Dwelling Time: Definisi, Faktor Penyebab, dan Dampaknya

Kelancaran perdagangan internasional bisa ditentukan dari seberapa cepat barang dapat melewati pelabuhan. Pelabuhan berfungsi sebagai penghubung utama dalam rantai pasok dan penting agar arus distribusi tetap lancar. Namun, dwelling time yang terlalu lama bisa menunda pengiriman dan menyebabkan masalah operasional bagi perusahaan secara keseluruhan.

Masalah dwelling time yang kerap terjadi telah menjadi perhatian nasional, mencerminkan berbagai tantangan struktural dalam sektor logistik. Durasi yang terlalu lama di pelabuhan menandakan bahwa ada masalah dalam birokrasi, infrastruktur, serta koordinasi antar pihak terkait.

Artikel ini akan membahas secara mendalam mengenai apa itu dwelling time, faktor penyebabnya, dampaknya terhadap bisnis, serta strategi-strategi efektif untuk menguranginya dengan memanfaatkan teknologi logistik modern.

Key Takeaways

• Dwelling time adalah total waktu kontainer selama berada di pelabuhan. Durasi ini menjadi salah satu indikator untuk menilai efisiensi logistik dan perdagangan suatu negara.
• Untuk mengetahui penyebab lamanya proses dwelling time, perusahaan perlu memahami tiga tahapan utamanya, yaitu pre-clearance, customs clearance, dan post-clearance.
• Berbagai faktor penyebab dwelling time yang panjang, mulai dari birokrasi kompleks hingga keterbatasan infrastruktur, perlu diatasi secara komprehensif.
• Software Logistik ScaleOcean membantu perusahaan memperoleh visibilitas dan kontrol untuk mengurangi dwelling time.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Dwelling Time?

Dwelling time adalah durasi waktu cargo atau benda tetap berada di daerah pelabuhan, mulai dari pembongkaran sampai dengan proses tersebut selesai dan barang keluar dari kawasan tersebut.

Di Indonesia sendiri, menurut Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dwelling time Indonesia berada di peringkat 9 di bawah negara Kanada, Australia, Rusia, Amerika Serikat, Jerman, Yunani, Prancis dan Italia. Rata-rata kedatangan kapal kontainer berdasarkan data dari UNCTAD, Indonesia berada di atas rata-rata pelabuhan yang ada di dunia.

Banyak yang masih menyamakan dwelling time dengan waktu bongkar muat kapal, padahal keduanya sangat berbeda. Waktu bongkar muat hanya mencakup aktivitas fisik pemindahan kontainer. Sedangkan, dwelling time pelabuhan adalah keseluruhan rangkaian proses yang jauh lebih kompleks.

Waktu bongkar muat mencakup kegiatan terbatas setelah kapal selesai tambat. Namun, keseluruhan rangkaian logistik dimulai jauh sebelum itu, bahkan sejak proses docking kapal dilakukan, hingga kontainer meninggalkan pelabuhan. Ini meliputi proses administrasi, verifikasi dokumen, inspeksi oleh bea cukai dan instansi terkait lainnya, hingga proses pembayaran dan pengambilan fisik kontainer oleh importir.

Durasi dwelling time menjadi cerminan efisiensi koordinasi antara berbagai pihak yang terlibat dalam aktifitas pelabuhan seperti pengoperasian terminal, kapal pengangkut, otoritas bea cukai, badan karantina, dan pelaku bisnis (importir dan PPJK).

Semakin pendek waktu tinggalnya, semakin efisien aliran barangnya di pelabuhan tersebut. Waktu tunggu yang terlalu lama biasanya menunjukkan adanya kendala administrasi, keterbatasan infrastruktur, atau proses bisnis yang belum efisien. Jika terus terjadi, kondisi ini dapat menghambat aktivitas ekonomi secara keseluruhan.

3 Tahapan Alur Dwelling Time di Pelabuhan

Tahapan dwelling time diawali dari tahap pertama dalam alur logistik peti kemas pelabuhan, yaitu saat peti kemas dibongkar dari kapal dan berakhir ketika barang keluar dari pelabuhan setelah menyelesaikan prosedur kepabeanan.

Setiap tahap memiliki peran penting dalam menentukan total waktu yang dihabiskan sebuah kontainer di dalam area pelabuhan. Keterlambatan di satu tahap akan secara otomatis memperpanjang durasi di tahap berikutnya, menciptakan efek domino yang merugikan.

Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai ketiga tahapannya.

1. Pre-Clearance

Tahap pre-clearance adalah fase persiapan dokumen yang terjadi sebelum atau sesaat setelah kapal tiba di pelabuhan, namun sebelum proses kepabeanan resmi dimulai. Pada tahap ini, importir atau PPJK memiliki tugas untuk menyusun dan mengirimkan dokumen-dokumen impor dalam bentuk digital, yaitu melalui suatu sistem integrasi, misalnya Indonesia National Single Window (INSW).

Dokumen yang dimasukkan antara lain adalah pemberitahuan impor barang (PIB), bill of lading (B/L), invoice, packing list, serta berbagai izin teknis dari kementerian atau lembaga terkait jika barang tersebut termasuk dalam kategori Larangan dan Pembatasan (Lartas).

Ketepatan dan kecepatan pada tahap ini sangat menentukan kelancaran proses berikutnya. Kesalahan data, dokumen yang belum lengkap, atau keterlambatan izin Lartas dapat membuat pengajuan ditolak dan memperpanjang waktu perbaikan.

Oleh karena itu, dokumen yang lengkap dan akurat pada tahap pre-clearance menjadi kunci untuk menekan dwelling time. Kelancaran proses stuffing kontainer juga membantu memastikan barang dapat segera ditangani saat tiba di terminal.

2. Custom Clearance

Setelah dokumen pada tahap pre-clearance dinyatakan lengkap dan diterima oleh sistem, kontainer memasuki tahap customs clearance. Ini adalah fase inti di mana Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) melakukan pemeriksaan, pengawasan, dan persetujuan pengeluaran barang.

Proses ini dimulai dengan analisis risiko oleh sistem komputer bea cukai yang akan mengklasifikasikan pengajuan PIB ke dalam tiga jalur utama, yaitu Jalur Hijau, Jalur Kuning, atau Jalur Merah.

Setiap jalur memiliki perlakuan yang berbeda dan berdampak langsung pada durasi dwelling time. Jalur Hijau berarti barang dapat langsung dikeluarkan setelah importir melunasi bea masuk dan pajak dalam rangka impor (PDRI), karena tingkat risikonya dianggap rendah.

Jalur Kuning memerlukan penelitian dokumen oleh pejabat bea cukai sebelum persetujuan diberikan, sementara Jalur Merah adalah yang paling memakan waktu karena memerlukan pemeriksaan fisik barang selain verifikasi dokumen.

3. Post-Clearance

Tahap post-clearance adalah fase terakhir dalam siklus dwelling time, yang dimulai setelah Bea dan Cukai menerbitkan Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB). Walaupun barang sudah mendapat izin resmi untuk keluar dari kawasan pabean, kontainer belum tentu dapat langsung meninggalkan pelabuhan.

Pada tahap ini, importir perlu menjalani beberapa prosedur administratif dan operasional bersama pihak otoritas terminal pelabuhan. Hal-hal yang umum dilakukan pada tahap post-clearance adalah membayar biaya jasa pelabuhan, termasuk THC dan storage cost serta urusan pengambilan delivery order kontainer.

Ketiga, pendekatan lain adalah importir membuat persiapan untuk mengirimkan truk untuk mendapatkan kontainer di container yard. Terlambatnya proses pembayaran, panjangnya antrian truk di pintu masuk pelabuhan, dan waktu operasional yang terbatas di terminal pelabuhan seringkali merupakan faktor utama yang menjadi penyebab penambahan waktu post-clearance.

Baca juga: Apa Itu Gross Weight dan Apa Bedanya dengan Net Weight?

Faktor-Faktor Penyebab Dwelling Time yang Panjang di Indonesia

Lamanya dwelling time di pelabuhan-pelabuhan utama Indonesia merupakan isu kompleks yang disebabkan oleh kombinasi berbagai faktor. Masalah ini tidak bersumber dari satu titik, melainkan merupakan hasil dari interaksi antara birokrasi yang rumit, kurangnya koordinasi antar instansi pemerintah, dan infrastruktur pelabuhan yang belum memadai.

Para pengambil keputusan di level C-suite perlu menyadari bahwa tantangan ini melibatkan banyak pemangku kepentingan, mulai dari pemerintah, otoritas pelabuhan, hingga internal perusahaan mereka sendiri. Dengan memetakan faktor-faktor ini, perusahaan dapat mengidentifikasi area mana yang dapat mereka kontrol dan mitigasi risikonya.

Berikut adalah empat faktor utama yang menjadi penyebab utama dwelling time yang panjang di Indonesia.

1. Proses Administrasi dan Integrasi Sistem yang Belum Optimal

Salah satu penyebab utama dwelling time yang panjang adalah proses administrasi dan perizinan yang melibatkan banyak kementerian atau lembaga selain Bea Cukai. Barang yang termasuk kategori Larangan dan Pembatasan (Lartas), misalnya, perlu memperoleh persetujuan dari instansi seperti Kementerian Perdagangan, Badan Karantina, Kementerian Perindustrian, atau BPOM.

Masing-masing badan bisa memiliki persyaratan dan prosedur serta waktu penyelesaian yang berbeda. Hal ini berarti bahwa proses perizinanan yang dilakukan secara lintas badan terjadi cukup sering dengan tidak sinkronisasi, terutama jika barang tersebut harus melewati beberapa tahapan verifikasi.

Terkait dengan digitalisasi, Indonesia pun sudah memiliki banyak platform, diantaranya ada Indonesia National Single Window (INSW) dan Port Community System. Namun pertukaran data yang terjadi antar sistem ini belum selalu dapat berlangsung secara otomatis. Kadangkala, pelaku bisnis harus melakukan input data dalam beberapa platform atau melakukan verifikasi secara manual.

Perbedaan ini berarti bahwa koordinasi antara company ship operator, terminal operator, Bea Cukai, kementerian atau lembaga lainnya, importir, PPJK dan juga company truck pun akan menjadi lebih lambat dan juga rentan dengan kesalahan pada data. Keterbatasan visibility tentang status kargo ini membuat pelaku bisnis akan kesulitan untuk merencanakan atau mengatasi masalah.

Kompleksitas proses administrasi dan sistem yang belum kompeten ini bisa saja menjadi hambatan bagi pre-clearance process. Sebelum barang dimasukan lebih lanjut ke dalam proses oleh Bea Cukai, keberadaan keterlambatan perizinanan, input data ulang dan juga beberapa tahapan pemeriksaan dari beberapa instansi sudah bisa memperpanjang dwelling time.

2. Keterbatasan Infrastruktur dan Fasilitas Pendukung Pelabuhan

Faktor fisik juga memainkan peran yang sangat penting dalam menentukan durasi dwelling time. Keterbatasan kapasitas infrastruktur di dalam dan di sekitar pelabuhan menjadi penghambat utama kelancaran arus barang.

Di area pelabuhan, hambatan dapat muncul karena jumlah dermaga yang terbatas, kapasitas container yard yang tidak mencukupi, serta peralatan bongkar muat untuk bongkar muat pelabuhan seperti container crane yang sudah berusia lama atau jumlahnya tidak mencukupi.

Selain itu, di luar area pintu masuk pelabuhan, masalahnya juga serius. Dengan kondisi jalanan sempit dan macet membuat truk yang mengangkut kontainer tersebut tidak bisa bergerak dengan cepat sehingga memperpanjang waktu tempuh (turnaround time).

Serta konektivitas antar pelabuhan dan kawasan industri yang kurang baik, di mana kurangnya fasilitas kereta api pengangkut barang membuat keadaan semakin buruk. Sehingga terjadilah penumpukan di area dalam atau luar pelabuhan yang akan memperlambat seluruh proses post-clearance.

3. Kendala di Sisi Importir dan Pelaku Logistik Lainnya

Dwelling time yang panjang tidak selalu disebabkan oleh pemerintah atau operator pelabuhan. Kesiapan importir dan PPJK juga sangat berpengaruh, terutama dalam melengkapi dokumen, mengurus izin, dan menindaklanjuti proses pengeluaran barang.

Salah satu kendala yang sering terjadi adalah ketidaksiapan atau keterlambatan dalam pemenuhan dokumen impor, yang menyebabkan proses pre-clearance tertunda sejak awal. Selain itu, ada pula faktor kebiasaan di mana sebagian importir sengaja memanfaatkan area pelabuhan sebagai tempat penyimpanan sementara (buffer stock) untuk menghindari biaya sewa gudang yang lebih mahal.

Praktik ini tentunya menyebabkan lapangan penumpukan menjadi semakin padat. Namun, hambatan keuangan seperti terlambatnya bayar bea masuk dan pajak, atau kekurangan truk untuk mengangkut hasil impor pasca memiliki SPPB juga sering terjadi sebagai faktor penundaan pada tahap post-clearance.

Dampak Negatif Dwelling Time yang Lama bagi Bisnis

Dwelling time yang lama menimbulkan dampak negatif yang signifikan bagi dunia usaha. Selain meningkatkan biaya logistik dan operasional, hal ini juga mengganggu kelancaran rantai pasok, terutama bagi model bisnis seperti just-in-time. Dampak ini dapat menggerus margin keuntungan dan menurunkan daya saing perusahaan dalam jangka panjang.

Selain itu, dwelling time yang panjang juga berpotensi menurunkan daya saing ekonomi nasional, memperburuk ketidakpastian dalam proses distribusi, dan meningkatkan risiko operasional. Berikut adalah tiga dampak negatif utama yang perlu diwaspadai oleh setiap pelaku bisnis.

1. Peningkatan Biaya Logistik dan Harga Barang bagi Konsumen

Dampak paling langsung dan mudah diukur dari dwelling time yang panjang adalah membengkaknya biaya logistik. Setiap hari kontainer tertahan di pelabuhan melebihi batas waktu bebas (free time) yang diberikan. Importir akan dikenakan biaya penumpukan (demurrage) oleh operator terminal dan biaya sewa kontainer (detention) oleh perusahaan pelayaran.

Biaya-biaya ini bersifat akumulatif dan bisa menjadi sangat besar jika penundaan berlangsung selama berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu. Biaya tak terduga ini pada akhirnya akan dibebankan ke dalam struktur harga pokok barang impor.

Akibatnya, pabrik perlu menjual barang-barang mereka dengan harga lebih mahal kepada distributor maupun pelanggan akhir agar tetap dapat meraih keuntungan. Bahkan, jika despatch tersebut terlambat dilakukan, hal tersebut justru akan semakin membuat masalah karena biaya operasional lain untuk mempercepat pengiriman.

Dengan demikian, dwelling time yang lama secara langsung berkontribusi terhadap peningkatan biaya hidup dan inflasi, karena harga barang-barang impor, baik bahan baku maupun barang jadi, menjadi lebih mahal di pasar.

2. Terganggunya Stabilitas Rantai Pasok (Supply Chain)

Di era modern, banyak perusahaan, terutama di sektor manufaktur, mengandalkan model rantai pasok just-in-time (JIT) untuk meminimalkan biaya persediaan. Model ini sangat bergantung pada prediktabilitas dan ketepatan waktu pengiriman komponen atau bahan baku. Dwelling time yang panjang dan tidak dapat diprediksi merusak fondasi dari model rantai pasok yang efisien ini.

Jika pengiriman bahan mentah dari pelabuhan tidak dapat diprediksi, jadwal produksi akan terganggu bahkan mungkin berhenti (production line shutdown). Agar menghindari kerugian yang mungkin saja terjadi akibat situasi tersebut, pihak perusahaan hanya tinggal menyiapkan stok pengaman (safety stock) dalam jumlah besar di gudang mereka.

Praktik ini mengunci modal kerja perusahaan dalam bentuk inventaris yang tidak produktif, meningkatkan biaya penyimpanan, dan mengurangi kelincahan (agility) perusahaan dalam merespons perubahan permintaan pasar.

3. Menurunnya Daya Saing Ekonomi Nasional di Kancah Internasional

Dampak dwelling time yang lama tidak hanya terbatas pada level perusahaan, tetapi juga meluas hingga ke tingkat daya saing ekonomi nasional. Biaya logistik yang tinggi di Indonesia, yang salah satunya disebabkan oleh dwelling time, membuat produk-produk ekspor Indonesia menjadi lebih mahal di pasar global.

Dari sisi investasi, pelabuhan yang tidak efisien menjadi faktor penentu yang membuat investor asing enggan menanamkan modalnya di Indonesia. Para investor akan lebih memilih negara dengan kepastian waktu dan biaya logistik yang lebih baik untuk membangun pabrik atau pusat distribusi mereka.

Akibatnya, potensi pertumbuhan ekonomi, penciptaan lapangan kerja, dan transfer teknologi yang seharusnya bisa didapat dari investasi asing menjadi terhambat, menempatkan Indonesia pada posisi yang kurang menguntungkan dalam persaingan global.

Cara Efektif Mengurangi Dwelling Time Pelabuhan

Penyelesaian masalah yang rumit ini memerlukan pendekatan yang multifaset dengan kerjasama antara pemerintah, otoritas pelabuhan, dan pelaku usaha yang bersangkutan.

Diperlukan sejumlah reformasi dalam berbagai aspek, seperti regulasi, infrastruktur, teknologi, serta proses bisnis, termasuk pengaturan yang jelas dalam charter party agar proses pengiriman dapat berjalan lancar.

Perusahaan perlu aktif menerapkan strategi dan teknologi yang tepat untuk mengatasi berbagai kendala tersebut. Dengan dukungan kolaborasi dan inisiatif dari berbagai pihak, proses perbaikan dapat berjalan lebih cepat dan efektif.

1. Dari Sisi Pemerintah dan Otoritas Pelabuhan

Pemerintah dan otoritas terkait memegang peran sentral dalam menciptakan ekosistem yang kondusif untuk logistik yang efisien.

Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah ini adalah :

• Peningkatan dan integrasi sistem INSW: Mengintegrasikan platform digital antarinstansi untuk menciptakan sistem satu pintu, mempercepat pertukaran data dan proses perizinan.
• Pembangunan infrastruktur dan digitalisasi layanan pelabuhan: Modernisasi fisik dan penerapan teknologi seperti IoT untuk mempercepat alur peti kemas, penambahan dermaga, penggunaan peralatan otomatis, dan perluasan lapangan penumpukan, adalah sebuah keharusan.
• Penyederhanaan regulasi dan perizinan: Menyederhanakan aturan yang rumit dan saling tumpang tindih dapat mempercepat proses perizinan Lartas. Dengan alur yang lebih ringkas, tahap pre-clearance pun menjadi lebih efisien dan transparan.
  

Perbaikan infrastruktur mendukung berupa koneksi jalan tol hingga ke pelabuhan serta penyegaran koridor kereta api harus menjadi urusan penting dalam mencari solusi kemacetan dan peningkatan pengiriman barang.

Kebijakan operasional berupa pelayanan 24 jam untuk semua perusahaan di pelabuhan juga dapat mempercepat proses port clearance dan post clearance.

Selain itu, langkah lain yang dapat ditempuh oleh pemerintah adalah memberikan jalur hijau bagi importir yang memiliki reputasi baik, sehingga pemeriksaan fisik bisa dilakukan dengan lebih cepat. Melalui rencana yang lebih baik, bea masuk dapat dilunasi tepat waktu sambil armada truk menunggu kontainer sesudah SPPB terbit.

2. Dari Sisi Pelaku Bisnis (Importir dan PPJK)

Pelaku bisnis perlu mengambil peran aktif untuk mempercepat proses logistik mereka. Kunci utama dalam hal ini adalah persiapan yang matang. Importir dan PPJK harus memastikan bahwa semua dokumen impor disiapkan dengan lengkap dan akurat jauh sebelum barang tiba, dan bisa langsung mengirimkannya melalui sistem elektronik untuk memulai proses pre-clearance lebih awal.

Mengurangi dwelling time bukan sekadar mempercepat pergerakan kontainer, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional dan daya saing bisnis. Pemangkasan dwelling time membantu mengurangi biaya logistik, seperti demurrage dan detention, yang pada gilirannya menurunkan biaya logistik nasional terhadap PDB.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk merencanakan operasional dan distribusi dengan lebih baik, mengurangi ketergantungan pada safety stock, serta mengalokasikan modal kerja untuk investasi strategis.

Untuk mendukung hal ini, adopsi teknologi seperti perangkat lunak manajemen logistik menjadi penting. Teknologi ini meningkatkan visibilitas dengan melacak status pengiriman secara real-time, mengotomatiskan dokumen, dan memperbaiki komunikasi antar mitra logistik.

Kurangi Dwelling Time melalui Peningkatan Visibilitas dan Kontrol dengan ScaleOcean

Software logistik ScaleOcean adalah sistem ERP yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional perusahaan logistik dengan mengintegrasi dan mengotomatiskan proses bisnis. Dengan fitur pelacakan dan kontrol kualitas yang efektif, software ini memfasilitasi pengelolaan pengiriman barang melalui berbagai moda transportasi secara lebih cepat dan akurat.

Dengan memberikan visibilitas real-time atas status barang, ScaleOcean memungkinkan perusahaan untuk mengurangi dwelling time. Kontrol yang lebih baik atas pengiriman dan pengelolaan gudang membantu mempercepat proses, mengurangi waktu tunggu, dan menghindari penundaan. Hal ini pada gilirannya meningkatkan kepuasan pelanggan dan efisiensi biaya logistik.

Kesimpulan

Dwelling time adalah rentang waktu yang diperlukan sejak barang tiba di pelabuhan hingga proses keluar dari pelabuhan selesai. Masalah ini, yang disebabkan oleh kombinasi birokrasi, infrastruktur dan ketidaksiapan pelaku usaha. Tidak hanya itu, dapat menimbulkan dampak negatif peningkatan biaya, terganggunya rantai pasok dan menurunnya daya saing nasional.

Mengurangi dwelling time membutuhkan kolaborasi antara pemerintah dan swasta. Pemerintah perlu menyederhanakan regulasi dan memodernisasi infrastruktur, sementara pelaku bisnis harus proaktif mengadopsi teknologi.

Memangkas dwelling time tidak hanya menghemat biaya, tetapi juga meningkatkan daya saing ekonomi nasional. Dengan Software logistik ScaleOcean, optimalkan operasional dan menjadi lebih kompetitif. Jadwalkan demo gratis dan konsultasi dengan ahli kami untuk mendapatkan solusi yang paling sesuai.