4 Contoh Laporan Absensi Karyawan yang Umum dalam Bisnis

Mengelola administrasi karyawan dengan efektif telah menjadi tantangan yang tak terhindarkan bagi setiap perusahaan. Terlebih lagi, salah satu aspek penting dalam manajemen sumber daya manusia adalah laporan absensi karyawan. Laporan ini tidak hanya merekam kehadiran tetapi juga menjadi dasar dalam perhitungan gaji dan evaluasi kinerja.

Absensi kehadiran yang tidak dikelola dengan baik dapat berdampak langsung pada produktivitas dan operasional bisnis. Oleh karena itu, memahami pentingnya laporan absensi dan cara mengelolanya dengan tepat sangat diperlukan oleh pemilik bisnis dan tim HR.

Key Takeaways

• Laporan absensi karyawan adalah dokumen penting yang mencatat kehadiran karyawan, mendukung perhitungan gaji, evaluasi kinerja, dan perencanaan sumber daya manusia.
• Tantangan dalam laporan absensi manual termasuk kesalahan pencatatan, pengelolaan data yang sulit, potensi kecurangan, serta waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk rekapitulasi.
• Cara membuat laporan absensi secara manual melibatkan pembuatan tabel absensi, pengisian data harian, rekapitulasi, analisis, dan verifikasi data untuk memastikan keakuratan.
• ScaleOcean adalah solusi untuk mengotomatiskan laporan absensi karyawan, memungkinkan pengelolaan absensi secara real-time, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi pengelolaan HR.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian Laporan Absensi Karyawan

Laporan absensi karyawan adalah sekumpulan laporan yang merangkum data kehadiran seluruh karyawan dalam jangka waktu tertentu, biasanya setiap bulan. Selain total jumlah jam kerja, laporan tersebut juga memberitahukan tentang masalah seperti keterlambatan dan cuti yang terjadi selam periode tersebut.

Tujuan disusunyan laporan kehadiran, yang sendiri merupakan salah satu bentuk laporan HRD, adalah untuk membantu divisi HR perusahaan dalam mengukur kinerja absensi karyawan. Upah yang akan dijatuhkan kepada tenaga kerja berkemungkinan berbeda berdasarkan isi laporan absensinya.

2. Fungsi Laporan Absensi Karyawan

Laporan absensi karyawan cenderung dianggap hanya sebagai catatan kehadiran, namun sebenarnya fungsinya memiliki cakupan yang luas. Laporan ini merupakan sumber data krusial yang berfungsi sebagai indikator kesehatan operasional, keuangan, dan manajemen sumber daya manusia di perusahaan.

Dengan menganalisis data absensi secara cermat, organisasi dapat mengubah informasi kehadiran menjadi dasar strategis untuk menilai kedisiplinan, memproyeksikan kebutuhan staf, hingga memastikan kepatuhan kompensasi. Berikut adalah fungsi utama dari laporan absensi yang terstruktur dan akurat:

• Menilai Kedisiplinan dan Kinerja Karyawan: Laporan ini membantu perusahaan dalam mengevaluasi tingkat kehadiran dan komitmen karyawan terhadap pekerjaan.
• Dasar Perhitungan Gaji, Tunjangan, dan Insentif: Absensi menjadi faktor utama dalam penghitungan gaji dan kompensasi lainnya termasuk potongan untuk keterlambatan atau kelebihan jam kerja serta penyesuaian reimbursement apabila ada biaya kerja yang perlu diganti kepada karyawan.
• Membantu Perencanaan Sumber Daya Manusia: Dengan data absensi karyawan yang akurat, perusahaan dapat menyusun strategi terkait kebutuhan tenaga kerja dan alokasi tugas. Dikarenakan dampaknya yang signifikan, laporan biasanya disusun melalui alat absensi.
• Memastikan Keberlangsungan Operasional:  Pelaporan tingkat absensi karyawan membantu perusahaan memantau produktivitas sumber daya manusianya, memastikan operasi tetap berjalan sesuai tenggat waktu yang ditetapkan. Sebuah meta‑analisis menunjukkan bahwa intervensi di tempat kerja yang mengurangi absensi karyawan dapat mengurangi rata‑rata 1,56 hari absensi per karyawan, yang berkontribusi pada peningkatan efisiensi operasional.

3. Komponen Utama Laporan Absensi Karyawan

Laporan absensi karyawan adalah dokumen penting yang menjadi dasar perhitungan gaji, evaluasi kinerja, dan kepatuhan terhadap peraturan perusahaan. Sebuah laporan yang baik harus komprehensif dan mencakup tujuh komponen utama berikut:

a. Identitas Karyawan

Untuk memastikan data absensi tercatat dengan benar, setiap karyawan harus tercatat dengan informasi lengkap, seperti nama lengkap, Nomor Induk Karyawan (NIK) yang berfungsi sebagai kode unik, Jabatan saat ini, dan Departemen tempat karyawan bekerja. Kelengkapan data ini sangat penting untuk menghindari kesalahan administrasi dan memastikan bahwa setiap individu teridentifikasi dengan tepat.

b. Periode Absensi

Komponen ini menentukan kerangka waktu pelaporan yang jelas, dengan data absensi yang dicatat untuk periode tertentu, biasanya mencakup bulan dan tahun spesifik. Hal ini sangat penting agar dapat disinkronkan dengan siklus penggajian bulanan, memastikan akurasi dan konsistensi dalam proses penggajian.

c. Kolom Kehadiran

Tabel yang mencantumkan tanggal-tanggal dalam sebulan, mulai dari 1 hingga 30 atau 31, berfungsi sebagai log harian untuk memantau status kehadiran karyawan. Setiap baris dalam tabel menunjukkan kehadiran atau ketidakhadiran karyawan pada hari kerja tertentu, memberikan gambaran yang jelas mengenai tingkat kehadiran selama periode tersebut.

d. Status Kehadiran

Untuk setiap tanggal di kolom kehadiran, perlu ditambahkan kode atau singkatan yang menjelaskan kondisi kehadiran karyawan. Standar yang umum digunakan meliputi kode untuk kehadiran penuh, cuti, izin, sakit, dan keterlambatan, sehingga memudahkan manajemen dalam memantau dan mengelola data absensi secara efektif.

e. Jam Kerja

Komponen ini sangat penting untuk pelacakan waktu kerja aktual karena mencatat jam masuk dan jam pulang karyawan, serta menghitung total jam kerja setiap harinya. Data ini menjadi dasar yang esensial untuk perhitungan upah lembur dan untuk mengidentifikasi keterlambatan karyawan, yang keduanya krusial dalam manajemen waktu dan biaya perusahaan.

f. Ringkasan Bulanan

Bagian ini adalah hasil analisis dari data harian. Rekapitulasi total memberikan pandangan cepat mengenai kinerja kehadiran karyawan dalam sebulan, meliputi:

• Total hari hadir
• Total hari izin, sakit, dan cuti
• Total keterlambatan (jika terpisah dari kode status)

g. Catatan Tambahan

Catatan ini digunakan untuk memberikan keterangan tambahan yang tidak dapat dijelaskan melalui kode status standar. Sebagai contoh, dapat mencakup rincian alasan izin mendadak, tanggal mulai cuti tahunan, atau informasi penting lainnya yang memengaruhi status kehadiran karyawan.

4. Tantangan dalam Pembuatan Laporan Absensi Manual

Meskipun laporan absensi sangat penting, banyak perusahaan masih menggunakan metode pencatatan manual yang sering kali tidak efisien. Metode ini memiliki berbagai tantangan yang dapat menghambat operasional, terutama bagi perusahaan dengan jumlah karyawan yang besar.

Aplikasi cuti karyawan dapat membantu mengelola data cuti dan absensi secara otomatis, mengurangi potensi kecurangan. Berikut adalah beberapa permasalahan utama dalam pembuatan laporan absensi secara manual

• Human Error dalam Pencatatan dan Perhitungan
  Kesalahan pencatatan dapat terjadi, terutama jika menggunakan metode manual seperti catatan kertas atau spreadsheet.
• Kesulitan dalam Pengelolaan Data untuk Perusahaan dengan Banyak Karyawan
  Semakin besar jumlah karyawan, semakin sulit untuk mengelola dan rekapitulasi absensi secara manual.
• Potensi Kecurangan dalam Pencatatan Absensi
  Manipulasi data seperti buddy punching (teman mencatatkan kehadiran karyawan lain) dapat terjadi pada sistem manual.
• Waktu dan Tenaga yang Dibutuhkan untuk Rekapitulasi Data
  Proses manual membutuhkan waktu lebih lama dan tenaga ekstra dalam mengolah serta menyajikan laporan absensi.

5. Cara Membuat Laporan Absensi Karyawan Secara Manual

Meskipun sistem HRIS sudah hadir untuk mengotomasi laporan absensi karyawan, masih ada perusahaan yang menggunakan cara tradisional. Bagi perusahaan yang masih menggunakan metode manual, memahami langkah-langkah penyusunan laporan absensi yang rapi dan sistematis sangat penting.

Proses ini membutuhkan ketelitian agar data yang diperoleh dapat digunakan secara akurat untuk berbagai keperluan administrasi dan sistem penggajian. Berikut adalah langkah-langkah pembuatannya: 

• Membuat Tabel Absensi: Tabel dibuat dengan kolom seperti: Nama Karyawan, Tanggal, Status Kehadiran (Hadir, Izin, Sakit, Cuti).
• Pengisian Data Harian: Setiap hari, absensi karyawan harus dicatat berdasarkan kehadiran aktual.
• Rekapitulasi Data: Data kehadiran dihitung untuk mengetahui jumlah hari kerja, izin, sakit, dan cuti masing-masing karyawan.
• Analisis dan Pelaporan: Data yang telah direkap digunakan untuk evaluasi kinerja, perhitungan gaji, dan kebutuhan administrasi lainnya.

6. Contoh Format Laporan Absensi Karyawan

Agar laporan absensi dapat digunakan secara efektif, perusahaan perlu memilih format yang sesuai dengan kebutuhannya. Format laporan absensi dapat disesuaikan berdasarkan periode pelaporan, jenis pekerjaan, dan data dari aplikasi absensi online. Berikut adalah beberapa jenis format laporan absensi yang umum digunakan:

a. Laporan Harian

Laporan absensi harian adalah format yang paling sederhana dan digunakan untuk memantau kehadiran karyawan setiap hari. Laporan ini mencatat waktu kedatangan, waktu pulang, dan status kehadiran (masuk tepat waktu, terlambat, atau tidak hadir), baik melalui metode absensi tradisional atau sistem modern seperti fingerprint attendance.

Sebagai contoh, laporan absensi harian PT ABC untuk periode 10 April 2025, manajemen dapat memantau tingkat kehadiran karyawan. Sebagai contoh, pada hari tersebut, Andi Pratama dan Siti Nuraini tercatat hadir tepat waktu, sementara Budi Santoso mengambil izin. Laporan ini memungkinkan perusahaan untuk mengawasi absensi dan memastikan operasional berjalan sesuai dengan rencana.

b. Laporan Mingguan

Laporan mingguan berfungsi untuk merangkum absensi karyawan dalam satu minggu penuh. Selain itu, laporan mingguan membantu manajemen absensi karyawan yang mungkin mempengaruhi produktivitas selama periode tersebut.

Contohnya, laporan absensi mingguan PT ABC untuk periode 10 hingga 14 April 2025 memungkinkan manajemen untuk memantau kehadiran karyawan setiap minggunya. Misalnya, Andi Pratama tercatat hadir selama 5 hari, Siti Nuraini hadir 6 hari, dan Budi Santoso hadir 4 hari dengan 1 hari izin. Laporan ini mendukung perusahaan dalam mengelola absensi dan menjaga kelancaran operasional mingguan.

c. Laporan Bulanan

Laporan absensi bulanan adalah jenis laporan yang sering digunakan untuk keperluan penggajian. Dalam laporan ini, perusahaan dapat melihat total jam kerja karyawan termasuk absensi, hak cuti yang diambil, beserta juga lembur, yang akan berpengaruh pada jumlah gaji yang diterima.

Pada contoh diatas, laporan absensi bulanan PT ABC untuk periode Februari 2025 diatas memungkinkan manajemen untuk memantau kehadiran karyawan selama sebulan penuh. Contohnya, Andi Pratama hadir selama 20 hari dengan 1 hari izin, Siti Nuraini hadir 22 hari tanpa izin, dan Budi Santoso hadir 18 hari dengan 4 hari izin. Laporan ini mendukung perusahaan dalam mengelola absensi dan memastikan kelancaran operasional setiap bulan.

d. Laporan Tahunan

Laporan tahunan memberikan gambaran keseluruhan tentang absensi karyawan dalam setahun penuh. Format ini biasanya digunakan untuk analisis kinerja jangka panjang yang dapat membantu perusahaan dalam mengidentifikasi tren, pola absensi, atau masalah yang berulang.

Laporan absensi tahunan PT ABC pada tahun 2024 memungkinkan manajemen untuk memantau kehadiran karyawan sepanjang tahun. Misalnya, Andi Pratama hadir selama 230 hari dengan 10 hari izin dan 5 hari sakit, Siti Nuraini hadir 235 hari dengan 5 hari izin dan 10 hari sakit, sementara Budi Santoso hadir 220 hari dengan 15 hari izin dan 8 hari sakit. Laporan ini memudahkan perusahaan dalam mengelola absensi tahunan dan memastikan operasional berjalan lancar sepanjang tahun.

Dengan semakin berkembangnya teknologi, penyusunan masing-masing laporan di atas menjadi semakin cenderung dilakukan melalui sebuah aplikasi absensi mobile. Hal ini terutamanya nyata dan penting dalam bisnis yang mempunyai banyak jumlah karyawan.

7. Otomatisasi Laporan Absensi Karyawan dengan Software HRIS ScaleOcean

Untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi, banyak perusahaan mulai beralih ke sistem otomatis dalam mencatat data absensi karyawan, daripada bertahan dengan cara manual yang sangat memakan waktu dan tenaga. Salah satu solusi otomatis yang dapat digunakan adalah software HRIS dari ScaleOcean.

Sebagai bagian dari ERP ScaleOcean, software HRIS ScaleOcean terintegrasi dengan modul-modul lainnya, seperti akuntansi, keuangan, dan operasional, yang memudahkan proses pengelolaan data karyawan secara menyeluruh, termasuk laporan absensi.

Sistem ini membantu mengurangi kesalahan manusia dan mempermudah pembuatan laporan absensi secara otomatis, efisien, dan real-time. Jika tertarik, ScaleOcean juga menyediakan demo gratis yang bisa dicoba kapan saja. Berikut adalah beberapa fitur unggulan dari software HRIS ScaleOcean yang dapat mendukung manajemen bisnis Anda:

a. Manajemen Absensi

• Face Recognition: Sistem absensi yang menggunakan teknologi pengenalan wajah untuk memastikan kehadiran karyawan secara akurat dan tanpa gangguan.
• Real-Time Tracking: Absensi yang tercatat secara langsung saat karyawan melakukan pemindaian wajah.
• Employee Tracker by GPS: Fitur absensi GPS karyawan memastikan absensi dilakukan sesuai dengan lokasi ia berada, yang terutama berguna untuk karyawan lapangan.

b. Manajemen Pembayaran Gaji dan Benefit

• Payroll Automation: Proses penghitungan gaji yang otomatis, termasuk jam kerja lembur dan potongan tunjangan.
• Reimburse Management: Fitur pengelolaan klaim biaya yang dapat diajukan oleh karyawan untuk penggantian biaya operasional.
• Comprehensive Payroll Reports: Laporan gaji yang terperinci dan dapat diakses oleh manajer untuk memantau pengeluaran dan kepatuhan.

c. Rekrutmen dan Onboarding

• Job Posting & Candidate Screening: Proses penempatan iklan lowongan pekerjaan serta penyaringan kandidat yang efisien menggunakan algoritma.
• Automated Candidate Management: Penyimpanan dan pengelolaan data kandidat yang terintegrasi dalam satu platform untuk memudahkan proses rekrutmen.
• Digital Onboarding: Memfasilitasi karyawan baru dengan sistem onboarding yang berbasis digital untuk pengalaman yang lebih mulus dan terorganisir.

Baca juga: 13 Contoh Program Kerja HRD yang Optimal

8. Kesimpulan

Laporan absensi karyawan menggambarkan tingkat kehadiran seorang karyawan selama satu bulan dan memiliki peran penting dalam manajemen perusahaan, termasuk untuk menilai kinerja, menghitung gaji, serta merencanakan sumber daya manusia. Mengelola absensi secara manual dapat menimbulkan tantangan, seperti potensi kesalahan dan keterbatasan dalam pengelolaan data.

Bagi pemilik bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi operasional, beralih ke sistem absensi otomatis adalah langkah strategis yang patut dipertimbangkan. Otomatisasi dengan software HR seperti ScaleOcean menjadi solusi efektif untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pencatatan absensi.

Dengan fitur-fitur canggih, perusahaan dapat menghemat waktu, mengurangi kesalahan serta meningkatkan transparansi dalam manajemen kehadiran karyawan. Jika Anda tertarik, ScaleOcean menyediakan demo dan konsultasi gratis yang akan membantu kebutuhan perusahaan Anda.