Apa itu Despatch, Manfaat, serta Cara Kerjanya di Logistik

Pernahkah Anda berada dalam posisi harus membayar ongkos kirim dengan tarif yang lebih tinggi hanya gara-gara adanya penundaan saat bongkar muat di pelabuhan? Di dunia logistik maritim, waktu adalah hal yang berharga karena kapal yang tertahan terlalu lama dapat mengganggu jadwal pelayaran berikutnya sekaligus meningkatkan biaya operasional.

Maka dari itu, despatch menjadi sebuah insentif bagi sewa kapal yang memiliki kemampuan untuk mempercepat proses bongkar muat. Hal ini membuat kapal langsung bisa dipakai untuk mengirimkan barang lainnya dengan cepat karena waktu yang disimpan di pelabuhan sudah ditekan. Akhirnya, hal ini tidak hanya menguntungkan dari segi waktu, tetapi juga mengurangi biaya operasional secara keseluruhan.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari tentang apa itu despatch, pengertian despatch versus demurrage dan detention, manfaat despatch bagi pemilik kapal dan charterer. Pembahasan ini juga dilengkapi tips praktis untuk membantu bisnis logistik Anda meningkatkan peluang mendapatkan biaya despatch.

Key Takeaways

• Despatch adalah kompensasi yang diberikan oleh perusahaan pelayaran kepada penyewa kapal ketika proses bongkar muat kargo dapat diselesaikan lebih cepat dari waktu yang telah disepakati.
• Manfaat despatch adalah pihak yang melakukan transportasi dan pemesanan barang, karena dengan despatch mempercepat rotasi kapal dan menghemat biaya operasional bagi pemilik kapal, sementara charterer mendapatkan insentif dan mengurangi biaya demurrage.
• ScaleOcean Atlas for Logistics dapat membantu mengoptimalkan proses despatch, meningkatkan efisiensi, serta memantau pengiriman agar proses bongkar muat barang lebih efisien.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Despatch?

Dalam bisnis logistik, despatch adalah insentif uang yang diberikan oleh perusahaan pelayaran kepada charterer, atau penyewa kapal, jika mereka berhasil melakukan proses bongkar muat barang lebih cepat dari waktu yang ditentukan. Insentif ini dikenal sebagai dispatch money.

Lalu apa tujuan diberlakukan insentif ini? Untuk mendorong efisiensi dalam operasi kapal, sekaligus meningkatkan turnover dan penggunaan kapal. Hal ini sangat menguntungkan pemilik kapal karena aset yang dimiliki bisa digunakan secara maksimal.

Despatch biasanya diatur dalam kontrak charter party. Umumnya ini diterapkan dalam pengiriman kargo kering, jarang diterapkan dalam pengiriman tanker atau gas. Supaya lebih jelas perhatikan skenario berikut ini:

Misalkan sebuah kapal kargo dijadwalkan untuk memuat barang di pelabuhan Jakarta dengan waktu bongkar muat yang ditetapkan selama tiga hari. Jika charterer berhasil menyelesaikan bongkar muat dalam dua hari, maka satu hari inilah yang akan diberi insentif dalam bentuk kompensasi uang.

Agar efisiensi tercapai, setiap tahap dalam alur logistik peti kemas di terminal harus berjalan lancar tanpa hambatan teknis. Hal ini tentunya sangat menguntungkan pemilik kapal karena aset yang dimiliki bisa digunakan secara maksimal untuk jadwal pelayaran berikutnya.

2. Apa Perbedaan Despatch dengan Demurrage dan Detention?

Dalam bisnis logistik, istilah despatch, demurrage, dan detention sering digunakan tapi punya konsep yang berbeda. Despatch artinya insentif yang diberikan oleh pemilik kapal ke charterer jika bongkar muat selesai lebih cepat dari waktu yang dijadwalkan. Cara ini menguntungkan perusahaan pelayaran karena kapal bisa kembali beroperasi dengan lebih cepat.

Sedangkan demurrage adalah denda untuk penyewa jika setelah tiba di pelabuhan, kontainer tidak segera dibongkar muat hingga melebihi jangka waktu yang disepakati. Ini dikenakan karena pemilik kapal mengalami kerugian karena kapal tidak dapat digunakan untuk kegiatan pengiriman lainnya.

Sementara itu, detention adalah biaya yang harus dibayar oleh charterer jika kontainer tidak dikembalikan ke depo setelah keluar dari pelabuhan dalam waktu yang ditetapkan.

Biaya ini ditetapkan agar kontainer bisa dikembalikan tepat waktu agar dapat digunakan kembali dengan cepat, yang membantu mengurangi biaya penyimpanan dan memelihara efisiensi operasional.

Kesimpulannya demurrage, detention, dan despatch adalah beragam jenis biaya yang digunakan dalam bisnis logistik untuk mengoptimalkan manajemen waktu dan biaya secara menyeluruh.

Despatch mendorong efisiensi, sedangkan demurrage dan detention berfungsi untuk mencegah keterlambatan pengembalian barang di pelabuhan atau port of discharge yang bisa mengganggu operasional logistik secara menyeluruh.

Keterlambatan pengambilan kargo ini juga akan memperlambat waktu dwelling di pelabuhan, yang merujuk pada durasi peti kemas menumpuk di terminal. Semakin lama barang tertahan, semakin besar risiko biaya tambahan yang harus ditanggung oleh pihak penyewa kapal.

Baca juga: Cara Hitung Biaya Bongkar Muat Pelabuhan dan Kelolanya

3. Apa Manfaat Despatch di Logistik?

Penerapan despatch dalam logistik punya manfaat signifikan bagi kedua pihak yang terlibat, baik itu pemilik kapal maupun charterer dan pihak-pihak lainnya. Penggunaan despatch tidak hanya mempercepat proses operasional tapi juga memberikan keuntungan finansial. Berikut penjelasan lebih detailnya:

a. Pemilik Kapal

Manfaat utama despatch bagi pemilik kapal adalah adanya peningkatan efisiensi dan optimalisasi penggunaan kapal. Dengan adanya biaya ini, kapal dapat kembali beroperasi lebih cepat dari yang dijadwalkan, sehingga mengurangi waktu idle dari kapal tersebut.

Dengan menyelesaikan bongkar muat lebih cepat dari laytime layday dan laycan yang disepakati, penyewa tidak hanya menghindari biaya demurrage yang tinggi tetapi juga menerima kompensasi dalam bentuk dispatch money.

Lebih lanjut, biaya ini juga menguntungkan pemilik kapal karena dapat mengelola jadwal pengiriman dengan lebih fleksibel. Mereka dapat mengambil kontrak tambahan karena ada kapal yang tersedia dan dapat digunakan.

a. Pemilik Kapal

Manfaat utama despatch bagi pemilik kapal adalah adanya peningkatan efisiensi dan optimalisasi penggunaan kapal. Dengan adanya biaya ini, kapal dapat kembali beroperasi lebih cepat dari yang dijadwalkan, sehingga mengurangi waktu idle dari kapal tersebut.

Dengan menyelesaikan bongkar muat lebih cepat dari laytime layday dan laycan yang disepakati, penyewa tidak hanya menghindari biaya demurrage yang tinggi tetapi juga menerima kompensasi dalam bentuk dispatch money.

Lebih lanjut, biaya ini juga menguntungkan pemilik kapal karena dapat mengelola jadwal pengiriman dengan lebih fleksibel. Mereka dapat mengambil kontrak tambahan karena ada kapal yang tersedia dan dapat digunakan.

b. Charterer

Bagi charterer, despatch merupakan bentuk insentif yang diperoleh karena mereka mampu menyelesaikan pengelolaan proses bongkar muat lebih cepat dari laytime yang telah disepakati. Kinerja charterer yang optimal terbukti mampu memangkas risiko biaya demurrage, serta dapat membuka peluang untuk mendapatkan insentif dispatch money.

c. Pihak Pelabuhan

Pihak pelabuhan juga mendapatkan manfaat dari penerapan despatch berkat proses bongkar muat yang lebih cepat dari waktu yang telah disepakati. Hal ini dapat membuat aktivitas terminal berjalan lebih lancar. Ketika kapal bisa berangkat lebih awal, pihak pelabuhan dapat menggunakan dermaga untuk pemberangkatan kapal berikutnya, sehingga antrean berkurang dan aktivitas di area pelabuhan bisa berjalan lebih tertib.

Di sisi lain, efisiensi ini juga membantu pelabuhan meningkatkan produktivitas tanpa perlu menambah fasilitas baru atau melakukan investasi besar. Jika kegiatan operasional pelabuhan berjalan lebih cepat dan lancar, pelabuhan akan dipercaya pengguna jasa karena dinilai lebih responsif dan optimal bagi pemilik kapal maupun pelaku bisnis logistik.

d. Pihak Logistik dan Vendor

Proses kerja yang lebih cepat, tertata, dan saling terhubung dapat membantu pihak logistik serta vendor mengurangi waktu tunggu, menghindari pekerjaan yang terhenti terlalu lama, dan menekan biaya tambahan akibat keterlambatan.

Selain itu, despatch juga membantu setiap mitra dalam rantai pasok untuk bekerja dan berkoordinasi yang lebih baik. Ketika semua pihak bergerak sesuai jadwal yang sama, risiko hambatan operasional bisa berkurang, alur kerja menjadi lebih lancar, dan kualitas layanan kepada pelanggan ikut meningkat.

4. Bagaimana Tips untuk Mendapatkan Despatch?

Setelah memahami penjelasan sebelumnya, despatch bisa menjadi peluang menguntungkan dalam pengiriman laut. Bagi Anda yang memiliki bisnis penyewaan kapal, ada beberapa langkah yang bisa Anda lakukan agar proses bongkar muat bisa berjalan lebih cepat, sehingga peluang memperoleh despatch menjadi lebih besar.

a. Perencanaan dan Koordinasi Efisien

Agar Anda bisa memperoleh despatch, setiap tahapan logistik perlu direncanakan dengan matang sejak awal. Koordinasi dengan berbagai pihak, seperti pelabuhan sebagai port of loading, agen kapal, tim operasional, dan penyedia layanan pendukung, juga harus berjalan sesuai rencana. Dengan begitu, peralatan, tenaga kerja, dan jadwal kerja harus sudah siap ketika proses bongkar muat dimulai, sehingga bisa menekan risiko keterlambatan.

b. Pemanfaatan Teknologi Modern

Selanjutnya, teknologi dapat membantu perusahaan mempercepat proses bongkar muat dan distribusi barang. Misalnya, software ERP logistik digunakan untuk mengatur aktivitas terminal, memantau proses bongkar muat, dan menjamin agar setiap tahap pengiriman berjalan lebih lancar serta sesuai jadwal.

Selain itu, teknologi pelacakan juga memudahkan perusahaan untuk memantau posisi barang sejak dari pelabuhan hingga sampai ke tujuan akhir. Dengan hal ini, perusahaan bisa mengurangi waktu tunggu, mempercepat proses stuffing container, dan mempercepat aktivitas di pelabuhan.

c. Pemilihan Vendor Tepat

Pemilihan vendor juga menjadi salah satu hal yang berperan dalam mendukung potensi untuk memperoleh despatch. Oleh karena itu, pilih vendor dengan reputasi bagus dalam pengiriman, bongkar muat, dan layanan logistik lainnya. Selain itu, kerja sama dengan vendor yang tepat juga akan membantu dalam mengoptimalkan proses tersebut serta menekan kemungkinan terjadinya keterlambatan dalam pengembalian kontainer.

Berikut ini merupakan salah satu contoh sukses dari pemanfaatan teknologi dan efisiensi logistik yang bisa didapatkan dari perusahaan besar seperti Amazon. Menurut Forbes, penerapan sistem logistik yang lebih efisien dapat membantu perusahaan memangkas rata rata waktu pengiriman hingga 20%.

d. Negosiasi Kontrak Charter Party

Yang tak kalah penting, Anda juga harus membahas mengenai syarat pemberian despatch pada proses negosiasi kontrak charter party. Syarat-syaratnya sebaiknya memuat laytime yang rasional dan mudah dimengerti oleh kedua belah pihak. Dengan demikian, jika kontrak yang dibicarakan sudah pasti, proses operasional akan semakin lancar dan bahkan resiko kesalahpahaman antara pihak-pihak yang terlibat akan berkurang.

Dengan menggunakan cara-cara di atas, maka Anda bisa meningkatkan efisiensi operasional dan juga peluang untuk meraih keuntungan finansial dari despatch. Untuk mendukung proses ini, ScaleOcean Atlas for Logistcs dapat membantu perusahaan Anda mengelola setiap tahapan pengiriman secara real time, memantau aktivitas bongkar muat dengan lebih terarah, serta meningkatkan peluang memperoleh despatch secara konsisten.

5. Kesimpulan

Dalam proses pengiriman, despatch adalah tahap ketika barang selesai dikemas dan diberi label, lalu diserahkan kepada kurir untuk dikirim. Dalam pengiriman laut, istilah ini juga berkaitan dengan efisiensi bongkar muat. Proses yang lebih singkat membantu mengurangi waktu kapal menganggur agar armada dapat segera digunakan untuk pengiriman berikutnya.

Sementara itu, bagi charterer, despatch dijadikan motivasi agar mereka bisa mengelola proses bongkar muat dengan lebih cepat dan teliti. Selain mencegah timbulnya biaya demurrage, insentif ini juga memberikan keuntungan tambahan bagi kondisi keuangan perusahaan.

Untuk mengoptimalkan peluang untuk mendapatkan despatch, perusahaan harus merencanakan pengiriman dengan benar, bekerja sama dengan vendor berpengalaman, dan membuat kontrak charter party yang baik. Sistem yang sesuai akan membantu memantau aktivitas logistik dan mempercepat koordinasi untuk mencapai tujuan despatch. Anda bisa jadwalkan konsultasi dengan tim kami untuk menentukan modul yang cocok dan sesuai kebutuhan perusahaan Anda.