Cara Mudah Hitung Gaji Karyawan Per Bulan dan Per Hari

Penghitungan gaji adalah proses menentukan jumlah uang yang dibayarkan kepada karyawan sebagai kompensasi atas pekerjaan yang dilakukan dalam periode tertentu, seperti bulanan atau harian.

Proses ini melibatkan penilaian terhadap berbagai faktor seperti jam kerja, tarif per jam, gaji tetap, lembur, dan potongan-potongan wajib seperti pajak dan iuran asuransi. Setiap departemen HR harus memahami cara menghitung gaji karyawan, baik secara bulanan maupun harian, Anda dapat memastikan semua karyawan menerima upah yang mereka terima.

Artikel ini akan menjelaskan cara hitung gaji karyawan menggunakan rumus menghitung gaji karyawan. Kami akan membahas langkah-langkah yang diperlukan untuk melakukan penghitungan ini dengan benar, serta memastikan bahwa Anda dapat mengelola kompensasi karyawan dengan lebih efisien dan akurat.

1. Cara Menentukan Gaji Seorang Karyawan

Menentukan gaji karyawan bukan sekadar menebak angka, melainkan proses strategis yang menggabungkan regulasi, kondisi pasar, dan kinerja individu. Berikut adalah faktor-faktor utama yang menjadi pertimbangan dalam penentuan gaji:

a. Regulasi dan Peraturan

Gaji karyawan wajib mematuhi Undang-Undang Ketenagakerjaan, termasuk peraturan upah minimum dan hak-hak pekerja sesuai PP No. 36 Tahun 2021. Kepatuhan ini tidak hanya menjamin legalitas pembayaran, tetapi juga melindungi perusahaan dari risiko hukum dan konflik hubungan industrial.

b. Riset Pasar

Riset pasar menyediakan data standar gaji di industri dan wilayah tertentu, memungkinkan perusahaan menyesuaikan remunerasi agar kompetitif. Informasi ini penting untuk menarik talenta berkualitas dan memastikan gaji yang ditawarkan sejalan dengan praktik pasar tanpa merugikan perusahaan.

c. Kondisi Keuangan Perusahaan

Kemampuan finansial perusahaan menentukan fleksibilitas pemberian gaji dan insentif. Perusahaan dengan kinerja stabil atau profitabilitas tinggi dapat menawarkan remunerasi lebih kompetitif, meningkatkan daya tarik posisi dan menjaga retensi karyawan.

d. Pendidikan dan Kualifikasi

Tingkat pendidikan dan sertifikasi karyawan memengaruhi besaran gaji karena mencerminkan kompetensi dan potensi kontribusi. Karyawan dengan kualifikasi tinggi biasanya menerima remunerasi lebih besar untuk mencerminkan nilai tambah yang mereka bawa ke perusahaan.

e. Pengalaman Kerja

Pengalaman relevan di industri atau posisi tertentu menjadi penentu utama gaji. Karyawan yang berpengalaman lebih mampu menyelesaikan tugas kompleks dan memberikan kontribusi strategis, sehingga perusahaan memberikan kompensasi lebih tinggi.

f. Kompetensi dan Keterampilan

Keterampilan khusus atau langka meningkatkan nilai seorang karyawan di pasar tenaga kerja. Perusahaan menyesuaikan remunerasi untuk memastikan talenta kritikal tetap termotivasi dan loyal, serta berkontribusi optimal pada tujuan organisasi.

g. Lokasi Kerja

Biaya hidup di lokasi kerja memengaruhi besaran gaji untuk menjaga daya beli karyawan. Wilayah dengan biaya hidup tinggi biasanya menetapkan gaji lebih besar agar karyawan dapat mempertahankan standar hidup yang wajar tanpa mengurangi kesejahteraan mereka.

h. Tanggung Jawab dan Jabatan

Tingkat tanggung jawab dan posisi strategis karyawan menentukan kompensasi. Jabatan manajerial atau peran yang memengaruhi arah bisnis biasanya mendapatkan gaji lebih tinggi, sejalan dengan risiko dan kontribusi yang dituntut dari posisi tersebut.

i. Standar Industri

Benchmarking gaji berdasarkan standar industri membantu perusahaan menilai kesesuaian remunerasi. Hal ini memastikan penawaran tetap kompetitif, menarik kandidat potensial, dan mempertahankan karyawan terbaik dalam menghadapi persaingan pasar tenaga kerja.

j. Kinerja Individu

Penilaian kinerja karyawan menjadi dasar pemberian bonus dan insentif. Evaluasi rutin memungkinkan perusahaan menilai produktivitas, pencapaian target, dan kontribusi individu, sehingga remunerasi tambahan diberikan secara adil dan memotivasi karyawan.

k. Negosiasi Gaji

Kemampuan karyawan untuk bernegosiasi dapat menyesuaikan remunerasi akhir dengan keterampilan unik atau posisi strategis. Negosiasi yang efektif memastikan kompensasi seimbang dengan nilai pasar dan kompetensi individu tanpa merugikan perusahaan.

2. Beberapa Hal yang Harus Diperhatikan dalam Menghitung Gaji Karyawan

Menghitung gaji karyawan bukan sekadar menjumlahkan angka, melainkan proses yang menggabungkan regulasi, kontrak kerja, komponen gaji, dan hak-hak karyawan. Perusahaan perlu memperhatikan sistem yang adil dan sesuai hukum agar remunerasi tepat sasaran dan memotivasi karyawan.

a. Menentukan Metode Perhitungan Gaji Karyawan

Perusahaan dapat menghitung gaji berdasarkan satuan waktu atau satuan hasil sesuai kebutuhan pekerjaan. Penetapan metode ini wajib mengacu pada peraturan perundang-undangan, seperti PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, agar hak karyawan terpenuhi secara adil dan transparan.

b. Upah Berdasarkan Satuan Waktu (Gaji Berdasarkan Jam Kerja)

Upah berbasis waktu dihitung sesuai lamanya karyawan bekerja, baik per jam, harian, atau bulanan. Sistem ini relevan bagi pekerja paruh waktu dan dihitung dengan rumus  sesuai peraturan pengupahan, serta disesuaikan berdasarkan kehadiran yang terbukti melalui time-sheet atau absensi.

c. Upah Berdasarkan Satuan Hasil (Gaji Berdasarkan Output)

Gaji berbasis output diberikan sesuai jumlah hasil yang diproduksi atau layanan yang diberikan. Sistem ini cocok untuk pekerjaan yang menekankan produktivitas dan pencapaian target, sekaligus memberikan insentif bagi karyawan untuk meningkatkan hasil kerja secara adil dan objektif.

d. Komponen Gaji Karyawan

Komponen gaji meliputi gaji pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap. Gaji pokok minimal 75% dari total gaji pokok dan tunjangan tetap. Penetapan komponen ini sesuai PP No. 36 Tahun 2021, memastikan keseimbangan antara hak karyawan dan kemampuan perusahaan.

e. Status Kepegawaian

Status hubungan kerja dibagi menjadi PKWTT (tetap) dan PKWT (kontrak). Pemahaman jenis perjanjian ini penting karena memengaruhi hak, kewajiban, dan perhitungan gaji karyawan sesuai durasi kerja yang disepakati.

f. Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21)

Pemotongan PPh 21 dihitung berdasarkan tarif efektif rata-rata sesuai PP No. 58 Tahun 2023. Hal ini memastikan kepatuhan pajak dan akurasi dalam penggajian, serta memudahkan karyawan dan perusahaan menghitung kewajiban pajak secara transparan.

g. Status Perkawinan dan Jumlah Tanggungan

PTKP berbeda berdasarkan status perkawinan dan jumlah anak maksimal tiga. Informasi ini memengaruhi perhitungan pajak penghasilan sehingga gaji bersih yang diterima karyawan sesuai dengan haknya.

h. BPJS Ketenagakerjaan

BPJS Ketenagakerjaan meliputi JHT, JP, JKK, dan JKM dengan persentase kontribusi berbeda untuk karyawan dan perusahaan. Pemahaman elemen ini penting untuk memastikan hak jaminan sosial karyawan terpenuhi secara legal.

i. BPJS Kesehatan

BPJS Kesehatan melibatkan kontribusi 1% dari karyawan dan 4% dari perusahaan. Kepatuhan pada peraturan ini menjamin layanan kesehatan karyawan serta mematuhi regulasi pemerintah terkait jaminan sosial.

j. Cut-off Periode Penggajian

Tanggal cut-off penggajian menjadi batas akhir pengumpulan data kehadiran, lembur, dan potongan lainnya. Prosedur ini memastikan penghitungan gaji akurat, transparan, dan meminimalkan kesalahan pembayaran.

3. Dasar dan Ketentuan Gaji bagi Karyawan Harian

Pekerja harian adalah pekerja dengan pekerjaan yang bervariasi, baik dalam jumlah maupun waktu, dan gajinya dihitung berdasarkan waktu kehadiran mereka. Pemerintah telah mengatur pengupahan pekerja harian untuk memastikan perhitungan yang adil dan sesuai dengan kontribusi mereka.

Menurut Pasal 10 ayat (1) Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021, gaji pekerja harian dihitung berdasarkan hari kerja aktual mereka. Gaji karyawan harian ditetapkan dengan memperhatikan beberapa faktor, seperti satuan waktu per jam, harian, mingguan, atau bulanan.

Dalam hal perhitungan gaji, Pasal 17 PP Pengupahan mengatur bahwa perusahaan dengan sistem kerja 6 hari dalam seminggu, gaji sebulan dibagi dengan 25 hari. Sementara perusahaan yang beroperasi 5 hari kerja per minggu, pembagian gaji sebulan dilakukan dengan 21 hari kerja.

4. Cara Menghitung Gaji Pokok

Menghitung gaji pokok karyawan adalah proses penting dalam human resource management dan merupakan langkah awal dalam penggajian. Berikut adalah cara hitung gaji karyawan.

a. Menentukan Dasar Penggajian

Penggajian bisa berdasarkan jam, hari, atau gaji bulanan. Untuk pekerja paruh waktu atau lepas, pembayaran seringkali berdasarkan jumlah jam kerja. Sementara itu, karyawan tetap biasanya menerima gaji bulanan yang tidak berubah, terlepas dari jumlah jam kerja.

Memilih dasar penggajian yang tepat berguna untuk memastikan bahwa jumlah gaji atau remunerasi sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan dan tetap adil bagi karyawan.

b. Sesuaikan dengan Kontrak

Kontrak kerja merupakan dokumen legal yang menentukan detail gaji pokok serta hak dan kewajiban lainnya. Gaji pokok diatur dalam kontrak untuk menghindari kebingungan dan menjamin transparansi.

Kontrak ini juga mencegah kedua belah pihak, perusahaan dan karyawan, dari kesalahpahaman mengenai kompensasi. Selain itu, penting untuk memastikan bahwa gaji yang ditawarkan sesuai dengan peraturan hukum dan standar industri.

c. Lakukan Penghitungan

Untuk karyawan yang dibayar per jam, penting untuk mendokumentasikan setiap jam kerja dengan akurat, termasuk jam lembur. Ini umumnya dilakukan menggunakan kartu waktu atau sistem kehadiran digital.

Untuk karyawan harian, pembayaran dihitung berdasarkan jumlah hari kerja yang telah disepakati, yang mungkin berbeda setiap bulan, tergantung pada jumlah hari kerja efektif dalam kalender. Dalam beberapa kasus, perhitungan ini juga dapat mencakup reimbursement untuk biaya kerja tertentu yang ditanggung karyawan.

d. Penyesuaian untuk Karyawan Tetap

Gaji bulanan karyawan tetap umumnya tidak terpengaruh oleh fluktuasi jam kerja harian atau mingguan. Penyesuaian ini memberikan stabilitas finansial bagi karyawan, sekaligus memudahkan perusahaan dalam mengelola anggaran gaji. Gaji tetap ini seringkali mencakup asumsi kerja 40 jam per minggu atau sesuai standar kerja full-time lokal, meskipun karyawan mungkin bekerja lebih sedikit atau lebih banyak.

e. Penyesuaian untuk Lembur

Penghitungan lembur harus sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Biasanya, tarif lembur lebih tinggi daripada tarif normal. Misalnya, di banyak perusahaan, jam lembur dibayar 1,5 kali tarif jam reguler. Penting bagi perusahaan untuk mencatat jam lembur dengan tepat untuk menghindari sengketa hukum.

Jumlah lembur dan kompensasinya akan dicantumkan dalam contoh slip gaji karyawan swasta untuk memberikan gambaran yang jelas kepada karyawan. Kompensasi lembur ini akan ditambahkan ke total pendapatan bulanan, yang kemudian menjadi bagian dari gross salary.

f. Menghitung Pemotongan

Pemotongan dari gaji pokok biasanya mencakup pajak penghasilan, iuran pensiun, dan iuran asuransi kesehatan. Proses ini harus dilakukan sesuai dengan ketentuan pemerintah untuk menghindari pelanggaran hukum.

Pemotongan ini untuk menunjang kesejahteraan jangka panjang karyawan dengan memastikan bahwa mereka mendapatkan manfaat seperti asuransi kesehatan, dana pensiun, dan ketaatan pada kewajiban pajak mereka.

5. 3 Elemen Perhitungan Gaji Karyawan sesuai Peraturan Depnaker

Dalam perhitungan gaji karyawan, terdapat beberapa elemen yang harus diperhatikan sesuai dengan ketentuan dalam Kepmen No. Kep.102/MEN/VI/2004. Memahami cara perhitungan yang benar sangat penting untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan dan memberikan kompensasi yang adil.

a. Cara Menghitung Gaji per Jam

Menurut UU Ketenagakerjaan, gaji per jam dihitung dengan membagi gaji sebulan (gaji pokok dan tunjangan tetap) dengan angka 173, yang merupakan jumlah jam kerja dalam sebulan. Rumus yang digunakan adalah:

Dengan rumus ini, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan dibayar secara adil sesuai dengan jumlah jam kerja yang mereka lakukan dalam sebulan.

b. Menghitung Jumlah Jam Kerja

Sistem kerja standar di Indonesia adalah 8 jam per hari dengan 5 hari kerja, yang berarti total jam kerja dalam seminggu adalah 40 jam. Untuk menghitung jumlah jam kerja karyawan, rumus yang digunakan adalah:

Sebagai contoh, jika karyawan bekerja selama 22 hari kerja dalam sebulan, maka jumlah jam kerja adalah 22 hari x 8 jam/hari = 176 jam.

c. Menghitung Gaji Prorata

Perhitungan gaji prorata digunakan untuk menghitung gaji karyawan yang tidak bekerja penuh selama satu periode penggajian. Gaji prorata dihitung dengan mengalikan jumlah jam kerja yang dilakukan oleh karyawan dengan gaji per jam mereka. Rumus yang digunakan adalah:

atau Anda juga bisa menggunakan rumus:

Sebagai contoh, jika karyawan bekerja selama 10 hari dalam sebulan dan gaji sebulan adalah Rp 5.000.000, maka gaji prorata yang dihitung adalah:

Dengan rumus ini, perusahaan dapat memastikan pembayaran yang adil meskipun karyawan tidak bekerja selama periode penuh.

6. Cara Tentukan Nilai Gaji Karyawan

Menentukan nilai gaji karyawan yang tepat merupakan aspek penting dalam human resource management. Proses ini tidak hanya fokus pada keadilan dan kepuasan kerja, tetapi juga membantu perusahaan agar tetap kompetitif dalam pasar tenaga kerja. Berikut adalah langkah-langkah untuk menentukan nilai gaji karyawan secara efektif.

a. Penilaian Pekerjaan di Pasar Kerja

Untuk menentukan gaji karyawan, perusahaan perlu melihat apa yang umumnya dibayar oleh perusahaan lain untuk posisi yang serupa di pasar kerja. Ini berarti melakukan riset atau survei gaji untuk memahami standar upah yang berlaku untuk pekerjaan tersebut. Hal ini membantu memastikan bahwa gaji yang ditawarkan kompetitif.

b. Kesesuaian Gaji dengan Standar Upah

Setelah mengetahui jumlah gaji di standar pasar, langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa gaji yang ditawarkan sesuai dengan rentang upah yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Rentang upah ini dibuat berdasarkan tingkat keahlian, pengalaman, dan tanggung jawab yang dibutuhkan oleh posisi tersebut.

Untuk mempermudah proses pengelolaan gaji sesuai dengan rentang upah yang ditentukan, Anda bisa mempertimbangkan rekomendasi software payroll yang dapat membantu menghitung gaji secara akurat dan efisien, sekaligus meminimalkan kesalahan perhitungan.

c. Kontribusi terhadap Perusahaan

Menilai kontribusi karyawan terhadap perusahaan juga penting dalam menentukan gaji. Karyawan yang memberikan kontribusi signifikan, baik itu melalui peningkatan pendapatan, efisiensi, atau inovasi, layak mendapatkan gaji yang lebih tinggi. Penilaian ini biasanya berdasarkan kinerja karyawan dalam tugas-tugasnya.

7. Rumus Menghitung Gaji Bulanan

Menghitung gaji bulanan karyawan melibatkan beberapa langkah dasar dan rumus sederhana, tergantung pada apakah gaji tersebut dihitung berdasarkan upah per jam atau gaji tetap bulanan. Berikut adalah dua rumus menghitung gaji karyawan per bulan.

a. Untuk Karyawan dengan Gaji Tetap Bulanan

Karyawan dengan gaji tetap bulanan memiliki jumlah gaji yang telah ditentukan dan tidak bergantung pada jumlah jam yang mereka kerjakan setiap bulan. Rumus cara hitung gaji karyawan per bulan sangat sederhana.

Dimana gaji pokok bulanan adalah jumlah yang disepakati antara karyawan dan pemberi kerja yang dituliskan dalam kontrak kerja.

b. Untuk Karyawan dengan Upah Per Jam

Untuk karyawan yang dibayar berdasarkan upah per jam, gaji bulanan dihitung dengan mengalikan jumlah jam kerja mereka dengan tarif per jam, dan menambahkan kompensasi untuk lembur jika ada. Cara menghitung gaji karyawan dengan upah per jam adalah.

Jam kerja reguler adalah jumlah jam yang karyawan diharapkan bekerja dalam satu bulan (misalnya, 160 jam untuk 40 jam per minggu). Tarif per jam adalah jumlah upah yang diterima karyawan per jam kerja. Jam lembur adalah jumlah jam kerja di luar jam kerja reguler yang diharapkan. Tarif lembur biasanya lebih tinggi dari tarif jam reguler (seringkali 1,5 kali tarif reguler).

Contohnya, misalkan seorang karyawan dibayar Rp20.000 per jam dengan 160 jam kerja reguler dan 20 jam lembur dalam satu bulan, dengan tarif lembur 1,5 kali tarif normal.

8. Rumus Menghitung Gaji Harian

Menghitung gaji harian karyawan dapat dilakukan dengan beberapa cara, tergantung pada jenis pekerjaan dan apakah karyawan tersebut dibayar berdasarkan tarif per jam atau menerima gaji harian tetap. Berikut adalah dua
rumus menghitung gaji karyawan per hari.

a. Untuk Karyawan dengan Tarif Per Jam

Jika karyawan dibayar berdasarkan tarif per jam, gaji harian mereka dihitung dengan mengalikan jumlah jam kerja dalam satu hari dengan tarif per jam mereka. Cara menghitung gaji karyawan tarif per jam adalah.

Jam kerja per hari adalah jumlah jam yang karyawan kerjakan dalam sehari. Tarif per jam adalah jumlah yang karyawan terima untuk setiap jam kerja.

Contohnya, seorang karyawan dibayar Rp15.000 per jam dan bekerja 8 jam dalam sehari. Maka:

b. Untuk Karyawan dengan Gaji Harian Tetap

Sebagian karyawan memiliki gaji harian tetap yang tidak tergantung pada jumlah jam ketika mereka bekerja setiap hari. Dalam kasus ini, gaji harian sudah ditentukan oleh kesepakatan antara karyawan dan pemberi kerja. Berikut adalah cara hitung gaji karyawan dengan gaji harian tetap.

Gaji harian tetap adalah jumlah yang disepakati yang dibayarkan kepada karyawan untuk setiap hari kerja, tanpa memandang durasi kerja hari itu.

Jika seorang karyawan memiliki gaji harian tetap sebesar Rp100.000 per hari, maka gaji harian yang dia terima adalah.

10. Beberapa Tips Cara Menentukan Gaji Karyawan Untuk HR

Menentukan gaji karyawan membutuhkan pendekatan yang sistematis dan data yang akurat. HR perlu mempertimbangkan faktor internal dan eksternal, termasuk kondisi pasar, kemampuan perusahaan, dan sistem kerja yang digunakan. Langkah-langkah berikut dapat menjadi panduan untuk menetapkan gaji yang adil, kompetitif, dan sesuai regulasi.

a. Riset untuk Mengetahui Nilai Pekerjaan di Pasar

Melakukan riset pasar membantu HR memahami standar gaji di industri dan wilayah tertentu. Survei ini mencegah kesenjangan upah, memperhitungkan faktor geografi, dan memastikan bahwa gaji yang ditetapkan seimbang dengan posisi sejenis di perusahaan lain, sehingga tetap kompetitif dan wajar.

b. Menentukan Metode Perhitungan Gaji Karyawan

HR perlu menyesuaikan metode perhitungan gaji dengan sistem kerja perusahaan, apakah berbasis satuan waktu atau satuan hasil. Sistem ini menentukan frekuensi pembayaran, jumlah kompensasi per jam atau proyek, dan memastikan karyawan dibayar sesuai kontribusi serta waktu kerja aktual mereka.

c. Sesuaikan Kemampuan Perusahaan dengan Skala Upah

Kemampuan finansial perusahaan menjadi faktor utama dalam menetapkan rentang gaji untuk setiap posisi. Penetapan upah harus memperhitungkan rata-rata industri, memastikan keseimbangan proporsional, dan mencegah dampak negatif terhadap hubungan internal maupun produktivitas karyawan.

d. Tidak Menutup Negosiasi dengan Karyawan

HR sebaiknya tetap membuka peluang negosiasi gaji, terutama untuk karyawan baru atau karyawan berpotensi tinggi. Evaluasi tahunan dan penyesuaian berdasarkan kontribusi dan inflasi membantu mempertahankan motivasi, loyalitas, dan keseimbangan dalam struktur penggajian perusahaan.

11. Kesimpulan

Memahami cara menghitung gaji karyawan, baik per bulan maupun per hari, adalah komponen penting dalam human resource management. Dengan menerapkan rumus menghitung gaji karyawan yang tepat, Anda dapat menjamin agar setiap karyawan menerima kompensasi yang adil dan tepat sesuai dengan jam kerja dan kontribusinya.

Semoga artikel ini membantu Anda dalam menerapkan cara hitung gaji karyawan secara efektif. Penggajian karyawan yang baik bisa meningkatkan kepuasan serta motivasi kerja karyawan. Ingatlah bahwa penggajian yang adil dan transparan adalah hal yang penting untuk membangun hubungan kerja yang sehat dan produktif.