Mengelola berbagai aspek operasional perusahaan secara manual seringkali menimbulkan permasalahan, seperti data yang tidak konsisten dan proses yang berjalan terpisah, yang pada akhirnya memperlambat pengambilan keputusan. Kondisi ini tentu dapat menghambat pertumbuhan bisnis, apalagi di era digital dimana segala sesuatu dituntut untuk berjalan dengan efektif.

Namun, ada solusi yang bisa membantu. Sistem manajemen perusahaan hadir untuk mengintegrasikan berbagai fungsi penting perusahaan, mulai dari keuangan, sumber daya manusia, hingga produksi dan logistik. Sistem ini memudahkan pengelolaan data secara real-time dan lebih akurat, yang memudahkan pengambilan keputusan.

Jika Anda sedang mencari cara untuk meningkatkan efisiensi bisnis Anda tanpa perlu mengurangi penggunaan sistem yang sudah ada, sistem manajemen perusahaan adalah pilihan yang tepat. Baca lebih lanjut untuk mengetahui bagaimana software ini dapat membantu bisnis Anda.

Pengertian Sistem Manajemen Perusahaan

​Sistem manajemen perusahaan adalah kerangka kerja yang digunakan untuk mengelola seluruh aspek operasional dalam suatu perusahaan. Sistem ini mencakup prosedur, proses, dan kebijakan yang dirancang untuk melancarkan semua aktivitas bisnis secara efisien, efektif, dan sesuai dengan tujuan perusahaan.

Dengan adanya sistem ini, pengambilan keputusan perusahaan menjadi lebih mudah karena data yang dihasilkan lebih akurat dan real-time. Sistem manajemen bisnis dapat diterapkan secara manual atau menggunakan perangkat lunak yang semakin populer karena kemampuannya dalam mengotomatisasi berbagai tugas dan memberikan visibilitas menyeluruh terhadap operasional perusahaan.

Tujuan Sistem Manajemen Perusahaan

Manajemen perusahaan berperan penting dalam membantu perusahaan mengelola kegiatan operasionalnya dengan lebih optimal. Dibawah ini adalah beberapa tujuan utama dari sistem manajemen.

1. Mencapai Tujuan Perusahaan

Sistem manajemen perusahaan membantu bisnis untuk mencapai target, visi, serta misi yang telah ditetapkan melalui perencanaan yang matang, pelaksanaan yang terkoordinasi, serta pemantauan dan evaluasi yang terstruktur untuk memastikan kinerja sesuai dengan tujuan bisnis. 

2. Meningkatkan Efisiensi dan Kinerja

Dengan menyatukan berbagai proses ke dalam satu sistem, manajemen perusahaan memudahkan bisnis berjalan dengan efisien, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan produktivitas. Proses otomatisasi dan pengelolaan yang terorganisir dapat membantu mempercepat alur kerja tanpa mengurangi kualitas kinerja.

3. Mengelola Sumber Daya Secara Efektif

Setiap sumber daya yang meliputi SDM, finansial, maupun material dikelola dengan cara yang efektif. Pengelolaan yang bijak membantu mencegah terjadinya pemborosan pengeluaran dan memastikan pengelolaan sumber daya disebarkan secara merata, sehingga seluruh aspek bisnis dapat berjalan secara efisien. 

4. Membangun Lingkungan Kerja yang Sehat

Sistem manajemen untuk bisnis dan perusahaan berkontribusi dalam menciptakan lingkungan kerja yang sehat dengan menumbuhkan budaya kerja yang produktif, transparan, dan kolaboratif. Hal ini dapat membantu setiap karyawan untuk memahami peran mereka, bekerja secara efisien, dan termotivasi untuk mencapai tujuan bersama. 

5. Mengurangi Risiko dan Peningkatan Berkesinambungan

Dengan adanya sistem manajemen yang baik, perusahaan dapat memitigasi risiko operasional, keuangan, atau hukum lebih cepat dan lebih tepat. Sistem ini juga membantu perusahaan beradaptasi terhadap perubahan lingkungan bisnis dan pasar yang dinamis.

Komponen Sistem Manajemen Perusahaan 

Berikut adalah beberapa fungsi utama dari sistem manajemen bisnis. Fungsi-fungsi ini membantu perusahaan berjalan dengan efisien dan mencapai tujuan mereka.

1. Perencanaan (Planning)

Fungsi perencanaan adalah merumuskan strategi dan menetapkan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang untuk bisnis.  Dengan menyediakan data dan analisis yang diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat, manajemen bisnis membantu dalam desain rencana operasional dan strategi.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian mencakup pengaturan sumber daya, seperti tenaga kerja, peralatan, dan modal, agar digunakan secara efisien. Sistem manajemen perusahaan membantu mengelola distribusi sumber daya dengan tepat, sehingga setiap divisi atau bagian perusahaan dapat bekerja dengan maksimal.

3. Pengendalian (Controlling)

Fungsi ini melibatkan pemantauan kinerja bisnis untuk memastikan bahwa semua aktivitas operaisonal berjalan sesuai rencana. Dengan sistem manajemen bisnis, perusahaan dapat memantau berbagai indikator kinerja, seperti produksi, penjualan, dan keuangan, untuk segera mengambil tindakan jika terjadi penyimpangan. 

4. Pengarahan (Directing)

Pengarahan adalah proses memberikan panduan, arahan, dan motivasi kepada karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan.  Dengan menggunakan sistem manajemen bisnis, manajer dapat melacak kinerja karyawan, memberikan umpan balik, dan melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan.

5. Pengambilan Keputusan (Decision Making)

Sistem manajemen bisnis menyediakan data real-time dan analisis yang mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik. Dengan akses ke informasi yang akurat, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih cepat dan berdasarkan fakta, bukan asumsi. 

6. Koordinasi (Coordination)

Fungsi koordinasi bertujuan untuk menyelaraskan berbagai departemen atau divisi agar bekerja bersama secara efisien. Sistem manajemen bisnis dapat membantu perusahaan agar semua divisi bekerja menuju tujuan yang sama.

Tantangan dalam Penggunaan Sistem Perusahaan

Sistem manajemen bisnis bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas, tetapi penerapannya seringkali dihadapkan oleh hambatan yang perlu diatasi. Berikut adalah beberapa tantangan dalam penggunaan sistem manajemen bisnis.

1. Kebutuhan Pelatihan Karyawan

Penggunaan sistem manajemen bisnis yang baru seringkali memerlukan pelatihan intensif untuk karyawan. Tidak semua karyawan memiliki tingkat keahlian yang sama dalam menggunakan teknologi baru, sehingga pelatihan ini bisa memakan waktu dan biaya tambahan serta dapat menghambat produktivitas awal. 

2. Biaya Implementasi yang Tinggi

Salah satu tantangan utama adalah tingginya biaya yang terkait dengan pengadaan, pengembangan, dan penerapan sistem manajemen bisnis, terutama untuk perangkat lunak khusus seperti aplikasi ERP untuk bisnis. Selain biaya awal, perusahaan juga perlu mengalokasikan anggaran untuk pemeliharaan dan pembaruan sistem secara berkala. 

3. Kesulitan dalam Mengintegrasikan Sistem

Menggabungkan berbagai fungsi bisnis ke dalam satu sistem terpadu seringkali menjadi tantangan, terutama jika perusahaan menggunakan berbagai perangkat lunak yang berbeda. Proses integrasi ini dapat memakan waktu dan sumber daya agar seua departemen dapat beroperasi dengan lancar.

4. Perkembangan Teknologi yang Cepat

Kini, teknologi berubah dengan cepat, sehingga sistem manajemen bisnis yang digunakan sekarang mungkin akan ketinggalan zaman dalam kurun beberapa tahun. Perusahaan harus terus mengikuti perkembangan teknologi dan memperbarui sistem mereka agar tetap relevan dan bersaing di pasar.

Contoh Implementasi Sistem Perusahaan 

Sebuah perusahaan manufaktur besar yang bergerak di industri otomotif memutuskan untuk mengimplementasikan sistem perusahaan sebagai sistem manajemen bisnis mereka. 

Sebelum menggunakan sistem bisnis, perusahaan mengalami beberapa masalah, seperti kesulitan dalam mengoordinasikan divisi produksi, distribusi, dan keuangan. Setiap divisi bekerja dengan sistem yang berbeda-beda, sehingga sering kali data menjadi tidak sinkron, memperlambat pengambilan keputusan, dan menyebabkan produksi terhambat.

Perusahaan harus menerapkan cara memilih vendor software ERP yang sesuai agar mereka dapat  mengintegrasikan seluruh proses bisnis ke dalam satu platform. Mulai dari pengelolaan persediaan, pemesanan bahan baku, hingga pelacakan penjualan dan pengelolaan keuangan, semua dilakukan melalui satu sistem terpadu. Berikut penjelasan cara kerjanya lebih lanjut:

• Proses Terintegrasi: Dengan sistem perusahaan, setiap divisi dapat saling terhubung dalam waktu nyata. 

• Pengelolaan Inventaris: Sistem perusahaan memungkinkan perusahaan untuk memantau stok bahan baku dan barang jadi secara real-time. 

• Pelaporan Keuangan yang Lebih Akurat: Tim keuangan juga diuntungkan karena sistem perusahaan mengumpulkan data dari seluruh proses operasional, sehingga laporan keuangan dapat dihasilkan dengan lebih cepat dan akurat. 

• Efisiensi Waktu dan Biaya: Dengan sistem ERP, perusahaan menghemat waktu dan biaya yang sebelumnya dihabiskan untuk mengelola berbagai sistem terpisah. 

Perusahaan manufaktur ini menggunakan sistem manajemen bisnis, menunjukkan bagaimana teknologi dapat meningkatkan efisiensi operasional, menggabungkan berbagai fungsi bisnis, dan memberikan data yang akurat untuk membantu pengambilan keputusan yang lebih baik.

Strategi Memperbaiki Sistem Manajemen Perusaahaan

Keberhasilan sebuah perusahaan bergantung pada sistem manajemen yang berfungsi dengan baik. Namun, sistem yang ada mungkin perlu diperbarui untuk meningkatkan efisiensi operasional. Berikut adalah beberapa strategi untuk memperbaiki sistem manajemen perusahaan beserta penjelasannya.

1. Evaluasi Sistem yang Sudah Ada

Langkah awal dalam memperbaiki sistem manajemen adalah melakukan evaluasi menyeluruh terhadap sistem yang saat ini digunakan. Perusahaan harus menemukan hal apa yang menghambat perkembangan atau tidak efisien dalam proses. 

Dari hasil evaluasi ini, manajemen dapat mengetahui bagian mana yang membutuhkan perbaikan, misalnya apakah sistem teknologi sudah usang atau proses manual masih digunakan di area yang seharusnya dapat diotomatisasi. 

2. Penggunaan Teknologi Terkini

Penerapan perangkat lunak seperti sistem manajemen dapat membantu mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas. 

Penting bagi perusahaan untuk memilih teknologi yang mudah diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada dan dapat diakses oleh seluruh tim.  Dengan sistem manajemen dari ScaleOcean, bisnis Anda bisa mendapatkan kemudahan integrasi dan aksesibilitas yang optimal, serta melancarkan kegiatan operasional sehari-hari.

3. Penyederhanaan Proses

Proses bisnis yang terlalu kompleks seringkali menghambat proses kegiatan operasional. Strategi yang efektif adalah menyederhanakan alur kerja, menghilangkan proses yang tidak perlu, dan mengurangi birokrasi internal.

Bisnis dapat mengurangi peluang terjadinya kesalahan dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya melalui penyederhanaan proses bisnis.

4. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

Sumber daya manusia yang kompeten dapat menciptakan sistem manajemen yang baik. Berikan pelatihan kepada karyawan mengenai sistem baru atau memperbarui keterampilan mereka agar mereka dapat menggunakan sistem manajemen dengan efektif. 

Oleh karena itu, pelatihan yang berkelanjutan akan membantu karyawan beradaptasi dengan perubahan teknologi dan proses bisnis baru. 

5. Fokus Pada Adaptasi dan Inovasi

Sistem manajemen perusahaan yang baik harus bisa beradaptasi dengan perubahan pasar dan teknologi. Penting bagi perusahaan untuk menciptakan inovasi, baik dalam produk, proses, atau cara mereka menjalankan bisnis. 

Oleh sebab itu, inovasi dan adaptasi akan membantu sistem manajemen tetap efektif dan relevan di tengah persaingan yang semakin ketat. Perusahaan harus selalu terbuka terhadap teknologi baru dan praktik bisnis terbaik untuk terus berkembang.

Kesimpulan

Mengelola operasional bisnis secara manual dapat mengurangi efisiensi dan memperlambat proses pengembalian keputusan. Hal ini berdampak pada pertumbuhan perusahaan. 

Dengan mengadopsi sistem manajemen bisnis modern seperti ERP, perusahaan dapat mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional. Selain itu, penggunaan teknologi terkini memungkinkan akses data secara real-time dan pengambilan keputusan yang lebih akurat. 

Untuk memastikan keberhasilan, perusahaan juga perlu terus berinovasi dan beradaptasi dengan perkembangan teknologi. Coba demo gratis ScaleOcean ERP sekarang dan rasakan bagaimana solusi tersebut dapat efisiensi bisnis Anda.