Sistem Manajemen: Arti, Tujuan, Contoh, dan Komponen

Mengelola berbagai aspek operasional perusahaan secara manual seringkali menimbulkan permasalahan, seperti data yang tidak konsisten dan proses yang berjalan terpisah, yang pada akhirnya memperlambat pengambilan keputusan. Kondisi ini tentu dapat menghambat pertumbuhan bisnis, apalagi di era digital dimana segala sesuatu dituntut untuk berjalan dengan efektif. Untuk itu, Anda bisa menggunakan management system yang sesuai di perusahaan.

Namun, ada solusi yang bisa membantu. Sistem manajemen perusahaan hadir untuk mengintegrasikan berbagai fungsi penting perusahaan, mulai dari keuangan, sumber daya manusia, hingga produksi dan logistik. Sistem ini memudahkan pengelolaan data secara real-time dan lebih akurat, yang memudahkan pengambilan keputusan dalam proses manajemen perusahaan.

Jika Anda sedang mencari cara untuk meningkatkan efisiensi bisnis Anda tanpa perlu mengurangi penggunaan sistem yang sudah ada, sistem manajemen perusahaan adalah pilihan yang tepat. Baca lebih lanjut untuk mengetahui bagaimana software ini dapat membantu bisnis Anda.

Key Takeaways

• Management system adalah sistem yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola operasional secara sistematis, real-time, dan terintegrasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih akurat.
• Tujuan utama sistem manajemen adalah meningkatkan efisiensi, mencapai tujuan bisnis, serta mengelola sumber daya dan risiko secara optimal.
• ScaleOcean sebagai aplikasi ERP terbaik membantu perusahaan mengintegrasikan seluruh sistem manajemen dalam satu platform untuk efisiensi dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Sistem Manajemen (Management System)?

Sistem manajemen (management system) adalah serangkaian kebijakan, proses, dan prosedur yang saling terkait. Organisasi menggunakan struktur ini untuk mengelola berbagai aspek operasionalnya secara sistematis. Tujuannya adalah untuk mencapai target yang telah ditetapkan, seperti peningkatan kualitas, efisiensi, atau kepatuhan terhadap regulasi.

Management system ini berfungsi sebagai kerangka kerja yang memastikan semua elemen dalam perusahaan bekerja secara terintegrasi untuk mencapai hasil yang diinginkan. Banyak sistem ini mengikuti siklus Perbaikan Berkelanjutan (PDCA – Plan, Do, Check, Act) dan dapat diterapkan secara manual maupun menggunakan perangkat lunak untuk otomatisasi.

2. Elemen-elemen Utama Sistem Manajemen

Setiap sistem manajemen yang efektif dibangun di atas tiga elemen utama yang saling terkait. Elemen-elemen ini membentuk kerangka kerja yang memastikan operasional berjalan secara konsisten dan terarah. Memahami ketiganya adalah kunci untuk membangun management system yang solid. Berikut penjelasan detailnya.

a. Kebijakan (Policies)

Kebijakan adalah pernyataan tingkat tinggi yang berfungsi sebagai panduan utama bagi perusahaan. Pernyataan ini mencerminkan niat, nilai, dan arah strategis yang ingin dicapai oleh organisasi.

Pada dasarnya, kebijakan menetapkan “aturan main” dan batasan dalam pengambilan keputusan. Hal ini memastikan bahwa setiap tindakan yang diambil oleh tim sejalan dengan visi dan tujuan besar perusahaan.

b. Proses (Processes)

Proses adalah serangkaian aktivitas yang saling terhubung untuk mencapai hasil atau tujuan tertentu. Setiap proses mengambil input dan mengubahnya menjadi output yang memiliki nilai tambah bagi perusahaan.

Memetakan dan mendefinisikan proses-proses ini adalah langkah fundamental dalam membangun sistem manajemen. Dalam komponen sistem ERP, banyak dari proses bisnis ini kemudian diotomatisasi untuk meningkatkan efisiensi.

c. Prosedur (Procedures)

Prosedur adalah instruksi kerja yang rinci dan spesifik tentang bagaimana cara melaksanakan sebuah proses. Jika proses menjawab “apa” yang harus dilakukan, maka prosedur menjawab “bagaimana” cara melakukannya langkah demi langkah.

Prosedur memastikan bahwa setiap tugas dijalankan secara konsisten dan sesuai standar kualitas. Hal ini juga mempermudah pengukuran indikator kinerja karena setiap langkah dapat dievaluasi dengan jelas.

3. Jenis Sistem Manajemen

Penerapan sistem manajemen (management system) di perusahaan berperan penting dalam memastikan operasional bisnis berjalan efisien, serta dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu contoh management system yang sangat penting dalam industri kesehatan adalah sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS).

Terdapat beberapa contoh management system yang bisa digunakan perusahaan agar bisa fokus untuk meningkatkan kinerja dan keberlanjutan perusahaan, diantaranya:

a. Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System – QMS)

QMS bisa digunakan untuk memastikan produk dan layanan yang diberikan kepada pelanggan dapat memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Jenis sistem manajemen ini fokus pada perbaikan berkelanjutan, serta melibatkan proses pengawasan kualitas dari tahap produksi hingga distribusi.

Penggunaan QMS ini akan membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan mengatasi catat atau ketidaksesuaian, serta meningkatkan kepuasan pelanggan dan menjaga daya saing.

b. Sistem Manajemen Pembelajaran (Learning Management System – LMS)

Sistem manajemen berikutnya ada LMS, dengan fokus pada perencanan, pelaksanaan, dan evaluasi program pelatihan dan pembelajaran. LMS akan membantu perusahaan dalam mengelola materi pembelajaran, mengukur kemajuan peserta, serta memberikan akses mudah ke berbagai sumber daya edukasi.

c. Sistem Manajemen Kas (Cash Management System – CMS)

CMS menjadi sistem manajemen yang fokus pada pengelolaan dan pemantauan aliran kas dalam perusahaan. Sistem ini akan membantu perusahaan dalam proses pembayaran, pengelolaan pengeluaran, perencanaan dan pengoptimalkan penggunaan alokasi dana.

Management system dengan integrasi sistem ERP berbasis cloud dapat membantu pengelolaan kas di berbagai device perusahaan, serta akses real-time dari mana saja. Ini dapat memudahkan Anda dalam memantau posisi kas secara real-time, mengurangi risiko keuangan, dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan likuiditas, serta memastikan bahwa dana tersedia untuk kebutuhan operasional.

d. Sistem Manajemen Dokumen (Document Management System – DMS)

Document Management System (DMS) menjadi sistem yang fokus dalam menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen elektronik atau digital dalam perusahaan. Sistem ini dapat menyediakan penyimpanan terpusat, serta memungkinkan pencarian yang mudah untuk memastikan pengelolaan dokumen yang lebih efisien dan aman.

Jenis software ini juga mendukung kolaborasi antar departemen, mengurangi penggunaan kertas, serta meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan penyimpanan dan regulasi yang berlaku.

e. Sistem Manajemen Keamanan Informasi (Information Security Management System – ISMS)

Information Security Management System (ISMS) berfokus pada perlindungan data dan informasi dari ancaman cyber yang dapat merusak integritas, kerahasiaan, dan ketersediaan data. Sistem ini akan memastikan data perusahaan dapat terlindungi dengan kebijakan dan prosedur yang sesuai, baik teknis dan administratif.

Penerapan ISMS ini, membuat perusahaan dapat mencegah kebocoran data dan menjaga kepercayaan pelanggan, serta memenuhi regulasi yang berlaku di industri tertentu.

f. Sistem Manajemen Lingkungan (Environmental Management System – EMS)

Contoh selanjutnya adalah EMS (Environmental Management System), yang berfokus pada pengelolaan dampak lingkungan dari kegiatan perusahaan, mulai dari pengurangan limbah, penggunaan sumber daya yang efisien, serta kepatuhan terhadap regulasi lingkungan.

EMS akan mendukung perusahaan untuk terus beroperasi secara berkelanjutan, sehingga akan membantu perusahaan dalam mengurangi jejak ekologisnya dan meningkatkan reputasi dalam hal tanggung jawab sosial dan lingkungan.

g. Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resource Management System – HRMS)

HRMS menjadi contoh management system yang berfokus pada pengelolaan seluruh aspek terkait karyawan, mulai dari rekrutmen, penggajian, penilaian kinerja, hingga pengembangan karier.

Sistem manajemen ini akan memudahkan pengelolaan data karyawan, memfasilitasi komunikasi internal aplikasi general affair perusahaan, serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan. Selain itu, implementasi ini juga akan meningkatkan efisiensi manajerial dan membantu menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan harmonis.

h. Sistem Manajemen Perusahaan (Business Management System – BMS)

Business Management System (BMS) juga bisa digunakan untuk mengelola berbagai aspek operasional dan strategi perusahaan, mulai dari perencanaan, keuangan, pemasaran, dan pengendalian. Sistem informasi eksekutif dapat meningkatkan efektivitas BMS dengan menyediakan data ringkasan yang dibutuhkan oleh manajemen tingkat atas untuk pengambilan keputusan strategis. BMS dapat dioptimalkan dengan integrasi sistem canggih, seperti software ERP di perusahaan Anda.

Adanya alur kerja dalam sistem manajemen yang terintegrasi dengan baik dapat memastikan seluruh bagian departemen dapat beroperasi dengan tujuan yang sama. Implementasi BMS juga dapat meningkatkan pengambilan keputusan, efisiensi operasional, dan kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan pasar yang cepat.

i. Sistem Manajemen Kinerja (Performance Management System – PMS)

Sistem manajemen kinerja berfokus untuk pengelolaan dan penilaian kinerja karyawan dalam organisasi, serta membantu dalam penetapan tujuan, melakukan penilaian kinerja, dan memberikan feedback secara terstruktur.

PMS dapat memantau pencapaian individu dan tim, memastikan karyawan dapat bekerja sesuai tujuan perusahaan, serta mengidentifikasi area untuk pengembangan lebih lanjut. Implementasinya juga dapat meningkatkan efektivitas tim dan kepuasan karyawan.

Anda bisa menggunakan seluruh management system ini dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dengan menggunakan sistem ERP terbaik, ScaleOcean. Dengan integrasi yang kuat, ScaleOcean dapat mengelola seluruh aspek manajemen perusahaan, mulai dari manajemen mutu, hingga sumber daya manusia dan kinerja bisnis dalam satu platform.

Ini membuat Anda tidak perlu menggunakan software yang berbeda untuk setiap aspek sistem manajemen, sehingga mempermudah Anda mengelola seluruh proses bisnis dari satu sistem, memastikan kelancaran komunikasi antar departemen, serta memudahkan pengambilan keputusan berbasis data. Lakukan demo gratis sekarang dengan tim ScaleOcean untuk informasi lebih lanjut!

4. Tujuan Management System

Tujuan management system adalah untuk memastikan perusahaan dapat berjalan secara efektif, memenuhi standar yang ditentukan, dan mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan. Untuk itu, penerapannya penting agar operasional bisnis dan meningkatkan transformasi digital perusahaan.

Salah satu pendekatan yang dapat membantu dalam pencapaian tujuan ini adalah penerapan siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act), yang memastikan perbaikan berkelanjutan dengan merencanakan, melaksanakan, memeriksa hasil, dan bertindak berdasarkan temuan evaluasi. Berikut beberapa tujuan management system:

a. Mencapai Tujuan Perusahaan

Sistem manajemen perusahaan membantu bisnis untuk mencapai target, visi, serta misi yang telah ditetapkan melalui perencanaan yang matang, pelaksanaan yang terkoordinasi, serta pemantauan dan evaluasi yang terstruktur untuk memastikan kinerja sesuai dengan tujuan bisnis.

b. Meningkatkan Efisiensi dan Kinerja

Dengan menyatukan berbagai proses ke dalam satu sistem, manajemen perusahaan memudahkan manajemen operasional bisnis berjalan dengan efisien, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan produktivitas. Proses otomatisasi dan pengelolaan yang terorganisir dapat membantu mempercepat alur kerja tanpa mengurangi kualitas kinerja.

c. Mengelola Sumber Daya Secara Efektif

Setiap sumber daya yang meliputi SDM, finansial, maupun material dikelola dengan cara yang efektif. Pengelolaan yang bijak membantu mencegah terjadinya pemborosan pengeluaran dan memastikan pengelolaan sumber daya disebarkan secara merata, sehingga seluruh aspek bisnis dapat berjalan secara efisien.

d. Membangun Lingkungan Kerja yang Sehat

Sistem manajemen juga menjadi tren software ERP yang berkontribusi dalam menciptakan lingkungan kerja yang sehat dengan menumbuhkan budaya kerja yang produktif, transparan, dan kolaboratif. Hal ini dapat membantu setiap karyawan untuk memahami peran mereka, bekerja secara efisien, dan termotivasi untuk mencapai tujuan bersama.

e. Mengurangi Risiko dan Peningkatan Berkesinambungan

Dengan adanya sistem manajemen yang baik, perusahaan dapat memitigasi risiko operasional, keuangan, atau hukum lebih cepat dan lebih tepat. Sistem ini juga membantu perusahaan beradaptasi terhadap perubahan lingkungan bisnis dan pasar yang dinamis.

5. Fungsi Utama Sistem Manajemen

Berikut adalah beberapa fungsi utama dari sistem manajemen bisnis. Fungsi-fungsi ini membantu perusahaan berjalan dengan efisien dan mencapai tujuan mereka.

a. Perencanaan (Planning)

Fungsi perencanaan adalah merumuskan strategi dan menetapkan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang untuk bisnis. Dengan menyediakan data dan analisis yang diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat, manajemen bisnis membantu dalam desain rencana operasional dan strategi.

b. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian mencakup pengaturan sumber daya, seperti tenaga kerja, peralatan, dan modal, agar digunakan secara efisien. Hal ini juga menjadi komponen sistem ERP dalam manajemen perusahaan yang akan membantu mengelola distribusi sumber daya dengan tepat, sehingga setiap divisi atau bagian perusahaan dapat bekerja dengan maksimal.

c. Pengendalian (Controlling)

Fungsi ini melibatkan pemantauan kinerja bisnis untuk memastikan bahwa semua aktivitas operaisonal berjalan sesuai rencana. Dengan sistem manajemen bisnis, perusahaan dapat memantau berbagai indikator kinerja, seperti produksi, penjualan, dan keuangan, untuk segera mengambil tindakan jika terjadi penyimpangan.

d. Pengarahan (Directing)

Pengarahan adalah proses memberikan panduan, arahan, dan motivasi kepada karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan menggunakan sistem manajemen bisnis, manajer dapat melacak kinerja karyawan, memberikan umpan balik, dan melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan.

e. Pengambilan Keputusan (Decision Making)

Sistem manajemen bisnis menyediakan data real-time dan analisis yang mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik. Dengan akses ke informasi yang akurat, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih cepat dan berdasarkan fakta, bukan asumsi.

f. Koordinasi (Coordination)

Fungsi koordinasi bertujuan untuk menyelaraskan berbagai departemen atau divisi agar bekerja bersama secara efisien. Sistem manajemen bisnis dapat membantu perusahaan agar semua divisi bekerja menuju tujuan yang sama.

6. Tantangan Implementasi Management System di Perusahaan

Sistem manajemen bisnis bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas, tetapi penerapannya seringkali dihadapkan oleh hambatan yang perlu diatasi. Berikut adalah beberapa tantangan dalam penggunaan sistem manajemen bisnis.

a. Kebutuhan Pelatihan Karyawan

Penggunaan sistem manajemen bisnis yang baru seringkali memerlukan pelatihan intensif untuk karyawan. Tidak semua karyawan memiliki tingkat keahlian yang sama dalam menggunakan teknologi baru, sehingga pelatihan ini bisa memakan waktu dan biaya tambahan serta dapat menghambat produktivitas awal.

b. Biaya Implementasi yang Tinggi

Salah satu tantangan utama adalah tingginya biaya yang terkait dengan pengadaan, pengembangan, dan penerapan sistem manajemen bisnis, terutama untuk perangkat lunak khusus seperti software ERP untuk bisnis. Selain biaya awal, perusahaan juga perlu mengalokasikan anggaran untuk pemeliharaan sistem secara berkala.

c. Kesulitan dalam Mengintegrasikan Sistem

Menggabungkan berbagai fungsi bisnis ke dalam satu sistem terpadu seringkali menjadi tantangan, terutama jika perusahaan menggunakan berbagai perangkat lunak yang berbeda.

Data Loss Prevention (DLP) adalah solusi yang dapat diterapkan selama proses integrasi untuk melindungi data sensitif. Proses integrasi ini dapat memakan waktu dan sumber daya agar semua departemen dapat beroperasi dengan lancar.

d. Perkembangan Teknologi yang Cepat

Kini, teknologi berubah dengan cepat, sehingga sistem manajemen bisnis yang digunakan sekarang mungkin akan ketinggalan zaman dalam kurun beberapa tahun. Perusahaan harus terus mengikuti perkembangan teknologi, ERP life cycle, serta melakukan perbaruan sistem mereka agar tetap relevan dan bersaing di pasar.

7. Implementasi Sistem Manajemen di Perusahaan 

Sebuah perusahaan manufaktur besar yang bergerak di industri otomotif memutuskan untuk mengimplementasikan sistem perusahaan sebagai sistem manajemen bisnis mereka.

Sebelum menggunakan sistem bisnis, perusahaan mengalami beberapa masalah, seperti kesulitan dalam mengoordinasikan divisi produksi, distribusi, dan keuangan. Setiap divisi bekerja dengan sistem yang berbeda-beda, sehingga sering kali data menjadi tidak sinkron, memperlambat pengambilan keputusan, dan menyebabkan produksi terhambat.

Perusahaan harus menerapkan cara memilih vendor software ERP yang sesuai agar mereka dapat  mengintegrasikan seluruh proses bisnis ke dalam satu platform. Mulai dari pengelolaan persediaan, pemesanan bahan baku, hingga pelacakan penjualan dan pengelolaan keuangan, semua dilakukan melalui satu sistem terpadu. Berikut penjelasan cara kerjanya lebih lanjut:

• Proses Terintegrasi: Dengan sistem perusahaan, setiap divisi dapat saling terhubung dalam waktu nyata.
• Pengelolaan Inventaris: Sistem perusahaan memungkinkan perusahaan untuk memantau stok bahan baku dan barang jadi secara real-time.
• Pelaporan Keuangan yang Lebih Akurat: Tim keuangan juga diuntungkan karena sistem perusahaan mengumpulkan data dari seluruh proses operasional, sehingga laporan keuangan dapat dihasilkan dengan lebih cepat dan akurat.
• Efisiensi Waktu dan Biaya: Dengan sistem ERP, perusahaan menghemat waktu dan biaya yang sebelumnya dihabiskan untuk mengelola berbagai sistem terpisah.

Perusahaan manufaktur ini menggunakan sistem manajemen bisnis, menunjukkan bagaimana teknologi dapat meningkatkan efisiensi operasional, menggabungkan berbagai fungsi bisnis, dan memberikan data yang akurat untuk membantu pengambilan keputusan yang lebih baik.

8. Strategi Management System di Perusahaan

Keberhasilan sebuah perusahaan bergantung pada sistem manajemen yang berfungsi dengan baik. Namun, sistem yang ada mungkin perlu diperbarui untuk meningkatkan efisiensi operasional. Berikut adalah beberapa strategi untuk memperbaiki sistem manajemen perusahaan beserta penjelasannya.

a. Evaluasi Sistem yang Sudah Ada

Langkah awal dalam memperbaiki sistem manajemen adalah melakukan evaluasi menyeluruh terhadap sistem yang saat ini digunakan. Perusahaan harus menemukan hal apa yang menghambat perkembangan atau tidak efisien dalam proses. 

Dari hasil evaluasi ini, manajemen dapat mengetahui bagian mana yang membutuhkan perbaikan, misalnya apakah sistem teknologi sudah usang atau proses manual masih digunakan di area yang seharusnya dapat diotomatisasi.

b. Penggunaan Teknologi Terkini

Penerapan perangkat lunak seperti sistem manajemen dapat membantu mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas.

Penting bagi perusahaan untuk memilih teknologi yang mudah diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada dan dapat diakses oleh seluruh tim. Anda bisa menggunakan sistem manajemen dari ScaleOcean untuk mendapatkan kemudahan integrasi dan aksesibilitas yang optimal, serta melancarkan kegiatan operasional sehari-hari.

c. Penyederhanaan Proses

Proses bisnis yang terlalu kompleks seringkali menghambat proses kegiatan operasional. Strategi yang efektif adalah menyederhanakan alur kerja, menghilangkan proses yang tidak perlu, dan mengurangi birokrasi internal.

Bisnis dapat mengurangi peluang terjadinya kesalahan dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya melalui penyederhanaan proses bisnis.

d. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

Sumber daya manusia yang kompeten dapat menciptakan sistem manajemen yang baik. Berikan pelatihan kepada karyawan mengenai sistem baru atau memperbarui keterampilan mereka agar mereka dapat menggunakan sistem manajemen dengan efektif.

Oleh karena itu, pelatihan yang berkelanjutan akan membantu karyawan beradaptasi dengan perubahan teknologi dan proses bisnis baru.

e. Fokus Pada Adaptasi dan Inovasi

Sistem manajemen perusahaan yang baik harus bisa beradaptasi dengan perubahan pasar dan teknologi. Penting bagi perusahaan untuk menciptakan inovasi, baik dalam produk, proses, atau cara mereka menjalankan bisnis.

Oleh sebab itu, inovasi dan adaptasi akan membantu sistem manajemen tetap efektif dan relevan di tengah persaingan yang semakin ketat. Perusahaan harus selalu terbuka terhadap teknologi baru dan praktik bisnis terbaik untuk terus berkembang.

9. Kesimpulan

Mengelola operasional bisnis secara manual dapat mengurangi efisiensi dan memperlambat proses pengembalian keputusan. Hal ini berdampak pada pertumbuhan perusahaan.

Dengan mengadopsi sistem manajemen bisnis modern seperti ERP, perusahaan dapat mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional. Selain itu, penggunaan teknologi terkini memungkinkan akses data secara real-time dan pengambilan keputusan yang lebih akurat.

Untuk memastikan keberhasilan, perusahaan juga perlu terus berinovasi dan beradaptasi dengan perkembangan teknologi. Coba demo gratis ScaleOcean ERP sekarang dan rasakan bagaimana solusi tersebut dapat efisiensi bisnis Anda.