Apa Itu Laycan, Laytime, dan Layday pada Bisnis Logistik?

Laycan adalah istilah yang seringkali menyebabkan ketidakpastian pada kegiatan logistik, sebab keberadaan laycan ini bisa menyebabkan kekeliruan tentang jadwal kedatangan kapal. Hal tersebut bisa memicu terjadinya penerbangan kargo, penambahan biaya penyimpanan, dan penundaan proses logistik karena masih harus menunggu jadwal kedatangan kapal.

Lebih lanjut, kondisi seperti itu juga menimbulkan risiko operasional logistik seperti perubahan kualitas kargo, denda, hingga tekanan dari pihak dagang lainnya yang menuntut kepastian. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan waktu jadwal yang lebih akurat untuk melancarkan kegiatan logistik serta aliran rantai pasok.

Maka dari itu, simak pemahaman mengenai apa itu laycan kapal and cancelling date atau laycan pada artikel ini!

Key Takeaways

• Laytime adalah jangka waktu yang dibolehkan dalam kontrak pelayaran untuk memuat dan membongkar kargo yang dihitung sejak kapal beroperasi hingga seluruh prosesnya selesai.
• Layday adalah hari-hari yang ditentukan dalam charterparty ketika kapal harus siap untuk memulai pemuatan atau pembongkaran muatan.
• Laycan adalah singkatan dari “laydays and cancelling date,” yaitu rentang waktu dalam kontrak sewa kapal yang menentukan kapan kapal harus tiba dan siap untuk memulai proses muat atau bongkar.
• Software logistik ScaleOcean membantu perusahaan dalam melacak posisi kapal secara real time melalui data AIS, sehingga tim bisa memantau pergerakan armada dan memperkirakan waktu kedatangan dengan lebih akurat.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Laytime?

Laycan (Laydays and Cancelling) adalah rentang tanggal yang disepakati dalam kontrak sewa kapal (piagam/charter party). Periode ini menetapkan jadwal dimana kapal harus hadir di pelabuhan muat untuk siap memulai proses pemuatan atau pembongkaran kargo.

Akan tetapi, jika waktu yang telah ditentukan sudah habis, biaya tambahan (demurrage) akan dikenakan. Hal ini penting untuk menciptakan efisiensi operasional dan mencegah terjadi penundaan yang merugikan kedua belah pihak.

Tahapan Laytime

Proses laytime melibatkan tiga tahap penting dari laytime, menentukan durasi waktu tunggu, dan memperbolehkan interupsi pada waktu henti. Tahap pertama dimulai ketika kapal memberikan Notice of Readiness setelah kapal sampai di pelabuhan penerima dan siap memuat atau membongkar muatan kargo secara fisik dan hukum.

Setelah NOR diterima, waktu yang digunakan dihitung berdasarkan perjanjian sewa kapal. Dalam waktu tunggu, waktu yang digunakan untuk memuat atau membongkar kargo akan dicatat secara detail. Jika waktu yang digunakan lebih lama dibandingkan waktu yang sudah ditentukan, maka ada biaya yang dikenakan yang dikenal sebagai demurrage.

Di sisi lain, perjanjian sewa kapal juga memiliki klausul interupsi yang dapat menghalangi waktu henti. Contohnya adalah apabila ada cuaca buruk atau kejadian lain, maka waktu henti tersebut tidak akan dihitung sebagai bagian dari laytime.

Implikasi Finansial dari Laytime

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, laytime adalah jumlah waktu yang diizinkan dalam kontrak pengiriman untuk kegiatan pemuatan dan pembongkaran kargo tanpa biaya tambahan. Implikasi finansial utama dari laytime terletak pada konsekuensi jika waktu ini terlampaui atau diselesaikan lebih cepat, yang melibatkan denda (demurrage) atau bonus (despatch).

Bagi pihak penyewa kapal, keterlambatan dalam proses muat atau bongkar melebihi batas waktu yang disepakati akan dikenakan biaya demurrage. Sebaliknya, jika proses selesai lebih cepat, penyewa kapal berhak menerima bonus despatch, yaitu insentif untuk efisiensi. Demurrage atau despatch ini dapat berdampak besar pada biaya dan aliran kas.

Bagi pihak pemilik kapal, demurrage memberikan pendapatan tambahan jika penyewa terlambat, sementara despatch menjadi biaya tak terduga jika penyewa efisien. Pengelolaan laytime yang efektif sangat penting bagi kedua pihak, karena mempengaruhi jadwal pelayaran, efisiensi operasional, dan profitabilitas bisnis secara keseluruhan.

Pengecualian Terhadap Laytime

Pengecualian terhadap laytime adalah beberapa kondisi yang diizinkan dalam kontrak sewa kapal dimana waktu tunggu tidak dimasukkan atau tidak lagi dipertimbangkan sebagai laytime karena faktor-faktor tertentu, seperti pemogokan umum atau cuaca yang buruk.

Namun, biasanya pengecualian dipertimbangkan secara ketat dan hanya akan berlaku pada jangka waktu yang diberikan oleh laytime tersebut, dengan pengecualian jika disebutkan lain dalam kontrak tersebut. Pengecualian tidak berlaku untuk jangka waktu yang melebihi laytime dan telah menjadi demurrage, kecuali dijelaskan dalam kontrak tersebut.

Baca juga: Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL) serta Istilah Pentingnya

Mengapa Laytime Menjadi Faktor Penting dalam Negosiasi Kontrak Charter Kapal?

Laytime berperan penting dalam negosiasi kontrak charter kapal karena menentukan durasi waktu untuk memuat dan membongkar kargo tanpa biaya tambahan. Waktu yang melebihi laytime dapat menimbulkan denda demurrage, sementara penyewa dapat memperoleh bonus despatch jika selesai lebih cepat.

Dampak laytime terhadap biaya cukup signifikan. Keterlambatan dalam operasi bongkar muat akan menimbulkan biaya demurrage, sementara penetapan laytime yang tepat membantu mengurangi kebutuhan biaya operasional.

Selain itu, efisiensi operasional juga dipengaruhi oleh laytime. Penjadwalan yang jelas memungkinkan operasi kapal dan kargo yang lebih efisien. Klausul dalam charter party seperti reversible atau non-reversible laytime memberi fleksibilitas pada penyewa untuk memanfaatkan waktu yang tidak terpakai.

Apa itu Layday?

Layday adalah tanggal atau rentang waktu yang disepakati dalam kontrak sewa kapal atau charter party, dimana kapal harus tiba di pelabuhan dan siap menjalankan proses bongkar muat kargo. Periode ini merupakan panduan bagi pemilik kapal dan penyewa untuk menentukan kapan mereka bisa memulai operasional kargo secara resmi.

Menurut praktek yang berlaku, layday menjadi titik awal bagi perhitungan laytime, yang merupakan jangka waktu yang digunakan saat proses muatan maupun pengangkutan barang. Apabila kapal tiba sebelum periode layday tersebut dimulai, penyewa tidak diharuskan melakukan aktifitas tersebut ataupun menerima Notice of Readiness (NOR) dari pihak kapal.

Jenis-jenis Perhitungan Layday

Dalam praktiknya, perhitungan waktu yang dihabiskan di pelabuhan dapat bervariasi tergantung pada kesepakatan dalam kontrak. Dua istilah yang paling umum digunakan untuk mendefinisikan bagaimana hari dihitung adalah SHINC dan SHEX. Memahami perbedaan antara keduanya sangat penting karena akan memengaruhi total durasi laytime yang efektif. Berikut penjelasan terperincinya:

1. SHINC

SHINC (Sundays and Holidays Included) adalah klausul yang menetapkan bahwa hari Minggu dan hari libur resmi tetap dihitung sebagai bagian dari laytime. Dengan kata lain, jam operasional berjalan terus-menerus selama 24 jam sehari, 7 hari seminggu, hingga proses bongkar muat selesai.

Pada umumnya, jenis perhitungan ini lebih menguntungkan bagi pemilik kapal karena memaksimalkan penggunaan waktu dan mendorong charterer untuk bekerja lebih cepat. Klausul SHINC sering digunakan untuk pengiriman komoditas curah atau di pelabuhan yang beroperasi non-stop, tang bertujuan untuk mempercepat perputaran kapal dan mengurangi waktu tunggu di pelabuhan.

2. SHEX

Sebaliknya, SHEX (Sundays and Holidays Excepted) merupakan klausul yang tidak menghitung hari Minggu dan hari libur resmi sebagai laytime. Waktu akan dihentikan sementara selama waktu tersebut dan dilanjutkan pada hari kerja berikutnya.

Klausul SHEX seringkali lebih disukai oleh charterer karena memberikan kelonggaran waktu, terutama di pelabuhan dengan jam operasional terbatas. Akan tetapi, klausul ini dapat dimodifikasi menjadi SHEX EIU (Even If Used), yang memungkinkan waktu tetap dihitung jika charterer melakukan aktivitas pada hari libur.

Apa itu Laycan?

Laycan, atau laydays and cancelling date, adalah rentang waktu yang disepakati dalam kontrak sewa kapal atau charter party. Laycan menentukan waktu kapan kapal harus tiba di pelabuhan dan siap menjalankan proses bongkar muat kargo.

Jika kapal tiba setelah batas waktu yang disepakati (cancelling date), penyewa berhak untuk membatalkan kontrak. Dengan adanya laycan, penyewa bisa memiliki kepastian bahwa kapal akan tiba dalam rentang waktu yang jelas, wajar, dan mudah diprediksi.

Isi Klausul Laycan

Klausul laycan menetapkan jangka waktu dimana kapal akan tiba di pelabuhan muat. Dalam konteks ini, kedatangan kapal bisa didasarkan pada dua hal utama. Pertama, kedatangan kapal dalam arti legal dengan memberikan NOR, dan kedua, kedatangan kapal secara fisik yang sudah siap dari segi teknis untuk melakukan operasi kargo.

Perlu dicatat bahwa klausul ini juga penting bagi charterer, sebab klausul ini juga memiliki konsekuensi jika kapal tidak memenuhi tenggat waktu yang ditetapkan. Biasanya, keputusan untuk mengakhiri kontrak tanpa ada penalti, tergantung oleh kondisi pasar dan operasional shipping line terkait.

Fungsi Penerapan Laycan dalam Logistik

Penerapan laycan dalam logistik maritim memiliki beberapa fungsi yang sangat penting dalam proses operasional logistik. Ini bertujuan untuk menyesuaikan harapan antara pemilik kapal dan penyewa, juga mencegah risiko bagi kedua belah pihak. Dibawah ini adalah penjelasan fungsinya:

1. Menentukan Jadwal Kedatangan Kapal

Pertama, laycan memberikan kepastian terkait jadwal kedatangan kapal. Melalui penentuan rentang waktu ini, penyewa (charterer) bisa merencanakan semua aktivitas yang ada di logistik darat. Penyewa dapat merencanakan pengumpulan kargo di warehouse pelabuhan, persiapan tenaga kerja muat dan bongkar, serta perjalanan tambahan.

Tanpa adanya laycan, penyewa akan dihadapi dengan tingkat ketidakpastian yang cukup tinggi, dimana ini menyebabpak penundaan pengiriman kargo atau bahkan ketidaksiapan pelabuhan saat kapal datang. Ketidakpastian jadwal ini berperan penting dalam menjaga efisiensi rantai pasok. Dalam proses ocean freight, hal ini membantu semua pihak terkait, termasuk otoritas pelabuhan, dalam mengatur sumber daya dengan lebih optimal.

2. Menghindari Biaya Tambahan

Fungsi berikutnya dari laycan adalah membantu mengelola risiko biaya yang muncul akibat keterlambatan kapal. Jika kapal datang setelah batas waktu laycan, penyewa memiliki hak untuk membatalkan kontrak. Dengan begitu, penyewa tidak perlu menanggung biaya sewa atas kapal yang tidak dapat digunakan sesuai jadwal.

Di sisi lain, laycan juga mendorong pemilik kapal untuk menjamin kapal tiba tepat waktu agar kontrak tetap berjalan. Ketepatan jadwal ini membantu mencegah timbul biaya tambahan, seperti storage cost akibat kargo terlalu lama berada di pelabuhan, ataupun potensi demurrage. Dengan adanya laycan, kedua pihak dapat mengelola risiko biaya secara lebih terukur dan mengurangi kerugian akibat ketidakpastian jadwal kapal.

3. Bisa Disesuaikan Dengan Kondisi

Salah satu fungsi lain dari laycan adalah sangat fleksibel dan dapat ditentukan melalui negosiasi. Durasi laycan tidak kaku dan dapat ditentukan berdasarkan faktor yang harus dipertimbangkan. Faktor-faktor tersebut meliputi jenis kargo yang akan dikirim, perkiraan kondisi cuaca di rute perjalanan, serta kepadatan yang ada di pelabuhan muat.

Misalnya, jika rute perjalanan kapal tersebut yang sering dilewati mengalami cuaca tidak baik, kedua belah pihak dapat membuat kesepakatan tentang laycan yang lebih lowong sebagai penyangga terhadap kemungkinan munculnya keterlambatan. Dengan demikian, fleksibilitas ini membantu kontrak agar sesuai dengan situasi di lapangan. Keadaan tersebut membuat laycan sebagai instrumen yang praktis dan efektif dalam logistik.

4. Punya Aturan Hukum yang Jelas

Laycan bukan hanya sekadar kesepakatan yang informal, namun adalah suatu klausul hukum dalam kontrak sewa kapal. Aturan mengenai laycan juga telah dijelaskan dalam hukum maritim internasional, sehingga bisa menjadi dasar ketika ada pertentangan antara pemilik kapal dengan penyewa.

Jika pemilik kapal tidak berhasil membawa kapal tersebut dalam batas waktu laycan, maka penyewa berhak mengenai kontrak untuk membatalkan kesepakatannya. Demikian pula jika penyewa menolak untuk kargo secara sepihak walaupun kapal tersebut sudah tiba pada saat yang tepat, maka pemilik kapal juga akan dilindungi oleh hukum.

Peran Laycan dalam Proses Bongkar Muat

Dalam ekosistem pelabuhan yang sibuk, laycan memiliki peran penting dalam menentukan alur proses pengangkutan. Fungsi laycan ini tidak hanya berada pada penentuan tanggal, melainkan juga mendorong beberapa aktivitas yang berkaitan satu sama lain. Berikut penjelasannya lebih lengkap.

1. Penentu Waktu Kedatangan Kapal

Fungsi utama dari laycan adalah menetapkan timeframe kedatangan kapal yang bisa dipercaya. Hal tersebut akan menjadi standar bagi setiap pihak yang ikut serta dalam operasional pelabuhan, mulai dari otoritas pelabuhan yang mempersiapkan alokasi dermaga serta penjadwalan berlabuhnya kapal.

Untuk pihak penyewa, tanggal dimulainya laycan menjadi tandanya bahwa semua persiapan akhir harus dilakukan, misalnya penyiapan dokumen ekspor, pembuatan kargo, dan komunikasi dengan perusahaan bongkar muat.

2. Perencanaan Logistik yang Tepat

Dengan adanya laycan, pihak penyewa bisa merencanakan kegiatan logistik dengan tingkat akurasi lebih tinggi. Pihak penyewa bisa memesan peralatan unloading seperti crane dan forklift, dan juga memanfaatkan tenaga kerja berdasarkan prediksi penempelan kapal. Ini tidak akan ada masalah dengan penggunaan sumber daya, di mana peralatan dan tenaga kerja tidak memiliki apa-apa untuk dikerjakan karena menunggu kapal yang tidak tahu berapa lama lagi datang.

Rencana tersebut juga termasuk dalam hal pengelolaan biaya operasional di pelabuhan. Melalui pengetahuan tentang kapan kapal tersebut akan datang, perusahaan bisa mengelola cash flow dengan cara yang lebih baik untuk membayar berbagai biaya bongkar muat pelabuhan.

3. Pencegahan Keterlambatan dalam Proses

Dengan adanya tanggal pembatalan dalam klausul laycan akan menjadi motivasi yang sangat besar bagi kapten kapal untuk bisa mengurangi peluang terjadi keterlambatan. Karena ada risiko untuk pembatalan kontrak apabila kapal telat, maka mereka menjadi lebih bersemangat dan pro aktif dalam mengatur agenda pelayarannya sehingga bisa tiba pada saat yang telah ditentukan.

Motivasi ini secara tidak langsung dapat mencegah timbulnya efek domino dari keterlambatan ini. Apabila kapal telah tiba tepat waktu, proses pemuatan barang akan bisa dilakukan dengan tepat. Ini juga akan memastikan bahwa kargo bisa segera diteruskan sampai tempat tujuannya tanpa menunggu lama.

4. Pengelolaan Antrian Kapal

Dalam hal penanganan antrian kapal di pelabuhan yang memiliki lalu lintas padat, menjadi masalah yang tidak mudah. Laycan bisa membantu dalam hal ini. Dengan data laycan yang didapatkan dari berbagai kapal, maka mereka bisa membuat jadwal sandar kapal dengan cara yang lebih baik.

Berkat data tersebut, mereka bisa memprakirakan kapan dermaga akan penuh dan kapan masih ada slot yang kosong. Maka, mereka bisa memandu kapal untuk melakukan penundaan di lego jangkar jika diperlukan, atau bisa langsung ke dermaga jika masih ada slot yang kosong. Penanganan antrian yang baik ini sangat penting agar pelabuhan bisa beroperasi maksimal.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Laycan

Pengaturan pada laycan schedule juga tidak selalu mudah karena adanya banyak faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi tersebut. Faktor-faktor ini tidak bisa dikendalikan oleh pemilik kapal dan penyewa, tapi harus dipertimbangkan pada tahap perencanaan. Selanjutnya, faktor-faktor tersebut antara lain:

1. Cuaca dan Kondisi Alam

Cuaca merupakan salah satu faktor yang paling tidak terduga dan mempengaruhi pelayaran. Badai, ombak besar, atau kabut tebal bisa menjadi penyebab penundaan yang sangat signifikan sehingga bisa membuat kapal harus merubah rute perjalanannya. Faktor-faktor ini bisa berdampak pada penundaan keberangkatan atau waktu tiba, sehingga kapal berisiko melalui tanggal pembatalan.

Faktor-faktor laycan kadang dipertimbangkan dengan pertimbangan seasonal factor pada suatu rute. Sebagai contoh, jika kapal melakukan pelayaran di utara Atlantik pada bulan-bulan musim dingin, maka biasanya jendela laycan diperpanjang. Antisipasi terhadap kondisi alam adalah bagian penting dari manajemen risiko dalam menentukan jadwal laycan yang realistis.

2. Kondisi Fasilitas Pelabuhan

Pemilihan dan kondisi fasilitas pada pelabuhan muat pun merupakan hal yang mempengaruhi laycan. Meski kapal tiba tepat waktu sesuai laycan, kapal tersebut tidak bisa menyampaikan NOR ketika pelabuhan tujuan masih belum tersedia. Selain itu, kerusakan terhadap alat-alat penting seperti derek atau konveyor bisa menunda penyiapan pelabuhan untuk menampung kapal tersebut.

Masalah ini akan membuat situasi menjadi rumit, dimana kapal telah sampai di pelabuhan namun belum dapat mulai melakukan proses akibat masalah dari pihak darat. Jadi, penyewa perlu memastikan apakah fasilitas pelabuhan yang disebutkan berada dalam kondisi baik. Hal ini dilakukan untuk mencegah adanya permasalahan tentang kapan laytime harus dimulai

3. Kesibukan Pelabuhan

Faktor lain dari lingkungan eksternal yang dapat mempengaruhi keterlambatan adalah tingkat kongesti atau kesibukan di pelabuhan. Karena antrian yang terjadi di pelabuhan pelabuhan utama bisa cukup lama, sebuah kapal bisa jadi berada di perairan pelabuhan dalam periode laycan dan harus menunggu beberapa hari sampai mendapatkan giliran sandar.

Ini disebut sebagai port congestion yang dapat mengganggu semua jadwal yang sudah disusun. Adanya beberapa kontrak sewa kapal yang memiliki klaukul tentang bagaimana mengakomodasi waktu tunggu karena kondisi tersebut. Mempahami tingkat kesibukan pelabuhan tujuan penting dilakukan pada proses pembicaraan laycan.

Dilansir dari artikel CNBC Indonesia, menurut laporan, dwelling time (waktu tunggu peti kemas) di pelabuhan Indonesia dapat dipertahankan dan dikurangi menjadi sekitar 2,7 hari pada Maret 2025. Ini jauh lebih efisien dibandingkan dengan angka rata-rata biasa di pelabuhan yang mengalami keterlambatan laycan.

4. Persyaratan Perijinan dan Dokumentasi

Proses birokrasi juga bisa mempengaruhi persiapan kapal tersebut secara tepat waktu. Tidak ada persiapan izin bea cukai, dokumen karantina, atau surat-surat lainnya mungkin bisa membatasi kapal dari pemberian NOR. Maka dari itu, dokumen-dokumen yang dibutuhkan perlu disiapkan dengan benar sebelum kedatangan kapal.

Pada setiap negara dan pelabuhan, aturan yang berbeda-beda, oleh karenanya sangat penting untuk mempunyai pemahaman yang baik tentang syarat pengiriman barang dengan kapal laut. Bahkan kesalahan sedikit pun di dalam dokumentasi bisa membawa penundaan beberapa hari. Untuk itu, komunikasi yang baik antara kapten dan

Tantangan dalam Pengelolaan Laycan

Meskipun laycan didesain untuk menciptakan keseragaman, manajemen laycan di lapangan penuh dengan berbagai tantangan yang harus diperhatikan dengan teliti. Tantangan ini bisa datang dari berbagai sumber, mulai dari yang sudah diprediksi hingga yang tidak terduga. Di bawah ini adalah penjelasannya lebih lajut.

1. Kemacetan di Pelabuhan

Salah satu tantangan terbesar dalam manajemen laycan meliputi kondisi pelabuhan yang macet (port congestion). Jika operasional pelabuhan melebihi kapasitasnya, maka waktu menunggu kapal untuk masuk pelabuhan bisa sangat panjang.

Ini berarti kapal tersebut akan berada dalam situasi yang sangat sulit sebab mereka bisa sudah sampai di wilayah pelabuhan sesuai jadwal laycan namun tetap tidak bisa masuk ke dermaga. Sistem pengiriman peti kemas yang tidak tertata rapi pada pelabuhan pun bisa memperparah situasi ini, sebab akan memperlambat proses bongkar muat kapal serta memperpanjang waktu tunggu.

Perselisihan tentunya akan sering terjadi berkaitan dengan siapa yang harus membayar waktu tunggu tersebut. Dalam beberapa situasi, waktu tunggu akan dianggap sebagai laytime apabila kapal tersebut sudah sampai di area yang telah ditetapkan (misalnya area lego jangkar) dan menunjukkan NOR.

2. Kendala Teknis

Tantangan lain yang dihadapi adalah masalah teknis yang tidak terduga sebelumnya. Kerusakan pada mesin kapal selama perjalanannya bisa mengakibatkan keterlambatan dan kesulitan dalam mencapai laycan. Ini tentu saja akan berujung pada gagalnya perjanjian dan kerugian dari pemilik kapal tersebut.

Sebaliknya, kendala teknis juga bisa muncul di darat, seperti kerusakan pada derek utama di pelabuhan dan konveyor. Permasalahan ini bisa menghambat proses loading atau unloading kapal meski kapal telah siap melakukan proses tersebut. Kedua hal ini diperlukan komunikasi yang efektif dari kedua belah pihak agar mereka bisa mengurangi dampaknya.

Pengaruh Laycan Terhadap Logistik Barang

Pada umumnya, penggunaan laycan baik ataupun penggunaannya yang gagal akan mempengaruhi secara bertubi-tubi ekosistem pengiriman barang secara keseluruhan. Pengaruh ini tidak hanya mengganggu kapten kapal atau charterer, tapi juga pelabuhan, pemilik kargo, dan pembeli akhir.

1. Pengaruh pada Pelabuhan dan Infrastruktur

Penjadwalan laycan puluhan atau ratusan kapal setiap hari secara kolektif mencerminkan detak jantung operasional pelabuhan tersebut. Pelabuhan menggunakan informasi tersebut untuk merencanakan distribusi sumber daya mulai dari dock, pilotage, hingga tugboat. Patuhannya membuat pelabuhan bekerja secara optimal.

Sebaliknya, kedatangan banyak kapal kargo yang tidak sesuai laycan mereka bisa memunculkan masalah dalam perencanaan tersebut. Ini bisa berarti menghasilkan kemacetan dan penggunaan sumber daya yang tidak efektif. Ketidakjelasan akan jadwal tersebut akan mengurangi efisiensi pelabuhan tersebut.

2. Pengaruh Terhadap Aliran Barang

Bagi pemilik kargo, laycan adalah penentu penting dalam rantai pasok mereka. Keterlambatan kapal yang melewati cancelling date dapat menyebabkan seluruh jadwal produksi terganggu. Bahan baku mungkin tidak tiba tepat waktu di pabrik, atau barang jadi gagal mencapai pasar sesuai dengan musim permintaan.

Gangguan ini dapat menyebabkan hilangnya penjualan, biaya produksi yang lebih tinggi karena pabrik menganggur, dan penalti dari pembeli akhir karena keterlambatan pengiriman. Dwelling time yang tinggi di pelabuhan juga dapat memperburuk situasi ini, menambah waktu tunggu dan memperlambat aliran barang.

3. Pengaruh Terhadap Hubungan Bisnis

Di tingkat komersial, kepatuhan terhadap laycan mencerminkan keandalan dan profesionalisme. Pemilik kapal yang selalu memenuhi jadwal laycan akan membangun reputasi positif, yang membuat mereka lebih disukai oleh penyewa. Ini menciptakan hubungan bisnis jangka panjang yang didasarkan pada kepercayaan.

Sebaliknya, kegagalan berulang untuk memenuhi laycan dapat merusak reputasi pemilik kapal dan membuat penyewa enggan bekerja sama di masa depan. Demikian juga, penyewa yang sering menyebabkan penundaan dapat dikenakan tarif lebih tinggi atau bahkan ditolak oleh pemilik kapal.

Tips Memaksimalkan Kepatuhan terhadap Laycan

Kepatuhan terhadap laycan tidak boleh dianggap sebagai sesuatu yang didapat oleh keberuntungan saja, tetapi merupakan hasil dari perencanaan yang tepat, komunikasi yang efektif, dan juga bantuan teknologi. Berikut ini beberapa tips yang bisa diterapkan oleh perusahaan Anda:

1. Perencanaan Matang dan Komunikasi Efektif dengan Pihak Pelabuhan

Faktor penting dalam laycan adalah persiapan jauh-jauh hari sebelum kapal berlayar. Hal ini termasuk seleksi jalur pelayaran yang paling efektif dan memperhitungkan faktor-faktor musiman serta memahami karakteristik pelabuhan tujuan tersebut. Lakukan penelitian mendalam mengenai kemungkinan kepadatan serta aksesibilitas fasilitas pelabuhan tersebut.

Selain itu, jalin komunikasi yang terbuka dan berkelanjutan dengan agen pelabuhan. Bagikan informasi tentang jadwal kapal Anda dan spesifikasi kargo Anda kepada mereka agar mereka bisa merencanakan lebih baik. Komunikasi proaktif dapat membantu Anda mengatasi masalah potensial

2. Penggunaan Teknologi untuk Memantau Jadwal Kapal

Di era digital, pembaruan manual tidak lagi cukup untuk mendukung pemantauan kapal yang cepat dan akurat. Oleh karena itu, perusahaan dapat memanfaatkan software logistik ScaleOcean yang dilengkapi pelacakan kapal secara real time melalui data AIS atau Automatic Identification System. Teknologi ini membantu perusahaan melihat pergerakan kapal dengan lebih jelas, termasuk posisi, rute, dan perkembangan perjalanan secara langsung.

Melalui data tersebut, perusahaan dapat membandingkan posisi kapal dengan jadwal yang sudah direncanakan. Perkiraan waktu kedatangan juga dapat terus diperbarui, sehingga tim logistik tidak perlu menunggu informasi secara manual. Jika terjadi perubahan rute, keterlambatan, atau penurunan kecepatan yang signifikan, perusahaan dapat mengetahuinya lebih awal.

Dengan visibilitas yang lebih jelas, perusahaan bisa memberikan tanggapan atas kondisi yang ada di lapangan dengan lebih cepat serta membuat keputusan operasional yang tepat. Anda dapat coba demo gratis software logistik ScaleOcean untuk menyaksikan bagaimana teknologi pelacakan kapal dapat membantu proses pemantauan armada berjalan lebih terukur dan efisien.

3. Meninjau Kembali Kontrak secara Teliti untuk Cegah Miskomunikasi

Banyak perselisihan yang berkaitan dengan laycan terjadi karena ketidakpastian dalam kontrak atau makna dari kontrak tersebut diinterpretasikan oleh masing-masing pihak dengan cara yang berbeda-beda. Untuk menghindari perselisihan ini, sebelum memasuki proses signing charter party, maka tim legal dan operasional harus mengecek semua klausul

Untuk mengatsinya, jelaskan semua istilah dalam kontrak secara spesifik agar tidak menimbulkan interpretasi ganda. Misalnya, batasan “cuaca buruk” atau kondisi pelabuhan yang dianggap “macet” perlu ditulis dengan jelas. Dengan kontrak yang lebih detail, perusahaan dapat mengurangi risiko miskomunikasi dan mencegah perselisihan di kemudian hari.

Kesimpulan

Laycan adalah jangka waktu sewa kapal yang ditentukan melalui perjanjian atau kontrak. Waktu ini menentukan kapan kapal harus berada di pelabuhan untuk melaksanakan proses pengepakan dan pembongkaran kargo. Untuk pihak kapal dan penyewa, Laycan merupakan hal penting bagi kedua belah pihak agar dapat memastikan jadwal yang lebih tepat.

Namun, kepastian tersebut akan sulit dijaga jika perusahaan masih mengandalkan sistem manual untuk memantau pergerakan kapal. Karena itu, software logistik ScaleOcean membantu perusahaan melacak posisi kapal secara real time melalui data AIS. Dengan visibilitas ini, tim logistik dapat mengetahui perubahan rute, potensi keterlambatan, atau penyimpangan jadwal lebih cepat.

Hasilnya, perusahaan dapat mengambil keputusan operasional dengan lebih tepat tanpa harus menunggu informasi yang terlambat. Jadwalkan demo gratis ScaleOcean untuk melihat bagaimana teknologi pelacakan kapal dapat membantu pemantauan armada berjalan lebih efisien dan terukur.