12 KPI HRD, Tujuan, Tantangan, dan Cara Mengukurnya

Dalam dunia manajemen sumber daya manusia (SDM), penting untuk menjaga stabilitas dan efisiensi setiap aspek dalam operasional HRD. Salah satu hal penting adalah KPI HRD, yang digunakan untuk mengukur efektivitas berbagai program kerja HR dan menilai keberhasilan strategi SDM yang diterapkan perusahaan.

Sebagai seorang direktur, supervisor, atau pemimpin di perusahaan, memahami dan menentukan Key Performance Indicators (KPI) adalah hal penting, untuk memastikan KPI yang jelas dan selaras dengan strategi HR dan tujuan bisnis.

Maka dari itu, artikel ini akan menguraikan aspek ini secara mendalam mulai dari definisi, contoh, indikator umum, dan metode perhitungan. Pembahasan ini akan membantu meningkatkan kinerja HRD secara keseluruhan. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• KPI HRD adalah alat penting bagi perusahaan untuk mengevaluasi efektivitas tim HR dalam mencapai tujuan strategis dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
• Manfaat utama KPI HRD adalah sebagai tolok ukur pencapaian target HR, membantu mengukur efisiensi berbagai program HR, dan mengidentifikasi isu-isu terkait sumber daya manusia.
• Beberapa contoh KPI HRD yang umum digunakan yaitu turnover rate, retention rate, absenteeism rate, cost per hire, dan training effectiveness.
• Software HR ScaleOcean dapat membantu perusahaan mengelola KPI HRD secara lebih efisien melalui otomatisasi pengumpulan data, analisis mendalam, dan penyediaan dashboard interaktif.

Coba Demo Gratis!

Apa itu KPI (Key Performance Indicator) HRD?

KPI (Key Performance Indicator) HRD adalah metrik yang digunakan untuk mengukur dan menilai efektivitas departemen HR dalam mengelola sumber daya manusia, agar sejalan dengan tujuan bisnis perusahaan. Hal ini memberikan tingkat kesuksesan strategi yang telah ditetapkan.

Contoh KPI HRD meliputi turnover rate, cost per hire, employee satisfaction, fulfillment time, dan absence rate. Metrik ini memungkinkan perusahaan untuk memantau kinerja HR secara lebih terstruktur dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk mendukung tujuan perusahaan.

Pemanfaatan KPI karyawan ini, juga memudahkan HRD dalam mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki, dan merancang solusi yang tepat untuk setiap hambatan yang terjadi. Dengan begitu, perusahaan akan mudah dalam mengelola setiap SDM dan memantau kinerjanya secara menyeluruh.

Baca juga: 10 Human Resources Tools untuk Mudahkan Tugas HR

Apa Tujuan dan Manfaat KPI HRD dalam Bisnis?

Dalam ranah manajemen SDM yang dinamis, penggunaan Key Performance Indicators (KPI) menjadi sangat penting untuk mengukur kinerja dan efektivitas departemen Human Resource.

KPI HRD memainkan peran sentral dalam membantu tim HR mencapai tujuan strategis perusahaan dan mengoptimalkan pengelolaan sumber daya manusia. Dua manfaat utama dari implementasi KPI HRD adalah kemampuannya dalam mengukur pencapaian tujuan dan mengidentifikasi masalah untuk kemudian dicarikan solusi yang tepat.

Berikut penjelasan lebih dalam tentang manfaat penggunaan KPI HRD dalam manajemen SDM:

1. Sebagai Tolak Ukur Pencapaian Target dan Strategi

KPI HRD menjadi tolok ukur yang jelas untuk mengukur sejauh mana departemen HR telah berhasil mencapai target dan strategi yang telah ditetapkan. Misalnya, dengan memantau turnover rate, KPI HRD staff dapat mengevaluasi efektivitas strategi retensi karyawan. Begitu pula dengan time-to-hire, yang membantu mengukur efisiensi proses rekrutmen.

Data dari berbagai KPI human resource ini memberikan gambaran yang komprehensif mengenai kontribusi HR terhadap pencapaian tujuan bisnis secara keseluruhan. Dengan demikian, KPI HRD tidak hanya sekadar angka, tetapi juga cerminan dari kinerja dan kemajuan departemen HR dalam menjalankan perannya.

2. Mengidentifikasi Isu dan Area yang Perlu Perbaikan

KPI HRD memiliki peran krusial dalam membantu tim HR mengidentifikasi masalah human resource dan area yang memerlukan perbaikan. Misalnya, jika employee satisfaction score menunjukkan tren penurunan, perusahaan perlu melakukan modifikasi pada regulasi HXM seperti penambahan program learning and development SDM.

Demikian pula, cost per hire yang tinggi dapat mengindikasikan inefisiensi dalam proses rekrutmen. Dengan memantau KPI human resources secara berkala, KPI HRD staff dapat mendeteksi tren negatif atau anomali yang mungkin tidak terlihat jika hanya mengandalkan intuisi.

Informasi ini kemudian dapat digunakan sebagai dasar untuk menganalisis akar permasalahan dan mengembangkan solusi yang efektif, sehingga kinerja departemen HR dan kepuasan karyawan dapat terus ditingkatkan.

3. Meningkatkan Efektivitas Departemen HRD

Melalui pengukuran kinerja yang jelas, KPI HRD memungkinkan departemen HR untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Misalnya, jika waktu untuk pengisian posisi (fulfillment time) terlalu lama, HR dapat fokus pada proses rekrutmen atau strategi internal untuk mempercepat perekrutan.

Penggunaan HRM yang tepat juga sangat mendukung dalam hal ini. Sistem HRM yang efektif memungkinkan pengumpulan dan analisis data karyawan secara otomatis, sehingga membantu HR dalam menilai dan mengoptimalkan proses-proses yang berhubungan dengan kinerja dan kebutuhan tenaga kerja.

4. Mendukung Tujuan Bisnis

KPI HRD juga berfungsi untuk memastikan bahwa setiap aktivitas HR selaras dengan tujuan bisnis perusahaan. Dengan menggunakan metrik yang relevan, HR dapat lebih mudah mendukung pencapaian target perusahaan, baik dalam pengelolaan karyawan, pengembangan keterampilan, maupun peningkatan kinerja tim.

HRBP berperan menganalisis data KPI untuk memastikan setiap inisiatif SDM sejalan dengan kebutuhan dan strategi bisnis perusahaan. Selain itu, mereka memberikan rekomendasi yang membantu meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan jangka panjang perusahaan.

5. Mengambil Keputusan Berbasis Data

KPI HRD menyediakan data yang jelas dan terukur untuk pengambilan keputusan yang lebih baik dalam pengelolaan SDM. Dengan data yang akurat, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih tepat mengenai kebijakan SDM, seperti strategi retensi, pelatihan, atau perubahan proses kerja yang diperlukan.

Selain itu, HRMS membantu mengintegrasikan berbagai metrik kinerja ke dalam satu sistem yang mudah dianalisis, sehingga HRD dapat mengidentifikasi tren dan pola secara cepat. Hal ini memungkinkan perusahaan merespons perubahan dengan lebih adaptif.

12 KPI HRD di Perusahaann dan Cara Mengukurnya

Penggunaan KPI HRD menjadi fondasi penting untuk mengukur, menganalisis, dan meningkatkan efektivitas pengelolaan sumber daya manusia. KPI HRD membantu HRD staff dalam memahami kinerja berbagai aspek terkait karyawan, mulai dari rekrutmen hingga retensi.

Berikut adalah penjelasan mendalam mengenai beberapa contoh KPI HRD yang krusial, lengkap dengan konsep, rumus, dan contoh perhitungannya:

1. Tingkat Pergantian Karyawan (Turnover Rate)

Tingkat pergantian karyawan mengukur persentase karyawan yang meninggalkan organisasi selama periode waktu tertentu (biasanya bulanan atau tahunan).

KPI ini memberikan wawasan tentang stabilitas tenaga kerja dan dapat mengindikasikan masalah terkait kepuasan karyawan, budaya perusahaan, atau peluang pengembangan karir. Tingkat turnover yang tinggi dapat menimbulkan biaya rekrutmen dan pelatihan yang signifikan.

Berikut rumus turnover rate:

Contoh perhitungan:

• Sebuah perusahaan memiliki 250 karyawan di awal tahun dan 230 karyawan di akhir tahun.
• Selama tahun tersebut, 40 karyawan keluar.
• Jumlah rata-rata karyawan adalah (250 + 230) / 2 = 240.
• Tingkat pergantian karyawan adalah (40 / 240) x 100% = 16.67%.

2. Tingkat Retensi (Retention Rate)

Contoh KPI HRD berikutnya yaitu tingkat retensi karyawan yang mengukur persentase karyawan yang tetap bekerja di organisasi selama periode waktu tertentu. KPI ini berfokus pada kemampuan perusahaan untuk mempertahankan talenta yang ada.

Tingkat retensi yang tinggi seringkali berkorelasi dengan karyawan yang lebih produktif dan biaya rekrutmen yang lebih rendah. Perlu diketahui terlebih dahulu bahwa istilah berikut berbeda dengan attrition rate karyawan, yakni suatu metrik yang mengukur persentase karyawan yang meninggalkan perusahaan dan posisinya tidak diisi kembali.

Berikut rumus retention rate:

Contoh perhitungan:

• Sebuah perusahaan memiliki 200 karyawan di awal tahun.
• Selama tahun tersebut, 30 karyawan keluar.
• Maka, jumlah karyawan yang bertahan adalah 200 – 30 = 170.
• Tingkat retensi karyawan adalah (170 / 200) x 100% = 85%.

3. Tingkat Kehadiran Karyawan (Absenteeism Rate)

Tingkat kehadiran karyawan mengukur persentase hari kerja yang hilang karena ketidakhadiran karyawan. KPI ini memberikan gambaran tentang tingkat keterlibatan dan kesehatan karyawan, serta dapat mempengaruhi produktivitas dan efisiensi operasional. Tingkat absensi yang tinggi perlu dianalisis lebih lanjut untuk mengidentifikasi penyebabnya.

Berikut rumus absenteeism rate:

Contoh perhitungan:

• Dalam sebulan dengan 20 hari kerja, total hari kerja seluruh karyawan (100 orang) adalah 20 x 100 = 2000 hari.
• Jika total hari absen seluruh karyawan adalah 50 hari, maka tingkat kehadiran karyawan adalah (50 / 2000) x 100% = 2.5%.

4. Biaya Rekrutmen (Cost Per Hire)

Contoh KPI HRD keempat adalah biaya rekrutmen, yang mengukur total biaya yang dikeluarkan untuk merekrut satu karyawan baru. KPI ini membantu perusahaan mengevaluasi efisiensi dan efektivitas strategi rekrutmen mereka, termasuk biaya iklan lowongan, biaya agensi rekrutmen, biaya wawancara, dan biaya onboarding.

Pengelolaan lowongan company confidential yang optimal berperan penting dalam meningkatkan KPI HRD. Dengan menjaga kerahasiaan posisi sensitif, HR dapat menargetkan kandidat berkualitas dan menjaga reputasi perusahaan.

Berikut rumus cost per hire:

Contoh perhitungan:

• Sebuah perusahaan mengeluarkan biaya Rp 15.000.000 untuk iklan lowongan, Rp 10.000.000 untuk biaya agensi, dan Rp 5.000.000 untuk biaya wawancara dan administrasi lainnya.
• Jika perusahaan berhasil merekrut 5 karyawan, maka biaya per rekrutmen adalah (Rp 15.000.000 + Rp 10.000.000 + Rp 5.000.000) / 5 = Rp 30.000.000 / 5 = Rp 6.000.000 per karyawan.

5. Efektivitas Pelatihan (Training Effectiveness)

Efektivitas pelatihan mengukur dampak program pelatihan terhadap pengetahuan, keterampilan, dan kinerja karyawan. KPI ini membantu perusahaan memastikan bahwa investasi dalam pelatihan memberikan hasil yang diharapkan.

Pengukuran dapat dilakukan melalui berbagai metode seperti tes, evaluasi kinerja sebelum dan sesudah pelatihan, atau umpan balik dari peserta dan manajer.

Berikut rumus training effectiveness:

Sebagai catatan, pengukuran ini bisa sangat spesifik tergantung pada tujuan pelatihan. Contohnya, peningkatan skor ujian, peningkatan produktivitas, atau penurunan tingkat kesalahan.

Contoh perhitungan:

• Setelah pelatihan layanan pelanggan, skor kepuasan pelanggan meningkat dari rata-rata 7 menjadi 9 (skala 1-10).
• Biaya pelatihan adalah Rp 5.000.000.
• Peningkatan skor rata-rata adalah 2.
• Efektivitas pelatihan dapat diukur sebagai (2 / 5.000.000) x 100% (dalam konteks ini, perlu ditetapkan metrik yang lebih jelas untuk mengukur efektivitas secara finansial atau operasional).

6. Tingkat Kepuasan Karyawan (Employee Net Promoter Score – eNPS)

eNPS mengukur loyalitas dan kepuasan karyawan dengan menanyakan satu pertanyaan sederhana: “Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan perusahaan ini sebagai tempat kerja kepada teman atau kolega Anda?”

Responden dikelompokkan menjadi Promotor (skor 9-10), Pasif (skor 7-8), dan Detraktor (skor 0-6). eNPS memberikan gambaran tentang sentimen karyawan terhadap perusahaan.

Berikut rumus employee net promotor score:

Contoh perhitungan:

• Dari survei yang diikuti 100 karyawan, 60 karyawan memberikan skor 9-10 (Promotor), 20 karyawan memberikan skor 7-8 (Pasif), dan 20 karyawan memberikan skor 0-6 (Detraktor).
• Persentase Promotor adalah 60%, dan persentase Detraktor adalah 20%.
• Maka, eNPS adalah 60% – 20% = 40.

7. Waktu untuk Mengisi Posisi (Time to Fill)

Waktu untuk mengisi posisi mengukur jumlah hari yang dibutuhkan untuk mengisi posisi kosong, mulai dari saat lowongan dibuka hingga kandidat yang sesuai menerima tawaran pekerjaan. KPI ini mencerminkan efisiensi proses rekrutmen. Waktu yang lebih singkat biasanya lebih baik karena mengurangi gangguan operasional.

Berikut rumus time to fill:

Contoh perhitungan:

• Sebuah lowongan pekerjaan dibuka pada tanggal 15 Maret 2025.
• Kandidat yang terpilih menerima tawaran pekerjaan pada tanggal 15 April 2025.
• Maka, waktu untuk mengisi posisi adalah 31 hari.

8. Penilaian Kinerja dan Produktivitas Karyawan

Contoh KPI HRD ini mengukur kinerja individu dan tim serta output yang dihasilkan oleh karyawan. Penilaian kinerja dapat dilakukan melalui berbagai metode seperti performance review, penetapan target SMART, atau penggunaan sistem manajemen kinerja.

Produktivitas karyawan dapat diukur dengan metrik seperti output per jam kerja, pencapaian target, atau kualitas pekerjaan.

Berikut rumus penilaian kinerja produktivitas karyawan:

Contoh perhitungan:

• Seorang karyawan memiliki target menyelesaikan 10 proyek dalam sebulan dan berhasil menyelesaikan 9 proyek.
• Tingkat kinerja berdasarkan pencapaian targetnya adalah (9 / 10) x 100% = 90%.
• Seorang karyawan menghasilkan 50 unit produk dalam 10 jam kerja.
• Tingkat produktivitasnya adalah 50 / 10 = 5 unit per jam.

9. Tingkat Keterlibatan Karyawan (Employee Engagement Rate)

Tingkat keterlibatan karyawan mengukur sejauh mana karyawan merasa antusias, terhubung, dan berkomitmen terhadap pekerjaan dan organisasi mereka. Karyawan yang terlibat cenderung lebih produktif, inovatif, dan memiliki tingkat retensi yang lebih tinggi.

Pengukuran keterlibatan biasanya dilakukan melalui survei karyawan yang mencakup berbagai aspek seperti kepuasan kerja, hubungan dengan rekan kerja dan atasan, serta pemahaman tentang tujuan perusahaan.

Berikut rumus employee engagement rate:

Sebagai catatan, penentuan karyawan dengan tingkat keterlibatan tinggi didasarkan pada hasil survei dan kriteria yang ditetapkan perusahaan.

Contoh perhitungan:

• Sebuah perusahaan melakukan survei keterlibatan karyawan kepada 150 karyawan.
• Berdasarkan hasil survei, 100 karyawan dikategorikan memiliki tingkat keterlibatan tinggi.
• Maka, tingkat keterlibatan karyawan adalah (100 / 150) x 100% = 66.67%.

10. Tingkat Pemutusan Hubungan Kerja (Employment Termination Rate)

Tingkat pemutusan hubungan kerja mengukur persentase karyawan yang meninggalkan perusahaan karena inisiatif perusahaan (misalnya, PHK, pengakhiran kontrak) selama periode waktu tertentu. KPI ini dapat memberikan wawasan tentang stabilitas organisasi dan efektivitas perencanaan tenaga kerja.

Berikut rumus employment termination rate:

Contoh perhitungan:

• Dalam setahun, sebuah perusahaan dengan rata-rata 300 karyawan melakukan PHK terhadap 15 karyawan karena restrukturisasi.
• Tingkat pemutusan hubungan kerja adalah (15 / 300) x 100% = 5%.

11. Tingkat Lembur (Overtime Rate)

Tingkat lembur mengukur persentase total jam kerja lembur dibandingkan dengan total jam kerja reguler karyawan dalam periode tertentu. KPI ini sangat penting untuk menilai efisiensi operasional, efektivitas alokasi staf, dan potensi risiko burnout karyawan.

Berikut rumus overtime rate:

Contoh perhitungan:

• Dalam satu bulan, karyawan total mencatat 10.000 jam kerja reguler dan 500 jam kerja lembur.
• Tingkat lembur adalah (500 / 10.000) × 100% = 5%. Tingkat lembur yang tinggi menunjukkan perlunya peninjauan kembali beban kerja atau penambahan staf.

12. Perbandingan dengan Upah Kompetitor (Salary Competitiveness Ratio)

SCR mengukur seberapa kompetitif gaji yang ditawarkan perusahaan dibandingkan dengan rata-rata gaji untuk posisi serupa di pasar atau perusahaan kompetitor. KPI ini krusial dalam retensi dan rekrutmen untuk memastikan perusahaan menarik dan mempertahankan talenta terbaik.

Berikut rumus salary competitiveness ratio:

Contoh perhitungan:

• Gaji rata-rata manajer pemasaran di perusahaan Anda adalah Rp15.000.000,00, sementara rata-rata pasar adalah Rp18.000.000,00.
• SCR adalah (Rp15.000.000,00 / Rp18.000.000,00)× 100% = 83.3%. Angka di bawah 100% menunjukkan gaji Anda di bawah rata-rata pasar.

4. Apa Saja Tantangan dalam Mengukur KPI HRD?

Dalam menghitung dan mengukur KPI human resources, perusahaan memerlukan pemahaman dan sumber daya yang memadai untuk mendukung strategi SDM. Namun, dalam prosesnya, perusahaan sering kali memahami berbagai hambatan dalam penerapannya. Perusahaan harus mengatasi tantangan ini dalam mengukur KPI:

a. Kesulitan Mengumpulkan Data yang Akurat

Data yang akurat adalah dasar dari analisis KPI human resources yang efektif. Namun, masih banyak perusahaan yang masih menggunakan metode manual untuk mencatat data, yang rentan terhadap kesalahan input dan informasi yang usang.

Penerapan sistem HR yang tidak terintegrasi juga memperparah masalah ini, membuat HRD sulit mendapatkan gambaran komprehensif terkait kinerja karyawan. Untuk itu, Anda bisa mengimplementasikan sistem HRIS ScaleOcean untuk dapatkan integrasi mudah dan maksimal untuk seluruh aspek human resources.

b. Keterbatasan Sumber Daya untuk Analisis Data

Tidak semua perusahaan memiliki tenaga ahli atau alat analisis data yang memadai. Keterbatasan ini dapat menghambat perusahaan untuk menganalisis KPI secara mendalam. Akibatnya, HR seringkali hanya menghasilkan laporan data HRD tanpa wawasan yang dapat ditindaklanjuti, sehingga mengurangi efektivitas pengambilan keputusan.

c. Dinamika Perusahaan yang Cepat Berubah

Perubahan cepat dalam strategi bisnis atau kondisi pasar dapat membuat KPI human resources yang sebelumnya relevan menjadi usang dan tidak lagi efektif. Sebagai contoh, perusahaan yang beralih ke model kerja hybrid mungkin memerlukan KPI HRD staff baru untuk mengukur kinerja.

d. Kurangnya Dukungan Teknologi yang Memadai

Tanpa penerapan software HR yang canggih, membuat pengelolaan KPI menjadi aspek yang memakan waktu dan berisiko mengalami kesalahan. Untuk itu, implementasi software HR adalah hal penting yang dapat membantu tim HRD dalam pengumpulan data secara otomatis dan analisis yang lebih cepat.

5. Kelola KPI HRD secara Efisien dengan Software HR ScaleOcean

Penggunaan teknologi canggih dalam penerapan KPI aspek HRD ini menjadi hal krusial, untuk memudahkan perusahaan dalam mencapai tujuan strategis perusahaan. Solusi ini akan membantu Anda dalam pengumpulan data otomatis, analisis mendalam, dan pengambilan keputusan berbasis data. Anda bisa memilih vendor software HRIS ScaleOcean untuk optimalkan KPI HRD staff di perusahaan.

ScaleOcean akan menghadirkan solusi terintegrasi dan otomatisasi tinggi, memungkinkan Anda mengelola data karyawan secara end-to-end dan terpusat. Software canggih ScaleOcean juga menyediakan layanan pelanggan terbaik seperti demo dan konsultasi gratis untuk bantu Anda dapatkan fitur terbaik untuk bisnis Anda.

ScaleOcean software HR menyediakan beberapa fitur unggulan yang bisa Anda manfaatkan, di antaranya:

• Performance management memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan secara otomatis berdasarkan KPI yang telah ditetapkan.
• Penetapan dan pelacakan pencapaian KPI terotomasi berdasarkan data karyawan terkumpul
• Pengumpulan data real-time, otomatis mengumpulkan data kinerja karyawan dari berbagai modul seperti manajemen tugas, absensi, pelatihan, dan manajemen proyek
• Dashboard KPI interaktif, dengan userinterface intuitif yang memberikan gambaran langsung mengenai pencapaian KPI karyawan dan tim

Dengan fitur-fitur terbaik software slip gaji dan HRIS ScaleOcean ini, membuat tim HR lebih mudah dalam mengelola dan mengukur KPI dengan maksimal dengan adanya transparansi dan akurasi dalam proses penilaian kinerja. Sistem juga akan menilai setiap karyawan secara objektif sesuai target perusahaan.

6. Kesimpulan

Perusahaan harus mengelola KPI HRD sebagai aspek penting untuk memastikan strategi SDM selaras dengan tujuan bisnis. Dengan memahami contoh KPI HRD staff dan bagaimana cara pengukurannya, Anda akan mudah dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas tim human resource di perusahaan.

Untuk memudahkan proses dan mengatasi berbagai tantangan KPI, implementasi software HR Information System ScaleOcean menjadi solusi terbaik yang bisa Anda lakukan. Integrasi dan otomatisasinya akan mengoptimalkan pengelolaan KPI, dengan pengukuran yang dilakukan secara otomatis. Lakukan demo gratisnya untuk dapatkan keunggulan sistem di bisnis Anda.