Contoh Delivery Order Template, Fungsi, dan Cara Buatnya

Keberhasilan pengiriman barang sangat bergantung pada dokumentasi yang tepat dan akurat. Salah satu dokumen penting dalam bisnis logistik adalah contoh delivery order, yang membantu memastikan barang dikirim sesuai dengan kesepakatan antara pengirim dan penerima.

Dengan menggunakan contoh delivery order template, Anda dapat menjaga konsistensi serta kelengkapan informasi pada setiap dokumen yang diterbitkan, sehingga proses pengiriman berjalan lebih terorganisir dan transparan.

Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti pengiriman, tetapi juga instrumen komunikasi yang menghubungkan berbagai pihak yang terlibat dalam shipping. Sehingga pastikan dokumen tersebut memiliki format yang terstruktur dan lengkap.

Artikel ini membahas secara rinci contoh surat delivery order dan format yang dapat Anda gunakan sebagai acuan. Penjelasan mencakup struktur utamanya dan juga cara praktis agar memudahkan dalam mengakses, mengedit, hingga membagikan dokumen DO ke semua pihak terkait.

Key Takeaways

• Dokumen Delivery Order (DO) adalah dokumen dalam proses pengiriman barang, yang memberikan petunjuk kepada pihak logistik.
• Fungsi surat delivery order meliputi instruksi pengiriman, bukti pengiriman, pemantauan barang, dan informasi detail.
• Software Logistik ScaleOcean mempercepat penyusunan dan perilisan dokumen delivery order dengan template ready-to-use yang dapat dikustomisasi.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Dokumen Delivery Order (DO)?

Dokumen Delivery Order (DO) adalah dokumen penting dalam proses pengiriman yang berfungsi sebagai instruksi kepada pihak logistik, seperti kurir atau ekspedisi, untuk menyerahkan dan mengirimkan barang sesuai pesanan.

Umumnya, penjual menerbitkan DO setelah terjadi kesepakatan dengan pembeli, dan dokumen ini mencantumkan informasi detail seperti jenis, jumlah, serta rincian pengiriman barang. Hal tersebut akan memudahkan pihak logistik dalam mengeksekusi pengiriman secara akurat dan tepat waktu.

2. Fungsi Dokumen Delivery Order

Sebelum barang berpindah dari penjual ke pembeli, contoh surat delivery order (DO) menjadi elemen krusial dalam sistem distribusi. Dokumen ini tidak hanya mendukung kelancaran operasional logistik, tetapi juga memastikan transparansi dan akurasi dalam setiap tahap pengiriman.

Berikut beberapa fungsi dokumen delivery order:

a. Instruksi Pengiriman Barang

Delivery order memberikan perintah tertulis yang jelas kepada pihak logistik untuk mengeluarkan dan mengirim barang sesuai permintaan. Dokumen ini menjamin bahwa setiap langkah pengiriman berlangsung berdasarkan informasi dan persetujuan resmi antara penjual dan pembeli.

b. Bukti Pengiriman Barang

Dokumen delivery order berfungsi sebagai bukti sah pengiriman barang yang dapat digunakan kedua belah pihak untuk memastikan transaksi telah berjalan sesuai kesepakatan. Selain itu, jika muncul sengketa, dokumen ini dapat menjadi dasar hukum yang memperkuat posisi penjual maupun pembeli.

c. Pemantauan Barang

Selain sebagai bukti transaksi, contoh dokumen delivery order juga membantu dalam memantau proses pengiriman secara real-time. Penjual maupun pembeli dapat mengetahui posisi barang selama perjalanan, sehingga memudahkan perencanaan logistik dan memastikan pengiriman tetap sesuai jadwal.

d. Informasi Detail Pengiriman

Dokumen ini memuat detail penting seperti jenis barang, jumlah unit, alamat pengiriman, hingga metode pengangkutan. Dengan informasi tersebut, tim logistik dapat menjalankan proses distribusi secara lebih akurat dan efisien, sekaligus mengurangi risiko kesalahan kirim.

Baca juga: Mengenal Perbedaan Delivery Note dan Delivery Order

3. Bagaimana Struktur Contoh Delivery Order (DO) yang Tepat?

Delivery order umumnya memuat informasi penting seperti nomor dokumen, nama dan alamat lengkap penjual serta pembeli, dan tanggal pengiriman. Data ini bertujuan untuk memastikan kejelasan identitas, akurasi transaksi, serta kelancaran proses distribusi barang.

Sebagai salah satu dokumen rekam jejak logistik yang penting, penting untuk membuat delivery order format yang baik dengan mencantumkan beberapa elemen kunci. Berikut ini struktur penting dalam format DO.

a. Identitas Perusahaan Pengirim

Bagian ini harus mencakup informasi dasar tentang perusahaan yang mengirim barang. Secara spesifik memuat nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, dan logo perusahaan jika ada.

Hal ini bertujuan agar memudahkan menghubungi pihak yang bertanggung jawab atas pengiriman barang, terutama jika Anda memiliki pertanyaan terkait pengiriman atau terjadi masalah yang tidak terduga.

b. Identitas Perusahaan Penerima

Selanjutnya, isi informasi lengkap mengenai pihak yang akan menerima barang. Detail informasinya sama dengan perusahaan pengirim. Informasi ini bertujuan untuk memastikan barang dikirim ke tujuan yang benar.

Dengan mencantumkan identitas penerima secara jelas, risiko kesalahan pengiriman dapat diminimalkan, dan proses penerimaan barang menjadi lebih efisien. Selain itu, kelengkapan data ini juga memudahkan pelacakan dan pencatatan transaksi.

c. Nomor Surat Delivery Order

Dalam delivery order template juga perlu dicantumkan nomor surat DO. Nomor ini berfungsi sebagai referensi utama dalam pelacakan dan manajemen dokumen pengiriman.

Berdasarkan ELEXtensions, nomor pesanan berperan sebagai pengenal unik yang terkait dengan pembelian tertentu. Nomor unik ini memungkinkan Anda untuk melacak detail pesanan, mendapatkan pembaruan pengiriman, dan menerima dukungan pascapembelian

d. Tanggal Terbit Dokumen

Tanggal ini untuk mencatat waktu resmi dimulainya proses pengiriman. Informasi mengenai tanggal terbit juga membantu menentukan waktu pengiriman dan estimasi kedatangan barang.

Selain itu, juga berguna untuk keperluan audit dan pelaporan operasional, serta membantu memastikan bahwa pengiriman dilakukan sesuai jadwal yang telah disepakati.

e. Detail Barang

Bagian ini berisi informasi rinci tentang barang yang akan dikirim. Dalam konteks kepabeanan, notul juga sering mencantumkan detail barang untuk membetulkan data impor yang keliru. Mulai dari deskripsi barang, jumlah, berat, ukuran, dan kode barang jika ada.

Seluruh detail ini bertujuan untuk verifikasi bahwa barang yang terkirim sesuai dengan pesanan dan memenuhi spesifikasi. Dengan mencantumkan detail barang secara lengkap, Anda dapat meminimalisir kesalahan pengiriman.

f. Detail Pengiriman

Selanjutnya detail pengiriman berisi informasi cara dan rencana melakukan pengiriman barang, termasuk metode pengirimannya. Misalnya menggunakan transportasi darat, laut, atau udara, nama pengangkut atau jasa kurir, nomor kendaraan atau kontainer.

Selain itu, juga harus ada informasi perkiraan waktu kedatangan barang di tujuan. Informasi ini penting untuk memantau status pengiriman dan memastikan barang dikirim sesuai dengan perjanjian.

4. Contoh Surat Delivery Order

Sebuah perusahaan elektronik PT. Elektronika Jaya mengirimkan 50 unit laptop ke perusahaan PT. Teknologi Masa Depan. Pengiriman dilakukan pada tanggal 24 Mei 2024. Berikut contoh surat delivery order berdasarkan skenario tersebut.

Dengan skenario dan pengisian seperti di atas, dokumen delivery order menjadi jelas dan informatif, sehingga kedua pihak paham detail pengiriman dan memudahkan proses verifikasi saat barang diterima.

Berdasarkan formulir DO yang baru saja diisi, terdapat beberapa insight penting yang bisa diambil untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik.

Pertama, adanya informasi yang lengkap dan jelas mengenai identitas perusahaan pengirim dan penerima membantu memperkuat kepercayaan antara keduanya. Tujuannya untuk menjaga transparansi dan komunikasi yang baik sehingga secara langsung meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

Pencatatan nomor dalam delivery order format dan tanggal terbit dokumen memungkinkan bisnis logistik untuk melacak setiap pengiriman dengan lebih efisien. Hal ini mempermudah identifikasi pengiriman dan membantu penyelesaian masalah jika terjadi keterlambatan pengiriman atau ada ketidaksesuaian.

Detail barang seperti 50 unit laptop model XYZ sangat penting untuk menghindari kesalahan pengiriman yang dapat berdampak negatif pada operasional bisnis dan reputasi perusahaan.

Selain itu, memastikan detail barang diisi dengan tepat juga membantu dalam perencanaan transportasi logistik yang sesuai dengan karakteristik barang.

Informasi mengenai tanggal dan waktu pengiriman dalam delivery order template juga membantu dalam perencanaan logistik dan distribusi.

Dengan mengetahui waktu pengiriman yang pasti, PT. Elektronika Jaya dapat mengatur jadwal pengiriman lainnya dan memastikan efisiensi penggunaan armada pengiriman. Ini juga memberikan informasi yang jelas kepada pelanggan terkait waktu tiba barang.

Informasi waktu pengiriman yang akurat membantu PT. Elektronika Jaya menyusun jadwal operasional dengan lebih efisien dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Untuk mencapai hal ini, perusahaan mengandalkan software logistik terbaik, salah satunya ScaleOcean, yang mampu menyediakan data real-time dan terintegrasi secara menyeluruh.

5. Apa Manfaat Digitalisasi Delivery Order?

Mentransformasi dokumen fisik delivery order (DO) menjadi format digital membawa banyak keuntungan signifikan bagi perusahaan logistik dan pengirim barang.

Proses digitalisasi ini bukan sekadar mengikuti tren, melainkan sebuah langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kecepatan operasional. Berikut adalah manfaat-manfaat utama yang bisa didapatkan dari digitalisasi delivery order:

a. Proses Lebih Cepat dan Efisien

Digitalisasi memungkinkan pembuatan delivery order, dokumen penting dalam pengiriman, menjadi jauh lebih cepat, seringkali dapat diotomatisasi langsung dari sistem pesanan penjualan.

Distribusinya ke pihak terkait, seperti tim gudang atau penyedia layanan logistik, juga bisa dilakukan secara instan melalui sistem atau email. Ini menghemat banyak waktu dan tenaga dibandingkan proses manual yang mencetak dan mendistribusikan fisik dokumen satu per satu.

DenganScaleOcean Logistics Software, semua proses ini bisa Anda lakukan dalam satu platform terintegrasi. Cukup dengan beberapa klik, Anda bisa membuat dokumen pengiriman, melacak statusnya secara real-time, dan mengelola seluruh rantai pasok dengan lebih mudah.

Software ini tidak hanya mempercepat alur kerja, tetapi juga membantu Anda untuk mencegah human error yang sering terjadi pada proses manual.

b. Meningkatkan Akurasi Data dan Minimalkan Error

Menggunakan sistem digital untuk delivery order secara drastis mengurangi risiko kesalahan input data yang rentan terjadi pada pencatatan manual di formulir kertas.

Anda bisa menggunakan delivery order template standar atau mengacu pada contoh format delivery order digital yang sudah baku. Data menjadi lebih konsisten dan akurat di seluruh proses, meminimalkan potensi masalah akibat informasi yang keliru.

c. Akses Informasi dan Keterlacakan yang Mudah

Dokumen delivery order digital mudah disimpan, diarsipkan, dan dicari kembali kapanpun dibutuhkan tanpa perlu ruang penyimpanan fisik yang besar.

Pihak terkait yang memiliki akses, termasuk penjual, tim gudang, dan tim pengiriman, bisa melihat status atau informasi DO secara real-time melalui platform terintegrasi. Hal ini meningkatkan transparansi dan kemampuan pelacakan setiap pengiriman dengan lebih efektif.

d. Mengurangi Biaya Operasional

Salah satu manfaat nyata dari digitalisasi adalah pengurangan biaya operasional yang signifikan dalam jangka panjang. Anda tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk mencetak formulir delivery order dalam jumlah besar, membeli kertas karbon, atau menyediakan ruang penyimpanan arsip fisik yang terus bertambah.

Efisiensi proses secara keseluruhan juga mengurangi biaya tenaga kerja untuk tugas-tugas administrasi yang repetitif secara manual.

e. Integrasi Data yang Lebih Baik

Sistem delivery order digital bisa diintegrasikan langsung dengan sistem bisnis lain yang Anda gunakan, seperti sistem manajemen gudang (WMS), manajemen transportasi (TMS), atau Enterprise Resource Planning (ERP).

Ini memungkinkan data DO mengalir mulus antar-departemen seperti ke departemen penagihan atau inventaris. Proses jadi lebih otomatis, data konsisten di semua platform, dan koordinasi antar-fungsi bisnis menjadi lebih baik.

f. Peningkatan Kualitas Layanan Logistik

Digitalisasi delivery order tidak hanya menguntungkan internal perusahaan pengirim, tetapi juga penyedia layanan logistik dan pelanggan akhir.

Pihak ekspedisi menerima instruksi pengambilan barang lebih cepat dan akurat di gudang, yang mempercepat proses loading. Ini pada akhirnya berkontribusi pada siklus pengiriman yang lebih cepat, efisien, dan andal, meningkatkan kepuasan pelanggan.

6. Otomatisasi Pembuatan Dokumen Delivery Order dengan Software ScaleOcean

Memasuki era digital, efisiensi operasional menjadi kunci, terutama dalam industri logistik yang serba cepat. Software Logistik ScaleOcean menyediakan solusi terbaik untuk Otomatisasi Pembuatan Dokumen Delivery Order dengan memanfaatkan berbagai fitur canggih.

Proses automatisasi pengiriman & pemesanan memungkinkan pembuatan Delivery Order secara langsung begitu pesanan diterima, menghemat waktu dan meminimalkan kesalahan manual. Selain itu, Tracking Pengiriman Real-Time memungkinkan pemantauan status pengiriman secara langsung.

Untuk membantu perusahaan lebih memahami bagaimana sistem ini dapat mengoptimalkan operasional mereka, ScaleOcean menawarkan demo gratis. Demo ini memungkinkan pengguna untuk langsung melihat bagaimana fitur-fitur canggih ini bekerja dalam mempermudah dan meningkatkan efisiensi alur kerja logistik mereka.

• Automated Document Generation: Sistem otomatis menghasilkan dokumen pengiriman berdasarkan data transaksi, mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi.
• Integrasi dengan Modul Inventory & Warehouse: Data inventaris dan pengiriman terintegrasi otomatis untuk akurasi pengelolaan stok dan pengiriman barang.
• Modul Pengiriman Multi-Mode (LCL, FCL, LTL, FTL): Mendukung berbagai metode pengiriman untuk menyesuaikan dengan volume dan jenis barang yang dikirim.
• Integrasi dengan Sistem Bea Cukai & Kepabeanan (CEISA 4.0): Otomatisasi dokumen kepabeanan untuk mempercepat clearance dan memastikan kepatuhan regulasi.
• Integrasi dengan Sistem Pembayaran & Faktur: Mengotomatiskan pembuatan faktur dan pembayaran sesuai dengan transaksi pengiriman, mengurangi beban administrasi.

7. Kesimpulan

Contoh delivery order template yang tepat sangat membantu perusahaan dalam menjaga keakuratan data dan efisiensi pengiriman. Dokumen ini juga berperan penting sebagai alat koordinasi antar divisi, memastikan barang diterima sesuai pesanan dan meminimalkan potensi kesalahan yang dapat merugikan operasional bisnis.

Jika Anda ingin mengelola pengiriman dengan lebih cepat dan terstruktur, gunakan Software Logistik ScaleOcean. Sistem ini memungkinkan Anda membuat dokumen DO otomatis, melacak status pengiriman secara real-time, dan mengintegrasikan data dengan modul lainnya, sehingga seluruh proses logistik dapat berjalan lebih lancar dan transparan. Anda juga bisa coba demo gratis ScaleOcean untuk melihat langsung bagaimana software ini bekerja.