Apa Saja Perbedaan Delivery Note dan Delivery Order?

Dalam proses logistik, kesalahan kecil pada dokumen logistik bisa menghambat kelancaran pengiriman. Maka dari itu, Anda perlu memahami fungsi dari berbagai dokumen logistik, seperti delivery order dan delivery note. Secara garis besar, delivery order digunakan sebagai panduan untuk pengambilan atau pengeluaran barang. Sedangkan, delivery note berfungsi sebagai catatan barang yang dikirim dan diterima.

Oleh sebab itu, Anda perlu memahami perbedaan delivery order dan delivery note agar setiap pihak terkait mendapatkan instruksi pengiriman yang jelas, baik bagi tim gudang, ekspedisi, maupun penerima barang. Jika mereka memahami fungsi keduanya, hal ini dapat mengurangi risiko salah kirim, keterlambatan, serta kendala saat mencocokkan barang dengan pesanan. Kami akan membahas perbedaan delivery note vs delivery order secara detail di artikel ini.

Key Takeaways

• Delivery note adalah dokumen tertulis yang menyertai pengiriman barang dari penjual atau pengirim kepada pembeli atau penerima.
• Delivery order merupakan surat resmi dari penjual atau pihak berwenang yang memerintahkan gudang atau logistik untuk menyerahkan barang kepada pembeli.
• Perbedaan utama delivery order dan delivery note adalah tujuan dan pihak penerima dokumen.
• Software logistik ScaleOcean membantu pengelolaan berbagai dokumen pengiriman (seperti DN dan DO) dan memastikan konsistensi data secara real-time.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Delivery Note?

Delivery note adalah dokumen konfirmasi bahwa barang sudah diterima oleh pihak penerima. Di Indonesia, dokumen ini juga disebut sebagai surat jalan barang, karena digunakan dalam proses pengiriman hingga barang sampai di tujuan.

Ketika barang tiba, penerima akan memeriksa kesesuaian barang dengan informasi yang tercantum dalam delivery note, seperti jenis, jumlah, dan kondisinya. Lalu, dokumen ini akan ditandatangani jika kondisi riil barang sesuai dengan catatan pada delivery note.

Selain sebagai bukti serah terima, delivery note juga merupakan dokumen pendukung ketika terjadi kendala (seperti kerusakan atau kehilangan barang) selama pengiriman yang memerlukan proses verifikasi dan klaim asuransi. Sebagai informasi tambahan, studi dari Undip menunjukkan bahwa kelengkapan dokumen logistik, termasuk DO dan Bill of Lading, dapat meningkatkan ketepatan waktu dan efisiensi pengiriman barang.

Baca juga: 5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik

2. Apa itu Delivery Order?

Delivery order adalah perintah berupa pemeriksaan stok, pengemasan barang, dan persiapan barang yang diterbitkan penjual kepada pihak gudang atau logistik. Dokumen ini digunakan saat barang akan diambil dari gudang atau dikirim langsung ke alamat tujuan.

Dalam prosesnya, delivery order juga dapat diserahkan kepada pihak ketiga, seperti perusahaan logistik atau penyedia contract logistic, untuk memudahkan proses distribusi barang. Lebih dari itu, delivery order juga berperan sebagai dokumen resmi yang menunjukkan bahwa muatan kargo memiliki dasar pengiriman yang sah dan bukan termasuk barang ilegal.

Untuk mempermudah pembuatan dokumen ini, Anda dapat menggunakan delivery order template agar hasilnya konsisten. Pihak gudang akan menandatangani dokumen sebagai bukti barang sudah diserahkan dengan tepat dan akurat.

Baca juga: 25 Aplikasi Logistik Terbaik untuk Manajemen Transportasi

3. Perbedaan Delivery Note vs Delivery Order

Secara garis besar, perbedaan utama kedua dokumen ini terletak pada fungsi dan waktu penggunaan. Delivery order berperan sebagai instruksi untuk mengeluarkan barang dari gudang. Sementara itu, Delivery Note atau surat jalan digunakan di lapangan sebagai bukti bahwa barang telah sampai dan diterima dengan baik oleh pelanggan. Berikut adalah penjelasannya lebih lanjut.

a. Fungsi

Pertama, delivery order berperan sebagai instruksi dari penjual kepada bagian gudang untuk menyiapkan barang pesanan. Tim gudang dapat menerima arahan yang jelas untuk mengambil, mengemas, dan mengirim barang ke pembeli melalui dokumen ini.

Di sisi lain, delivery note merupakan bukti sekaligus catatan mengenai informasi barang yang diterima pembeli. Pada umumnya, dokumen ini juga digunakan sebagai surat jalan selama proses pengiriman.

b. Pembuat Dokumen

Berikutnya, delivery order dibuat oleh penjual atau distributor sebelum barang keluar dari gudang atau lokasi penyimpanan. Dokumen ini berisi arahan pengambilan barang dan juga instruksi pengiriman, sehingga tim atau ekspedisi punya pedoman jelas untuk menjalankan pesanan.

Sementara itu, delivery note disiapkan oleh pengirim saat barang sudah siap dikirim. Kemudian, dokumen ini dibawa bersama paket kepada penerima sebagai bukti serah terima barang.

c. Pemegang dan Pengguna

Delivery order (DO) biasanya digunakan oleh pihak logistik atau kurir saat pengambilan barang dari gudang penjual. Mereka mengunakan izin resmi untuk pengambilan barang sekaligus panduan awal mengenai barang yang perlu diambil dan tujuan pengirimannya.

Sementara itu, delivery note (DN) disertakan oleh pengirim bersama barang yang dikirimkan kepada penerima. Setelah barangnya tiba, penerima menggunakan dokumen ini untuk memeriksa kesesuaian barang dengan catatan pesanan, mulai dari jenis, jumlah, hingga kondisi barang yang diterima.

d. Isi Dokumen

Dari segi isi, delivery order terdiri dari instruksi pengiriman yang harus diikuti sebelum barang dikirim. Pada umumnya, dokumen ini mencantumkan jenis dan jumlah barang yang harus disiapkan, alamat tujuan, serta instruksi khusus untuk penanganan barang tertentu.

Sebaliknya, delivery note mencakup keterangan tentang produk yang dikirimkan kepada pembeli. Di dalamnya, terdapat nama barang, kuantitas, dan kondisi kemasan, yang nantinya akan dicocokkan dengan barang yang diterima sebelum ditandatangani sebagai bukti penerimaan.

e. Tanda Tangan

Pada umumnya, delivery order tidak perlu langsung ditandatangani oleh penerima barang. Dokumen ini hanya wajib disetujui atau ditandatangani oleh pihak yang berwenang mengambil barang di gudang, seperti perwakilan logistik atau kurir.

Sebaliknya, delivery note biasanya lagsung ditandatangani oleh penerima ketika serah terima barang sudah selesai. Tanda tangan ini adalah bukti bahwa barang telah diterima sesuai dengan informasi yang tercatat, sekaligus dijadikan konfirmasi pengiriman dari penerima kepada pengirim.

f. Bukti Asuransi

Lebih lanjut, delivery note perlu diajukan sebagai klaim asuransi ketika barang rusak atau hilang selama perjalanan. Karena dokumen ini berupa catatan mengenai kondisi dan jumlah barang saat diserahkan, sehingga bisa menjadi acuan untuk proses pemeriksaan dan klaim.

Sementara itu, delivery order tidak digunakan sebagai bukti utama untuk klaim asuransi. Sebab fungsi dokumen ini fokus pada otorisasi awal dan instruksi pengiriman barang sebelum memulai proses distribusi.

g. Dokumen Legal

Delivery order dapat menjadi instruksi resmi dari penjual kepada pihak logistik untuk menjalankan kegiatan pengiriman. Dokumen ini merupakan dasar bagi pihak logistik dalam mengambil dan mengirimkan barang sesuai mandat dari penjual.

Di sisi lain, delivery note berfungsi sebagai bukti legal bahwa serah terima barang telah terjadi antara pengirim dan penerima. Dokumen ini penting untuk membantu menyelesaikan perbedaan atau sengketa terkait jumlah, jenis, maupun kondisi barang yang diterima pembeli.

Sebagai catatan, Notul merupakan dokumen yang berbeda dari delivery note dan delivery order. Dokumen ini diterbitkan oleh Bea Cukai untuk memperbaiki kesalahan dalam PIB serta menagih kekurangan pembayaran impor

4. Contoh Penggunaan Delivery Note dan Delivery Order

Sebagai contoh, sebuah perusahaan perangkat keras komputer bernama TechGadgets”mengirim 50 laptop dan 50 monitor ke kantor baru InnovateStart, sebuah perusahaan teknologi start-up. Sebelum barang tersebut dikirimkan, TechGadgets menerbitkan dokumen delivery order (DO) ke penyedia jasa logistik pihak ketiga (3PL), QuickShip Logistics, sebagai instruksi pengambilan dan pengiriman barang tersebut.

Dokumen delivery order berisi daftar semua barang yang perlu diambil dari gudang TechGadgets beserta detail pengiriman ke alamat kantor InnovateStart. QuickShip Logistics menggunakan dokumen ini sebagai panduan pengambilan barang. Setelah itu, staf gudang mengecek kesesuaian jenis dan jumlah barang dengan catatan di dokumen, lalu menandatanganinya sebagai bukti pengambilan.

Ketika barang tiba di kantor InnovateStart, kurir 3PL menyertakan delivery note sebagai dokumen verifikasi pengiriman. Delivery note memuat infomasi mengenai jumlah, jenis, serta kondisi barang saat diterima. Lalu, pihak InnovateStart mengecek kesesuaian barang dengan catatan tersebut, lalu menandatangani dokumen sebagai bukti penerimaan.

Dalam proses ini, DO digunakan sebagai dasar untuk mengambil dan mengirimkan barang, sedangkan delivery note menjadi bukti bahwa barang telah diterima. Kedua dokumen tersebut diperlukan agar proses logistik berjalan lebih lancar, mulai dari tahap pengambilan hingga penerimaan akhir.

Untuk memudahkan proses tersebut, Anda dapat menggunakan ScaleOcean logistics software agar semua dokumen logistik bisa diintegrasikan serta mempermudah pelacakan pengiriman secara real-time, sehingga meningkatkan efisiensi dan kualitas kegiatan logistik di perusahaan Anda.

5. Kesimpulan

Perbedaan utama antara delivery note dan delivery order adalah fungsi dan penggunaannya. Delivery order digunakan sebagai instruksi untuk menyiapkan dan mengeluarkan barang dari gudang. Sedangkan, delivery note berfungsi sebagai surat jalan sekaligus bukti fisik serah terima barang yang dikirim oleh kurir kepada pembeli.

Keduanya diperlukan supaya pengiriman dan penerimaan barang berjalan dengan tertib dan terdokumentasi dengan baik. Hal ini membantu bisnis mengelola operasional logistik secara efisien dan efektif.

Jika Anda ingin mengelola dokumen-dokumen ini dengan lebih mudah, Anda bisa coba demo gratis dari software logistik ScaleOcean. Sistem ini bisa membantu Anda dalam mengelola delivery note dan delivery order dalam satu platform terintegrasi.