Pengiriman yang tepat tidak hanya ditentukan oleh kecepatan, tetapi juga oleh kesesuaian data dan dokumentasi. Dalam industri logistik, proses pengiriman harus dipastikan untuk terkoordinasi dengan baik supaya prosesnya menjadi efisien dan konsumen dapat memiliki pengalaman yang baik.
Oleh karena itu, delivery order atau DO menjadi dokumen yang berperan penting dalam proses pengiriman. Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai instruksi pengiriman, tetapi juga sebagai dokumen resmi yang membantu memverifikasi transaksi dan memperlancar proses distribusi barang.
Dengan menggunakan data yang tersusun, DO bisa membantu semua pihak untuk memahami tugas dan kewajibannya. Oleh karena itu, di dalam artikel ini akan dibahas tentang pengertian delivery order, fungsi, manfaat, dan pentingnya dokumen tersebut.
Key Takeaways
Delivery Order (DO) adalah dokumen resmi yang diterbitkan penjual untuk memberi instruksi kepada gudang atau pengangkut untuk menyerahkan barang yang telah dibeli kepada pihak yang ditentukan.
Delivery order memiliki berbagai jenistergantung tujuan pengiriman, seperti untuk penjualan eksternal atau transfer internal antar gudang perusahaan, serta format manual atau digital.
Tips membuat delivery order yang efisien adalah memastikan kelengkapan dan akurasi data, menggunakan format standar, menerbitkan segera, dan menyimpan salinan sebagai arsip penting.
Software logistik ScaleOcean adalah solusi otomatisasi proses pengiriman barang perusahaan yang memudahkan pemantauan dan eksekusi aktivitas logistik.
Delivery Order (DO) adalah dokumen resmi berupa surat perintah pengiriman barang kepada pihak gudang, pengangkut, atau penerima yang ditunjuk setelah pembeli melakukan pemesanan.
Dokumen logistik ini mencantumkan rincian pesanan, seperti daftar barang, jumlah, alamat tujuan, serta informasi penting lainnya yang digunakan sebagai panduan untuk menyiapkan barang di gudang dan dasar pembuatan surat jalan.
Sebagai instrumen penting dalam logistik, DO memastikan semua pihak yang terlibat, seperti penjual, gudang, kurir, dan pembeli, memiliki acuan yang jelas untuk memahami tugas dan tanggung jawab mereka.
Berdasarkan studi akademik di Indonesia, penelitian mengenai electronic delivery order (E-DO) menunjukkan adanya pengaruh signifikan terhadap peningkatan kualitas layanan logistik di pelabuhan domestik. Temuan ini menegaskan bahwa penggunaan delivery order digital berperan dalam meningkatkan efektivitas operasional sektor ekspor-impor.
2. Apa Fungsi Utama Delivery Order dalam Proses Logistik?
Delivery order merupakan salah satu dokumen yang berperan dalam dunia logistik karena memudahkan perusahaan untuk melakukan pengiriman dengan cara yang lebih rapi, aman, dan mudah dilacak. Selain menjadi suatu bukti administrasi, delivery order menjadi sebuah panduan yang harus diikuti oleh warehouse, kurir, dan penerima.
a. Instruksi Resmi Gudang
Dalam lingkup logistik, delivery order digunakan sebagai surat perintah bagi pegawai gudang untuk menyiapkan barang sebelum proses pengiriman dilakukan. Dokumen delivery order mencantumkan berbagai data penting seperti jenis barang, jumlah pesanan, tujuan pengiriman, dan penerima resmi barang.
Dengan menggunakan DO tersebut, pegawai gudang bisa menjamin bahwa barang-barang yang disiapkan telah memenuhi syarat yang dibutuhkan oleh konsumen. Hal tersebut juga dapat mencegah terjadinya kesalahan pada proses pengiriman dan penyerahan barang. Pada prakteknya, delivery order dan delivery note sering dibandingkan dikarenakan keduanya sama-sama berkaitan dengan proses logistik.
b. Keamanan Transaksi
Dalam proses pengiriman, delivery order berperan penting untuk menjaga keamanan transaksi. Melalui dokumen ini, perusahaan dapat memastikan barang hanya diserahkan kepada kurir, pembeli, atau penerima yang memang memiliki hak dan kewenangan.
Sebelum barang dikeluarkan dari gudang, DO biasanya akan diperiksa dan ditandatangani oleh pihak terkait. Langkah ini menjadi bukti serah terima yang sah, mirip seperti surat pengambilan barang ketika pihak tertentu diberi wewenang untuk mengambil barang. Dengan begitu, perusahaan dapat mengurangi risiko kehilangan, penyalahgunaan, atau pengambilan barang oleh pihak yang tidak berwenang.
c. Acuan Pelacakan Pengiriman
Selain itu, delivery order juga membantu perusahaan melakukan pelacakan pengiriman barang dengan lebih mudah. Nomor DO yang unik dapat digunakan sebagai referensi untuk memantau status pengiriman, nomor batch, spesifikasi produk, hingga lokasi tujuan pengiriman.
Melalui catatan yang rapi, perusahaan dapat menelusuri kondisi barang sejak proses pengepakan di gudang hingga sampai ke tujuan. Data pada DO juga bisa dicocokkan dengan commercial invoice agar informasi pengiriman dan transaksi tetap selaras. Jika terjadi kendala, seperti keterlambatan atau ketidaksesuaian produk, tim logistik dapat melakukan pengecekan dan mengambil tindakan yang tepat.
3. Apa Manfaat Delivery Order dalam Proses Logistik?
Pelaksanaan delivery order bukan hanya sekedar kegiatan administratif dalam proses transaksi. Pelaksanaan delivery order berperan penting dalam membantu kelancaran, ketepatan, dan efisiensi proses logistik yang dimulai dari gudang sampai barang mencapai destinasi tujuannya.
Berikut ini beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan penerapan sistem DO dalam operasional bisnis Anda, yakni:
a. Memberikan Instruksi dan Otorisasi yang Jelas
Pertama, delivery order merupakan perintah tertulis dari penjual kepada logistik. Dokumen ini memberikan otoritas resmi bagi ekspedisi untuk mengambil barang. Hal ini penting dalam pengiriman internasional, seperti dengan peran bill of lading dalam kontrak pengangkutan laut.
Ini sangat efektif mencegah kebingungan mengenai barang apa yang boleh diambil dan ke mana tujuannya harus dikirim.
b. Memastikan Akurasi Pengambilan Barang
Dengan adanya rincian barang yang jelas di dalamnya, delivery order membantu tim gudang saat menyiapkan barang dan pihak logistik saat mengambilnya. Mereka bisa mencocokkan fisik barang yang diambildengan data yang tertera di DO.
Hal ini krusial untuk meminimalkan kesalahan dalam pengambilan kuantitas atau jenis barang yang dipesan pelanggan. Untuk perdagangan lintas negara, akurasi ini juga harus didukung dokumen seperti certificate of origin.
c. Menjadi Dokumentasi Resmi Pengiriman Awal
Setiap delivery order yang diterbitkan menjadi catatan resmi dari suatu rencana pengiriman yang akan atau sedang berjalan. Dokumen ini berfungsi sebagai referensi utama bagi penjual maupun pihak logistik mengenai barang yang akan keluar dari gudang.
Seringkali, dokumen turunan seperti surat jalan barang akan menyertai pengiriman ini, dokumen ini dibuat berdasarkan informasi yang valid dari delivery order.
d. Memperlancar Proses Serah Terima dan Koordinasi
Penggunaan DO menciptakan prosedur standar saat serah terima barang. Semua pihak tahu dokumen yang harus diperiksa pada titik pengambilan. Selain surat jalan, pengirim juga perlu menyiapkan waybill sebagai bukti tanda terima antara pengirim dan pengangkut.
Semua pihak terkait tahu dokumen apa yang harus disiapkan, diperiksa, dan ditandatangani (jika diperlukan oleh prosedur internal) pada titik pengambilan. Hal ini sangat membantu mempercepat proses awal pengiriman dan mengurangi potensi hambatan birokrasi di gudang.
e. Membantu Penyelesaian Masalah dan Investigasi
Ketika muncul gangguan atau ketidakcocokan data (misalnya, berupa jumlah barang tidak sama atau jenis barang salah), delivery order bisa menjadi dokumen yang membantu.
Dokumen ini memberikan data awal yang akurat tentang instruksi dan barang yang seharusnya diproses dan dikirimkan. Pencarian penyebab gangguan logistik yang ada menjadi lebih mudah dengan melihat DO yang berkaitan.
Dengan menggunakan aplikasi logistik ScaleOcean, pengelolaan delivery order menjadi lebih mudah. Anda dapat membuat, melacak, dan mengelola semua delivery order dengan cara digital, menekan kesalahan administratif, mempercepat prosesnya, dan mendapatkan informasi lengkap tentang setiap tahap pengiriman.
4. Apa Isi Dokumen Delivery Order?
Delivery Order (DO) berisi nomor DO, tanggal, nama dan alamat pengirim serta penerima, informasi produk (jenis, jumlah, satuan), serta tanda tangan pihak yang berwenang. Berikut adalah sebutkan isi dari dokumen delivery order yang perlu ditulis.
Nomor identifikasi DO: Setiap DO harus memiliki nomor identifikasi yang unik. Nomor ini digunakan sebagai alat utama untuk mengidentifikasi dan melacak pesanan tersebut.
Nama dan alamat penjual: Data-data ini digunakan untuk mendapatkan pengenal atas pihak yang melakukan pengiriman. Rinciannya digunakan untuk proses verifikasi dan komunikasi, serta dapat digunakan sebagai landasan jika terjadi suatu kesalahan terhadap produk tersebut.
Nama dan alamat pembeli (penerima): Data-data ini digunakan untuk memastikan bahwa pengiriman barang dilakukan dengan baik. Jika data tersebut akurat, maka hal ini bisa membantu menghindari kesalahan pengiriman barang.
Rincian barang: Di bagian ini, cantumkan data tentang barang-barang yang akan dikirim, mulai dari nama produk, jumlahnya, hingga satuan ukurnya seperti unit, box, kg, dll. Melalui detail tersebut, penerima dapat memeriksa apakah barang yang datang telah sesuai dengan pesanan.
Informasi pengiriman: Delivery order memuat tanggal pengiriman supaya perusahaan dapat lebih mudah mengatur jadwal pengiriman tersebut, memprediksi ketepatan pengiriman dan lain sebagainya. Formulir DO juga memuat data-data lainnya, misalnya saja nama kurir atau nomor kendaraan.
5. Apa Saja Jenis Dokumen Delivery Order (DO)?
Pada praktek logistik, ada beberapa jenis DO yang digunakan sesuai kebutuhan dari masing-masing perusahaan, pihak ketiga dan proses distribusi dokumen. Jadi, Anda perlu memahami pemahaman mengenai jenis dan fungsi DO, serta berbagai dokumen pengiriman barang lainnya, seperti way bill, packing list, dan bill of lading. Dokumen tersebut punya fungsi yang berbeda namun saling melengkapi.
a. Berdasarkan Lembar (Asli dan Tembusan)
Pada umumnya, DO dicetak dalam bentuk formulir rangkap yang terdiri dari lembar asli dan beberapa salinan. Setiap lembar biasanya diberikan kepada pihak berbeda yang terlibat dalam proses pengiriman barang.
Format rangkap ini dirancang untuk menghindari adanya kesalahan atau permasalahan dalam proses pengiriman barang karena semuanya memiliki dokumen dengan isi yang sama sebagai dasar pengawasan.
b. Peruntukan Tiap Lembar Warna
Setiap lembar tembusan DO biasanya dibedakan berdasarkan warna kertas (seperti putih, merah, kuning, atau hijau). Lembar utama yang biasanya berwarna putih tersebut digunakan untuk ditahan oleh pihak penjual atau bagian keuangan untuk keperluan arsip internal mereka.
Namun demikian, lembar tembusan lainnya di dalam DO akan diterima oleh pihak-pihak berbeda berdasarkan kebutuhannya masing-masing. Misalnya, gudang menggunakan lembaran ini sebagai instruksi persiapan barang, pihak ekspedisi membawanya saat mengambil atau mengembalikan barang sebagai bukti pengambilan yang sah.
c. Kaitan dengan Surat Jalan
Namun, penting juga untuk memahami tentang hubungan antara delivery order dan surat jalan meskipun keduanya sangat berkaitan erat satu sama lain. Delivery order digunakan sebagai authorization dan instruction dalam mengambil barang dari gudang oleh logistik.
Surat jalan sendiri merupakan dokumen yang menemani barang fisik tersebut sepanjang perjalanannya dari asal ke tujuan akhir, dan digunakan sebagai bukti legalitas barang-barang tersebut sepanjang perjalanan transitnya. Data pada delivery order sering menjadi referensi utama dalam penulisan surat jalan tersebut.
d. Format Fisik atau Digital
Berdasarkan format penyampaiannya, delivery order dapat dikatakan sebagai sebuah dokumen dalam bentuk fisik yang dicetak di atas kertas formulir rangkap yang umum digunakan. Akan tetapi, dengan kemajuan teknologi, semakin banyak pula perusahaan yang memilih untuk membuat delivery order secara digital.
Penggunaan delivery order dalam format digital ini dapat dilakukan dalam bentuk file PDF dikirimkan melalui email atau data interkoneksi melalui electronic data interchange (EDI).
6. Apa Contoh Penggunaan Delivery Order (DO)?
Untuk memudahkan dalam memahami cara menggunakan delivery order (DO), perhatikan contoh sederhana berikut ini:
PT Maju Bersama adalah sebuah perusahaan manufaktur yang berlokasi di Jakarta. Perusahaan ini baru saja menyelesaikan produksi 100 unit perangkat elektronik yang perlu dikirim ke distributor, PT Tekno Solusi, yang berlokasi di Surabaya.
Perusahaan pun membuat dokumen DO. Tertulis 8 April 2025, sebagai hari pengiriman barang dari gudang Jakarta ke Surabaya. Dalam dokumen tersebut tertera bahwa produk akan dikirim menggunakan truk, dengan jasa pengiriman PT Logistik Nasional.
Pada tanggal yang ditentukan, perusahaan bisnis logistik mengirim truk ke gudang PT Maju Bersama untuk mengambil barang. Operator gudang memastikan semua unit telah sesuai dengan deskripsi di DO dan melakukan serah terima dengan menandatangani dokumen tersebut.
Setibanya di Surabaya, pihak PT Tekno Solusi menerima dan memeriksa barang sesuai dengan dokumen DO. Setelah memastikan semua barang dalam kondisi baik dan jumlahnya tepat, perwakilan perusahaan pun menandatangani dokumen tersebut sebagai bukti penerimaan.
Kemudian, PT Tekno Solusi mengirim konfirmasi penerimaan ke PT Maju Bersama dan proses penagihan dimulai berdasarkan informasi yang tercatat di DO.
7. Bagaimana Cara Membuat Delivery Order yang Lengkap dan Tepat?
Proses pembuatan dokumen delivery order (DO) dapat dilakukan melalui proses perekaman data pengiriman setelah pengecekan order tersebut. DO ini akan mengandung nomor unik, tanggal, nama pengirim/receiver, deskripsi produk (jumlah & jenisnya), dan tandatangan pihak yang berkepentingan.
Dibawah ini adalah beberapa langkah yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan delivery order, yaitu:
a. Siapkan Data Sumber yang Akurat
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah memastikan bahwa semua data yang dibutuhkan untuk membuat DO sudah tersedia dan valid. Biasanya berupa informasi lengkap dari Sales Order (SO) atau Purchase Order (PO) dari customer yang dijadikan alasan pengiriman tersebut. Lalu, sebelum mengisi delivery order, periksa ulang semua data pesanan dari sumber dokumen dengan teliti.
b. Cantumkan Identitas Pengirim dan Penerima
Identitas pengirim dan penerima harus ditulis secara detail di dokumen DO, mulai dari nama perusahaan, alamat yang lengkap, hingga kontak yang dapat dihubungi oleh pihak logistik.
Informasi ini perlu dicantumkan agar barang dikirim ke lokasi yang tepat dan proses serah terima berjalan lancar. Dengan informasi yang akurat, perusahaan pun bisa mengurangi peluang terjadi salah kirim atau kesulitan komunikasi dalam proses peng
c. Rinci Detail Barang yang Dikirim
Salah satu bagian terpenting dalam delivery order adalah informasi lengkap mengenai barang yang akan diantar. Deskripsikan setiap barang dengan baik, beserta jumlah/unit beserta satuan ukurannya (misalnya pcs, box, meter). Detail tersebut memudahkan staf gudang untuk mempersiapkan barang dan pihak penerima dalam hal verifikasi barang.
d. Beri Nomor dan Tanggal Delivery Order
Nomor unik harus selalu ada dalam setiap dokumen delivery order, karena digunakan sebagai penanda untuk melampirkan bahwa DO tersebut berbeda dengan DO yang lainnya. Sementara itu, tanggal pembuatan atau tanggal pengiriman yang akan dijadikan target juga perlu ada dalam dokumen tersebut.
e. Tambahkan Informasi Pengiriman dan Instruksi Khusus
Apabila nama ekspedisi atau kurir yang akan mengepakkan bawaan telah ditentukan sebelumnya, sebutkan dalam DO. Untuk informasi lebih lanjut yang mempunyai instruksi khusus untuk bawaan (seperti: rapuh, tidak boleh ditembak), berikanlah petunjuk di kolom notes atau instruksi special. Petunjuk ini penting dalam memberi arahan pada pihak logistik
f. Siapkan untuk Dokumen Turunan Lain (seperti Surat Jalan)
Data lengkap dan akurat yang Anda masukkan dalam delivery order akan sangat berguna dan menjadi dasar untuk pembuatan dokumen lain yang relevan dalam proses pengiriman.
Informasi di DO ini biasanya ditransfer atau dicocokkan saat membuat surat jalan yang nantinya akan menyertai fisik barang selama perjalanan. Memastikan DO akurat berarti data surat jalan juga akan tepat dan konsisten.
8. Kesimpulan
Delivery order adalah dokumen penting dalam bisnis logistik yang berisi informasi penting terkait pengiriman barang. Informasi-informasi tersebut semuanya diperlukan untuk memastikan semua pihak dalam proses pengiriman barang paham akan tugas dan tanggung jawab mereka.
Fungsi DO tidak hanya untuk meminimalisir kesalahan dan mempercepat waktu pengiriman, tetapi juga berperan sebagai bukti akurat yang mendukung pelacakan pengiriman, pengelolaan inventaris, serta dasar klaim asuransi.
Ada beberapa informasi penting yang perlu dicantumkan dalam dokumen ini. Dengan mencantumkan tanggal pengiriman, data pengirim dan penerima, serta detail barangyang dikirim, proses delivery dijamin berjalan lancar.
Di dalamnya juga harus tertulis metode pengiriman dan syarat serta ketentuan khusus yang harus dipatuhi, agar kedua pihak bisa mempersiapkan logistik dengan lebih baik dan mengurangi risiko selama proses pengiriman. Oleh karena itu, cobalah demo gratis ScaleOcean untuk merasakan kemudahan integrasi dan pengelolaan dokumen pengiriman dalam satu sistem yang terhubung.
FAQ:
1. Delivery order itu artinya apa?
Delivery order (DO) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada gudang. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah resmi agar gudang menyiapkan dan mengirimkan barang pesanan pembeli serta sebagai bukti pengeluaran dan pengiriman barang yang sah.
2. Apa bedanya PO dan DO?
PO (Purchase Order) adalah dokumen dari pembeli yang digunakan untuk memesan barang atau jasa dari pemasok. Sedangkan DO (Delivery Order) adalah dokumen dari penjual sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan siap diterima oleh pembeli. Keduanya memiliki fungsi berbeda dalam proses bisnis.
3. Delivery order yang buat siapa?
Delivery order biasanya dibuat oleh penjual berdasarkan kesepakatan dengan pembeli. Dokumen ini memuat rincian barang yang dipesan dan diberikan kepada staf gudang agar produk dapat dipersiapkan dan dikirim sesuai pesanan.
4. Apa bedanya do dan surat jalan?
Delivery order (DO) berfungsi untuk mempersiapkan dan mengatur proses pengiriman barang. Sedangkan surat jalan adalah dokumen penting selama pengiriman yang memastikan barang yang dikirim sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen. Keduanya memiliki peran berbeda dalam rantai pengiriman.
Key Takeaways
