Gaji Prorata: Definisi, Cara Menghitung, dan Contohnya

Menghitung gaji prorata adalah keahlian penting yang perlu dipahami oleh human resource management. Istilah gaji prorate sendiri merujuk pada penghitungan penghasilan berdasarkan jumlah hari kerja dalam periode tertentu, terutama saat karyawan baru mulai bekerja di tengah bulan atau ketika karyawan mengundurkan diri sebelum bulan berakhir.

Artikel ini akan membahas secara detail tentang apa itu prorata dan cara menghitung gaji prorata dengan metode yang sederhana dan mudah diikuti, serta contohnya untuk mempermudah Anda untuk memahami cara menghitung gaji prorata. Dengan memahami cara hitung gaji prorata, Anda akan lebih mudah mengelola penggajian dan memastikan karyawan mendapatkan haknya secara adil sesuai dengan waktu kerja.

Key Takeaways

• Prorate adalah metode perhitungan untuk menentukan jumlah pembayaran secara proporsional berdasarkan akumulasi waktu kerja yang sebenarnya.
• Cara menghitung gaji prorata dilakukan dengan menentukan gaji bulanan, menghitung tarif harian, menentukan hari kerja aktual, lalu mengalikan keduanya.
• Faktor yang memengaruhi gaji prorata mencakup jumlah hari kerja dalam sebulan, jam kerja per hari, gaji pokok karyawan sebagai dasar, dan penyesuaian untuk tunjangan serta bonus.
• Proses hitung prorata manual sangat rentan kesalahan, tetapi dapat diotomatisasi dengan software payroll ScaleOcean yang dapat menyesuaikan gaji proporsional dihitung akurat.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Prorate?

Prorate adalah proses pembagian atau penyesuaian sesuatu secara proporsional berdasarkan jangka waktu atau porsi penggunaan tertentu. Konsep ini digunakan untuk memastikan pembagian nilai bersifat adil, baik itu dalam biaya, manfaat, atau kompensasi, ketika seseorang atau sesuatu tidak berhak atas bagian penuh selama satu periode.

Dalam hal penggajian, prorate berarti perhitungan gaji yang disesuaikan dengan lamanya karyawan bekerja dalam satu bulan. Ini biasanya diterapkan pada karyawan yang baru bergabung di tengah bulan, mengundurkan diri sebelum akhir bulan, atau mengambil cuti tanpa upah. Dengan sistem ini, gaji dibayarkan hanya sebesar proporsi hari kerja yang sebenarnya dijalani oleh karyawan tersebut.

2. Jenis Prorata yang Digunakan di Dunia Kerja

Prorata dalam dunia kerja mengacu pada pembagian yang proporsional berdasarkan periode waktu kerja atau kontribusi karyawan terhadap tugas yang diberikan. Berikut adalah beberapa jenis prorata yang umum diterapkan dalam pengelolaan sumber daya manusia dan payroll:

a. Gaji atau Upah

Prorata gaji digunakan untuk menghitung gaji bagi karyawan yang tidak bekerja penuh pada periode gaji. Misalnya, karyawan yang mulai atau mengundurkan diri di tengah bulan akan menerima gaji sesuai dengan jumlah hari kerja yang dilalui, bukan berdasarkan nominal slip gaji penuh satu bulan.

Hal ini memastikan bahwa pembayaran gaji adil dan proporsional sesuai dengan kontribusi waktu kerja yang diberikan oleh karyawan. Dengan sistem prorata, perusahaan menghindari pembayaran yang berlebihan bagi karyawan yang tidak bekerja penuh dalam periode tertentu.

Selain itu, pemahaman tentang perbedaan UMK, UMR, dan UMP juga penting dalam penetapan gaji. UMP berlaku untuk tingkat provinsi, sementara UMK diterapkan di kabupaten/kota. Sementara itu, istilah UMR sudah tidak lagi digunakan dan digantikan oleh UMP dan UMK sesuai dengan regulasi yang berlaku.

b. Bonus atau Komisi

Bonus dan komisi dapat dihitung prorata berdasarkan waktu kerja atau pencapaian dalam periode tertentu. Jika karyawan hanya bekerja sebagian bulan, maka mereka hanya akan menerima bonus atau komisi berdasarkan hari atau bulan kerja yang telah mereka jalani.

Prorata bonus memberikan keadilan bagi karyawan yang bekerja dalam periode yang tidak penuh. Ini juga memastikan bahwa penghargaan atas kinerja didistribusikan secara adil, sesuai dengan kontribusi yang telah diberikan selama waktu kerja yang ada.

c. Cuti

Cuti tahunan dihitung secara prorata untuk karyawan yang baru bergabung atau yang bekerja kurang dari satu tahun penuh. Karyawan baru yang masuk pertengahan tahun akan mendapatkan jumlah cuti sesuai dengan jumlah bulan yang mereka kerjakan, bukan hak penuh setahun.

Prorata cuti ini memberikan keadilan bagi karyawan yang belum bekerja penuh setahun. Dengan cara ini, perusahaan memastikan bahwa hak cuti karyawan dihitung secara adil tanpa merugikan kedua belah pihak.

d. Tunjangan

Tunjangan seperti makan, transportasi, atau tunjangan lainnya sering dihitung prorata bagi karyawan yang tidak bekerja penuh bulan. Karyawan yang absen beberapa hari atau yang bekerja paruh waktu hanya akan menerima tunjangan sesuai dengan hari kerja yang mereka lakukan.

Prorata tunjangan memastikan bahwa karyawan menerima manfaat yang sesuai dengan kontribusi waktu mereka. Ini juga memungkinkan perusahaan untuk memberikan kompensasi yang lebih adil dan menghindari pemborosan anggaran yang tidak perlu.

e. Manfaat Lainnya

Beberapa manfaat lainnya, seperti asuransi kesehatan, dan remunerasi dihitung prorata untuk karyawan paruh waktu atau mereka yang bekerja dengan jam kerja tidak standar. Asuransi atau fasilitas lainnya disesuaikan dengan jumlah waktu yang mereka habiskan bekerja untuk perusahaan.

Prorata manfaat memastikan bahwa karyawan yang bekerja tidak penuh waktu tetap mendapatkan hak yang adil sesuai dengan waktu yang mereka kontribusikan. Ini membantu perusahaan menjaga kesejahteraan karyawan tanpa melampaui anggaran yang telah ditentukan.

3. Cara Menghitung Gaji Prorata

Gaji prorata dihitung dengan membagi gaji bulanan berdasarkan jumlah hari dalam periode tertentu, lalu dikalikan dengan jumlah hari kerja aktual yang dijalani karyawan. Perhitungan ini digunakan ketika karyawan tidak bekerja penuh selama satu bulan, seperti saat baru bergabung, mengundurkan diri di tengah bulan, atau mengambil perhitungan cuti diuangkan.

Terdapat dua metode umum untuk menghitung gaji prorata, yaitu berdasarkan hari kerja efektif dan hari kalender.

a. Berdasarkan Hari Kerja Efektif

Metode ini menghitung gaji prorata berdasarkan jumlah hari kerja aktual dalam satu bulan, tidak termasuk hari libur atau akhir pekan. Hari-hari tersebut harus mencakup hari kerja normal dan tidak termasuk hari libur, cuti, serta keterangan lainnya dari laporan absensi karyawan.

Pendekatan ini sering dipakai karena dianggap paling mencerminkan waktu kerja yang sesungguhnya. Misalkan, seorang karyawan bergaji Rp5.000.000 per bulan mulai bekerja pada 16 Oktober, dengan jumlah hari kerja efektif di bulan tersebut sebanyak 22 hari. Maka gaji prorata:

• Gaji harian = Rp5.000.000 / 22 = Rp227.272,73
• Gaji prorata = Rp227.272,73 × 11 hari kerja = Rp2.500.000

b. Berdasarkan Hari Kalender

Metode ini menghitung gaji prorata dengan membagi gaji bulanan berdasarkan jumlah hari dalam bulan tersebut, termasuk hari libur dan akhir pekan. Pendekatan ini biasanya digunakan untuk keperluan seperti perhitungan pesangon atau tunjangan tertentu. Dengan data yang sama, jumlah hari di bulan Oktober adalah 31 hari. Maka:

• Gaji harian = Rp5.000.000 / 31 = Rp161.290,32
• Gaji prorata = Rp161.290,32 × 16 hari = Rp2.580.645,16

4. Apa Faktor yang Memengaruhi Gaji Prorata?

Dalam menghitung gaji prorata, beberapa faktor harus diperhatikan untuk memastikan bahwa pembayaran yang diberikan sesuai dengan kontribusi waktu kerja karyawan selama periode tersebut. Faktor-faktor ini akan mempengaruhi jumlah gaji bersih yang diterima oleh karyawan yang bekerja paruh waktu atau baru bergabung di tengah bulan.

a. Jumlah Hari Kerja dalam Sebulan

Jika karyawan hanya bekerja setengah bulan, gaji yang diterima akan disesuaikan berdasarkan proporsi hari kerja. Sebagai contoh, jika karyawan bekerja selama 15 hari dari total 30 hari kerja dalam sebulan, gaji mereka dihitung berdasarkan 15/30 dari gaji bulanan penuh.

b. Jam Kerja per Hari

Selain jumlah hari kerja, jam kerja per hari juga memengaruhi perhitungan gaji prorata. Karyawan yang bekerja kurang dari jumlah jam standar per hari, misalnya 8 jam, akan mendapatkan gaji yang dihitung berdasarkan jumlah jam yang mereka kerjakan.

c. Gaji Pokok Karyawan

Untuk menghitung gaji prorata, gross salary karyawan digunakan sebagai dasar perhitungan, yang kemudian disesuaikan dengan waktu kerja mereka selama periode tertentu. Karyawan yang bekerja penuh waktu dan yang bekerja setengah bulan akan menerima proporsi yang sesuai dengan masa kerja mereka.

d. Tunjangan dan Bonus

Tunjangan dan bonus juga perlu dihitung secara prorata, terutama untuk karyawan yang baru bergabung atau yang bekerja dengan aturan kerja tertentu. Tunjangan seperti tunjangan makan atau transportasi sering dihitung berdasarkan jumlah hari atau jam kerja yang dilakukan dalam sebulan.

Selain faktor-faktor di atas, perhitungan gaji prorata juga harus memperhitungkan kewajiban pajak yang berlaku, termasuk Pajak Penghasilan 21 (PPH 21). Dengan memasukkan potongan pajak ini secara tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa jumlah gaji bersih yang diterima karyawan sesuai dengan peraturan dan tidak menimbulkan risiko hukum.

5. Tujuan Penerapan Sistem Prorate

Penerapan sistem prorata memiliki beberapa tujuan utama yang penting bagi perusahaan dan karyawan, maupun bagi pelanggan yang menerima layanan. Berikut adalah tujuan utama dari penerapan prorate:

a. Keadilan

Prorate memastikan bahwa baik karyawan maupun pelanggan hanya membayar atau menerima kompensasi berdasarkan waktu atau layanan yang mereka gunakan. Sistem ini memastikan bahwa setiap orang tidak dikenakan biaya lebih dari yang seharusnya atau mendapatkan kompensasi lebih sedikit dari yang mereka pantas terima.

Dengan menerapkan sistem prorate, perusahaan dapat menjaga kepuasan pelanggan dan kepercayaan karyawan, karena mereka merasa dihargai dan diperlakukan dengan adil sesuai dengan kontribusi atau penggunaan mereka.

Ini juga dapat mengurangi potensi konflik yang mungkin timbul dari pembayaran yang tidak proporsional, termasuk dalam masa probation, di mana karyawan baru hanya menerima kompensasi sesuai dengan waktu kerja mereka.

b. Akurasi

Prorate berfungsi untuk memastikan pembayaran dan kompensasi dilakukan dengan tingkat ketepatan yang tinggi. Perusahaan menghitung jumlah pembayaran atau potongan berdasarkan periode penggunaan yang sebenarnya, sehingga setiap transaksi mencerminkan nilai yang adil dan terhindar dari kelebihan atau kekurangan bayar.

Dengan menerapkan perhitungan yang presisi, perusahaan menjaga transparansi dalam administrasi keuangan serta mencegah kesalahan yang berpotensi mengganggu hubungan profesional. Sistem ini membantu menghitung gaji dan tagihan secara proporsional.

Selain itu, penerapan prorate yang tepat memudahkan pencatatan jurnal pembayaran gaji karyawan, karena setiap perhitungan proporsional dapat langsung dicatat secara akurat dalam sistem akuntansi perusahaan. Hal ini meningkatkan transparansi dan mengurangi risiko kesalahan dalam administrasi penggajian.

c. Penyederhanaan

Terakhir, penerapan sistem prorate membantu menyederhanakan manajemen pembayaran dan kompensasi. Dalam kondisi kerja atau penggunaan layanan yang berlangsung sebagian periode, prorate memastikan perhitungan dilakukan secara efisien dan proporsional, sehingga proses pembayaran menjadi lebih mudah dan akurat.

Selain itu, penggunaan prorate juga menghemat waktu dalam perhitungan administrasi dan meminimalkan risiko kesalahan akibat perbedaan standar pembayaran. Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengelola arus keuangan dengan lebih terstruktur, menciptakan proses yang sederhana, cepat, dan transparan.

Baca juga: Ketahui Contoh Kontrak Kerja Karyawan yang Baik dan Benar

6. Aturan Gaji Prorata

Dalam praktik ketenagakerjaan, perusahaan wajib memastikan perhitungan gaji dilakukan secara adil dan sesuai ketentuan hukum. Walaupun tidak terdapat regulasi khusus mengenai gaji prorata, perusahaan dapat menggunakan beberapa acuan resmi untuk menetapkan kebijakan yang sejalan dengan prinsip keadilan dan kepatuhan hukum.

Salah satu rujukan utama adalah Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. KEP.102/MEN/VI/2004 tentang waktu kerja dan upah lembur. Walau tidak menyebutkan prorata secara langsung, rumus dalam peraturan ini dapat diadaptasi untuk menghitung gaji prorata, terutama bagi karyawan yang bekerja dengan durasi tidak penuh dalam satu periode kerja tertentu.

Peraturan lain yang relevan adalah Permenakertrans No. KEP.17/MEN/VII/2022 mengenai upah minimum. Ketentuan ini menetapkan standar minimum upah yang wajib dibayarkan dan dapat digunakan untuk menghitung gaji prorata, khususnya bagi karyawan yang bekerja sebagian waktu dengan proporsi yang disesuaikan terhadap jam kerja aktual.

Selain itu, Surat Edaran Menteri Tenaga Kerja No. SE.03/M/K01/PHK/2022 yang diterbitkan pada masa pandemi Covid-19 juga dapat dijadikan pedoman dalam kondisi tertentu. Surat edaran ini memberikan dasar bagi perusahaan untuk menghitung gaji prorata ketika terjadi penyesuaian jam kerja, pengurangan aktivitas, atau situasi luar biasa lainnya.

7. Contoh Perhitungan Gaji Prorata

Berikut adalah penjelasan mengenai beberapa cara menghitung gaji prorata per jam, berdasarkan jumlah hari kerja, termasuk untuk karyawan baru dan karyawan yang mengundurkan diri.

a. Gaji Prorata Per Jam

Cara menghitung gaji prorata per jam adalah hal yang perlu dikuasai oleh perusahaan, terutama untuk pekerjaan yang cenderung memperhitungkan lembur atau untuk karyawan paruh waktu. Pertama, tentukan gaji bulanan dan hitung jam kerja standar per bulan.

Dengan membagi gaji bulanan dengan total jumlah jam kerja, kita memperoleh tarif per jam. Hal ini memungkinkan pembayaran yang fleksibel dan akurat, menyesuaikan dengan jam kerja aktual karyawan, yang bisa lebih sedikit atau lebih banyak dari jam kerja reguler.

Seorang karyawan mendapatkan gaji bulanan sebanyak Rp 4.000.000. Jam kerja per harinya selama 8 jam dan hari kerja per bulannya sebanyak 22 hari.

Menghitung jumlah jam kerja dalam sebulan:

Menghitung gaji per jam:

Jika karyawan bekerja 10 jam dalam sebulan tersebut, gaji proratanya adalah:

b. Gaji Prorata Berdasarkan Jumlah Hari Kerja

Pendekatan ini umum digunakan untuk situasi dimana karyawan tidak bekerja selama beberapa hari dalam sebulan, seperti pada kasus karyawan yang mulai atau mengakhiri pekerjaannya di tengah bulan. Dengan menghitung tarif per hari dari gaji bulanan dan mengalikannya dengan hari kerja yang dijalani, Anda dapat menentukan gaji prorata yang adil. Metode ini memastikan bahwa setiap hari kerja dihitung secara proporsional dalam penggajian, memungkinkan keadilan dan transparansi dalam sistem penggajian.

Contoh:
Gaji bulanan yang diterima seorang karyawan sebanyak Rp 4.000.000 dan hari kerja pada bulan ini sebanyak 22 hari.

Tarif per hari:

Jika karyawan bekerja 15 hari dalam bulan tersebut, maka:

c. Gaji Prorata Karyawan Baru dan Resign

Untuk karyawan baru atau yang resign, prorata gaji dihitung berdasarkan jumlah hari mereka bekerja dalam bulan tersebut. Ini memudahkan perusahaan untuk menyesuaikan gaji dengan jumlah hari kerja yang tepat, serta mencegah kelebihan pembayaran. Perhitungan ini berguna untuk ketepatan dalam pengelolaan sumber daya manusia, memastikan bahwa setiap karyawan dibayar sesuai dengan kontribusi waktu mereka ke perusahaan.

Contoh Karyawan Baru:
Karyawan mulai bekerja pada tanggal 10 dari bulan 30 hari dengan gaji bulanan Rp 4.000.000. Hari kerja karyawan tersebut mulai dari tanggal 10 hingga akhir bulan, yakni selama 21 hari.

Tarif per hari:

Gaji prorata:

Contoh Karyawan Resign:
Seorang karyawan resign pada tanggal 20 dalam bulan 30 hari dengan gaji bulanan yang sama. Hari kerja karyawan tersebut sampai tanggal 20.

Gaji prorata:

Dengan cara ini, gaji prorata dihitung secara adil berdasarkan jumlah hari atau jam yang benar-benar dihabiskan karyawan bekerja dalam perusahaan selama periode tertentu.

Untuk memastikan perhitungan gaji prorata lebih cepat dan akurat, perusahaan dapat memanfaatkan software payroll. Sistem ini mampu menghitung gaji secara otomatis berdasarkan data kehadiran dan periode kerja karyawan. Dengan demikian, risiko kesalahan manual berkurang dan proses penggajian menjadi lebih efisien.

8. Kesimpulan

Prorate dalam penggajian adalah metode perhitungan gaji yang disesuaikan secara proporsional dengan lama waktu kerja karyawan dalam satu periode. Cara ini memastikan setiap karyawan menerima gaji secara adil sesuai jumlah hari atau jam kerja yang benar-benar dijalani, misalnya untuk karyawan baru, yang resign di tengah bulan, atau yang mengambil cuti tanpa upah.

Secara umum, perhitungan gaji prorata dilakukan dengan membagi gaji bulanan berdasarkan total hari atau jam kerja dalam sebulan, lalu dikalikan dengan jumlah kerja aktual. Namun, jika dilakukan secara manual, proses ini cukup memakan waktu dan berisiko menimbulkan kesalahan, terutama bagi perusahaan dengan banyak karyawan.

Untuk itu, penggunaan software HR dan payroll menjadi solusi yang lebih efisien karena dapat menghitung gaji prorata secara otomatis dan akurat. ScaleOcean hadir sebagai all-in-one HR software yang membantu mengelola penggajian, absensi, hingga perhitungan pajak secara terpadu.

ScaleOcean juga menyediakan layanan demo gratis agar Anda dapat mengenal fitur-fiturnya terlebih dahulu sebelum diimplementasikan secara penuh di perusahaan.