10 Vendor HRIS Terbaik untuk Operasional Perusahaan Anda

Banyak perusahaan di Indonesia masih menghadapi tantangan besar dalam mengelola sumber daya manusia secara efisien. Proses manual dalam penggajian, pencatatan absensi, dan evaluasi kinerja sering menimbulkan ketidaktepatan data. Di sinilah peran vendor HRIS menjadi penting untuk membantu otomatisasi dan efisiensi operasional.

Memilih vendor HRIS yang tepat menjadi langkah strategis untuk mengatasi hambatan tersebut. Sistem HRIS yang andal mampu menyederhanakan proses administratif, meningkatkan akurasi data, serta memperkuat koordinasi lintas divisi dalam pengelolaan SDM.

Artikel ini membahas pengertian vendor HRIS dan panduan memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis. Selain itu, disertakan pula rekomendasi software HRIS terbaik di Indonesia untuk mendukung transformasi digital pengelolaan SDM.

Key Takeaways

• Vendor HRIS adalah sebuah perusahaan yang menyediakan solusi perangkat lunak untuk mengelola berbagai fungsi Sumber Daya Manusia (SDM) dalam suatu organisasi.
• Fitur yang wajib ada pada sebuah sistem HRIS adalah penggajian otomatis, absensi, kinerja, analitik berbasis data, kepatuhan ketenagakerjaan.
• Cara memilih vendor HRIS: Identifikasi kebutuhan, evaluasi fitur, pastikan skalabilitas, kemudahan penggunaan, kemampuan integrasi, dukungan pelanggan, reputasi, evaluasi harga.
• Sistem HRIS ScaleOcean dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam pengelolaan SDM pada perusahaan Anda.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Vendor HRIS?

Vendor HRIS adalah sebuah pihak penyedia software sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) untuk membantu perusahaan mengelola data karyawan, penggajian, dan manajemen kinerja perusahaan. Hal ini membantu perusahaan memastikan efisiensi SDM paling tinggi.

Di Indonesia, adopsi HRIS semakin meningkat seiring dengan tren digitalisasi. Seperti pada laporan dari Mordorintelligence, pasar perangkat lunak SDM di Asia Pasifik diperkirakan akan tumbuh 10,08% CAGR dari 2025 hingga 2030, didorong oleh perusahaan besar yang menyederhanakan proses administrasi dan meningkatkan produktivitas karyawan.

Human resource management (HRM) juga semakin dimudahkan dengan hadirnya sistem HRIS ini. Vendor HRIS yang tepat dapat menyediakan solusi untuk pengelolaan SDM secara lebih efektif, dari perencanaan tenaga kerja hingga pemantauan kinerja, serta memastikan bahwa proses administratif berjalan lebih efisien dan terintegrasi.

Fungsi Utama Vendor HRIS

Vendor HRIS (Human Resource Information System) memainkan peran penting dalam menyederhanakan berbagai proses yang terkait dengan manajemen sumber daya manusia. Berikut adalah beberapa fungsi utama yang ditawarkan oleh vendor HRIS yang dapat membantu perusahaan mengelola karyawan secara lebih efisien.

1. Mengelola Data Karyawan

Vendor HRIS memungkinkan perusahaan untuk menyimpan dan mengelola data karyawan secara terpusat dan mudah diakses. Sistem ini mengintegrasikan informasi pribadi, riwayat pekerjaan, dan data terkait lainnya, memastikan akurasi dan kemudahan pembaruan data untuk keperluan penggajian, administrasi, atau evaluasi kinerja.

2. Mengotomatisasi Penggajian, Tunjangan, dan Pelacakan Waktu

HRIS mengotomatisasi proses penggajian dan perhitungan tunjangan, serta memonitor absensi karyawan secara real-time. Dengan mengintegrasikan sistem absensi dan penggajian, HRIS meminimalkan kesalahan manual dan meningkatkan efisiensi, serta memastikan pembayaran tepat waktu dan akurat bagi karyawan.

3. Mendukung Rekrutmen dan Orientasi Karyawan

HRIS membantu dalam proses rekrutmen dengan menyediakan fitur untuk mengelola aplikasi, menyaring kandidat, serta menjadwalkan wawancara. Selain itu, HRIS juga memfasilitasi orientasi karyawan baru dengan memberikan akses ke materi pelatihan dan informasi kebijakan perusahaan, mempercepat integrasi karyawan baru ke dalam tim.

4. Memfasilitasi Manajemen Kinerja dan Pelatihan

HRIS mendukung pengelolaan kinerja karyawan dengan menyediakan alat untuk menetapkan tujuan, memberikan umpan balik, serta merencanakan pengembangan karir. Sistem ini juga membantu dalam merencanakan dan melacak program pelatihan untuk karyawan, memastikan peningkatan keterampilan yang relevan dengan kebutuhan perusahaan.

5. Menyediakan Portal Layanan Mandiri untuk Karyawan

HRIS memberikan karyawan akses ke portal layanan mandiri, yang memungkinkan mereka untuk memperbarui data pribadi, mengajukan cuti, atau memeriksa slip gaji secara langsung. Portal ini meningkatkan transparansi dan memberi karyawan kontrol lebih besar atas informasi mereka.

Rekomendasi 10 Software HRIS Terbaik di Indonesia

Perusahaan perlu menganalisis kebutuhan khusus mereka dan mengevaluasi keuntungan dari setiap solusi HRIS sebelum memilih software yang tepat. Software yang tepat dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasi, mengurangi kesalahan manual, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan. Untuk berbagai skala bisnis dan industri, ini adalah lima rekomendasi software HR terbaik.

1. ScaleOcean HRIS

ScaleOcean adalah vendor HRIS terbaik di Indonesia yang menyediakan perangkat lunak khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis kecil hingga besar dengan fitur unggulan seperti penggajian otomatis, pelacakan kinerja, integrasi ERP, dan manajemen absensi.

Lihat demo gratis ScaleOcean HRIS untuk mengetahui bagaimana solusi ini dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi pengelolaan sumber daya manusia bisnis Anda. Selain fiturnya, ScaleOcean HRIS juga menawarkan:

• Kemudahan Penggunaan, Antarmuka yang intuitif memudahkan karyawan dan HR dalam mengakses informasi dengan cepat.
• Skalabilitas Tinggi, Sistem dapat berkembang seiring pertumbuhan bisnis Anda tanpa memerlukan penggantian software.
• Dukungan Pelanggan 24/7, Layanan pelanggan yang siap membantu kapan saja memastikan operasional berjalan lancar.
• Fleksibilitas Integrasi, Dapat terhubung dengan software lain seperti ERP untuk alur kerja yang efisien.

2. SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors membantu perusahaan dalam mengelola SDM dengan solusi berbasis cloud yang lengkap. Fitur-fitur seperti manajemen kinerja dan pengembangan karyawan membuat proses HR lebih efisien. Cocok untuk perusahaan besar yang membutuhkan sistem terintegrasi.

3. Zoho People

Zoho People memungkinkan bisnis mengelola absensi, kinerja, dan penggajian karyawan dalam satu sistem. Platform ini mudah digunakan, dengan antarmuka yang bersih dan fleksibel, sehingga cocok untuk perusahaan yang ingin solusi HR terjangkau dan efisien tanpa kompleksitas.

4. BambooHR

BambooHR mempermudah pengelolaan HR untuk usaha kecil dan menengah dengan antarmuka yang mudah digunakan. Sistem ini fokus pada pengelolaan data karyawan, absensi, dan penggajian. Ideal untuk perusahaan yang ingin menyederhanakan administrasi HR tanpa kerumitan.

5. Gadjian

Gadjian adalah aplikasi HRIS berbasis cloud yang dirancang untuk mempermudah pengelolaan payroll dan data personalia. Terintegrasi dengan Hadirr, aplikasi absensi online, Gadjian memungkinkan perusahaan mengelola penggajian, absensi, dan administrasi karyawan secara lebih efisien dan akurat.

6. Gusto

Sebagai software HRIS, Gusto mempermudah perusahaan dalam mengelola penggajian, manfaat karyawan, dan kepatuhan pajak. Dengan fitur otomatisasi dan integrasi, Gusto sangat cocok untuk bisnis kecil hingga menengah yang ingin mengelola administrasi SDM secara efisien dan sesuai regulasi.

7. GreatDay HR

GreatDay HR menawarkan solusi HRIS lengkap untuk manajemen SDM, mencakup penggajian, absensi, pengelolaan kinerja, dan rekrutmen. Antarmuka yang mudah digunakan membuat GreatDay HR membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam pengelolaan karyawan.

8. Workday HCM

Workday HCM menawarkan platform HRIS yang komprehensif untuk perusahaan besar. Dengan alat perencanaan dan analitik canggih, sistem ini mendukung manajemen SDM secara global. Sangat berguna untuk perusahaan dengan kebutuhan HR yang kompleks.

9. Oracle HCM Cloud

Oracle HCM Cloud memberikan solusi HRIS berbasis cloud dengan fitur lengkap untuk pengelolaan SDM secara end to end. Sistem ini membantu perusahaan besar merencanakan tenaga kerja dan mengelola karyawan secara efisien. Memiliki skalabilitas tinggi untuk mendukung organisasi besar.

10. Cezanne HR

Cezanne HR adalah software HRIS yang menawarkan berbagai fitur untuk manajemen karyawan, penggajian, absensi, dan rekrutmen. Dirancang untuk bisnis yang ingin memodernisasi pengelolaan SDM mereka, Cezanne HR memudahkan administrasi HR dengan antarmuka yang user-friendly dan solusi berbasis cloud.

Fitur yang Wajib Ada di Vendor HRIS yang Baik

Vendor HRIS yang baik harus mampu memenuhi kebutuhan dasar dan mendukung pengelolaan SDM secara keseluruhan. Perusahaan dapat menggunakan sistem HRIS yang dirancang dengan baik sebagai alat strategis untuk memastikan operasional SDM berjalan optimal. Berikut ini adalah atribut penting yang harus ditawarkan:

1. Penggajian Otomatis

Penggajian otomatis memungkinkan perusahaan menghitung gaji dengan cepat dan akurat serta mengelola potongan pajak sesuai peraturan yang berlaku. Bisnis dapat mematuhi peraturan pajak dan mengurangi kesalahan manual dengan fitur ini. Selain itu, sistem ini menghemat waktu untuk tugas administratif, sehingga tim dapat berkonsentrasi pada proses lainnya.

2. Absensi dan Timesheet

Timesheet dan manajemen absensi karyawan memastikan setiap kehadiran, lembur, atau cuti tercatat secara akurat dan terorganisir. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola jadwal kerja dengan lebih efektif dan memberikan akses mudah kepada pengguna untuk data absensi yang diperlukan dalam laporan atau penggajian.

3. Kinerja dan Kompetensi

Pengelolaan kompetensi dan evaluasi kinerja karyawan membantu perusahaan menilai pencapaian karyawan dan menemukan kebutuhan pengembangan keterampilan. Proses ini juga memungkinkan manajemen menyusun rencana pelatihan yang lebih baik dan memanfaatkan potensi setiap karyawan secara optimal untuk mencapai tujuan perusahaan.

Selain itu, Key Indicator Performance (KPI) HRD membantu perusahaan dalam menetapkan parameter yang jelas untuk mengukur kinerja karyawan. Sistem HRIS yang baik akan memudahkan dalam menetapkan, memantau, dan mengevaluasi KPI HRD secara terintegrasi dengan data lainnya.

4. Analitik Berbasis Data

Dashboard analitik menawarkan visualisasi yang membantu manajemen memahami tren SDM secara menyeluruh. Dengan menggunakan data yang mereka miliki, manajemen dapat membuat strategi tenaga kerja yang efektif, mengevaluasi keberhasilan kebijakan, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Selain itu, penggunaan data dari dashboard analitik mempermudah staff management dan kinerja tim. Dengan wawasan yang lebih akurat, perusahaan dapat menentukan kebutuhan tenaga kerja secara tepat dan meningkatkan efisiensi operasional di seluruh departemen.

5. Kepatuhan Ketenagakerjaan

Perusahaan harus memprioritaskan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan lokal sebagai elemen penting dalam manajemen sumber daya manusia. Sistem HRIS yang mendukung peraturan ini membantu perusahaan memastikan bahwa semua kebijakan dan praktik sumber daya manusia sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Baca juga: 20 Aplikasi Absensi Online Karyawan Terbaik Tahun 2025

Tips Memilih Vendor HRIS Terbaik untuk Perusahaan Anda

Memilih vendor HRIS yang tepat adalah langkah penting bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan akurasi manajemen SDM. Dengan berbagai aspek penting dari layanan HRIS yang tersedia di pasar, membuat keputusan yang tepat mungkin sulit. Untuk membantu Anda membuat keputusan ini, perhatikan panduan berikut:

1. Pahami Kebutuhan Bisnis Anda

Sebelum memilih vendor HRIS, penting untuk memahami kebutuhan bisnis Anda. Analisis skala dan kompleksitas perusahaan Anda dengan menentukan jumlah karyawan, kebutuhan fitur, serta mengidentifikasi masalah yang sering muncul dalam pengelolaan SDM.

2. Evaluasi Fitur yang Ditawarkan

memiliki fitur penting seperti penggajian otomatis, manajemen absensi, dan pelacakan kinerja karyawan. Pertimbangkan juga fitur tambahan seperti integrasi dengan sistem lain dan pelaporan analitik yang membantu dalam pengambilan keputusan strategis.

3. Pastikan Skalabilitas Sistem

Pilih vendor yang dapat menyesuaikan diri dengan pertumbuhan perusahaan Anda. Sistem yang baik perlu mampu menangani peningkatan jumlah karyawan, menyesuaikan proses kerja, dan memenuhi kebutuhan fitur tambahan. Skalabilitas yang tinggi memungkinkan perusahaan Anda menghemat waktu dan biaya dengan tidak perlu mengganti sistem saat bisnis Anda berkembang.

4. Periksa Kemudahan Penggunaan

Pilih sistem yang memiliki antarmuka yang ramah pengguna. Sistem yang intuitif akan memudahkan divisi HR dan karyawan dalam mengelola data, mengajukan permintaan cuti, atau mengakses informasi penting. Ini akan mengurangi waktu pelatihan dan mempermudah adopsi sistem di seluruh perusahaan.

Selain itu, kemudahan penggunaan sistem HRIS berperan penting dalam meningkatkan employee engagement. Karyawan dapat dengan mudah mengakses informasi pribadi seperti slip gaji dan permintaan cuti, sehingga merasa lebih puas dan terlibat dalam pekerjaan mereka.

5. Integrasi dengan Sistem Lain

Pilih HRIS system yang dapat diintegrasikan dengan ERP atau sistem akuntansi. Untuk memastikan alur kerja yang efisien dan konsistensi data di seluruh sistem perusahaan, kemampuan integrasi ini sangat penting. Dengan HRIS yang terintegrasi, Anda dapat mengelola informasi dari berbagai departemen secara lebih mudah dan terpusat.

6. Perhatikan Dukungan Pelanggan

Vendor HRIS yang baik menawarkan layanan pelanggan 24 jam sehari, 7 hari seminggu, untuk membantu menyelesaikan masalah teknis dengan cepat dan efisien. Untuk memastikan bahwa setiap masalah yang dihadapi pengguna dapat ditangani tanpa mengganggu operasi bisnis, dukungan pelanggan ini mencakup bantuan melalui berbagai saluran.

7. Cek Reputasi Vendor

Lihat testimoni dan studi kasus dari perusahaan lain yang menggunakan software tersebut untuk mengetahui apakah pengalaman mereka sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Studi kasus dapat memberikan wawasan mendalam tentang bagaimana vendor tersebut menangani masalah khusus di berbagai industri.

Menentukan vendor yang tepat dapat dilakukan dengan meninjau ulasan atau pengalaman pengguna lain, seperti pada Sunfish HR review. Pengalaman tersebut memberi gambaran tentang kelebihan, kekurangan, dan sejauh mana sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.

8. Keamanan Data

Karena HRIS menyimpan data pribadi karyawan, keamanan data menjadi prioritas utama. Pastikan vendor memiliki protokol keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, autentikasi dua faktor, dan kepatuhan terhadap standar perlindungan data yang berlaku untuk melindungi informasi sensitif.

Data yang terintegrasi memastikan akurasi tinggi, dan HRIS mengurangi risiko duplikat. Berdasarkan artikel Eternals Info, HRIS yang dirancang dengan baik dapat mengotomatisasi proses, seperti penggajian dan absensi, sehingga mengurangi risiko kesalahan manual hingga 50%.

9. Evaluasi Harga dan Nilai yang Ditawarkan

Pastikan perusahaan menilai keuntungan sistem secara langsung sebelum mengeluarkan biaya. Selain itu, pertimbangkan apakah vendor menawarkan fleksibilitas dalam model pembayaran, seperti langganan bulanan atau tahunan, yang memungkinkan Anda menyesuaikan investasi dengan lebih baik dengan anggaran dan kebutuhan bisnis Anda.

Konsekuensi Memilih Software HRIS yang Kurang Tepat

Menggunakan Aplikasi HRIS yang tidak sesuai dapat menimbulkan berbagai masalah yang berpengaruh pada operasional perusahaan. Sistem yang tidak kompatibel atau tidak mampu memenuhi kebutuhan bisnis seringkali menyebabkan inefisiensi yang menghambat produktivitas. Berikut beberapa contoh masalah yang dapat terjadi:

1. Ketidakakuratan Data

Administrasi sumber daya manusia dapat mengalami kesalahan besar jika ada ketidakakuratan data yang berdampak pada penggajian dan evaluasi kinerja. Misalnya, kesalahan dalam perhitungan gaji atau insentif karyawan dapat menurunkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.

2. Biaya Tambahan

Biaya tambahan untuk mengganti software atau pelatihan ulang dapat menjadi beban finansial yang tidak terduga bagi bisnis. Selain itu, penggantian software dapat mengganggu operasi sehari-hari karena membutuhkan lebih banyak waktu dan energi tim.

3. Produktivitas Menurun

Penurunan produktivitas tim manajemen sumber daya manusia sebagai akibat dari sistem yang tidak efisien dapat memiliki dampak yang signifikan pada operasi perusahaan secara keseluruhan. Sistem yang lambat atau rumit seringkali memakan waktu lebih lama untuk menyelesaikan tugas administratif.

4. Risiko Regulasi

Ketidakpatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan dapat memiliki konsekuensi serius bagi perusahaan. Hal ini dapat mencakup denda yang besar, kerusakan reputasi perusahaan, atau tuntutan hukum dari pihak terkait. Oleh karena itu, sangat penting untuk memastikan bahwa sistem HRIS mendukung kepatuhan terhadap peraturan lokal.

Kesimpulan

Salah satu langkah penting dalam menjamin efisiensi manajemen sumber daya manusia perusahaan adalah memilih vendor HRIS yang tepat. Vendor ini harus menyediakan fitur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, memberikan fleksibilitas skalabilitas, dan memberikan dukungan pelanggan yang responsif untuk memastikan operasi lancar.

Coba demo gratis Sistem HR ScaleOcean untuk memahami bagaimana sistem HRIS dapat meningkatkan kinerja bisnis Anda. Anda dapat melihat fitur-fiturnya secara langsung dan menilai bagaimana solusi ini dapat meningkatkan manajemen tenaga kerja.