Contoh Delivery Order Template, Fungsi, dan Cara Buatnya

Proses pengiriman barang sering kali terhambat oleh masalah dokumentasi yang tidak tepat, sehingga menyebabkan keterlambatan pengiriman. Salah satu dokumen yang penting dalam bisnis logistik adalah delivery order, yakni dokumen yang memastikan barang sampai sesuai dengan kesepakatan antara pengirim dan penerima.

Dengan memanfaatkan delivery order template, Anda bisa memastikan setiap dokumen yang diterbitkan selalu lengkap dan konsisten, sehingga proses distribusi menjadi jauh lebih teratur, efisien, dan transparan. Dokumen ini juga berfungsi sebagai alat komunikasi yang menghubungkan berbagai pihak yang terlibat dalam rantai shipping.

Artikel ini membahas secara rinci contoh surat delivery order dan format yang dapat Anda gunakan sebagai acuan. Penjelasan mencakup struktur utamanya dan juga cara praktis agar memudahkan dalam mengakses, mengedit, hingga membagikan dokumen DO ke semua pihak terkait.

1. Apa itu Dokumen Delivery Order (DO)?

Dokumen Delivery Order (DO) adalah dokumen penting dalam proses pengiriman yang berfungsi sebagai instruksi kepada pihak logistik, seperti kurir atau ekspedisi, untuk menyerahkan dan mengirimkan barang sesuai pesanan.

Umumnya, penjual lah yang menerbitkan DO setelah terjadi kesepakatan dengan pembeli, dan dokumen ini mencantumkan informasi detail seperti jenis, jumlah, serta rincian pengiriman barang. Hal tersebut akan memudahkan pihak logistik dalam mengeksekusi pengiriman secara akurat dan tepat waktu.

2. Fungsi Dokumen Delivery Order

Fungsi DO tidak hanya sebagai instruksi resmi pengiriman barang, namun mencakup beberapa hal seperti bukti sah distribusi, alat pantau operasional, serta landasan hukum utama untuk mengeluarkan muatan dari area gudang. Perhatikan beberapa penjelasan lengkap dari fungsi dokumen delivery order dibawah ini:

a. Instruksi Pengiriman Barang

Bagaimana cara mengkoordinasikan arahan antara penjual, pembeli, dan tim operasional? Ini adalah fungsi utama dari delivery order yakni memberikan instruksi tertulis yang tegas kepada pihak logistik untuk mengeluarkan barang. Dokumen resmi ini menjamin bahwa semua pengiriman barang dilakukan berdasarkan kesepakatan bersama.

b. Bukti Pengiriman Barang

Dokumen ini berperan sebagai bukti yang sah untuk penyerahan barang yang memastikan bahwa seluruh proses distribusi telah disiapkan. Adanya dokumen ini memberikan konfirmasi resmi bahwa produk akan diterima oleh penerima sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat.

c. Pemantauan Barang

Selain sebagai bukti transaksi, dokumen ini membantu Anda memantau proses distribusi secara real-time. Baik penjual maupun pembeli dapat mengetahui posisi kargo selama perjalanan, sehingga memudahkan perencanaan logistik dan memastikan pengiriman tetap berjalan on track.

d. Informasi Detail Pengiriman

Dokumen ini berisi informasi krusial seperti rincian produk, total unit, lokasi pengiriman, dan cara pengangkutan. Data lengkap inilah yang membantu tim logistik mengeksekusi proses distribusi dengan tepat serta mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengiriman.

e. Dasar Hukum

Terakhir, delivery order bertindak sebagai landasan legalitas utama untuk mengeluarkan muatan dari gudang atau pelabuhan. Dokumen ini memastikan seluruh prosedur berjalan by the book, sehingga hanya pihak berwenang yang dapat mengakses kargo demi menjaga keamanan aset perusahaan.

DO berbeda dengan delivery note, DO berfungsi sebagai instruksi resmi untuk pengeluaran dan pengiriman barang, serta dasar hukum yang sah untuk mengambil barang dari gudang atau pelabuhan. Sementara itu, delivery note lebih berfungsi sebagai bukti penerimaan barang oleh penerima.

3. Pihak-Pihak yang Terlibat dalam Proses Delivery Order

Dalam penerapannya, delivery order melibatkan beberapa pihak dengan peran yang berbeda, mulai dari penerbitan dokumen hingga barang diterima, yaitu:

• Penjual: Menerbitkan DO berdasarkan detail pesanan dan kebutuhan pengiriman.
• Ekspedisi: Mengambil serta mengantarkan barang ke lokasi tujuan sesuai instruksi pengiriman.
• Penerima: Menerima dan memeriksa barang untuk memastikan kesesuaiannya dengan detail pada DO.
• Tim Gudang: Memeriksa, menyiapkan, dan mengeluarkan barang sesuai informasi dalam DO.

4. Apa Saja Komponen Delivery Order (DO)?

Info apa saja yang dapat anda temukan di detail pengiriman (delivery order)? Dalam sebuah delivery order umumnya memuat informasi penting seperti nomor dokumen, nama dan alamat lengkap penjual serta pembeli, dan tanggal pengiriman. Data ini bertujuan untuk memastikan kejelasan identitas, akurasi transaksi, serta kelancaran proses distribusi barang.

Sebagai salah satu dokumen rekam jejak logistik yang penting, penting untuk membuat delivery order format yang baik dengan mencantumkan beberapa elemen kunci. Inilah komponen-komponen utama dalam berkas delivery order yang wajib dicantumkan:

a. Identitas Perusahaan Pengirim

Komponen ini mencakup nama, alamat, informasi kontak, serta lambang resmi dari perusahaan yang mengirim. Adanya identitas yang jelas ini sangatlah penting supaya tim Anda dapat segera berhubungan dengan orang yang bertanggung jawab, terutama sebagai tindakan cepat dalam menangani masalah jika pengiriman barang di lokasi mendadak menghadapi kendala.

b. Identitas Perusahaan Penerima

Bagian ini mencakup informasi lengkap tentang pihak penerima, yang berisi hal serupa dengan identitas pengirim, untuk menjamin kargo sampai ke tempat yang benar. Identifikasi yang tepat tidak hanya mengurangi risiko pengiriman yang salah, tetapi juga mempercepat proses penyerahan barang sekaligus memudahkan pelacakan dan pencatatan transaksi usaha Anda.

c. Nomor Surat Delivery Order

Dalam delivery order template juga perlu dicantumkan nomor surat DO. Nomor ini berfungsi sebagai referensi utama dalam pelacakan dan manajemen dokumen pengiriman.

Berdasarkan ELEXtensions, nomor pesanan berperan sebagai pengenal unik yang terkait dengan pembelian tertentu. Nomor unik ini memungkinkan Anda untuk melacak detail pesanan, mendapatkan pembaruan pengiriman, dan menerima dukungan pascapembelian

d. Tanggal Terbit Dokumen

Bagaimana cara terbaik memantau ketepatan waktu serta estimasi kedatangan kargo? Solusinya adalah dengan mencantumkan tanggal penerbitan sebagai patokan resmi untuk memulai pengiriman. Ketepatan informasi ini tidak hanya mempermudah pemeriksaan operasional, tetapi juga menjamin semua kegiatan distribusi Anda berjalan seperti yang direncanakan.

e. Detail Barang

Bagian ini memuat deskripsi, jumlah, dimensi, hingga kode barang. Dalam kepabeanan, rincian ini bahkan krusial layaknya notul untuk membetulkan data impor yang keliru. Data yang komprehensif menjamin muatan yang dikirim 100% sesuai pesanan, sekaligus meminimalisir risiko terjadsalah kirim.

f. Detail Pengiriman

Terakhir, Anda juga perlu mencatat metode logistik yang dipergunakan, baik lewat jalur darat, laut, maupun udara, lengkap dengan identitas kurir serta nomor armadanya. Menyertakan estimasi waktu kedatangan (ETA) di sini juga penting! Hal ini demi mempermudah pelacakan status pengiriman kargo serta memastikan proses delivery berjalan sesuai kesepakatan.

5. Apa Perbedaan Delivery Order dan Surat Jalan?

Delivery Order (DO) dan surat jalan seringkali disamakan sebagai satu berkas, padahal keduanya memiliki fungsi yang sangat berbeda. Delivery order (DO) menjadi dokumen internal yang dikeluarkan oleh penjual sebagai perintah kepada gudang untuk memproses pengiriman barang.

Sedangkan, surat jalan ialah dokumen eksternal yang disertakan bersama barang selama pengiriman, berfungsi sebagai bukti legalitas pengiriman dan acuan bagi penerima untuk memeriksa barang. Meskipun demikian, dalam praktiknya, terutama di Indonesia, satu dokumen sering kali berfungsi ganda sebagai delivery order sekaligus surat jalan.

Untuk membantu Anda memahami perbedaan antar keduanya, kami telah menyiapkan tabel perbandingannya di bawah ini. Tabel ini akan membantu menjelaskan mulai dari perbedaan fungsi hingga beda praktiknya di Indonesia.

Aspek Perbedaan	Delivery Order	Surat Jalan
Fungsi utama	Perintah gudang memproses barang	Bukti barang dibawa saat pengiriman
Sifat dokumen	Umumnya dokumen internal penjual	Dokumen eksternal saat barang dikirim
Pihak penerbit	Dibuat penjual atau admin gudang	Dibuat pengirim untuk kurir dan penerima
Waktu penggunaan	Sebelum barang keluar dari gudang	Saat barang dikirim ke penerima
Fokus informasi	Instruksi barang yang harus dikirim	Bukti jumlah dan kondisi barang
Pihak pengguna	Tim sales, gudang, dan operasional	Pengirim, kurir, dan penerima barang
Praktik di Indonesia	Sering digabung dengan surat jalan	Sering merangkap sebagai delivery order

6. Tahapan Penggunaan Delivery Order

Biasanya, penggunaan delivery order dalam proses pengiriman barang melibatkan beberapa tahapan berikut ini:

1. Pembeli mengajukan pesanan sesuai barang dan jumlah yang dibutuhkan.
2. Penjual memeriksa pesanan untuk memastikan detail dan ketersediaannya.
3. Delivery order (DO) diterbitkan sebagai dokumen acuan pengiriman.
4. Gudang menyiapkan barang berdasarkan informasi yang tercantum dalam DO.
5. Ekspedisi mengirimkan barang ke alamat atau lokasi tujuan.
6. Penerima memeriksa dan menerima barang dengan mencocokkannya terhadap detail pada DO.

7. Contoh Surat Delivery Order

Sebuah perusahaan elektronik PT. Elektronika Jaya mengirimkan 50 unit laptop ke perusahaan PT. Teknologi Masa Depan. Pengiriman dilakukan pada tanggal 24 Mei 2024. Berikut contoh surat delivery order berdasarkan skenario tersebut.

Dengan skenario dan pengisian seperti di atas, dokumen delivery order menjadi jelas dan informatif, sehingga kedua pihak paham detail pengiriman dan memudahkan proses verifikasi saat barang diterima. Berdasarkan formulir DO yang baru saja diisi, terdapat beberapa insight penting yang bisa diambil untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik.

Pertama, adanya informasi yang lengkap dan jelas mengenai identitas perusahaan pengirim dan penerima membantu memperkuat kepercayaan antara keduanya. Tujuannya untuk menjaga transparansi dan komunikasi yang baik sehingga secara langsung meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

Pencatatan nomor dalam delivery order format dan tanggal terbit dokumen memungkinkan bisnis logistik untuk melacak setiap pengiriman dengan lebih efisien. Hal ini mempermudah identifikasi pengiriman dan membantu penyelesaian masalah jika terjadi keterlambatan pengiriman atau ada ketidaksesuaian.

Detail barang seperti 50 unit laptop model XYZ sangat penting untuk menghindari kesalahan pengiriman yang dapat berdampak negatif pada operasional bisnis dan reputasi perusahaan. Selain itu, memastikan detail barang diisi dengan tepat juga membantu dalam perencanaan transportasi logistik yang sesuai dengan karakteristik barang.

Informasi mengenai tanggal dan waktu pengiriman dalam delivery order template juga membantu dalam perencanaan logistik dan distribusi. Dengan mengetahui waktu pengiriman yang pasti, PT. Elektronika Jaya dapat mengatur jadwal pengiriman lainnya dan memastikan efisiensi penggunaan armada pengiriman. Ini juga memberikan informasi yang jelas kepada pelanggan terkait waktu tiba barang.

Informasi waktu pengiriman yang akurat membantu PT. Elektronika Jaya menyusun jadwal operasional dengan lebih efisien dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Untuk mencapai hal ini, perusahaan mengandalkan software logistik terbaik, salah satunya ScaleOcean, yang mampu menyediakan data real-time dan terintegrasi secara menyeluruh.

Format standar dokumen surat jalan pengiriman barang dirancang untuk memuat informasi identitas pengirim dan penerima, nomor acuan pesanan (Purchase Order atau Delivery Order), rincian jenis serta jumlah barang, rincian pengangkut, dan kolom konfirmasi tanda tangan tiga pihak (pengirim, kurir, dan penerima).

Dokumen ini umumnya dibuat dalam 3 hingga 4 rangkap (ply) tanpa mencantumkan harga barang, dan berfungsi sebagai bukti fisik sah bahwa barang telah dipindahkan dari gudang pengirim serta diterima dalam kondisi baik oleh pihak pembeli.

Baca juga: Peran dan Cara Kerja Packing Slip dalam Proses Pengiriman Barang

6. Apa Manfaat Digitalisasi Delivery Order?

Mentransformasi dokumen fisik delivery order (DO) ke dalam bentuk digital memberikan banyak manfaat besar bagi perusahaan, seperti mempercepat alur pengiriman. Di samping itu, tindakan ini juga meningkatkan keakuratan data secara signifikan dan mempermudah pelacakan dokumen operasional secara langsung di lokasi.

Sistem ini juga mengurangi pengeluaran operasional serta mengantisipasi kesalahan manusia. Keterhubungan yang lancar dengan WMS, TMS, dan ERP menjadikan pengelolaan logistik menjadi lebih efektif dan meningkatkan pengalaman pelanggan. Ini beberapa manfaat yang langsung Anda rasakan setelah mendigitalisasi administrasi dan pemberkasan delivery order:

a. Proses Lebih Cepat dan Efisien

Bagaimana cara mengurangi tugas administratif dokumen pengiriman yang memakan waktu? Solusinya melalui digitalisasi, proses pembuatan pesanan pengiriman dapat dilakukan secara otomatis melalui sistem penjualan. Penyampaian data kepada tim gudang juga dapat terjadi secara segera, yang jauh mengurangi durasi waktu jika dibandingkan dengan cara pencetakan manual.

b. Meningkatkan Akurasi Data dan Minimalkan Error

Pencatatan secara manual menggunakan kertas cenderung menyebabkan kesalahan pengetikan. Anda bisa menggunakan delivery order template standar atau mengacu pada contoh format delivery order digital yang sudah baku. Tindakan ini menghindari adanya klaim perbedaan barang atau pengiriman yang salah dari pembeli.

c. Akses Informasi dan Keterlacakan yang Mudah

Apakah pelacakan armada logistik Anda masih terhambat? Melalui sistem digital, kendala tersebut teratasi karena seluruh tim kini bisa memantau pergerakan truk lewat satu layar komputer. Alhasil, status pengiriman terpantau pasti tanpa perlu telepon berulang ke pengemudi.

d. Mengurangi Biaya Operasional

Dalam jangka panjang, digitalisasi terbukti telah berhasil menghentikan pemborosan anggaran operasional. Perusahaan tidak perlu lagi mengalokasikan dana untuk membeli kertas karbon atau menyewa ruang arsip fisik. Penghematan ini akan secara langsung memotong biaya rutin belanja ATK pengiriman secara permanen.

e. Integrasi Data yang Lebih Baik

Ketika aplikasi DO digital terkoneksi langsung dengan sistem WMS dan ERP, seluruh informasi logistik akan mengalir tanpa hambatan. Aliran data dari gudang secara otomatis memodernisasi sistem penagihan, sehingga tim akuntansi dapat segera mengeluarkan faktur tanpa harus melakukan entri ulang secara manual.

f. Peningkatan Kualitas Layanan Logistik

Integrasi ini memastikan pihak ekspedisi atau layanan logistik menerima instruksi muat tanpa keliru, sehingga proses di lapangan berjalan smooth sailing. Truk dapat langsung berangkat menuju lokasi bongkar, yang pada akhirnya memangkas angka keterlambatan sekaligus menurunkan komplain pelanggan.

7. Otomatisasi Pembuatan Dokumen Delivery Order dengan Software ScaleOcean

Bagaimana cara memangkas waktu tunggu dalam bisnis logistik saat ini? ScaleOcean Atlas for Logistics menghadirkan sistem otomatisasi yang langsung menerbitkan delivery order begitu pesanan masuk. Hasilnya, tim gudang bisa langsung mengemas muatan tanpa dokumen cetak, sehingga risiko salah ketik data tereliminasi.

Selain administrasi otomatis, platform ini menyediakan pelacakan armada secara langsung melalui satu dasbor komputer. Seluruh pergerakan truk dan posisi kargo terpantau secara aktual, sehingga tim operasional bisa memastikan pengiriman tiba tepat waktu tanpa perlu menelepon pengemudi secara berulang.

Untuk membantu perusahaan lebih memahami bagaimana sistem ini dapat mengoptimalkan operasional mereka, ScaleOcean menawarkan konsultasi gratis. Konsultasi ini memungkinkan pengguna untuk langsung melihat bagaimana modul-modul ScaleOcean Atlas for Logistics bekerja dalam mempermudah dan meningkatkan efisiensi alur kerja logistik mereka.

• Automated Document Generation: Sistem otomatis menghasilkan dokumen pengiriman berdasarkan data transaksi, mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi.
• Integrasi dengan Modul Inventory & Warehouse: Data inventaris dan pengiriman terintegrasi otomatis untuk akurasi pengelolaan stok dan pengiriman barang.
• Modul Pengiriman Multi-Mode (LCL, FCL, LTL, FTL): Mendukung berbagai metode pengiriman untuk menyesuaikan dengan volume dan jenis barang yang dikirim.
• Integrasi dengan Sistem Bea Cukai & Kepabeanan (CEISA 4.0): Otomatisasi dokumen kepabeanan untuk mempercepat clearance dan memastikan kepatuhan regulasi.
• Integrasi dengan Sistem Pembayaran & Faktur: Mengotomatiskan pembuatan faktur dan pembayaran sesuai dengan transaksi pengiriman, mengurangi beban administrasi.

8. Kesimpulan

Contoh delivery order template yang tepat sangat membantu perusahaan dalam menjaga keakuratan data dan efisiensi pengiriman. Dokumen ini juga berperan penting sebagai alat koordinasi antar divisi, memastikan barang diterima sesuai pesanan dan meminimalkan potensi kesalahan yang dapat merugikan operasional bisnis.

Jika Anda ingin mengelola pengiriman dengan lebih cepat dan terstruktur, gunakan ScaleOcean Atlas for Logistics. Sistem ini memungkinkan Anda membuat dokumen DO otomatis, melacak status pengiriman secara real-time, dan mengintegrasikan data dengan modul lainnya, sehingga seluruh proses logistik dapat berjalan lebih lancar dan transparan. Anda juga bisa coba konsultasi gratis ScaleOcean untuk melihat langsung bagaimana software ini bekerja.