Certificate of Origin: Arti, Fungsi, & Contoh Dokumennya

1Ketidaktepatan informasi asal barang dapat mengakibatkan penolakan dokumen dan tertundanya proses pengiriman, serta muncul biaya tambahan. Oleh sebab itu, perusahaan harus memiliki Certificate of Origin (COO) yang menjadi bukti asal negara suatu barang.

Selain itu, COO mencerminkan perusahaan yang patuh terhadap regulasi perdagangan internasional. Perusahaan juga terhindar dari masalah bea cukai, sehingga proses ekspor maupun impor lebih cepat dan tertata dengan rapi.

Untuk memperoleh COO yang resmi, eksportir harus memenuhi syarat, dokumen, dan mengikuti format COO dari Kementrian Perdagangan. Selanjutnya, artikel ini akan membahas tentang pengertian Certificate of Origin, fungsi, jenis, proses penerapan, syarat dokumen, hingga contohnya.

1. Apa itu Certificate of Origin?

Certificate of Origin (COO) adalah dokumen dalam perdagangan internasional bersifat resmi yang menyatakan bahwa barang dalam pengiriman telah diproduksi dan diproses di suatu negara tertentu. Tidak hanya itu, dokumen berguna untuk menentukan kelayakan memperoleh pengurangan tarif dan bea masuk preferensial.

Di Indonesia, dokumen ini disebut sebagai Surat Keterangan Asal (SKA). SKA berperan sebagai bukti tertulis yang memastikan bahwa suatu barang benar-benar berasal dari negara yang tercantum dalam sertifikat.

Perusahaan perlu menyertakan COO dalam proses ekspor impor untuk menentukan tarif bea cukai dan pengelolaan kuota impor. Isi dokumen meliputi detail produk seperti keterangan, kelas, dan negara asal.

Misalnya, dalam kasus perjanjian perdagangan bebas, dokumen proses logistik ini membantu pemerintah menentukan apakah barang tersebut memenuhi kriteria tarif preferensial, yang seringkali lebih rendah atau bahkan nol.

2. Fungsi Utama Certificate of Origin

Certificate of Origin memiliki berbagai fungsi sebagai bukti asal barang, preferensi tarif, kemudahan administrasi, memfasilitasi pengurusan bea dan cukai, mencegah pemalsuan, memenuhi persyaratan dan regulasi, serta letter of credit. Berikut adalah beberapa fungsi utama Certificate of Origin:

a. Bukti Asal Barang

Pertama, COO berfungsi untuk menyatakan asal negara suatu produk ekspor. COO menjadi salah satu hal wajib dalam kepatuhan hukum dan peraturan negara, serta sebagai dasar penentuan status barang dalam ranah perdagangan internasional.

b. Preferensi Tarif

Adanya informasi negara asal yang tercatat dalam COO, memungkinkan pengurangan atau pembebasan tarif karena negara yang terlihat sudah memiliki perjanjian perdagangan bebas. Dampaknya, perusahaan dapat memperoleh keuntungan kompetitif dalam biaya impor.

c. Kemudahan Administrasi

Di samping itu, perusahaan akan lebih mudah dalam mengurus kepabeanan dan administrasi ekspor impor karena sudah ada informasi yang jelas terkait asal barang. Informasi yang jelas ini mempercepat proses barang di pelabuhan.

d. Memfasilitasi Pengurusan Bea dan Cukai

Dalam memproses barang impor, COO dapat digunakan oleh pihak bea cuma dalam tahapan pemeriksaan. Selain itu, COO  memperjelas kepatuhan terhadap aturan, dan menghindari potensi penahanan atau denda.

e. Mencegah Pemalsuan

Fungsi lainnya COO akan mencegah pemalsuan asal barang dan praktik perdagangan ilegal. COO diterbitkan melalui lembaga resmi yang memverifikasi dokumen dan informasi, dan risiko masuknya barang palsu ke pasar internasional dapat diminimalisir. Dokumen ini juga akan melindungi reputasi eksportir dan menjaga kepercayaan mitra dagang lebih baik.

f. Memenuhi Persyaratan dan Regulasi

Sebagai dokumen wajib di banyak negara, Certificate of Origin (COO) berfungsi untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi impor. Tanpa COO, barang berisiko tertahan atau ditolak di bea cukai karena tidak ada alat pengawasan dan regulasi.

Dalam pengiriman udara atau darat, dokumen ini sering disandingkan dengan waybill guna memberikan informasi lengkap terkait identitas pengirim, penerima, serta asal usul komoditas. Sinergi antar dokumen tersebut memastikan hak dan kewajiban setiap pihak dalam kontrak pengangkutan tetap terlindungi.

g. Letter of Credit

Dalam proses transaksi perdagangan internasional, COO sering kali menjadi dokumen pendukung untuk pencairan Letter of Credit (L/C). Bank penerbit L/C akan membuat COO menjadi syarat untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan kontrak dan berasal dari negara yang disepakati. COO akan membuat proses pembayaran berjalan lancar, dan risiko non-pengiriman atau ketidaksesuaian barang dapat diminimalisir.

Untuk memudahkan pengelolaan dokumen ini dan meningkatkan efisiensi operasional, ScaleOcean software logistik menawarkan solusi software logistik yang mengotomatisasi pemesanan, pelacakan real-time, dan pengelolaan dokumen impor/ekspor.

Dengan fitur-fitur ini, proses transaksi internasional menjadi lebih cepat, transparan, dan risiko ketidaksesuaian barang dapat diminimalisir. ScaleOcean membantu Anda memastikan kelancaran pembayaran dan pengiriman sesuai dengan peraturan yang berlaku.

3. Jenis Certificate of Origin

Jenis dokumen untuk ekspor impor, khususnya Certificate of Origin memiliki dua jenis, yaitu SKA Preferensi dan SKA Non Preferensi. Berikut adalah rincian jenis dokumen Certificate of Origin yang harus dipahami: 

a. SKA Preferensi

SKA preferensi adalah dokumen untuk menandai bahwa barang telah memenuhi persyaratan asal dalam perjanjian perdagangan bebas atau preferensial antar negara. Dengan adanya SKA ini, produk yang diekspor dapat memperoleh manfaat tarif bea masuk yang lebih rendah atau nol.

Hal ini tentu membantu perusahaan mengekspor produk dengan biaya pengiriman yang lebih murah. SKA preferensi harus secara akurat menyatakan bahwa produk benar-benar berasal dari negara yang terlibat dalam perjanjian perdagangan untuk memastikan tarif preferensial dapat diterapkan.

b. SKA Non Preferensi

SKA non-preferensial merupakan dokumen yang menunjukkan asal suatu produk tanpa memberikan indikasi adanya perlakuan tarif khusus. Dokumen ini sering kali digunakan sebagai alat pengawasan atau dokumen pendukung yang wajib di negara tujuan.

Jenis SKA ini biasanya dibutuhkan dalam perdagangan internasional untuk tujuan statistik, kuota, dan pengawasan impor. Secara sederhana, SKA ini menegaskan bahwa meskipun produk berasal dari negara tertentu, tarif preferensial tidak diberlakukan berdasarkan perjanjian perdagangan yang ada.

Kesimpulannya, SKA preferensi menandai bahwa barang memenuhi persyaratan asal dalam perjanjian perdagangan bebas antar negara. Sedangkan SKA non-preferensial menunjukkan asal produk tanpa indikasi tarif khusus. Keduanya merupakan bagian dari dokumen pengiriman barang yang wajib dipahami oleh setiap pelaku usaha logistik global.

4. Apakah COO dan SKA Berbeda?

Terdapat perbedaan COO (Certificate of Origin) dan SKA (Surat Keterangan Asal) yang terletak pada konteks dan penggunaannya. COO adalah dokumen umum yang menyatakan asal barang ekspor dari negara atau wilayah tertentu, serta digunakan sebagai bukti keaslian produk dalam perdagangan internasional.

Sedangkan SKA adalah jenis COO yang khusus digunakan untuk mendapatkan preferensi tarif atau pengurangan bea masuk berdasarkan perjanjian perdagangan antar negara. Secara menyeluruh, dipahami bahawa SKA adalah COO, sedangkan tidak semua COO adalah SKA, karena SKA memiliki fokus pada manfaat tarif khusus.

Dilansir dari Dimerco, di Asia Tenggara dan Tiongkok, Certificate of Origin jenis Form D dan Form E dipakai dalam perjanjian perdagangan bebas. Form D digunakan dalam perdagangan antar negara anggota ASEAN, sedangkan Form E digunakan dalam perdagangan antara ASEAN dan Tiongkok.

Jika barang memenuhi syarat asal yang ditetapkan (misalnya nilai regional tertentu), importir dapat memperoleh tarif preferensial 0 % atau lebih rendah, dibanding tarif umum (kurang lebih 10 % atau lebih) yang dikenakan bila tidak memakai CO ini.

Baca juga: 5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik

5. Proses Penerapan Certificate of Origin

Proses penerapan Certificate of Origin dimulai dari pengumpulan dokumen pendukung, pengajuan permohonan COO, verifikasi dan pemeriksaan dokumen, penerbitan COO, penggunaan COO dalam proses ekspor. Berikut adalah urutan proses penerapan Certificate of Origin:

a. Pengumpulan Dokumen Pendukung

Langkah pertama, eksportir harus mengumpulkan dokumen pendukung COO yang dapat membuktikan asal barang, seperti faktur, packing list, dan dokumen produksi. Dokumen-dokumen tersebut akan menjadi dasar bagi pihak yang berwenang untuk memverifikasi klaim asal barang sebelum menerbitkan COO.

b. Pengajuan Permohonan COO

Setelah dokumen pendukung lengkap, eksportir akan mengajukan permohonan COO ke lembaga resmi yang berwenang. Di Indonesia sendiri, COO di terbitkan oleh Instansi Penerbit Surat Keterangan Asal (IPSKA) yang telah ditunjuk Kementerian Perdagangan.

Selain itu, Kementerian Perdagangan juga menyediakan sistem e-SKA, yaitu platform elektronik untuk penerbitan dan pengelolaan SKA yang bertujuan memudahkan proses administrasi secara digital.

c. Verifikasi dan Pemeriksaan Dokumen

Selanjutnya dilakukan verifikasi dan pengecekan oleh lembaga penerbit terhadap dokumen dan informasi asal barang. Proses ini akan memastikan data yang diajukan telah valid dan sesuai dengan aturan yang berlaku di negara asal.

d. Penerbitan COO

Setelah seluruh persyaratan dan verifikasi telah terpenuhi, lembaga penerbit akan mengeluarkan Certificate of Origin yang resmi. Dokumen ini nantinya akan diserahkan kepada pihak eksportir untuk dilampirkan dalam pengiriman barang ke negara tujuan.

e. Penggunaan COO dalam Proses Ekspor

Langkah terakhir adalah eksportir yang menyerahkan COO kepada pihak bea cukai di negara tujuan untuk proses impor. Dokumen ini juga akan digunakan untuk membuktikan asal negara dan dapat membantu pengimpor mendapatkan fasilitas tarif atau memenuhi persyaratan kepabeanan.

6. Syarat Dokumen untuk Mendapatkan Certificate of Origin

Dokumen yang diperlukan untuk mendapatkan Certificate of Origin antara lain invoice, packing list, bill of lading, dan surat PEB ekspor. Berikut adalah syarat dokumen untuk mendapatkan Certificate of Origin:

a. Invoice

Syarat dokumen untuk mengajukan permohonan e-SKA salah satunya adalah invoice yang menyatakan detail transaksi penjualan, termasuk deskripsi barang, jumlah, dan harga. Invoice penting karena menyediakan bukti transaksi resmi. Selain itu, dokumen ini juga sering dikaitkan dengan delivery order untuk memastikan instruksi penyerahan barang di gudang tujuan sesuai dengan pesanan yang tertera.

Informasi ini juga digunakan saat proses custom clearance untuk mengkonfirmasi nilai dan spesifikasi barang, serta memastikan barang yang diekspor sesuai dengan ketentuan yang disyaratkan dalam perjanjian perdagangan internasional.

b. Packing List

Selanjutnya, ada packing list yaitu dokumen yang menjelaskan secara detail isi dari pengiriman, termasuk jenis, kuantitas, dan pengemasan barang. Dokumen ini sangat penting dalam proses pengajuan SKA karena membantu otoritas bea cukai untuk memverifikasi fisik barang. Selain itu, juga mempermudah pemeriksaan dan pengeluaran barang di pelabuhan, yang memastikan semua barang tercatat dan tidak ada kesalahan pengiriman.

c. Bill of Lading

Selanjutnya, perusahaan juga harus menyerahkan bill of lading. B/L merupakan sebuah dokumen pengiriman yang diterbitkan oleh pihak transportasi kepada pengirim dan menjadi bukti kontrak untuk aktivitas pengangkutan dan penerimaan barang.

Ketika suatu barang telah diangkut, maka B/L menjadi sangat penting karena dokumen ini yang menyatakan keberhasilan proses pengangkutan barang. Dokumen ini juga digunakan untuk mendukung klaim asuransi jika barang yang diterima tidak sesuai kondisi yang dijanjikan.

d. Surat PEB Ekspor

Surat PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) dikeluarkan oleh eksportir di Indonesia yang memuat informasi terkait nilai barang, destinasi pengiriman, dan data penerima. Dokumennya bertujuan untuk melaporkan barang yang akan diekspor kepada pihak bea cukai.

Terkait proses pengajuan COO, PEB akan membuktikan bahwa semua prosedur ekspor telah diikuti sesuai dengan peraturan bea cukai. Semua barang sudah legal dan telah dilaporkan kepada pemerintah.

Selain dokumen-dokumen tersebut, perusahaan juga dapat melampirkan dokumen lain yang dapat mendukung hal ini. Dokumen yang digunakan untuk memberikan bukti bahwa barang yang dikirim sudah sesuai dengan standar mutu yang disepakati dalam transaksi internasional adalah Certificate of Quality (CoQ).

7. Contoh Certificate of Origin

Untuk perusahaan memahami dokumen ini lebih mendalam, perhatikan skenario di bawah ini. Dokumen ini akan memudahkan pihak bea cukai dalam memverifikasi asal barang dan menjelaskan bagaimana proses kegiatan ekspor impor, mulai dari pengemasan, pengiriman, hingga penerimaan.

Di bawah ini terdapat PT. Maju Bersama yang merupakan sebuah perusahaan yang berlokasi di Jakarta dan ingin mengirimkan kopi arabika ke distributornya di Milan, Italia. Perusahaan telah menegosiasikan penjualan 500 kg kopi kepada Società Importazione Caffè Italiana.

Untuk memastikan kelancaran pengiriman dan memenuhi persyaratan bea cukai di Italia, perusahaan perlu menyertakan dokumen COO. Berikut ini adalah contoh Certificate of Origin tersebut.

Skenario menunjukkan pihak yang bertanggung jawab atas ekspor di PT. Maju Bersama, perlu menandatangani dokumen setelah memeriksa dan memastikan data barang telah sesuai. Kementerian Perdagangan harus melakukan verifikasi terhadap informasi yang diberikan, kemudian menandatangani serta memberikan cap resmi pada dokumen.

Contoh Certificate of Origin di atas akan sangat berguna dalam melengkapi proses pengiriman barang dan memastikan kopi yang diimpor dapat masuk ke pasar Italia dengan manfaat tarif yang paling sesuai dan tepat. Maka dari itu, proses ekspor impor ini lebih lancar karena ada COO sebagai data resmi.

8. Mudahkan Pembuatan Certificate of Origin dengan Software Logistik ScaleOcean

Software logistik ScaleOcean mampu mempermudah perusahaan pada saat melakukan aktivitas ekspor dan impor. Setiap fitur dan kecanggihannya dapat mengoptimalkan rantai pasokan, proses pengiriman, dan manajemen seluruh dokumen yang dibutuhkan dalam perdagangan internasional, seperti Certificate of Origin (COO).

Jika perusahaan ingin menyederhanakan proses binis ekspor, maka ScaleOcean merupakan solusi yang tepat dan efektif untuk mendukung tujuan tersebut. Software ini memungkinkan pembuatan COO secara lebih cepat dan tepat, berkat integrasi manajemen dokumen yang mudah digunakan.

Dengan ScaleOcean, Anda bisa mencegah terjadi human error dalam pengelolaan dokumen dan memastikan semua proses berjalan lebih lancar. Jika penasaran dan ingin mencobanya, ScaleOcean juga menawarkan demo gratis, jadi Anda bisa merasakan langsung kemudahan penggunaan software ini.

Fitur Utama Software Logistik ScaleOcean:

• Automatisasi Pembuatan COO: Memungkinkan pembuatan dan pengelolaan Certificate of Origin secara otomatis sesuai dengan standar regulasi yang berlaku.
• Integrasi Dokumen Pendukung: Mengelola dan mengintegrasikan berbagai dokumen pendukung seperti invoice, packing list, bill of lading, dan surat PEB ekspor dalam satu platform.
• Pemantauan Status Pengiriman: Memberikan visibilitas terhadap status pengiriman barang, termasuk pembuatan COO yang sesuai dengan asal barang.
• Manajemen Bea Cukai: Memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan proses bea cukai yang diperlukan untuk pengiriman internasional.
• Laporan Real-Time: Menyediakan laporan terkait pembuatan COO dan status pengiriman secara real-time untuk memudahkan pengambilan keputusan.

Dengan menggunakan software logistik ScaleOcean, proses pembuatan dan pengelolaan COO akan lebih terstruktur dan efisien, memungkinkan bisnis untuk fokus pada aspek strategis lainnya.

9. Kesimpulan

Certificate of Origiin (COO) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh Instansi Penerbit Surat Keterangan Asal (IPSKA) untuk menyatakan suatu barang diproduksi di suatu negara tertentu. Ada atau tidaknya dokumen ini memengaruhi tarif yang dikenakan untuk berang tersebut.

Proses pengurusan COO lebih mudah dengan solusi logistik digital seperti Software Logistik ScaleOcean yang dapat mempercepat proses pengajuan COO.  Anda dapat mendapatkan demo gratis untuk melihat langsung cara kerja sistem ini dalam memudahkan pengelolaan COO.