Dalam operasional pengiriman barang, perusahaan logistik perlu mempersiapkan berbagai dokumen bukan hanya untuk sekedar catatan administratif, tetapi juga sebagai bukti resmi yang mencakup berbagai informasi penting, mulai dari detail pengirim dan penerima hingga deskripsi barang dan instruksi pengiriman.
Salah satu dokumen yang berperan penting untuk memastikan pengiriman logistik dilakukan dengan tepat dan efisien adalah consignment note atau surat muatan. Bahkan dokumen ini juga memberikan dasar hukum yang kuat jika terjadi masalah seperti kerusakan atau kehilangan barang.
Dalam artikel ini akan dibahas secara mendalam apa itu surat muatan, informasi penting yang terkandung di dalamnya, serta fungsinya dalam mendukung proses logistik.
Key Takeaways- Consignment note adalah dokumen berupa bukti perjanjian serah terima barang dari pengirim ke pihak pengangkut.
- Dokumen ini memuat informasi penting seperti data pengirim dan penerima, deskripsi lengkap barang, detail pengangkutan, dan nomor pelacakan unik.
- Berbeda dari bill of lading atau invoice, consignment note lebih fokus pada detail fisik dan pergerakan barang, bukan kepemilikan atau pembayaran.
- Software logistik ScaleOcean membantu pembuatan, pelacakan, dan penyimpanan consignment note menjadi digital dan otomatis, meningkatkan efisiensi operasional logistik secara keseluruhan.
Pengertian Consignment Note
Consignment note adalah dokumen dengan kode CN-22/CN-23 yang memuat kesepakatan pengiriman barang antara pihak pengirim dan penyelenggara pos untuk memastikan barang kiriman sampai ke penerima.
Selain mencatat detail pengiriman, dokumen ini juga memuat hak dan kewajiban kedua belah pihak. Keberadaan dokumen ini penting untuk mencegah perselisihan apabila terjadi masalah selama proses pengiriman.
Freight forwarder sebagai perusahaan logistik yang bertanggung jawab mengatur dan mengelola pengiriman barang untuk klien, perlu memahami surat muatan karena dokumen ini menjadi salah satu instrumen utama dalam memastikan kelancaran proses logistik.
Dengan adanya ini, Anda dapat menghindari kesalahan pengiriman dan menangani klaim asuransi jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang.
Baca juga: Kenali Arti Consignee, Tugas, dan Contohnya di Logistik
Informasi Penting dalam Consignment Note
Consignment note adalah dokumen krusial dalam proses pengiriman barang yang mencakup berbagai informasi penting. Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti pengiriman, tetapi juga memastikan semua pihak yang terlibat memiliki informasi yang lengkap dan akurat.
Berikut beberapa elemen penting dalam dokumen ini:
- Nomor identitas barang dicatat untuk memastikan pelacakan status pengiriman dan pencocokan barang berlangsung tepat.
- Nomor dan tanggal pemberitahuan pabean menunjukkan waktu kedatangan sarana pengangkut secara resmi.
- Negara asal barang tercatat untuk keperluan verifikasi asal dan pemenuhan kewajiban kepabeanan.
- Nama dan alamat penerima barang mempermudah proses pengiriman ke tujuan akhir sehingga dapat mengestimasi perkiraan waktu kedatangan.
- Biaya pengangkutan dan asuransi dicantumkan agar total biaya pengiriman transparan bagi semua pihak.
- Harga barang (FOB) menggambarkan nilai barang saat diserahkan di pelabuhan asal sesuai incoterm.
- Nilai Dasar Penghitungan Bea Masuk (NDPBM) digunakan untuk menghitung bea masuk yang dikenakan.
- Uraian jumlah dan jenis barang disampaikan secara rinci guna memudahkan pemeriksaan.
- International Mobile Equipment Identity (IMEI) dimasukkan jika barang berupa perangkat elektronik tertentu.
- Pos tarif/HS code digunakan untuk klasifikasi tarif yang berlaku atas barang impor.
- Kantor penyerahan barang disebutkan jika ada, untuk memperjelas lokasi akhir penyerahan.
Baca juga: Panduan Dokumen Ekspor Impor untuk Pengiriman Logistik
Fungsi Consignment Note
Consignment note adalah dokumen dalam logistik yang tidak hanya menjadi bukti pengiriman, tetapi juga dokumen yang mendukung kelancaran, keamanan, dan transparansi seluruh proses pengiriman. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi consignment note.
1. Bukti Pengiriman
Dokumen ini menjadi bukti fisik bahwa pengirim telah menyerahkan barang kepada pihak pengangkut. Setelah barang sampai dan diterima, tanda tangan penerima pada consignment note berfungsi sebagai konfirmasi pengiriman yang berhasil. Ini penting untuk memastikan akuntabilitas dan penyelesaian transaksi yang sah antara pengirim dan penerima.
2. Pelacakan Barang
Setiap consignment note memiliki nomor unik yang disebut nomor connote. Nomor ini menjadi kunci utama untuk melacak pergerakan paket secara real-time. Baik pengirim maupun penerima dapat menggunakan nomor ini untuk mengetahui status terkini dari pengiriman, seperti kapan paket berangkat, di mana posisinya, dan estimasi waktu sampai.
3. Informasi Lengkap
Dokumen ini berisi semua informasi terkait pengiriman. Mulai dari informasi pengirim dan penerima, deskripsi jenis barang, jumlah, berat, hingga instruksi khusus. Adanya informasi yang lengkap dan akurat di consignment note membantu semua pihak yang terlibat dalam rantai pasok untuk menghindari kesalahpahaman dan perselisihan.
4. Dasar Klaim Asuransi
Saat terjadi insiden tak terduga seperti kehilangan atau kerusakan barang, consignment note menjadi bukti sah untuk mengajukan klaim asuransi atau ganti rugi. Dokumen ini memuat informasi yang diperlukan oleh perusahaan asuransi untuk memverifikasi detail pengiriman dan memproses klaim secara cepat dan tepat.
5. Mempermudah Proses Bea Cukai
Dalam pengiriman internasional, consignment note sangat esensial untuk mempercepat proses di kawasan pabean. Petugas bea cukai menggunakan dokumen ini untuk memverifikasi isi kiriman dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi impor dan ekspor, yang membantu kelancaran pergerakan barang lintas batas.
6. Dokumen Pajak
Bagi beberapa jenis transaksi, terutama untuk UMKM, consignment note dapat berfungsi ganda sebagai dokumen yang setara dengan faktur pajak. Hal ini mempermudah proses administrasi keuangan, terutama saat mengajukan restitusi atau klaim pajak masukan, memberikan kemudahan tambahan bagi pelaku usaha kecil. Efisiensi ini juga bisa ditingkatkan dengan penggunaan 3PL software.
Tingkatkan kemudahan ini dengan ScaleOcean software logistik yang mengotomatiskan seluruh alur kerja consignment note Anda. Dengan ScaleOcean, seluruh proses dokumen terintegrasi digital, menghilangkan kerumitan manual agar Anda bisa fokus pada pertumbuhan bisnis dan kelancaran pengiriman.
Beda Consignment Note dengan Dokumen Lainnya
Ada berbagai macam dokumen yang diperlukan perusahaan logistik untuk menjalankan operasional serta memastikan pengiriman barang berlangsung lancar. Terkadang beberapa dokumen dianggap sama satu sama lain. Di sini akan dibahas perbedaan catatan consignment dengan dokumen lainnya.
1. Bill of Lading
Bill of lading adalah dokumen yang dikeluarkan oleh freight forwarder kepada pengirim sebagai bukti barang telah diangkut melalui kapal laut. Berbeda dengan catatan consignment, B/L sekaligus digunakan sebagai dokumen kepemilikan barang, yang berarti pemegang asli B/L memiliki hak untuk menuntut barang setelah sampai di tujuan.
2. Packing List
Dokumen packing list adalah dokumen yang merinci daftar lengkap barang yang dikirimkan, termasuk jumlah, berat, dimensi, dan pengepakan. Dokumen ini lebih berfokus pada detail barang dibandingkan aspek pengangkutan. Nah, umumnya packing list disertakan bersama surat muatan untuk memberikan rincian lebih lanjut tentang barang yang dikirim.
Secara ringkas perbedaan consignment note dengan dokumen lainnya dalam beberapa aspek adalah sebagai berikut.
| Aspek | Consignment Note | Bill of Lading | Packing List |
|---|---|---|---|
| Fungsi utama | Bukti perjanjian pengiriman antara pengirim dan penyelenggara pos. | Bukti barang telah diangkut lewat kapal laut sekaligus dokumen kepemilikan barang. | Daftar rinci barang yang dikirim, termasuk jumlah, berat, dimensi, dan pengepakan. |
| Pemegang hak barang | Tidak memberikan hak kepemilikan atas barang. | Memberikan hak kepemilikan kepada pemegang asli B/L. | Tidak berkaitan dengan hak atau kepemilikan barang. |
| Detail informasi | Memuat data lengkap: identitas barang, pengirim, penerima, nilai barang, biaya, dan detail kepabeanan. | Memuat informasi pengiriman, detail pengangkut, dan penerima, tetapi fokus pada pengangkutan kapal laut. | Menyajikan detail fisik barang seperti jumlah, ukuran, dan pengepakan, tanpa fokus pada detail pengangkutan atau pengiriman. |
| Peran dalam logistik | Digunakan sebagai referensi administratif dan kepabeanan untuk memastikan pengiriman sesuai kesepakatan. | Digunakan sebagai bukti kepemilikan untuk pengiriman internasional via laut, sering diperlukan untuk klaim atau penyerahan barang. | Digunakan untuk memverifikasi isi barang kiriman, membantu pemeriksaan fisik selama pengiriman atau penerimaan. |
| Keterkaitan dokumen | Sering dilampirkan bersama dokumen lain seperti invoice atau packing list untuk mendukung kelengkapan pengiriman. | Biasanya dilengkapi dengan packing list dan invoice untuk mempermudah proses pengiriman dan klaim kepemilikan. | Dilampirkan dengan B/L atau consignment note agar semua pihak memahami isi barang yang dikirim. |
Optimalkan Pengelolaan Consignment Note dengan Software Freight Forwarding ScaleOcean
Penggunaan software freight forwarding memungkinkan pencatatan data secara otomatis, sehingga dapat meminimalisir kesalahan input manual, serta mempercepat proses pelacakan barang dan dokumen. Selain itu, perusahaan dapat dengan mudah memantau status pengiriman, mengelola dokumen pendukung seperti bill of lading atau packing list, dan menyiapkan laporan sesuai kebutuhan kepabeanan, semua dalam satu platform terintegrasi.
ScaleOcean juga menawarkan demo gratis untuk membantu perusahaan logistik memahami bagaimana sistem ini bekerja. Dengan demo ini, Anda dapat mengeksplorasi secara langsung fitur-fitur unggulan ScaleOcean, merasakan kemudahan penggunaannya, dan menilai bagaimana solusi ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda.
Fitur unggulan yang dapat membantu proses pengelolaan consignment note di antaranya:
- Automated Consignment Note Management: Otomatisasi pencatatan consignment note agar lebih cepat dan akurat.
- Document Integration Module: Integrasi invoice, bill of lading, packing list, dll dalam satu sistem.
- Real-Time Shipment Tracking: Pelacakan status pengiriman secara real-time.
- Customs & Compliance Reporting: Pembuatan laporan digital sesuai kebutuhan bea cukai dan kepabeanan.
- Digital Document Archiving: Manajemen arsip dokumen digital untuk pencarian dan audit yang mudah.
Kesimpulan
Pengelolaan consignment note dengan baik diperlukan agar pengiriman barang berjalan lancar. Dengan menggunakan software freight forwarding ScaleOcean, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, meminimalkan kesalahan administratif, serta mempermudah pengawasan seluruh dokumen penting secara terintegrasi.
ScaleOcean tidak hanya menawarkan sistem yang canggih, tetapi juga menyediakan demo gratis agar Anda bisa langsung mencoba dan menilai sendiri manfaatnya untuk bisnis Anda. Jangan lewatkan kesempatan ini untuk membawa operasional logistik Anda ke level berikutnya!
FAQ:
1. Apa yang dimaksud consignment note?
Dokumen pengiriman barang, yang dikenal juga sebagai consignment note dengan kode CN-22/CN-23 atau dokumen serupa, merupakan bukti perjanjian pengiriman antara pengirim dan Penyelenggara Pos untuk menyerahkan barang kiriman kepada penerima.
2. Apa perbedaan antara waybill dan consignment note?
Waybill adalah dokumen pengiriman yang berfungsi sebagai bukti kontrak angkutan dan petunjuk pengiriman, tanpa menjadi bukti kepemilikan barang. Consignment note juga dokumen pengiriman, tapi lebih spesifik sebagai perjanjian pengiriman antara pengirim dan penyedia jasa, terkadang dengan kode resmi seperti CN-22.
3. Apa yang dimaksud dengan consigner?
Consigner adalah pihak yang mengirimkan barang atau kiriman dalam proses pengiriman. Mereka bertanggung jawab atas pengaturan pengiriman dan menyerahkan barang kepada penyedia jasa logistik untuk dikirimkan ke penerima.
.png){kind=small}
 PTE LTD..png){kind=logo}
.png){kind=logo}
.png){kind=logo}
.png){kind=logo}
.png){kind=logo}
