Dalam mencatat kehadiran karyawan, jenis sistem absensi yang paling sering di implementasi bisnis adalah biometric authentication yang menggunakan karakteristik biologis untuk memastikan identitas seseorang. Salah satu contoh dari jenis tersebut adalah teknologi absensi face recognition yang merupakan sistem absensi paling efektif.
Proses absensi harus dilaksanakan dengan efektif karena absensi sendiri berhubungan secara langsung dengan proses administrasi, pelacakan lokasi dan kinerja karyawan yang mempengaruhi angka akhir kompensasi. Bila absensi tidak dilakukan dengan tepat, maka hal tersebut akan menimbulkan dampak buruk bagi perusahaan. Simaklah artikel berikut ini untuk memahami cara kerja mesin absensi face recognition!
1. Pengertian Absensi Face Recognition
Apa itu absensi face recognition? Absensi face recognition adalah teknologi absensi terbaru yang merekam absensi seseorang dengan menggunakan karakteristik mukanya. Face Attendance ini cenderung diimplementasi karena mudah dilakukannya absensi oleh karyawan, serta juga sulitnya melakukan pencurangan kehadiran seperti titip absen.
Proses pengambilan absen secara manual merupakan proses yang sangat tidak efisien karena sulitnya dilakukan pelacakan kinerja dan data karyawan, hal-hal yang dapat diperbaiki dengan absensi via biometric authentication seperti face recognition. Tipe lain absensi jenis berikut yang sering diimplementasikan oleh perusahaan adalah absen fingerprint.
Sebenarnya tipe pengambilan kehadiran tersebut cenderung efisien, karena sidik jari masing-masing perorangan itu unik. Bahkan, menurut artikel CyberNews, sistem berikut lebih aman daripada absensi dengan face recognition karena fingerprint lebih sulit direplikasi.
Namun, kelemahan fatal dari tipe berikut adalah keperluan untuk melakukan proses absensi secara fisik dengan scanner. Apalagi, menurut data Statista, tren work from anywhere (WFA) dan work from home (WFH) menjadi semakin umum, sehingga memerlukan proses perekaman kehadiran yang sulit dicurangi dan juga efisien, seperti melalui aplikasi absensi face recognition.
Baca Juga: 20 Aplikasi Absensi Online Karyawan Terbaik Tahun 2025
2. Manfaat Absensi Face Recognition untuk HR dan Bisnis
Penerapan pengambilan kehadiran dengan mesin absensi wajah tidak dilakukan hanya untuk mempercepat proses absensi, melainkan juga karena hal tersebut mempunyai manfaat-manfaat krusial untuk HR dan bisnis. Beberapa dari manfaat tersebut adalah sebagai berikut:
a. Akurasi Tinggi
Karena muka masing-masing orang itu berbeda-beda dan unik, maka kesalahan perekaman kehadiran relatif rendah bila dilakukan absensi dengan mesin dan aplikasi face recognition yang dapat membedakan wajah seseorang dengan seorang lainnya.
Terlebih lagi, sistem-sistem tersebut cenderung dapat beradaptasi dan berpotensi berlangsung lebih cepat seiring berjalannya waktu karena adanya penggunaan berulang kali oleh karyawan-karyawan yang sama.
b. Efisiensi Waktu dan Proses
Dengan adanya mesin yang dapat mengambil kehadiran dalam waktu yang singkat, para karyawan tidak perlu lagi secara manual mengisi buku absensi ataupun melakukan antrian panjang untuk absensi fingerprint. Dan dengan adanya sistem pengelolaan kehadiran yang otomatis, divisi HRD perusahaan dapat berfokus kepada hal-hal lain.
c. Keamanan Data Meningkat
Setiap muka yang di-scan oleh peralatan absensi face recognition diganti menjadi data dan kemudian diunggah ke penyimpanan berbasis cloud. Data-data ini hanya dapat diakses oleh mesin untuk menjalankan operasinya, serta juga beberapa orang inti perusahaan, sehingga potensi kebocoran data relatif minimal.
d. Integrasi dengan Sistem HR Lainnya
Seperti yang dinyatakan sebelumnya, tingkat kehadiran seorang karyawan berhubungan erat dengan upah yang akan ia terima. Maka dari itu, mesin atau aplikasi face attendance seringkali diintegrasikan dengan sistem HR lain seperti sistem perhitungan gaji untuk mempermudah dan mempercepat prosesnya.
3. Masalah pada Proses Absensi Manual
Pengelolaan absensi bukan merupakan suatu hal yang selalu ada. Proses pelacakan kehadiran secara manual adalah sistem absensi yang pertama di implementasi perusahaan pada zaman dulu saat mereka sadar bahwa perlu adanya cara untuk melacak kinerja dan jam bekerja masing-masing karyawan.
Namun, format dari sistem ini seringkali berupa sebuah buku yang harus diisi oleh setiap anggota tenaga kerja, dan format inilah yang sering memunculkan permasalahan bagi bisnis yang memiliki jumlah tenaga kerja yang besar. Berikut adalah beberapa permasalahan tersebut:
a. Human Error
Setiap proses yang tidak berjalan secara otomatis dan masih dilakukan oleh manusia berkemungkinan memunculkan human error. Dalam konteks ini, kesalahan pencatatan data seperti penulisan waktu mulai dan akhir yang tidak akurat oleh seorang karyawan merupakan sebuah hal umum yang dapat terjadi apabila sang karyawan tidak memperhatikan secara detail penulisannya.
b. Terjadinya Kecurangan
Dengan menerapkan sistem absensi manual, perusahaan secara langsung memberikan tanggung jawab serta kepercayaan dalam pengisian data secara jujur kepada karyawannya. Namun, terkadang ada beberapa karyawan yang tidak mengapresiasi transparansi bisnis, melainkan melakukan tindakan kecurangan seperti pengisian data yang salah secara sengaja atau menitipkan absen kepada karyawan lain.
c. Tidak Efisien dan Memakan Waktu
Ketika karyawan sampai di perkantoran, perusahaan pastinya mengharapkan mereka untuk segera memulai mengerjakan tanggung jawab mereka. Akan tetapi, hal tersebut dapat tertunda jika terjadinya antrian untuk mengisi buku absensi.
d. Kesulitan dalam Pelacakan Data
Karena satu-satunya sumber data adalah buku absensi yang harus diisi oleh karyawan setiap harinya, maka HRD perusahaan tidak dapat melacak penulisan data secara real time. Tidak hanya itu, saat menganalisis buku tersebut, staf-staf HRD akan mengalami kesulitan dalam mengidentifikasi apakah masing-masing penulisan kehadiran itu benar atau salah.
4. Cara Kerja Absensi Face Recognition
Tentu saja, sebelum seorang karyawan mulai bekerja di suatu perusahaan, ia harus di-briefing terlebih dahulu tentang tata cara pengelolaan absen di bisnis tersebut, termasuk juga cara kerja mesin absensi. Cara kerja absensi face recognition:
a. Pendaftaran Wajah Karyawan
Sebelum memulai masa bekerja di perusahaan, staf-staf HRD harus terlebih dahulu mendaftarkan muka karyawan yang telah mereka terima kedalam mesin absensi wajah perusahaan. Hal ini dilakukan untuk memberikan mesin data baru untuk pelacakan absensi karyawan yang baru juga.
b. Proses Verifikasi Saat Absensi
Saat karyawan tersebut memulai hari pertamanya dan melakukan absensi face recognition, mesin tersebut akan memindai wajahnya dan mencocokkannya dengan data yang telah diunggah sebelumnya. Bila data ada, maka karyawan dapat dengan segera memulai proses kerjanya.
c. Pencatatan Kehadiran dan Check Out Otomatis
Setelah karyawan telah melakukan absensi pada mesin dan hal tersebut diterima, maka waktu saat ia melakukan hal tersebut akan dicatat dengan otomatis oleh mesin. Begitu juga sekaligus saat ia melakukan check out saat akhir hari kerja.
Baca Juga: Contoh Rekap Absen Karyawan dan Cara Membuatnya
5. Kelebihan dan Kekurangan Penerapan Absensi Face Recognition
Walaupun absensi face attendance dapat menyelesaikan segala permasalahan yang muncul akibat adanya penggunaan sistem absensi manual, hal ini tidak berarti sistem ini sempurna. Harus diketahui bahwa masing-masing sistem pengelolaan absensi memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri.
Contohnya, seperti yang telah dinyatakan sebelumnya, absensi melalui wajah lebih unggul daripada absensi melalui sidik jari dalam konteks WFA dan WFH. Namun, absensi melalui sidik jari unggul daripada absensi melalui wajah dalam konteks kemungkinan terjadinya kecurangan.
a. Kelebihan
Pelacakan kehadiran dengan memindai wajah merupakan suatu sistem absensi yang menjadi pilihan utama perusahaan dalam melawan COVID-19. Namun, seiring berjalannya waktu, perusahaan-perusahaan menyadari bahwa sistem berikut memiliki kelebihan lain bila dibandingkan dengan sistem absensi lain. Beberapa dari kelebihan tersebut adalah:
- Non-kontak Fisik: Oleh sebab pandemi COVID-19 tahun 2020, orang-orang sekarang lebih memperhatikan kesehatan mereka. Karena sistem berikut tidak memerlukan kontak fisik untuk melakukan absensi, sebuah lingkungan yang lebih higienis akan terbentuk.
- Pengurangan Kecurangan: Sistem absensi berikut dapat membedakan struktur muka seseorang dengan seorang lainnya, sehingga kecurangan sulit dilakukan.
- Efisiensi dan Akurasi: Proses pengambilan absen oleh karyawan berlangsung tanpa munculnya kendala karena adanya data spesifik masing-masing karyawan. Hal itu juga membantu dalam pencatatan absensi dengan otomatis.
b. Kekurangan
Walaupun keunggulan yang telah disebutkan dari absensi face recognition dapat meningkatkan efisiensi proses absensi dengan drastis, kelemahan absensi wajah harus diperhatikan juga. Beberapa dari kekurangan tipe absensi berikut adalah:
- Biaya Implementasi: Salah satu kesulitan yang sering dihadapi perusahaan, terutama perusahaan kecil hingga menengah, dalam mengimplementasikan sistem face attendance adalah biaya tinggi yang diperlukan untuk memasang mesin-mesin face scanner. Maka dari itu, seringkali bisnis-bisnis menggunakan alternatif yang lebih murah seperti software absensi online
- Isu Privasi: Pengelolaan absen dengan data wajah dapat menimbulkan kecemasan privasi bagi karyawan, terutama juga apabila terjadinya pembocoran data yang memperbolehkan akses ke akun-akun pribadi karyawan.
- Keterbatasan Teknologi: Seperti terus berkembangnya teknologi, manusia juga akan terus berumur dan berkembang juga, termasuk wajah mereka. Karena struktur wajah yang secara spontan berubah, data yang dimiliki oleh mesin atau aplikasi harus di-update seiring berjalannya waktu.
Baca Juga: Rekomendasi 22 Software Payroll Terbaik Indonesia 2025
6. Strategi untuk Meningkatkan Efisiensi Absensi dan Mencegah Kecurangan
Kelemahan dari absensi dengan face recognition dapat berdampak besar kepada perusahaan. Akan tetapi, permasalahan tersebut dapat ditangani dengan beberapa strategi. Beberapa dari strategi tersebut adalah:
a. Implementasi Sistem Absensi Berbasis Teknologi
Seperti yang dinyatakan sebelumnya, salah satu cara yang paling efektif untuk menerapkan sistem absensi face attendance dengan harga yang terjangkau adalah menggunakan aplikasi absensi karyawan. Aplikasi absensi karyawan adalah software yang disusun untuk memantau kehadiran karyawan secara real time dan otomatis.
Sistem absensi ScaleOcean merupakan software absensi karyawan terbaik untuk memantau absensi karyawan melalui face recognition. Hal ini dikarenakan sistemnya yang dapat beradaptasi dengan perkembangan perusahaan, serta dapat digunakan oleh karyawan-karyawan baru secara gratis karena tidak ada biaya tambahan untuk user lain.
Aplikasi berikut juga memiliki demo gratis yang memperbolehkan tes terlebih dahulu mengenai segala fitur-fitur yang ada. Berikut adalah beberapa fitur yang disediakan software absensi ScaleOcean:
- Face ID and Biometric Attendance: Menggunakan teknologi pengenalan wajah untuk pencatatan kehadiran secara akurat, mengurangi risiko kecurangan absensi, dapat digunakan tanpa perlu kontak fisik untuk meningkatkan kebersihan dan efisiensi.
- Real Time Attendance Tracking: Memantau absensi karyawan secara langsung dengan data yang tersimpan otomatis di sistem, memudahkan HR dalam mengelola jam kerja dan laporan absensi tanpa perlu input manual.
- Integrasi dengan Payroll System: Data absensi langsung terhubung dengan sistem penggajian, memastikan perhitungan gaji yang akurat berdasarkan jam kerja dan lembur.
- Mobile Accessibility: Absensi bisa dilakukan melalui perangkat dengan fitur face recognition, sehingga cocok untuk karyawan yang bekerja secara remote atau memiliki mobilitas tinggi.
- Manajemen Jadwal dan Lembur: Sistem mencatat jam masuk dan keluar karyawan, termasuk keterlambatan dan kehadiran lembur, memudahkan HR dalam pengelolaan shift dan pengaturan jam kerja fleksibel.
- Dashboard dan Laporan Absensi: Staf-staf HR dapat melihat laporan absensi secara otomatis dalam bentuk grafik dan statistik, memungkinkan analisis pola absensi karyawan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
b. Melakukan Pelatihan dan Briefing kepada Karyawan
Masing-masing karyawan, jabatan apapun, harus menjalani proses pelatihan terlebih dahulu tentang tata cara kerja absensi perusahaan sebelum memulai periode kerjanya. Karyawan-karyawan tersebut juga harus dibekali tentang pentingnya nilai kejujuran dan spontanitas untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan absensi.
c. Pengawasan dan Audit Berkala
Walaupun karyawan-karyawan telah diberikan pembekalan terlebih dahulu, kecurangan absensi akan tetap terjadi walaupun pada skala yang lebih kecil. Maka dari itu, pentingnya dilakukan pengawasan dan pengelolaan kehadiran karyawan secara real-time untuk memastikan apabila ada terjadinya kecurangan absensi.
d. Integrasi dengan Sistem HR Lainnya
Dengan melakukan integrasi sistem absensi dengan aplikasi HRIS lainnya, maka segala pengerjaan HR, seperti perhitungan gaji karyawan sesuai dengan data absensi, akan berjalan dengan lebih efisien. Hal ini akan menghasilkan pembagian gaji yang sesuai dengan angka kehadiran dan kinerja karyawan.
7. Kesimpulan
Sistem absensi merupakan suatu hal yang penting untuk mengelola secara rutin aktivitas karyawan. Dengan adanya proses absensi yang efisien, maka perusahaan dapat dengan efektif memantau karyawan dan mendistribusi gaji yang sesuai dengan tingkat kehadiran dan kinerja masing-masing karyawan.
Absensi face recognition merupakan sistem absensi paling optimal karena tenaga kerja dapat melakukan absensi dengan cepat dan efisien, serta juga menurunkan tingkat kecurangan karena pengecekan wajah dengan data yang spesifik kepada masing-masing pekerja. Namun, salah satu kelemahan terbesar absensi face recognition adalah harga implementasinya relatif sulit terjangkau.
Software absensi ScaleOcean merupakan solusi terbaik atas permasalahan tersebut. Tidak hanya harga yang terjangkau, aplikasi tersebut dapat dengan mudah diintegrasi dengan sistem HRIS lainnya, serta juga dilakukan pemantauan kehadiran karyawan secara real time dan mengurangi beban staf HR. Lakukanlah demo gratis Anda sekarang dan kembangkan proses absensi bisnis Anda!
Klik untuk Mulai Chat 