Apa itu Outsourcing? Aturan, Jenis, serta Kekurangannya

Masalah operasional perusahaan seperti sulitnya merekrut dan mempertahankan karyawan potensial dapat memicu proyek terhambat. Tantangan lainnya seperti tingginya turnover dan lonjakan kebutuhan pekerja musiman membuat arus kas perusahaan minus untuk harus membayar pesangon dan biaya rekrutmen yang tinggi. Distraksi bisnis ini tentu akan menghambat perusahaan mencapai efisiensi maksimal.

Outsourcing dapat menjadi salah satu solusi untuk mengatasi kompleksitas tersebut. Strategi ini memungkinkan perusahaan untuk mentransfer beban kerja serta mengatur administrasi dan liabilitas hukum terkait ketenagakerjaan kepada vendor spesialis. Keuntungan terbesarnya adalah mengubah pengeluaran modal besar perusahaan menjadi biaya operasional yang lebih fleksibel, sehingga meningkatkan kesehatan arus kas.

Memahami bagaimana implementasi outsourcing yang tepat dapat membantu perusahaan untuk memecahkan masalah operasional mulai dari meningkatkan fokus manajemen dan mengatasi minimnya karyawan potensial. Artikel ini akan menjelaskan apa itu outsourcing, siapa saja pihak yang terkait, dasar hukumnya, tahapan implementasi outsourcing, hingga apa saja jenis kategori outsourcing.

Key Takeaways

• Outsourcing adalah proses mendelegasikan tugas operasional kepada pihak ketiga untuk meningkatkan efisiensi dan fokus pada kompetensi utama.
• Tiga pihak utama yang terlibat dalam prosesnya yaitu perusahaan pengguna, perusahaan penyedia jasa outsourcing, dan tenaga kerja yang dipekerjakan.
• Dasar hukum outsourcing di Indonesia diatur melalui UU Cipta Kerja, yang menekankan pentingnya perjanjian kerja yang jelas antara semua pihak terlibat.
• Berbagai alasan strategis perusahaan menggunakan outsourcing termasuk penghematan biaya, peningkatan fokus pada bisnis inti, fleksibilitas tenaga kerja, dan akses ke keahlian khusus.
• Software HRIS ScaleOcean dapat membantu mengelola data, kinerja, dan akses tenaga kerja alih daya (outsourcing).

Coba Demo Gratis!

1. Apa Itu Outsourcing?

Outsourcing atau alih daya adalah sebuah praktik bisnis di mana suatu perusahaan mengalihkan sebagian atau seluruh fungsi operasionalnya kepada pihak ketiga. Hal ini menjadi pendelegasian wewenang untuk menjalankan aktivitas bisnis tertentu kepada perusahaan lain yang memiliki spesialisasi di bidang tersebut.

Tujuannya adalah agar perusahaan dapat lebih fokus pada kegiatan inti bisnis (core business) yang menjadi sumber utama pendapatan dan keunggulan kompetitif. Memutuskan untuk melakukan outsourcing berarti perusahaan memanfaatkan keahlian eksternal demi hasil yang lebih optimal. Contoh outsourcing yang umum meliputi layanan kebersihan, keamanan, customer service, dukungan IT, hingga pengelolaan penggajian.

Alih daya artinya memindahkan tanggung jawab operasional, manajemen, dan risiko terkait fungsi tersebut kepada vendor. Keputusan ini sering kali didasari oleh analisis biaya-manfaat, di mana biaya untuk menyewa vendor lebih rendah dibandingkan dengan biaya untuk membangun dan mengelola departemen internal untuk fungsi yang sama.

Baca juga: Apa Itu Talent Acquisition? Pengertian dan Perbedaannya

2. Pihak-pihak yang Terkait dalam Hubungan Kerja Outsourcing

Dalam ekosistem outsourcing, terdapat tiga pihak utama yang membentuk hubungan kerja yang unik dan saling terkait. Memahami peran dan tanggung jawab masing-masing pihak adalah kunci untuk memastikan implementasi alih daya berjalan lancar dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Berikut adalah pihak-pihak yang terkait dalam hubungan kerja outsourcing:

a. Perusahaan Pemberi Kerja

Perusahaan pemberi kerja adalah entitas bisnis yang memutuskan untuk mengalihdayakan sebagian fungsi operasionalnya. Peran utama perusahaan ini adalah mengidentifikasi kebutuhan bisnis, memilih penyedia jasa outsourcing yang tepat, dan menetapkan standar kualitas serta key performance indicators (KPI) yang harus dicapai.

Fokus perusahaan pengguna adalah pada hasil akhir dari pekerjaan yang dialihdayakan, bukan pada proses pengelolaan sumber daya manusianya. Mereka menjalin hubungan kontrak bisnis dengan penyedia jasa, yang diatur dalam sebuah service level agreement. SLA mendefinisikan lingkup pekerjaan, target yang harus dicapai, dan konsekuensi jika target tersebut tidak terpenuhi.

b. Penyedia Jasa Outsourcing

Perusahaan penyedia jasa outsourcing adalah perusahaan yang memiliki spesialisasi dalam menyediakan tenaga kerja untuk fungsi-fungsi tertentu. Tanggung jawab utama vendor adalah melakukan seluruh proses yang berkaitan dengan sumber daya manusia, mulai dari rekrutmen, seleksi, pelatihan, penggajian, hingga pengelolaan administrasi karyawan.

Vendor bertindak sebagai jembatan antara tenaga kerja dan perusahaan pengguna, memastikan bahwa tenaga kerja yang disediakan memiliki kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan klien. Proses rekrutmen adalah salah satu fungsi krusial yang menjadi tugas vendor. Vendor juga bertanggung jawab atas pemenuhan hak-hak karyawan sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.

c. Karyawan atau Tenaga Kerja Outsourcing

Karyawan outsourcing adalah individu yang direkrut dan dipekerjakan oleh perusahaan penyedia jasa, namun ditempatkan untuk bekerja di lokasi atau untuk kepentingan perusahaan pengguna. Status hubungan kerja mereka terikat secara hukum dengan perusahaan penyedia jasa. Ini berarti kontrak kerja, gaji, tunjangan, dan segala urusan personalia lainnya diurus oleh vendor.

Meskipun bekerja sehari-hari di bawah arahan dan supervisi perusahaan pengguna, hak dan kewajiban mereka sebagai pekerja dijamin oleh perusahaan penyedia jasa. Penting bagi karyawan untuk memahami bahwa jenjang karier dan evaluasi kinerja mereka terikat pada kebijakan vendor.

3. Dasar Hukum dan Aturan Outsourcing di Indonesia

Regulasi outsourcing di Indonesia telah berevolusi dari pembatasan ketat pada pekerjaan penunjang di UU Ketenagakerjaan lama. Transformasi besar terjadi melalui UU Cipta Kerja dan Peraturan Pemerintah (PP) No. 35 Tahun 2021. Regulasi baru ini menghapuskan pembatasan jenis pekerjaan, memberikan fleksibilitas luas bagi perusahaan untuk mengalihdayakan pelaksanaan pekerjaan.

Meskipun fleksibel, PP No. 35 Tahun 2021 tetap fokus pada perlindungan hak pekerja. Perusahaan alih daya diwajibkan berbadan hukum dan memiliki izin operasional yang sah. Kewajiban utama mereka adalah menjamin pemenuhan hak-hak normatif pekerja secara penuh, mencakup upah, jaminan sosial, dan hak lain sesuai undang-undang. Ini memastikan bahwa kemudahan bisnis berjalan seiring dengan kesejahteraan tenaga kerja.

Hubungan kerja antara vendor dan pekerja diatur melalui perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) atau perjanjian kerja waktu tidak tertentu (PKWTT). Kunci kepastian hukum adalah memiliki contoh kontrak kerja karyawan yang transparan dan sah secara hukum. Kontrak ini harus memuat secara jelas syarat kerja, hak, dan kewajiban setiap pihak.

4. Mengapa Banyak Perusahaan Menggunakan Outsourcing?

Keputusan untuk mengadopsi strategi outsourcing didorong oleh berbagai faktor strategis yang melampaui sekadar pemotongan biaya. Manfaat utama yang dicari adalah kemampuan untuk merespons perubahan pasar dengan cepat tanpa terbebani oleh struktur internal yang kaku.

Berikut beberapa alasan mengapa banyak perusahaan menggunakan outsourcing:

a. Menghemat Biaya Operasional dan Anggaran Pelatihan

Salah satu alasan paling umum adalah untuk menghemat biaya operasional secara signifikan. Dengan mengalihdayakan fungsi tertentu, perusahaan dapat mengurangi pengeluaran terkait rekrutmen, pelatihan, gaji, tunjangan, asuransi, dan penyediaan fasilitas kerja seperti ruang kantor dan peralatan. Biaya menjadi lebih terprediksi karena perusahaan hanya perlu membayar fee sesuai kontrak kepada vendor.

Selain itu, anggaran untuk pengembangan dan pelatihan karyawan juga dapat ditekan. Perusahaan penyedia jasa outsourcing bertanggung jawab untuk memastikan tenaga kerja mereka memiliki keterampilan yang dibutuhkan dan terus mengikuti perkembangan industri.

b. Memusatkan Perhatian pada Aktivitas Inti Bisnis

Outsourcing memungkinkan tim manajemen untuk memfokuskan waktu, energi, dan sumber daya mereka pada aktivitas inti yang menjadi keunggulan kompetitif perusahaan. Fungsi-fungsi pendukung yang kompleks dan memakan waktu, seperti administrasi HR, akuntansi, atau dukungan IT, dapat diserahkan kepada ahlinya. Fokus yang lebih tajam pada bisnis inti ini mendorong inovasi, pengembangan produk, dan peningkatan kualitas.

Dengan mendelegasikan tugas-tugas non-inti, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi proses pengambilan keputusan dan mempercepat eksekusi strategi bisnis. Praktik human resource management yang rumit, misalnya, dapat dialihkan sehingga tim HR internal bisa lebih berkonsentrasi pada pengembangan talenta dan budaya perusahaan.

c. Fleksibilitas dan Efisiensi Tenaga Kerja

Fleksibilitas operasional adalah keuntungan besar lainnya dari sistem outsourcing. Perusahaan dapat dengan mudah menyesuaikan jumlah tenaga kerja sesuai dengan fluktuasi permintaan pasar atau kebutuhan proyek tanpa melalui proses rekrutmen dan PHK yang rumit. Skalabilitas ini memungkinkan perusahaan untuk tetap lincah, baik saat berekspansi maupun saat melakukan efisiensi.

Misalnya, sebuah perusahaan e-commerce dapat dengan cepat menambah jumlah agen customer service selama musim puncak belanja dan menguranginya setelahnya. Efisiensi ini sulit dicapai dengan model kepegawaian tradisional yang kaku. Dengan outsourcing, perusahaan mendapatkan tenaga kerja yang dibutuhkan, tepat pada saat dibutuhkan, dan hanya selama periode yang diperlukan.

d. Akses ke Ahli Spesialis dan Teknologi

Tidak semua perusahaan, terutama UKM, memiliki sumber daya untuk merekrut ahli di semua bidang atau berinvestasi dalam teknologi canggih. Outsourcing membuka pintu untuk mendapatkan akses ke talenta spesialis dan teknologi terkini tanpa harus menanggung biaya penuh. Vendor outsourcing biasanya memiliki tim ahli dan berinvestasi besar dalam teknologi untuk melayani klien mereka secara efisien.

Dengan demikian, perusahaan pengguna dapat memanfaatkan keahlian dan infrastruktur canggih tersebut untuk meningkatkan kualitas operasional mereka. Contohnya, sebuah perusahaan manufaktur bisa mengalihdayakan manajemen IT-nya kepada vendor spesialis keamanan siber untuk melindungi data perusahaan dari ancaman digital.

5. Bagaimana Sistem Kerja Outsourcing Berjalan?

Outsourcing beroperasi sebagai hubungan B2B, diawali ketika perusahaan pengguna mengidentifikasi kebutuhan fungsi yang dapat lebih efisien dikelola pihak eksternal. Langkah pentingnya adalah mendefinisikan lingkup pekerjaan secara detail, meliputi tujuan, target, dan standar kualitas yang diharapkan. Setelah itu, perusahaan pengguna menyeleksi dan memilih vendor outsourcing yang paling sesuai.

Vendor yang terpilih akan mengikat kerja sama dengan service level agreement (SLA) yang sah secara hukum. Dokumen ini mengatur semua aspek teknis dan finansial, mulai dari durasi, biaya jasa, hingga metrik kinerja yang wajib dipenuhi. Selanjutnya, vendor bertanggung jawab penuh atas rekrutmen dan penempatan karyawan sesuai kualifikasi yang diminta pengguna.

Pengawasan harian pekerjaan umumnya dilakukan oleh perwakilan perusahaan pengguna untuk menjaga standar kualitas. Sementara itu, semua urusan administrasi kepegawaian, seperti gaji, tunjangan, BPJS, dan pajak, adalah tanggung jawab penuh vendor. Perusahaan pengguna hanya perlu membayar biaya jasa total kepada vendor secara berkala.

6. Tahapan Implementasi Outsourcing

Implementasi outsourcing yang sukses memerlukan perencanaan dan eksekusi yang cermat. Proses ini tidak bisa dilakukan secara terburu-buru dan harus melalui beberapa tahapan kunci untuk meminimalkan risiko dan memaksimalkan manfaat. Pendekatan yang terstruktur akan memastikan transisi berjalan mulus dan tujuan bisnis tercapai sesuai harapan.

Berikut beberapa tahapan implementasi outsourcing:

a. Proses Persiapan

Tahap persiapan adalah fondasi dari seluruh inisiatif outsourcing. Ini dimulai dengan analisis internal yang mendalam untuk menentukan fungsi mana yang paling cocok untuk dialihdayakan. Perusahaan harus mengevaluasi proses bisnisnya, mengidentifikasi area yang tidak efisien atau bukan merupakan kompetensi inti, dan menghitung potensi penghematan biaya serta peningkatan kualitas.

Setelah kebutuhan teridentifikasi, langkah berikutnya adalah riset dan seleksi vendor yang potensial. Perusahaan harus melakukan due diligence, memeriksa rekam jejak, reputasi, keahlian, dan stabilitas keuangan calon vendor. Penyusunan request for proposal (RFP) yang detail sangat penting untuk mendapatkan penawaran yang komparabel dan memilih mitra yang paling tepat untuk kebutuhan jangka panjang.

b. Pengalihan Tanggung Jawab Pekerjaan

Setelah vendor terpilih dan kontrak ditandatangani, tahap pengalihan atau transisi dimulai. Ini adalah fase kritis di mana tanggung jawab pekerjaan, proses, dan pengetahuan ditransfer dari tim internal ke tim vendor. Manajemen perubahan (change management) memegang peranan penting di sini, terutama jika pengalihan ini berdampak pada karyawan internal yang ada.

Proses transfer pengetahuan harus dilakukan secara sistematis melalui dokumentasi, pelatihan, dan sesi kerja bersama. Jika ada sistem atau teknologi yang perlu diintegrasikan, rencana integrasi yang jelas harus disusun. Tujuan utama dari tahap ini adalah memastikan tim outsourcing dapat mengambil alih pekerjaan dengan lancar tanpa mengganggu kelangsungan operasional bisnis perusahaan pengguna.

c. Menjaga Komunikasi dan Koordinasi

Setelah proses transisi selesai, kerja sama memasuki tahap operasional jangka panjang. Untuk memastikan keberhasilan, menjaga komunikasi dan koordinasi yang efektif antara perusahaan pengguna dan vendor adalah suatu keharusan. Harus ada saluran komunikasi yang jelas dan titik kontak (person in charge) yang ditunjuk dari kedua belah pihak untuk menangani isu sehari-hari.

Selain itu, perlu ada mekanisme untuk memantau dan mengevaluasi kinerja vendor secara berkala. Ini biasanya dilakukan melalui rapat tinjauan rutin, laporan kinerja berdasarkan KPI yang telah disepakati, dan survei kepuasan. Evaluasi berkelanjutan ini membantu mengidentifikasi area yang perlu perbaikan dan memastikan bahwa layanan yang diberikan tetap sejalan dengan tujuan bisnis perusahaan pengguna.

7. Jenis-jenis Kategori Outsourcing Berdasarkan Fungsinya

Praktik outsourcing dapat dikategorikan ke dalam beberapa jenis berdasarkan fungsi atau proses bisnis yang dialihkan. Setiap jenis memiliki fokus dan keahlian yang berbeda, memungkinkan perusahaan untuk memilih model yang paling sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka.

Berikut beberapa jenis kategori outsourcing bedasarkan fungsinya:

a. Information Technology Outsourcing (ITO)

Information Technology Outsourcing (ITO) adalah salah satu bentuk alih daya yang paling umum, di mana perusahaan menyerahkan sebagian atau seluruh fungsi IT mereka kepada penyedia layanan eksternal. Layanan yang dialihkan dapat bervariasi, mulai dari pengembangan perangkat lunak, manajemen infrastruktur jaringan, hingga dukungan teknis (help desk).

Tujuan utama ITO adalah untuk mendapatkan akses ke teknologi dan keahlian IT canggih tanpa harus membangun tim internal yang besar dan mahal. Model ini sangat populer di kalangan perusahaan dari berbagai skala, dari startup yang membutuhkan pengembangan aplikasi hingga korporasi besar yang mengalihdayakan manajemen pusat data mereka.

b. Business Process Outsourcing (BPO)

Business Process Outsourcing (BPO) melibatkan pendelegasian proses bisnis operasional yang bersifat non-inti. BPO sering kali dibagi lagi menjadi dua sub-kategori: back-office yang mencakup fungsi internal seperti akuntansi, pemrosesan penggajian, dan entri data, serta front-office yang mencakup layanan yang berhadapan langsung dengan pelanggan seperti customer service dan telemarketing.

Perusahaan yang menggunakan BPO dapat mengurangi beban kerja administratif secara signifikan, meningkatkan kualitas layanan pelanggan, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi. Vendor BPO biasanya memiliki skala ekonomi yang memungkinkan mereka untuk menjalankan proses ini dengan biaya yang jauh lebih rendah.

c. Knowledge Process Outsourcing (KPO)

Knowledge Process Outsourcing (KPO) adalah bentuk alih daya yang lebih canggih, yang melibatkan pekerjaan yang membutuhkan pengetahuan analitis, teknis, dan keahlian tingkat lanjut. Berbeda dengan BPO yang berfokus pada proses, KPO berfokus pada pengetahuan dan keahlian. Layanan KPO mencakup riset pasar, analisis keuangan, penelitian dan pengembangan (R&D), serta layanan hukum.

Perusahaan menggunakan KPO untuk mendapatkan wawasan dan keahlian spesialis yang tidak tersedia secara internal atau terlalu mahal untuk dikembangkan sendiri. KPO memungkinkan perusahaan membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data dan analisis mendalam yang disediakan oleh vendor.

d. Personal Employment Outsourcing (PEO)

Personal Employment Outsourcing (PEO), terkadang disebut sebagai Employer of Record (EOR), adalah solusi outsourcing HR yang komprehensif. Dalam model ini, perusahaan penyedia jasa secara resmi menjadi pemberi kerja bagi karyawan, mengambil alih semua tanggung jawab administrasi HR.

PEO mengelola segala hal mulai dari penggajian, pajak, tunjangan, asuransi, hingga kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan. Model PEO sangat bermanfaat bagi perusahaan yang ingin berekspansi ke pasar baru tanpa harus mendirikan entitas hukum di negara tersebut, atau bagi perusahaan rintisan yang ingin fokus pada pertumbuhan tanpa terbebani oleh administrasi HR.

8. Perbedaan Karyawan Outsourcing dan Karyawan Kontrak (PKWT)

Meskipun sering dianggap sama, terdapat perbedaan mendasar antara karyawan outsourcing dan karyawan kontrak (PKWT) dari segi hukum dan hubungan kerja. Memahami perbedaan ini sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan mengelola tenaga kerja dengan benar.

Berikut perbedaan karyawan outsourcing dan karyawan kontrak:

a. Kontrak Pekerjaan

Perbedaan utama terletak pada pihak yang menandatangani kontrak kerja dengan karyawan. Seorang karyawan outsourcing menandatangani perjanjian kerja dengan perusahaan penyedia jasa outsourcing (vendor). Vendor inilah yang secara hukum menjadi pemberi kerja dan bertanggung jawab atas hak dan kewajiban karyawan.

Sebaliknya, seorang karyawan kontrak (PKWT) menandatangani perjanjian kerja secara langsung dengan perusahaan tempat ia bekerja (perusahaan pengguna). Dalam hal ini, perusahaan pengguna adalah pemberi kerja yang sah. Hubungan kerja yang terjalin adalah hubungan langsung antara karyawan dan perusahaan tersebut, tanpa perantara pihak ketiga.

b. Kewajiban Tenaga Kerja

Kewajiban terkait administrasi ketenagakerjaan juga berbeda. Untuk karyawan outsourcing, semua urusan administrasi seperti penggajian, pembayaran BPJS, perhitungan pajak, dan manajemen cuti menjadi tanggung jawab penuh perusahaan penyedia jasa. Perusahaan pengguna tidak terlibat dalam proses administratif ini.

Sementara itu, untuk karyawan kontrak, perusahaan pengguna bertanggung jawab secara langsung atas semua aspek administrasi HR. Departemen HR internal perusahaan harus mengelola seluruh siklus hidup karyawan, dari orientasi hingga terminasi, sama seperti yang mereka lakukan untuk karyawan tetap.

c. Durasi Pekerjaan

Durasi pekerjaan untuk kedua jenis karyawan ini juga ditentukan oleh dasar yang berbeda. Waktu kerja seorang karyawan outsourcing terikat pada kontrak kerja sama antara perusahaan pengguna dan perusahaan penyedia jasa. Jika kontrak tersebut berakhir, status pekerjaan karyawan di lokasi tersebut juga berakhir, meskipun ia mungkin akan ditempatkan di klien lain oleh vendor.

Untuk karyawan kontrak, durasi kerjanya ditentukan secara spesifik dalam PKWT yang ia tandatangani dengan perusahaan pengguna, biasanya berdasarkan periode waktu tertentu atau selesainya suatu proyek. PKWT memiliki batas waktu maksimal sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yaitu paling lama 5 tahun secara keseluruhan.

d. Penghasilan atau Pendapatan

Sumber penghasilan atau gaji juga menjadi pembeda yang jelas. Karyawan outsourcing menerima gaji, tunjangan, dan insentif lainnya dari perusahaan penyedia jasa. Vendor yang melakukan proses cara hitung gaji karyawan dan membayarkannya setiap bulan.

Di sisi lain, karyawan kontrak menerima gaji dan seluruh kompensasi finansial langsung dari perusahaan pengguna. Perusahaan pengguna yang menentukan besaran gaji dan komponen pendapatan lainnya sesuai dengan kebijakan internal dan kesepakatan dalam kontrak kerja.

e. Prospek Karyawan Tetap

Prospek untuk diangkat menjadi karyawan tetap (PKWTT) cenderung berbeda. Bagi karyawan outsourcing, peluang untuk menjadi karyawan tetap di perusahaan pengguna umumnya lebih kecil dan prosesnya lebih kompleks. Pengangkatan tersebut memerlukan proses rekrutmen baru dan pemutusan hubungan kerja dengan vendor terlebih dahulu.

Bagi karyawan kontrak, peluang untuk diangkat menjadi karyawan tetap setelah masa kontrak berakhir cenderung lebih besar, terutama jika kinerjanya memuaskan dan perusahaan memiliki kebutuhan jangka panjang. Perusahaan sudah mengenal baik kinerja dan budaya kerja karyawan tersebut, sehingga transisi menjadi lebih mudah.

f. Jenjang karier

Jenjang karier bagi karyawan outsourcing biasanya dikelola oleh perusahaan penyedia jasa. Promosi atau pengembangan karier terjadi di dalam struktur organisasi vendor, bukan di perusahaan pengguna. Kenaikan jabatan mungkin berarti penempatan di proyek atau klien yang lebih besar, bukan kenaikan posisi di tempat kerja saat ini.

Sebaliknya, karyawan kontrak memiliki jalur karier yang lebih terintegrasi dengan perusahaan pengguna. Meskipun bersifat sementara, mereka sering kali dianggap sebagai bagian dari tim dan memiliki kesempatan untuk menunjukkan potensi mereka untuk posisi yang lebih tinggi di masa depan. Pengembangan karier mereka lebih terlihat dalam struktur perusahaan tempat mereka bekerja.

g. Kebijakan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Proses pemutusan hubungan kerja (PHK) juga diatur oleh pihak yang berbeda. Jika terjadi PHK pada karyawan outsourcing, maka perusahaan penyedia jasalah yang bertanggung jawab untuk menjalankan seluruh prosesnya, termasuk pembayaran pesangon sesuai aturan.

Untuk karyawan kontrak, jika terjadi PHK sebelum masa kontrak berakhir, perusahaan pengguna yang harus bertanggung jawab langsung. Perusahaan harus mengikuti prosedur PHK yang diatur dalam undang-undang dan membayarkan kompensasi yang menjadi hak karyawan tersebut sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

9. Kelebihan Sistem Outsourcing Bagi Perusahaan Pengguna

Mengadopsi sistem outsourcing memberikan serangkaian kelebihan strategis yang signifikan bagi perusahaan pengguna. Manfaat ini melampaui efisiensi biaya dan menyentuh aspek-aspek inti dari manajemen bisnis modern, seperti produktivitas, manajemen risiko, dan skalabilitas.

Berikut kelebihan sistem outsourcing bagi perusahaan pengguna:

a. Peningkatan Produktivitas dan Fokus

Dengan menyerahkan fungsi-fungsi pendukung kepada pihak ketiga, perusahaan dapat membebaskan sumber daya internalnya untuk berkonsentrasi penuh pada aktivitas yang paling penting. Manajemen dan karyawan inti dapat mendedikasikan waktu dan energi mereka untuk inovasi, pengembangan produk, strategi pemasaran, dan peningkatan layanan pelanggan.

Fokus yang lebih tajam ini menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien dan strategis. Ketika tim tidak lagi terganggu oleh tugas-tugas administratif atau operasional yang repetitif, mereka dapat bekerja lebih optimal. Hasilnya adalah siklus pengembangan yang lebih cepat, kualitas produk yang lebih baik, dan respons yang lebih tangkas terhadap perubahan pasar.

b. Reduksi Risiko Ketenagakerjaan

Manajemen sumber daya manusia melibatkan berbagai risiko, termasuk kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan yang kompleks, potensi sengketa industrial, dan beban administrasi yang berat. Dengan outsourcing, sebagian besar risiko ini dialihkan kepada perusahaan penyedia jasa. Vendor bertanggung jawab untuk memastikan semua praktik ketenagakerjaan sesuai dengan hukum yang berlaku.

Hal ini mengurangi beban hukum dan administratif bagi perusahaan pengguna secara signifikan. Vendor yang profesional memiliki tim ahli hukum dan HR yang selalu memantau perubahan regulasi. Perusahaan pengguna dapat beroperasi dengan lebih tenang, mengetahui bahwa aspek kepatuhan ketenagakerjaan ditangani oleh spesialis.

c. Skalabilitas Operasional yang Cepat

Outsourcing memberikan tingkat fleksibilitas dan skalabilitas yang sulit dicapai dengan model kepegawaian internal. Perusahaan dapat dengan cepat menambah atau mengurangi jumlah tenaga kerja untuk menyesuaikan diri dengan permintaan pasar, musim, atau siklus proyek. Kemampuan untuk menyesuaikan skala ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola biaya dengan lebih efektif.

Misalnya, sebuah perusahaan teknologi dapat menyewa tim pengembang tambahan untuk mempercepat peluncuran produk baru, dan kemudian mengurangi tim tersebut setelah proyek selesai. Fleksibilitas ini sangat krusial dalam lingkungan bisnis yang sangat kompetitif dan cepat berubah. Ini memungkinkan perusahaan untuk merebut peluang pasar tanpa terikat pada komitmen kepegawaian jangka panjang.

d. Akses ke Jaringan Talent yang Lebih Luas

Perusahaan penyedia jasa outsourcing biasanya memiliki jaringan dan basis data talenta yang sangat luas dan beragam. Mereka memiliki keahlian khusus dalam merekrut untuk peran-peran tertentu, bahkan untuk posisi yang sulit diisi. Ini memberikan perusahaan pengguna akses ke kumpulan talenta yang mungkin tidak dapat mereka jangkau melalui upaya rekrutmen internal.

Vendor dapat menemukan kandidat dengan keterampilan spesifik di berbagai lokasi geografis, memberikan keuntungan kompetitif yang nyata. Akses ke talenta berkualitas tinggi ini memungkinkan perusahaan untuk mengisi peran penting dengan cepat dan efisien.

10. Kekurangan dan Risiko Sistem Outsourcing

Meskipun menawarkan banyak keuntungan, strategi outsourcing juga datang dengan serangkaian kekurangan dan risiko yang perlu dikelola dengan hati-hati. Mengabaikan potensi masalah ini dapat menyebabkan gangguan operasional, kerugian finansial, dan bahkan kerusakan reputasi.

Berikut adalah beberapa kekurangan dan risiko dari sistem outsourcing:

a. Risiko Keamanan Data

Ketika Anda mengalihdayakan fungsi bisnis, terutama yang melibatkan data sensitif seperti data pelanggan, keuangan, atau kekayaan intelektual, Anda membuka potensi risiko keamanan. Anda harus memercayakan informasi rahasia perusahaan kepada pihak ketiga, yang mungkin tidak memiliki standar keamanan seketat yang Anda miliki. Pelanggaran data di pihak vendor dapat berdampak langsung dan merugikan perusahaan Anda.

Untuk memitigasi risiko ini, sangat penting untuk melakukan audit keamanan yang ketat terhadap calon vendor sebelum menandatangani kontrak. Perjanjian kerahasiaan (NDA) dan klausul keamanan data yang kuat dalam kontrak adalah suatu keharusan. Selain itu, batasi akses data hanya pada informasi yang benar-benar diperlukan oleh vendor untuk menjalankan tugasnya.

b. Kehilangan Kontrol Manajerial

Salah satu konsekuensi dari outsourcing adalah Anda menyerahkan sebagian kontrol atas proses dan manajemen sehari-hari kepada vendor. Meskipun Anda menetapkan KPI dan standar kualitas, Anda tidak lagi memiliki pengawasan langsung terhadap bagaimana pekerjaan itu dilakukan. Perbedaan budaya kerja, gaya komunikasi, dan prioritas antara perusahaan Anda dan vendor dapat menyebabkan kesalahpahaman.

Kehilangan kontrol ini bisa menjadi masalah jika kualitas layanan menurun atau jika vendor tidak sejalan dengan nilai-nilai perusahaan Anda. Untuk mengatasinya, bangun mekanisme komunikasi dan tata kelola yang kuat sejak awal. Rapat tinjauan kinerja secara teratur dan adanya manajer hubungan yang berdedikasi dapat membantu menjaga keselarasan dan memastikan masalah ditangani dengan cepat.

c. Kualitas dan Loyalitas Karyawan

Karyawan outsourcing mungkin tidak memiliki tingkat loyalitas dan keterikatan yang sama dengan perusahaan pengguna seperti karyawan internal. Mereka secara teknis adalah karyawan vendor, dan tujuan karier mereka mungkin tidak selaras dengan tujuan jangka panjang perusahaan Anda. Hal ini dapat berpotensi menyebabkan tingkat turnover karyawan yang lebih tinggi.

Tingkat pergantian yang tinggi dapat mengganggu konsistensi dan kualitas layanan, serta memerlukan waktu dan biaya untuk melatih staf baru. Selain itu, kualitas pekerjaan mungkin tidak selalu memenuhi standar internal jika vendor tidak memiliki proses kontrol kualitas yang ketat. Penting untuk bekerja sama dengan vendor dalam program orientasi dan insentif untuk meningkatkan keterlibatan dan retensi karyawan outsourcing.

d. Risiko Reputasi

Pelanggan dan publik akan mengasosiasikan layanan yang diberikan oleh tim outsourcing dengan merek Anda. Jika vendor memberikan layanan yang buruk, melanggar etika, atau terlibat dalam praktik bisnis yang negatif, reputasi perusahaan Andalah yang dipertaruhkan. Pelanggan tidak akan membedakan antara karyawan internal Anda dan karyawan outsourcing.

Risiko ini menjadi sangat signifikan dalam fungsi yang berhadapan langsung dengan pelanggan, seperti customer service atau penjualan. Pemilihan vendor yang memiliki reputasi baik dan nilai-nilai yang sejalan dengan perusahaan Anda sangatlah krusial. Melakukan pemeriksaan referensi yang menyeluruh dan memantau umpan balik pelanggan secara terus-menerus adalah langkah penting untuk melindungi citra merek Anda.

Implementasi teknologi modern seperti software HRIS ScaleOcean dapat membantu meminimalisir risiko sistem outsourcing. Software ini menjadi kontrol untuk mengelola data, kinerja, dan akses tenaga kerja alih daya. Dengan fitur contract management perusahaan dapat memastikan kontrak tidak terlewat dari tenggat waktu. Fitur on-off borading, Anda dapat mengelola turnover tinggi dan mencabut akses demi keamanan data.

11. Kesimpulan

Outsourcing adalah praktik perusahaan mendelegasikan kegiatan operasionalnya kepada pihak ketiga berdasarkan kontrak tertulis. Dengan mendelegasikan fungsi non-inti kepada para ahli, perusahaan dapat kembali fokus pada kompetensi utama. Strategi ini memungkinkan akses ke talenta dan teknologi terdepan, sekaligus mengurangi risiko operasional dan hukum.

Untuk mengoptimalkan tim dan manajemen vendor, software HRIS ScaleOcean dapat mendukung proses implementasi outsourcing. Sistem ini dengan modul contract management memberikan notifikasi otomatis saat PKWT mendekati kedaluwarsa. Fitur e-absensi memastikan penagihan akurat, sementara on/off-boarding menjamin keamanan perusahaan.

Memahami bagaimana pengimplementasi sistem outsourcing yang tepat dapat membantu perusahaan Anda fokus ke core competency bisnis adan memiliki administrasi operasional yang terstruktur. Jadwalkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli kami untuk melihat bagaimana software ini dpaat membantu bisnis Anda!