Proses pengiriman internasional tidak hanya kompleks secara syarat dan prosedur, tapi juga ada beberapa biaya yang perlu diperhatikan agar operasional berjalan lancar. Salah satunya adalah biaya detention. Ini terjadi ketika kontainer tidak dikembalikan ke depo dalam waktu yang telah ditetapkan setelah penggunaannya selesai. Lantas apa bedanya dengan demurrage?
Artikel ini akan membantu Anda untuk secara menyeluruh agar paham apa itu detention, aspek apa saja yang membedakannya dengan demurrage, serta tips praktis yang bisa Anda coba untuk menghindari biaya-biaya tersebut, sehingga bisnis logistik dapat mengoptimalkan proses pengiriman dan mengurangi biaya logistik terutama untuk hal-hal yang tidak perlu. Yuk, langsung simak di pembahasan berikut.
1. Detention Artinya
Detention adalah istilah dalam bisnis logistik untuk menyebut denda yang dikenakan kepada pihak penyewa kontainer ketika mereka tidak mengembalikan kontainer ke depo dalam batas waktu yang telah ditetapkan setelah selesai digunakan. Perhitungan batas waktunya dimulai setelah kontainer dikeluarkan dari port of discharge atau terminal dan berakhir saat kontainer dikembalikan dalam keadaan kosong.
Dalam proses ini pun pihak perusahaan pelayaran telah menetapkan periode bebas biaya, atau dikenal dengan free time, supaya pengguna tidak dikenakan biaya tambahan untuk mengatur pengembalian kontainer. Jika periode ini dilewati, tarif harian barulah akan dikenakan. Setiap pihak bisnis logistik yang terlibat dalam ekspor impor perlu paham proses ini dan mengelola waktu pengembalian kontainer dengan efektif untuk menghindari biaya detention yang dapat meningkatkan biaya logistik secara keseluruhan.
2. Apa Bedanya dengan Demurrage?
Demurrage dan detention adalah biaya tambahan yang sering dikenakan dalam bisnis logistik dengan kondisi tertentu. Keduanya berkaitan dengan penggunaan kontainer selama proses pengiriman, tapi memiliki fokus dan periode waktu yang berbeda. Berikut aspek-aspek yang membedakan keduanya.
a. Definisi dan Penerapannya
Detention artinya biaya yang dikenakan ketika eksportir atau importir tidak mengembalikan kontainer kosong ke depo dalam waktu yang ditentukan setelah penggunaannya. Tujuannya agar kontainer segera dikembalikan sehingga dapat digunakan untuk pengiriman lainnya. Sedangkan demurrage dikenakan ketika kontainer tidak diambil dari pelabuhan atau terminal dalam waktu yang telah ditetapkan setelah tiba. Biaya ini dikenakan untuk mengurangi kemacetan di pelabuhan.
b. Periode Waktu
Periode waktu detention dimulai setelah kontainer diambil dari pelabuhan atau terminal sampai dikembalikan dengan kondisi kosong ke depo. Dalam kasus demurrage, periode waktu dihitung saat kontainer tiba di pelabuhan. Jika kontainer tidak diambil dalam jangka waktu yang disepakati, biaya demurrage mulai diberlakukan.
c. Lokasi Terjadinya Biaya
Perbedaan berikutnya dari demurrage dan detention adalah lokasi terjadinya biaya. Detention terjadi setelah kontainer meninggalkan pelabuhan atau terminal dan mencakup waktu ketika kontainer digunakan di luar pelabuhan. Biaya dikenakan karena kontainer kosong dikembalikan melebihi batas waktu yang telah ditentukan. Sebaliknya, biaya demurrage terkait dengan penundaan bongkar muat barang di pelabuhan atau terminal. Biaya ini diterapkan supaya tidak ada penumpukan barang di terminal.
3. Contoh Berlakunya Detention di Logistik
Yuk, pelajari skenario sederhana berikut ini untuk tahu lebih lanjut konsep diberlakukannya detention dan demurrage. PT Maju Terus adalah sebuah perusahaan manufaktur tekstil yang berlokasi di Bandung. Baru-baru ini, mereka melakukan ekspor kain ke perusahaan garmen di Milan, Italia. Proses pengiriman dimulai dengan lancar. PT Maju Terus menyiapkan kontainer yang memuat produk dan mengatur semua dokumen yang diperlukan untuk ekspor. Kontainer dikirim melalui kapal kargo dari Pelabuhan Tanjung Priok, Jakarta, dan tiba di Pelabuhan Genoa tepat waktu.
Namun, setelah kontainer tiba di Italia, terjadi keterlambatan dalam pengurusan dokumen impor oleh consignee di Milan. Akibatnya, kontainer tersebut tetap berada di area terminal lebih lama dari waktu yang diberikan, yaitu lima hari. Oleh karena kondisi ini, pihak penerima barang di Milan dikenakan biaya demurrage. Kalkulasi biaya dapat dilakukan dengan mengalikan tarif demurrage per hari dikali lima hari.
Setelah dokumentasi diselesaikan dan kontainer diambil, perusahaan garmen ternyata masih menghadapi masalah logistik di gudang. Akibatnya terjadi penundaan dalam pengosongan kontainer selama tiga hari setelah periode free time yang diberikan. Akibatnya, PT Maju Terus dikenakan biaya detention karena keterlambatan pengembalian kontainer kosong.
Seluruh kejadian ini tidak hanya menimbulkan biaya tambahan dalam bentuk demurrage dan detention, tetapi juga menunjukkan pentingnya koordinasi yang efektif antara pengirim dan penerima serta manajemen logistik yang tepat untuk menghindari biaya yang merugikan kedua pihak dan untuk memastikan pengiriman berjalan efisien.
4. Tips Menghindari Detention
Menghindari biaya detention adalah salah satu cara efektif untuk mengurangi biaya operasional dalam proses pengiriman internasional. Langkah pertama dan utama yang bisa Anda lakukan untuk ini yaitu dengan melakukan perencanaan yang cermat. Pastikan setiap tahapan mulai dari pengambilan kontainer, pengisian barang, hingga pengembaliannya mempertimbangkan waktu yang efisien. Jika memungkinkan, gunakan software ERP logistik yang dapat secara real-time memantau waktu penggunaan dan status kontainer, sehingga keterlambatan dapat dihindari.
Kedua, usahakan menjalin komunikasi yang baik dengan semua pihak dalam bisnis logistik yang terlibat. Ini termasuk perusahaan pengiriman, agen di pelabuhan tujuan, dan tim di lapangan yang menangani pengosongan dan pengembalian kontainer. Pastikan semua pihak memiliki informasi yang sama dan paham jadwal serta timeline yang telah direncanakan.
Jangan lupa untuk memperhatikan waktu free time yang diberikan oleh perusahaan pengiriman. Setiap kontrak pengiriman memiliki klausa free time yang berbeda-beda. Pahami dengan jelas berapa banyak waktu yang Anda miliki, dan rencanakan untuk mengembalikan kontainer sebelum periode tersebut berakhir.
Tidak kalah penting, siapkan dan periksa seluruh dokumen yang diperlukan untuk proses kepabeanan dan penerimaan barang secara teliti. Jangan sampai terlambat untuk mengurus dokumen yang dibutuhkan karena bisa menyebabkan keterlambatan dalam pengosongan barang, yang secara tidak langsung dapat mempengaruhi waktu pengembalian kontainer. Pastikan semua dokumen siap sebelum barang tiba di pelabuhan.
Terakhir, pertimbangkan menggunakan alternatif seperti container leasing jika pengiriman Anda sering mengalami keterlambatan. Meskipun mungkin lebih mahal secara upfront, langkah tersebut bisa menjadi investasi terbaik yang menghemat biaya dalam jangka panjang, terutama jika biaya detention ini sudah sering terjadi.
5. Kesimpulan
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan detention artinya biaya yang harus dibayarkan oleh eksportir atau importir sebagai bentuk denda karena tidak segera mengembalikan kontainer kosong ke depo setelah selesai penggunaan atau keluar dari pelabuhan. Meski tampak serupa, demurrage dan detention adalah dua jenis biaya tambahan yang punya kondisi dan periode waktu yang berbeda. Demurrage diberlakukan karena kontainer tetap berada di terminal atau pelabuhan melebihi batas waktu yang dibolehkan.
Tentunya, dengan adanya biaya tambahan ini dapat merugikan pengirim dan penerima. Oleh karena itu, diperlukan perencanaan dan jadwal yang cermat, komunikasi yang baik dengan pihak-pihak terkait, serta mempertimbangkan penggunaan container leasing untuk mencegah adanya keterlambatan pengiriman. Semua tips ini bisa Anda coba untuk memastikan operasional logistik berjalan lancar dan tetap menguntungkan.
