Syarat dan Strategi Pengiriman Barang Dengan Kapal Laut

Salah satu metode pengiriman yang paling efisien dan ekonomis adalah melalui kapal laut. Ekspedisi jenis ini menawarkan berbagai keuntungan, yang tidak hanya membantu perusahaan memperluas pasar mereka, tetapi juga memastikan bahwa barang dapat sampai di tujuan dengan aman dan efisien.

Dalam praktiknya, ada cara dan syarat pengiriman barang yang harus diikuti ketika Anda memilih ekspedisi kapal laut. Cari tahu apa saja syarat tersebut di pembahasan berikut ini!

Key Takeaways

• Pengiriman barang melalui kapal laut dapat menampung kapasitas yang besar dan fleksibilitas pengiriman untuk berbagai jenis barang.
• Untuk memudahkan pengiriman barang melalui kapal laut, Anda perlu membuat perencanaan pengiriman, melakukan konsolidasi pengiriman, dan memilih asuransi sesuai kebutuhan.
• Optimalkan proses ekspedisi kapal laut dengan software logistik ScaleOcean.

Get a Free Demo!

1. Syarat Pengiriman Barang Dengan Kapal Laut

Pengiriman barang dengan kapal laut harus memenuhi beberapa syarat, seperti kelengkapan dokumen, cara pengemasan, hingga penanganan jenis muatan spesifik. Maka dari itu, bisnis logistik perlu memahami berbagai syarat dan tahapan agar proses pengiriman barang berjalan lancar dan sesuai regulasi. Berikut adalah syarat-syaratnya

a. Kelengkapan Dokumen Pengiriman

Setiap pengiriman barang via laut membutuhkan dokumen pengiriman yang lengkap. Ini mencakup bill of lading (B/L) sebagai bukti kepemilikan, invoice untuk nilai barang, packing list yang merinci isi kiriman, serta sertifikat asal barang.

Dokumen-dokumen ini bukan hanya kebutuhan administratif, tapi juga krusial untuk proses bea cukai dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi perdagangan internasional di negara asal dan tujuan.

b. Penanganan Barang Berbahaya

Pengiriman barang berbahaya memiliki persyaratan ketat yang berbeda. Anda harus mematuhi regulasi internasional seperti International Maritime Dangerous Goods (IMDG) Code.

Hal penting yang perlu diperhatikan termasuk pelabelan yang benar, deklarasi resmi mengenai jenis dan sifat barang, serta pengemasan sesuai standar keselamatan yang ketat. Ini semua bertujuan untuk mencegah risiko kecelakaan selama proses pengiriman.

c. Penyesuaian Kontainer dan Regulasi Bea Cukai

Penting untuk memilih jenis kontainer yang tepat berdasarkan karakteristik barang. Misalnya, gunakan kontainer berpendingin (refrigerated container) untuk produk yang memerlukan pengaturan suhu, atau kontainer khusus untuk barang berbahaya guna memastikan keamanan.

Selain itu, memahami dan mematuhi regulasi bea cukai di setiap negara, termasuk deklarasi barang, pembayaran tarif impor/ekspor, dan penyelesaian dokumen terkait, sangatlah krusial. Koordinasi yang baik dengan otoritas bea cukai akan memperlancar proses keluar masuknya barang.

d. Ketentuan Pembayaran dan Biaya Logistik

Setiap pengiriman internasional menggunakan Incoterms yang disepakati oleh pengirim dan penerima, yang menentukan siapa bertanggung jawab atas berbagai biaya.

Freight forwarder atau bisnis logistik harus memahami ketentuan ini, meliputi tarif pelabuhan, asuransi, pajak, bea masuk dan keluar, serta potensi denda seperti demurrage. Memastikan semua pembayaran diselesaikan sesuai ketentuan akan mencegah hambatan dan keterlambatan dalam proses pengiriman.

e. Persiapan, Pemilihan Jasa Ekspedisi, dan Booking

Langkah pertama adalah persiapan matang, mulai dari identifikasi barang, kemasan, hingga penentuan jadwal pengiriman dan pemilihan vendor logistik. Kemudian, memilih jasa ekspedisi kapal laut terpercaya dengan rekam jejak baik sangat penting, bahkan jika layanan yang diberikan adalah door-to-door. Setelah itu, lakukan booking pengiriman sesuai rencana logistik dan serahkan barang ke gudang logistik & ekspedisi.

f. Pengemasan, Pemuatan, dan Pemantauan Pengiriman

Setelah dokumen lengkap, barang akan diproses untuk pengemasan dan pemuatan ke kapal. Pelabuhan menyediakan fasilitas seperti heavy lift crane dan CFS untuk mempermudah proses ini.

Setelah dimuat, pengiriman berlangsung sesuai jadwal. Pemantauan berkala menggunakan teknologi pelacakan modern penting untuk memastikan kelancaran dan memberikan transparansi kepada pelanggan sepanjang perjalanan.

g. Bea Cukai Tujuan dan Pengambilan Barang

Setibanya di pelabuhan tujuan, barang harus melewati pemeriksaan bea cukai. Pastikan semua dokumen lengkap dan bea masuk sudah dibayar agar proses tidak tertunda. Setelah bea cukai selesai, barang dapat diambil dan dilanjutkan ke tujuan akhir. Freight forwarder akan memberikan arrival notice kepada penerima untuk mengonfirmasi kedatangan barang.

h. Konfirmasi Penerimaan Barang

Tahap terakhir adalah konfirmasi penerimaan barang. Penerima atau consignee perlu memeriksa kondisi barang dan memastikan kesesuaiannya dengan dokumen pengiriman. Konfirmasi ini dilakukan dengan menandatangani delivery order, yang menandakan bahwa barang telah diterima dengan selamat dan sesuai pesanan.

Baca juga: 25 Aplikasi Logistik Terbaik untuk Manajemen Transportasi

2. Jenis-jenis Kapal untuk Pengiriman

Kapal laut memiliki berbagai jenis, seperti japal kargo, kapal tanker, kapal kontainer, yang dirancang sesuai fungsi dan jenis muatan yang diangkut. Memahami tipe kapal sangat penting untuk memastikan proses pengangkutan barang dan penumpang berlangsung efisien dan tepat sasaran. Berikut adalah jenis-jenis kapal laut :

a. Kapal Kargo Umum

Kapal kargo umum dirancang untuk mengangkut barang-barang yang tidak memerlukan penanganan khusus. Dengan dek kargo yang luas, kapal ini mampu memuat berbagai jenis muatan seperti mesin, peralatan industri, hingga barang konsumsi dalam kemasan biasa. Fleksibilitas desainnya menjadikannya pilihan utama untuk berbagai kebutuhan pengiriman.

b. Kapal Tanker

Umum digunakan untuk pengangkutan cairan curah, kapal tanker dirancang untuk mengangkut minyak mentah, bahan bakar olahan, dan bahan kimia dalam volume besar. Dengan tangki besar yang terdapat di lambungnya, kapal ini memastikan keamanan muatan cairan selama perjalanan. Keamanan adalah prioritas utama untuk mencegah tumpahan dan kerusakan lingkungan.

c. Kapal Kontainer

Kapal kontainer dirancang khusus untuk mengangkut kontainer standar, memastikan barang terkirim dengan aman. Tipe kapal ini mengangkut berbagai produk seperti elektronik, pakaian, dan makanan, serta dilengkapi sistem yang mendukung proses bongkar muat yang cepat di pelabuhan modern. Teknologi ini mengubah cara logistik global beroperasi.

d. Kapal Curah

Didesain untuk membawa barang curah kering dalam jumlah besar, seperti bijih besi, batu bara, dan gandum, kapal curah memiliki ruang kargo luas tanpa sekat. Dengan sistem pemuatan dan pembongkaran yang efisien, kapal ini memainkan peran penting dalam distribusi komoditas mentah di pasar global.

e. Kapal Ro-Ro

Kapal ro-ro (roll-on/roll-off) adalah kapal yang dirancang untuk pengangkutan kendaraan bermotor, termasuk mobil, truk, dan alat berat. Keunggulannya terletak pada ramp khusus yang memungkinkan kendaraan masuk dan keluar kapal tanpa bantuan alat tambahan, mengurangi waktu bongkar muat dan meningkatkan efisiensi pengiriman berbasis roda.

f. Kapal Reefer

Kapal reefer mengangkut barang yang memerlukan pengaturan suhu, baik pendinginan maupun pemanasan, seperti buah-buahan, sayuran, daging, dan produk beku. Dengan sistem pendingin canggih, kapal ini menjaga kualitas kargo tetap stabil selama perjalanan, yang sangat penting untuk menjaga integritas rantai pasok makanan internasional.

g. Kapal Pelni

Kapal Pelni, yang dikelola oleh PT Pelayaran Nasional Indonesia, tidak hanya mengangkut penumpang, tetapi juga barang antar pulau di Indonesia. Jenis kapal ini memiliki fasilitas kargo untuk mengirimkan barang seperti bahan kebutuhan pokok dan barang industri, menjadi pilihan penting untuk distribusi barang ke wilayah terpencil dan sulit dijangkau.

Baca juga: 3PL Software, Solusi Terbaik Atasi Tantangan Logistik

3. Keuntungan Mengirim Barang dengan Kapal Laut

Mengirim barang menggunakan kapal laut kini semakin populer karena memang memberikan keuntungan maksimal bagi banyak perusahaan yang menjalankan perdagangan internasional.

Mulai dari kapasitas yang besar hingga fleksibilitas pengiriman untuk berbagai jenis barang, ekspedisi kapal laut membuat seluruh operasional logistik menjadi lebih efisien. Berikut ini beberapa keuntungan utama dari pengiriman barang dengan kapal laut.

a. Pengiriman dengan Biaya Lebih Terjangkau

Pengiriman menggunakan kapal laut menawarkan biaya yang lebih terjangkau dibandingkan metode lainnya, terutama untuk volume besar atau jarak jauh. Dengan biaya logistik yang lebih rendah dan kapasitas angkut yang besar, pengiriman via laut menjadi pilihan hemat biaya.

Ini sangat menguntungkan bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan anggaran pengiriman tanpa mengurangi volume atau jangkauan. Selain itu, bisnis logistik seperti freight forwarder juga mendapatkan keuntungan maksimal dari efisiensi biaya ini.

b. Kapasitas Pengiriman yang Besar

Kapal kargo dirancang untuk mengangkut ribuan ton barang dalam satu kali perjalanan. Dengan ini, perusahaan dapat mengirimkan muatan dalam jumlah besar secara efisien. Terlebih untuk pengiriman dalam skala besar, seperti bahan baku industri, kendaraan, atau produk manufaktur.

Kapasitas yang besar juga membantu mengurangi biaya per unit barang, sehingga ekspedisi satu ini sangat ekonomis untuk perusahaan yang membutuhkan pengiriman dalam volume besar.

c. Fleksibilitas dalam Jenis Barang

Berbeda dengan transportasi logistik udara atau darat yang memiliki batasan tertentu, kapal laut dapat mengangkut berbagai macam barang, bahkan dangerous goods sekaligus dengan tetap mengikuti regulasi khusus yang berlaku. Oleh karena itu, kapal laut menjadi pilihan yang sangat serbaguna untuk berbagai industri, termasuk industri konstruksi pertanian, dan kimia.

d. Jangkauan Pengiriman yang Luas

Dengan jaringan pelabuhan internasional yang terhubung di seluruh dunia, kapal laut dapat mengirimkan barang ke hampir semua negara di berbagai benua. Ini memudahkan perusahaan untuk memperluas pasar dan menjangkau pelanggan di luar lokasi operasional. Oleh sebab itu, perusahaan bisa mengoptimalkan rantai pasok global untuk mendapatkan profit yang maksimal.

e. Tingkat Keamanan Barang yang Tinggi

Pengiriman barang dengan kapal laut juga terjamin aman dibandingkan metode pengiriman lainnya. Kontainer dirancang khusus untuk melindungi barang dari kerusakan fisik, cuaca ekstrem, bahkan risiko hilang karena dicuri.

Selain itu, prosedur pengamanan yang ketat di pelabuhan dan selama perjalanan juga ditetapkan untuk memastikan barang aman hingga tiba di tujuan. Apalagi jika bisnis logistik menggunakan asuransi dalam pengiriman maka dapat dipastikan barang akan tiba dengan selamat dan dalam kondisi baik.

Baca juga: Impor dan Ekspor: Pengertian, Tujuan, serta Perbedaannya

4. Strategi Optimalkan Ekspedisi Kapal Laut

Tidak hanya pemahaman mengenai syarat syarat pengiriman barang menggunakan kapal laut, bisnis logistik juga perlu mengimplementasikan sejumlah strategi untuk mengoptimalkan ekspedisi ini. Dengan menerapkannya, Anda dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memastikan barang sampai tujuan dengan aman. Berikut beberapa strategi tersebut.

a. Perencanaan Pengiriman yang Matang

Perencanaan pengiriman yang matang adalah kunci utama dalam mengoptimalkan ekspedisi kapal laut. Lakukan penjadwalan pengiriman yang tepat, pilih vendor logistik yang berpengalaman dan memiliki reputasi baik, dan optimalkan penggunaan ruang muatan kontainer dengan perencanaan yang matang.

Dengan jadwal yang terencana, Anda dapat menghindari penundaan dan memastikan barang tiba tepat waktu. Perencanaan muatan yang baik juga mengurangi biaya per unit barang yang dikirim.

b. Melakukan Konsolidasi Pengiriman

Melakukan konsolidasi pengiriman juga menjadi strategi yang efektif untuk mengurangi biaya pengiriman dan meningkatkan efisiensi. Konsolidasi melibatkan penggabungan beberapa pengiriman kecil menjadi satu pengiriman besar, sehingga dapat memanfaatkan kapasitas kontainer secara penuh. Anda bisa menerapkan strategi tersebut dengan bekerja sama oleh pengirim lain.

c. Memilih Asuransi Barang yang Sesuai

Asuransi yang tepat memberikan perlindungan terhadap risiko kerusakan, kehilangan, atau pencurian barang selama perjalanan. Dengan asuransi yang memadai, perusahaan dapat meminimalkan potensi kerugian finansial dan memastikan barang dapat tiba dengan aman di tujuan. Penting untuk memilih jenis asuransi yang sesuai dengan nilai dan karakteristik barang yang dikirim, serta memahami cakupan dan ketentuan polis asuransi yang dipilih.

d. Implementasikan Freight Forwarding Software

Implementasi freight forwarding software adalah strategi terbaik yang dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengiriman barang melalui kapal laut. Software ini membantu Anda mengelola seluruh proses pengiriman, mulai dari penjadwalan, pelacakan, hingga dokumentasi.

Sistem ini dilengkapi dengan fitur GPS tracking pengiriman yang membantu Anda memonitor pergerakan barang secara real-time, mengelola berbagai jenis pengiriman baik FCL, LCL, FTL, maupun LTL, serta memastikan seluruh tahapan pengiriman sesuai regulasi yang berlaku.

Dengan menggunakan software freight forwarding dari ScaleOcean, perusahaan Anda dapat merasakan peningkatan efisiensi yang signifikan dalam proses pengiriman barang domestik maupun internasional. Sistem ini memungkinkan manajemen pemesanan, penghitungan biaya, dan pelacakan pengiriman secara otomatis, sehingga meminimalisir kesalahan dan meningkatkan akurasi.

Selain itu, Anda dapat mengoptimalkan biaya pengiriman dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku dengan fitur pelacakan real-time serta manajemen kapasitas yang fleksibel. ScaleOcean tidak hanya menyediakan solusi yang efisien, tetapi juga memberikan visibilitas dan transparansi yang lebih besar dalam setiap tahap pengiriman .

5. Kesimpulan

Pengiriman barang dengan kapal laut adalah metode yang sangat efisien dan ekonomis, terutama untuk pengiriman internasional. Dengan banyaknya keuntungan yang ditawarkan, seperti kapasitas besar, jangkauan luas, serta biaya yang lebih terjangkau, kapal laut menjadi pilihan utama bagi perusahaan yang ingin memperluas pasar dan mengoptimalkan logistik.

Namun, untuk memastikan kelancaran pengiriman, perlu memahami dan memenuhi syarat-syarat yang berlaku, seperti melengkapi dokumen, mematuhi regulasi bea cukai, serta menggunakan kontainer yang tepat sesuai dengan karakteristik barang. Kepatuhan terhadap regulasi pengiriman kapal laut perlu didukung oleh sistem pergudangan logistik yang terintegrasi, agar proses penyimpanan dan pengiriman barang sesuai dengan standar yang berlaku.

Selain itu, penerapan strategi seperti perencanaan pengiriman yang matang, konsolidasi pengiriman, pemilihan asuransi yang tepat, serta implementasi freight forwarding software akan meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya. Dengan langkah-langkah ini, pengiriman barang dengan kapal laut bisa lebih optimal dan terjamin keamanannya.