Transportation Management System merupakan salah satu teknologi canggih yang bisa digunakan perusahaan logistik untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengoptimalkan pergerakan barang. Seluruh proses pengiriman barang bisa lebih mudah dilakukan dengan TMS software ini. Penerapannya akan membantu mengatasi setiap masalah yang sering terjadi dalam logistik seperti keterlambatan pengiriman, kurangnya visibilitas pada rute, hingga pembengkakan biaya transportasi.

Tanpa adanya sistem manajemen transportasi, masih banyak perusahaan yang mengalami hambatan tersebut sehingga berakibat pada terganggunya produktivitas dan dapat mempengaruhi pelayanan dan kepuasan pelanggan. Itulah pentingnya software TMS untuk mengatasi setiap masalah logistik sekaligus meningkatkan transparansi proses logistik secara menyeluruh.

Di sini akan dibahas secara lengkap mengenai management information system for transportation, mulai dari pengertian, manfaat, hingga cara kerjanya untuk membantu Anda memahami kebutuhan signifikan bisnis secara efektif dan sesuai karakteristik perusahaan. Selengkapnya di sini!

Pengertian Transportasi Management System

Transportation Management System TMS adalah software yang khusus dirancang untuk mengelola dan mengoptimalkan seluruh aspek proses transportasi. TMS ERP system ini akan merencanakan dan melacak pengiriman, serta mengkoordinasi setiap pergerakan barang, baik lokal maupun internasional dengan efisien.

Tidak hanya itu, penggunaan sistem manajemen transportasi ini juga akan memudahkan operasional proses logistik dengan pengaturan rute terbaik, pengelolaan armada, bahkan pelaporan kinerja transportasi. Kemampuan integrasi software dengan manajemen rantai pasok akan membantu Anda mengumpulkan data dari setiap tahapan transportasi logistik, dengan visibility penuh dan pemantauan pergerakan barang yang real-time. 

Implementasinya memungkinkan manajemen logistik perusahaan Anda lebih mudah menganalisis kinerja, memprediksi biaya transportasi, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi pengiriman barang yang berlaku. Selain itu, penerapannya akan membantu perusahaan meningkatkan layanan pelanggan dan mengoptimalkan operasional aktivitas logistik secara menyeluruh. 

Masalah yang Sering Terjadi di Transportasi Logistik

Penting untuk mengelola proses pengiriman dengan transportasi logistik yang efisien, sehingga perusahaan dapat menghindari masalah dan hambatan yang sering terjadi dalam manajemen logistik. Untuk menghindarinya, pahami beberapa masalah dalam transportasi logistik ini agar bisa optimal mengatasinya.

1. Keterlambatan Pengiriman 

Pengiriman yang tidak tepat waktu menjadi masalah utama dalam transportasi logistik, hal ini terjadi mulai dari masalah cuaca, kemacetan, hingga kesalahan penjadwalan yang dilakukan. Masalah ini tidak hanya akan mengganggu alur rantai pasok, tapi juga akan menurunkan kepuasan pelanggan. Maka dari itu, penting untuk memastikan perencanaan pengiriman telah dibuat berdasarkan potensi risiko serta dilengkapi dengan sistem pelacakan yang akurat.

2. Kendala dalam Pengelolaan Muatan

Ketidakseimbagan dalam mengisi kapasitas muatan kendaraan menjadi masalah yang sering terjadi di perusahaan logistik. Muatan yang tidak optimal, baik terlalu penuh atau terlalu kosong, dapat menyebabkan inefisiensi biaya dan waktu. Ketidakseimbangan ini juga meningkatkan risiko kerusakan barang. 

3. Biaya Transportasi yang Membengkak 

Tanpa adanya sistem manajemen transportasi, perusahaan akan sulit mengatur biaya transportasi sehingga sering kali melampaui anggaran yang direncanakan. Ini bisa terjadi karena penggunaan rute yang tidak efisien, pengelolaan armada yang buruk, hingga kenaikan harga bahan bakar. Dengan menerapkan TMS system, Anda bisa mudah dalam menganalisis rute dan efisiensi armada untuk mengurangi pengeluaran.

4. Kesalahan dalam Perencanaan Rute

Perencanaan rute pengiriman yang tidak optimal juga sering dialami perusahaan, sehingga berakibat pada jarak tempuh yang lebih panjang, konsumsi bahan baku yang berlebih, hingga keterlambatan pengiriman. Hal ini terjadi karena minimnya data terkait kondisi lalu lintas atau rute alternatif. Anda bisa mengadopsi software manajemen transportasi yang dapat terintegrasi dengan teknologi GPS, dan dapat memberikan rute terbaik secara real-time.

5. Masalah dalam Pengelolaan Dokumen Transportasi

Dalam pengiriman barang, terdapat dokumen dan laporan yang harus diperhatikan. Dokumen seperti Bill of Lading (B/L), surat jalan, hingga izin transportasi harus dikelola dengan baik agar tidak menghambat proses pengiriman. Kesalahan ini dapat menyebabkan penundaan dan bahkan penalti hukum. Dengan menggunakan software managing transport operations, Anda bisa mengelola seluruh dokumen logistik di dalam satu platform terpadu secara end-to-end.

Manfaat Penerapan Transportation Management System

Penerapan software TMS merupakan solusi tepat untuk perusahaan logistik dalam mengoptimalkan seluruh aspek dan alur pengiriman barang. Apalagi jika Anda memiliki operasional logistik yang kompleks dengan layanan pengiriman yang tersebar luas. Ini beberapa manfaat utama penerapan TMS system:

1. Mengoptimalkan Rute Pengiriman Secara Efektif

Penggunaan software managing transport operations memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan rute dengan perencanaan yang tercepat dan termurah, serta penggunaan armada yang tepat. Hal ini akan membuat perusahaan dapat mengurangi konsumsi bahan bakar serta waktu pengiriman. Selain itu, penerapannya juga akan membantu menekan biaya operasional tanpa mengorbankan kualitas layanan yang diberikan kepada pelanggan.

2. Melacak Pengiriman Secara Real-Time

Sistem manajemen transportasi juga menyediakan pelacakan real-time untuk membantu Anda memonitor posisi kendaraan dan status pengiriman untuk setiap barang. Informasi akurat terkait penjadwalan pengiriman yang disediakan sistem juga akan membuat Anda dapat mengantisipasi dan menyelesaikan potensi masalah seperti keterlambatan atau kendala rute, sehingga memperkuat kepercayaan pelanggan.

3. Mengelola Dokumen yang Terpusat dan Digital

Penerapan TMS ERP system juga akan memudahkan pengelolaan dokumen logistik seperti invoice, manifest, dan laporan pengiriman dalam format digital. Dengan begitu, Anda tidak perlu lagi bergantung pada dokumen fisik yang rentan hilang atau rusak. Hal ini akan mengurangi risiko kesalahan dan mempercepat penyelesaian transaksi, sehingga meningkatkan efisiensi bisnis secara keseluruhan.

4. Mengendalikan Biaya yang Lebih Baik

Disediakannya analisis data pengiriman yang akurat, membuat penerapan software TMS memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi area yang bisa dioptimalkan untuk mengurangi biaya. Mulai dari pemilihan metode pengiriman hingga pengelolaan kapasitas muatan, setiap keputusan berbasis data dapat meningkatkan profitabilitas. 

Keunggulan Diperlukannya TMS System

Pengelolaan transportasi dan armada untuk proses pengiriman barang adalah aspek terpenting yang harus diperhatikan, agar barang bisa sampai tujuan dengan lancar tanpa hambatan, baik dari sisi waktu maupun biaya.  Itulah pentingnya menerapkan sistem manajemen transportasi. Ini beberapa keunggulannya:

1. Efisiensi Operasional Logistik

Pentingnya penerapan software ini dapat mengotomasi setiap tugas dalam aktivitas pengiriman barang seperti perencanaan rute, manajemen armada, dan pengelolaan dokumen, yang biasanya membutuhkan banyak waktu dan tenaga kerja manual. Dengan penerapan sistem, Anda dapat mengurangi kesalahan manusia dan mempercepat proses, serta  mempermudah koordinasi antar tim, meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

2. Visibilitas Rantai Pasok

Perusahaan yang memiliki rantai pasok yang kompleks, biasanya akan sulit mengelola pengiriman sehingga dapat berpotensi keterlambatan. Dengan adanya software transportation management, Anda akan mendapatkan visibilitas penuh terhadap rantai pasok, sehingga dapat memantau pengiriman secara akurat dari awal hingga akhir.

3. Peningkatan Pelayanan Pengiriman

Penggunaan sistem manajemen transportasi ini juga akan membantu layanan logistik yang Anda berikan untuk pelanggan menjadi lebih responsif dan proaktif. Software transportasi logistik ini akan membantu Anda memastikan barang tiba tepat waktu, juga memungkinkan pelanggan dapat melacak pesanan mereka sendiri. Jika terjadi perubahan jadwal, Anda dapat segera menginformasikan kepada pelanggan, dan tetap menjaga kepuasan dan loyalitas mereka.

4. Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Sistem transportasi manajemen juga akan memberikan gambaran strategis secara lengkap, meliputi analitik, pelaporan, dan data historis. Ini membantu Anda mengakses performa pengiriman dan efisiensi biaya, sehingga dapat digunakan untuk mengevaluasi keberhasilan strategi logistik perusahaan. Adanya data informasi ini memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang lebih tepat dan berbasis data, seperti mengoptimalkan rute atau mengelola operasional layanan logistik. 

Fitur Utama Transportation Management System

Sistem manajemen transportasi adalah solusi terbaik yang harus diterapkan dalam perusahaan logistik, agar memudahkan pengiriman barang dengan armada yang optimal. Ini membuat Anda lebih mudah dalam menjaga layanan yang prima dan menghemat biaya. Ini beberapa fitur utama yang harus ada di TMS system:

1. Trucking Management

Fitur transportation management system yang utama ada trucking management, yang memungkinkan pengelolaan operasional dan pengelolaan armada kendaraan logistik secara menyeluruh dengan pemantauan kinerja setiap kendaraan. Fitur ini dapat melacak status kendaraan real-time, serta memastikan armada akan selalu siap untuk pengiriman barang, mengurangi risiko downtime akibat kendaraan yang tidak terawat atau dokumen yang kadaluarsa.

2. Optimasi Rute Pengiriman

TMS system juga memiliki fitur yang mampu menentukan rute terbaik untuk setiap pengiriman barang. Sistem dapat membuat rute terbaik dengan mempertimbangkan faktor seperti kondisi lalu lintas, jarak, dan waktu tempuh, sehingga akan mengurangi waktu perjalanan dan konsumsi bahan bakar.  Fitur software freight forwarding ini tidak hanya akan menurunkan biaya operasional, tapi juga dapat memastikan pengiriman tiba tepat waktu.

3. Fitur Geofencing

Fitur berikutnya ada geofencing, di mana sistem dapat membuat batas virtual di sekitar area geografis tertentu. Penerapan fitur ini akan membantu melacak dan memantau pergerakan armada atau barang, serta memberikan notifikasi otomatis ketika kendaraan masuk atau keluar dari area yang ditentukan. Fitur ini juga dapat membantu meningkatkan keamanan, akurasi pelacakan, dan kepatuhan terhadap peraturan operasional.

4. Transportation Maintenance Scheduling

Fitur ini digunakan untuk merencanakan dan menjadwalkan pemeliharaan armada transportasi berdasarkan jadwal waktu atau jarak tempuh. Sistem akan memastikan kendaraan selalu dalam kondisi optimal, mengurangi risiko kerusakan mendadak, dan meningkatkan umur kendaraan. Ini akan meminimalkan downtime kendaraan yang tidak terencana, yang dapat mengganggu operasi logistik.

5. Driver Management

TMS ERP system juga menyediakan fitur driver management, yang dapat membantu Anda melacak jadwal kerja, produktivitas, dan kinerja setiap pengemudi, Fitur ini dapat mencatat pelanggaran lalu lintas, waktu istirahat, dan sertifikasi yang diperlukan untuk setiap pengemudi. Dengan adanya pengelolaan driver, akan berkontribusi pada pengiriman yang aman dan tepat waktu.

6. Report Performance

Fitur management information system for transportation selanjutnya ada report performance, yang akan menyediakan laporan komprehensif terkait berbagai aktivitas logistik. Seperti pengiriman, biaya bahan bakar, dan kinerja kendaraan, dikumpulkan dan dapat disajikan dalam format visual seperti grafik dan tabel. Anda bisa menggunakan report ini untuk mengevaluasi efektivitas strategi, mengidentifikasi area yang perlu perbaikan, dan menetapkan KPI baru. 

7. Integrasi dengan Teknologi IoT

Transportation Management System juga dapat terintegrasi dengan teknologi IoT, sehingga memudahkan pengumpulan data real-time dari perangkat seperti GPS, sensor kendaraan, dan kamera pengawas. Adanya data ini akan memberikan visibilitas penuh atas kondisi operasional, seperti suhu dalam truk berpendingin, kecepatan kendaraan, atau status muatan. 

Cara Kerja TMS System dalam Proses Logistik

TMS system menjadi solusi terbaik yang dapat menggabungkan perencanaan, eksekusi, dan pemantauan pengiriman dalam satu platform terintegrasi. Dengan kemampuan dan cara kerja canggihnya, sistem dapat meningkatkan produktivitas layanan logistik untuk pelanggan dan mengurangi biaya. Ini cara kerjanya:

1. Perencanaan Pengiriman yang Efisien

Langkah pertama, sistem manajemen transportasi akan mengumpulkan data dari berbagai sumber seperti pesanan pelanggan, lokasi pengambilan, dan tujuan pengiriman. Dari data ini, sistem akan menentukan rute terbaik dan jadwal pengiriman optimal dengan mempertimbangkna aspek-aspek seperti jarak, kondisi lalu lintas, dan waktu tempuh. 

2. Pemantauan Real-Time

Dari perencanaan tersebut, software transportasi manajemen yang terintegrasi dengan GPS dan teknologi IoT akan memantau status pengiriman dan lokasi kendaraan secara real-time. Perusahaan dan pelanggan bisa melihat pergerakan armada dan mendapatkan notifikasi terkait keterlambatan atau masalah di lapangan. Ini akan memastikan pengiriman berjalan sesuai jadwal dan membantu dalam pengambilan keputusan cepat jika terjadi gangguan.

3. Otomatisasi Proses Administratif

Proses berikutnya, TMS system akan membuat dokumen pengiriman secara otomatis meliputi invoices, surat jalan, bahkan laporan kinerja dengan akurat dan tepat. Sistem juga akan memproses pembayaran dan rekonsiliasi bank terhadap biaya transportasi secara otomatis. Dengan otomasi proses ini, perusahaan bisa mengurangi beban kerja manual dan risiko kesalahan administrasi.

4. Optimalisasi Penggunaan Armada

Software TMS juga akan mengelola kapasitas kendaraan untuk memastikan setiap pengiriman dapat dijalankan dengan maksimal. Sistem manajemen transportasi dengan fitur optimasi muatan akan memungkinkan Anda untuk menggabungkan beberapa pesanan dan trucking logistik dalam satu kendaraan untuk mengurangi jumlah perjalanan.

5. Tracking Biaya dan Analisis Kinerja

Tahapan dan cara kerja managing transport operations yang terakhir adalah melacak seluruh biaya transportasi, mulai dari bahan baku, tol, dan maintenance kendaraan. Data ini bisa perusahaan analisis untuk memberikan gambaran jelas mengenai area mana yang harus dioptimalkan. Laporan proses logistik yang akurat juga dapat membantu Anda mengevaluasi efisiensi operasional, menilai kinerja pengemudi, dan mengidentifikasi peluang untuk penghematan lebih lanjut. 

Tips Memilih Transportation Management System

Memilih software transportation management yang tepat merupakan hal krusial yang harus diperhatikan, agar memastikan penerapannya dapat efisien, akurat, serta meningkatkan pelayanan pelanggan dalam pengiriman barang. Itulah pentingnya memilih software tepat untuk proses logistik Anda. 

Namun, dengan banyaknya vendor yang ada, perlu dipertimbangkan beberapa aspek agar solusi yang dipilih sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. TMS system yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, akan mengoptimalkan rute pengiriman, mengurangi biaya operasional, dan memberikan visibility penuh terkait status pengiriman barang. Ini beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memilih software manajemen transportasi:

• Kebutuhan Bisnis, sesuaikan dengan operasional untuk memastikan solusi yang diadopsi dapat mendukung tujuan logistik perusahaan secara maksimal.

• Kemampuan Integrasi, pastikan TMS dapat terintegrasi dengan sistem lain yang sudah digunakan

• Fitur Utama, evaluasi fitur dan pilih yang paling relevan untuk operasional Anda.

• Kemudahan Pengguna, pilih sistem transportasi dengan User Interface yang menawarkan pengalaman pengguna yang sederhana namun tetap fungsional.

• Biaya dan ROI, pertimbangkan total biaya kepemilikan, termasuk biaya lisensi, implementasi, dan dukungan teknis, serta evaluasi potensi return on investment (ROI) dari penggunaan TMS.

Untuk opsi terbaik sistem manajemen transportasi, ScaleOcean TMS system menjadi solusi untuk membantu kelola pengiriman barang Anda secara terintegrasi dan efisien. Unlimited user yang ditawarkan ScaleOcean membuat Anda lebih mudah mengakses sistem sesuai kebutuhan tanpa adanya biaya tambahan. Tidak hanya itu, ScaleOcean software juga customizable dengan setiap kebutuhan spesifik bisnis anda. 

Proses implementasi yang cepat dan efisien juga memungkinkan Anda merasakan manfaatnya dengan cepat tanpa adanya gangguan operasional. Dukungan teknis oleh tim profesional ScaleOcean akan memastikan setiap masalah terselesaikan dengan cepat. Banyaknya keunggulan dan fitur yang disediakan ScaleOcean, membuat Anda lebih mudah menentukan mana sistem yang paling ideal untuk kebutuhan bisnis Anda. Untuk memahami bagaimana sistem mengoptimalkan proses logistik, Anda bisa melakukan demo gratis dengan tim ScaleOcean kapan pun dan di mana pun. 

Kesimpulan

Transportation management system merupakan aspek penting yang harus diterapkan dalam operasional perusahaan logistik, sehingga akan memudahkan proses pengiriman dengan perencanaan rute terbaik, pemantauan real-time, hingga pelaporan kinerja secara menyeluruh. Penerapannya menjadi langkah strategis untuk mempertahankan layanan maksimal yang diberikan untuk pelanggan serta daya saing bisnis jangka panjang. 

ScaleOcean software TMS menjadi solusi terbaik yang bisa Anda terapkan dalam operasional bisnis Anda. Fitur dan keunggulannya akan meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya logistik, dan memastikan pengiriman tepat waktu, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan. Anda bisa mengoptimalkan manajemen pengiriman barang secara mudah dan efisien dengan ScaleOcean TMS ERP system. Lakukan konsultasinya secara gratis untuk dapatkan rekomendasi fitur terbaik untuk bisnis Anda.