Setiap perusahaan di berbagai sektor tentunya menghadapi tantangan yang kompleks dalam menjalankan operasionalnya sehari-hari. Untuk mampu bertahan dan terus berkembang, diperlukan sistem yang dapat menyelesaikan masalah tersebut, bahkan menyederhanakan setiap proses bisnis agar lebih efisien. Di sinilah peran Enterprise Resource Planning (ERP).
Sistem ERP dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi, dan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan proses bisnis seperti penjualan, pengiriman, dan pembayaran. Contoh studi kasus ERP di berbagai industri berikut ini akan memberikan Anda gambaran bagaimana sistem tersebut dapat diaplikasikan untuk mengatasi berbagai tantangan spesifik yang dihadapi oleh perusahaan. Yuk, langsung simak pembahasannya!
1. Optimalisasi Proses Produksi
Contoh studi kasus ERP pertama yang akan dibahas adalah permasalahan di industri manufaktur. Misalkan perusahaan Anda mengalami kelebihan produksi karena berbagai alasan. Mulai dari kurangnya sinkronisasi dalam perencanaan produksi dan permintaan pasar, hingga keterbatasan dalam mengelola dan memahami data yang cukup banyak dari berbagai departemen. Kelebihan produksi ini tentu menimbulkan biaya penyimpanan yang tinggi dan bahkan produk kadaluarsa sebelum terjual.
Sistem ERP bisa diandalkan untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Pertama, sistem akan mengintegrasikan operasional lintas departemen, termasuk pengadaan, produksi, penjualan, dan distribusi. Data ini kemudian dianalisis untuk melihat tren penjualan yang membantu Anda meramalkan kebutuhan produksi yang akan datang. Setiap departemen yang berkaitan dengan proses produksi akan bekerja sesuai hasil analisis tersebut.
Sebagai contoh, departemen pengadaan memesan bahan baku tidak hanya berdasarkan pesanan yang ada, tapi juga berdasarkan prediksi permintaan. Jadi, bisa dipastikan ketersediaan bahan baku cukup, tidak berlebih atau kurang dari kebutuhan. Selanjutnya departemen produksi merencanakan jadwal produksi berdasarkan data penjualan dan perkiraan, sehingga mengurangi risiko produksi berlebih atau kekurangan produk.
Lalu apa manfaat sistem ERP bagi departemen penjualan? Memiliki informasi yang lebih akurat mengenai ketersediaan produk yang akan dijual kepada pelanggan. Sementara departemen distribusi dapat merencanakan dan mengoptimalkan pengiriman sesuai prioritas dan urgensi pengiriman. Melalui integrasi dan analisis data yang cermat, sistem ERP membantu Anda untuk beroperasi dengan lebih efisien, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
2. Perencanaan dan Estimasi Proyek
Contoh studi kasus ERP berikutnya dapat ditemukan di industri konstruksi. Mampu menyelesaikan proyek secara tepat waktu adalah indikator keberhasilan bisnis di sektor ini. Sayangnya, bisnis konstruksi sering mengalami tantangan dalam proses perencanaan dan estimasi yang cukup kompleks.
Masalah ini termasuk sulitnya menentukan jumlah yang tepat untuk bahan baku, adanya keterlambatan pengiriman materi, alokasi tenaga kerja yang kurang efisien, bahkan over budget proyek. Kesalahan perkiraan biaya sering kali terjadi karena kurangnya integrasi data antar berbagai aspek proyek. Tentu hal ini dapat menyebabkan penggunaan sumber daya yang tidak efisien, kelebihan atau kekurangan material, dan tidak mampu merespon perubahan jadwal atau kebutuhan proyek secara cepat.
Dalam menghadapi tantangan tersebut, sistem ERP memberikan solusi integrasi data dari semua sumber yang berkaitan dengan proyek. Seperti data dari pemasok bahan baku, jadwal tenaga kerja, dan ketersediaan peralatan. Dengan melakukan analisis pada data ini, ERP mempermudah perusahaan konstruksi untuk membuat estimasi biaya yang lebih akurat, mengatur jadwal yang realistis, dan memprediksi potensi risiko yang mungkin terjadi.
3. Optimalisasi Rute pada Logistik
Contoh studi kasus ERP juga bisa ditemukan pada industri logistik. Salah satunya untuk mengoptimalkan rute pengiriman. Misalkan Anda memiliki perusahaan ekspedisi dan sering menghabiskan waktu, tenaga, bahkan biaya pada rute pengiriman yang kurang optimal. Hal ini terjadi karena Anda tidak mampu mengakses informasi secara real-time tentang kondisi lalu lintas, perubahan cuaca, atau keadaan jalan.
Lalu, apa peran sistem ERP untuk mengatasi masalah ini? Dengan menyediakan modul manajemen logistik yang memanfaatkan data GIS (Geographic Information System), informasi lalu lintas, dan pola pengiriman historis sehingga dihasilkan rekomendasi rute tercepat dan paling hemat biaya. Bahkan beberapa sistem canggih juga mampu menganalisis pilihan transportasi yang paling efisien untuk jenis pengiriman tertentu.
Selain itu, ERP juga menyediakan fitur pelacakan secara real-time, sehingga memudahkan Anda berkoordinasi dengan pelanggan, memberikan perkiraan waktu kedatangan yang lebih akurat, dan memperbaiki layanan pelanggan secara keseluruhan. Sistem ini juga menyederhanakan proses penagihan dan dokumentasi pengiriman, mengurangi adanya human error dan meningkatkan efisiensi pada proses administratif.
4. Efisiensi Manajemen Multi Gudang
Bagi perusahaan yang sudah berskala besar, umumnya memiliki banyak gudang untuk menyimpan persediaan barang. Nah, contoh studi kasus ERP berikutnya berkaitan dengan efisiensi manajemen multi gudang. Dengan memiliki banyak gudang, proses pelacakan inventaris, prediksi tingkat stok, dan pengiriman barang antar gudang cenderung menjadi lebih sulit.
Sistem ERP hadir sebagai solusi yang mampu menyediakan visibilitas yang lengkap dari semua gudang penyimpanan di satu sistem terpusat. Dengan ini, Anda dapat mengelola stok secara lebih efektif, mengurangi redundansi, dan mengoptimalkan biaya penyimpanan. Bahkan, Anda juga dapat menerapkan strategi penempatan stok berdasarkan analisis permintaan historis dan ramalan. Jadi, barang disimpan di gudang yang tepat untuk memenuhi permintaan dengan cepat.
Sistem ERP juga memfasilitasi proses transfer stok antar gudang secara otomatis. Ketika sistem mendeteksi stok di satu gudang menipis sedangkan gudang lain memiliki kelebihan, sistem dapat memicu proses transfer stok untuk menyeimbangkan inventaris tanpa perlu intervensi manual. Bahkan ERP juga melakukan proses ini dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti biaya pengiriman, jarak antar gudang, dan urgensi permintaan stok.
Proses yang otomatis tersebut tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tapi juga membantu Anda dalam menjaga agar tingkat pelayanan tetap baik dengan memastikan barang yang dibutuhkan selalu tersedia di lokasi yang tepat pada waktu yang tepat. Sehingga secara langsung meningkatkan kepuasan pelanggan dan efektivitas manajemen pesanan.
5. Pengelolaan Gaji dan Cuti Karyawan
Contoh studi kasus ERP berikutnya dapat ditemukan pada departemen human resource. Departemen ini sering kali dihadapkan dengan tantangan pengelolaan data karyawan yang besar dan kompleks, mencakup gaji, lembur, tunjangan, dan kebijakan cuti. Sistem ERP menyediakan platform terpusat yang memungkinkan otomatisasi dan penyederhanaan proses-proses tersebut.
Melalui modul HR yang terintegrasi, sistem ERP dapat menghitung gaji dan pajak dengan memperhatikan berbagai variabel seperti jam kerja, tarif lembur, bonus, dan potongan lainnya. Selain itu, sistem ini dapat mengelola cuti karyawan, menyetujui permintaan cuti, dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan serta peraturan ketenagakerjaan.
Dengan ini, karyawan dapat melihat detail gaji serta status cuti mereka melalui portal karyawan. Sebagai hasilnya, transparansi serta akurasi dalam pengelolaan gaji dan cuti meningkat signifikan, mengurangi potensi konflik dan meningkatkan kepuasan karyawan. ERP juga mengintegrasikan data ini dengan modul keuangan perusahaan agar memberikan gambaran yang jelas dan akurat tentang beban biaya tenaga kerja kepada pihak terkait.
6. Kesimpulan
Contoh studi kasus ERP di atas menunjukkan bagaimana sistem ini bisa membantu mengatasi berbagai tantangan operasional dan manajerial yang dihadapi oleh perusahaan di berbagai industri. Sebagai contoh dalam industri manufaktur, ERP membantu menyinkronkan perencanaan produksi dengan permintaan pasar. Sedangkan di departemen HR, mampu mengotomatiskan pengelolaan gaji dan cuti, meningkatkan akurasi perhitungan, serta meningkatkan transparansi.
Jadi, bisa disimpulkan sistem ERP adalah salah satu teknologi canggih yang sangat penting bagi perusahaan untuk meningkatkan integrasi antar departemen, efisiensi operasional, dan kepuasan baik internal maupun eksternal. Dengan demikian, perusahaan dapat merespon lebih cepat terhadap dinamika pasar, mengurangi pemborosan, dan memperkuat operasionalnya untuk mencapai pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis di masa depan.
