Apa Saja Perbedaan Delivery Note dan Delivery Order?

Dalam operasional logistik, terdapat berbagai jenis dokumen dengan fungsi yang spesifik dan penting. Dua dokumen paperwork logistik yang paling umum namun sering menimbulkan kebingungan adalah delivery note dan delivery order.

Pemahaman yang tepat mengenai perbedaan antara delivery note dan delivery order menjadi hal penting untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam proses pengiriman maupun penerimaan barang, serta memastikan kelancaran dan akurasi operasional logistik.

Jika sampai tertukar atau salah memahami fungsinya, proses pickup barang bisa terhambat atau penerima jadi salah mengerti instruksinya. Hal ini bisa berujung pada delay pengiriman, pengiriman yang tidak sesuai pesanan, atau kesulitan saat melakukan verifikasi stok.

Oleh karena itu, penting sekali bagi pelaku bisnis logistik untuk benar-benar tahu apa peran masing-masing dokumen ini. Artikel ini akan menjelaskan lebih detail karakteristik spesifik dari delivery note yang membedakannya dengan delivery order.

Key Takeaways

• Delivery note adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang, berisi daftar item yang dikirim dan berfungsi sebagai bukti fisik penerimaan barang oleh pembeli.
• Delivery order merupakan instruksi internal dari penjual untuk mengeluarkan barang dari gudang, mengotorisasi proses pengiriman kepada pihak pembeli sesuai pesanan.
• Perbedaan utama delivery order dan delivery note terletak pada tujuan dan penerima, DO otorisasi internal, DN bukti terima barang oleh pembeli.
• Software logistik ScaleOcean mampu kelola berbagai dokumen pengiriman (seperti DN dan DO) dan memastikan konsistensi data secara real-time.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Delivery Note?

Delivery note adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penerima barang sebagai konfirmasi resmi atas penerimaan barang dari pengirim. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengiriman serta sebagai alat komunikasi antara pengirim dan penerima, memastikan kesesuaian barang yang dikirim dengan yang diterima.

Dokumen ini mencakup informasi tentang barang yang dikirim, jumlahnya, dan kondisi barang saat pengiriman. Selain itu, delivery note juga berperan penting dalam klaim asuransi jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang selama pengiriman.

Di Indonesia, dokumen serupa yang sering digunakan adalah surat jalan barang, yang juga berfungsi sebagai bukti pengiriman dan penerimaan barang

Sebagai contoh, saat menerima barang mebel, staf penerima akan memeriksa jumlah dan kondisi barang yang tertera pada delivery note. Jika ditemukan ketidaksesuaian atau kerusakan, dokumen ini menjadi bukti untuk segera melaporkannya kepada pengirim.

Baca juga: 5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik

2. Apa itu Delivery Order?

Delivery order adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada penyedia jasa ekspedisi sebagai instruksi untuk mengirimkan barang sesuai pesanan pembeli. Dokumen ini berlaku untuk pengiriman barang baik dalam kota, luar kota, maupun internasional, sesuai kebutuhan pengiriman.

Delivery order digunakan pada proses pengambilan barang dari penyimpanan atau pengiriman ke pembeli, seringkali dikeluarkan untuk pihak ketiga seperti bisnis logistik, termasuk dalam contract logistic yang mengelola distribusi barang secara terintegrasi.

Selain itu, delivery order juga berfungsi sebagai dokumen hukum yang mengikat penjual dan pembeli dalam proses pengiriman. Sebagai contoh, dalam pengiriman barang berharga, delivery order menjadi bukti sah bahwa penjual telah memenuhi kewajibannya, sementara pembeli bertanggung jawab atas penerimaan barang sesuai kesepakatan.

Untuk mempermudah pembuatan dokumen ini, Anda dapat menggunakan delivery order template agar konsisten. Pihak gudang akan menandatangani dokumen sebagai bukti penyerahan barang yang tepat dan akurat.

Baca juga: 25 Aplikasi Logistik Terbaik untuk Manajemen Transportasi

3. Apa Saja Perbedaan Delivery Note dan Delivery Order?

Memang benar, sekilas dokumen delivery note dan delivery order tampak mirip dan sama-sama berkaitan dengan pengiriman barang. Kedua dokumen ini adalah bagian penting dari paperwork logistik. Namun, sebenarnya ada beberapa perbedaan delivery note dan delivery order yang mendasar dalam operasional logistik dan bisnis.

Memahami perbedaan delivery order dan delivery note sangat krusial karena keduanya punya peran dan fungsi yang spesifik di setiap tahapan proses pengiriman. Berikut penjelasan lebih lengkapnya:

a. Fungsi

Mari kita mulai dengan fungsi utama kedua dokumen ini dalam alur logistik. Delivery order berfungsi sebagai otorisasi dan instruksi resmi dari penjual kepada pihak ketiga yang melakukan pengiriman, seperti perusahaan ekspedisi atau kurir.

Dokumen ini secara spesifik memerintahkan mereka untuk mengambil barang tertentu dari gudang penjual dan mengirimkannya ke tujuan yang ditetapkan.

Sementara itu, delivery note punya fungsi sebagai konfirmasi dan bukti tertulis bahwa barang yang tercantum di dalamnya telah diserahkan oleh pengirim dan diterima secara fisik oleh penerima barang pada waktu dan lokasi tertentu.

b. Pembuat Dokumen

Ada perbedaan jelas tentang siapa yang bertanggung jawab membuat dan menerbitkan dokumen ini dalam proses transaksi. Delivery order dibuat dan dikeluarkan oleh penjual atau distributor sebelum barang meninggalkan gudang atau lokasi penyimpanan mereka. Dokumen ini secara internal menggerakkan proses pengambilan dan pengiriman.

Sebaliknya, delivery note biasanya dibuat oleh pengirim barang (bisa penjual itu sendiri atau pihak yang ditugaskan) saat barang siap dikirim, dan dokumen ini secara fisik disiapkan untuk disampaikan kepada penerima barang bersama paket pengiriman.

c. Pemegang dan Pengguna

Siapa yang memegang dan menggunakan dokumen ini juga berbeda sesuai perannya dalam proses pengiriman. Delivery order dipegang oleh pihak logistik atau kurir yang ditugaskan untuk mengambil barang dari gudang penjual.

Mereka menggunakan DO sebagai izin resmi untuk mengambil barang dan sebagai panduan awal mengenai barang apa saja yang harus diambil dan kemana tujuan pengirimannya.

Sementara itu, delivery note dipegang oleh pengirim (yang menyertakannya bersama barang) dan oleh penerima barang. Penerima menggunakan DN untuk memverifikasi barang yang tiba dan memastikan kecocokan dengan pesanannya.

d. Isi Dokumen

Isi informasi yang termuat di kedua dokumen ini juga tidak sama detail dan fokusnya.

Delivery order fokus pada detail perintah pengiriman yang menggerakkan aktivitas logistik, seperti nama pihak yang berhak mengambil barang, daftar barang beserta jumlah yang diizinkan untuk diambil, alamat tujuan pengiriman, dan terkadang menyertakan instruksi khusus penanganan atau jadwal pengiriman.

Sebaliknya, delivery note lebih mendetail pada spesifikasi fisik barang yang dikirim, mencakup deskripsi item barang, kuantitas atau jumlah unit, nomor batch atau nomor seri (jika relevan), kondisi barang saat diserahkan, serta identitas lengkap pengirim dan penerima untuk keperluan administrasi dan verifikasi.

e. Tanda Tangan

Soal kewajiban tanda tangan dari penerima, ini salah satu perbedaan paling kentara dan fungsional. Delivery order umumnya tidak memerlukan tanda tangan langsung dari penerima akhir barang; cukup tanda tangan dari pihak yang berwenang mengambil barang di gudang (yaitu perwakilan dari pihak logistik).

Namun, delivery note biasanya wajib ditandatangani oleh penerima barang yang sebenarnya saat proses serah terima fisik selesai.

Tanda tangan pada DN ini berfungsi sebagai bukti konkret, sah, dan tak terbantahkan bahwa barang telah diterima oleh penerima dalam kondisi yang dicatat pada dokumen tersebut, sekaligus menjadi surat konfirmasi pengiriman dari pihak penerima kembali ke pengirim.

f. Bukti Asuransi

Peran kedua dokumen ini terkait asuransi pengiriman juga berbeda signifikansinya. Delivery note sangat penting perannya sebagai salah satu alat bukti kunci saat terjadi klaim asuransi atas kerusakan atau kehilangan barang selama transit.

Dokumen ini mencatat kondisi dan kuantitas barang saat diserahkan, yang bisa jadi acuan valid untuk proses klaim dan investigasi oleh pihak asuransi.

Sementara itu, delivery order umumnya tidak digunakan sebagai bukti utama dalam klaim asuransi; fungsinya lebih terbatas pada otorisasi dan instruksi pengiriman awal.

g. Bukti Pembayaran

Aspek penting lainnya yang sering disalahpahami adalah kaitannya dengan pembayaran. Perlu ditekankan bahwa baik delivery note maupun delivery order sama sekali bukan bukti pembayaran yang sah. Kedua dokumen ini murni terkait proses fisik pergerakan barang dan administrasinya.

Bukti pembayaran yang sah dalam transaksi bisnis biasanya berupa faktur penjualan (invoice), kuitansi, atau bukti transfer bank yang diterbitkan secara terpisah setelah kesepakatan dan proses keuangan terjadi.

h. Dokumen Legal

Sebagai dokumen yang mengikat dalam rantai pasok, keduanya memiliki implikasi legal yang berbeda bagi pihak-pihak terlibat.

Delivery order merupakan instruksi legal dari penjual kepada penyedia logistik, yang memberikan mandat untuk melaksanakan tugas pengiriman sesuai detail yang tertera; ini menjadi dasar perjanjian antara penjual dan pihak logistik terkait pengambilan barang. Di sisi lain, delivery note adalah bukti legal yang sah mengenai serah terima barang yang telah terjadi antara pengirim dan penerima.

Dokumen ini sangat penting untuk menyelesaikan sengketa atau perbedaan yang mungkin timbul terkait kuantitas, jenis, atau kondisi barang yang benar-benar diterima oleh pembeli. Notul adalah dokumen berbeda yang diterbitkan Bea Cukai untuk memperbaiki kesalahan dalam PIB dan menagih kekurangan pembayaran impor.

4. Contoh Penggunaan Delivery Note dan Delivery Order

Sebagai contoh, sebuah perusahaan perangkat keras komputer bernama “TechGadgets” melakukan penjualan dalam jumlah besar kepada perusahaan teknologi start-up, “InnovateStart.” TechGadgets akan mengirimkan 50 laptop dan 50 monitor ke kantor baru InnovateStart.

Sebelum pengiriman, TechGadgets menerbitkan dokumen delivery order (DO) kepada penyedia jasa logistik pihak ketiga (3PL), “QuickShip Logistics,” sebagai instruksi resmi untuk pengambilan dan pengiriman barang tersebut.

Dokumen DO mencantumkan daftar lengkap barang yang harus diambil dari gudang TechGadgets beserta detail pengiriman ke alamat InnovateStart. QuickShip Logistics menggunakan dokumen ini sebagai otorisasi pengambilan barang, sementara staf gudang melakukan pemeriksaan terhadap jenis dan jumlah barang sesuai dokumen, kemudian menandatangani sebagai bukti pengambilan.

Ketika barang tiba di kantor InnovateStart, kurir 3PL menyertakan delivery note sebagai dokumen verifikasi pengiriman. Delivery note memuat rincian item, jumlah, jenis, serta kondisi barang saat diterima. Pihak InnovateStart memeriksa kesesuaian barang dengan catatan tersebut, lalu menandatangani dokumen sebagai bukti penerimaan.

Dalam konteks ini, dokumen DO berperan sebagai instruksi pengambilan dan pengiriman, sedangkan delivery note berfungsi sebagai konfirmasi penerimaan barang. Kedua dokumen ini saling melengkapi untuk memastikan kelancaran dan akurasi dalam seluruh proses layanan logistik, dari pengambilan hingga penerimaan akhir.

Untuk mendukung proses tersebut, ScaleOcean logistics software dapat mengintegrasikan pengelolaan dokumen dan mempermudah pelacakan pengiriman secara real-time, sehingga meningkatkan efisiensi dan keandalan operasional logistik.

5. Kesimpulan

Perbedaan paling mendasar antara delivery note dan delivery order terletak pada fungsi dan penggunaannya. Pembeli memerlukan delivery note untuk menerima barang sebagai bentuk konfirmasi bahwa barang yang diterima sudah sesuai dengan pesanan awal.

Sementara itu, delivery order digunakan pada proses pengambilan barang dari penyimpanan atau pengiriman ke pembeli, seringkali dikeluarkan untuk pihak ketiga seperti bisnis logistik.

Delivery note lebih rinci memuat tentang spesifikasi barang yang diterima, sedangkan delivery order lebih mengarah pada instruksi pengambilan dan pengiriman barang.

Keduanya diperlukan untuk memastikan pengiriman dan penerimaan barang terlaksana dengan tertib dan terdokumentasi dengan baik, membantu bisnis mengelola operasional logistik secara efisien dan efektif.

Untuk mempermudah pengelolaan dokumen-dokumen ini, Anda dapat mencoba demo gratis dari software logistik ScaleOcean yang memungkinkan Anda membuat, melacak, dan mengelola delivery note serta delivery order dengan lebih mudah.