyeluruh.

4. Minta Demo Produk dan Baca Ulasan Pengguna

Setelah Anda mempersempit pilihan Anda menjadi beberapa vendor teratas, jadwalkan demo produk yang dipersonalisasi. Selama demo, minta vendor untuk menunjukkan bagaimana platform mereka dapat menyelesaikan masalah spesifik yang telah Anda identifikasi.

Jangan ragu untuk mengajukan pertanyaan mendalam tentang kasus penggunaan yang relevan dengan industri atau ukuran perusahaan Anda. Selain demo, lakukan riset independen dengan membaca ulasan pengguna di situs-situs seperti G2, Capterra, atau TrustRadius.

Ulasan ini memberikan wawasan yang jujur tentang pengalaman pengguna sehari-hari, kualitas dukungan pelanggan, dan kemudahan implementasi. Ini membantu Anda mendapatkan gambaran yang lebih seimbang di luar presentasi penjualan vendor.

5. Evaluasi Dukungan Vendor dan Layanan Pelanggan

Implementasi perangkat lunak baru adalah sebuah proses, dan Anda mungkin akan membutuhkan bantuan di sepanjang jalan. Evaluasi kualitas dukungan pelanggan yang ditawarkan oleh vendor. Apakah mereka menawarkan dukungan 24/7? Apa saja saluran dukungan yang tersedia (telepon, email, obrolan)?

Cari tahu tentang proses implementasi mereka dan apakah mereka menyediakan manajer sukses pelanggan (customer success manager) khusus. Biaya bukan satu-satunya faktor, kemitraan jangka panjang dengan vendor yang andal sangat berharga. Tanyakan tentang perjanjian tingkat layanan (SLA), pembaruan produk, dan peta jalan (roadmap) mereka untuk masa depan.

Kesimpulan