Konfigurasi Sistem ERP dan Bedanya dengan Kustomisasi

Di tengah persaingan bisnis yang semakin ketat, efisiensi operasional menjadi prioritas utama. Salah satu cara untuk mencapainya adalah dengan mengoptimalkan sistem ERP yang digunakan. Terutama bagi bisnis yang sedang tumbuh, sistem ERP perlu dikonfigurasi agar mampu menjangkau seluruh proses dan beradaptasi dengan kebutuhan spesifik.

Konfigurasi sistem adalah proses penataan dan pengaturan parameter serta elemen-elemen yang membentuk suatu sistem, baik itu perangkat keras, perangkat lunak, maupun jaringan, agar sistem dapat berjalan optimal sesuai tujuan bisnis. Dalam konteks ERP, konfigurasi dilakukan tanpa mengubah code sumber, sehingga fleksibilitas dan skalabilitas tetap terjaga.

Mengutip Kompas.com, konfigurasi yang tepat mampu meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan. Misalnya, sistem HR yang telah dikonfigurasi dengan baik dapat mengotomatisasi penghitungan gaji dan manajemen absensi secara akurat.

Artikel ini akan membahas lebih dalam mengenai proses konfigurasi sistem ERP, mulai dari pengertian, aspek penting, langkah-langkah pelaksanaan, hingga manfaat strategisnya bagi bisnis. Simak selengkapnya di bawah ini!

Key Takeaways

• Konfigurasi sistem ERP adalah proses penyesuaian pengaturan sistem ERP agar sesuai dengan kebutuhan unik tanpa memodifikasi kode sumber, menjaga fleksibilitas dan skalabilitas.
• Langkah konfigurasi sistem ERP mencakup penyesuaian alur kerja, modul, pengaturan parameter, database, tampilan, manajemen pengguna, dan integrasi sistem untuk hasil yang optimal.
• Perbedaan konfigurasi dan kustomisasi terletak pada tingkat fleksibilitas, biaya, pemeliharaan, dan skalabilitas, dengan konfigurasi lebih terjangkau dan mudah dipelihara, sedangkan kustomisasi lebih fleksibel namun mahal.
• ScaleOcean ERP Software adalah solusi ERP yang mudah dikonfigurasi, menawarkan fleksibilitas tinggi untuk berbagai bisnis dan mendukung efisiensi operasional serta adaptasi terhadap perubahan bisnis.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Konfigurasi Sistem ERP?

Konfigurasi sistem ERP adalah proses adaptasi fitur-fitur bawaan perangkat lunak agar selaras dengan alur kerja unik perusahaan Anda. Proses ini dilakukan dengan menyesuaikan pengaturan yang sudah tersedia, bukan dengan mengubah kode, untuk membuat operasional bisnis lebih efisien.

Proses konfigurasi ERP ini penting dilakukan secara tepat, sehingga perusahaan dapat memaksimalkan fungsionalitas ERP, dan menyederhanakan alur kerja. Dengan konfigurasi yang optimal, juga membantu bisnis mengambil keputusan lebih cepat, dan memudahkan perusahaan untuk beradaptasi dengan kebutuhan internal yang terus berubah.

Penting untuk dicatat bahwa hubungan antara konfigurasi dan jenis ERP mempengaruhi keberhasilan implementasi. Setiap jenis ERP baik itu cloud, on-premise, maupun ERP custom memiliki tingkat konfigurasi yang berbeda sesuai dengan karakteristiknya masing-masing. ERP berbasis cloud dikenal dengan kemudahan integrasi dan pembaruan otomatis, sehingga praktis dan efisien untuk banyak perusahaan.

Sementara itu, ERP on-premise memberikan kontrol yang lebih besar, terutama dalam hal keamanan data dan kemampuan penyesuaian sistem sesuai kebutuhan perusahaan. Di sisi lain, penerapan custom software ERP dapat menawarkan fleksibilitas tinggi untuk memenuhi kebutuhan unik bisnis, sehingga menjadi pilihan tepat bagi perusahaan yang memerlukan fungsionalitas lebih mendalam dan personalisasi yang lebih spesifik.

Pentingnya Konfigurasi Sistem ERP untuk Bisnis Anda

Konfigurasi sistem ERP adalah langkah krusial bagi bisnis untuk benar-benar merasakan dampak penerapan ERP secara maksimal. Proses ini memberikan berbagai keuntungan strategis yang akan mendukung pertumbuhan perusahaan Anda, seperti:

1. Optimasi Operasional

Salah satu manfaat sistem ERP yang utama adalah kemampuan untuk mengoptimalkan operasional secara menyeluruh. Dengan mengonfigurasi semua fungsi bisnis dalam satu sistem terpusat, Anda dapat mengurangi biaya dan menghilangkan kebutuhan untuk membeli berbagai perangkat lunak terpisah.

Konfigurasi yang tepat membantu Anda memantau seluruh proses bisnis dengan lebih baik. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan memastikan setiap departemen bekerja secara terkoordinasi dan efektif.

2. Peningkatan Efisiensi

Konfigurasi sistem ERP dirancang untuk meningkatkan efisiensi dengan mengotomatiskan tugas-tugas manual yang berulang dan memakan waktu. Ini membebaskan waktu karyawan Anda sehingga mereka dapat fokus pada pekerjaan yang lebih strategis dan bernilai tambah.

Selain itu, proses konfigurasi itu sendiri jauh lebih efisien dibandingkan kustomisasi yang rumit. Karena tidak mengubah kode sumber, proses implementasi menjadi lebih cepat dan bisnis Anda bisa merasakan manfaatnya dalam waktu yang lebih singkat.

3. Penyelarasan dengan Proses Bisnis

Konfigurasi memastikan bahwa sistem ERP beradaptasi dengan alur kerja unik perusahaan Anda, bukan sebaliknya. Ini sangat penting karena Anda dapat mempertahankan proses bisnis yang sudah terbukti efektif sambil didukung oleh teknologi yang modern.

Karena hanya menyesuaikan pengaturan yang sudah ada, sistem inti perangkat lunak tetap stabil dan aman. Fleksibilitas ini memungkinkan bisnis Anda untuk terus beradaptasi dengan perubahan pasar tanpa mengorbankan stabilitas operasional.

4. Pengiriman Data yang Akurat

Salah satu hasil paling nyata dari konfigurasi yang baik adalah pelaporan yang jauh lebih akurat dan terpercaya. Sistem yang terpusat akan menghilangkan duplikasi data, sehingga informasi yang Anda lihat selalu konsisten dan real-time.

Ini memberi Anda visibilitas yang lebih baik ke semua laporan bisnis di setiap fungsi manajemen, mulai dari data inventaris di gudang hingga volume penjualan. Dengan data yang akurat, Anda dapat mengambil keputusan yang lebih cerdas dan strategis untuk kemajuan perusahaan.

Perbedaan Konfigurasi dan Kustomisasi

Konfigurasi dan Kustomisasi adalah dua pendekatan utama dalam menyesuaikan sistem ERP agar sesuai dengan kebutuhan bisnis. Meskipun keduanya memiliki tujuan yang sama, yaitu mengoptimalkan penggunaan ERP, proses konfigurasi dan kustomisasi berbeda dalam proses kerjanya. Berikut adalah beberapa perbedaan antara keduanya:

1. Proses Kerja

• Konfigurasi: Prosesnya dilakukan dengen menyesuaikan sistem dengan menggunakan pengaturan dan fitur yang sudah tersedia tanpa memodifikasi kode sumber.
• Kustomisasi: Proses dilakukan dengan perubahan pada kode sumber perangkat lunak untuk menambahkan atau memodifikasi fitur dan fungsi yang sesuai kebutuhan, sehingga proses menjadi lebih kompleks.

2. Tujuan Penyesuaian

• Konfigurasi: Untuk menyesuaikan fitur standar seperti mata uang, bahasa, laporan, dan alur kerja sesuai kebutuhan bisnis.
• Kustomisasi: Untuk menambah atau mengubah fungsionalitas tertentu dan digunakan ketika fitur standar tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang sangat spesifik.

3. Fleksibilitas dan Biaya

• Konfigurasi: Lebih fleksibel dan terjangkau karena tidak memerlukan perubahan pada kode dasar perangkat lunak. Biaya implementasi lebih rendah dan lebih mudah untuk tetap mendapatkan pembaruan sistem dari vendor tanpa masalah kompatibilitas.
• Kustomisasi: Meskipun menawarkan fleksibilitas lebih besar dalam memenuhi kebutuhan bisnis yang sangat spesifik, kustomisasi cenderung lebih mahal dan dapat mempengaruhi biaya pemeliharaan jangka panjang. Sistem yang dikustomisasi juga lebih sulit untuk diupgrade karena perubahan pada kode sumber.

4. Pemeliharaan dan Pembaruan Sistem ERP

• Konfigurasi: Memudahkan pemeliharaan dan pembaruan sistem karena tidak ada perubahan yang dilakukan pada kode sumber. Sistem tetap kompatibel dengan pembaruan perangkat lunak yang dirilis oleh vendor.
• Kustomisasi: Memerlukan perhatian khusus saat pembaruan sistem dilakukan, karena perubahan kode dapat menyebabkan ketidakcocokan dengan versi baru perangkat lunak. Pemeliharaan menjadi lebih rumit dan memerlukan pengujian yang lebih intensif.

5. Skalabilitas

• Konfigurasi: Menawarkan solusi yang lebih cepat dan lebih mudah untuk skala bisnis yang lebih besar, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan sistem sesuai kebutuhan mereka tanpa harus melakukan perubahan besar pada kode dasar.
• Kustomisasi: Menyediakan solusi yang lebih spesifik namun kurang fleksibel dalam hal skalabilitas. Modifikasi kode yang berlebihan dapat membatasi kemampuan untuk melakukan penyesuaian lebih lanjut di masa depan.

Contoh Konfigurasi dalam Sistem ERP

Konfigurasi sistem ERP yang tepat penting agar memastikan sistem Anda dapat berfungsi secara maksimal dan mendukung operasional perusahaan dengan optimal. Berikut adalah beberapa contoh konfigurasi yang dapat dilakukan untuk menyesuaikan sistem ERP dengan kebutuhan bisnis perusahaan:

1. Alur Kerja

Konfigurasi alur kerja dalam sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk mengatur berbagai proses internal, seperti persetujuan pesanan pembelian, pengelolaan persediaan, hingga alur penerimaan barang. Dengan begitu, setiap tahapan dalam proses bisnis bisa berjalan lebih lancar, sesuai dengan kebijakan perusahaan, sekaligus meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

2. Format Laporan

Selain itu, ERP juga bisa dikonfigurasi untuk menghasilkan laporan dan analisis data yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya, format laporan dapat diatur agar mencakup berbagai aspek keuangan atau menyediakan analisis data yang lebih detail, sehingga manajer bisa mengambil keputusan yang lebih tepat berdasarkan data yang akurat dan relevan.

3. Zona Waktu, Bahasa, dan Mata Uang

Sistem ERP juga bisa dikonfigurasi dengan zona waktu, bahasa, dan mata uang yang relevan dengan lokasi operasional perusahaan. Penyesuaian ini penting agar pengguna di berbagai wilayah bisa mengakses dan menggunakan sistem dengan mudah, sekaligus kelancaran operasional di berbagai daerah tanpa hambatan bahasa atau perbedaan waktu

4. Mengintegrasikan Sistem ERP dengan Sistem Lain

Terakhir, konfigurasi juga bisa dilakukan dalam integrasi ERP dengan sistem lain yang sudah ada, seperti sistem CRM, sistem HR, atau perangkat lunak manajemen produksi, diperlukan untuk mengoptimalkan aliran data antar departemen. Proses ini mengurangi duplikasi data, meningkatkan akurasi informasi, dan mempercepat respons terhadap kebutuhan operasional perusahaan.

Hal-hal Penting dalam Konfigurasi ERP

Konfigurasi sistem ERP menjadi proses penting yang akan memastikan penerapan sistem dapat berfungsi secara optimal sesuai kebutuhan perusahaan. Dalam melakukan konfigurasi secara tepat, terdapat beberapa aspek penting yang perlu dipahami agar perusahaan dapat memaksimalkan potensi penerapan sistem dalam bisnis:

1. Penyesuaian yang Tidak Memodifikasi Kode Sumber

Konfigurasi ERP akan menyesuaikan software dengan mengubah pengaturan yang sudah ada, bukan dengan memodifikasi kode sumber perangkat lunak. Ini akan menjaga integritas sistem, dan menghindari risiko kesalahan akibat perubahan pada kode.

Proses ini juga lebih cepat dan lebih terjangkau dibandingkan dengan kustomisasi, sehingga membuat perusahaan dapat mendapatkan update software dari vendor ERP tanpa ada masalah kompatibilitas.

2. Fleksibilitas dan Adaptasi

Proses ini juga dapat memberikan fleksibilitas, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan sistem dengan kebutuhan bisnis yang berkembang tanpa melalui proses kustomisasi yang rumit.

Seperti contoh, perusahaan pada alur kerja dan penambahan modul ERP baru dapat dilakukan tanpa mengganggu stabilitas sistem secara menyeluruh. Konfiguransi yang tepat juga penting untuk memastikan sistem ERP dapat terus beradaptasi dengan perubahan pasar dan strategi bisnis, serta membuat perusahaan bisa tetap kompetitif.

3. Pengaturan yang Terstruktur

Konfigurasi sistem ERP juga melibatkan pengaturan berbagai elemen sistem yang terstruktur, meliputi: zona waktu, bahasa, proses bisnis, laporan, dan mata uang. Setiap elemennya penting untuk memastikan sistem dapat bekerja dengan baik sesuai lokasi geografis dan kebutuhan operasional perusahaan.

Adanya pengaturan terstruktur ini juga akan memudahkan pengguna dalam berinteraksi dengan sistem dalam konteks yang lebih relevan, sehingga dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi pengelolaan data.

4. Pengaturan yang Sudah Ada dalam Sistem

Konfigurasi ERP juga biasanya memanfaatkan pengaturan yang sudah tersedia dalam sistem. Dalam penerapan software ERP, banyak peraturan dasar seperti preferensi pengguna, aturan pengolahan transaksi, dan pengaturan keamanan yang sudah dibangun.

Dengan konfigurasi, perusahaan hanya perlu mengubah dan mengadaptasi pengaturan baru sesuai dengan kebutuhan tanpa harus membangun fitur baru dari awal. Ini akan mempercepat implementasi dan mengurangi biaya.

5. Integrasi dengan Kustomisasi

Meskipun proses konfigurasi dapat memenuhi banyak kebutuhan bisnis, dalam beberapa kasus, proses ini bisa diintegrasikan dengan kustomisasi untuk menangani kebutuhan khusus yang lebih spesifik dan kompleks. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki solusi yang lebih sesuai dengan model bisnis unik mereka, sekaligus tetap memanfaatkan fleksibilitas dan keunggulan dari sistem ERP yang sudah ada.

Konfigurasi ERP dapat digunakan untuk penyesuaian dasar, sementara kustomisasi digunakan untuk menambahkan fitur sistem ERP khusus atau mengubah alur kerja yang lebih mendalam. Ini membuat perusahaan mendapatkan solusi ERP yang optimal dan sesuai dengan kebutuhan operasional tanpa mengorbankan fleksibilitas sistem.

Aspek-Aspek Kunci dalam Konfigurasi Sistem ERP

Memulai proses konfigurasi sistem ERP adalah langkah penting untuk memastikan sistem berjalan optimal sesuai kebutuhan bisnis. Berikut adalah 8 aspek kunci yang akan membantu Anda dalam proses penyesuaian sistem tersebut.

1. Penyesuaian Proses Bisnis dan Alur Kerja

Langkah awal dalam konfigurasi adalah menyesuaikan sistem agar sesuai dengan proses bisnis yang sudah berjalan di perusahaan Anda. Anda perlu mengidentifikasi bagaimana setiap departemen beroperasi untuk kemudian merancang alur kerja yang efisien.

Setelah itu, alur kerja tersebut dipetakan ke dalam sistem untuk menciptakan ERP workflow yang terotomatisasi. Pemetaan yang akurat akan memastikan semua proses berjalan lancar sesuai harapan dan mengurangi hambatan operasional.

2. Penyesuaian Fungsionalitas

Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang unik, sehingga penyesuaian fungsionalitas modul menjadi sangat penting. Proses ini memastikan Anda hanya menggunakan fitur-fitur yang relevan dan paling berdampak bagi operasional.

Sebagai contoh, bisnis B2B mungkin lebih fokus pada konfigurasi modul SCM dan CRM. Sementara itu, perusahaan konstruksi akan memprioritaskan modul manajemen proyek dan pengadaan (procurement).

3. Pengaturan Parameter

Konfigurasi juga melibatkan pengaturan berbagai parameter untuk mengontrol fungsionalitas sistem tanpa mengubah kode. Ini memungkinkan sistem untuk beradaptasi dengan kebijakan dan regulasi internal perusahaan Anda.

Melalui pengaturan parameter, Anda dapat menentukan variabel spesifik seperti batas kredit pelanggan, tarif pajak, atau aturan penggajian. Hal ini menjadikan sistem manajemen keuangan Anda lebih akurat dan sesuai aturan.

4. Penyesuaian Tampilan dan Laporan

Aspek ini berfokus untuk menyesuaikan tampilan antarmuka (user interface) agar lebih intuitif dan mudah digunakan oleh tim Anda. Tampilan yang baik akan mempercepat proses adopsi pengguna secara signifikan.

Selain itu, Anda dapat mengatur format laporan, grafik, dan dasbor sesuai kebutuhan. Dengan begitu, data yang disajikan menjadi lebih relevan dan mudah dipahami untuk mendukung pengambilan keputusan yang cepat.

5. Manajemen Pengguna dan Hak Akses

Konfigurasi manajemen pengguna bertujuan untuk memastikan kontrol yang tepat atas siapa saja yang dapat mengakses sistem. Ini adalah langkah krusial untuk menjaga integritas dan kerahasiaan data perusahaan.

Anda dapat menetapkan hak akses berdasarkan peran dan tanggung jawab setiap pengguna. Hal ini memastikan setiap individu hanya dapat melihat dan mengubah informasi yang relevan dengan pekerjaan mereka.

6. Integrasi Data

Proses integrasi sistem ERP adalah tentang menghubungkan perangkat lunak ERP Anda dengan sistem atau aplikasi lain yang sudah digunakan. Tujuannya adalah untuk menciptakan satu ekosistem teknologi yang saling terhubung.

Integrasi yang baik akan memastikan aliran informasi berjalan lancar ke berbagai bagian perusahaan. Hal ini akan mengoptimalkan efisiensi, menghilangkan silo data, dan meningkatkan visibilitas operasional.

7. Pembaruan dan Pemeliharaan

Setelah sistem dikonfigurasi, vendor harus melakukan pembaruan dan pemeliharaan secara berkala. Proses ini penting untuk memastikan sistem Anda tetap aman, stabil, dan berjalan dengan performa puncak.

Pembaruan ini biasanya mencakup perbaikan bug, peningkatan keamanan, hingga penambahan fitur-fitur baru. Pemeliharaan rutin akan mendukung operasional bisnis Anda agar berjalan tanpa gangguan.

8. Keamanan Data

Terakhir, konfigurasi sistem ERP juga mencakup penerapan protokol keamanan untuk melindungi informasi sensitif bisnis Anda. Langkah ini melibatkan pengaturan enkripsi data dan autentikasi pengguna yang kuat.

Selain itu, vendor juga akan mengatur proses pencadangan data (backup) secara teratur. Hal ini memastikan data penting perusahaan Anda tetap aman dan dapat dipulihkan jika terjadi keadaan darurat.

Solusi Konfigurasi Sistem ERP ScaleOcean untuk Efisiensi Proses Bisnis

Konfigurasi sistem ERP yang tepat sangat krusial dalam memastikan bahwa solusi ERP yang Anda terapkan benar-benar dapat mendukung proses operasional perusahaan secara optimal. Tanpa konfigurasi yang tepat, perusahaan akan berisiko menghadapi sistem yang tidak sesuai dengan kebutuhan spesifik, yang pada akhirnya dapat menghambat proses, meningkatkan biaya, dan memperlambat pengambilan keputusan.

Oleh karena itu, memilih dan menyesuaikan konfigurasi ERP dengan alur kerja perusahaan diperlukan untuk memaksimalkan manfaat yang ditawarkan oleh sistem tersebut. Dengan ScaleOcean ERP, perusahaan dapat menikmati fleksibilitas tinggi dalam konfigurasi sistem, memungkinkan penyesuaian setiap modul sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berkembang.

ERP ScaleOcean dirancang untuk mendukung integrasi yang mulus antar berbagai fungsi operasional, membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya operasional. Cobalah demo gratis ScaleOcean dan rasakan bagaimana konfigurasi sistem ERP yang tepat dapat mempercepat transformasi digital dan memberikan keunggulan kompetitif bagi bisnis Anda.

Kesimpulan

Konfigurasi sistem adalah proses pengaturan elemen-elemen penting dalam suatu sistem, seperti modul, parameter, hingga integrasi, agar sistem dapat berfungsi secara optimal sesuai kebutuhan. Konfigurasi ERP yang tepat membantu efisiensi biaya operasional, kemampuan adaptasi terhadap perubahan, hingga kolaborasi lintas departemen yang lebih efektif.

ScaleOcean hadir sebagai solusi ERP terpercaya yang menawarkan fleksibilitas tinggi dan kemudahan dalam konfigurasi. Dengan fitur yang dapat disesuaikan, ScaleOcean mendukung kebutuhan bisnis dari berbagai skala. Ingin merasakan langsung kemudahannya? Coba demo gratis dari ScaleOcean sekarang juga!