Apa itu Delivery Order, Fungsi, Jenis, serta Keuntungannya

Ketepatan dalam pengiriman barang bukan hanya soal kecepatan, tetapi juga soal akurasi dan dokumentasi yang terkelola dengan baik. Dalam industri logistik, pengelolaan pengiriman membutuhkan koordinasi yang baik agar operasional berjalan efisien dan pelanggan tetap puas.

Salah satu elemen penting dalam proses ini adalah penggunaan delivery order atau DO. Dokumen ini tidak sekadar menjadi instruksi pengiriman, tetapi juga berperan sebagai bukti legal yang memverifikasi transaksi dan mendukung kelancaran distribusi.

Dengan informasi yang jelas dan terstruktur, DO membantu semua pihak memahami perannya. Artikel ini akan membahas lebih dalam mengenai pengertian delivery order serta fungsi, manfaat, serta pentingnya dokumen ini dalam praktik logistik modern.

Key Takeaways

• Delivery Order (DO) adalah dokumen resmi dari penjual kepada gudang atau pengangkut untuk menyerahkan barang yang telah dibeli kepada pihak yang ditunjuk.
• Delivery order memiliki berbagai jenis tergantung tujuan pengiriman, seperti untuk penjualan eksternal atau transfer internal antar gudang perusahaan, serta format manual atau digital.
• Tips membuat delivery order yang efisien adalah memastikan kelengkapan dan akurasi data, menggunakan format standar, menerbitkan segera, dan menyimpan salinan sebagai arsip penting.
• Software logistik ScaleOcean adalah solusi otomatisasi proses pengiriman barang perusahaan yang memudahkan pemantauan dan eksekusi aktivitas logistik.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Delivery Order (DO)?

Delivery Order (DO) adalah dokumen resmi yang berfungsi sebagai surat perintah dari penjual atau penyedia jasa logistik 3PL kepada pihak gudang atau pengangkut untuk menyerahkan barang yang telah dipesan pembeli kepada pihak yang ditunjuk.

Dokumen logistik ini mencantumkan rincian pesanan, seperti daftar barang, jumlah, alamat tujuan, serta informasi penting lainnya yang digunakan sebagai panduan untuk menyiapkan barang di gudang dan dasar pembuatan surat jalan.

Sebagai instrumen penting dalam logistik, DO memastikan semua pihak yang terlibat, seperti penjual, gudang, kurir, dan pembeli, memiliki acuan yang jelas untuk memahami tugas dan tanggung jawab mereka.

Hal ini mengurangi risiko kesalahan pengiriman, mempercepat proses pengiriman, dan menjadi bukti akurat untuk melacak status pengiriman, mengelola inventaris, serta mendukung transaksi bisnis dan klaim asuransi.

Baca juga: 5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik

2. Apa Fungsi Utama Delivery Order dalam Proses Logistik?

Delivery order pada bisnis logistik punya peran krusial yang melibatkan berbagai aspek, mulai dari pengiriman hingga penagihan pembayaran. Berikut pembahasan lebih detail mengenai masing-masing fungsi tersebut.

a. Dokumen Resmi Pengiriman

Sebagai dokumen resmi pengiriman, dokumen delivery order memberikan otorisasi dan instruksi yang jelas kepada pihak gudang untuk menyiapkan serta menyerahkan barang kepada pihak kurir atau pembeli.

Dokumen delivery order memuat semua informasi penting, seperti deskripsi dan jumlah barang, tercatat secara akurat. Dengan demikian, proses pengiriman berjalan sesuai kesepakatan, mengurangi risiko kesalahpahaman dan menjamin kelancaran operasional logistik.

b. Verifikasi dan Pengiriman Barang

Tidak hanya itu, delivery order (DO) berfungsi sebagai alat verifikasi utama bagi pengirim dan penerima. Dengan dokumen ini, kedua belah pihak dapat memastikan kesesuaian barang yang dikirim dengan pesanan yang telah disepakati.

Sebelum barang diserahkan, DO harus diverifikasi dan ditandatangani oleh penerima, yang menjadi bukti bahwa barang telah diterima dalam kondisi dan jumlah yang benar. Fungsi ini sangat penting untuk menjaga integritas proses pengiriman logistik, serta meminimalisir risiko kehilangan atau kerusakan barang selama perjalanan.

c. Dasar Penagihan dan Pembayaran

Selain sebagai instrumen pengiriman dan verifikasi, delivery order adalah dokumen untuk penagihan dan pembayaran, karena berisi semua informasi yang diperlukan untuk menyusun faktur. contoh notul Dalam praktik kepabeanan, juga berfungsi sebagai dasar penagihan ketika terjadi koreksi data impor.

Informasi tersebut termasuk rincian barang, jumlah, dan kondisi barang pada saat pengiriman. Dengan ini, DO menciptakan adanya transparansi dalam proses penagihan dan memudahkan kedua pihak dalam melakukan rekonsiliasi finansial.

d. Memudahkan Pelacakan Pengiriman

Delivery Order (DO) berperan penting untuk memudahkan pencatatan dan pelacakan status pengiriman barang secara real-time.

Informasi yang tercantum di dalamnya, seperti nomor pengiriman dan detail tujuan, memungkinkan perusahaan dan pelanggan memantau perjalanan barang dari gudang hingga tiba di tangan penerima. Ini meningkatkan transparansi dan memungkinkan respons cepat jika terjadi kendala.

Baca juga: Apa itu Surat Konfirmasi Pesanan Barang serta Manfaatnya

3. Apa Manfaat Delivery Order dalam Proses Logistik?

Penggunaan delivery order bukan hanya sekadar formalitas administrasi dalam sebuah transaksi. Dokumen ini punya peran sangat penting dalam memastikan kelancaran, akurasi, dan efisiensi seluruh proses logistik dari gudang hingga barang tiba di tujuan.

Ada beberapa manfaat utama yang bisa didapatkan dengan menerapkan sistem DO secara konsisten dalam operasional bisnis Anda, antara lain:

a. Memberikan Instruksi dan Otorisasi yang Jelas

Manfaat pertama delivery order adalah berfungsi sebagai perintah tertulis yang tegas dari penjual kepada pihak logistik yang ditugaskan. Dokumen ini memberikan otorisasi resmi bagi kurir atau ekspedisi untuk mengambil barang spesifik dari gudang.

Ini sangat efektif mencegah kebingungan mengenai barang apa yang boleh diambil dan ke mana tujuannya harus dikirim.

b. Memastikan Akurasi Pengambilan Barang

Dengan adanya rincian barang yang jelas di dalamnya, delivery order membantu tim gudang saat menyiapkan barang dan pihak logistik saat mengambilnya. Mereka bisa mencocokkan fisik barang yang diambil dengan data yang tertera di DO.

Hal ini krusial untuk meminimalkan kesalahan dalam pengambilan kuantitas atau jenis barang yang dipesan pelanggan.

c. Menjadi Dokumentasi Resmi Pengiriman Awal

Setiap delivery order yang diterbitkan menjadi catatan resmi dari suatu rencana pengiriman yang akan atau sedang berjalan. Dokumen ini berfungsi sebagai referensi utama bagi penjual maupun pihak logistik mengenai barang yang akan keluar dari gudang.

Seringkali, dokumen turunan seperti surat jalan yang menyertai barang dibuat berdasarkan informasi yang valid dari delivery order ini.

d. Memperlancar Proses Serah Terima dan Koordinasi

Penggunaan delivery order menciptakan prosedur standar yang efisien saat serah terima barang dari gudang penjual kepada pihak logistik.

Semua pihak terkait tahu dokumen apa yang harus disiapkan, diperiksa, dan ditandatangani (jika diperlukan oleh prosedur internal) pada titik pengambilan. Hal ini sangat membantu mempercepat proses awal pengiriman dan mengurangi potensi hambatan birokrasi di gudang.

e. Membantu Penyelesaian Masalah dan Investigasi

Jika terjadi isu atau ketidaksesuaian selama proses pengiriman, misalnya ada perbedaan jumlah barang yang diterima atau bahkan keterlambatan pengiriman yang signifikan, delivery order bisa menjadi alat bantu penting.

Dokumen ini menyediakan data awal yang akurat mengenai instruksi dan barang yang seharusnya diproses dan dikirimkan. Investigasi terhadap masalah logistik yang timbul jadi lebih mudah dilakukan dengan merujuk pada DO yang relevan.

Dengan software logistik ScaleOcean, pengelolaan delivery order menjadi lebih mudah dan terintegrasi. Anda dapat membuat, melacak, dan mengelola semua delivery order secara digital, mengurangi risiko kesalahan manual, mempercepat proses administrasi, dan memastikan visibilitas penuh terhadap setiap tahap pengiriman.

4. Isi Dokumen Delivery Order

Untuk memastikan proses pengiriman berjalan lancar dan semua pihak memiliki acuan yang sama, yakni Delivery Order (DO). Kelengkapan data ini menjadi kunci dalam mencegah terjadinya kesalahan, mempermudah pelacakan, dan menjaga akurasi inventaris.

Berikut adalah isi yang wajib ada dalam sebuah dokumen DO:

• Nomor identifikasi DO: Setiap DO harus memiliki nomor identifikasi yang berbeda. Nomor ini berfungsi sebagai referensi utama untuk melacak pesanan, mempermudah administrasi, dan mengelola riwayat pengiriman.
• Nama dan alamat penjual: Informasi ini mengidentifikasi pihak yang mengeluarkan barang. Rincian ini penting untuk verifikasi, komunikasi, dan sebagai dasar jika ada masalah terkait produk.
• Nama dan alamat pembeli (penerima): Data ini memastikan barang dikirim ke tujuan yang benar. Informasi yang akurat sangat krusial untuk mencegah kesalahan pengiriman dan memastikan barang sampai ke tangan yang tepat.
• Rincian barang: Bagian ini mencakup detail lengkap mengenai barang yang dikirim, seperti nama produk, jumlah, dan satuan ukur (misalnya, unit, box, kg). Rincian ini menjadi bukti bahwa barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan.
• Informasi pengiriman: Dokumen DO mencantumkan tanggal pengiriman, yang penting untuk penjadwalan, pelacakan, dan estimasi waktu sampai barang. Ini juga bisa mencakup informasi tambahan seperti nama kurir atau nomor kendaraan.

5. Apa Saja Jenis Dokumen Delivery Order (DO)?

Meskipun konsep dasarnya satu, yaitu sebagai perintah pengiriman, dalam praktik operasional logistik kita bisa menemukan beberapa variasi atau jenis dari dokumen delivery order.

Variasi ini biasanya muncul tergantung pada kebutuhan internal perusahaan, alur kerja dengan pihak ketiga, atau cara pendistribusian dokumen itu sendiri. Memahami jenis-jenis delivery order ini membantu memastikan setiap lembar dokumen sampai ke pihak yang tepat dan menjalankan fungsinya

Memahami fungsi dan jenis delivery order juga penting dalam konteks penggunaan berbagai dokumen pengiriman barang lainnya dalam logistik, seperti surat jalan, packing list, dan bill of lading, yang masing-masing memiliki peran unik namun saling terkait dalam memastikan kelancaran perpindahan barang. Berikut penjelasan lengkapnya:

a. Berdasarkan Lembar (Asli dan Tembusan)

Secara umum, DO dicetak dalam bentuk formulir rangkap, yaitu ada lembar asli dan beberapa tembusan atau salinan di bawahnya. Setiap lembar ini memiliki peruntukan spesifik untuk pihak-pihak berbeda yang terlibat dalam proses pengiriman barang.

Sistem rangkap ini dirancang untuk memastikan semua pihak yang berkepentingan mendapatkan salinan dokumen yang sama persis sebagai referensi mereka.

b. Peruntukan Tiap Lembar Warna

Biasanya, setiap lembar tembusan DO dibedakan berdasarkan warna kertasnya, misalnya putih, merah, kuning, atau hijau. Lembar asli (seringkali putih) biasanya ditujukan untuk arsip internal penjual atau departemen keuangan.

Tembusan warna lain didistribusikan kepada tim gudang sebagai instruksi persiapan barang, kepada pihak ekspedisi yang mengambil barang, atau dikembalikan oleh ekspedisi sebagai bukti pengambilan barang yang sah.

c. Kaitan dengan Surat Jalan

Penting juga untuk memahami perbedaan atau kaitan delivery order dengan surat jalan, meskipun keduanya terkait erat. Delivery order secara spesifik berfungsi sebagai otorisasi dan perintah pengambilan barang dari gudang oleh pihak logistik.

Sementara itu, surat jalan adalah dokumen yang menyertai fisik barang selama perjalanan dari titik asal hingga tujuan akhir dan berfungsi sebagai bukti legal barang selama transit. Data dari delivery order seringkali menjadi sumber utama informasi untuk menyusun surat jalan ini.

d. Format Fisik atau Digital

Dari segi format penyampaiannya, delivery order bisa berupa dokumen fisik yang dicetak di atas kertas formulir rangkap yang sudah umum digunakan. Namun, seiring perkembangan teknologi, semakin banyak perusahaan yang beralih menggunakan delivery order dalam format digital.

Format digital ini bisa berupa file PDF yang dikirim via email atau data yang terintegrasi langsung antar-sistem melalui pertukaran data elektronik (EDI) untuk efisiensi yang lebih tinggi. Software logistik terbaik biasanya sudah mendukung digitalisasi dokumen ini.

6. Contoh Penggunaan Delivery Order (DO)

Sebagai contoh untuk memahami delivery order (DO) artinya dan penggunaannya, perhatikan ilustrasi sederhana berikut ini:

PT Maju Bersama adalah sebuah perusahaan manufaktur yang berlokasi di Jakarta. Perusahaan baru saja menyelesaikan produksi 100 unit perangkat elektronik yang perlu dikirim ke distributor, PT Tekno Solusi, yang berlokasi di Surabaya.

Perusahaan pun membuat dokumen DO. Tertulis 8 April 2025, sebagai hari pengiriman barang dari gudang Jakarta ke Surabaya. Dalam dokumen tersebut tertera bahwa produk akan dikirim menggunakan truk, dengan jasa pengiriman PT Logistik Nasional.

Pada tanggal yang ditentukan, perusahaan bisnis logistik mengirim truk ke gudang PT Maju Bersama untuk mengambil barang. Operator gudang memastikan semua unit telah sesuai dengan deskripsi di DO dan melakukan serah terima dengan menandatangani dokumen tersebut.

Setibanya di Surabaya, pihak PT Tekno Solusi menerima dan memeriksa barang sesuai dengan dokumen DO. Setelah memastikan semua barang dalam kondisi baik dan jumlahnya tepat, perwakilan perusahaan pun menandatangani dokumen tersebut sebagai bukti penerimaan.

PT Tekno Solusi kemudian mengirim konfirmasi penerimaan ke PT Maju Bersama dan proses penagihan dimulai berdasarkan informasi yang tercatat di DO.

7. Bagaimana Cara Membuat Delivery Order yang Lengkap dan Tepat?

Membuat dokumen delivery order (DO) yang lengkap dan akurat sangatlah penting agar proses pengiriman barang berjalan lancar tanpa masalah dari awal hingga akhir. Kesalahan kecil dalam pengisian DO bisa berdampak pada seluruh rantai logistik, termasuk potensi keterlambatan pengiriman atau ketidaksesuaian barang.

Ada beberapa langkah kunci yang perlu diperhatikan secara cermat saat menyiapkan delivery order yang benar, yaitu:

a. Siapkan Data Sumber yang Akurat

Langkah paling awal adalah memastikan semua data yang dibutuhkan untuk DO sudah tersedia dan akurat. Ini biasanya meliputi detail lengkap dari Sales Order (SO) atau Purchase Order (PO) pelanggan yang menjadi dasar pengiriman.

Memverifikasi ulang semua data pesanan dari dokumen sumber sangat krusial sebelum mulai mengisi delivery order.

b. Cantumkan Identitas Pengirim dan Penerima

Dokumen D/O harus secara jelas mencantumkan identitas lengkap pihak pengirim (biasanya penjual) dan pihak penerima (pembeli). Sertakan nama perusahaan, alamat lengkap, dan detail kontak yang relevan dan bisa dihubungi oleh pihak logistik.

Informasi yang jelas dan tepat ini penting untuk mencegah kesalahan pengiriman ke lokasi yang salah atau kesulitan saat proses serah terima.

c. Rinci Detail Barang yang Dikirim

Bagian paling krusial dari delivery order adalah rincian lengkap barang-barang yang akan dikirim. Cantumkan deskripsi setiap item secara jelas, jumlah atau kuantitas unitnya, dan satuan ukurnya (misalnya: pcs, karton, meter).

Detail yang lengkap dan akurat membantu tim gudang saat menyiapkan barang dan pihak penerima saat melakukan verifikasi kedatangan barang.

d. Beri Nomor dan Tanggal Delivery Order

Setiap dokumen delivery order wajib memiliki nomor unik sebagai identifikasi untuk membedakannya dari DO lain. Sertakan juga tanggal pembuatan DO tersebut atau tanggal pengiriman yang diharapkan dilakukan.

Adanya nomor dan tanggal ini sangat mempermudah proses pelacakan status pengiriman dan pencatatan arsip dokumen untuk referensi di kemudian hari.

e. Tambahkan Informasi Pengiriman dan Instruksi Khusus

Jika informasi mengenai pihak ekspedisi atau kurir yang akan mengambil barang sudah ditetapkan, cantumkan namanya dalam DO.

Apabila ada instruksi khusus terkait penanganan barang (misalnya: rapuh, jangan dibanting) atau jadwal pengiriman spesifik, masukkan detail tersebut di bagian catatan atau instruksi khusus. Informasi tambahan ini sangat membantu pihak logistik melaksanakan tugasnya sesuai harapan.

f. Siapkan untuk Dokumen Turunan Lain (seperti Surat Jalan)

Data lengkap dan akurat yang Anda masukkan dalam delivery order akan sangat berguna dan menjadi dasar untuk pembuatan dokumen lain yang relevan dalam proses pengiriman.

Informasi di DO ini biasanya ditransfer atau dicocokkan saat membuat surat jalan yang nantinya akan menyertai fisik barang selama perjalanan. Memastikan DO akurat berarti data surat jalan juga akan tepat dan konsisten.

Baca juga: 25 Aplikasi Logistik Terbaik untuk Manajemen Transportasi

8. Kesimpulan

Delivery order adalah dokumen penting dalam bisnis logistik yang berisi informasi penting terkait pengiriman barang. Informasi-informasi tersebut semuanya diperlukan untuk memastikan semua pihak dalam proses pengiriman barang paham akan tugas dan tanggung jawab mereka.

Fungsi DO tidak hanya untuk meminimalisir kesalahan dan mempercepat waktu pengiriman, tetapi juga berperan sebagai bukti akurat yang mendukung pelacakan pengiriman, pengelolaan inventaris, serta dasar klaim asuransi.

Ada beberapa informasi penting yang perlu dicantumkan dalam dokumen ini. Dengan mencantumkan tanggal pengiriman, data pengirim dan penerima, serta detail barang yang dikirim, proses delivery dijamin berjalan lancar.

Di dalamnya juga harus tertulis metode pengiriman dan syarat serta ketentuan khusus yang harus dipatuhi, agar kedua pihak bisa mempersiapkan logistik dengan lebih baik dan mengurangi risiko selama proses pengiriman. Oleh karena itu, cobalah demo gratis ScaleOcean untuk merasakan kemudahan integrasi dan pengelolaan dokumen pengiriman dalam satu sistem yang terhubung.