Gaji Prorata: Definisi, Cara Menghitung, dan Contohnya

Menghitung gaji prorata adalah keahlian penting yang perlu dipahami oleh tim HR, karena penghitungan gaji yang adil dan akurat sangat bergantung pada hal ini. Gaji prorata merujuk pada perhitungan penghasilan berdasarkan jumlah hari kerja dalam periode tertentu, terutama ketika karyawan baru bergabung di tengah bulan atau mengundurkan diri sebelum bulan berakhir.

Dengan pemahaman yang tepat, tim HR dapat memastikan penghitungan yang tepat dan adil untuk semua karyawan. Artikel ini akan membahas secara detail tentang apa itu prorata dan cara menghitung gaji prorata dengan metode yang sederhana dan mudah diikuti, serta contohnya untuk mempermudah Anda untuk memahami cara menghitung gaji prorata.

Melalui pemahaman cara hitung gaji prorata, Anda akan lebih mudah mengelola penggajian dan memastikan karyawan mendapatkan haknya secara adil sesuai dengan waktu kerja.

1. Apa itu Prorate?

Prorate adalah adalah metode penghitungan yang membagi atau mengalokasikan sesuatu secara proporsional berdasarkan porsi waktu atau penggunaan yang sebenarnya. Konsep ini digunakan untuk memastikan pembagian nilai bersifat adil, baik itu dalam biaya, manfaat, atau kompensasi, ketika seseorang atau sesuatu tidak berhak atas bagian penuh selama satu periode.

Dalam hal penggajian, prorate berarti perhitungan gaji yang disesuaikan dengan lamanya karyawan bekerja dalam satu bulan. Ini biasanya diterapkan pada karyawan yang baru bergabung di tengah bulan, mengundurkan diri sebelum akhir bulan, atau mengambil cuti tanpa upah. Dengan sistem ini, gaji dibayarkan hanya sebesar proporsi hari kerja yang sebenarnya dijalani oleh karyawan tersebut.

2. Jenis Prorata yang Digunakan di Dunia Kerja

Prorata dalam dunia kerja mengacu pada pembagian yang proporsional berdasarkan periode waktu kerja atau kontribusi karyawan terhadap tugas yang diberikan. Berikut adalah beberapa jenis prorata yang umum diterapkan dalam pengelolaan sumber daya manusia dan payroll:

a. Gaji atau Upah

Prorata gaji digunakan untuk menghitung gaji bagi karyawan yang tidak bekerja penuh pada periode gaji. Misalnya, karyawan yang mulai atau mengundurkan diri di tengah bulan akan menerima gaji sesuai dengan jumlah hari kerja yang dilalui, bukan berdasarkan nominal slip gaji penuh satu bulan.

Hal ini memastikan bahwa pembayaran gaji adil dan proporsional sesuai dengan kontribusi waktu kerja yang diberikan oleh karyawan. Dengan sistem prorata, perusahaan menghindari pembayaran yang berlebihan bagi karyawan yang tidak bekerja penuh dalam periode tertentu.

Selain itu, pemahaman tentang perbedaan UMK, UMR, dan UMP juga penting dalam penetapan gaji. UMP berlaku untuk tingkat provinsi, sementara UMK diterapkan di kabupaten/kota. Sementara itu, istilah UMR sudah tidak lagi digunakan dan digantikan oleh UMP dan UMK sesuai dengan regulasi yang berlaku.

b. Bonus atau Komisi

Bonus dan komisi dapat dihitung prorata berdasarkan waktu kerja atau pencapaian dalam periode tertentu. Jika karyawan hanya bekerja sebagian bulan, maka mereka hanya akan menerima bonus atau komisi berdasarkan hari atau bulan kerja yang telah mereka jalani.

Prorata bonus memberikan keadilan bagi karyawan yang bekerja dalam periode yang tidak penuh. Ini juga memastikan bahwa penghargaan atas kinerja didistribusikan secara adil, sesuai dengan kontribusi yang telah diberikan selama waktu kerja yang ada.

c. Cuti

Cuti tahunan dihitung secara prorata untuk karyawan yang baru bergabung atau yang bekerja kurang dari satu tahun penuh. Karyawan baru yang masuk pertengahan tahun akan mendapatkan jumlah cuti sesuai dengan jumlah bulan yang mereka kerjakan, bukan hak penuh setahun.

Prorata cuti ini memberikan keadilan bagi karyawan yang belum bekerja penuh setahun. Dengan cara ini, perusahaan memastikan bahwa hak cuti karyawan dihitung secara adil tanpa merugikan kedua belah pihak.

d. Tunjangan

Tunjangan seperti makan, transportasi, atau tunjangan lainnya sering dihitung prorata bagi karyawan yang tidak bekerja penuh bulan. Karyawan yang absen beberapa hari atau yang bekerja paruh waktu hanya akan menerima tunjangan sesuai dengan hari kerja yang mereka lakukan.

Prorata tunjangan memastikan bahwa karyawan menerima manfaat yang sesuai dengan kontribusi waktu mereka. Ini juga memungkinkan perusahaan untuk memberikan kompensasi yang lebih adil dan menghindari pemborosan anggaran yang tidak perlu.

e. Manfaat Lainnya

Beberapa manfaat lainnya, seperti asuransi kesehatan, dan remunerasi dihitung prorata untuk karyawan paruh waktu atau mereka yang bekerja dengan jam kerja tidak standar. Asuransi atau fasilitas lainnya disesuaikan dengan jumlah waktu yang mereka habiskan bekerja untuk perusahaan.

Prorata manfaat memastikan bahwa karyawan yang bekerja tidak penuh waktu tetap mendapatkan hak yang adil sesuai dengan waktu yang mereka kontribusikan. Ini membantu perusahaan menjaga kesejahteraan karyawan tanpa melampaui anggaran yang telah ditentukan.

3. Cara Menghitung Gaji Prorata

Gaji prorata dihitung dengan membandingkan jumlah hari atau jam kerja yang sebenarnya dengan total hari atau jam kerja dalam sebulan, kemudian mengalikan hasilnya dengan gaji bulanan. Perhitungan ini digunakan ketika karyawan tidak bekerja penuh selama satu bulan, seperti saat baru bergabung, mengundurkan diri di tengah bulan, atau mengambil perhitungan cuti diuangkan.

Terdapat tiga metode umum untuk menghitung gaji prorata, yaitu berdasarkan hari kerja efektif, jam kerja, dan hari kalender.

a. Metode Berdasarkan Hari Kerja Efektif

Metode ini menghitung gaji prorata berdasarkan jumlah hari kerja aktual dalam satu bulan, tidak termasuk hari libur atau akhir pekan. Hari-hari tersebut harus mencakup hari kerja normal dan tidak termasuk hari libur, cuti, serta keterangan lainnya dari laporan absensi karyawan.

Pendekatan ini sering dipakai karena dianggap paling mencerminkan waktu kerja yang sesungguhnya. Misalkan, seorang karyawan bergaji Rp5.000.000 per bulan mulai bekerja pada 16 Oktober, dengan jumlah hari kerja efektif di bulan tersebut sebanyak 22 hari. Maka gaji prorata:

• Gaji harian = Rp5.000.000 / 22 = Rp227.272,73
• Gaji prorata = Rp227.272,73 × 11 hari kerja = Rp2.500.000

b. Metode Berdasarkan Jam Kerja

Metode ini merujuk pada regulasi pemerintah dengan menggunakan angka pembagi standar 173 jam untuk menentukan upah per jam. Pendekatan ini sangat efektif untuk menghitung gaji karyawan yang memiliki jam kerja tidak tetap atau masuk di tengah bulan agar hasilnya lebih akurat dan profesional.

Berdasarkan data yang sama, jika seorang karyawan bekerja selama 100 jam di bulan Oktober, perhitungannya adalah:

• Gaji per jam = 1/173 x Rp5.000.000 = Rp28.902
• Gaji prorata = 100 jam x Rp28.902 = Rp2.890.200

c. Metode Berdasarkan Hari Kalender

Metode ini menghitung gaji prorata dengan membagi gaji bulanan berdasarkan jumlah hari dalam bulan tersebut, termasuk hari libur dan akhir pekan. Pendekatan ini biasanya digunakan untuk keperluan seperti perhitungan pesangon atau tunjangan tertentu. Dengan data yang sama, jumlah hari di bulan Oktober adalah 31 hari. Maka:

• Gaji harian = Rp5.000.000 / 31 = Rp161.290,32
• Gaji prorata = Rp161.290,32 × 16 hari = Rp2.580.645,16

Menghitung gaji prorata secara manual sering kali rentan terhadap kesalahan dan menyita waktu tim HR. Dengan menggunakan software payroll ScaleOcean, perhitungan gaji prorata menjadi lebih otomatis, cepat, dan akurat. Sistem ini menghitung gaji berdasarkan data absensi dan jumlah hari kerja secara real-time, memastikan setiap karyawan menerima gaji sesuai dengan waktu kerja yang sebenarnya.

ScaleOcean juga mengurangi potensi human error dan memungkinkan tim HR untuk fokus pada hal-hal yang lebih strategis. Dengan solusi yang efisien dan tepat, ScaleOcean memastikan perusahaan dapat mengelola penggajian dengan lebih mudah, tanpa khawatir tentang perhitungan yang tidak tepat.

4. Apa Faktor yang Memengaruhi Gaji Prorata?

Faktor yang memengaruhi gaji prorata meliputi data kehadiran, gaji pokok, periode kerja, metode perhitungan (hari kalender, hari kerja, atau jam kerja), tunjangan, dan kebijakan struktur upah perusahaan. Hal ini akan mempengaruhi jumlah gaji bersih yang diterima oleh karyawan yang bekerja paruh waktu atau baru bergabung di tengah bulan.

a. Jumlah Hari Kerja dalam Sebulan

Jika karyawan hanya bekerja setengah bulan, gaji yang diterima akan disesuaikan berdasarkan proporsi hari kerja. Sebagai contoh, jika karyawan bekerja selama 15 hari dari total 30 hari kerja dalam sebulan, gaji mereka dihitung berdasarkan 15/30 dari gaji bulanan penuh.

b. Jam Kerja per Hari

Selain jumlah hari kerja, jam kerja per hari juga memengaruhi perhitungan gaji prorata. Karyawan yang bekerja kurang dari jumlah jam standar per hari, misalnya 8 jam, akan mendapatkan gaji yang dihitung berdasarkan jumlah jam yang mereka kerjakan.

c. Gaji Pokok Karyawan

Untuk menghitung gaji prorata, gross salary karyawan digunakan sebagai dasar perhitungan, yang kemudian disesuaikan dengan waktu kerja mereka selama periode tertentu. Karyawan yang bekerja penuh waktu dan yang bekerja setengah bulan akan menerima proporsi yang sesuai dengan masa kerja mereka.

d. Tunjangan dan Bonus

Tunjangan dan bonus juga perlu dihitung secara prorata, terutama untuk karyawan yang baru bergabung atau yang bekerja dengan aturan kerja tertentu. Tunjangan seperti tunjangan makan atau transportasi sering dihitung berdasarkan jumlah hari atau jam kerja yang dilakukan dalam sebulan.

Selain faktor-faktor di atas, perhitungan gaji prorata juga harus memperhitungkan kewajiban pajak yang berlaku, termasuk Pajak Penghasilan 21 (PPH 21). Dengan memasukkan potongan pajak ini secara tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa jumlah gaji bersih yang diterima karyawan sesuai dengan peraturan dan tidak menimbulkan risiko hukum.

5. Tujuan Penerapan Sistem Prorate

Penerapan sistem prorata bertujuan untuk memastikan bahwa semua karyawan menerima kompensasi yang adil dan proporsional. Hal ini tidak hanya penting bagi perusahaan dan karyawan, tetapi juga berdampak pada pelanggan yang menerima layanan. Beberapa tujuan utama dari penerapan prorata adalah sebagai berikut:

a. Keadilan

Prorate memastikan bahwa baik karyawan maupun pelanggan hanya membayar atau menerima kompensasi berdasarkan waktu atau layanan yang mereka gunakan. Sistem ini memastikan bahwa setiap orang tidak dikenakan biaya lebih dari yang seharusnya atau mendapatkan kompensasi lebih sedikit dari yang mereka pantas terima.

Dengan menerapkan sistem prorate, perusahaan dapat menjaga kepuasan pelanggan dan kepercayaan karyawan, karena mereka merasa dihargai dan diperlakukan dengan adil sesuai dengan kontribusi atau penggunaan mereka.

Ini juga dapat mengurangi potensi konflik yang mungkin timbul dari pembayaran yang tidak proporsional, termasuk dalam masa probation, di mana karyawan baru hanya menerima kompensasi sesuai dengan waktu kerja mereka.

b. Akurasi

Prorate berfungsi untuk memastikan pembayaran dan kompensasi dilakukan dengan tingkat ketepatan yang tinggi. Perusahaan menghitung jumlah pembayaran atau potongan berdasarkan periode penggunaan yang sebenarnya, sehingga setiap transaksi mencerminkan nilai yang adil dan terhindar dari kelebihan atau kekurangan bayar.

Dengan menerapkan perhitungan yang presisi, perusahaan menjaga transparansi dalam administrasi keuangan serta mencegah kesalahan yang berpotensi mengganggu hubungan profesional. Sistem ini membantu menghitung gaji dan tagihan secara proporsional.

Selain itu, penerapan prorate yang tepat memudahkan pencatatan jurnal pembayaran gaji karyawan, karena setiap perhitungan proporsional dapat langsung dicatat secara akurat dalam sistem akuntansi perusahaan. Hal ini meningkatkan transparansi dan mengurangi risiko kesalahan pada sistem penggajian.

c. Penyederhanaan

Terakhir, penerapan sistem prorate membantu menyederhanakan manajemen pembayaran dan kompensasi. Dalam kondisi kerja atau penggunaan layanan yang berlangsung sebagian periode, prorate memastikan perhitungan dilakukan secara efisien dan proporsional, sehingga proses pembayaran menjadi lebih mudah dan akurat.

Selain itu, penggunaan prorate juga menghemat waktu dalam perhitungan administrasi dan meminimalkan risiko kesalahan akibat perbedaan standar pembayaran. Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengelola arus keuangan dengan lebih terstruktur, menciptakan proses yang sederhana, cepat, dan transparan.

Baca juga: Ketahui Contoh Kontrak Kerja Karyawan yang Baik dan Benar

6. Aturan Gaji Prorata

Dalam praktik ketenagakerjaan, perusahaan wajib memastikan perhitungan gaji dilakukan secara adil dan sesuai ketentuan hukum. Walaupun tidak terdapat regulasi khusus mengenai gaji prorata, perusahaan dapat menggunakan beberapa acuan resmi untuk menetapkan kebijakan yang sejalan dengan prinsip keadilan dan kepatuhan hukum.

Salah satu rujukan utama adalah Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. KEP.102/MEN/VI/2004 tentang waktu kerja dan upah lembur. Walau tidak menyebutkan prorata secara langsung, rumus dalam peraturan ini dapat diadaptasi untuk menghitung gaji prorata, terutama bagi karyawan yang bekerja dengan durasi tidak penuh dalam satu periode kerja tertentu.

Peraturan lain yang relevan adalah Permenakertrans No. KEP.17/MEN/VII/2022 mengenai upah minimum. Ketentuan ini menetapkan standar minimum upah yang wajib dibayarkan dan dapat digunakan untuk menghitung gaji prorata, khususnya bagi karyawan yang bekerja sebagian waktu dengan proporsi yang disesuaikan terhadap jam kerja aktual.

Selain itu, Surat Edaran Menteri Tenaga Kerja No. SE.03/M/K01/PHK/2022 yang diterbitkan pada masa pandemi Covid-19 juga dapat dijadikan pedoman dalam kondisi tertentu. Surat edaran ini memberikan dasar bagi perusahaan untuk menghitung gaji prorata ketika terjadi penyesuaian jam kerja, pengurangan aktivitas, atau situasi luar biasa lainnya.

7. Contoh Perhitungan Gaji Prorata

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah penjelasan mengenai beberapa cara menghitung gaji prorata dalam berbagai situasi.

a. Karyawan Baru yang Mulai Bekerja di Tengah Bulan

Bagi karyawan yang memulai pekerjaan di tengah bulan sebelum periode penggajian, perhitungan gaji prorata perlu dilakukan. Sebagai contoh, jika seorang karyawan baru mulai bekerja pada tanggal 15 Oktober dengan gaji pokok Rp5.000.000 per bulan, maka perhitungan gaji proratanya adalah sebagai berikut:

• Gaji pokok per hari = Rp5.000.000 / 30 hari = Rp166.667 per hari
• Jumlah hari kerja di bulan Oktober = 31 hari – 14 hari = 17 hari
• Gaji yang diterima karyawan = Rp166.667 x 17 hari = Rp2.833.339

b. Karyawan yang Mengundurkan Diri di Tengah Bulan

Untuk karyawan yang mengundurkan diri di tengah bulan, perhitungan gaji prorata juga harus dilakukan. Misalnya, jika seorang karyawan mengundurkan diri pada tanggal 20 Oktober dengan gaji pokok Rp5.000.000 per bulan, maka gaji yang diterima selama periode tersebut dihitung dengan cara berikut:

• Gaji pokok per hari = Rp5.000.000 / 31 hari = Rp161.290 per hari
• Jumlah hari kerja di bulan Oktober = 20 hari
• Gaji yang diterima karyawan = Rp161.290 x 20 hari = Rp3.225.800

c. Karyawan yang Mengambil Cuti Tanpa Gaji

Beberapa perusahaan menerapkan kebijakan cuti tanpa gaji dalam situasi tertentu, seperti merawat anggota keluarga yang sakit atau memulihkan diri dari penyakit. Dalam hal ini, perhitungan gaji prorata dilakukan berdasarkan hari kerja yang tidak dibayar.

Sebagai contoh, seorang karyawan dengan gaji pokok Rp5.000.000 per bulan mengambil cuti tanpa gaji selama 5 hari kerja pada bulan Oktober. Gaji yang diterimanya dihitung sebagai berikut:

• Gaji pokok per hari = Rp5.000.000 / 26 hari = Rp192.308 per hari
• Jumlah hari kerja di bulan Oktober = 26 – 5 = 21 hari
• Gaji yang diterima karyawan = Rp192.308 x 21 hari = Rp4.038.068

d. Karyawan yang Mengalami Perubahan Jam Kerja

Jika terjadi perubahan jam kerja pada karyawan, maka gaji prorata perlu disesuaikan sesuai dengan perubahan tersebut. Contohnya, seorang karyawan dengan gaji pokok Rp5.000.000 per bulan dan jam kerja 8 jam per hari mengalami perubahan menjadi 6 jam per hari selama 2 minggu pada bulan Oktober. Perhitungan gaji prorata untuk periode ini adalah sebagai berikut:

• Gaji pokok per jam = Rp5.000.000 / (220 jam per bulan) = Rp56.82 per jam
• Gaji pokok per hari (jam kerja normal) = Rp56.82 x 8 jam = Rp454.56
• Gaji pokok per hari (jam kerja proyek) = Rp56.82 x 6 jam = Rp340.92
• Jumlah hari kerja di bulan Oktober = 22 hari
• Hari kerja dengan jam kerja normal = 12 hari
• Hari kerja dengan jam kerja proyek = 10 hari
• Gaji yang diterima karyawan = (Rp454.56 x 12 hari) + (Rp340.92 x 10 hari) = Rp8.174.12

Untuk memastikan perhitungan gaji prorata lebih cepat dan akurat, perusahaan dapat memanfaatkan software payroll. Sistem ini mampu menghitung gaji secara otomatis berdasarkan data kehadiran dan periode kerja karyawan. Dengan demikian, risiko kesalahan manual berkurang dan proses penggajian menjadi lebih efisien.

8. Kesimpulan

Prorate dalam penggajian adalah metode perhitungan gaji yang disesuaikan secara proporsional dengan lama waktu kerja karyawan dalam satu periode. Cara ini memastikan setiap karyawan menerima gaji secara adil sesuai jumlah hari atau jam kerja yang benar-benar dijalani, misalnya untuk karyawan baru, yang resign di tengah bulan, atau yang mengambil cuti tanpa upah.

Secara umum, perhitungan gaji prorata dilakukan dengan membagi gaji bulanan berdasarkan total hari atau jam kerja dalam sebulan, lalu dikalikan dengan jumlah kerja aktual. Namun, jika dilakukan secara manual, proses ini cukup memakan waktu dan berisiko menimbulkan kesalahan, terutama bagi perusahaan dengan banyak karyawan.

Untuk itu, penggunaan software HR dan payroll menjadi solusi yang lebih efisien karena dapat menghitung gaji prorata secara otomatis dan akurat. ScaleOcean hadir sebagai all-in-one HR software yang membantu mengelola penggajian, absensi, hingga perhitungan pajak secara terpadu.

ScaleOcean juga menyediakan layanan demo gratis agar Anda dapat mengenal fitur-fiturnya terlebih dahulu sebelum diimplementasikan secara penuh di perusahaan.