Biaya Operasional: Pengertian, Jenis, Komponen, dan Contoh Laporannya

Banyak pemilik bisnis merasa tertekan dengan pengeluaran yang semakin meningkat. Tanpa pengelolaan yang tepat, biaya operasional akan semakin menjadi beban besar yang mengurangi keuntungan dan menghambat pertumbuhan perusahaan. Hal ini akan mempersulit upaya untuk berinvestasi dan berkembang lebih lanjut.

Jika biaya operasional tidak dikendalikan, maka inovasi dan daya saing dapat terkompromi. Sumber daya yang seharusnya digunakan untuk pengembangan produk atau pemasaran justru terbuang untuk menutupi pengeluaran yang tidak efisien, yakni membakar kas tanpa membuahkan hasil.

Artikel berikut akan membahas mendalam mengenai biaya operasional, komponen-komponen yang terlibat, serta cara menghitungnya dengan akurat. Dengan pemahaman yang tepat, Anda dapat mengambil langkah strategis untuk meningkatkan pengelolaan keuangan bisnis lebih lanjut.

Key Takeaways

1. Apa itu Biaya Operasional?

Biaya operasional adalah pengeluaran rutin yang diperlukan perusahaan untuk mendukung kegiatan harian, seperti produksi, pemasaran, dan operasional lainnya. Pengeluaran ini meliputi gaji karyawan, sewa fasilitas, biaya utilitas, serta biaya yang terkait langsung dengan aktivitas harian perusahaan.

Biaya operasional mencakup beberapa komponen penting, termasuk biaya tenaga kerja, sewa tempat usaha, dan biaya utilitas seperti listrik dan air. Biaya pemasaran dan penjualan juga termasuk dalam kategori biaya yang harus dikelola dengan cermat untuk mendukung kelancaran operasional bisnis.

Mengelola biaya dengan baik sangat krusial dalam operasi akuntansi bisnis. Dengan memahami dan mengendalikan setiap komponen biaya, bisnis dapat mengurangi pemborosan, meningkatkan efisiensi, dan menjaga kelangsungan operasional yang berkelanjutan.

Dengan mengelola biaya secara efisien, perusahaan dapat memastikan keberlanjutan bisnis dan mendukung pertumbuhan jangka panjang. Untuk memantau biaya operasional secara efektif, pemahaman siklus akuntansi perusahaan manufaktur menjadi kunci dalam pencatatan keuangan yang terstruktur.

2. Jenis-jenis Biaya Operasional

Biaya operasional merupakan elemen krusial dalam struktur keuangan perusahaan yang memengaruhi langsung profitabilitas. Biaya operasional terbagi menjadi dua jenis utama, penting untuk memahami keduanya membantu manajemen dalam membuat keputusan strategis efektif. Berikut penjelasan cost structure operasional selengkapnya:

a. Biaya Tetap

Biaya tetap adalah pengeluaran yang jumlahnya tetap sama atau serupa meskipun volume produksi atau penjualan berubah. Jenis biaya ini sangat penting untuk dipertimbangkan karena mencerminkan kapasitas operasional dasar perusahaan dalam jangka panjang.

Biaya berikut juga cenderung dikenal sebagai expense. Komponen utama biaya tetap meliputi gaji karyawan tetap, sewa gedung, biaya asuransi, keamanan, dan penyusutan aset. Biaya-biaya ini bersifat berulang dan dapat diprediksi, sehingga sangat memudahkan dalam perencanaan keuangan dan menjaga kestabilan arus kas perusahaan.

Pengelolaan biaya tetap yang efisien memberi perusahaan fleksibilitas dalam menghadapi fluktuasi pasar. Dengan menjaga proporsi biaya tetap yang sesuai, perusahaan tetap dapat mempertahankan profitabilitas meski pendapatan menurun sementara.

Dalam hal investasi, keputusan terkait aset tetap harus disertai analisis manfaat jangka panjang, yakni capital budgeting. Proyeksi penggunaan aset, potensi peningkatan produktivitas, serta perbandingan antara kepemilikan dan opsi sewa perlu dipertimbangkan dengan hati-hati.

b. Biaya Variabel

Biaya variabel berubah seiring dengan fluktuasi volume produksi atau penjualan, dimana pengeluaran ini naik atau turun sesuai dengan tingkat aktivitas. Pengelolaannya yang ketat penting untuk menjaga efisiensi operasional dan memastikan keberlanjutan bisnis.

Komponen utama biaya variabel mencakup bahan baku, energi, logistik, dan upah tenaga kerja berbasis output. Setiap perubahan volume produksi berdampak langsung pada biaya, sehingga penting adanya pencatatan yang akurat dan kontrol biaya yang efektif.

Untuk mengendalikan biaya variabel dalam jangka panjang, perusahaan dapat mengoptimalkan rantai pasok, mengautomasi proses, dan melakukan negosiasi lebih baik dengan pemasok. Hal ini mengurangi biaya operasional dan meningkatkan margin keuntungan perusahaan.

Baca juga: Proyeksi Keuangan: Arti, Komponen, Cara Buat, serta Contohnya

3. Komponen Biaya Operasional dalam Bisnis

Biaya kegiatan meliputi pengeluaran rutin untuk kegiatan sehari-hari perusahaan, seperti produksi dan distribusi. Memahami komponen biaya ini sangat penting agar perusahaan dapat mengelola anggaran lebih efisien. Berikut adalah beberapa komponen biaya operasional:

a. Biaya Gaji dan Tunjangan

Biaya gaji karyawan mencakup pengeluaran untuk upah, tunjangan, dan bonus. Pengelolaan gaji yang efektif memungkinkan perusahaan memastikan kesejahteraan karyawan tetap terjaga, sekaligus memastikan tidak ada pemborosan dalam alokasi biaya tenaga kerja.

b. Biaya Utilitas

Biaya utilitas meliputi pengeluaran untuk listrik, air, gas, dan layanan telekomunikasi yang mendukung operasional perusahaan. Pengendalian biaya ini sangat penting untuk menjaga kestabilan keuangan, terutama pada perusahaan dengan konsumsi energi yang besar.

c. Biaya Bahan Baku

Biaya bahan baku adalah pengeluaran yang digunakan untuk membeli barang yang diperlukan dalam proses produksi. Perusahaan yang mampu mengelola bahan baku dengan baik dapat menghindari pembelian berlebih yang bisa menambah beban biaya, serta mengurangi potensi kekurangan bahan.

d. Biaya Perawatan dan Perbaikan

Biaya perawatan dan perbaikan mencakup pengeluaran yang dikeluarkan untuk menjaga kondisi baik aset perusahaan seperti mesin, peralatan, dan bangunan. Hal ini termasuk biaya untuk servis rutin, penggantian suku cadang, dan perbaikan kerusakan yang terjadi.

e. Biaya Penyusutan

Beban penyusutan adalah pengeluaran non-kas yang mencerminkan penurunan nilai aset tetap seperti mesin, kendaraan, dan gedung seiring berjalannya waktu. Penyusutan dihitung dan diakui sebagai biaya operasional dalam laporan keuangan untuk mencerminkan penggunaan aset tersebut dalam menghasilkan pendapatan.

f. Biaya Sewa

Biaya sewa mencakup pembayaran penggunaan properti atau peralatan. Manajemen biaya sewa yang baik akan memastikan bahwa perusahaan tidak membayar lebih dari yang seharusnya dan dapat memaksimalkan penggunaan ruang atau fasilitas yang disewa. Semua biaya tersebut juga merupakan bagian dari cost of revenue.

g. Biaya Overhead Lainnya

Biaya overhead mencakup pengeluaran yang tidak dapat dialokasikan langsung ke produk, seperti biaya administrasi dan pemasaran. Pemantauan dan pengelolaan biaya overhead lainnya secara cermat sangat penting untuk mengoptimalkan pengeluaran dan meningkatkan profitabilitas perusahaan.

4. Fungsi Biaya Operasional dalam Bisnis

Dengan memahami fungsi biaya operasional, perusahaan dapat membuat keputusan strategis yang tepat, meningkatkan daya saing, dan akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan. Berikut adalah penjelasan lebih lanjutnya:

a. Memastikan Keberlansungan Bisnis

Dengan secara terus-menerus menghitung biaya operasional bisnis, pihak perusahaan dapat mengatur anggaran yang paling sesuai dengan kondisi keuangan pada masing-masing periode. Hal ini membantu meminimalisir pengeluaran, sehingga menjamin keberlangsungan bisnis pada masa mendatang.

b. Mendukung Pengambilan Keputusan Strategis

Memahami biaya operasional memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan lebih optimal terkait alokasi sumber daya. Dengan mengetahui di mana pengeluaran terjadi, perusahaan dapat mengambil keputusan strategis mengenai proyeksi anggaran ke depannya atau juga kegiatan investasi lanjutan.

c. Meningkatkan Daya Saing Perusahaan

Pengelolaan biaya yang efisien memungkinkan perusahaan menawarkan harga lebih kompetitif tanpa mengorbankan kualitas produk. Hal ini memberikan keunggulan di pasar, memperkuat posisi perusahaan dalam menghadapi persaingan, serta memberikan fleksibilitas dalam menanggapi perubahan tren dan kebutuhan pasar.

d. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Berhubungan dengan poin-poin sebelumnya, kepuasan pelanggan tentunya akan meningkat bila perusahaan menawarkan produk berkualitas pada harga yang kompetitif. Hal ini pun akan secara lambat per lambat membangun loyalitas pelanggan, sehingga berpotensi meningkatkan kemungkinan terjadinya transaksi berulang.

e. Meningkatkan Kepercayaan Pemangku Kepentingan

Selain para konsumen, penggunaan anggaran dan kas perusahaan yang optimal juga bersifat kritis dalam menjalin hubungan dengan pemangku kepentingan seperti investor. Bila perusahaan mampu meminimalisir pengeluaran, beserta memastikan rasio BOPO sehat, maka hal tersebut akan meningkatkan kepercayaan mereka.

5. Rumus dan Cara Menghitung Biaya Operasional

Menghitung biaya operasional adalah langkah penting untuk mengalisis kondisi dan laporan neraca bisnis. Proses ini melibatkan penjumlahan seluruh pengeluaran yang terjadi selama operasional sehari-hari. Mengetahui total biaya operasional membantu dalam mengevaluasi efisiensi dan potensi profitabilitas perusahaan.

Untuk menghitungnya, jumlahkan semua biaya pada periode tertentu, seperti biaya produksi (COGS), gaji karyawan, sewa, pemasaran, utilitas, dan administrasi. Secara umum, hal ini mencakup seluruh pengeluaran yang diperlukan agar bisnis dapat berfungsi dengan baik. Berikut adalah visualisasi rumusnya:

Sebagai contoh, jika sebuah bisnis memiliki pengeluaran bulanan untuk pokok produksi sebesar Rp50.000.000,00, gaji karyawan sebesar Rp12.000.000,00, sewa kantor Rp 6.000.000, biaya pemasaran Rp3.000.000,00, dan utilitas Rp 1.500.000,00, maka total biaya operasional bisnis tersebut adalah:

Biaya Operasional = Biaya Pokok Produksi + Biaya Gaji Karyawan + Biaya Sewa Kantor + Biaya Pemasaran + Biaya Utilitas =

Biaya Operasional = Rp50.000.000,00 + Rp12.000.000,00 + Rp6.000.000,00 + Rp3.000.000,00 + Rp1.500.000,00 =

Biaya Operasional = Rp72.500.000,00

Perhitungan biaya operasional ini memberikan wawasan yang jelas tentang besarnya biaya yang diperlukan untuk menjalankan bisnis dalam periode tertentu. Data tersebut kritis dalam menentukan harga jual, merencanakan anggaran, serta mendukung pengambilan keputusan strategis lainnya seperti kegiatan investasi.

6. Cara Membuat Laporan Biaya Operasional

Dengan menggunakan sistem akuntansi, Anda dapat memantau dan melaporkan biaya operasional secara terstruktur dan terperinci. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk membuat laporan biaya operasional:

a. Tentukan Metrik Biaya Operasional

Langkah pertama dalam membuat laporan biaya operasional di ERP adalah menentukan metrik yang relevan. Metrik anggaran biaya operasional mencakup berbagai jenis biaya yang signifikan bagi operasional perusahaan, seperti biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, biaya overhead, dan biaya logistik.

Setelah metrik ditentukan, konfigurasi sistem akuntansi untuk mencatat dan melacak setiap biaya. Pastikan setiap transaksi dan pengeluaran dikategorikan dengan benar di dalam modul akuntansi atau keuangan ERP finance.

b. Pantau Metrik di Dashboard

Setelah sistem dikonfigurasi, perusahaan dapat memanfaatkan dashboard-nya untuk memantau metrik biaya operasional secara real time. Dashboard ini memungkinkan pengguna untuk melihat gambaran umum dari berbagai metrik yang telah ditentukan, sehingga mempermudah dalam mengidentifikasi tren atau masalah.

c. Buat Laporan Biaya Operasional

Langkah berikutnya adalah membuat laporan di sistem. Laporan ini akan memberikan gambaran yang mendetail tentang pengeluaran perusahaan dalam periode tertentu. Dalam membuat laporan, pastikan untuk menyertakan semua metrik yang relevan dan mengatur data sedemikian rupa sehingga mudah dipahami oleh pembaca.

d. Ekspor Laporan

Terakhir, Anda bisa mengekspor contoh laporan biaya operasional ke dalam berbagai format seperti PDF, Excel, atau CSV untuk keperluan analisis lebih lanjut atau berbagi dengan pihak yang berkepentingan. Proses ekspor ini sangat mudah dilakukan melalui sistem akuntansi, dan memungkinkan laporan untuk diakses oleh pihak eksternal.

Baca juga: Rekomendasi 22 Software Akuntansi Terbaik beserta Fiturnya

7. Contoh Laporan Biaya Operasional

Tersedianya contoh laporan biaya operasional berperan penting dalam pengelolaan keuangan bisnis, karena menyediakan informasi terkait distribusi pengeluaran yang terjadi selama periode tertentu. Contoh laporan tersebut juga berfungsi sebagai alat untuk memantau kesehatan keuangan perusahaan secara keseluruhan, memastikan biaya operasional tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan.

Penggunaan software akuntansi dalam pembuatan laporan memberikan berbagai keuntungan yang signifikan bagi perusahaan. Dengan sistem tersebut, proses pengumpulan data dan informasi yang biasanya memakan waktu dapat diotomatisasi, sehingga laporan dapat dihasilkan dalam waktu yang jauh lebih singkat.

Sistem keuangan juga memungkinkan ekspor laporan ke berbagai format seperti PDF, Excel, Word, dan lain sebagainya, sesuai dengan kebutuhan operasional. Fitur ini membantu pihak manajemen untuk mengakses, membagikan, dan menganalisis laporan dalam format yang ideal.

Berikut contoh laporan biaya operasional secara umum dapat Anda temui:

8. Kesimpulan

Mengelola biaya operasional dengan efektif adalah kunci untuk kesuksesan dan keberlangsungan bisnis. Dengan pemahaman yang mendalam mengenai komponen biaya, cara perhitungannya, serta tantangan dan strategi yang tepat, bisnis Anda dapat mengoptimalkan pengeluaran dan meningkatkan profitabilitas.

Salah satu langkah yang bisa dilakukan adalah memanfaatkan teknologi, seperti software akuntansi ScaleOcean. ScaleOcean memberikan solusi lengkap untuk memantau, menganalisis, dan mengelola biaya operasional dengan lebih efisien, serta memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap keuangan perusahaan.

Dengan mengikuti sesi demo gratis, Anda bisa merasakan langsung manfaat dari sistem ini dalam mengoptimalkan pengelolaan keuangan bisnis. Dan apabila terdapat kesulitan selama penggunaan, maka Anda dapat berkomunikasi dengan jasa konsultasi yang disediakan kami.