Banyak bisnis di Indonesia masih menghadapi masalah besar dalam mengelola sumber daya manusia secara efektif. Salah satu masalah umum dengan proses manual adalah penggajian yang rumit, pencatatan absensi, dan evaluasi kinerja yang tidak jelas. Dalam pasar yang semakin kompetitif, sistem informasi karyawan (HRIS) menjadi sangat penting.
Oleh karena itu, satu langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi SDM adalah memilih vendor HRIS yang tepat. Artikel ini akan membahas pengertian vendor HRIS, panduan untuk memilihnya, dan software terbaik untuk bisnis di Indonesia.
Apa Itu Vendor HRIS dan Mengapa Penting untuk Bisnis di Indonesia?
Vendor HRIS adalah perusahaan atau organisasi yang menyediakan solusi perangkat lunak untuk mengelola berbagai elemen sumber daya manusia (SDM), seperti pencatatan absensi, pengelolaan penggajian, dan pengarsipan data karyawan. Dalam konteks yang lebih luas, vendor ini juga mendukung penerapan human experience management (HXM) untuk meningkatkan keterlibatan dan pengalaman karyawan melalui sistem yang efisien dan transparan.
Vendor ini tidak hanya menyediakan alat teknologi, tetapi juga membantu dalam implementasi dan integrasi sistem HRIS, sehingga proses manajemen sumber daya manusia menjadi lebih efisien, transparan, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Berikut adalah pentingnya HRIS dalam bisnis:
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional HR
Dengan mengurangi jumlah pekerjaan manual, proses otomatisasi memungkinkan tim sumber daya manusia untuk berkonsentrasi pada pekerjaan strategis. Dengan cara ini, bisnis dapat mengalokasikan sumber daya dengan cara yang lebih baik untuk mendukung pertumbuhan mereka. Selain itu, proses perekrutan dan onboarding karyawan baru menjadi lebih mudah dengan HRIS.
2. Meminimalkan Kesalahan Manual
Data yang terintegrasi memastikan akurasi tinggi, dan HRIS mengurangi risiko duplikat. Berdasarkan artikel Eternals Info, HRIS yang dirancang dengan baik dapat mengotomatisasi proses, seperti penggajian dan absensi, sehingga mengurangi risiko kesalahan manual hingga 50%. Selain itu, sistem ini membantu menemukan dan menyelesaikan ketidaksesuaian data dengan cepat. Fitur otomatisasi memungkinkan organisasi untuk menghemat waktu yang terbuang untuk koreksi manual.
3. Kepatuhan Regulasi
Perusahaan dapat memanfaatkan HRIS untuk mematuhi peraturan ketenagakerjaan. Selain itu, sistem ini mengelola data karyawan secara sah sesuai dengan peraturan yang berlaku. Perusahaan dapat dengan mudah memenuhi kewajiban hukum mereka dengan fitur pelaporan yang lengkap. Pelaporan yang terstruktur juga mengurangi risiko audit dan sanksi dari pihak berwenang.
4. Fokus pada Pengembangan Bisnis
Perusahaan dapat lebih fokus pada strategi bisnis utama dengan sistem HRIS yang efisien. Selain itu, HRIS membantu tim HR mengurangi waktu yang mereka habiskan untuk tugas administratif. Perusahaan dapat lebih cepat menanggapi peluang pasar baru dan memiliki daya saing yang lebih baik dalam persaingan yang semakin ketat.
Baca Juga: Pengertian Human Resource Information System
8 Tips Memilih Vendor HRIS Terbaik untuk Perusahaan Anda
Memilih vendor HRIS yang tepat adalah langkah penting bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan akurasi manajemen SDM. Dengan berbagai aspek penting dari layanan HRIS yang tersedia di pasar, membuat keputusan yang tepat mungkin sulit. Untuk membantu Anda membuat keputusan ini, panduan berikut ini akan membantu Anda membuat keputusan yang tepat.
1. Pahami Kebutuhan Bisnis Anda
Sebelum memilih vendor HRIS, penting untuk memahami kebutuhan bisnis Anda. Analisis skala dan kompleksitas perusahaan Anda dengan menentukan jumlah karyawan, kebutuhan fitur, serta mengidentifikasi masalah yang sering muncul dalam pengelolaan SDM. Dengan pemahaman yang jelas, vendor HRIS yang Anda pilih akan mampu menyediakan solusi HRIS yang sesuai dan mendukung pertumbuhan perusahaan Anda.
2. Evaluasi Fitur yang Ditawarkan
memiliki fitur penting seperti penggajian otomatis, manajemen absensi, dan pelacakan kinerja karyawan. Pertimbangkan juga fitur tambahan seperti integrasi dengan sistem lain dan pelaporan analitik yang membantu dalam pengambilan keputusan strategis. Fitur-fitur ini mendukung kebutuhan bisnis Anda yang terus berkembang dan memastikan operasi HR berjalan lancar.
3. Pastikan Skalabilitas Sistem
Pilih vendor yang dapat menyesuaikan diri dengan pertumbuhan perusahaan Anda. Sistem yang baik perlu mampu menangani peningkatan jumlah karyawan, menyesuaikan proses kerja, dan memenuhi kebutuhan fitur tambahan. Skalabilitas yang tinggi memungkinkan perusahaan Anda menghemat waktu dan biaya dengan tidak perlu mengganti sistem saat bisnis Anda berkembang.
4. Periksa Kemudahan Penggunaan
Antarmuka yang sederhana membantu tim HR dan karyawan mengakses sistem dengan mudah, terlepas dari tingkat pemahaman teknologi mereka. Ini akan meningkatkan produktivitas, mengurangi kesalahan pengguna, dan memastikan bahwa adopsi sistem berjalan lebih lancar di seluruh perusahaan.
5. Integrasi dengan Sistem Lain
Pilih aplikasi HRIS yang dapat diintegrasikan dengan ERP atau sistem akuntansi. Untuk memastikan alur kerja yang efisien dan konsistensi data di seluruh sistem perusahaan, kemampuan integrasi ini sangat penting. Dengan HRIS yang terintegrasi, Anda dapat mengelola informasi dari berbagai departemen secara lebih mudah dan terpusat.
6. Perhatikan Dukungan Pelanggan
Vendor HRIS yang baik menawarkan layanan pelanggan 24 jam sehari, 7 hari seminggu, untuk membantu menyelesaikan masalah teknis dengan cepat dan efisien. Untuk memastikan bahwa setiap masalah yang dihadapi pengguna dapat ditangani tanpa mengganggu operasi bisnis, dukungan pelanggan ini mencakup bantuan melalui berbagai saluran seperti email, telepon, atau live chat.
7. Cek Reputasi Vendor
Lihat testimoni dan studi kasus dari perusahaan lain yang menggunakan software tersebut untuk mengetahui apakah pengalaman mereka sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Studi kasus dapat memberikan wawasan mendalam tentang bagaimana vendor tersebut menangani masalah khusus di berbagai industri.
8. Evaluasi Harga dan Nilai yang Ditawarkan
Pastikan perusahaan menilai keuntungan sistem secara langsung sebelum mengeluarkan biaya. Selain itu, pertimbangkan apakah vendor menawarkan fleksibilitas dalam model pembayaran, seperti langganan bulanan atau tahunan, yang memungkinkan Anda menyesuaikan investasi dengan lebih baik dengan anggaran dan kebutuhan bisnis Anda.
Konsekuensi Memilih Software HRIS yang Kurang Tepat
Menggunakan software HRIS yang tidak sesuai dapat menimbulkan berbagai masalah yang berpengaruh pada operasional perusahaan. Sistem yang tidak kompatibel atau tidak mampu memenuhi kebutuhan bisnis seringkali menyebabkan inefisiensi yang menghambat produktivitas. Berikut beberapa contoh masalah yang dapat terjadi:
1. Ketidakakuratan Data
Administrasi sumber daya manusia dapat mengalami kesalahan besar jika ada ketidakakuratan data yang berdampak pada penggajian dan evaluasi kinerja. Misalnya, kesalahan dalam perhitungan gaji atau insentif karyawan dapat menurunkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan. Selain itu, evaluasi kinerja yang tidak akurat dapat mempengaruhi keputusan tentang pelatihan atau promosi.
2. Biaya Tambahan
Biaya tambahan untuk mengganti software atau pelatihan ulang dapat menjadi beban finansial yang tidak terduga bagi bisnis. Selain itu, penggantian software dapat mengganggu operasi sehari-hari karena membutuhkan lebih banyak waktu dan energi tim. Untuk itu, sangat penting untuk memastikan bahwa software HRIS yang dipilih pada awalnya memenuhi kebutuhan jangka panjang.
3. Produktivitas Menurun
Penurunan produktivitas tim manajemen sumber daya manusia sebagai akibat dari sistem yang tidak efisien dapat memiliki dampak yang signifikan pada operasi perusahaan secara keseluruhan. Sistem yang lambat atau rumit seringkali memakan waktu lebih lama untuk menyelesaikan tugas administratif. Akibatnya, waktu yang seharusnya digunakan untuk kegiatan strategis justru habis tersita, menghambat kemajuan bisnis.
4. Risiko Regulasi
Ketidakpatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan dapat memiliki konsekuensi serius bagi perusahaan. Ini dapat mencakup denda yang besar, kerusakan reputasi perusahaan, atau tuntutan hukum dari pihak terkait. Oleh karena itu, sangat penting untuk memastikan bahwa sistem HRIS mendukung kepatuhan terhadap peraturan lokal.
Baca Juga: Apa itu Sistem HRIS, Manfaat, Fitur, serta Cara Kerjanya
Rekomendasi 5 Software HRIS Terbaik
Perusahaan perlu menganalisis kebutuhan khusus mereka dan mengevaluasi keuntungan dari setiap solusi HRIS sebelum memilih software yang tepat. Software yang tepat dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasi, mengurangi kesalahan manual, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan. Untuk berbagai skala bisnis dan industri, ini adalah lima rekomendasi software HRIS terbaik.
1. ScaleOcean HRIS
ScaleOcean HRIS dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis kecil hingga besar dengan fitur unggulan seperti penggajian otomatis, pelacakan kinerja, integrasi ERP, dan manajemen absensi.
Lihat demo gratis ScaleOcean HRIS untuk mengetahui bagaimana solusi ini dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi pengelolaan sumber daya manusia bisnis Anda. Selain fiturnya, ScaleOcean HRIS juga menawarkan:
- Kemudahan Penggunaan, Antarmuka yang intuitif memudahkan karyawan dan HR dalam mengakses informasi dengan cepat.
- Skalabilitas Tinggi, Sistem dapat berkembang seiring pertumbuhan bisnis Anda tanpa memerlukan penggantian software.
- Dukungan Pelanggan 24/7, Layanan pelanggan yang siap membantu kapan saja memastikan operasional berjalan lancar.
- Fleksibilitas Integrasi, Dapat terhubung dengan software lain seperti ERP untuk alur kerja yang efisien.
2. BambooHR
Perusahaan dapat menggunakan sistem ini untuk mengelola berbagai aspek dalam manajemen SDM, seperti data karyawan, absensi, dan penggajian. Dengan fitur untuk mendukung proses administrasi, sistem ini memastikan pengelolaan SDM dilakukan secara terorganisir.
3. Workday
Pengembang merancang sistem ini untuk memenuhi kebutuhan perusahaan besar yang memerlukan analitik SDM. Perusahaan dapat menganalisis data karyawan untuk mendukung pengambilan keputusan strategis, seperti perencanaan tenaga kerja dan identifikasi kebutuhan pelatihan.
4. Gusto
Pengembang sistem ini merancangnya untuk membantu usaha kecil dan menengah mengelola proses penggajian dengan lebih efisien. Dengan fitur yang mendukung perhitungan otomatis, sistem ini membantu memastikan akurasi data dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas administratif.
5. SAP SuccessFactors
Sistem HRIS berbasis cloud yang memungkinkan perusahaan multinasional mengelola data karyawan di berbagai negara. Dengan fitur seperti pelacakan kinerja global dan pengelolaan kebijakan ketenagakerjaan lokal, sistem ini membantu memastikan data SDM dikelola secara konsisten di seluruh wilayah operasional.
Fitur yang Wajib Ada di Vendor HRIS yang Baik
Vendor HRIS yang baik harus mampu memenuhi kebutuhan dasar dan mendukung pengelolaan SDM secara keseluruhan. Perusahaan dapat menggunakan sistem HRIS yang dirancang dengan baik sebagai alat strategis untuk memastikan operasional SDM berjalan optimal. Berikut ini adalah atribut penting yang harus ditawarkan:
1. Penggajian Otomatis
Penggajian otomatis memungkinkan perusahaan menghitung gaji dengan cepat dan akurat serta mengelola potongan pajak sesuai peraturan yang berlaku. Bisnis dapat mematuhi peraturan pajak dan mengurangi kesalahan manual dengan fitur ini. Selain itu, sistem ini menghemat waktu untuk tugas administratif, sehingga tim dapat berkonsentrasi pada tugas strategis lainnya.
2. Absensi dan Timesheet
Timesheet dan pelacakan absensi karyawan memastikan setiap kehadiran, lembur, atau cuti tercatat secara akurat dan terorganisir. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola jadwal kerja dengan lebih efektif dan memberikan akses mudah kepada pengguna untuk data absensi yang diperlukan dalam laporan atau penggajian.
3. Kinerja dan Kompetensi
Pengelolaan kompetensi dan evaluasi kinerja karyawan membantu perusahaan menilai pencapaian karyawan dan menemukan kebutuhan pengembangan keterampilan. Proses ini juga memungkinkan manajemen menyusun rencana pelatihan yang lebih baik dan memanfaatkan potensi setiap karyawan secara optimal untuk mencapai tujuan perusahaan.
4. Analitik Berbasis Data
Dashboard analitik menawarkan visualisasi yang membantu manajemen memahami tren SDM secara menyeluruh. Dengan menggunakan data yang mereka miliki, manajemen dapat membuat strategi tenaga kerja yang efektif, mengevaluasi keberhasilan kebijakan, dan meningkatkan efisiensi operasional.
5. Kepatuhan Ketenagakerjaan
Perusahaan harus memprioritaskan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan lokal sebagai elemen penting dalam manajemen sumber daya manusia. Sistem HRIS yang mendukung peraturan ini membantu perusahaan memastikan bahwa semua kebijakan dan praktik sumber daya manusia sesuai dengan peraturan yang berlaku, sekaligus meminimalkan risiko denda atau konsekuensi hukum lainnya.
Baca Juga: 20 Aplikasi Absensi Online Karyawan Terbaik Tahun 2025
Pertanyaan yang Harus Ditanyakan Sebelum Memilih Vendor HRIS
Sebelum memutuskan untuk bekerja sama dengan vendor HRIS tertentu, penting bagi perusahaan untuk melakukan evaluasi menyeluruh. Berdasarkan artikel TechTarget, salah satu hal yang perlu dipertimbangkan adalah waktu implementasi sistem, karena keterlambatan dapat mempengaruhi operasional perusahaan secara signifikan.
Proses ini memastikan bahwa perusahaan memilih vendor yang tidak hanya menawarkan fitur yang sesuai, tetapi juga mampu mendukung kebutuhan bisnis dalam jangka panjang. Anda dapat mengajukan beberapa pertanyaan dasar untuk mengetahui apakah vendor tersebut akan memenuhi kebutuhan khusus perusahaan Anda.
1. Apakah vendor menawarkan demo gratis?
Jika vendor menawarkan demo, Anda dapat menggunakannya untuk menguji kecocokan sistem dengan kebutuhan Anda. Melalui demo ini, Anda dapat mengevaluasi kemudahan penggunaan, fitur yang tersedia, dan potensi integrasi dengan sistem yang sudah digunakan di perusahaan Anda. Ini juga memberi Anda kesempatan untuk mengetahui apakah vendor menyediakan layanan dukungan teknis yang memenuhi harapan Anda.
2. Bagaimana model pricing (berlangganan atau pembelian satu kali)?
Pilih model harga yang tepat untuk anggaran dan kebutuhan bisnis. Lihat apakah ada biaya tersembunyi lainnya, seperti biaya implementasi atau pembaruan sistem. Selain itu, pikirkan fleksibilitas pembayaran untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang mungkin berubah.
3. Apakah vendor memiliki pengalaman bekerja dengan perusahaan di industri Anda?
Pastikan bahwa vendor memiliki portofolio yang relevan untuk memahami kebutuhan industri Anda. Portofolio ini dapat mencakup pengalaman kerja dengan perusahaan serupa, testimoni pelanggan, atau studi kasus khusus. Evaluasi portofolio ini membantu Anda memastikan bahwa vendor memiliki kemampuan untuk menawarkan solusi yang sesuai dengan tantangan industri Anda.
Kesimpulan
Salah satu langkah penting dalam menjamin efisiensi manajemen sumber daya manusia perusahaan adalah memilih vendor HRIS yang tepat. Vendor ini harus menyediakan fitur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, memberikan fleksibilitas skalabilitas, dan memberikan dukungan pelanggan yang responsif untuk memastikan operasi lancar.
Coba demo gratis ScaleOcean HRIS untuk memahami bagaimana sistem HRIS dapat meningkatkan kinerja bisnis Anda. Anda dapat melihat fitur-fiturnya secara langsung dan menilai bagaimana solusi ini dapat meningkatkan manajemen tenaga kerja.
Klik untuk Mulai Chat 