Cara Membuat Jurnal Pembayaran Gaji Karyawan dan Contohnya

Human resource management memiliki peran penting dalam mengelola sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan. Pembayaran gaji karyawan adalah komponen penting yang harus dikelola, dan jurnal pembayaran gaji karyawan sangat penting untuk memastikan agar pencatatan keuangan tercatat dengan jelas dan akurat.

Jurnal gaji karyawan membantu perusahaan mencatat setiap transaksi pembayaran gaji dengan rinci, termasuk potongan pajak, tunjangan, dan insentif lainnya. Proses ini tidak hanya membantu perusahaan untuk menjaga keseimbangan finansial, tetapi juga memberikan kepercayaan bagi karyawan bahwa hak penggajian mereka bisa dipenuhi dengan tepat.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu jurnal gaji karyawan, langkah-langkah detail tentang cara membuat jurnal pembayaran gaji karyawan, serta contoh formatnya yang bisa Anda gunakan.

1. Jurnal Pembayaran Gaji Karyawan Adalah

Jurnal pembayaran gaji karyawan adalah catatan akuntansi yang merekam seluruh transaksi terkait pembayaran gaji, termasuk gaji pokok, tunjangan, bonus, dan potongan pajak penghasilan (PPh). Dokumen ini memastikan semua komponen tercatat dengan akurat untuk tujuan pelaporan dan audit internal.

Jurnal ini terdiri dari dua bagian utama yakni pencatatan beban gaji yang didebit dan akun utang gaji yang dikredit, serta pembayaran gaji yang mendebit akun utang gaji dan mengkredit kas atau bank. Dengan mekanisme ini, perusahaan menjaga transparansi, akurasi pembayaran, dan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.

Baca juga: Apa itu Human Resource Planning dan Proses Penerapannya

2. Cara Membuat Jurnal Gaji Karyawan

Membuat jurnal gaji karyawan melibatkan beberapa langkah penting untuk memastikan akurasi dan transparansi dalam pencatatan keuangan. Berikut adalah cara membuat jurnal gaji karyawan.

a. Mengumpulkan Data Gaji

Mengumpulkan data gaji adalah langkah pertama dan paling penting dalam membuat jurnal gaji karyawan. Data ini mencakup berbagai komponen seperti gaji pokok, tunjangan, bonus, insentif, dan potongan seperti pajak dan asuransi. Gaji pokok adalah upah dasar yang diterima karyawan berdasarkan kontrak kerja.

Tunjangan bisa mencakup tunjangan transportasi, makan, atau tunjangan keluarga. Bonus dan insentif adalah tambahan yang diberikan berdasarkan kinerja atau pencapaian tertentu. Sedangkan potongan mencakup pajak penghasilan, asuransi kesehatan, dan potongan pensiun. Mengumpulkan data ini dengan akurat harus dilakukan agar tidak terjadi kesalahan dalam pencatatan dan pembayaran gaji.

b. Menghitung Gaji Bersih

Setelah mengumpulkan data gaji, hitung gaji bersih yang akan diterima oleh karyawan. Gaji bersih adalah jumlah gaji setelah dikurangi semua potongan yang berlaku. Untuk menghitungnya, mulai dengan gaji kotor, yaitu total dari gaji pokok, tunjangan, dan bonus. Kemudian, kurangi jumlah potongan seperti pajak penghasilan, asuransi kesehatan, dan kontribusi pensiun.

Misalnya, jika gaji kotor seorang karyawan adalah Rp10.000.000 dan total potongan adalah Rp2.000.000, maka gaji bersih yang diterima karyawan tersebut adalah Rp8.000.000. Menghitung gaji bersih dengan tepat harus dilakukan agar karyawan menerima jumlah yang sesuai dengan yang diharapkan.

c. Membuat Payroll Journal Entry

Setelah menghitung gaji bersih, langkah selanjutnya adalah membuat entry jurnal. Entry jurnal berisi catatan semua transaksi terkait pembayaran gaji dalam catatan akuntansi perusahaan. Misalnya, jika total gaji kotor adalah Rp10.000.000, maka catat sebagai debit pada akun Payroll Expense.

Kemudian, kredit akun kas atau bank sebesar gaji bersih yang dibayarkan, misalnya Rp8.000.000. Selanjutnya, catat kredit pada akun Payroll Deductions Payable untuk total potongan, misalnya Rp2.000.000. Entry jurnal dibuat agar semua komponen pembayaran gaji tercatat dengan benar dan akurat dalam sistem akuntansi perusahaan.

Software payroll terbaik dan tepat dapat membantu mempermudah proses ini dengan otomatisasi perhitungan gaji dan potongan, sehingga entry jurnal dapat dibuat dengan cepat dan akurat. Entry jurnal dibuat agar semua komponen pembayaran gaji tercatat dengan benar dan akurat dalam sistem akuntansi perusahaan.

d. Mencatat Ayat Jurnal Pembayaran Kas (Payroll Cash Disbursement Entry)

Setelah ayat jurnal penggajian, dilakukan ayat jurnal pembayaran kas saat gaji dibayarkan. Debit dicatat pada akun Utang Gaji untuk mengurangi saldo kewajiban, sedangkan kredit dicatat pada akun Kas atau Bank untuk mengurangi saldo kas perusahaan.

Proses ini memastikan pembayaran gaji tercermin secara tepat dalam laporan keuangan, memantau aliran kas keluar, dan menjamin kesesuaian antara gaji yang dibayarkan dan kewajiban gaji yang telah diakui sebelumnya.

e. Mencatat Potongan

Setiap potongan dalam gaji karyawan harus dicatat secara terpisah untuk memastikan keakuratan dan transparansi. Potongan-potongan ini bisa mencakup pajak penghasilan, asuransi kesehatan, dan dana pensiun. Misalnya, jika pajak penghasilan yang dipotong adalah Rp1.000.000, asuransi kesehatan Rp500.000, dan kontribusi pensiun Rp500.000, maka catat masing-masing jumlah ini sebagai kredit pada akun yang sesuai.

Dengan mencatat potongan secara terpisah, perusahaan dapat memantau dan mengelola kewajiban pembayaran kepada pihak ketiga, seperti pemerintah dan penyedia asuransi. Langkah ini juga membantu dalam audit dan pelaporan keuangan yang lebih transparan.

f. Verifikasi dan Konfirmasi

Verifikasi dan konfirmasi dilakukan agar semua data dan perhitungan sudah dipastikan benar sebelum jurnal diposting. Proses ini dimulai dengan memeriksa kembali semua komponen gaji yang sudah dikumpulkan dan dihitung, termasuk gaji pokok, tunjangan, bonus, dan potongan. Pastikan bahwa jumlah total gaji kotor, potongan, dan gaji bersih sudah benar.

Verifikasi ini bisa melibatkan cross check dengan dokumen pendukung seperti slip gaji, laporan pajak, dan catatan asuransi. Konfirmasi  juga dengan manajemen atau departemen terkait bahwa semua informasi sudah akurat dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Langkah ini dapat mencegah terjadinya kesalahan yang bisa berdampak negatif pada laporan keuangan dan kepercayaan karyawan.

g. Posting ke Buku Besar

Langkah terakhir dalam proses ini adalah memposting entry jurnal ke buku besar. Buku besar adalah catatan utama dalam sistem akuntansi yang mencatat semua transaksi keuangan perusahaan. Dengan memposting entry jurnal, perusahaan memastikan bahwa semua transaksi pembayaran gaji tercatat secara resmi dan bisa dilacak kembali jika diperlukan.

Proses ini melibatkan pencatatan debit dan kredit yang sudah dibuat dalam entry jurnal ke akun-akun yang sesuai di buku besar. Setelah diposting, entry jurnal ini akan menjadi bagian dari laporan keuangan perusahaan, seperti neraca dan laporan laba rugi. Langkah ini penting untuk menjaga integritas dan keakuratan catatan keuangan perusahaan.

3. Komponen Utama dalam Jurnal Pembayaran Gaji

Dalam mencatat gaji karyawan, terdapat beberapa komponen utama yang harus diperhatikan agar pencatatan akuntansi dilakukan secara lengkap dan akurat. Berikut adalah komponen utama dalam jurnal gaji karyawan:

a. Gaji Kotor

Gaji kotor mencakup jumlah keseluruhan yang diterima karyawan sebelum dipotong oleh potongan wajib, seperti pajak atau iuran jaminan sosial. Komponen ini terdiri dari gaji pokok, tunjangan, dan bonus yang diberikan kepada karyawan atas pekerjaan yang telah dilakukan selama periode tertentu.

Komponen ini menjadi dasar perhitungan selanjutnya dalam penghitungan gaji bersih dan potongan lainnya, serta digunakan untuk mendokumentasikan biaya kompensasi karyawan dalam laporan keuangan perusahaan.

b. Potongan

Komponen ini terdiri dari berbagai kewajiban yang harus dipenuhi karyawan, seperti PPh 21 (pajak penghasilan), iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, dan iuran lainnya. Potongan ini dikurangkan dari gaji karyawan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan sesuai dengan perjanjian kerja yang telah disepakati.

Potongan wajib ini harus dicatat dengan teliti dalam jurnal gaji, untuk memastikan bahwa kewajiban perpajakan dan sosial karyawan dipenuhi dengan benar, dan perusahaan dapat mempertanggungjawabkan pembayaran potongan kepada instansi yang berwenang.

c. Gaji Bersih

Gaji bersih adalah jumlah yang diterima karyawan setelah dikurangi seluruh potongan yang berlaku. Komponen ini merupakan jumlah akhir yang dibayarkan kepada karyawan, mencerminkan hak mereka setelah memperhitungkan kewajiban pajak dan potongan lainnya.

Pencatatan gaji bersih di jurnal menggambarkan jumlah uang yang keluar dari kas perusahaan untuk dibayarkan kepada karyawan. Ini juga mencerminkan kewajiban perusahaan untuk membayar gaji kepada karyawan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

4. Fungsi Jurnal Pembayaran Gaji

Jurnal pembayaran gaji memainkan peran penting dalam pengelolaan administrasi keuangan perusahaan, memastikan bahwa seluruh proses penggajian dilakukan secara transparan dan akurat. Berikut adalah fungsi utama dari jurnal pembayaran gaji dalam perusahaan:

a. Mengelola Keuangan

Jurnal pembayaran gaji membantu perusahaan mengelola keuangan dengan akurat, memastikan semua komponen gaji, seperti tunjangan dan potongan, tercatat dengan tepat. Proses ini memungkinkan perusahaan untuk mengawasi pengeluaran terkait tenaga kerja, mengelola arus kas, dan mematuhi regulasi yang berlaku.

b. Transparansi

Transparansi dalam penggajian tercapai melalui jurnal yang rinci dan terstruktur. Karyawan dapat memverifikasi rincian gaji yang mereka terima, termasuk potongan yang berlaku, memastikan kesepahaman antara kedua pihak. Ini juga mengurangi potensi kesalahan pembayaran dan meningkatkan kepercayaan antara perusahaan dan karyawan.

c. Pelaporan Keuangan

Jurnal pembayaran gaji menyediakan informasi yang akurat untuk pelaporan keuangan perusahaan, memungkinkan manajer keuangan untuk menyusun laporan laba rugi yang mencerminkan biaya tenaga kerja dengan tepat. Keakuratan informasi ini penting dalam pelaporan pajak, neraca, dan keputusan keuangan lainnya.

d. Kepatuhan terhadap Regulasi

Jurnal pembayaran gaji memastikan perusahaan mematuhi peraturan ketenagakerjaan dan pajak penghasilan. Catatan yang jelas memungkinkan perusahaan untuk menghindari risiko denda atau sanksi akibat ketidakpatuhan terhadap regulasi yang berlaku, seperti potongan pajak atau kontribusi jaminan sosial.

e. Pengelolaan Sumber Daya Manusia

Melalui jurnal ini, perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap struktur penggajian dan kebijakan kompensasi yang diterapkan. Ini membantu HR untuk memahami seberapa baik perusahaan memberikan penghargaan kepada karyawan, serta mengidentifikasi area yang perlu perbaikan dalam sistem penggajian.

f. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Dengan data yang jelas dan terstruktur, perusahaan dapat membuat keputusan strategis terkait manajemen tenaga kerja, seperti perencanaan anggaran atau kenaikan gaji. Data ini juga menjadi dasar untuk merancang kebijakan penggajian yang lebih efisien dan menarik bagi karyawan.

Baca juga: Sudah Berlaku! Ini Peraturan PPh 21 Terbaru bagi Karyawan

5. Contoh Jurnal Pembayaran Gaji Karyawan

Sebelum membuat jurnal pembayaran gaji karyawan, ketahui contoh formatnya. Berikut adalah contoh jurnal gaji karyawan yang bisa Anda jadikan acuan.

Dengan mencatat setiap komponen ini secara rinci dalam jurnal pembayaran gaji, perusahaan dapat memastikan bahwa semua transaksi gaji tercatat dengan benar dan transparan. Hal ini membantu dalam proses audit keuangan, pelaporan pajak, dan memastikan bahwa karyawan menerima pembayaran yang sesuai dengan yang tertera di kontrak kerja.

6. Cara Menghindari Kesalahan dalam Jurnal Gaji

Mengelola jurnal gaji karyawan dengan tepat sangat penting untuk menjaga akurasi dan transparansi keuangan perusahaan. Berikut beberapa tips yang dapat membantu perusahaan untuk tidak membuat kesalahan dalam jurnal gaji karyawan.

a. Perbarui Data Karyawan Secara Berkala

Pastikan data karyawan selalu diperbarui agar perusahaan bisa mencegah terjadinya kesalahan dalam jurnal gaji. Setiap perubahan dalam status karyawan, seperti promosi, kenaikan gaji, atau perubahan status pernikahan, harus segera dicatat dan diperbarui.

Dengan menggunakan aplikasi slip gaji terbaik, perusahaan dapat secara otomatis memperbarui informasi karyawan dan memastikan data yang digunakan dalam proses penggajian selalu akurat dan terkini. Data yang tidak akurat atau belum diperbarui dapat menyebabkan kesalahan dalam perhitungan gaji dan potongan.

Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki prosedur yang ketat untuk memperbarui data karyawan secara berkala dan memastikan bahwa setiap perubahan dicatat dengan tepat dan segera. Perusahaan juga dapat melihat contoh slip gaji karyawan dan menerapkannya. Hal ini akan membantu dalam menjaga kepercayaan karyawan terhadap sistem penggajian perusahaan.

b. Lakukan Pengecekan Ulang

Melakukan pengecekan ulang terhadap data dan perhitungan sebelum mencatatnya dalam jurnal adalah langkah penting untuk menghindari kesalahan. Proses ini melibatkan verifikasi setiap komponen gaji, termasuk gaji pokok, tunjangan, bonus, dan potongan.

Selain itu, pengecekan ulang juga dapat  membantu dalam mengidentifikasi dan mempermudah perbaikan kesalahan sebelum jurnal diposting ke buku besar. Prosedur ini bisa dilakukan oleh staf akuntansi yang berbeda atau melalui sistem pemeriksaan berlapis untuk memastikan keandalan data.

c. Buat Checklist

Gunakan daftar periksa atau checklist setiap kali melakukan pencatatan gaji agar dapat membantu memastikan bahwa setiap langkah telah diikuti dengan benar. Checklist ini dapat mencakup berbagai langkah penting seperti pengumpulan data, perhitungan gaji, pencatatan potongan, dan verifikasi akhir.

Dengan adanya checklist, staf akuntansi dapat lebih mudah memantau proses dan memastikan tidak ada langkah yang terlewat atau dilakukan secara tidak tepat. Checklist juga berfungsi sebagai panduan untuk menjaga konsistensi dan standar dalam proses penggajian. Ini adalah alat sederhana namun efektif untuk mengurangi risiko kesalahan dalam jurnal gaji karyawan.

Hal serupa juga dapat diterapkan dalam proses perekrutan menggunakan applicant tracking software (ATS). Dengan ATS, tim HR dapat memantau setiap langkah dalam proses rekrutmen, mulai dari penerimaan aplikasi hingga seleksi kandidat, memastikan tidak ada langkah yang terlewat.

d. Buat Jadwal Audit Rutin

Melakukan audit rutin pada jurnal gaji adalah langkah untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan pencatatan. Audit internal dapat membantu perusahaan untuk memastikan  bahwa semua pencatatan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku. Proses audit bisa melibatkan pemeriksaan mendalam terhadap entry jurnal, verifikasi dokumen pendukung, dan analisis perhitungan gaji.

Dengan audit rutin, perusahaan dapat mengetahui  ketidaksesuaian data yang terjadi dan dapat mengambil tindakan korektif secepat mungkin. Selain itu, audit juga meningkatkan transparansi dan kepercayaan dalam sistem penggajian, serta membantu dalam persiapan untuk audit eksternal jika diperlukan.

e. Simpan Dokumen Pendukung

Selalu simpan dokumen pendukung seperti slip gaji, laporan pajak, dan catatan asuransi untuk referensi di masa mendatang. Dokumen-dokumen ini dapat membantu proses verifikasi dan audit, serta berfungsi sebagai bukti bahwa semua transaksi telah dicatat dengan benar. Dengan memiliki dokumen pendukung yang lengkap, perusahaan dapat lebih mudah melacak dan memperbaiki kesalahan jika terjadi.

Selain itu, penyimpanan dokumen yang baik dapat membantu dalam memenuhi persyaratan hukum dan regulasi, serta meningkatkan transparansi dalam proses penggajian. Dokumen pendukung juga berfungsi sebagai referensi dalam menyelesaikan permasalahan atau pertanyaan dari karyawan mengenai gaji mereka.

7. Kesimpulan

Dalam human resource management, jurnal pembayaran gaji karyawan adalah hal penting yang dapat membuktikan keakuratan dan transparansi dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Dengan mengikuti langkah-langkah yang tepat, mulai dari mengumpulkan data gaji, menghitung gaji bersih, hingga membuat entry jurnal dan mencatat potongan, perusahaan dapat menciptakan sistem penggajian yang efisien dan dapat dipercaya.

Selain itu, terapkan tips untuk menghindari kesalahan dalam jurnal gaji karyawan, seperti memperbarui data karyawan dan audit rutin, akan semakin memperkuat integritas proses ini. Oleh karena itu, perusahaan tidak hanya bisa mempertahankan keseimbangan finansial, tetapi juga meningkatkan kepuasan karyawan dan kepercayaan manajemen.