Gaji Prorata: Definisi, Cara Menghitung, dan Contohnya

Menghitung gaji prorata adalah keahlian penting yang perlu dipahami oleh human resource management. Istilah gaji prorate sendiri merujuk pada penghitungan penghasilan berdasarkan jumlah hari kerja dalam periode tertentu, terutama saat karyawan baru mulai bekerja di tengah bulan atau ketika karyawan mengundurkan diri sebelum bulan berakhir.

Artikel ini akan membahas secara detail tentang apa itu prorata dan cara menghitung gaji prorata dengan metode yang sederhana dan mudah diikuti, serta contohnya untuk mempermudah Anda untuk memahami cara menghitung gaji prorata. Dengan memahami cara hitung gaji prorata, Anda akan lebih mudah mengelola penggajian dan memastikan karyawan mendapatkan hak mereka secara adil sesuai dengan waktu kerja mereka.

Key Takeaways

• Prorate adalah metode perhitungan untuk menentukan jumlah pembayaran secara proporsional berdasarkan akumulasi waktu kerja yang sebenarnya.
• Faktor yang memengaruhi gaji prorata mencakup jumlah hari kerja dalam sebulan, jam kerja per hari, gaji pokok karyawan sebagai dasar, dan penyesuaian untuk tunjangan serta bonus.
• Cara menghitung gaji prorata dilakukan dengan menentukan gaji bulanan, menghitung tarif harian, menentukan hari kerja aktual, lalu mengalikan keduanya.
• Proses hitung prorata manual sangat rentan kesalahan, tetapi dapat diotomatisasi dengan software payroll ScaleOcean yang dapat menyesuaikan gaji proporsional dihitung akurat.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Prorata

Prorata adalah sebuah metode penghitungan yang digunakan untuk menentukan jumlah yang harus dibayar atau diterima berdasarkan akumulasi waktu yang digunakan dari total keseluruhan jam kerja. Gross salary adalah jumlah gaji total yang menjadi acuan perhitungan.

Dalam konteks gaji, prorate biasanya digunakan untuk menghitung gaji karyawan yang bekerja selama beberapa hari dalam sebulan, seperti karyawan yang baru mulai bekerja atau yang berhenti di pertengahan bulan. Metode ini juga sering digunakan untuk menghitung hak cuti karyawan kontrak yang tidak bekerja genap satu tahun.

Cara menghitung gaji prorata melibatkan pembagian jumlah gaji bulanan dengan jumlah hari dalam bulan tersebut untuk menentukan tarif harian. Kemudian, tarif harian tersebut dikalikan dengan jumlah hari yang benar-benar dihabiskan karyawan bekerja di perusahaan selama bulan tersebut.

Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa karyawan hanya dibayar sesuai dengan jumlah hari mereka bekerja, suatu jenis potongan gaji karyawan. Penggunaan payroll software dapat membantu mempermudah dan mempercepat perhitungan gaji prorata, mengurangi kesalahan manual, serta memastikan bahwa pembayaran gaji selalu tepat waktu dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

2. Jenis Prorata yang Digunakan di Dunia Kerja

Prorata dalam dunia kerja mengacu pada pembagian yang proporsional berdasarkan periode waktu kerja atau kontribusi karyawan terhadap tugas yang diberikan. Berikut adalah beberapa jenis prorata yang umum diterapkan dalam pengelolaan sumber daya manusia dan payroll:

a. Gaji atau Upah

Prorata gaji digunakan untuk menghitung gaji bagi karyawan yang tidak bekerja penuh pada periode gaji. Misalnya, karyawan yang mulai atau mengundurkan diri di tengah bulan akan menerima gaji sesuai dengan jumlah hari kerja yang dilalui, bukan berdasarkan nominal slip gaji penuh satu bulan.

Hal ini memastikan bahwa pembayaran gaji adil dan proporsional sesuai dengan kontribusi waktu kerja yang diberikan oleh karyawan. Dengan sistem prorata, perusahaan menghindari pembayaran yang berlebihan bagi karyawan yang tidak bekerja penuh dalam periode tertentu.

b. Bonus atau Komisi

Bonus dan komisi dapat dihitung prorata berdasarkan waktu kerja atau pencapaian dalam periode tertentu. Jika karyawan hanya bekerja sebagian bulan, maka mereka hanya akan menerima bonus atau komisi berdasarkan hari atau bulan kerja yang telah mereka jalani.

Prorata bonus memberikan keadilan bagi karyawan yang bekerja dalam periode yang tidak penuh. Ini juga memastikan bahwa penghargaan atas kinerja didistribusikan secara adil, sesuai dengan kontribusi yang telah diberikan selama waktu kerja yang ada.

c. Cuti

Cuti tahunan dihitung secara prorata untuk karyawan yang baru bergabung atau yang bekerja kurang dari satu tahun penuh. Karyawan baru yang masuk pertengahan tahun akan mendapatkan jumlah cuti sesuai dengan jumlah bulan yang mereka kerjakan, bukan hak penuh setahun.

Prorata cuti ini memberikan keadilan bagi karyawan yang belum bekerja penuh setahun. Dengan cara ini, perusahaan memastikan bahwa hak cuti karyawan dihitung secara adil tanpa merugikan kedua belah pihak.

d. Tunjangan

Tunjangan seperti makan, transportasi, atau tunjangan lainnya sering dihitung prorata bagi karyawan yang tidak bekerja penuh bulan. Karyawan yang absen beberapa hari atau yang bekerja paruh waktu hanya akan menerima tunjangan sesuai dengan hari kerja yang mereka lakukan.

Prorata tunjangan memastikan bahwa karyawan menerima manfaat yang sesuai dengan kontribusi waktu mereka. Ini juga memungkinkan perusahaan untuk memberikan kompensasi yang lebih adil dan menghindari pemborosan anggaran yang tidak perlu.

e. Manfaat Lainnya

Beberapa manfaat lainnya, seperti asuransi kesehatan, dihitung prorata untuk karyawan paruh waktu atau mereka yang bekerja dengan jam kerja tidak standar. Asuransi atau fasilitas lainnya disesuaikan dengan jumlah waktu yang mereka habiskan bekerja untuk perusahaan.

Prorata manfaat memastikan bahwa karyawan yang bekerja tidak penuh waktu tetap mendapatkan hak yang adil sesuai dengan waktu yang mereka kontribusikan. Ini membantu perusahaan menjaga kesejahteraan karyawan tanpa melampaui anggaran yang telah ditentukan.

3. Faktor yang Memengaruhi Gaji Prorata

Dalam menghitung gaji prorata, beberapa faktor harus diperhatikan untuk memastikan bahwa pembayaran yang diberikan sesuai dengan kontribusi waktu kerja karyawan selama periode tersebut. Faktor-faktor ini akan mempengaruhi jumlah gaji bersih yang diterima oleh karyawan yang bekerja paruh waktu atau baru bergabung di tengah bulan.

a. Jumlah Hari Kerja dalam Sebulan

Jika karyawan hanya bekerja setengah bulan, gaji yang diterima akan disesuaikan berdasarkan proporsi hari kerja. Sebagai contoh, jika karyawan bekerja selama 15 hari dari total 30 hari kerja dalam sebulan, gaji mereka dihitung berdasarkan 15/30 dari gaji bulanan penuh.

b. Jam Kerja per Hari

Selain jumlah hari kerja, jam kerja per hari juga memengaruhi perhitungan gaji prorata. Karyawan yang bekerja kurang dari jumlah jam standar per hari, misalnya 8 jam, akan mendapatkan gaji yang dihitung berdasarkan jumlah jam yang mereka kerjakan.

c. Gaji Pokok Karyawan

Untuk menghitung gaji prorata, gaji pokok bulanan karyawan digunakan sebagai dasar perhitungan, yang kemudian disesuaikan dengan waktu kerja mereka selama periode tertentu. Karyawan yang bekerja penuh waktu dan yang bekerja setengah bulan akan menerima proporsi yang sesuai dengan masa kerja mereka.

d. Tunjangan dan Bonus

Tunjangan dan bonus juga perlu dihitung secara prorata, terutama untuk karyawan yang baru bergabung atau yang bekerja dengan aturan kerja tertentu. Tunjangan seperti tunjangan makan atau transportasi sering dihitung berdasarkan jumlah hari atau jam kerja yang dilakukan dalam sebulan.

Selain faktor-faktor di atas, perhitungan gaji prorata juga harus memperhitungkan kewajiban pajak yang berlaku, termasuk Pajak Penghasilan 21 (PPH 21). Dengan memasukkan potongan pajak ini secara tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa jumlah gaji bersih yang diterima karyawan sesuai dengan peraturan dan tidak menimbulkan risiko hukum.

4. Contoh Penggunaan Prorate

Prorata adalah metode perhitungan pembayaran yang menyesuaikan dengan proporsi waktu atau jumlah tertentu, sehingga memastikan keadilan dalam remunerasi maupun biaya layanan. Sistem ini banyak diterapkan di ketenagakerjaan dan layanan pelanggan.

a. Dalam Ketenagakerjaan

• Karyawan Baru atau Resign: Jika karyawan mulai bekerja atau berhenti di pertengahan bulan, gaji dihitung prorata untuk hari kerja aktual. Misalnya, karyawan masuk tanggal 10 bulan ini, mereka hanya dibayar dari tanggal 10 hingga akhir bulan.
• Karyawan Paruh Waktu: Bayaran dan tunjangan dihitung proporsional sesuai jam kerja. Contoh, karyawan bekerja 20 jam/minggu dibandingkan karyawan penuh waktu 40 jam, gaji dan tunjangan akan setengah dari standar penuh.
• Kenaikan Gaji: Saat kenaikan gaji berlaku di tengah bulan, gaji bulan itu dihitung prorata. Misal, gaji meningkat mulai tanggal 15, karyawan menerima gaji lama untuk tanggal 1–14 dan gaji baru untuk tanggal 15–akhir bulan.
• Bonus atau Insentif Tahunan: Jika karyawan baru bergabung setengah tahun atau keluar sebelum periode bonus, nilai bonus dihitung prorata sesuai lama bekerja, bukan total penuh untuk setahun.

b. Dalam Layanan Pelanggan

• Pelanggan Baru: Pelanggan yang berlangganan di tengah bulan membayar prorata. Contoh, layanan streaming berlangganan tanggal 18, mereka hanya membayar untuk sisa 13 hari, bukan untuk seluruh bulan.
• Tagihan Utilitas: Jika pindah rumah, tagihan listrik atau air dihitung prorata sesuai jumlah hari penggunaan. Misal, pindah tanggal 20, tagihan listrik hanya untuk tanggal 1–20.
• Layanan Internet atau SaaS: Pelanggan berlangganan platform SaaS pada pertengahan siklus tagihan akan membayar prorata untuk sisa periode, memastikan biaya sesuai pemakaian nyata.
• Pemeliharaan atau Paket Layanan Khusus: Jika pelanggan menggunakan paket layanan tertentu hanya sebagian bulan, biaya dihitung prorata sesuai jumlah hari layanan digunakan.

5. Tujuan Penerapan Sistem Prorate

Penerapan sistem prorata memiliki beberapa tujuan utama yang penting bagi perusahaan dan karyawan, maupun bagi pelanggan yang menerima layanan. Berikut adalah tujuan utama dari penerapan prorate:

a. Keadilan

Prorate memastikan bahwa baik karyawan maupun pelanggan hanya membayar atau menerima kompensasi berdasarkan waktu atau layanan yang mereka gunakan. Sistem ini memastikan bahwa setiap orang tidak dikenakan biaya lebih dari yang seharusnya atau mendapatkan kompensasi lebih sedikit dari yang mereka pantas terima.

Dengan menerapkan sistem prorate, perusahaan dapat menjaga kepuasan pelanggan dan kepercayaan karyawan, karena mereka merasa dihargai dan diperlakukan dengan adil sesuai dengan kontribusi atau penggunaan mereka. Ini juga dapat mengurangi potensi konflik yang mungkin timbul dari pembayaran yang tidak proporsional.

b. Akurasi

Prorate berfungsi untuk memastikan pembayaran dan kompensasi dilakukan dengan tingkat ketepatan yang tinggi. Perusahaan menghitung jumlah pembayaran atau potongan berdasarkan periode penggunaan yang sebenarnya, sehingga setiap transaksi mencerminkan nilai yang adil dan terhindar dari kelebihan atau kekurangan bayar.

Dengan menerapkan perhitungan yang presisi, perusahaan menjaga transparansi dalam administrasi keuangan serta mencegah kesalahan yang berpotensi mengganggu hubungan profesional. Sistem ini membantu menghitung gaji dan tagihan secara proporsional.

Selain itu, penerapan prorate yang tepat memudahkan pencatatan jurnal pembayaran gaji karyawan, karena setiap perhitungan proporsional dapat langsung dicatat secara akurat dalam sistem akuntansi perusahaan. Hal ini meningkatkan transparansi dan mengurangi risiko kesalahan dalam administrasi penggajian.

c. Penyederhanaan

Terakhir, penerapan sistem prorate membantu menyederhanakan manajemen pembayaran dan kompensasi. Dalam kondisi kerja atau penggunaan layanan yang berlangsung sebagian periode, prorate memastikan perhitungan dilakukan secara efisien dan proporsional, sehingga proses pembayaran menjadi lebih mudah dan akurat.

Selain itu, penggunaan prorate juga menghemat waktu dalam perhitungan administrasi dan meminimalkan risiko kesalahan akibat perbedaan standar pembayaran. Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengelola arus keuangan dengan lebih terstruktur, menciptakan proses yang sederhana, cepat, dan transparan.

6. Penentu Nilai Gaji Prorate

Nilai gaji prorate ditentukan oleh beberapa faktor utama yang memastikan perhitungan gaji dilakukan secara adil dan akurat. Berikut adalah beberapa penentu nilai gaji prorate.

a. Gaji Bulanan

Gaji bulanan adalah kompensasi yang disepakati antara karyawan dan perusahaan dan dibayarkan setiap bulan. Dalam penghitungan prorate, gaji bulanan ini dijadikan dasar untuk penentuan berapa banyak yang harus dibayar kepada karyawan jika mereka bekerja selama satu bulan dengan beberapa hari tidak bekerja.

b. Jumlah Hari dalam Bulan

Untuk menentukan tarif harian dari gaji bulanan, jumlah hari dalam bulan ketika karyawan bekerja dihitung. Misalnya, Februari dengan 28 atau 29 hari dan Juli dengan 31 hari. Tarif harian ini kemudian menjadi faktor penting dalam menghitung gaji prorate dengan mengalikan tarif tersebut dengan jumlah hari kerja aktif karyawan selama bulan tersebut.

c. Hari Kerja Karyawan

Hari kerja yang dihitung adalah hari-hari dimana karyawan hadir atau dianggap bekerja menurut kebijakan perusahaan. Ini bisa berbeda tergantung pada tanggal mulai atau berakhirnya kontrak kerja dalam bulan tersebut. Jika seorang karyawan bekerja kurang dari sebulan penuh, hanya hari-hari efektif bekerja yang dihitung dalam perhitungan prorate.

d. Kebijakan Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki aturan sendiri mengenai cara penghitungan prorate. Beberapa mungkin menggunakan metode pembulatan ke atas atau ke bawah atau mungkin memiliki aturan khusus lainnya yang mempengaruhi perhitungan. Misalnya, perusahaan bisa menetapkan bahwa jika karyawan bekerja setidaknya setengah hari, itu dihitung sebagai hari penuh dalam perhitungan prorate.

Baca juga: Ketahui Contoh Kontrak Kerja Karyawan yang Baik dan Benar

7. Aturan Gaji Prorata

Dalam praktik ketenagakerjaan, perusahaan wajib memastikan perhitungan gaji dilakukan secara adil dan sesuai ketentuan hukum. Walaupun tidak terdapat regulasi khusus mengenai gaji prorata, perusahaan dapat menggunakan beberapa acuan resmi untuk menetapkan kebijakan yang sejalan dengan prinsip keadilan dan kepatuhan hukum.

Salah satu rujukan utama adalah Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. KEP.102/MEN/VI/2004 tentang waktu kerja dan upah lembur. Walau tidak menyebutkan prorata secara langsung, rumus dalam peraturan ini dapat diadaptasi untuk menghitung gaji prorata, terutama bagi karyawan yang bekerja dengan durasi tidak penuh dalam satu periode kerja tertentu.

Peraturan lain yang relevan adalah Permenakertrans No. KEP.17/MEN/VII/2022 mengenai upah minimum. Ketentuan ini menetapkan standar minimum upah yang wajib dibayarkan dan dapat digunakan untuk menghitung gaji prorata, khususnya bagi karyawan yang bekerja sebagian waktu dengan proporsi yang disesuaikan terhadap jam kerja aktual.

Selain itu, Surat Edaran Menteri Tenaga Kerja No. SE.03/M/K01/PHK/2022 yang diterbitkan pada masa pandemi Covid-19 juga dapat dijadikan pedoman dalam kondisi tertentu. Surat edaran ini memberikan dasar bagi perusahaan untuk menghitung gaji prorata ketika terjadi penyesuaian jam kerja, pengurangan aktivitas, atau situasi luar biasa lainnya.

8. Cara Menghitung Gaji Prorata

Untuk memastikan agar human resource management dapat membayar karyawan secara akurat dengan jumlah hari kerja mereka selama periode tertentu, menghitung gaji prorata memerlukan beberapa langkah.

Dalam proses ini, penting untuk memperhatikan perhitungan gaji harian dan bulanan agar perhitungan proporsional sesuai dengan periode kerja aktual karyawan. Berikut adalah penjelasan tentang cara hitung gaji prorata.

a. Tentukan Gaji Bulanan

Langkah pertama dalam menghitung gaji prorata adalah mengetahui jumlah gaji bulanan karyawan. Gaji bulanan ini merupakan jumlah keseluruhan yang akan diterima karyawan jika mereka bekerja selama satu bulan penuh tanpa absen.

Nilai ini sangat penting karena menjadi dasar dari semua perhitungan berikutnya. Pastikan jumlah ini sudah termasuk atau mengecualikan tunjangan tetap, sesuai dengan kebijakan penggajian perusahaan Anda.

b. Hitung Tarif Harian

Menghitung tarif harian dilakukan dengan cara membagi gaji bulanan dengan jumlah hari dalam bulan tersebut. Tarif ini akan digunakan sebagai dasar untuk menghitung jumlah gaji yang akan dibayarkan untuk hari-hari kerja khusus.

Cara ini memastikan bahwa setiap hari kerja dihargai sama dan pembayaran prorata menjadi adil, terlepas dari banyaknya hari kerja dalam bulan tersebut, yang bisa bervariasi dari 28 hingga 31 hari.

c. Tentukan Jumlah Hari Kerja

Dalam langkah ini, Anda harus mengetahui berapa banyak hari karyawan tersebut hadir di tempat kerja. Hari-hari tersebut harus mencakup hari kerja normal dan tidak termasuk hari libur, cuti, serta keterangan lainnya dari laporan absensi karyawan. Hal ini penting untuk menghasilkan perhitungan yang akurat dan mencegah pembayaran berlebih atau kurang.

d. Hitung Gaji Prorata

Dengan menggunakan tarif harian yang telah dihitung dan jumlah hari kerja karyawan, kalikan kedua nilai tersebut untuk mendapatkan gaji prorata. Langkah ini merupakan praktik langsung dari penghitungan yang telah disiapkan sebelumnya dan memberikan hasil akhir yang akan dibayarkan kepada karyawan untuk periode kerja mereka.

e. Pertimbangkan Kondisi Khusus

Pada langkah terakhir, penting untuk mempertimbangkan kondisi khusus yang mungkin mempengaruhi perhitungan gaji prorata. Ini bisa termasuk cuti sakit, cuti hamil, atau jenis cuti lain yang diakui oleh perusahaan.

Kebijakan perusahaan mengenai cuti berbayar atau tidak berbayar harus diperhatikan untuk memastikan bahwa perhitungan remunerasi dilakukan dengan adil dan sesuai kebijakan perusahaan.

9. Contoh Perhitungan Gaji Prorata

Berikut adalah penjelasan mengenai beberapa cara menghitung gaji prorata per jam, berdasarkan jumlah hari kerja, termasuk untuk karyawan baru dan karyawan yang mengundurkan diri.

a. Gaji Prorata Per Jam

Cara menghitung gaji prorata per jam adalah hal yang perlu dikuasai oleh perusahaan, terutama untuk pekerjaan yang cenderung memperhitungkan lembur atau untuk karyawan paruh waktu. Pertama, tentukan gaji bulanan dan hitung jam kerja standar per bulan.

Dengan membagi gaji bulanan dengan total jumlah jam kerja, kita memperoleh tarif per jam. Hal ini memungkinkan pembayaran yang fleksibel dan akurat, menyesuaikan dengan jam kerja aktual karyawan, yang bisa lebih sedikit atau lebih banyak dari jam kerja reguler.

Seorang karyawan mendapatkan gaji bulanan sebanyak Rp 4.000.000. Jam kerja per harinya selama 8 jam dan hari kerja per bulannya sebanyak 22 hari.

Menghitung jumlah jam kerja dalam sebulan:

Menghitung gaji per jam:

Jika karyawan bekerja 10 jam dalam sebulan tersebut, gaji proratanya adalah:

b. Gaji Prorata Berdasarkan Jumlah Hari Kerja

Pendekatan ini umum digunakan untuk situasi dimana karyawan tidak bekerja selama beberapa hari dalam sebulan, seperti pada kasus karyawan yang mulai atau mengakhiri pekerjaannya di tengah bulan. Dengan menghitung tarif per hari dari gaji bulanan dan mengalikannya dengan hari kerja yang dijalani, Anda dapat menentukan gaji prorata yang adil. Metode ini memastikan bahwa setiap hari kerja dihitung secara proporsional dalam penggajian, memungkinkan keadilan dan transparansi dalam sistem penggajian.

Contoh:
Gaji bulanan yang diterima seorang karyawan sebanyak Rp 4.000.000 dan hari kerja pada bulan ini sebanyak 22 hari.

Tarif per hari:

Jika karyawan bekerja 15 hari dalam bulan tersebut, maka:

c. Gaji Prorata Karyawan Baru dan Resign

Untuk karyawan baru atau yang resign, prorata gaji dihitung berdasarkan jumlah hari mereka bekerja dalam bulan tersebut. Ini memudahkan perusahaan untuk menyesuaikan gaji dengan jumlah hari kerja yang tepat, serta mencegah kelebihan pembayaran. Perhitungan ini berguna untuk ketepatan dalam pengelolaan sumber daya manusia, memastikan bahwa setiap karyawan dibayar sesuai dengan kontribusi waktu mereka ke perusahaan.

Contoh Karyawan Baru:
Karyawan mulai bekerja pada tanggal 10 dari bulan 30 hari dengan gaji bulanan Rp 4.000.000. Hari kerja karyawan tersebut mulai dari tanggal 10 hingga akhir bulan, yakni selama 21 hari.

Tarif per hari:

Gaji prorata:

Contoh Karyawan Resign:
Seorang karyawan resign pada tanggal 20 dalam bulan 30 hari dengan gaji bulanan yang sama. Hari kerja karyawan tersebut sampai tanggal 20.

Gaji prorata:

Dengan cara ini, gaji prorata dihitung secara adil berdasarkan jumlah hari atau jam yang benar-benar dihabiskan karyawan bekerja dalam perusahaan selama periode tertentu.

10. Kesimpulan

Dengan memahami apa itu prorate dan cara menghitung gaji prorata, para professional di bidang human resource management dapat meningkatkan pengetahuannya dalam sistem penggajian. Metode prorate memudahkan perusahaan untuk menghitung kompensasi yang proporsional bagi karyawan yang bekerja kurang dari satu bulan penuh, baik itu karena baru bergabung, resign, atau kondisi lainnya.

Semoga penjelasan mengenai apa itu prorate dan contoh yang telah kami sampaikan dapat membantu Anda dalam menerapkan cara hitung gaji prorata dengan lebih efektif dan efisien. Ingatlah bahwa penggajian yang adil dan jelas meningkatkan kepuasan karyawan dan meningkatkan kredibilitas perusahaan.

Untuk mempermudah proses penggajian di perusahaan Anda, menggunakan Software Payroll ScaleOcean adalah solusi yang tepat. Dilengkapi fitur otomatisasi penggajian, integrasi absensi, dan perhitungan pajak yang akurat, software ini membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi HR. Coba demo gratis sekarang dan rasakan kemudahannya.