Berikut adalah Prosedur Sistem Penggajian Karyawan Perusahaan

Bayangkan jika gaji karyawan sering terlambat atau jumlahnya tidak sesuai. Keluhan pun mulai berdatangan, motivasi juga ikut menurun, dan produktivitas anjlok. Di sisi lain, tim HR harus menghabiskan waktu berjam-jam memeriksa kesalahan perhitungan sementara manajemen pusing menghadapi potensi sanksi akibat ketidakpatuhan terhadap regulasi.

Inilah yang terjadi jika sistem pembayaran tidak efektif, menyebabkan masalah kecil yang terus berkembang menjadi krisis yang mengancam stabilitas perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang bagaimana proses penggajian ini berlangsung.

Demikian, artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai sistem penggajian, prosedur yang terlibat, serta pentingnya penerapan sistem yang baik. Atikel juga akan mengulas berbagai skala sistem pembayaran upah yang diterapkan di Indonesia, data yang dibutuhkan, serta manfaat utamanya.

1. Apa itu Sistem Penggajian?

Sistem penggajian adalah rangkaian prosedur yang digunakan oleh perusahaan untuk menghitung dan membayar gaji karyawan berdasarkan data yang relevan. Dalam sistem ini, perusahaan harus memperhatikan berbagai faktor seperti jam kerja, absensi, tunjangan, potongan, dan ketepatan penerimaan gaji karyawan.

Pada umumnya, sistem pembayaran upah karyawan terdiri dari beberapa tahapan yang perlu dilakukan secara berurutan mulai dari pengumpulan data, penghitungan gaji, hingga pembayaran. Keberadaan flowchart penggajian akan sangat membantu untuk memvisualisasikan proses ini agar lebih mudah dipahami.

2. Prosedur Sistem Penggajian Karyawan atau Pegawai

Berikut adalah prosedur sistem penggajian karyawan.

Setiap perusahaan memiliki prosedur yang berbeda-beda dalam sistem penggajian, namun secara umum terdapat beberapa tahapan utama yang harus dijalani. Prosedur-prosedur ini mencakup proses pra-penggajian, penghitungan, pasca-penggajian, dan pelaporan. Berikut adalah penjelasan terkait tahapan-tahapan berikut:

a. Pra-penggajian

Pada tahap pra-penggajian, perusahaan perlu mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk proses penghitungan gaji. Data yang dikumpulkan dapat melalui absensi face recognition, waktu hadir, jam kerja, tunjangan, dan potongan lainnya. Pada tahap ini, perusahaan harus memeriksa keakuratan data agar tidak ada kesalahan yang terjadi pada saat penghitungan.

b. Proses Penghitungan Penggajian

Setelah data dikumpulkan, proses penghitungan gaji pun dilakukan. Dalam hal ini, perusahaan akan menggunakan rumus yang sesuai dengan peraturan yang berlaku, seperti jam kerja, tarif per jam, dan tunjangan yang diterima. Proses ini harus dilakukan dengan hati-hati untuk menghindari kesalahan yang bisa berdampak pada kepercayaan karyawan.

c. Pasca-penggajian

Kemudian, tahap pasca-penggajian mencakup proses verifikasi dan persetujuan gaji oleh manajemen. Pada tahap ini, laporan penggajian diperiksa untuk memastikan bahwa semua informasi sudah benar. Jika ditemukan kesalahan, maka harus segera diperbaiki.

d. Pelaporan

Setelah proses penggajian selesai, pelaporan dilakukan untuk mendokumentasikan setiap transaksi yang terjadi selama proses penggajian. Pelaporan ini sangat penting untuk tujuan audit dan pengawasan internal perusahaan. Dalam hal ini, perusahaan bisa menggunakan aplikasi penggajian karyawan untuk mempermudah pembuatan laporan yang optimal.

3. Skala Sistem Penggajian di Indonesia

Di Indonesia, terdapat beberapa jenis sistem penggajian yang diterapkan serta dapat dipadukan dengan penggunaan software ATS, tergantung pada skala perusahaan dan kebijakan internal. Berikut adalah beberapa jenis sistem yang umum digunakan:

a. Sistem Penggajian Skala Tunggal

Pada sistem skala tunggal, perusahaan memberikan gaji yang sama untuk setiap karyawan tanpa membedakan posisi atau jabatan. Sistem ini lebih sederhana, namun tidak fleksibel untuk perusahaan dengan berbagai macam jabatan dan tanggung jawab.

b. Sistem Penggajian Skala Ganda

Sistem skala ganda memberikan gaji yang berbeda-beda tergantung pada jabatan, tingkat pengalaman, atau kualifikasi karyawan. Sistem ini lebih adil karena memperhitungkan kontribusi masing-masing karyawan terhadap perusahaan.

c. Sistem Penggajian Skala Campuran

Sistem skala campuran menggabungkan elemen-elemen dari kedua sistem di atas. Biasanya, gaji pokok ditentukan berdasarkan skala tunggal, sementara tunjangan atau bonus ditentukan berdasarkan skala ganda.

4. Data yang Dibutuhkan dalam Sistem Penggajian Karyawan Atau Pegawai

Dalam proses penggajian, perusahaan harus mengumpulkan berbagai data yang diperlukan untuk menghitung gaji. Data ini terbagi menjadi dua jenis, yaitu data konstan dan data variabel. Berikut adalah penjelasannya:

a. Data Konstan

Data konstan adalah data yang tidak berubah-ubah seperti gaji pokok, tunjangan tetap, dan potongan tetap. Data ini biasanya sudah ditentukan pada saat karyawan bergabung dengan perusahaan.

b. Data Variabel

Data variabel adalah data yang berubah-ubah sesuai dengan kondisi tertentu seperti jam kerja lembur, absensi, dan tunjangan tambahan. Data ini perlu diperbarui secara rutin agar penggajian bisa dilakukan dengan akurat.

5. Mengapa Perusahaan Perlu Menerapkan Sistem Penggajian?

Menggunakan sistem pembayaran upah yang baik dan efisien memiliki banyak manfaat bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa perusahaan harus menerapkan sistem penggajian yang efektif serta manfaat-manfaat yang akan didapatkan:

a. Efisiensi Waktu

Sistem pembayaran yang otomatis dan terstruktur dapat menghemat waktu administrasi yang biasanya digunakan untuk menghitung gaji secara manual. Dengan menggunakan aplikasi penggajian karyawan, proses ini bisa dilakukan lebih cepat dan akurat. Aplikasi tersebut cenderung diintegrasi dengan sistem absensi online untuk menghitung upah lebih sesuai.

b. Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Karyawan akan merasa lebih dihargai jika gaji mereka dibayar tepat waktu dan sesuai dengan perhitungan yang benar. Hal ini akan meningkatkan kepuasan kerja mereka dan menurunkan tingkat turnover karyawan.

c. Mempertahankan Reputasi Perusahaan

Sistem penggajian yang transparan dan akurat akan memperkuat reputasi perusahaan di mata karyawan dan masyarakat. Hal ini penting untuk membangun hubungan jangka panjang dengan karyawan.

d. Mempermudah Aktivitas Pelaporan

Dengan sistem penggajian yang baik, proses pelaporan untuk tujuan pajak atau audit menjadi lebih mudah. Data penggajian yang tersimpan dalam sistem akan mempermudah pembuatan laporan yang akurat dan tepat waktu.

6. Software HRIS ScaleOcean Terbaik untuk Sistem Penggajian Karyawan

Melalui penjelasan di atas, dapat dilihat betapa krusialnya untuk memiliki sistem penggajian yang efektif bagi perusahaan. Maka dari itu, usahakan bagi perusahaan untuk menggunakan aplikasi yang sudah terintegrasi dengan modul-modul lain sehingga memudahkan pekerjaan. Meskipun demikian, apakah sistem yang terpercaya hadir di Indonesia?

Salah satu vendor software HR terpercaya di Indonesia yakni ScaleOcean menawarkan solusi software HRIS terintegrasi untuk membantu perusahaan dalam mengelola sistem pembayaran upah. Software ini sudah cloud deployment sehingga dapat diakses dengan mudah dimanapun dan kapanpun.

ScaleOcean juga menyediakan kesempatan bagi para calon klien untuk merasakan sistem mereka melalui sesi demo gratis tanpa pungutan biaya sepeserpun.Dengan fitur yang terintegrasi, ScaleOcean mengotomatisasi hampir semua aspek dalam penggajian karyawan, mempermudah pelacakan kehadiran dan penentuan upah yang sesuai

Sistem ini juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan pembayaran gaji secara tepat waktu dan efisien sekaligus meminimalkan kesalahan manusia dalam proses penghitungan. Berikut adalah fitur-fitur unggulan dari software HRIS ScaleOcean yang akan membantu sistem penggajian perusahaan Anda:

Payroll Management: Otomatisasi perhitungan gaji, pajak, dan benefit karyawan secara akurat.
Employee Portal: Memberikan karyawan untuk melihat informasi pribadi mereka seperti slip gaji, jadwal kerja, dan pengajuan cuti, agar meningkatkan transparansi dan kemudahan akses.
Performance Tracking: Memantau kisaran Key Performance Indicators (KPI) yang telah ditetapkan juga memberikan dasar yang objektif untuk evaluasi dan pengambilan keputusan terkait karier.
Leave Management: Pengajuan dan persetujuan cuti karyawan melalui sistem yang terintegrasi sehingga memastikan manajemen cuti yang efisien.

7. Kesimpulan

Memiliki sistem penggajian yang baik sangat penting bagi kelancaran operasional perusahaan. Dengan prosedur yang jelas dan penggunaan teknologi yang tepat, perusahaan dapat mengelola penggajian dengan lebih efisien dan akurat.

Software HRIS ScaleOcean hadir sebagai solusi yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola sistem pembayaran dengan lebih baik, meningkatkan kepuasan karyawan, dan memperkuat reputasi perusahaan. Jangan ragu untuk mengeksplorasi lebih lanjut dan mulai mengoptimalkan sistem penggajian Anda dengan ScaleOcean.

Berikut adalah Prosedur Sistem Penggajian Karyawan dalam Bisnis

1. Apa itu Sistem Penggajian?