Apa itu HRMS, Fungsi, dan Contoh Kasusnya?

Bayangkan sebuah dunia di mana proses pengelolaan SDM berjalan mulus tanpa kendala, dari rekrutmen hingga evaluasi kinerja. Di era digital seperti sekarang, hal ini bukan lagi sekadar impian. Salah satu solusi terbaik yang bisa diandalkan adalah penggunaan HRMS (Human Resource Management System).

Demikian, artikel ini akan membahas secara mendalam tentang HRMS, fungsinya, keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan, serta berbagai studi kasus implementasi yang sukses. Mari melihat bagaimana HRMS dapat menjadi investasi jangka panjang yang meningkatkan kinerja dan produktivitas perusahaan Anda.

Key Takeaways

• HRMS adalah sistem perangkat lunak untuk mengelola SDM, termasuk rekrutmen, penggajian, absensi, dan kinerja untuk meningkatkan efisiensi operasional.
• Fungsi HRMS meliputi mengotomatiskan proses HR, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan efisiensi serta produktivitas karyawan dalam organisasi.
• ScaleOcean adalah solusi HRMS yang mengelola SDM untuk perusahaan dengan 2000+ karyawan, menyediakan sistem terintegrasi tanpa biaya tambahan untuk pengguna.

Coba Demo Gratis!

Pengertian HRMS

HRMS (Human Resources Management System) adalah sebuah perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan untuk mengotomatisasikan berbagai proses dalam pengelolaan SDM. Tujuannya adalah untuk menjadikan segala tugas administratif lebih sederhana dan mendukung pengambilan keputusan lebih baik.

Semakin berkembangnya teknologi, penerapan HRMS system kini menjadi kebutuhan penting bagi banyak perusahaan. Untuk organisasi dengan jumlah karyawan yang banyak, sistem ini mempermudah setiap aspek manajerial SDM. Human resource management system adalah solusi bagi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan tenaga kerja.

Fungsi Aplikasi Human Resource Management System

Aplikasi HRMS berfungsi untuk mempermudah proses manajerial terkait sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Dalam beberapa tahun terakhir, banyak perusahaan yang beralih menggunakan sistem ini untuk meningkatkan efisiensi operasional. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari aplikasi human resource management system:

1. Pengelolaan Rekrutmen dan Pencarian Talenta

Salah satu fungsi penting dari HRMS adalah untuk membantu perusahaan dalam proses rekrutmen. Dengan HRMS juga penggunaan software ATS, perusahaan dapat menyaring pelamar, memproses data mereka, dan menilai kualifikasi kandidat secara lebih efisien.

2. Pengelolaan Gaji dan Penggajian

Human resource management system juga membantu dalam pengelolaan penggajian. Sistem ini memastikan bahwa semua karyawan dibayar tepat waktu dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Modul software payroll dalam HRMS memungkinkan perhitungan gaji, mengelola tunjangan, pajak, dan potongan lainnya secara otomatis.

3. Mengelola Absensi dan Waktu Kerja

Manajemen absensi dan waktu kerja juga menjadi lebih mudah dengan aplikasi HRMS. Dengan sistem ini, perusahaan dapat memonitor kehadiran karyawan secara real time, menghindari pemalsuan absensi serta memudahkan perhitungan jam lembur dan cuti.

4. Evaluasi Kinerja dan Pengembangan SDM

HRMS memungkinkan evaluasi kinerja dilakukan secara objektif dan berbasis data. Sistem ini dapat mencatat dan menganalisis data terkait kinerja individu maupun tim, membantu perusahaan dalam pengembangan SDM yang lebih terstruktur.

Dengan memanfaatkan data yang terkumpul, manajer dapat merancang rencana pengembangan karyawan yang lebih tepat dan strategis, mendukung pengambilan keputusan yang lebih cerdas dalam manajemen human resource.

5. Membangun Lingkungan Kerja Produktif

Selain itu, HRMS juga mendukung employee engagement dengan memfasilitasi komunikasi yang lebih baik antara karyawan dan manajer. Melalui feedback yang lebih terstruktur dan pemantauan kinerja yang transparan, sistem ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif dan produktif.

Keuntungan Finansial yang Didapatkan dari Penggunaan Aplikasi HRM / Human Resource Management System

Penggunaan HRMS memberikan banyak keuntungan finansial bagi perusahaan, terutama dalam hal efisiensi dan pengurangan biaya. Salah satu keuntungan utama yang paling signifikan adalah penghematan waktu. Dalam banyak perusahaan, proses pengelolaan data karyawan, seperti absensi, gaji, dan rekrutmen.

Dengan menggunakan HRMS systems, banyak tugas administratif yang bisa diotomatisasi sehingga mempercepat berbagai proses. Hal ini tentunya membantu karyawan dan manajer untuk lebih fokus pada tugas yang lebih strategis dan meningkatkan produktivitas keseluruhan. Berikut adalah beberapa keuntungan utama yang dapat diperoleh:

1. Efisiensi Waktu Kerja Karyawan

Dengan adanya HRMS, banyak proses manual yang sebelumnya membutuhkan waktu lama dapat diotomatisasi. Pengelolaan data karyawan, absensi, hingga proses penggajian bisa dilakukan secara otomatis. Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas yang lebih strategis.

Fitur Employee Self Service (ESS) juga memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mengelola data pribadi mereka sendiri, seperti pengajuan cuti dan pengecekan gaji, tanpa intervensi HR. Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas yang lebih strategis.

2. Aplikasi HRM / Human Resource Management System Meminimalisasi Biaya Upah Tenaga Ahli

Aplikasi HRM juga memungkinkan perusahaan mengurangi ketergantungan pada tenaga ahli atau karyawan khusus untuk tugas tertentu. Misalnya, dalam pengelolaan gaji atau perhitungan absensi, HRMS bisa menggantikan peran tenaga ahli tersebut, sehingga perusahaan bisa mengurangi biaya tenaga kerja tambahan.

Dengan otomatisasi berbagai proses administratif, perusahaan dapat mengoptimalkan anggaran dan mengalokasikan sumber daya untuk inisiatif yang lebih strategis. HRM tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga membantu perusahaan untuk fokus pada pengembangan karyawan dan pencapaian tujuan jangka panjang.

3. Meningkatkan Efektivitas Kinerja HR

Dengan adanya HRMS, departemen HR bisa bekerja lebih efisien. Semua data dan informasi terkait karyawan tersedia dalam satu sistem terpusat, memudahkan tim HR dalam mengambil keputusan strategis. Hal ini tentu saja berkontribusi pada peningkatan kinerja organisasi secara keseluruhan.

4. Menyimpan Data Karyawan

HRMS memungkinkan perusahaan untuk menyimpan semua data karyawan dalam satu sistem terpusat. Hal ini mengurangi penggunaan file manual atau spreadsheet yang rawan kesalahan. Dengan data yang terorganisir, perusahaan dapat dengan mudah mengakses, memperbarui, dan menganalisis informasi karyawan secara lebih efisien.

5. Membantu dalam Pengambilan Keputusan

HRMS menyediakan data yang lebih akurat dan mudah diakses, membantu manajer dalam membuat keputusan berbasis data yang berkaitan dengan tenaga kerja. Sistem ini memungkinkan tim HR dan manajemen untuk menganalisis tren, kinerja, dan kebutuhan pelatihan karyawan secara real time.

Fitur-fitur Utama dalam HRMS

Fitur-fitur utama dalam HRMS memudahkan pengelolaan berbagai aspek SDM secara efisien, mulai dari database karyawan hingga pengelolaan gaji. Dengan integrasi sistem dan otomatisasi, HRMS meningkatkan akurasi dan mengurangi pekerjaan manual. Berikut penjelasan lebih lanjut beberapa fitur pada sistem HRMS:

1. Database Karyawan

Fitur ini memungkinkan penyimpanan data karyawan secara terpusat dan terorganisir. Semua informasi penting seperti data pribadi, riwayat pekerjaan, serta status kepegawaian dapat diakses dengan mudah oleh departemen HR. Sistem ini memastikan data selalu terupdate dan mudah diakses saat dibutuhkan.

2. Daftar Kehadiran

HRMS mempermudah pencatatan kehadiran karyawan dengan otomatisasi pengelolaan absensi dan cuti. Karyawan dapat mengajukan izin atau absensi melalui aplikasi, yang langsung tercatat dalam sistem. Hal ini mengurangi kesalahan manual dan memastikan akurasi dalam pelaporan waktu kerja.

3. Daftar Gaji (Payroll)

Sistem secara otomatis menghitung gaji karyawan berdasarkan data absensi, tunjangan, potongan, dan lainnya. Proses penggajian menjadi lebih efisien, mengurangi potensi kesalahan, serta memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu. Hal ini juga mendukung kepatuhan terhadap pajak dan regulasi tenaga kerja.

4. Manajemen dan Penilaian Kinerja

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk memantau dan menilai kinerja karyawan secara objektif. Dengan perangkat lunak berikut, perusahaan dapat menetapkan tujuan, memberikan umpan balik, serta menyusun laporan penilaian kinerja secara terstruktur.

Manajemen staff menjadi lebih mudah dengan sistem yang memungkinkan HR untuk memantau dan mengelola tugas karyawan secara efisien. Fitur ini memungkinkan pengelompokan karyawan berdasarkan peran, memastikan distribusi pekerjaan yang adil, dan memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap kapasitas dan kinerja individu.

5. Integrasi dengan Sistem Lain

HRMS dapat diintegrasikan dengan berbagai sistem lain seperti sistem keuangan, ERP, atau software lain yang digunakan perusahaan. Integrasi ini memastikan bahwa data antar sistem saling terhubung, mengurangi duplikasi pekerjaan, dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat serta berbasis data yang konsisten.

Baca juga: 23 Aplikasi Slip Gaji Terbaik bagi Perusahaan Tahun 2025

Studi Kasus Implementasi HRMS

Untuk memahami lebih dalam bagaimana HRMS dapat memberikan dampak nyata dalam operasional perusahaan, mari kita bahas beberapa studi kasus implementasi HRMS yang berhasil di berbagai industri. Studi kasus ini menunjukkan bagaimana teknologi mengubah proses pengelolaan SDM bisnis. Berikut adalah beberapa contoh implementasi HRMS:

1. Otomatisasi Rekrutmen: Memaksimalkan Proses Pencarian Talenta dengan Bantuan Teknologi AI

Salah satu fitur canggih yang ditawarkan oleh HRMS modern adalah integrasi teknologi AI dalam proses rekrutmen. Misalnya, perusahaan dapat menggunakan algoritma untuk menyaring pelamar berdasarkan kriteria tertentu, seperti pengalaman atau keterampilan yang relevan.

2. Penggajian Terpadu: Menjamin Presisi dan Kepatuhan Hukum melalui Sistem Otomatis

Proses penggajian yang akurat dan tepat waktu sangat penting bagi hubungan antara perusahaan dan karyawan. Dengan bantuan HRMS, perusahaan dapat memastikan bahwa penggajian dilakukan secara otomatis, dengan perhitungan yang tepat dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

3. Evaluasi Kinerja: Beralih dari Penilaian Subjektif ke Pendekatan Berbasis Data

Evaluasi kinerja yang berbasis data adalah salah satu manfaat utama dari menggunakan HRMS. Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengumpulkan data kinerja secara real-time dan menggunakan informasi tersebut untuk membuat keputusan yang lebih objektif dan transparan,

4. Pengelolaan Cuti dan Absensi: Mengganti Excel dengan Sistem Waktu Nyata

Sebelumnya, banyak perusahaan yang mengelola data cuti dan absensi menggunakan spreadsheet Excel, yang rawan kesalahan. Dengan HRMS, perusahaan kini bisa memantau data absensi secara real time, meminimalkan kesalahan penghitungan, dan memberikan laporan yang lebih akurat dalam waktu singkat.

5. Onboarding Digital: Mempercepat Proses Adaptasi Karyawan Baru

HRMS juga memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan proses onboarding karyawan baru. Dengan menggunakan sistem digital, perusahaan bisa memberikan pelatihan awal dan informasi penting secara otomatis. Hal ini membantu karyawan baru untuk lebih cepat beradaptasi dengan perusahaan dan mulai produktif dalam waktu yang lebih singkat.

6. Analisis SDM: Memproyeksikan Turnover dan Menyusun Rencana Suksesi

Fungsi analitik dalam HRMS memungkinkan perusahaan untuk memproyeksikan tingkat turnover karyawan dan menyusun strategi suksesi yang lebih baik. Dengan data yang lengkap dan terorganisir, perusahaan dapat merencanakan kepergian karyawan dan mencari kandidat pengganti yang tepat sebelum posisi tersebut kosong.

7. Manajemen Kompetensi: Pemanfaatan AI untuk Pemetaan Kesenjangan Keterampilan

Dengan bantuan AI, HRMS dapat memetakan kesenjangan keterampilan dalam tim atau organisasi dan merencanakan pelatihan yang diperlukan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan yang relevan untuk mendukung tujuan bisnis jangka panjang.

Strategi Human Resource Management yang Efektif

Strategi HRM yang efektif di perusahaan berfokus pada penyelarasan pengelolaan sumber daya manusia dengan tujuan bisnis perusahaan. Alih-alih hanya berfokus pada tugas administratif, strategi ini bertujuan untuk membangun organisasi yang tangguh, adaptif, dan mampu mengoptimalkan potensi karyawan.

Berikut adalah beberapa strategi utama yang dapat diimplementasikan dalam pengelolaan SDM.

1. Perencanaan Ketenagakerjaan Jangka Panjang

Perencanaan ketenagakerjaan jangka panjang berfokus pada prediksi kebutuhan SDM berdasarkan pertumbuhan bisnis dan tren industri. Dengan melakukan analisis terhadap kebutuhan tenaga kerja yang akan datang, perusahaan dapat memastikan memiliki karyawan yang tepat dengan keterampilan yang sesuai.

2. Pemberdayaan Karyawan

Pemberdayaan karyawan adalah strategi untuk memberikan otonomi dan tanggung jawab lebih kepada mereka. Dengan otonomi dan tanggung jawab yang lebih besar, karyawan merasa dipercaya dan termotivasi untuk memberikan kinerja terbaik. Hal ini mendorong budaya kerja yang kolaboratif, inovatif, dan berorientasi pada hasil.

3. Kesetaraan dan Keanekaragaman

Mengutamakan kesetaraan dan keanekaragaman menciptakan lingkungan kerja yang inklusif dan harmonis. Perusahaan yang menghargai perbedaan latar belakang, budaya, dan perspektif akan memiliki tim yang lebih kreatif dan adaptif. Langkah ini juga meningkatkan citra perusahaan sebagai organisasi yang progresif dan beretika.

4. Pengembangan Pemimpin Internal

Pengembangan pemimpin internal merupakan salah satu strategi penting dalam HRM yang efektif. Dengan membina talent internal, perusahaan dapat menyiapkan calon pemimpin yang memahami budaya dan kebutuhan organisasi. Ini juga mengurangi biaya rekrutmen eksternal serta meningkatkan retensi karyawan dengan memberikan jalur karier yang jelas.

5. Adaptasi Terhadap Perubahan

Salah satu tantangan besar bagi HR adalah kemampuan untuk beradaptasi terhadap perubahan yang cepat, baik dalam hal bisnis maupun regulasi ketenagakerjaan. Strategi HRM yang efektif harus responsif terhadap perubahan pasar, teknologi, serta kebijakan ketenagakerjaan yang baru.

6. Pengelolaan Kinerja yang Berkelanjutan

Pengelolaan kinerja yang berkelanjutan memungkinkan perusahaan memantau, mengevaluasi, dan mengembangkan kinerja karyawan secara konsisten. Dengan penetapan tujuan yang terukur, umpan balik konstruktif, serta rencana pengembangan yang tepat, perusahaan dapat mendorong produktivitas dan motivasi kerja.

7. Penggunaan Teknologi dalam HR

Pemanfaatan teknologi dalam HR, seperti sistem HRIS dan software manajemen SDM, mendukung otomatisasi proses seperti penggajian, absensi, dan evaluasi kinerja. Teknologi ini tidak hanya mengurangi beban administratif, tetapi juga meningkatkan akurasi data serta efisiensi operasional.

HRMS ScaleOcean Terbaik untuk Kelola Karyawan

Berdasarkan penjelasan di atas, jelas bahwa penerapan HRMS menjadi kunci untuk memastikan bahwa perusahaan dapat memaksimalkan potensi SDM mereka. HRMS tidak hanya membantu dalam pengelolaan data karyawan, tetapi juga dalam automasi berbagai proses penting seperti penggajian, absensi, manajemen kinerja, dan pengembangan SDM.

Meskipun begitu, HRMS yang digunakan haruslah efektif dan terjamin. Maka dari itu, salah satu vendor software HRIS terpercaya di Indonesia yakni ScaleOcean telah menyediakan hal demikian. ScaleOcean adalah solusi ideal untuk perusahaan dengan lebih dari 2000 karyawan, serta juga sistemnya yang integrated all-in-one untuk meningkatkan efisiensi.

Selain HRMS, HCMS (Human Capital Management System) juga bisa menjadi alternatif untuk perusahaan yang ingin fokus pada pengelolaan pengembangan karyawan secara lebih strategis. HCMS lebih menekankan pada manajemen dan pengembangan talenta, yang mendukung perencanaan suksesi dan pengelolaan keterampilan karyawan.

ScaleOcean menyediakan kesempatan bagi calon klien untuk melihat secara langsung bagaimana aplikasi HRMS dan HCMS mereka bekerja dengan cara melakukan sesi demo gratis. Anda juga bisa sekaligus melakukan konsultasi dengan tim ahli untuk mendiskusikan kebutuhan spesifik bisnis.

Kesimpulan

Implementasi HRMS dapat membawa dampak besar bagi perusahaan dalam pengelolaan SDM, mulai dari efisiensi waktu hingga pengurangan biaya. Dengan berbagai keuntungan yang ditawarkan, penggunaan HRMS systems menjadi langkah cerdas untuk perusahaan yang ingin meningkatkan produktivitas dan kinerja SDM.

Untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang besar seperti yang dikelola oleh HRMS ScaleOcean, solusi ini merupakan pilihan terbaik untuk menjamin kesuksesan jangka panjang.