Pengertian Consignment Note dan Perannya di Pengiriman

Apa yang perlu disiapkan saat Anda menyerahkan barang kepada pihak kurir? Dalam operasional logistik, Anda tidak hanya butuh catatan administrasi, tetapi juga bukti sah yang mencantumkan rincian pengirim hingga petunjuk pengiriman. Di sinilah consignment note berperan sebagai berkas resmi dalam proses pengiriman logistik.

Surat muatan ini berfungsi sebagai penghubung informasi yang memastikan semua tahapan distribusi berlangsung dengan tepat waktu dan sesuai jadwal. Selain menjaga akurasi data di lapangan, dokumen ini juga memberikan dasar hukum yang kuat bagi perusahaan jika terjadi kendala tak terduga seperti kerusakan atau kehilangan barang.

Melalui artikel ini, kita akan mengulas secara mendalam mengenai apa itu consignment note, rincian informasi penting yang wajib tercantum di dalamnya, hingga fungsi strategisnya. Simak pembahasan lengkapnya berikut ini untuk mengoptimalkan manajemen logistik Anda.

Key Takeaways

Consignment note adalah dokumen berupa bukti perjanjian serah terima barang dari pengirim ke pihak pengangkut.
Dokumen ini memuat informasi penting seperti data pengirim dan penerima, deskripsi lengkap barang, detail pengangkutan, dan nomor pelacakan unik.
Berbeda dari bill of lading atau invoice, consignment note lebih fokus pada detail fisik dan pergerakan barang, bukan kepemilikan atau pembayaran.
Software logistik ScaleOcean membantu pembuatan, pelacakan, dan penyimpanan consignment note menjadi digital dan otomatis, meningkatkan efisiensi operasional logistik secara keseluruhan.

Coba Demo Gratis!

Pengertian Consignment Note

Consignment note adalah dokumen dengan kode CN-22/CN-23 yang memuat kesepakatan pengiriman barang antara pihak pengirim dan penyelenggara pos untuk memastikan barang kiriman sampai ke penerima.

Selain mencatat detail pengiriman, berkas ini juga memuat hak dan kewajiban kedua belah pihak. Keberadaan dokumen ini penting untuk mencegah perselisihan apabila terjadi masalah selama proses pengiriman.

Freight forwarder sebagai perusahaan logistik yang bertanggung jawab mengatur dan mengelola pengiriman barang untuk klien, perlu memahami surat muatan karena dokumen ini menjadi salah satu instrumen utama dalam memastikan kelancaran proses logistik.

Dengan adanya ini, Anda dapat menghindari kesalahan pengiriman dan menangani klaim asuransi jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang.

Berdasarkan pengamatan kami dari penelitian oleh UNCTAD, ditemukan bahwa digitalisasi pertukaran data dan dokumen multimoda, termasuk dokumen yang menyertai pergerakan kargo seperti consignment note, waybill, dan bill of lading, telah terbukti menciptakan alur informasi yang lebih mulus sepanjang rantai pasok global. Hal ini didukung oleh standar digitalisasi yang terintegrasi.

Informasi Penting dalam Consignment Note

Consignment note memuat data penting dalam pengiriman mulai dari nomor identitas dan deskripsi barang, detail pengirim dan penerima, nomor pemberitahuan pabean, hingga negara asal. Berkas ini juga merinci biaya pengiriman, asuransi, nilai FOB, HS code, serta instruksi penanganan khusus.

Untuk melengkapinya, biasanya diperlukan surat jalan barang sebagai instruksi resmi pengangkutan kendaraan di jalan raya. Perhatikan beberapa elemen penting didalam dokumen consignment note bea cukai dibawah ini:

Nomor identitas barang dicatat untuk memastikan pelacakan status pengiriman dan pencocokan barang berlangsung tepat.
Nama, alamat, dan nomor kontak pengirim (consignor) dicantumkan untuk memperjelas asal-usul kargo
Nomor dan tanggal pemberitahuan pabean menunjukkan waktu kedatangan sarana pengangkut secara resmi.
Negara asal barang tercatat untuk keperluan verifikasi asal dan pemenuhan kewajiban kepabeanan.
Nama dan alamat penerima barang (consignee) mempermudah proses pengiriman ke tujuan akhir sehingga dapat mengestimasi perkiraan waktu kedatangan.
Biaya pengangkutan dan asuransi dicantumkan agar total biaya pengiriman transparan bagi semua pihak.
Harga barang (FOB) menggambarkan nilai barang saat diserahkan di pelabuhan asal sesuai incoterm.
Instruksi penanganan kargo juga dicantumkan untuk memberikan panduan khusus pada jenis barang yang fragile, hazardous, ataupun sensitif terhadap perubahan suhu.
Nilai Dasar Penghitungan Bea Masuk (NDPBM) digunakan untuk menghitung bea masuk yang dikenakan.
Uraian jumlah dan deskripsi barang disampaikan secara rinci guna memudahkan pemeriksaan, hal ini sering kali tertera pada dokumen pengantaran barang.
International Mobile Equipment Identity (IMEI) dimasukkan jika barang berupa perangkat elektronik tertentu.
Pos tarif/HS code digunakan untuk klasifikasi tarif yang berlaku atas barang impor.
Kantor penyerahan barang disebutkan jika ada, untuk memperjelas lokasi akhir penyerahan.

Dari segi regulasi perpajakan dan bukti ekspor di Indonesia, nota pengiriman atau consignment note resmi memiliki kedudukan hukum yang kuat. Pemerintah menyamakan fungsi dokumen ini dengan faktur pajak khusus untuk keperluan ekspor kargo. Kebijakan tersebut diterapkan untuk mendukung kelancaran bisnis usaha kecil dan menengah (UKM).

Lewat aturan ini, pemilik toko tidak perlu lagi mengurus dokumen administrasi berlapis yang menyita waktu. Penyetaraan berkas tersebut memotong proses administrasi yang rumit dan berbelit, sehingga Anda bisa langsung mengirim produk ke pasar luar negeri tanpa terhambat urusan perpajakan.

Fungsi Consignment Note

Consignment note adalah dokumen dalam logistik yang tidak hanya menjadi bukti pengiriman, tetapi juga dokumen yang mendukung kelancaran, keamanan, dan transparansi seluruh proses pengiriman. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi consignment note.

1. Bukti Pengiriman

Dokumen ini menjadi bukti fisik bahwa pengirim telah menyerahkan barang kepada pihak pengangkut. Setelah barang sampai dan diterima, tanda tangan penerima pada consignment note berfungsi sebagai konfirmasi pengiriman yang berhasil. Ini penting untuk memastikan akuntabilitas dan penyelesaian transaksi yang sah antara pengirim dan penerima.

Namun, apakah nomor connote sama dengan nomor resi? Jawabannya adalah iya, keduanya merujuk pada hal yang sama. Connote atau consignment note sebenarnya hanyalah istilah teknis logistik untuk nomor resi, yang berfungsi sebagai kode pelacak unik untuk memantau posisi dan status perjalanan paket Anda.

2. Pelacakan Barang

Setiap consignment note memiliki nomor unik yang disebut nomor connote. Nomor ini menjadi kunci utama untuk melacak pergerakan paket secara real-time. Baik pengirim maupun penerima dapat menggunakan nomor ini untuk mengetahui status terkini dari pengiriman, seperti kapan paket berangkat, di mana posisinya, dan estimasi waktu sampai.

Merujuk dari informasi TNT Indonesia, kami menemukan bahwa penggunaan physical consignment note masih dikenakan biaya sekitar IDR 70.000 per dokumen. Di sisi lain, consignment note juga sudah dapat dibuat otomatis melalui online shipping tools untuk mengurangi proses manual.

3. Informasi Lengkap

Dokumen ini berisi semua informasi terkait pengiriman. Mulai dari informasi pengirim dan penerima, deskripsi jenis barang, jumlah, berat, hingga instruksi khusus.

Adanya informasi yang lengkap dan akurat di consignment note membantu semua pihak yang terlibat dalam rantai pasok untuk menghindari kesalahpahaman dan perselisihan. Kelengkapan data ini setara dengan pentingnya surat pengambilan barang saat serah terima di gudang.

4. Dasar Klaim Asuransi

Saat terjadi insiden tak terduga seperti kehilangan atau kerusakan barang, consignment note menjadi bukti sah untuk mengajukan klaim asuransi atau ganti rugi. Dokumen ini memuat informasi yang diperlukan oleh perusahaan asuransi untuk memverifikasi detail pengiriman dan memproses klaim secara cepat dan tepat.

5. Mempermudah Proses Bea Cukai

Dalam pengiriman internasional, consignment note sangat esensial untuk mempercepat proses di kawasan pabean. Petugas bea cukai menggunakan dokumen ini untuk memverifikasi isi kiriman dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi impor dan ekspor, yang membantu kelancaran pergerakan barang lintas batas.

Berdasarkan analisis kami dari panduan WCO–UPU, ditemukan bahwa data pada formulir CN 22 dan CN 23 kini dapat dialihkan dari dokumen kertas ke format elektronik melalui pesan ITMATT. Ini menunjukkan bahwa consignment note mulai bergerak ke sistem yang lebih digital dan efisien.

6. Dokumen Pajak

Bagi beberapa jenis transaksi, terutama untuk UMKM, consignment note dapat berfungsi ganda sebagai dokumen yang setara dengan faktur pajak. Hal ini mempermudah proses administrasi keuangan, terutama saat mengajukan restitusi atau klaim pajak masukan, memberikan kemudahan tambahan bagi pelaku usaha kecil. Efisiensi ini juga bisa ditingkatkan dengan penggunaan 3PL software.

Tingkatkan kemudahan ini dengan ScaleOcean software logistik yang mengotomatiskan seluruh alur kerja consignment note Anda. Dengan ScaleOcean, seluruh proses dokumen terintegrasi digital, menghilangkan kerumitan manual agar Anda bisa fokus pada pertumbuhan bisnis dan kelancaran pengiriman.

Beda Consignment Note dengan Dokumen Lainnya

Ada berbagai macam dokumen yang diperlukan perusahaan logistik untuk menjalankan operasional serta memastikan pengiriman barang berlangsung lancar. Penting bagi pelaku bisnis untuk mengenali karakteristik setiap surat pengiriman barang agar tidak terjadi kekeliruan administratif yang menghambat distribusi.

Di sini akan dibahas perbedaan catatan consignment dengan dokumen lainnya.

1. Bill of Lading

Bill of lading adalah dokumen yang dikeluarkan oleh freight forwarder kepada pengirim sebagai bukti barang telah diangkut melalui kapal laut. Berbeda dengan catatan consignment, B/L sekaligus digunakan sebagai dokumen kepemilikan barang, yang berarti pemegang asli B/L memiliki hak untuk menuntut barang setelah sampai di tujuan.

2. Packing List

Dokumen packing list adalah dokumen yang merinci daftar lengkap barang yang dikirimkan, termasuk jumlah, berat, dimensi, dan pengepakan. Dokumen ini lebih berfokus pada detail barang dibandingkan aspek pengangkutan. Nah, umumnya packing list disertakan bersama surat muatan untuk memberikan rincian lebih lanjut tentang barang yang dikirim.

Secara ringkas perbedaan consignment note dengan dokumen lainnya dalam beberapa aspek adalah sebagai berikut.

Aspek	Consignment Note	Bill of Lading	Packing List
Fungsi utama	Bukti perjanjian pengiriman.	Bukti angkut laut dan kepemilikan barang.	Daftar detail isi barang kiriman.
Hak barang	Tidak memberi hak kepemilikan.	Memberi hak kepada pemegang B/L asli.	Tidak terkait hak kepemilikan.
Detail informasi	Data pengirim, penerima, barang, biaya, dan bea cukai.	Data angkutan laut, pengangkut, dan penerima.	Jumlah, berat, dimensi, dan kemasan barang.
Peran logistik	Referensi administratif dan kepabeanan.	Dokumen klaim dan serah terima barang laut.	Verifikasi isi barang saat kirim atau terima.
Keterkaitan dokumen	Dilampirkan dengan invoice atau packing list.	Biasanya disertai invoice dan packing list.	Mendukung B/L atau consignment note.

Optimalkan Pengelolaan Consignment Note dengan Software Freight Forwarding ScaleOcean

Penggunaan software freight forwarding memungkinkan pencatatan data secara otomatis, sehingga dapat meminimalisir kesalahan input manual, serta mempercepat proses pelacakan barang dan dokumen. Selain itu, perusahaan dapat dengan mudah memantau status pengiriman, mengelola dokumen pendukung seperti bill of lading atau packing list, dan menyiapkan laporan sesuai kebutuhan kepabeanan, semua dalam satu platform terintegrasi.

ScaleOcean juga menawarkan demo gratis untuk membantu perusahaan logistik memahami bagaimana sistem ini bekerja. Dengan demo ini, Anda dapat mengeksplorasi secara langsung fitur-fitur unggulan ScaleOcean, merasakan kemudahan penggunaannya, dan menilai bagaimana solusi ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda.

Fitur unggulan yang dapat membantu proses pengelolaan consignment note di antaranya:

Automated Consignment Note Management: Otomatisasi pencatatan consignment note agar lebih cepat dan akurat.
Document Integration Module: Integrasi invoice, bill of lading, packing list, dll dalam satu sistem.
Real-Time Shipment Tracking: Pelacakan status pengiriman secara real-time.
Customs & Compliance Reporting: Pembuatan laporan digital sesuai kebutuhan bea cukai dan kepabeanan.
Digital Document Archiving: Manajemen arsip dokumen digital untuk pencarian dan audit yang mudah.

Kesimpulan

Pengelolaan consignment note dengan baik diperlukan agar pengiriman barang berjalan lancar. Dengan menggunakan software freight forwarding ScaleOcean, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, meminimalkan kesaalahan administratif, serta mempermudah pengawasan seluruh dokumen penting secara terintegrasi.

ScaleOcean tidak hanya menawarkan sistem yang canggih, tetapi juga menyediakan demo gratis agar Anda bisa langsung mencoba dan menilai sendiri manfaatnya untuk bisnis Anda. Jangan lewatkan kesempatan ini untuk membawa operasional logistik Anda ke level berikutnya!

FAQ:

1. Apa yang dimaksud consignment note?

Dokumen pengiriman barang, yang dikenal juga sebagai consignment note dengan kode CN-22/CN-23 atau dokumen serupa, merupakan bukti perjanjian pengiriman antara pengirim dan Penyelenggara Pos untuk menyerahkan barang kiriman kepada penerima.

2. Apa perbedaan antara waybill dan consignment note?

Waybill adalah dokumen pengiriman yang berfungsi sebagai bukti kontrak angkutan dan petunjuk pengiriman, tanpa menjadi bukti kepemilikan barang. Consignment note juga dokumen pengiriman, tapi lebih spesifik sebagai perjanjian pengiriman antara pengirim dan penyedia jasa, terkadang dengan kode resmi seperti CN-22.

3. Apa yang dimaksud dengan consigner?

Consigner adalah pihak yang mengirimkan barang atau kiriman dalam proses pengiriman. Mereka bertanggung jawab atas pengaturan pengiriman dan menyerahkan barang kepada penyedia jasa logistik untuk dikirimkan ke penerima.