Cara Hitung Cuti yang Diuangkan: Aturan serta Rumusnya

Tim payroll sering kesulitan dalam perhitungan final pay yang manual dan lambat. Proses ini memicu masalah serius, mulai dari salah hitung komponen upah yang berisiko tuntutan hukum dari Disnaker, hingga data sisa cuti yang tidak sinkron menciptakan anggaran tak terduga dalam laporan keuangan. Perhitungan manual juga menyebabkan mantan karyawan kerap merasa dicurangi karena kompensasi yang tidak transparan.

Perhitungan cuti diuangkan yang akurat adalah solusi untuk mengatasi masalah ini. Leave encashment memberikan kompensasi finansial atas sisa cuti tahunan yang belum diambil saat karyawan mengakhiri masa kerjanya. Proses ini adalah penentu kepatuhan perusahaan pada regulasi hukum yang berlaku serta menjadi provisi akrual yang akurat di neraca keuangan.

Memahami cara menghitung cuti yang diuangkan dapat membantu bisnis Anda mengatasi ragam kebijakan cuti tahunan hingga menghindari risiko finansial dan hukum mengenai upah karyawan. Artikel ini akan menjelaskan bagaimana cara hitung cuti yang diuangkan, apa saja aturannya, jenis kebijakan cuti tahunan karyawan, hingga rumus perhitungan cuti tahunan yang diuangkan.

Key Takeaways

• Leave encashment adalah pembayaran tunai untuk sisa cuti tahunan yang belum digunakan, baik saat karyawan masih bekerja maupun saat mengundurkan diri.
• Aturan hukum mewajibkan pembayaran cuti saat PHK atau resign, namun hal ini opsional dan berdasarkan kebijakan internal perusahaan yang berlaku.
• Rumus perhitungan uang cuti: (Sisa Hari Cuti / Jumlah Hari Kerja Sebulan) x Gaji Bulanan, berlaku saat karyawan mengundurkan diri atau di-PHK.
• Proses cara menghitung uang cuti melibatkan penentuan sisa cuti, perhitungan prorata, dan kalkulasi upah harian sesuai sistem kerja perusahaan.
• Software HR ScaleOcean dapat membantu mengintegrasikan data sisa cuti dengan data penggajian untuk memastikan perhitungan yang akurat.

Coba Demo Gratis!

1. Apa Itu Leave Encashment?

Leave encashment adalah proses di mana karyawan menerima pembayaran tunai sebagai pengganti cuti yang tidak digunakan, seperti cuti tahunan atau cuti sakit, baik pada akhir masa kerja atau saat mengundurkan diri.

Kebijakan ini memegang peranan dalam paket kompensasi akhir seorang karyawan, baik yang mengundurkan diri, terkena pemutusan hubungan kerja (PHK), maupun pensiun. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa hak karyawan atas istirahat tahunan yang telah diakumulasi selama masa kerja tidak hangus begitu saja.

Leave encashment merupakan bentuk keadilan dan penghargaan atas kontribusi karyawan. Perusahaan yang mengelola proses ini dengan baik menunjukkan komitmennya terhadap kesejahteraan karyawan dan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.

Baca juga: 10 Hak Cuti Karyawan dan Regulasi yang Berlaku

2. Jenis-jenis Kebijakan Cuti Tahunan Karyawan

Setiap perusahaan memiliki pendekatan yang berbeda dalam mengelola hak cuti tahunan seperti cuti hangus, akumulasi cuti, dan cuti tidak terbatas. Dari kebijakan yang paling kaku hingga yang paling fleksibel, pilihan yang diambil perusahaan akan berdampak langsung pada cara sisa cuti dihitung dan dikompensasikan saat karyawan berhenti.

Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai jenis kebijakan cuti tahunan yang paling umum dijumpai di dunia kerja modern:

a. Cuti Hangus (Forfeited Leave)

Kebijakan cuti hangus atau forfeited leave adalah jenis cuti yang paling tradisional dan ketat, di mana sisa hak cuti tahunan karyawan yang tidak digunakan dalam periode waktu tertentu (biasanya satu tahun) akan hangus secara otomatis. Karyawan tidak bisa mengakumulasi sisa cuti ke tahun berikutnya, dan cuti yang tidak digunakan tidak wajib dibayar, kecuali ada kebijakan atau perjanjian kerja khusus.

Tujuan utama kebijakan ini adalah untuk mendorong karyawan agar memanfaatkan waktu istirahat mereka demi menjaga keseimbangan kerja dan kehidupan, serta mencegah penumpukan kewajiban finansial bagi perusahaan. Namun, kelemahannya adalah kurangnya fleksibilitas, yang bisa merugikan karyawan yang tidak dapat mengambil cuti karena beban kerja tinggi atau alasan mendesak lainnya.

b. Cuti Carry Forward (Akumulasi Cuti)

Kebijakan carry forward atau akumulasi cuti memberikan fleksibilitas lebih besar dibandingkan sistem cuti hangus, di mana karyawan diperbolehkan membawa sebagian atau seluruh sisa cuti tahunan mereka ke tahun berikutnya. Hal ini memungkinkan karyawan untuk memanfaatkan cuti yang belum digunakan pada periode sebelumnya, terutama bagi mereka yang memiliki kesibukan tinggi.

Namun, perusahaan biasanya menetapkan beberapa aturan untuk kebijakan ini, seperti batas maksimal jumlah hari yang dapat diakumulasi, misalnya tidak lebih dari 6 hari sesuai dengan anjuran UU, serta batas waktu penggunaan cuti yang diakumulasi, misalnya harus digunakan dalam 6 bulan pertama tahun berikutnya. Pengelolaan kebijakan ini memerlukan sistem manajemen cuti yang efektif untuk melacak saldo cuti setiap karyawan.

c. Cuti Tidak Terbatas (Unlimited Leave)

Kebijakan cuti tidak terbatas (unlimited leave) semakin populer di perusahaan teknologi dan startup, mengedepankan prinsip kepercayaan dan otonomi. Karyawan dalam kebijakan ini tidak memiliki jatah cuti tetap dan dapat mengambil cuti sesuai kebutuhan, asalkan pekerjaan selesai dan disetujui manajer. Cuti pribadi, sakit, dan liburan digabung dalam satu pool, tanpa akumulasi, namun memerlukan koordinasi agar alur kerja tetap lancar.

Meskipun kebijakan ini menawarkan fleksibilitas, tantangan muncul dalam hal perhitungan leave encashment saat karyawan berhenti. Karena tidak ada jatah cuti yang terakumulasi, perusahaan seringkali menetapkan klausul khusus dalam kontrak kerja untuk menentukan jumlah hari cuti minimum yang akan dibayarkan jika karyawan mengundurkan diri.

Implementasi teknologi modern seperti software HR ScaleOcean dapat membantu perusahaan dalam perhitungan cuti yang diuangkan. Software ini mengotomatiskan dan mengintegrasikan data sisa cuti dengan data penggajian untuk memastikan perhitungan yang akurat. Melalui modul leave management dan payroll management perhitungan gaji, pajak, dan cuti diuangkan dilakukan secara otomatis dan tanpa kesalahan.

3. Aturan Hukum Cuti Tahunan Bisa Diuangkan

Di Indonesia, landasan hukum mengenai penggantian uang atas cuti tahunan diatur secara jelas dalam peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan. Regulasi utamanya adalah Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang telah diubah melalui Undang-Undang No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perpu No. 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang.

Aturan ini membedakan secara tegas antara kewajiban penggantian cuti bagi karyawan yang berhenti bekerja dengan kebijakan bagi karyawan yang masih aktif. Kepatuhan hukum bukan hanya tentang menghindari sanksi, tetapi juga membangun reputasi sebagai perusahaan yang adil dan bertanggung jawab.

Berikut adalah penjelasan mendetail mengenai dua skenario utama dalam penguangan cuti tahunan.

a. Cuti Diuangkan Saat Karyawan PHK/Resign (Wajib)

Berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 156 ayat (4), perusahaan diwajibkan memberikan uang penggantian hak (UPH) kepada karyawan yang hubungan kerjanya berakhir. Salah satu komponen dari UPH ini secara eksplisit adalah penggantian hak atas cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur.

Kewajiban ini berlaku universal untuk semua jenis pengakhiran hubungan kerja, termasuk pengunduran diri sukarela (resign), PHK oleh perusahaan, pensiun, atau bahkan karena karyawan meninggal dunia. Uang pengganti cuti ini menjadi bagian dari paket kompensasi akhir yang diterima karyawan, sering kali dibayarkan bersamaan dengan uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, atau severance pay.

b. Cuti Diuangkan untuk Karyawan Aktif (Opsional)

Tidak ada peraturan perundang-undangan yang mewajibkan perusahaan untuk menguangkan sisa cuti karyawan yang masih aktif bekerja. Kebijakan ini bersifat opsional dan sepenuhnya bergantung pada diskresi serta kemampuan finansial perusahaan. Jika perusahaan memutuskan untuk menawarkan opsi ini, ketentuannya harus diatur dengan jelas dan transparan.

Biasanya, mekanisme penguangan cuti untuk karyawan aktif dituangkan dalam peraturan perusahaan (PP), perjanjian kerja bersama (PKB), atau surat perjanjian kerja. Perusahaan dapat menetapkan batasan, seperti jumlah maksimal hari cuti yang bisa diuangkan per tahun atau periode tertentu kapan pengajuan bisa dilakukan.

4. Rumus Perhitungan Cuti Tahunan yang Diuangkan

Untuk memastikan perhitungan uang pengganti cuti konsisten dan sesuai standar hukum, digunakan rumus dasar sebagai acuan. Rumus ini telah ditetapkan dalam Surat Edaran Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. SE-07/MEN/1990 tentang Pengupahan. Integrasi yang baik dalam sistem penggajian sangat penting untuk memastikan semua komponen ini dihitung secara otomatis dan akurat.

Rumus perhitungan cuti yang diuangkan adalah sebagai berikut:

Berikut penjelasan elemen-elemen penting ketika menghitung cuti tahunan yang diuangkan:

• Sisa Hari Cuti: Total hari cuti tahunan yang menjadi hak karyawan dan belum diambil hingga tanggal terakhir ia bekerja.
• Upah Sebulan: Gaji pokok ditambah seluruh tunjangan yang bersifat tetap yang diterima karyawan setiap bulan (tidak termasuk tunjangan tidak tetap seperti transportasi/makan)
• Upah Harian: Hasil dari Upah Sebulan dibagi dengan jumlah hari kerja rata-rata dalam sebulan.
• Angka Pembagi (5 Hari Kerja): 21, digunakan untuk perusahaan yang menerapkan sistem 5 hari kerja seminggu.
• Angka Pembagi (6 Hari Kerja): 25, digunakan untuk perusahaan yang menerapkan sistem 6 hari kerja seminggu.

5. Cara Menghitung Cuti Karyawan yang Diuangkan

Setelah memahami rumus dasarnya, langkah berikutnya adalah menerapkannya secara sistematis. Proses ini dibagi menjadi tahapan-tahapan yang memastikan setiap detail tercatat dengan tepat, menghindari kesalahan perhitungan yang bisa berujung pada perselisihan atau kerugian finansial. Ketelitian pada setiap langkah sangat penting untuk hasil yang akurat.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah tentang cara menghitung uang cuti tahunan:

a. Hitung Sisa Cuti yang Belum Diambil

Langkah pertama adalah menentukan jumlah pasti sisa hari cuti karyawan. Data ini harus divalidasi dari sistem pencatatan cuti perusahaan. Total sisa cuti ini merupakan akumulasi dari hak cuti tahun berjalan yang belum digunakan, ditambah dengan sisa cuti dari tahun sebelumnya jika perusahaan menerapkan kebijakan carry forward.

Tim HR harus memeriksa riwayat pengajuan dan persetujuan cuti karyawan untuk memastikan data yang digunakan adalah yang paling mutakhir. Kesalahan dalam langkah awal ini akan menyebabkan seluruh perhitungan selanjutnya menjadi tidak valid.

b. Hitung Hak Cuti Prorata (Jika Karyawan Belum Bekerja 12 Bulan)

Untuk karyawan yang berhenti bekerja sebelum genap 12 bulan, baik di tahun pertama mereka maupun di tahun berjalan, hak cuti mereka harus dihitung secara prorata. Rumus yang digunakan adalah:

Misalnya, seorang karyawan yang bergabung pada 1 Januari dan mengundurkan diri pada 30 Juni (telah bekerja 6 bulan) berhak atas (6/12) x 12 = 6 hari cuti untuk tahun tersebut. Konsep ini serupa dengan cara menghitung gaji prorata, di mana kompensasi disesuaikan dengan periode kerja aktual. Jumlah hak cuti prorata inilah yang kemudian dikurangi dengan cuti yang sudah diambil untuk mendapatkan sisa cuti yang akan diuangkan.

c. Hitung Gaji Harian

Langkah berikutnya adalah menghitung nilai upah harian karyawan, yang akan menjadi pengali untuk sisa hari cuti. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, upah harian dihitung dengan rumus:

Tunjangan tetap adalah pembayaran teratur yang tidak dipengaruhi oleh kehadiran, seperti tunjangan jabatan atau tunjangan keluarga. Sebaliknya, tunjangan tidak tetap seperti uang makan atau transport yang dihitung harian tidak dimasukkan dalam komponen ini. Pemilihan angka pembagi (21 untuk 5 hari kerja atau 25 untuk 6 hari kerja) harus sesuai dengan sistem kerja yang berlaku bagi karyawan tersebut.

d. Hitung Total Uang Pengganti Cuti

Setelah semua komponen siap, langkah terakhir adalah mengalikan sisa hari cuti dengan upah harian yang telah dihitung. Rumusnya adalah:

Perlu diingat bahwa jumlah ini merupakan objek Pajak Penghasilan (PPh 21). Perusahaan harus menghitung PPh 21 atas uang pengganti cuti ini sebelum membayarkannya kepada karyawan. Ini adalah bagian dari penghasilan karyawan dan tidak boleh dianggap sebagai pembayaran yang bebas pajak, serta tidak boleh dicampuradukkan dengan potongan gaji karyawan lainnya seperti iuran BPJS atau pinjaman.

6. Contoh Perhitungan Cuti yang Diuangkan

Teori dan rumus akan lebih mudah dipahami melalui aplikasi pada contoh kasus nyata. Dengan melihat simulasi perhitungan, perusahaan dapat memperoleh gambaran yang lebih jelas tentang bagaimana konsep ini bekerja dalam praktik sehari-hari. Contoh-contoh ini akan mencakup skenario yang paling umum terjadi di perusahaan secara fiktif.

Berikut beberapa contoh kongret perhitungan cuti yang diuangkan:

a. Contoh Kasus 1: Karyawan Mengundurkan Diri

Budi bergabung dengan perusahaan X pada 1 Januari 2025 dan memutuskan untuk mengundurkan diri, dengan hari kerja terakhir pada 31 Juli 2025. Gaji pokok dan tunjangan tetap Budi adalah Rp8.400.000 per bulan. Perusahaan X memberikan hak cuti 12 hari per tahun dan menerapkan sistem 5 hari kerja.

Perhitungannya adalah:

• Masa kerja di tahun berjalan: Budi bekerja selama 7 bulan (Januari – Juli).
• Hak cuti prorata: (7 bulan / 12 bulan) x 12 hari = 7 hari.
• Sisa cuti: Budi belum mengambil cuti sama sekali, jadi sisa cutinya adalah 7 hari.
• Upah harian: Rp8.400.000 / 21 = Rp400.000.
• Total uang pengganti cuti: 7 hari x Rp400.000 = Rp2.800.000. Jadi, Budi berhak menerima uang pengganti cuti sebesar Rp2.800.000 (sebelum dipotong pajak).

b. Contoh Kasus 2: Sistem 5 Hari Kerja (Basis 21 Hari)

Citra telah bekerja di perusahaan Y selama 4 tahun dan akan segera pensiun. Gaji pokok beserta tunjangan tetapnya adalah Rp12.600.000 per bulan. Berdasarkan catatan HR, Citra memiliki sisa cuti sebanyak 10 hari yang belum diambil.

Perhitungannya adalah:

• Sisa cuti: 10 hari.
• Sistem kerja: 5 hari kerja, sehingga angka pembaginya adalah 21.
• Upah harian: Rp12.600.000 / 21 = Rp600.000.
• Total uang pengganti cuti: 10 hari x Rp600.000 = Rp6.000.000. Perusahaan Y wajib membayarkan kompensasi cuti sebesar Rp6.000.000 kepada Citra sebagai bagian dari hak pensiunnya.

c. Contoh Kasus 3: Sistem 6 Hari Kerja (Basis 25 Hari)

Dodi bekerja di sebuah perusahaan manufaktur yang menerapkan sistem 6 hari kerja seminggu. Setelah 2 tahun bekerja, ia terkena PHK. Gaji pokok dan tunjangan tetap Dodi adalah Rp7.500.000 per bulan, dan ia memiliki sisa cuti yang belum digunakan sebanyak 9 hari.

Perhitungannya adalah:

• Sisa cuti: 9 hari.
• Sistem kerja: 6 hari kerja, sehingga angka pembaginya adalah 25.
• Upah harian: Rp7.500.000 / 25 = Rp300.000.
• Total uang pengganti cuti: 9 hari x Rp300.000 = Rp2.700.000. Dodi berhak atas uang pengganti cuti sebesar Rp2.700.000 yang harus dibayarkan bersamaan dengan kompensasi PHK lainnya.

7. Pastikan Akurasi Perhitungan Uang Cuti Karyawan dengan ScaleOcean

Software HR ScaleOcean adalah solusi digital yang dirancang untuk mengelola berbagai aspek sumber daya manusia (SDM) secara efisien. Dengan fitur terintegrasi, software ini memudahkan perusahaan dalam mengelola data karyawan, absensi, penggajian, dan evaluasi kinerja, serta memastikan semua data HR dikelola otomatis, mengurangi kesalahan manusia, dan meningkatkan akurasi.

Keuntungan dari ScaleOcean HR Software adalah otomasi perhitungan gaji. Proses rumit, seperti memeriksa data cuti, lembur, dan potongan lainnya, dapat dilakukan otomatis. Integrasi data cuti dengan sistem penggajian memastikan perhitungan yang lebih akurat dan tepat waktu, meningkatkan efisiensi operasional HR, dan memungkinkan perusahaan fokus pada pengembangan SDM serta strategi bisnis lainnya.

Fitur ScaleOcean HR Software

• Integrasi Data Cuti dengan Penggajian: Memastikan perhitungan gaji yang akurat dengan mengintegrasikan data sisa cuti karyawan langsung ke dalam sistem penggajian.
• Manajemen Absensi Otomatis: Mencatat absensi karyawan secara otomatis dan menghubungkannya dengan sistem penggajian, meminimalisir kesalahan dalam perhitungan gaji.
• Pelaporan dan Analisis Kinerja Karyawan: Menyediakan laporan dan analisis kinerja karyawan yang mendalam, yang dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan strategi pengelolaan SDM.
• Manajemen Rekrutmen dan Pelatihan: Memfasilitasi proses rekrutmen serta manajemen pelatihan karyawan, membantu perusahaan dalam mengelola bakat dan keterampilan yang ada.
• Keamanan Data Karyawan yang Terjamin: Menggunakan sistem yang aman untuk menyimpan data karyawan, melindungi informasi pribadi dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

8. Kesimpulan

Menghitung uang pengganti cuti memerlukan pemahaman tentang kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku, seperti UU Cipta Kerja. Perhitungan ini bergantung pada komponen gaji yang dijadikan dasar dan jumlah sisa cuti yang dapat diuangkan.

Namun, perhitungan manual rentan terhadap kesalahan, baik dalam menentukan komponen upah maupun sisa cuti, yang dapat menyebabkan inkonsistensi dan risiko ketidakpatuhan. Kesalahan ini sering berujung pada sengketa, kerugian finansial, dan kerusakan reputasi perusahaan.

Maka dari itu, software HR ScaleOcean memudahkan perhitungan uang pengganti cuti dengan akurat. Modul pelacakan sisa cuti memastikan data selalu tepat, yang kemudian terintegrasi dengan modul payroll untuk kalkulasi instan dan akurat.

Memahami proses leave encashment yang rumit dapat membantu bisnis Anda memiliki sistem pengupahan karyawan yang akurat dan efisien. Jadwalkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli kami untuk melihat bagaimana software ini dapat membantu Anda!