Apa itu Expense, Manfaat, Jenis & Perbedaannya dengan Cost

Expense dan cost adalah dua istilah yang sering digunakan dalam akuntansi dan keuangan, namun memiliki arti yang berbeda. Banyak bisnis yang kesulitan membedakan keduanya, yang dapat memengaruhi pengelolaan anggaran dan laporan keuangan mereka.

Penting bagi perusahaan untuk memahami perbedaan antara cost dan expense, karena keduanya berperan dalam pengelolaan finansial yang efisien. Cost lebih terkait dengan pengeluaran yang berkaitan dengan produksi, sementara expense merujuk pada biaya yang dikeluarkan dalam operasional yang sudah digunakan dalam satu periode.

Dalam artikel ini, pembaca akan memahami lebih dalam tentang apa itu expense dan cost, jenis-jenisnya, serta bagaimana perbedaan keduanya dapat memengaruhi perencanaan keuangan perusahaan, serta cara pengelolaan yang lebih efektif. Simak penjelasannya di bawah ini!

Key Takeaways

• Cost adalah pengeluaran untuk memperoleh aset berjangka panjang yang dicatat di neraca, sedangkan Expense adalah beban operasional berjangka pendek yang dicatat di laporan laba rugi.
• Perbedaan expense dan cost terletak pada durasi manfaat (Cost jangka panjang vs. Expense jangka pendek) dan lokasi pencatatan (Cost di neraca vs. Expense di laporan laba rugi).
• Jenis cost meliputi fixed, variable, direct, dan indirect, sedangkan expense terbagi menjadi operating dan non-operating expenses yang mempengaruhi profitabilitas.
• ScaleOcean dapat membantu mengelola cost dan expense secara otomatis, termasuk cost management dan automated journal entries, untuk efisiensi dan akurasi yang lebih tinggi.

Coba Demo Gratis!

Pengertian Cost dan Expense

Cost adalah pengeluaran nilai moneter yang dikeluarkan untuk memperoleh barang atau jasa, dengan harapan memberikan manfaat di masa depan. Dalam akuntansi, cost (biaya) berbeda dengan expense (beban), di mana cost dicatat sebagai aset jika manfaatnya belum sepenuhnya diterima.

Sementara itu, expense adalah istilah dalam akuntansi yang merujuk pada pengeluaran atau biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menghasilkan pendapatan, dengan manfaat yang habis dalam satu periode akuntansi.

Contoh expense meliputi gaji karyawan, biaya listrik, dan biaya iklan bulanan. Berbeda dengan cost structure, expense merupakan pengeluaran operasional yang langsung mengurangi laba pada periode tersebut.

Perbedaan utama antara cost dan expense terletak pada tujuan penggunaan uang tersebut. Cost adalah investasi dalam produksi, sedangkan expense lebih kepada kebutuhan operasional yang mendukung kelangsungan bisnis. Kedua pengeluaran ini mempengaruhi laporan keuangan perusahaan secara berbeda.

Dalam akuntansi, cost biasanya dihitung dalam laporan laba rugi sebagai bagian dari harga pokok penjualan (COGS). Sementara itu, expense dicatat sebagai beban operasional dalam laporan laba rugi. Keduanya berperan penting dalam menentukan profitabilitas perusahaan.

Manfaat Cost dan Expense untuk Perusahaan

Manfaat cost (biaya) adalah untuk mendukung operasional jangka panjang dengan membentuk aset yang akan menghasilkan pendapatan di masa depan, sedangkan manfaat expense (beban) adalah untuk mengurangi laba dalam satu periode akuntansi guna menghasilkan pendapatan pada periode tersebut.

Berikut manfaat expense dan cost dalam perusahaan, di antaranya:

1. Manfaat Cost (Biaya)

• Mendukung investasi jangka panjang dengan menyediakan aset produktif yang meningkatkan kapasitas dan daya saing perusahaan di pasar.
• Menjadi dasar pencatatan nilai aset di neraca yang mencerminkan kekayaan perusahaan serta potensi menghasilkan pendapatan.
• Memberikan manfaat berkelanjutan karena aset yang diperoleh dapat digunakan dalam beberapa periode akuntansi ke depan.
• Membantu menciptakan peluang pendapatan baru melalui pemanfaatan aset seperti mesin, gedung, atau teknologi.

2. Manfaat Expense (Beban)

• Menjaga kelancaran operasional harian, seperti pembayaran gaji, listrik, dan kebutuhan rutin perusahaan agar bisnis terus berjalan.
• Dicatat di laporan laba rugi sebagai pengurang pendapatan sehingga membantu menampilkan kondisi keuangan yang lebih akurat.
• Memberikan data penting untuk evaluasi kinerja keuangan perusahaan serta dasar pengambilan keputusan manajerial.
• Mendukung aktivitas strategis, misalnya pemasaran, yang langsung berdampak pada penjualan dan hubungan dengan pelanggan.

Perbedaan Utama Expense dan Cost

Expense dan cost sering dianggap serupa, padahal keduanya memiliki fungsi dan pencatatan berbeda dalam akuntansi. Cost berkaitan dengan pengeluaran untuk memperoleh aset jangka panjang, sedangkan expense adalah beban yang manfaatnya langsung habis dalam periode berjalan.

Perbedaan ini penting dipahami agar perusahaan dapat menyusun laporan keuangan secara akurat dan mengambil keputusan bisnis yang tepat. Berikut beberapa poin berbedaan expense dan cost yang perlu dipahami, yaitu:

Karakteristik Expense dan Cost

Untuk mengelola keuangan perusahaan secara efektif, penting untuk memahami karakteristik antara expense dan cost. Meskipun keduanya berkaitan dengan pengeluaran, dampaknya terhadap laporan keuangan dan strategi jangka panjang perusahaan sangat berbeda, sehingga perlu penanganan yang tepat.

Berikut adalah karakteristik cost dan expense:

1. Karakteristik Expense

Expense merupakan pengeluaran yang manfaatnya habis dalam satu periode akuntansi, seperti sebulan. Berbeda dengan cost, expense langsung digunakan dan tidak memberikan manfaat jangka panjang. Beberapa contohnya termasuk gaji karyawan, biaya listrik, dan biaya sewa properti.

Expense berfungsi sebagai pengurang pendapatan dalam laporan laba rugi, sehingga mempengaruhi laba bersih perusahaan. Dalam hal ini, expense akan dikurangi dari total pendapatan untuk menghitung laba yang diperoleh selama periode tersebut.

Expense diakui ketika terjadi penurunan manfaat ekonomi, seperti pengeluaran uang tunai atau peningkatan liabilitas yang mengurangi ekuitas perusahaan. Dengan demikian, pengeluaran ini tercatat dalam laporan keuangan sesuai dengan waktu terjadinya.

2. Karakteristik Cost

Cost merupakan pengorbanan sumber daya seperti uang, waktu, atau tenaga untuk mendapatkan manfaat di masa depan. Jenis cost dapat bervariasi, seperti biaya tetap yang tidak berubah dengan volume produksi atau biaya variabel yang bergantung pada volume produksi.

Cost bersifat berorientasi masa depan, di mana pengeluaran ini bertujuan untuk memperoleh manfaat jangka panjang. Oleh karena itu, cost sering kali membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang berhubungan dengan investasi atau pengelolaan sumber daya.

Salah satu contoh cost adalah investasi jangka panjang, seperti pembelian mesin produksi. Mesin ini memberikan manfaat ekonomi dalam jangka panjang, memberikan nilai tambah yang dapat digunakan untuk mendukung operasional perusahaan.

Dengan bantuan software akuntansi terbaik, perusahaan dapat dengan mudah mengelola expense serta cost secara efisien. Data yang terintegrasi memungkinkan pelaporan yang lebih akurat dan pemantauan anggaran yang lebih baik, mendukung keputusan keuangan yang lebih strategis.

Jenis Cost dan Expense

Memahami jenis cost dan expense merupakan hal penting bagi perusahaan agar mereka dapat memastikan adanya pengendalian pengeluaran optimal. Masing-masing memiliki peran dan dampak berbeda dalam laporan keuangan serta analisis margin yang dilakukan:

1. Jenis Cost

Perusahaan harus memahami jenis-jenis cost agar mereka dapat mengelola pengeluaran dan memaksimalkan profitabilitas. Berikut adalah penjelasan singkat mengenai berbagai jenis cost yang umum ditemui dalam akuntansi.

• Fixed Cost: Fixed cost adalah biaya tetap yang tidak berubah seiring dengan perubahan volume produksi, seperti sewa gedung dan gaji karyawan tetap.
• Variable Cost: Variable cost adalah biaya yang berubah sesuai dengan volume produksi, seperti biaya bahan baku dan upah tenaga kerja langsung.
• Direct Cost: Direct cost adalah biaya yang dapat langsung dihubungkan dengan produksi barang atau jasa, seperti bahan baku dan tenaga kerja langsung.
• Indirect Cost: Indirect cost adalah biaya yang tidak langsung terkait dengan produksi, seperti biaya administrasi dan overhead pabrik.

2. Jenis Expense

Selain memahami jenis cost, jenis-jenis expense juga harus dipelajari agar pengelolaan keuangan perusahaan dapat berjalan lancar. Expense terdiri dari pengeluaran operasional dan non-operasional yang berpengaruh pada profitabilitas perusahaan. Berikut penjelasan singkat mengenai kedua jenis expense.

• Operating Expenses: Operating expenses adalah biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, seperti gaji, biaya sewa kantor, dan biaya pemasaran.
• Non Operating Expenses: Non operating expenses adalah pengeluaran yang tidak terkait langsung dengan kegiatan operasional utama, seperti bunga pinjaman dan kerugian dari penjualan aset.

Jenis-jenis expense ini menjadi dasar penting dalam menghitung operating profit margin, yaitu rasio yang menunjukkan seberapa besar laba operasi yang dihasilkan dari pendapatan setelah seluruh biaya operasional dikurangi.

Hubungan antara cost dan expense dalam laporan keuangan terletak pada kegiatan analisis margin keuntungan. Cost berfokus pada pengeluaran yang terlibat dalam produksi barang atau jasa, sedangkan expense lebih berkaitan dengan beban operasional sehari-hari.

Kedua elemen dalam pembukuan akuntansi ini saling memengaruhi dalam menentukan laba bersih perusahaan sehingga perusahaan dapat menghasilkan laporan keuangan yang komprehensif.

Contoh Pembukuan Cost dan Expense

Untuk mencatat pengeluaran perusahaan secara akurat, penting untuk memperhatikan format pembukuan yang sesuai dan akurat. Dengan memahami cara mencatat kedua komponen ini, perusahaan dapat menentukan susunan laporan keuangan yang jelas dan akurat serta memudahkan analisis keuangan untuk membuat keputusan.

Dibawah ini adalah contoh pembukuan cost dan expense yang dapat Anda jadikan panduan.

1. Contoh Pembukuan Cost

Pembukuan cost mencakup pengeluaran yang terkait langsung dengan produksi, seperti biaya bahan baku, tenaga kerja langsung, dan overhead pabrik. Biaya bahan baku adalah pembelian bahan yang digunakan untuk produksi barang, sedangkan biaya tenaga kerja langsung mencakup gaji pekerja yang terlibat langsung dalam proses produksi. Overhead pabrik adalah biaya tidak langsung yang diperlukan untuk mendukung proses produksi.

2. Contoh Pembukuan Expense

Sedangkan, pembukuan expense melibatkan pengeluaran operasional perusahaan, seperti biaya sewa, biaya pemasaran, dan biaya administrasi. Biaya sewa mencakup pembayaran untuk ruang kantor atau pabrik.

Biaya pemasaran termasuk pengeluaran untuk iklan dan promosi produk, sementara biaya administrasi terkait dengan gaji pegawai non-produksi dan kebutuhan kantor lainnya. Perbedaan pencatatan cost dan expense berdampak pada hasil laporan laba rugi perusahaan.

Cost tercatat dalam laporan yang menghubungkan langsung dengan produksi dan dimasukkan dalam perhitungan biaya pokok, sedangkan expense mencakup pengeluaran operasional yang memengaruhi laba bersih. Perbedaan ini membantu menganalisis profitabilitas dan efisiensi perusahaan.

Baca juga: Biaya Kualitas (CoQ): Definisi, Manfaat dan Penerapannya

Kelola Expense dan Cost Terpusat dengan ScaleOcean

Strategi pengelolaan pembukuan yang efisien dapat dilakukan melalui penggunaan sistem akuntansi yang mampu memisahkan cost dan expense secara cepat dan akurat. Hal ini dapat menjamin akurasi laporan keuangan, sehingga analisis rasio keuangan bisa dipermudah.

ScaleOcean, software akuntansi terbaik dapat menjadi rekomendasi sistem terbaik yang menyediakan solusi untuk membantu mempermudah pencatatan, pelaporan, dan pengelolaan keuangan perusahaan secara lebih terintegrasi dan efisien.

Dengan solusi all-in-one, ScaleOcean menyediakan solusi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis. Selain itu, semua data keuangan dapat terintegrasi dari berbagai departemen, mulai dari penjualan, pembelian, pajak, payroll, hingga inventory dan supply chain dapat dikelola di satu sistem terpusat.

Untuk mendapatkan solusi unggulan ini, Anda bisa melakukan demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional ScaleOcean untuk mendapatkan solusi terkustomisasi dan sesuai bisnis. Terdapat beberapa fitur khusus yang ditawarkan ScaleOcean untuk mengoptimalkan expense dan cost di perusahaan, yaitu sebagai berikut:

1. Expense Management Software: Memastikan setiap pengeluaran tercatat, terpantau, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan, sehingga pengeluaran tidak melebihi anggaran.
2. Cost Management: Dapat menghitung margin keuntungan per transaksi, proyek, atau produk, serta tersedia dashboard analitik real-time untuk melihat cost vs revenue kapan saja.
3. Automated Journal Entries & Accruals: Membantu efisiensi dan akurasi pencatatan jurnal otomatis dari transaksi pembelian, penggajian, penyusutan, dan lainnya, sehingga menghindari kesalahan pencatatan manual yang menyebabkan pembengkakan biaya.
4. e-Procurement: Pengadaan barang/jasa berbasis digital, negosiasi vendor otomatis, dapat melacak pesanan dan pembayaran dengan akurat, serta persetujuan otomatis untuk pembelian dengan limit tertentu.
5. Revenue & Margin Calculation: Menghitung margin keuntungan secara otomatis, membandingkan antara pendapatan dan biaya dari setiap proyek, produk, atau pengiriman, serta memberikan laporan profitabilitas untuk setiap lini bisnis.
6. Budgeting & Forecasting: Mendukung perencanaan keuangan yang efisien sepertipembuatan anggaran per divisi atau proyek, forecast biaya dan cashflow, serta analisis selisih antara anggaran dan realisasi (budget vs actual).

Penggunaan software akuntansi ScaleOcean dengan fitur dan kemampuan ini menjadi solusi terbaik yang dapat membantu mengoptimalkan pengelolaan expense dan cost di perusahaan.

Dengan dashboard laporan keuangan yang informatif, ScaleOcean membantu perusahaan mengurangi pemborosan, meningkatkan efisiensi, dan memaksimalkan profitabilitas secara berkelanjutan.

Kesimpulan

Cost adalah pengeluaran untuk memperoleh aset jangka panjang yang manfaatnya dapat dirasakan di masa depan, sedangkan expense adalah pengeluaran yang manfaatnya habis dalam satu periode akuntansi dan langsung memengaruhi laporan laba rugi.

Dalam dunia bisnis, pemahaman yang jelas mengenai perbedaan antara cost dan expense sangat penting untuk pengelolaan keuangan yang efektif. Kedua pengeluaran ini mempengaruhi keputusan strategis yang dapat meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.

Untuk mempermudah pengelolaan cost dan expense, ScaleOcean menawarkan Software Akuntansi yang terintegrasi. Solusi ini membantu Anda mengoptimalkan pelaporan keuangan dan meningkatkan akurasi penghitungan, memungkinkan bisnis Anda untuk berkembang dengan lebih efisien dan transparan.