Peran ERP PT Pertamina dalam Mengoptimalkan Pertambangan

PT Pertamina bukan merupakan nama yang asing lagi bagi warga-warga Indonesia, karena merupakan salah satu produsen minyak bumi paling besar di Indonesia, sehingga berdampak besar pada devisa negara. Hal ini sangat penting karena sumber daya Indonesia yang berlimpah dan belum sepenuhnya dikelola. Namun, dikarenakan sektor energi yang sangat kompetitif, Pertamina harus terus meningkatkan efisiensi operasionalnya.

Salah satu langkah strategis yang dilakukan oleh PT Pertamina untuk menghadapi permasalahan tersebut adalah penerapan sistem ERP. Implementasi sistem berikut biasanya dilakukan dengan harapan semakin optimalnya segala kegiatan yang ada dalam perusahaan.

Namun, implementasi sistem tidak selalu menjamin bahwa sistem tersebut akan berfungsi sesuai dengan harapan. Oleh karena itu, artikel ini akan menganalisis penerapan sistem ERP di Pertamina, tantangan yang dihadapi, serta bagaimana solusi ERP yang lebih fleksibel dapat mendukung pertumbuhan perusahaan-perusahaan besar seperti Pertamina.

1. Pengenalan PT Pertamina dan Proses Bisnisnya

PT Pertamina (Persero) adalah perusahaan energi terkemuka di Indonesia yang berperan penting dalam sektor energi global, dan telah berdiri sejak tahun 1972. Sesuai dengan namanya, Pertamina termasuk Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam sektor energi, namun lebih dikenal sebagai produsen minyak bumi.

Dengan berbagai kegiatan yang meliputi eksplorasi, produksi, pengolahan, hingga distribusi energi, operasional perusahaan ini sangat kompleks dan melibatkan banyak cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Proses bisnis yang terlibat mencakup banyak sektor, seperti pengelolaan sumber daya alam, produksi, pengolahan, distribusi, serta layanan pelanggan.

Sebagai informasi, PT Pertamina telah mengadopsi sistem ERP mySAP 2005 untuk mendukung operasional mereka. Namun, dengan semakin berkembangnya industri energi, penting untuk mengevaluasi apakah teknologi yang ada masih mampu mengakomodasi kebutuhan yang terus berubah.

Tanpa sistem yang dapat mengintegrasikan data dan memberikan visibilitas secara langsung, operasional perusahaan bisa terganggu dan risiko kerugian meningkat. Oleh karena itu, tahap implementasi ERP yang lebih canggih sangat penting untuk memastikan operasional yang lebih efisien dan terlindungi di masa depan.

Baca juga: Faktor dan Manfaat dari Penerapan ERP di Unilever

2. Kendala yang Mungkin Dihadapi PT Pertamina sebelum Penerapan ERP

Melihat dari analisis terhadap proses bisnis yang ada di PT Pertamina, kompleksitas yang ada menunjukkan adanya potensi inefisiensi apabila seluruh operasional masih dilakukan secara manual. Koordinasi antar departemen yang kurang terintegrasi dan pengelolaan data yang terpisah dapat memperlambat kelancaran operasional serta menghambat pengambilan keputusan yang cepat.

Hal ini menunjukkan bahwa tanpa penerapan ERP, kinerja bisnis PT Pertamina dapat mengalami penurunan yang signifikan. Maka dari itu, penting untuk memahami kendala-kendala yang mungkin timbul, agar solusi yang diterapkan tepat sasaran dan efektif. Berikut adalah beberapa kendala yang dapat dihadapi Pertamina tanpa adanya sistem ERP:

a. Terpecah-Belahnya Hubungan Cabang antar Perusahaan

PT Pertamina sebagai produsen minyak bumi paling besar di Indonesia pasti memiliki banyak jumlah tambang di bawah yurisdiksinya. Namun, tambang-tambang tersebut tentu saja tersebar dari Sabang sampai Merauke dikarenakan kondisi geografis Tanah Air yang tidak dapat dikendalikan.

Tanpa implementasi ERP pada Pertamina, rencana operasional perusahaan menjadi tidak optimal serta proses pemantauan dan pengelolaan masing-masing tambang akan sulit dilakukan.

b. Potensi Terjadinya Bencana

Yang dimaksud dari bencana di sini adalah meledaknya tambang minyak bumi Pertamina. Sistem ERP, ketika diintegrasi dengan alat-alat lain seperti pelacak gas, dapat membantu tenaga kerja memantau kondisi oil rig dengan mudah. Bila transparansi tersebut tidak ada, perusahaan tidak akan mengetahui secara langsung kerusakan pada mesin fasilitas atau perbedaan tekanan gas, sehingga potensi terjadinya kecelakaan meningkat.

c. Ketergantungan Pada Pengerjaan Manual

Tentu saja, bisnis apapun termasuk juga PT Pertamina dapat memilih untuk menjalankan keseluruhan operasinya secara manual. Namun, hal ini tidak berarti tindakan tersebut efisien dan optimal. Pengerjaan manual dapat memunculkan kendala-kendala lain seperti human error, sehingga adanya kemungkinan data yang tidak akurat.

3. Manfaat Penerapan Software ERP PT Pertamina untuk Kinerja Pertambangan

Penerapan ERP pada perusahaan Pertamina krusial untuk mencegah terjadinya kendala-kendala yang baru saja disebutkan. Namun, ERP PT Pertamina juga dapat meningkatkan kinerja segala kegiatan yang ada, dari operasi inti seperti eksplorasi dan pertambangan, hingga administratif seperti akuntansi dan manajemen SDM. Potensi manfaat-manfaat yang didapatkan Pertamina meliputi:

a. Konsolidasi Data dan Integrasi Cabang Bisnis

Manfaat ini sangat penting bagi perusahaan-perusahaan yang memiliki banyak jumlah data. Adanya konsolidasi data, serta integrasi sistem ERP dan cabang bisnis memungkinkan tenaga kerja untuk melakukan akses pada data-data penting melalui satu platform, sehingga mereka dapat mengetahui hal-hal seperti kuota yang perlu dipenuhi pada suatu periode, serta kapan pengangkutan dan pengiriman barang dijadwalkan.

b. Akurasi dan Transparansi Data

Perusahaan yang menggunakan ERP, seperti PT Pertamina memastikan bahwa data yang digunakan di seluruh cabang perusahaan adalah akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan sistem ERP, semua informasi tentang stok, produksi, dan keuangan akan tersimpan dalam satu platform terpusat, mengurangi potensi kesalahan manusia.

c. Mengendalikan Semua Proyek yang Ada

Apabila Pertamina sedang melakukan eksplorasi pada cekungan minyak bumi Indonesia yang masih idle, maka software ERP Pertamina dapat membantu dalam manajemen proyek-proyek tersebut. Yakni, dari tahapan awal hingga akhir yang meliputi alokasi anggaran dan sumber daya, jadwal dan tenggat waktu proyek, dan membuat laporan hasil masig-masing eksplorasi.

d. Pengelolaan Aset yang Efektif

Sistem ERP PT Pertamina, bila dibekali dengan fitur dan modul manajemen gudang dan inventaris, dapat membantu bisnis mengelola segala aset yang dimiliki oleh perusahaan. Bila diingat kembali, hal ini sangat penting dimiliki perusahaan untuk mencegah terjadinya kerusakan pada fasilitas oil rig yang dapat memunculkan bencana bagi Pertamina, serta juga daerah di sekitar tambang tertentu.

e. Membantu dalam Pengambilan Keputusan Strategis

Selain dari integrasi data terpusat, sistem ERP biasanya juga memiliki modul analitik yang mempunyai kemampuan untuk menganalisa tren pasar global. Analisa tren ini penting diketahui karena minyak bumi merupakan sebuah komoditas, yakni suatu hal yang harganya mengalami fluktuasi sesuai dengan berita dan peristiwa-peristiwa yang terjadi dunia.

Dengan adanya modul tersebut, perusahaan Pertamina dapat secara optimal menjadwalkan pertambangan dan angka minyak bumi yang dijual untuk memaksimalkan pendapatan, serta juga meningkatkan kinerja sahamnya. Contohnya, kinerja saham PT Pertamina (IDX: PGEO) meningkat drastis ketika munculnya berita perang antara Israel dan Iran.

f. Menyederhanakan Proses Akuntansi

Perhitungan anggaran harus dilakukan secara optimal bila Pertamina ingin melakukan proyek eksplorasi karena sebagian besar teknologi yang dibutuhkan, seperti rig, belum tersedia di Indonesia dan perlu diimpor dari negara-negara lain. Selain itu, ada juga kemungkinan terjadinya kegagalan pada eksplorasi cekungan minyak bumi, sehingga sistem dapat menghitung ROI yang sesuai dengan proyeksi tingkat sukses.

g. Mengelola Tenaga Kerja secara Optimal

Sebagai perusahaan multinasional, perusahaan Pertamina tentu saja memiliki banyak jumlah karyawan yang perlu dikelola dengan baik. Dengan adanya software ERP Pertamina, bisnis dapat menjadwalkan pelatihan kepada staf-staf baru, menghitung gaji sesuai dengan kinerja, dan melacak tercapainya KPI yang telah ditentukan.

4. Fitur dan Modul yang Seharusnya Dimiliki oleh PT Pertamina

Masing-masing perusahaan cenderung menerapkan sistem yang berbeda-beda karena memiliki kebutuhan yang berbeda juga. Berdasarkan pembahasan sebelumnya, penerapan sistem ERP pada PT Pertamina seharusnya memiliki fitur dan modul yang dapat meningkatkan kinerja operasionalnya, terutama eksplorasi sumber daya alam yang belum tersentuh di Tanah Air. Beberapa fitur dan modul yang dapat membantu Pertamina adalah:

a. Modul Manufaktur

Tentu saja, Pertamina sebagai salah satu perusahaan manufaktur terbesar di Indonesia, yakni di sektor produksi ekstraktif, perlu menerapkan sebuah sistem yang memiliki modul manufaktur yang lengkap. Adanya modul ini membantu perusahaan memantau kinerja masing-masing tambang, beserta juga dengan kondisi alat yang sedang digunakan. Fitur-fitur yang seharusnya terdapat dalam modul manufaktur terdiri dari:

• Asset Lifecycle Management: Memungkinkan pengelolaan seluruh siklus hidup aset mulai dari pengadaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penghapusan atau penggantian.
• Machine Monitoring: Pemantauan kinerja mesin secara real-time, memungkinkan identifikasi lebih cepat terhadap masalah atau penurunan performa mesin. Fitur ini sangat penting bagi Pertamina untuk memastikan bahwa mesin produksi, pompa, atau peralatan lainnya selalu beroperasi dengan efisien dan meminimalkan downtime.
• Maintenance Management: Menyediakan jadwal pemeliharaan otomatis untuk setiap aset dan mesin berdasarkan penggunaan atau waktu tertentu, memastikan bahwa aset atau mesin dalam fasilitas manufaktur tidak mengalami kerusakan tak terduga.
• Work Order Management: Mengatur dan melacak perintah kerja untuk pemeliharaan atau perbaikan mesin, fitur ini mengotomatiskan pembuatan dan pelacakan status perintah kerja yang dibutuhkan untuk memelihara atau memperbaiki mesin dan aset lainnya.
• Performance Analytics: Menyediakan analisis kinerja dari setiap aset dan mesin dalam proses produksi, termasuk tingkat efisiensi, waktu operasional, dan biaya pemeliharaan.

b. Modul Inventaris dan Pergudangan

Modul ini seharusnya menjadi pertimbangan bagi perusahaan seperti PT Pertamina dalam memilih sistem ERP-nya. Hal ini dikarenakan segala minyak bumi yang telah ditambang dan olah perlu disimpan dengan aman untuk mencegah terjadinya kebakaran dan ledakan.

Terlebih lagi, kualitas minyak bumi juga dapat menurun apabila tidak disimpan dalam lingkungan yang sesuai, dan dikelola dengan benar sesuai dengan jadwal penjualan. Adanya pemantauan segala aset dalam gudang juga penting untuk mengetahui apabila terjadinya pencurian barang, terutama dikarenakan minyak bumi merupakan salah satu komoditas paling berharga di dunia.

Beberapa fitur yang biasanya terdapat dalam modul inventaris dan pergudangan adalah:

• Real-Time Inventory Tracking: Memungkinkan pemantauan stok barang secara real-time di seluruh gudang atau lokasi penyimpanan, setiap perubahan stok, seperti pengambilan, pengiriman, atau penerimaan barang, langsung tercatat dalam sistem.
• Barcode and RFID Integration: Memanfaatkan barcode atau RFID untuk memindai dan melacak barang atau aset secara otomatis, memudahkan pengelolaan aset di lapangan dan di gudang, serta mengurangi human error dalam pencatatan.
• Asset Lifecycle Management: Mengelola seluruh siklus hidup aset dari pengadaan, penggunaan, perawatan, hingga pembuangan atau penjualan.
• Multi-Warehouse and Multi-Location Support: Memungkinkan pengelolaan inventaris yang tersebar di beberapa lokasi atau gudang. setiap lokasi atau gudang dapat memiliki sistem pengelolaan inventaris dan pemantauan aset yang terintegrasi namun tetap terpisah, memungkinkan pemantauan yang lebih efisien.
• Stock Replenishment Automation: Menggunakan data historis dan proyeksi permintaan untuk mengotomatisasi pemesanan ulang stok barang atau bahan baku, membantu memastikan bahwa stok selalu tersedia tanpa kelebihan atau kekurangan.
• Aging Reports: Memberikan laporan tentang usia barang atau aset yang ada dalam inventaris, memudahkan dalam mengetahui barang atau aset mana yang sudah terlalu lama ada dalam stok dan dapat dipindahkan, dibuang, atau dijual, untuk mengurangi pemborosan dan meningkatkan efisiensi.
• Inventory Forecasting and Demand Planning: Menggunakan analitik untuk memproyeksikan kebutuhan stok berdasarkan data historis dan tren permintaan.

c. Modul Logistik

Cabang-cabang perusahaan PT Pertamina berada di seluruh pesisir Nusantara, sehingga rantai pasokannya kompleks. Adanya modul logistik pada sistem dapat membantu dalam pemantauan dan pengelolaan pengiriman dan distribusi minyak bumi yang optimal, terutama dalam konteks perdagangan internasional yang membutuhkan banyak sekali jumlah pertimbangan seperti regulasi.

Fitur-fitur dalam aplikasi logistik dalam software ERP cenderung berupa:

• Shipment Tracking and Visibility: Memungkinkan pelacakan pengiriman barang secara real-time dengan nomor pelacakan unik untuk setiap pengiriman.
• Freight Cost Calculation: Menghitung biaya pengiriman berdasarkan berbagai faktor, seperti jenis barang, berat, dimensi, rute, dan moda transportasi.
• Customs Compliance and Documentation: Mengelola seluruh dokumentasi yang diperlukan untuk proses ekspor-impor, termasuk pembuatan Bill of Lading (B/L), Air Waybill (AWB), dan dokumen bea cukai lainnya, memastikan kepatuhan terhadap peraturan kepabeanan internasional dan lokal.
• Incoterms Management: Membantu dalam menetapkan dan memantau Incoterms (FOB, CIF, DAP) untuk setiap transaksi pengiriman barang, memastikan bahwa tanggung jawab pembeli dan penjual terkait biaya pengiriman dan pengurusan dokumen sesuai.

Baca juga: Pengertian Produksi Ekstraktif, Ciri, serta Contohnya

5. Bagaimana Proses Implementasi ERP yang Optimal di PT Pertamina?

Pemilihan sebuah sistem ERP terdiri dari beberapa tahapan umum, dengan modifikasi sesuai dengan masing-masing perusahaan. Dikarenakan informasi mengenai cara penerapan ERP pada perusahaan Pertamina tidak diketahui, maka tahapan-tahapan umum tersebut akan dijadikan patokan pada bagian ini:

• Identifikasi Kebutuhan Perusahaan: Tahapan ini seringkali merupakan tahapan pertama dalam proses pemilihan software karena berperan sebagai gambaran bagi tahapan-tahapan selanjutnya. Kebutuhan PT Pertamina adalah mengatasi beban yang semakin bertambah.
• Analisa Fitur dan Modul: Variasi fitur dan modul yang dimiliki sebuah sistem ERP harus berlimpah agar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan pada saat itu, serta juga pada masa yang akan mendatang.
• Reputasi Vendor: Meskipun sistem yang ditawarkan oleh sebuah penyedia sesuai dengan keinginan bisnis, sebaiknya perusahaan melakukan riset terlebih dahulu mengenai reputasi vendor tersebut dan testimoni penerapan sistem dari perusahaan yang serupa. Penyedia sistem paling unggul dapat dilihat melalui artikel rekomendasi software ERP di Indonesia.
• Kemampuan Kustomisasi: Perusahaan besar seperti Pertamina cenderung memerlukan sebuah sistem yang eksklusif dan dapat dirancang sesuai dengan keinginannya sendiri untuk memaksimalkan hasil implementasi dan penggunaan.
• Integrasi Sistem dan Cabang: Seperti tahapan sebelumnya, bisnis skala global juga seringkali menerapkan lebih dari satu jenis sistem dan memiliki banyak cabang, sehingga kemahiran sebuah sistem untuk berintegrasi dengan sistem yang sedang digunakan penting juga untuk memastikan kelancaran penggunaan secara menyeluruh.
• Pelatihan Tenaga Kerja: Masing-masing karyawan harus melalui pelatihan terlebih dahulu agar adanya pemahaman penggunaan sistem dalam perusahaan.
• Monitoring dan Evaluasi: Kinerja sistem ERP yang telah diterapkan akan dipantau secara berulang kali untuk mengetahui apakah penerapan tersebut berhasil dan sukses. Bila tidak, hal tersebut dapat berarti penggunaan sistem belum maksimal atau sistem tersebut memang tidak cocok dengan perusahaan.

6. Potensi Faktor Keberhasilan Penerapan ERP pada PT Pertamina

Terdapat beberapa faktor yang harus dipenuhi terlebih dahulu untuk memungkinkan terjadinya penerapan ERP dalam perusahaan, termasuk juga PT Pertamina. Hal tersebut bervariatif dari bisnis ke bisnis, sehingga kemungkinan besar faktor-faktor keberhasilan bagi Pertamina adalah:

a. Dukungan Manajemen Puncak

Keberhasilan penerapan ERP sangat dipengaruhi oleh dukungan serta komitmen dari pihak manajemen tertinggi. Jika tidak ada visi yang tegas dan partisipasi aktif dari para pemimpin perusahaan, proyek ERP biasanya tidak akan mendapatkan prioritas, sumber daya, dan perhatian yang memadai.

b. Perencanaan dan Pengelolaan Proyek yang Matang

Pelaksanaan ERP memerlukan perencanaan yang teliti, yang mencakup penjadwalan, distribusi sumber daya, serta penetapan tujuan yang spesifik. Manajemen proyek yang baik bisa menjamin bahwa pelaksanaan berlangsung sesuai dengan waktu dan anggaran yang sudah ditetapkan.

c. Adaptasi dan Pengelolaan Perubahan Organisasi

Manajemen perubahan berperan krusial dalam penerapan ERP, karena penggantian sistem akan berdampak pada seluruh metode kerja organisasi. Perusahaan perlu bersedia menghadapi penolakan terhadap pergeseran tersebut dan menjamin bahwa setiap karyawan dapat menyesuaikan diri dengan sistem yang baru.

d. Infrastruktur Teknologi

Terdapat beberapa sistem yang hanya dapat berfungsi apabila perusahaan telah memiliki infrastruktur teknologi canggih. Apabila hal tersebut belum dipersiapkan sebelumnya, maka perusahaan hanya mempunyai lisensi sistem, namun tidak dapat menggunakannya.

7. Rekomendasi Sistem Manajemen ERP Terbaik pada Perusahaan seperti Pertamina

Penerapan sistem ERP membawa banyak sekali jumlah manfaat dan keunggulan pada PT Pertamina, dan dapat digunakan sebagai contoh dampak implementasi sukses software ke dalam bisnis. Hal ini menunjukkan pentingnya pemilihan dan penerapan sistem yang benar bagi perusahaan karena dapat meningkatkan kinerja operasional bisnis secara menyeluruh.

Sistem manajemen ERP yang sering lolos uji coba berbagai bisnis di Indonesia adalah ScaleOcean. Sistem ScaleOcean, Scale360, merupakan sebuah software ERP yang telah dioptimalkan berulang kali untuk menjamin kinerja paling maksimal bagi masing-masing user-nya. Vendor tersebut juga menawarkan beberapa hal menarik yang jarang tersedia di vendor-vendor lainnya, yakni:

• Jumlah Pengguna Tidak Terbatas: Sistemnya dapat digunakan oleh siapa saja yang memiliki kunci akses, dan tidak membutuhkan pembayaran tambahan sama sekali, sehingga tidak memunculkan hidden costs bagi perusahaan.
• Fitur dan Modul yang Lengkap: Modulnya berada di kisaran 200-an, sedangkan total fiturnya berada di kisaran ribuan.
• Mudah Kustomisasi: Sistemnya dapat dirancang khusus sesuai dengan permintaan pelanggan, dan bahkan tersedia juga konsultasi gratis dengan ahli sistem yang membantu Anda dalam membangun sebuah sistem yang optimal.

Segala keunggulan tersebut dapat dirasakan terlebih dahulu melalui demo gratis yang ditawarkan ScaleOcean. Dengan adanya peluang uji coba tersebut, perusahaan dapat menguji secara langsung bagaimana modul-modul yang ada dalam sistem ERP ini bekerja secara integratif, mulai dari manajemen keuangan, logistik, inventaris, hingga sumber daya manusia.

Baca juga: Peran ERP Pada Perusahaan FMCG Indofood

8. Kesimpulan

Penerapan sistem ERP pada PT Pertamina sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dan integrasi operasional dalam industri energi yang kompleks. Dengan ERP, Pertamina dapat mengelola berbagai aktivitas, mulai dari eksplorasi hingga distribusi, secara lebih terstruktur dan real-time, mengurangi ketergantungan pada proses manual, dan meminimalkan potensi kesalahan.

Bagi perusahaan lain yang menghadapi tantangan serupa, penerapan sistem ERP yang tepat dapat memberikan visibilitas yang lebih baik, mempercepat pengambilan keputusan, dan mempermudah pengelolaan sumber daya. Demo gratis dari ScaleOcean memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi apakah sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan dan tujuan operasional mereka sebelum melakukan investasi.