Contoh Form Reimbursement Perusahaan serta Templatenya

Banyaknya pengajuan reimbursement dari karyawan membuat tim finance kewalahan karena tidak adanya format dokumentasi yang terstruktur. Tidak jelas apakah dana itu terpakai untuk entertainment klien, pembelian kebutuhan kantor, transportasi, dan lain-lain. Dokumentasi expense operasional karyawan yang tidak terstruktur menyebabkan kerugian yang berdampak buruk bagi kesehatan finansial perusahaan.

Solusi untuk masalah tersebut adalah form reimbursement. Formulir ini berfungsi sebagai dokumen yang menghubungkan pengeluaran karyawan untuk bisnis dengan proses penggantian oleh perusahaan. Form reimbursement memastikan setiap klaim tercatat, terverifikasi, dan disetujui, membentuk fondasi bagi akuntabilitas finansial yang kuat.

Artikel ini akan mengupas tuntas form reimbursement, mulai dari definisi, fungsi vital, komponen penting, hingga contoh praktis. Mari selami bagaimana formulir ini dapat dioptimalkan untuk menjaga efisiensi dan transparansi biaya operasional Anda.

Key Takeaways

• Form reimbursement adalah dokumen esensial untuk mencatat  setiap pengeluaran bisnis oleh karyawan atas nama perusahaan.
• Implementasi dokumen ini sangat penting bagi perusahaan untuk dokumentasi pengeluaran dan pemenuhan audit serta pajak.
• Formulir ini memuat poin-poin penting seperti data karyawan, rincian transaksi, bukti sah, dan alur persetujuan yang jelas.
• Software HR ScaleOcean dapat membantu mengotomatisasikan proses reimbursement, menjadi sistem yang efisien untuk memberikan form yang lengkap.

Coba Demo Gratis!

1. Apa Itu Form Reimbursement?

Form reimbursement adalah sebuah dokumen standar yang digunakan karyawan untuk mengajukan permohonan penggantian uang yang telah mereka keluarkan untuk keperluan bisnis. Dokumen ini berfungsi sebagai catatan resmi yang merinci setiap pengeluaran, mulai dari biaya perjalanan dinas, pembelian inventaris kantor, hingga biaya entertain klien.

Baca juga: 32 Rekomendasi Software Payroll Terbaik Indonesia Tahun 2025

2. Fungsi dan Pentingnya Form Reimbursement bagi Perusahaan

Form reimbursement memegang peranan yang sangat strategis dalam operasional perusahaan, jauh melampaui sekadar fungsi administratif penggantian uang. Keberadaannya menjadi fondasi bagi terciptanya sistem pengelolaan keuangan yang teratur, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Berikut adalah beberapa fungsi dan alasan mengapa setiap perusahaan, terlepas dari skalanya, perlu memiliki sistem form reimbursement yang solid:

a. Dokumentasi Pengeluaran

Setiap transaksi yang dilakukan karyawan untuk kepentingan bisnis harus tercatat dengan baik, dan form reimbursement adalah alat utama untuk dokumentasi ini. Formulir ini berfungsi sebagai arsip permanen yang mencatat siapa yang melakukan pengeluaran, untuk tujuan apa, kapan, dan berapa jumlahnya.

Dokumentasi yang terperinci ini sangat krusial untuk melacak aliran kas keluar perusahaan yang tidak terkait langsung dengan pembelian aset atau biaya operasional rutin. Tanpa dokumentasi yang standar, perusahaan akan kesulitan untuk merekonsiliasi laporan keuangan dan memahami pola pengeluaran yang terjadi di berbagai departemen.

Catatan yang sistematis melalui formulir ini memungkinkan tim manajemen untuk melakukan analisis historis, mengidentifikasi tren pengeluaran, dan membuat keputusan yang lebih berbasis data. Data historis ini menjadi aset berharga untuk perencanaan strategis di masa mendatang.

b. Verifikasi dan Validasi Klaim

Fungsi vital lainnya dari form reimbursement adalah sebagai alat untuk verifikasi dan validasi setiap klaim yang masuk. Formulir yang terstruktur memaksa pengaju untuk menyertakan rincian dan bukti pendukung yang diperlukan, sehingga memudahkan tim keuangan atau HR untuk memeriksa keabsahan klaim tersebut.

Proses ini memastikan bahwa setiap rupiah yang diganti oleh perusahaan adalah untuk pengeluaran yang benar-benar relevan dengan kegiatan bisnis dan sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Proses verifikasi ini juga merupakan garda terdepan dalam mencegah potensi kecurangan (fraud) atau kesalahan yang tidak disengaja.

Dengan adanya alur pemeriksaan yang jelas, seperti pengecekan kelengkapan bukti dan kesesuaian dengan plafon anggaran, perusahaan dapat meminimalkan risiko kerugian finansial. Validasi klaim yang ketat membangun budaya akuntabilitas di kalangan karyawan dan memastikan integritas proses keuangan perusahaan.

c. Kontrol Anggaran Perusahaan

Form reimbursement adalah instrumen yang sangat efektif untuk mengontrol anggaran perusahaan. Setiap klaim yang diajukan dan disetujui akan tercatat dalam sistem, memberikan gambaran yang jelas mengenai realisasi anggaran untuk pos-pos tertentu, seperti biaya perjalanan, akomodasi, atau pemasaran.

Data ini memungkinkan manajer departemen dan tim keuangan untuk memantau pengeluaran secara aktif dan memastikan tidak terjadi over-budget. Data yang terkumpul dari formulir-formulir ini menjadi input penting dalam penyusunan laporan biaya operasional yang akurat.

Dengan menganalisis data reimbursement, perusahaan dapat mengidentifikasi area di mana pengeluaran cenderung tinggi dan mencari cara untuk melakukan efisiensi. Kontrol anggaran yang proaktif ini membantu menjaga kesehatan finansial perusahaan dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih bijaksana.

d. Kepatuhan Audit dan Pajak

Dari perspektif hukum dan regulasi, dokumentasi reimbursement yang rapi adalah sebuah keharusan. Saat perusahaan menjalani audit, baik internal maupun eksternal, auditor akan memeriksa catatan pengeluaran untuk memastikan semua transaksi tercatat dengan benar dan dapat dipertanggungjawabkan.

Form reimbursement beserta bukti pendukungnya menjadi bukti otentik yang menunjukkan bahwa pengeluaran tersebut sah dan terkait dengan operasional bisnis. Selain itu, dalam konteks perpajakan, banyak biaya yang dikeluarkan karyawan dapat menjadi pengurang beban pajak (tax deductible). Bagi perusahaan hal ini sangat krusial karena dapat mengurangi biaya pajak seperti Pajak Penghasilan 21.

Namun, untuk dapat mengklaimnya, perusahaan harus memiliki bukti yang kuat dan dokumentasi yang lengkap. Kepatuhan terhadap regulasi audit dan pajak ini menghindarkan perusahaan dari potensi denda atau sanksi hukum yang dapat merugikan reputasi dan kondisi finansial.

3. Poin-poin Penting dalam Formulir Reimbursement

Untuk memastikan form reimbursement dapat menjalankan fungsinya secara optimal, formulir tersebut harus dirancang dengan cermat dan mencakup semua informasi yang diperlukan. Kelengkapan dan kejelasan informasi akan memperlancar seluruh proses, mulai dari pengajuan oleh karyawan hingga pencairan dana oleh tim keuangan.

Berikut adalah poin-poin krusial yang wajib ada dalam sebuah form reimbursement karyawan yang efektif:

a. Data Karyawan dan Informasi Pengajuan

Bagian pertama dan paling mendasar dari formulir adalah identitas karyawan yang mengajukan klaim. Informasi ini harus mencakup nama lengkap, nomor identitas karyawan (NIK), departemen, dan jabatan. Data karyawan yang jelas memastikan bahwa klaim dapat diatribusikan ke individu dan departemen yang tepat untuk keperluan pencatatan dan pembebanan anggaran.

Selain data diri, informasi terkait pengajuan itu sendiri juga sangat penting. Ini termasuk tanggal pengajuan formulir dan periode pengeluaran yang diklaim (misalnya, 1-15 Juni 2023). Mencantumkan tanggal pengajuan membantu melacak durasi proses klaim, sementara periode pengeluaran berguna untuk memastikan klaim diajukan sesuai batas waktu yang ditetapkan dalam kebijakan perusahaan.

b. Rincian Transaksi Pengeluaran

Ini adalah inti dari form reimbursement, di mana karyawan harus merinci setiap item pengeluaran secara terperinci. Setiap baris rincian idealnya mencakup tanggal transaksi, deskripsi pengeluaran yang jelas, kategori biaya (misalnya, transportasi, makan, akomodasi), dan jumlah nominalnya. Deskripsi yang spesifik sangat penting untuk memberikan konteks dan justifikasi atas pengeluaran tersebut.

Kategorisasi biaya membantu tim keuangan dalam melakukan analisis dan pembukuan yang lebih akurat. Misalnya, dengan memisahkan biaya transportasi dan akomodasi dalam sebuah perjalanan dinas, perusahaan dapat lebih mudah melacak dan mengontrol masing-masing anggaran. Jika pengeluaran terkait dengan sebuah surat perjalanan dinas, nomor referensi surat tersebut juga sebaiknya dicantumkan untuk kemudahan verifikasi silang.

c. Informasi Pembayaran

Setelah klaim disetujui, perusahaan perlu mengetahui bagaimana dan ke mana dana penggantian harus dikirimkan. Informasi ini biasanya mencakup nama bank, nomor rekening, dan nama pemilik rekening yang harus sesuai dengan nama karyawan pengaju. Menyertakan informasi ini langsung di formulir akan mempercepat proses transfer dana oleh tim keuangan dan mengurangi risiko kesalahan pengiriman.

Beberapa perusahaan mungkin juga menawarkan metode pembayaran alternatif, seperti melalui kas atau diintegrasikan dengan proses perhitungan gaji karyawan berikutnya. Kejelasan metode pembayaran akan memberikan kepastian bagi karyawan mengenai kapan dan bagaimana mereka akan menerima penggantian.

d. Bukti Pendukung yang Sah

Setiap klaim pengeluaran harus didukung oleh bukti transaksi yang valid. Formulir reimbursement harus memiliki bagian yang menegaskan bahwa bukti pendukung (seperti kuitansi/bukti pembayaran asli atau salinan faktur) telah dilampirkan. Kebijakan perusahaan harus secara jelas mendefinisikan apa saja yang dianggap sebagai bukti sah dan bagaimana bukti tersebut harus diserahkan (misalnya, asli atau salinan digital).

Tanpa bukti pendukung, klaim tidak memiliki dasar yang kuat dan sulit untuk diverifikasi kebenarannya. Kelengkapan bukti adalah syarat mutlak untuk persetujuan klaim, karena ini adalah dasar utama untuk audit dan pencatatan akuntansi. Dalam formulir digital, biasanya terdapat fitur untuk mengunggah foto atau pindaian bukti transaksi secara langsung.

e. Otorisasi dan Persetujuan Berjenjang

Bagian terakhir yang tidak kalah penting adalah kolom untuk otorisasi dan persetujuan. Bagian ini menyediakan ruang bagi atasan langsung karyawan, manajer departemen, atau pihak lain yang berwenang untuk menandatangani sebagai tanda persetujuan. Alur persetujuan yang berjenjang (misalnya, dari atasan langsung ke departemen HR, lalu ke keuangan) memastikan adanya mekanisme check and balance.

Kolom persetujuan ini harus mencakup nama, jabatan, tanda tangan, dan tanggal persetujuan dari setiap pihak yang terlibat. Alur otorisasi yang jelas meningkatkan akuntabilitas dan memastikan bahwa setiap pengeluaran telah ditinjau dan disetujui oleh pihak yang bertanggung jawab atas anggaran terkait. Ini juga menjadi bukti formal bahwa prosedur internal perusahaan telah diikuti dengan benar.

4. Contoh Form Reimbursement Perusahaan Lengkap

Setelah memahami komponen-komponen penting, kini saatnya melihat bagaimana semua itu tersusun dalam sebuah contoh form reimbursement perusahaan yang komprehensif. Baik dalam format cetak maupun digital, struktur formulir yang baik akan memandu pengguna untuk mengisi data dengan mudah dan lengkap.

Sebuah form reimbursement karyawan yang efektif biasanya terbagi menjadi beberapa bagian utama untuk memastikan alur informasi yang logis. Berikut adalah struktur yang umum digunakan:

• Header formulir: Bagian ini berisi judul yang jelas seperti formulir pengajuan reimbursement, logo perusahaan, serta nomor formulir unik untuk keperluan pelacakan.
• Bagian 1: Berisi informasi karyawan & pengajuan dimana berisi kolom-kolom untuk data diri pengaju dan detail pengajuan seperti nama lengkap karyawan, NIK, departemen/divisi, jabatan, tanggal pengajuan, dan periode klaim.
• Bagian 2: Berisi rincian klaim pengeluaran ini adalah bagian inti yang berbentuk tabel untuk merinci setiap transaksi seperti nomor, tanggal transaksi, deskripsi pengeluaran, kategori biaya, dan jumlah.
• Bagian 3: Berisi total dan informasi pembayaran ini merangkum total klaim dan detail untuk proses pembayaran seperti subtotal pengeluaran, uang muka, total klaim yang diajukan, metode pembayaran, nama bank, nama rekening, dan nama penerima.
• Bagian 4: Berisi kolom persetujuan (approval) ini disediakan untuk alur otorisasi berjenjang seperti tanda tangan serta tanggal dari karyawan, staf HR, dan atasan.

Berikut adalah gambaran detail mengenai struktur dan isi dari sebuah formulir reimbursement yang ideal:

Masih manual menggunakan kertas dapat melambat proses reimbursement. Dengan software HRIS ScaleOcean, Anda dapat mengotomatiskan proses ini dengan modul digital canggih, menghilangkan input manual dan human error. Cukup foto struk, reimbursement Anda akan 100% paperless, transparan, dan terintegrasi real-time dengan payroll dan akuntansi, memastikan penggantian dana cepat, akurat, dan sesuai kebijakan.

5. Kesimpulan

Form reimbursement adalah instrumen yang jauh lebih strategis dari sekadar dokumen administratif. Ia merupakan tulang punggung dari pengelolaan biaya yang transparan, akuntabel, dan terkontrol. Investasi dalam sistem reimbursement yang solid mencerminkan tata kelola profesional, menjaga kesehatan finansial, dan membangun budaya kepatuhan.

Formulir ini bertindak sebagai alat komunikasi formal yang sangat penting. Karyawan memberikan justifikasi pengeluaran, sementara departemen keuangan mendapat data terstruktur untuk verifikasi. Form yang dirancang dengan baik selalu mencakup komponen penting seperti rincian transaksi, kategori biaya, total klaim, dan kolom persetujuan berjenjang, sehingga memandu karyawan mengisi informasi dengan benar.

Untuk menyederhanakan proses secara total, software HRIS ScaleOcean dapat membantu otomatisasi mengintegrasikan alur kerja reimbursement Anda. Dengan ScaleOcean, Anda akan mendapatkan proses yang cepat dan akurat, serta data pembayaran yang langsung terintegrasi dengan payroll dan akuntansi. Jangan tunda peningkatan efisiensi biaya Anda. Jadwalkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli kami hari ini.