13 Rekomendasi Software Onboarding-Offboarding Terbaik

Key Takeaways

• Software onboarding-offboarding sangat penting bagi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional, keamanan data, serta pengalaman karyawan secara keseluruhan.
• Software onboarding dirancang untuk mengintegrasikan karyawan baru secara mulus hingga mempercepat adaptasi mereka terhadap budaya.
• Software offboarding dirancang untuk memastikan transisi yang aman, melindungi aset perusahaan, dan menjaga hubungan baik dengan mantan karyawan.
• 13 rekomendasi software onboarding-offboarding terbaik, mulai dari ScaleOcean, BambooHr, Deel, Workday, dan lain sebagainya
• Software HR ScaleOcean membantu mengotomatiskan seluruh siklus onboarding dan offboarding, meningkatkan efisiensi dan keamanan perusahaan Anda.

Coba Demo Gratis!

Mengapa Software Onboarding-Offboarding Penting bagi Perusahaan Modern?

Proses manual dalam mengelola karyawan baru dan yang akan keluar sering kali memakan waktu, rentan terhadap kesalahan, dan tidak konsisten. Software onboarding-offboarding hadir sebagai solusi strategis untuk mengubah tantangan ini menjadi peluang, dengan mengotomatiskan tugas-tugas repetitif dan memastikan setiap langkah dijalankan sesuai standar.

Implementasi teknologi ini akan meningkatkan efisiensi, minimalisir risiko dan peningkatan pengalaman. Dengan alur kerja yang terstruktur, perusahaan dapat memastikan kepatuhan terhadap regulasi, melindungi data sensitif saat karyawan keluar, dan memberikan kesan pertama yang positif bagi talenta baru. Transformasi digital di bidang SDM ini menggarisbawahi peran penting HR perusahaan dalam mendorong kesuksesan bisnis.

Mengadopsi perangkat lunak khusus ini memungkinkan tim HR untuk beralih dari tugas-tugas administratif menjadi mitra strategis yang fokus pada pengembangan talenta dan budaya. Hal ini menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif di mana karyawan merasa didukung sejak hari pertama hingga hari terakhir mereka.

Apa Itu Software Onboarding?

Onboarding software atau perangkat lunak orientasi karyawan adalah teknologi yang dirancang untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan proses integrasi karyawan baru ke dalam perusahaan. Ini melampaui sekadar orientasi hari pertama, mencakup serangkaian aktivitas terstruktur yang dimulai bahkan sebelum karyawan tersebut resmi bergabung.

Tujuannya adalah untuk memastikan transisi yang mulus dari kandidat menjadi anggota tim yang produktif dan terintegrasi sepenuhnya. Platform ini berfungsi sebagai pusat komando untuk semua tugas yang terkait dengan penerimaan karyawan baru. Mulai dari pengiriman dokumen digital untuk ditandatangani, penjadwalan sesi pelatihan, hingga pengenalan kepada tim dan manajer.

Dengan menggunakan HR onboarding software, perusahaan dapat menciptakan pengalaman yang konsisten dan menarik bagi setiap karyawan baru. Secara esensial, software ini adalah jembatan yang menghubungkan akhir dari proses rekrutmen perusahaan dengan awal perjalanan produktif seorang karyawan. Daripada membiarkan karyawan baru merasa kebingungan, platform ini menyediakan peta jalan yang jelas.

Baca juga: Onboarding Karyawan: Arti, Manfaat, dan Strateginya

Tujuan Utama Software Onboarding

Fitur-fitur Kunci Software Onboarding

Software onboarding modern menawarkan serangkaian fitur canggih yang dirancang untuk mengatasi berbagai tantangan dalam proses orientasi karyawan. Fitur-fitur ini tidak hanya mengotomatiskan tugas-tugas administratif tetapi juga berfokus pada penciptaan pengalaman yang personal dan menarik.

Berikut adalah beberapa fitur kunci yang harus menjadi pertimbangan utama bagi perusahaan saat memilih aplikasi kelola onboarding dan offboarding:

1. Otomatisasi Alur Kerja

Fitur otomatisasi alur kerja (workflow automation) adalah jantung dari setiap software onboarding yang efektif. Kemampuan ini memungkinkan tim HR untuk merancang serangkaian tugas dan notifikasi otomatis yang dipicu oleh peristiwa tertentu, seperti penerimaan tawaran kerja. Misalnya, sistem dapat secara otomatis mengirimkan email selamat datang dan menjadwalkan sesi orientasi tanpa intervensi manual.

Otomatisasi ini memastikan konsistensi dan ketepatan waktu dalam setiap langkah proses onboarding. Tidak ada lagi tugas yang terlewat atau penundaan yang tidak perlu, karena sistem secara proaktif mengingatkan semua pihak yang terlibat tentang tanggung jawab mereka. Hal ini membebaskan tim HR dari pekerjaan administratif repetitif, memungkinkan mereka untuk fokus pada aspek yang lebih strategis.

2. Manajemen Dokumen

Manajemen dokumen secara digital adalah fitur krusial yang menyederhanakan pengumpulan dan penyimpanan semua dokumen penting karyawan. Platform ini menyediakan portal aman bagi karyawan baru untuk mengunggah dokumen seperti KTP, NPWP, dan ijazah, serta menandatangani kontrak kerja secara elektronik (e-signature).

Semua dokumen ini kemudian disimpan dalam profil karyawan yang terpusat dan mudah diakses oleh pihak yang berwenang. Dengan fitur ini, perusahaan dapat menghilangkan ketergantungan pada dokumen fisik yang rentan hilang atau rusak, sekaligus meningkatkan keamanan data. Proses verifikasi dokumen juga menjadi lebih cepat dan efisien.

3. Akses Informasi Terpusat

Software onboarding menyediakan portal atau dasbor terpusat bagi karyawan baru untuk mengakses semua informasi yang mereka butuhkan. Portal ini biasanya berisi panduan perusahaan, video sambutan dari CEO, informasi kontak penting, dan materi pelatihan awal. Dengan menyediakan satu sumber informasi yang terpercaya, perusahaan dapat mengurangi kebingungan dan kecemasan yang sering dialami karyawan baru.

Pusat informasi ini memberdayakan karyawan baru untuk belajar secara mandiri sesuai dengan kecepatan mereka sendiri. Mereka dapat meninjau kembali materi kapan pun diperlukan, yang membantu memperkuat pemahaman tentang budaya, kebijakan, dan prosedur perusahaan. Hal ini menciptakan pengalaman yang lebih konsisten dan profesional bagi semua karyawan, terlepas dari lokasi atau departemen mereka.

4. Pelacakan Kemajuan

Melacak kemajuan onboarding secara real-time sangat penting bagi perusahaan. Software ini menyediakan dasbor analitik yang menunjukkan status penyelesaian tugas untuk setiap karyawan baru, seperti penandatanganan dokumen, penyelesaian modul pelatihan, atau pertemuan dengan tim. Dasbor ini memberikan visibilitas penuh terhadap keseluruhan proses dan memungkinkan identifikasi dini terhadap potensi hambatan.

Fitur pelacakan ini memungkinkan perusahaan untuk memantau perkembangan anggota tim baru mereka secara proaktif dan memberikan dukungan yang diperlukan. Jika seorang karyawan tertinggal dalam menyelesaikan tugas tertentu, sistem dapat mengirimkan pengingat otomatis atau manajer dapat melakukan intervensi langsung.

5. Pengaturan Akses TI Otomatis

Integrasi dengan sistem TI adalah fitur canggih yang secara signifikan meningkatkan efisiensi dan keamanan. Setelah seorang karyawan baru dimasukkan ke dalam sistem HR, software onboarding dapat secara otomatis memicu pembuatan akun di berbagai aplikasi perusahaan, seperti email, slack, atau sistem manajemen proyek. Proses ini dikenal sebagai user provisioning.

Otomatisasi ini memastikan karyawan baru memiliki akses ke semua alat yang mereka butuhkan sejak hari pertama, tanpa penundaan. Hal ini menghilangkan kebutuhan tim TI untuk membuat setiap akun secara manual, mengurangi beban kerja mereka dan meminimalkan risiko kesalahan manusia. Menjamin setiap karyawan menerima tingkat akses yang sesuai dengan peran mereka, memperkuat postur keamanan perusahaan.

Apa Itu Software Offboarding?

Offboarding software atau employee offboarding software adalah platform yang dirancang untuk mengelola semua aspek dari proses keluarnya karyawan secara sistematis dan aman. Software ini memastikan bahwa setiap langkah, mulai dari pengunduran diri hingga hari terakhir karyawan, ditangani secara konsisten dan profesional.

Platform ini mengotomatiskan serangkaian tugas yang kompleks, seperti menonaktifkan akses ke sistem, mengelola pengembalian aset perusahaan, memproses pembayaran akhir, dan melakukan wawancara keluar (exit interview). Dengan alur kerja yang terstruktur, software offboarding membantu memastikan tidak ada detail penting yang terlewat ketika resignnya seorang karyawan.

Tujuan Utama Software Offboarding

Fungsi-fungsi Kunci Software Offboarding

Sama seperti onboarding, proses offboarding yang efektif didukung oleh serangkaian fungsi kunci dalam sebuah platform perangkat lunak. Fungsi-fungsi ini dirancang untuk memastikan proses perpisahan berjalan dengan aman, efisien, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Berikut adalah beberapa fungsi esensial yang ditawarkan oleh software offboarding modern:

1. Otomatisasi Tugas

Otomatisasi tugas adalah fungsi inti yang mengubah proses offboarding dari serangkaian tindakan manual menjadi alur kerja yang terkoordinasi dan otomatis. Ketika status seorang karyawan diubah menjadi mengundurkan diri, sistem secara otomatis membuat dan menugaskan serangkaian tugas kepada departemen terkait.

Fungsi ini menjamin bahwa setiap langkah penting dieksekusi tanpa kegagalan. Dengan daftar periksa digital yang dapat disesuaikan, perusahaan dapat membuat alur kerja yang berbeda untuk berbagai jenis pemutusan hubungan kerja (misalnya, pengunduran diri vs. pensiun). Otomatisasi ini secara drastis mengurangi risiko kelalaian manusia dan memastikan proses yang konsisten di seluruh organisasi.

2. Manajemen Akses

Manajemen akses atau deprovisioning adalah fungsi keamanan yang terintegrasi dengan sistem direktori perusahaan (seperti Active Directory atau Okta) untuk secara otomatis mencabut akses karyawan ke semua aplikasi, basis data, dan jaringan pada hari terakhir mereka bekerja. Proses ini dapat dijadwalkan sebelumnya untuk memastikan pencabutan akses terjadi tepat waktu.

Dengan mengotomatiskan pencabutan akses, perusahaan dapat mencegah mantan karyawan mengakses data sensitif, yang merupakan risiko keamanan yang signifikan. Fungsi ini menghilangkan ketergantungan pada proses manual yang lambat dan rawan kesalahan. Ini adalah lapisan pertahanan penting untuk melindungi kekayaan intelektual dan data pelanggan perusahaan.

3. Manajemen Aset

Melacak dan memastikan pengembalian semua aset perusahaan adalah tantangan umum dalam proses offboarding. Fungsi manajemen aset menyediakan inventaris digital dari semua perangkat keras (laptop, ponsel) dan perangkat lunak yang ditugaskan kepada seorang karyawan. Selama proses offboarding, sistem secara otomatis membuat tugas bagi karyawan dan manajer mereka untuk mengembalikan aset-aset ini.

Fitur ini memberikan visibilitas penuh atas status pengembalian aset dan mengurangi kerugian finansial akibat aset yang hilang atau tidak dikembalikan. Sistem dapat melacak setiap item hingga dikonfirmasi kembali ke inventaris perusahaan. Ini juga memastikan bahwa lisensi perangkat lunak dapat dialokasikan kembali, mengoptimalkan pengeluaran TI.

4. Pemrosesan Dokumen

Proses offboarding melibatkan berbagai dokumen penting, mulai dari surat pengunduran diri, perjanjian kerahasiaan, hingga dokumen penyelesaian akhir (final settlement). Software offboarding memfasilitasi pembuatan, pengiriman, dan penandatanganan semua dokumen ini secara digital. Karyawan dapat meninjau dan menandatangani dokumen secara elektronik, dan semua catatan disimpan dengan aman di sistem.

Digitalisasi ini mempercepat proses administrasi secara signifikan dan menciptakan jejak audit yang jelas. Tim HR tidak perlu lagi mengejar tanda tangan fisik atau mengelola tumpukan kertas. Ini memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan memberikan pengalaman yang lebih profesional bagi karyawan yang akan pergi.

5. Analitik dan Pelaporan

Mengumpulkan dan menganalisis data dari karyawan yang pergi adalah praktik strategis untuk perbaikan berkelanjutan. Software ini sering kali menyertakan alat untuk melakukan exit interview atau survei secara digital, mengumpulkan umpan balik tentang alasan pengunduran diri, kepuasan kerja, dan budaya perusahaan. Data ini kemudian diagregasi ke dalam dasbor analitik.

Laporan ini memberikan wawasan berharga bagi para pemimpin untuk mengidentifikasi tren dan area masalah dalam organisasi. Misalnya, jika banyak karyawan dari departemen tertentu menyebutkan manajer yang sama sebagai alasan mereka pergi, ini dapat menjadi dasar untuk intervensi atau pelatihan kepemimpinan. Analitik ini mengubah offboarding dari proses transaksional menjadi sumber intelijen bisnis yang strategis.

Manfaat Strategis Menggunakan Software Onboarding-Offboarding Terintegrasi

Mengadopsi platform terintegrasi yang mengelola seluruh siklus hidup karyawan, dari awal hingga akhir, memberikan manfaat strategis yang jauh melampaui efisiensi operasional. Pendekatan holistik ini menciptakan sinergi antara proses onboarding dan offboarding, menghasilkan data yang lebih kaya dan pengalaman yang lebih kohesif.

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan software onboarding-offboarding:

1. Platform Terpusat dan Efisien

Platform terintegrasi menyediakan satu sumber kebenaran (single source of truth) untuk semua data karyawan. Informasi yang dikumpulkan selama proses onboarding, seperti data pribadi dan dokumen, secara otomatis tersedia untuk proses offboarding. Hal ini menghilangkan kebutuhan untuk memasukkan data berulang kali di sistem yang berbeda, mengurangi kesalahan, dan menghemat waktu tim HR secara signifikan.

Dengan semua alur kerja, tugas, dan dokumen berada di satu tempat, kolaborasi antar departemen menjadi lebih lancar. Tim HR, IT, dan manajer dapat dengan mudah melihat status setiap proses dan bertindak berdasarkan informasi yang sama. Efisiensi ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola transisi karyawan dalam skala besar dengan mudah dan konsisten.

2. Keamanan dan Kepatuhan yang Ditingkatkan

Keamanan data adalah prioritas utama bagi setiap perusahaan. Platform terintegrasi memperkuat postur keamanan dengan mengotomatiskan proses provisioning (pemberian akses) saat onboarding dan deprovisioning (pencabutan akses) saat offboarding. Proses otomatis ini memastikan bahwa akses diberikan dan dicabut tepat waktu, meminimalkan jendela kerentanan keamanan secara drastis.

Dari perspektif kepatuhan, sistem terpusat memastikan bahwa semua proses didokumentasikan dengan baik dan mengikuti standar perusahaan serta peraturan hukum yang berlaku. Jejak audit digital yang lengkap untuk setiap karyawan mempermudah pembuktian kepatuhan selama audit internal atau eksternal. Platform seperti ini seringkali menjadi bagian dari sebuah talent management system yang lebih luas.

3. Pengalaman Karyawan yang Unggul

Pengalaman karyawan (employee experience) tidak hanya terjadi selama mereka aktif bekerja, tetapi juga dimulai dari proses rekrutmen dan berlanjut hingga setelah mereka pergi. Onboarding yang terstruktur membuat karyawan baru merasa diterima dan dihargai, sementara offboarding yang terhormat meninggalkan kesan terakhir yang positif.

Karyawan yang memiliki pengalaman offboarding yang baik lebih mungkin untuk merekomendasikan perusahaan kepada orang lain dan bahkan kembali di masa depan (boomerang employees). Dengan menunjukkan profesionalisme di seluruh siklus hidup karyawan, perusahaan membangun citra merek sebagai tempat kerja yang hebat.

13 Rekomendasi Software Onboarding-Offboarding Terbaik

Memilih onboarding and offboarding software yang tepat adalah keputusan strategis yang dapat membentuk efisiensi operasional dan budaya perusahaan Anda. Pasar saat ini menawarkan berbagai solusi, masing-masing dengan kekuatan dan fokus yang berbeda.

Berikut adalah tinjauan dari 13 rekomendasi software onboarding-offboarding yang dapat menjadi pertimbangan bagi perusahaan:

1. Aplikasi Kelola Onboarding dan Offboarding ScaleOcean

Software HR ScaleOcean dirancang sebagai solusi terintegrasi yang dapat membantu kompleksitas manajemen siklus hidup karyawan. Software ini menangani onboarding dan offboarding secara terpisah dan menyatukannya, memberikan visibilitas penuh atas perjalanan setiap karyawan. ScaleOcean secara fundamental meningkatkan efisiensi dengan mengotomatiskan setiap tugas administratif yang memakan waktu.

Ini mencakup segala hal, mulai dari pengiriman dan penandatanganan dokumen digital hingga penjadwalan orientasi. Lebih krusial lagi adalah aspek keamanan saat offboarding, fitur deprovisioning kami yang kuat memastikan pencabutan semua akses sistem (email, database, dsb.) dilakukan secara otomatis dan real-time, secara signifikan memitigasi risiko kebocoran data.

Lebih dari sekadar alat, ScaleOcean adalah mitra strategis yang dapat membantu Anda menciptakan pengalaman karyawan yang unggul, meningkatkan retensi, dan membangun citra perusahaan yang kuat dari awal hingga akhir. Dengan mengubah tugas administrasi menjadi alur kerja yang efisien. Jadwalkan demo gratis sekarang dan lihat bagaimana software ini akan membantu bisnis Anda.

Fitur utama ScaleOcean:

• Solusi custom dan fleksibel: Menawarkan konfigurasi sistem yang sangat spesifik dan dapat disesuaikan sesuai kebutuhan unik setiap industri dan bisnis.
• Unlimited user dan tanpa hidden cost: Model penetapan harga yang transparan dengan tanpa biaya tambahan untuk jumlah pengguna, memungkinkan bisnis berkembang tanpa khawatir biaya tersembunyi.
• Dukungan AI lanjutan: Memanfaatkan dukungan AI untuk analisis dan prediksi kebutuhan HR, membantu bisnis dalam perencanaan strategis dan pengambilan keputusan.
• Pendampingan implementasi optimal: Menyediakan pendampingan intensif untuk kesuksesan implementasi dan dukungan teknis yang responsif (after sales), memastikan adopsi sistem berjalan mulus.
• Skalabilitas dan ROI cepat: Sistem yang fleksibel dan scalable, dirancang untuk memastikan ROI (Return on Investment) lebih cepat tercapai.

2. Onboarding Offboarding Software BambooHR

BambooHR adalah Human Resource Information System (HRIS) yang sangat populer di kalangan usaha kecil dan menengah (UKM). Platform ini menawarkan modul onboarding dan offboarding yang kuat, dengan fokus pada kemudahan penggunaan dan pengalaman pengguna yang ramah.

Fitur utamanya mencakup daftar periksa yang dapat disesuaikan, paket selamat datang digital, dan otomatisasi tugas antar departemen. Kekuatan BambooHR terletak pada kemampuannya untuk menyentralisasikan data karyawan dalam satu platform yang mudah dinavigasi.

Fitur utama BambooHr:

• Applicant Tracking System (ATS).
• Onboarding dan offboarding terstruktur.
• Manajemen time off.
• Employee self-service (ESS).
• Laporan dan analitik HR.

3. Onboarding and Offboarding Software Deel

Deel adalah platform untuk mengelola kontraktor dan karyawan internasional, tetapi telah berkembang menjadi solusi HR global yang komprehensif. Modul onboarding mereka sangat kuat untuk tim yang terdistribusi secara global, menangani kepatuhan hukum di berbagai negara, kontrak kerja lokal, dan penggajian.

Proses offboarding mereka juga disesuaikan dengan peraturan lokal yang kompleks. Deel adalah pilihan ideal bagi perusahaan dengan tenaga kerja global atau yang berencana untuk berekspansi secara internasional. Platform ini menyederhanakan kompleksitas perekrutan lintas batas, memastikan kepatuhan di setiap lokasi.

Fitur utama Deel:

• Global payroll dan compliance.
• Manajemen kontraktor internasional.
• EOR (Employer of Record).
• Pembayaran dalam berbagai mata uang.
• Otomatisasi dokumen hukum global.

4. Workday

Workday adalah platform Human Capital Management (HCM) kelas enterprise yang digunakan oleh banyak perusahaan terbesar di dunia. Modul onboarding dan offboarding-nya sangat canggih, terintegrasi secara mendalam dengan fungsi HR lainnya seperti rekrutmen, penggajian, dan manajemen talenta. Workday memungkinkan pembuatan perjalanan onboarding yang sangat personal dan berbasis peran.

Solusi ini dirancang untuk organisasi besar dengan proses HR yang kompleks dan kebutuhan analitik yang mendalam. Kemampuan pelaporan dan analitik Workday memberikan wawasan strategis tentang efektivitas proses transisi karyawan. Namun, implementasinya bisa menjadi kompleks dan memerlukan sumber daya yang signifikan.

Fitur utama Workday:

• Manajemen talenta dan kinerja.
• Financial management terintegrasi.
• HCM (Human Capital Management).
• Analitik prediktif.
• Manajemen payroll global.

5. Aplikasi Kelola Onboarding dan Offboarding Rippling

Rippling menonjol dengan pendekatannya yang berpusat pada integrasi TI. Platform ini tidak hanya mengelola aspek HR dari onboarding dan offboarding tetapi juga secara otomatis mengelola akun aplikasi, perangkat, dan email karyawan. Saat seorang karyawan baru bergabung, Rippling dapat secara otomatis memesan laptop dan membuat akun di puluhan aplikasi.

Saat offboarding, Rippling dapat menonaktifkan semua akses dan bahkan menghapus data perusahaan dari perangkat pribadi dengan satu klik. Pendekatan ini menyatukan HR dan IT secara mulus, menjadikannya pilihan bagi perusahaan yang mengutamakan teknologi dan keamanan.

Fitur utama Rippling:

• Otomatisasi perangkat keras dan akun.
• Manajemen payroll dan benefits.
• Onboarding otomatis (akses software dan hardware).
• Learning Management System (LMS).
• Compliance dan lisensi global.

6. Onboarding and Offboarding Software Darwinbox

Darwinbox adalah platform HCM berbasis cloud yang berkembang pesat, terutama di pasar Asia. Platform ini menawarkan rangkaian lengkap dari rekrutmen hingga pensiun (hire-to-retire), dengan modul onboarding dan offboarding yang terintegrasi.

Salah satu kekuatannya adalah antarmuka yang ramah seluler (mobile-first), memungkinkan karyawan dan manajer menyelesaikan tugas dari mana saja. Platform ini sangat dapat dikonfigurasi dan dapat disesuaikan dengan alur kerja yang kompleks dari perusahaan besar.

Fitur utama Darwinbox:

• Core HR dan payroll (mobile-first).
• Manajemen kinerja (OKR/KPI).
• Recruitment (ATS).
• Engagement dan komunikasi internal.
• Touchless attendance.

Menurut research.com, berikut adalah kelebihan dan kekurangan yang dimiliki oleh Darwinbox:

7. SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors adalah salah satu pemimpin pasar dalam perangkat lunak HCM, melayani perusahaan besar dan multinasional. Modul onboarding 2.0 mereka menawarkan pengalaman yang kaya dan menarik, termasuk fitur seperti portal untuk karyawan baru, penugasan buddy atau mentor, dan integrasi yang mendalam dengan tujuan dan manajemen kinerja.

Proses offboarding mereka juga sangat komprehensif. Kekuatan SAP SuccessFactors terletak pada skalabilitas dan kemampuannya untuk menangani proses global yang kompleks. Platform ini menyediakan alat analitik yang kuat untuk mengukur dampak onboarding terhadap retensi dan kinerja. Seperti solusi enterprise lainnya, implementasinya memerlukan perencanaan dan investasi yang cermat.

Fitur utama SAP SuccessFactors:

• Manajemen pembelajaran (LMS).
• Perencanaan dan analitik tenaga kerja.
• Core HR dan payroll.
• Performance dan goal management.
• Kompensasi dan succession planning.

8. Onboarding Offboarding Software HiBob

HiBob adalah platform HR yang dirancang untuk perusahaan modern dan berorientasi pada budaya. Platform ini menempatkan pengalaman karyawan di pusatnya, dengan fitur onboarding yang berfokus pada koneksi sosial dan integrasi budaya. Fitur seperti club view dan shoutouts membantu karyawan baru merasa menjadi bagian dari komunitas sejak hari pertama.

HiBob sangat baik dalam menciptakan proses onboarding yang lebih manusiawi dan tidak terlalu transaksional. Proses offboarding-nya juga mencakup alur kerja yang terstruktur dan survei untuk mengumpulkan umpan balik.

Fitur utama HiBob:

• Engagement dan survey.
• Core HRIS dan payroll terintegrasi.
• Manajemen time off dan absensi.
• Social communication tools (misalnya, Shoutouts).
• Onboarding dan offboarding yang fun.

9. Zoho People

Zoho People adalah bagian dari ekosistem perangkat lunak bisnis Zoho yang luas. Sebagai platform HR, ia menawarkan modul onboarding dan offboarding yang solid dengan harga yang sangat kompetitif, menjadikannya pilihan populer untuk UKM. Pengguna dapat membuat alur kerja kustom untuk berbagai peran dan departemen.

Keuntungan utama Zoho People adalah integrasinya yang mulus dengan produk Zoho lainnya, seperti Zoho CRM dan Zoho Projects. Jika perusahaan Anda sudah menggunakan ekosistem Zoho, menambahkan Zoho People dapat menciptakan alur kerja yang sangat efisien.

Fitur utama Zoho People:

• Time and attendance management.
• Learning Management System (LMS).
• Performance management.
• Case management.
• Onboarding yang dapat disesuaikan.

10. Onboarding and Offboarding Software Gusto

Gusto terkenal sebagai platform penggajian, tunjangan, dan HR yang dirancang khusus untuk bisnis kecil di Amerika Serikat. Meskipun fokus utamanya adalah penggajian, ia menawarkan fitur onboarding yang kuat yang menyederhanakan pengumpulan dokumen dan pendaftaran tunjangan untuk karyawan baru.

Daftar periksa onboarding mereka mudah digunakan dan mencakup tugas-tugas penting. Offboarding di Gusto juga terintegrasi dengan penggajian, memastikan perhitungan pembayaran akhir yang akurat. Meskipun mungkin tidak sekomprehensif platform HCM yang lebih besar, Gusto unggul dalam menyederhanakan proses HR yang kompleks bagi pemilik bisnis kecil.

Fitur utama Gusto:

• Full-service payroll (otomatis).
• Compliance dan dokumen pajak.
• Time tracking dan absensi.
• Onboarding dan offboarding dasar.

11. Onboarding Offboarding Software Lattice

Lattice dikenal sebagai platform manajemen kinerja dan keterlibatan karyawan. Namun, mereka telah memperluas penawaran mereka untuk mencakup fitur onboarding yang terintegrasi dengan tujuan (goals) dan umpan balik. Lattice onboarding membantu manajer membuat rencana 30-60-90 hari yang jelas untuk karyawan baru dan menjadwalkan pertemuan check-in rutin.

Pendekatan ini menghubungkan onboarding secara langsung dengan kinerja dan pengembangan, yang merupakan pembeda utama. Meskipun tidak mengelola aspek administratif seperti penyediaan TI, ini adalah pelengkap untuk HRIS lain. Ini membantu memastikan bahwa karyawan baru tidak hanya diproses secara efisien tetapi juga diatur untuk sukses dalam peran mereka.

Fitur utama Lattice:

• Manajemen kinerja (performance reviews).
• Goal & OKR tracking.
• Employee engagement survey.
• Umpan balik berkelanjutan.
• Development plans (rencana pengembangan).

12. Onboarding and Offboarding Software Personio

Personio adalah platform HR all-in-one yang populer di Eropa, yang melayani perusahaan kecil dan menengah. Solusi ini mencakup seluruh siklus hidup karyawan, dengan modul onboarding dan offboarding yang terintegrasi.

Personio mengotomatiskan tugas-tugas administratif dan memungkinkan pembuatan template untuk berbagai peran atau lokasi. Personio menonjol karena fokusnya pada kepatuhan terhadap peraturan Eropa, seperti GDPR.

Fitur utama Personio:

• Recruiting (ATS terintegrasi).
• Core HR dan people analytics.
• Payroll pra-proses.
• Manajemen time off dan absensi.
• Performance management dan feedback.

13. Aplikasi Kelola Onboarding dan Offboarding Jira

Jira dikembangkan oleh Atlassian, secara tradisional dikenal sebagai alat manajemen proyek untuk tim pengembangan perangkat lunak. Namun, karena fleksibilitasnya yang tinggi, banyak perusahaan, terutama di sektor teknologi, mengadaptasi Jira untuk mengelola proses HR seperti onboarding dan offboarding.

Tim dapat membuat alur kerja kustom, menugaskan tiket untuk setiap tugas dan melacak kemajuan di papan Kanban. Menggunakan Jira untuk tujuan ini membutuhkan penyiapan dan kustomisasi manual yang signifikan. Ini bukan solusi HR khusus, tetapi bagi perusahaan yang sudah sangat bergantung pada ekosistem Atlassian.

Fitur utama Jira:

• Agile project management (scrum/kanban).
• Issue tracking dan tiket.
• Alur kerja kustomisasi tinggi.
• Integrasi dengan alat developer (misalnya, GitHub).
• Pelaporan dan dasbor real-time.

Panduan Memilih Software Onboarding-Offboarding yang Tepat

Dengan begitu banyak pilihan yang tersedia, memilih software onboarding dan offboarding yang paling sesuai untuk organisasi Anda bisa menjadi tantangan. Keputusan ini harus didasarkan pada analisis yang cermat terhadap kebutuhan unik, skala operasi, dan tujuan strategis perusahaan Anda.

Berikut adalah panduan langkah-langkah untuk membantu Anda menavigasi proses memilih software yang tepat:

1. Evaluasi Kebutuhan dan Masalah Saat Ini

Langkah pertama adalah melakukan audit internal terhadap proses onboarding dan offboarding Anda saat ini. Identifikasi masalah (pain points), inefisiensi, dan risiko. Apakah masalah utamanya adalah tugas manual yang memakan waktu, kurangnya konsistensi, atau celah keamanan saat karyawan keluar? Libatkan pemangku kepentingan dari berbagai departemen HR, IT, manajer untuk mendapatkan gambaran yang lengkap.

Buat daftar kebutuhan yang jelas berdasarkan evaluasi ini, bedakan antara fitur yang wajib dimiliki (must-have) dan yang baik untuk dimiliki (nice-to-have). Dokumen ini akan menjadi panduan Anda dalam mengevaluasi berbagai vendor. Memahami masalah yang ingin Anda selesaikan akan mencegah Anda tergiur oleh fitur-fitur canggih yang mungkin tidak relevan dengan kebutuhan inti Anda.

2. Pertimbangkan Fitur dan Kemampuan Utama yang Dibutuhkan

Berdasarkan daftar kebutuhan Anda, evaluasi fitur yang ditawarkan oleh setiap vendor. Perhatikan kemampuan otomatisasi alur kerja, manajemen dokumen digital dengan e-signature, portal karyawan, dan kemampuan pelacakan kemajuan. Untuk offboarding, pastikan platform memiliki fitur manajemen akses (deprovisioning) yang kuat.

Pertimbangkan juga apakah Anda memerlukan fitur yang lebih canggih seperti personalisasi perjalanan onboarding atau analitik prediktif. Jangan hanya melihat daftar fitur, tetapi pertimbangkan juga seberapa mudah fitur tersebut dapat disesuaikan (customizable).

Setiap perusahaan memiliki proses yang unik, jadi platform yang kaku mungkin tidak cocok. Kemampuan untuk membuat template, alur kerja, dan daftar periksa yang berbeda untuk berbagai peran, departemen, atau lokasi adalah faktor kunci untuk skalabilitas jangka panjang. Hal ini juga harus selaras dengan keseluruhan program kerja HRD yang telah ditetapkan.

3. Pastikan Kemampuan Integrasi dengan Sistem HR Lainnya

Software onboarding-offboarding tidak beroperasi dalam ruang hampa. Kemampuannya untuk berintegrasi dengan sistem lain yang sudah Anda gunakan, seperti Applicant Tracking System (ATS), Human Resource Information System (HRIS), sistem penggajian, dan platform manajemen identitas (seperti Okta atau Azure AD) sangatlah penting.

Mintalah daftar integrasi bawaan (native integrations) dari setiap vendor dan tanyakan tentang ketersediaan API (Application Programming Interface) untuk integrasi kustom. Integrasi yang buruk dapat menciptakan lebih banyak masalah daripada yang diselesaikan oleh perangkat lunak baru. Pastikan platform pilihan Anda dapat menjadi bagian dari ekosistem teknologi HR Anda yang kohesif.

4. Minta Demo Produk dan Baca Ulasan Pengguna

Setelah Anda mempersempit pilihan Anda menjadi beberapa vendor teratas, jadwalkan demo produk yang dipersonalisasi. Selama demo, minta vendor untuk menunjukkan bagaimana platform mereka dapat menyelesaikan masalah spesifik yang telah Anda identifikasi. Jangan ragu untuk mengajukan pertanyaan mendalam tentang kasus penggunaan yang relevan dengan industri atau ukuran perusahaan Anda.

Selain demo, lakukan riset independen dengan membaca ulasan pengguna di situs-situs seperti G2, Capterra, atau TrustRadius. Ulasan ini memberikan wawasan yang jujur tentang pengalaman pengguna sehari-hari, kualitas dukungan pelanggan, dan kemudahan implementasi. Ini membantu Anda mendapatkan gambaran yang lebih seimbang di luar presentasi penjualan vendor.

5. Evaluasi Dukungan Vendor dan Layanan Pelanggan

Implementasi perangkat lunak baru adalah sebuah proses, dan Anda mungkin akan membutuhkan bantuan di sepanjang jalan. Evaluasi kualitas dukungan pelanggan yang ditawarkan oleh vendor. Apakah mereka menawarkan dukungan 24/7? Apa saja saluran dukungan yang tersedia (telepon, email, obrolan)?

Cari tahu tentang proses implementasi mereka dan apakah mereka menyediakan manajer sukses pelanggan (customer success manager) khusus. Biaya bukan satu-satunya faktor; kemitraan jangka panjang dengan vendor yang andal sangat berharga. Tanyakan tentang perjanjian tingkat layanan (SLA), pembaruan produk, dan peta jalan (roadmap) mereka untuk masa depan.

Tren Masa Depan dalam Software Onboarding-Offboarding

Lanskap teknologi HR terus berkembang, didorong oleh kemajuan teknologi dan perubahan ekspektasi karyawan. Software onboarding dan offboarding tidak terkecuali, dengan beberapa tren menarik yang akan membentuk masa depan platform ini. Memahami tren ini dapat membantu para pemimpin membuat keputusan yang lebih berwawasan ke depan.

Berikut beberapa tren masa depan dalam software onboarding-offboarding:

1. Peran AI dan Analitik Prediktif

Kecerdasan buatan (AI) siap merevolusi cara perusahaan mengelola transisi karyawan. Di masa depan, AI akan digunakan untuk mempersonalisasi pengalaman onboarding secara dinamis. Misalnya, sistem dapat merekomendasikan konten pelatihan, sumber daya, atau bahkan rekan kerja untuk dihubungi berdasarkan peran, keterampilan, dan latar belakang karyawan baru.

Selain itu, analitik prediktif akan memainkan peran yang lebih besar. Dengan menganalisis data dari exit interview dan pola keterlibatan, sistem dapat mengidentifikasi karyawan yang berisiko mengundurkan diri sebelum mereka membuat keputusan. Hal ini memungkinkan manajer dan HR untuk melakukan intervensi proaktif, meningkatkan upaya retensi, dan mengurangi tingkat perputaran karyawan.

2. Gamifikasi untuk Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

Gamifikasi atau penerapan elemen-elemen permainan dalam konteks non-permainan, menjadi tren yang semakin populer untuk meningkatkan keterlibatan. Dalam onboarding, ini bisa berarti memberikan lencana (badges) atau poin saat karyawan baru menyelesaikan tugas atau modul pelatihan. Papan peringkat (leaderboards) dapat mendorong kompetisi yang sehat di antara kelompok karyawan baru.

Teknik ini membuat proses yang kering dan administratif menjadi lebih menyenangkan dan interaktif. Dengan mengubah onboarding menjadi sebuah perjalanan yang menarik, perusahaan dapat meningkatkan penyerapan informasi dan memperkuat hubungan karyawan baru dengan budaya perusahaan. Pendekatan ini membantu mengubah karyawan baru menjadi anggota tim yang antusias dan terlibat sejak awal.

Kesimpulan