Contoh Rencana Operasional, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Agar bisnis memiliki proses kerja yang terarah menuju pencapaian tujuan jangka panjang, penting bagi perusahaan untuk memiliki rencana operasional yang terstruktur. Dengan ini, perusahaan memiliki dasar kuat untuk mengatur langkah spesifik, alokasi sumber daya, serta penjadwalan kegiatan bisnis. Hal ini akan memastikan semua aspek operasional berjalan selaras dengan visi strategis perusahaan.

Maka dari itu, setiap perusahaan harus membuat rencana operasional bisnis yang optimal dan efektif, agar dapat meningkatkan efisiensi, meminimalkan risiko, dan memastikan bahwa setiap bagian dari organisasi bekerja dengan fokus yang sama dalam mencapai tujuan bersama.

Di sini akan dibahas bagaimana pentingnya proses ini, elemen utama, cara membuat, serta contoh rencana operasional manajemen di perusahaan yang tepat dan bisa Anda jadikan acuan. Berikut penjelasan lengkapnya!

Key Takeaways

• Rencana operasional adalah dokumen berisi langkah konkret jangka pendek untuk mencapai tujuan bisnis, melibatkan perencanaan tugas, alokasi sumber daya, dan pengawasan
• Manfaat rencana operasional membantu pencapaian tujuan, pengelolaan anggaran, meningkatkan pemahaman tim, dan mengidentifikasi area yang tidak produktif.
• Cara membuat rencana operasional melibatkan penetapan tujuan SMART, analisis sumber daya, strategi implementasi, serta pengukuran dan evaluasi kinerja secara berkala.
• ScaleOcean membantu mengintegrasikan berbagai fungsi operasional perusahaan dengan sistem ERP untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis data.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Rencana Operasional?

Rencana operasional adalah dokumen rinci yang menjabarkan bagaimana tujuan strategis perusahaan akan dicapai. Secara lebih luas, pengembangan bisnis adalah serangkaian tindakan strategis yang berupaya meningkatkan skala, penjualan, dan keuntungan.

Rencana ini fokus pada langkah-langkah taktis dan spesifik untuk jangka pendek, biasanya dalam periode satu tahun. Sebuah contoh rencana operasional yang baik akan menguraikan jadwal, alokasi sumber daya, dan pembagian tanggung jawab secara jelas.

Fungsi utamanya adalah sebagai peta jalan (roadmap) yang mengarahkan kegiatan operasional sehari-hari. Ini memastikan bahwa setiap tim bekerja secara selaras untuk mengimplementasikan strategi secara efektif dan efisien. Perusahaan yang menggunakan sistem ERP dapat mengotomatisasi dan memantau pelaksanaan rencana ini secara real-time untuk hasil yang lebih optimal.

2. Fungsi Rencana Operasional

Sebuah rencana operasional lebih dari sekadar dokumen. Ia adalah alat manajemen yang dinamis. Tujuannya adalah untuk memastikan strategi besar perusahaan dapat dieksekusi dengan baik dalam kegiatan sehari-hari. Berikut adalah lima fungsi dan tujuan utamanya.

a. Menjembatani Visi ke Tindakan

Fungsi utama rencana ini adalah menerjemahkan visi dan tujuan strategis jangka panjang perusahaan. Visi yang abstrak diubah menjadi serangkaian tindakan konkret dan aktivitas harian yang dapat dijalankan oleh tim.

Dengan begitu, setiap karyawan dapat memahami bagaimana tugas mereka berkontribusi pada gambaran yang lebih besar. Rencana ini memastikan bahwa tujuan besar perusahaan benar-benar diwujudkan dalam pekerjaan sehari-hari.

b. Panduan Pelaksanaan

Rencana operasional berfungsi sebagai panduan yang jelas mengenai program kerja yang akan dilaksanakan. Dokumen ini merinci target yang harus dicapai dan sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas.

Sebuah contoh rencana operasional yang baik akan memberikan peta jalan yang terstruktur bagi tim. Ini menghilangkan kebingungan dan memastikan semua orang tahu persis apa yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran.

c. Alokasi Sumber Daya

Rencana ini memainkan peran krusial dalam membantu manajemen mengalokasikan sumber daya secara efektif. Ini mencakup alokasi staf, pendanaan, dan peralatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan operasional.

Pengelolaan yang tepat memastikan tidak ada pemborosan dan setiap sumber daya digunakan secara maksimal. Terkadang, Root Cause Analysis (RCA) digunakan untuk mengidentifikasi inefisiensi sebelum sumber daya dialokasikan.

d. Manajemen Kinerja

Rencana operasional juga berfungsi untuk menetapkan Indikator Kinerja Utama (KPI) yang jelas dan terukur. Indikator ini digunakan untuk memantau dan mengevaluasi keberhasilan pelaksanaan rencana secara objektif.

Dengan adanya KPI, manajemen dapat secara rutin meninjau progres yang telah dicapai. Jika kinerja tidak sesuai target, perusahaan dapat segera mengambil tindakan perbaikan berdasarkan data yang ada.

e. Koordinasi Antar Departemen

Fungsi penting lainnya adalah mendorong integrasi dan kolaborasi antar departemen atau unit kerja. Rencana ini memastikan semua bagian dari organisasi bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama.

Dengan adanya panduan yang terpusat, silo antar departemen dapat dikurangi. Hal ini menciptakan alur kerja yang lebih lancar dan meningkatkan efisiensi di seluruh lini organisasi.

3. Komponen Utama Rencana Operasional

Sebuah rencana operasional yang efektif harus memiliki beberapa komponen utama yang terstruktur. Elemen-elemen ini berfungsi sebagai fondasi untuk memastikan rencana dapat dieksekusi dengan baik. Berikut adalah empat komponen kunci yang wajib ada dalam rencana operasional bisnis.

a. Tujuan yang Jelas

Setiap rencana harus dimulai dengan menetapkan tujuan yang spesifik, terukur, dan memiliki batas waktu yang jelas. Tujuan ini berfungsi sebagai sasaran akhir yang ingin dicapai dalam periode operasional tersebut.

Dengan adanya tujuan yang jelas, seluruh tim akan memiliki panduan dan fokus yang sama. Hal ini memastikan setiap upaya yang dilakukan relevan dan signifikan bagi pencapaian target perusahaan.

b. Detail yang Selaras dengan Rencana Strategis

Komponen ini menguraikan bagaimana cara mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Isinya mencakup rincian tindakan spesifik, jadwal waktu, dan penanggung jawab untuk setiap tugas.

Sebuah contoh rencana operasional yang baik akan memecah tujuan besar menjadi langkah-langkah yang mudah dikelola. Ini memastikan bahwa rencana strategis perusahaan benar-benar diterjemahkan ke dalam tindakan nyata di lapangan.

c. Identifikasi Sumber Daya

Rencana yang baik harus mengidentifikasi semua sumber daya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan. Ini meliputi kebutuhan staf atau tenaga kerja, anggaran finansial, serta peralatan atau material lainnya.

Dengan mengetahui kebutuhan sumber daya secara jelas, perusahaan dapat melakukan alokasi secara efektif. Hal ini akan meminimalkan pemborosan dan memastikan setiap tim memiliki semua yang diperlukan untuk bekerja dengan sukses.

d. Mekanisme Evaluasi

Terakhir, rencana operasional harus mencantumkan prosedur untuk memantau kemajuan dan mengevaluasi hasil. Ini termasuk penetapan indikator kinerja utama (KPI) untuk mengukur keberhasilan secara objektif.

Mekanisme ini memungkinkan manajemen untuk melakukan penyesuaian jika terjadi penyimpangan. Sebuah aplikasi ERP bisnis terbaik dapat membantu mengotomatisasi pemantauan ini, sehingga evaluasi dapat dilakukan berdasarkan data yang real-time.

4. Manfaat Membuat Rencana Operasional

Pembuatan rencana operasional yang tepat tentu juga sejalan dengan manfaat perencanaan produksi dalam hal efisiensi biaya dan peningkatan kualitas. Proses ini menguraikan langkah taktis jangka pendek yang mendukung pencapaian target strategis, serta memastikan seluruh bagian organisasi bekerja secara terarah dan terukur. Adapun tujuan perencanaan ini dibuat adalah sebagai berikut:

a. Mencapai Tujuan Operasional

Rencana operasional menyederhanakan strategi bisnis ke dalam tindakan yang dapat diimplementasikan. Tujuannya adalah memastikan setiap kegiatan operasional memiliki arah yang jelas, terhubung langsung dengan tujuan perusahaan, dan dapat dievaluasi hasilnya secara rutin.

b. Menjadi Dasar untuk Anggaran Operasional

Kegiatan ini berfungsi sebagai fondasi penyusunan anggaran karena mencakup kebutuhan sumber daya, waktu pelaksanaan, dan estimasi biaya. Dengan acuan ini, perusahaan dapat merencanakan pengeluaran yang sesuai prioritas dan menghindari pemborosan yang tidak perlu.

c. Menentukan Kontribusi Setiap Tim

Rencana operasional menetapkan peran spesifik setiap unit kerja dalam mendukung sasaran bisnis. Hal ini menciptakan struktur kolaborasi yang jelas dan memastikan bahwa kontribusi tiap tim terukur serta selaras dengan arah strategis perusahaan secara keseluruhan.

d. Meningkatkan Pemahaman Aktivitas Harian

Dengan rencana yang terdokumentasi, seluruh tim mengetahui dengan pasti apa yang harus dilakukan setiap hari. Ini membantu mengurangi ambiguitas, meningkatkan akuntabilitas, dan menjaga ritme kerja tetap konsisten terhadap indikator performa yang telah ditetapkan.

e. Mengidentifikasi Area yang Tidak Produktif

Rencana operasional membantu mengidentifikasi aktivitas atau lini kerja yang tidak memberikan kontribusi finansial yang optimal. Temuan ini menjadi dasar evaluasi untuk menghentikan, mengubah, atau mengoptimalkan kegiatan yang tidak menghasilkan nilai bisnis.

f. Menyediakan Insight Operasional Secara Real-Time

Rencana ini memberi visibilitas terhadap dampak langsung aktivitas operasional terhadap performa bisnis. Informasi ini bisa menjadi dasar laporan bisnis, sehingga memungkinkan manajemen menentukan waktu yang tepat untuk mengeksekusi strategi utama dan menyesuaikan arah saat kondisi berubah.

g. Menyelaraskan Pemangku Kepentingan

Rencana operasional memastikan semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama terhadap visi, target, dan prioritas perusahaan. Dokumen perencanaan ini menyatukan manajemen, dewan, dan karyawan dalam kerangka kerja yang sinkron dan saling mendukung.

h. Memfokuskan Departemen pada Visi Besar

Setiap departemen diarahkan untuk memahami kontribusinya dalam kerangka tujuan strategis jangka panjang. Rencana ini menyatukan tim lintas fungsi untuk bekerja dalam arah yang sama dan menciptakan kolaborasi yang memperkuat daya saing bisnis.

Penggunaaan perencanaan operasional penting diterapkan di berbagai industri bisnis, salah satunya perusahaan manufaktur yang memiliki proses kerja yang kompleks, sehingga perlu adanya sistem canggih yang dapat mengelola proses ini dan mengoptimalkan seluruh pengelolaan produksi.

Pilihan Software ERP Manufaktur terbaik seperti ScaleOcean dapat menjadi solusi untuk mengoptimalkan rencana operasional dengan pengelolaan di satu sistem terpadu dan mudah digunakan.

5. Cara Membuat Rencana Operasional

Penerapan rencana operasional juga membutuhkan strategi produksi manufaktur yang tepat untuk memastikan pelaksanaan di lapangan bisa sesuai rencana dan efisien. Cara membuatnya mencakup instrumen yang memberdayakan perusahaan untuk menjalankan kegiatan secara efisien dan terkoordinasi di seluruh unit bisnis. Berikut penjelasannya:

a. Penetapan Tujuan dan Sasaran Operasional

Penetapan tujuan dan sasaran operasional merupakan langkah awal yang penting dalam rencana operasional dan manajemen. Langkah ini melibatkan identifikasi target spesifik yang ingin dicapai perusahaan dalam periode tertentu, seperti peningkatan pendapatan, efisiensi biaya, atau perluasan pasar.

Sebuah rencana operasional yang baik harus mampu mengantisipasi dampak perencanaan produksi terhadap output aktual di lapangan. Perusahaan juga bisa memanfaatkan sistem informasi manajemen yang dapat membantu mengidentifikasi sasaran dan mendukung pencapaian operasional dengan pemantauan real-time.

Tujuan dan sasaran yang jelas memberikan fokus strategis, mempermudah pengukuran kemajuan, dan sejalan dengan tujuan perencanaan produksi yang telah ditetapkan oleh tim produksi dan manajemen.

b. Analisis Sumber Daya dan Kebutuhan

Analisis sumber daya dan kebutuhan merupakan bagian penting dalam perencanaan operasional. Tahap ini melibatkan evaluasi menyeluruh terhadap kapasitas perusahaan, termasuk tenaga kerja, anggaran, sistem, dan teknologi. Misalnya, dalam pengembangan layanan baru, diperlukan tinjauan terhadap kecukupan dana, kesiapan tim, dan alat pendukung.

Tujuan dari analisis ini adalah untuk mengetahui celah antara ketersediaan dan kebutuhan aktual. Hasilnya akan menjadi dasar alokasi sumber daya secara efisien, serta memungkinkan penyesuaian strategi perencanaan kapasitas yang lebih realistis dan adaptif terhadap kondisi perusahaan.

Anda bisa melakukan implementasi sistem ERP untuk memudahkan analisis sumber daya dan kebutuhan secara menyeluruh. Dengan akses data menyeluruh dan real-time, perusahaan akan lebih cepat menganalisis kebutuhan bisnis dan membuat perencanaan operasional lebih akurat dan sesuai dengan proses kerja.

c. Strategi Implementasi dan Tindak Lanjut

Setelah tujuan ditetapkan dan sumber daya dianalisis, perusahaan harus merancang strategi implementasi. Strategi ini berisi langkah-langkah spesifik yang akan diambil untuk mewujudkan rencana, termasuk penjadwalan, pembagian peran, dan pengelolaan risiko. Contohnya, strategi untuk meningkatkan visibilitas digitalisasi bisnis dapat mencakup kampanye media sosial, peningkatan SEO, dan integrasi platform digital.

Tindak lanjut mencakup pemantauan hasil implementasi, peninjauan progres, dan evaluasi keberhasilan. Jika diperlukan, rencana dapat disesuaikan dengan perubahan di lapangan. Proses ini penting untuk memastikan strategi berjalan sesuai arah, tetap relevan, dan mampu beradaptasi dengan dinamika bisnis.

d. Pengukuran Kinerja dan Evaluasi

Tahap akhir dari rencana operasional adalah pengukuran dan evaluasi kinerja. Perusahaan menggunakan indikator performa seperti efisiensi waktu, pemanfaatan anggaran, kepuasan pelanggan, atau tingkat pertumbuhan untuk menilai keberhasilan implementasi. Metrik ini disesuaikan dengan tujuan yang telah ditentukan di awal.

Evaluasi memberikan wawasan berharga mengenai apa yang berhasil dan apa yang perlu ditingkatkan. Hasil evaluasi juga menjadi dasar perbaikan strategi ke depan, mendukung proses pengambilan keputusan yang berbasis data, serta memperkuat kemampuan adaptasi perusahaan terhadap tantangan dan peluang.

Berdasarkan informasi dari Forbes, rencana operasional di industri yang padat aset semakin mengarah pada otomatisasi dan integrasi teknologi canggih. Maka dari itu, perusahaan bisa membuat perencanaan operasional dengan memanfaatkan sistem canggih seperti ERP yang dapat terintegrasi dengan AI dan robotika untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan meningkatkan produktivitas.​

Baca juga: Alasan Pentingnya Sistem Bisnis untuk Perusahaan Anda

6. Perbedaan Perencanaan Operasional dan Perencanaan Strategis

Dalam bisnis, terdapat rencana operasional dan rencana strategis yang keduanya menjadi aspek penting dalam manajemen perusahaan. Namun meskipun saling terkait, keduanya memiliki peran dan fokus yang berbeda untuk mencapai tujuan bisnis jangka panjanag.

Rencana operasional fokus pada kegiatan sehari-hari dalam menjalankan bisnis, seperti angkah-langkah spesifik, sumber daya yang dibutuhkan, jadwal, dan metrik kinerja untuk memastikan operasional berjalan efisien. Perencanaan ini lebih terperinci dan praktis, yang memiliki tujuan untuk mencapai target jangka pendek dan mendukung operasi bisnis sehari-hari.

Sedangkan rencana strategis fokus pada visi panjang dan arah umum perusahaan, seperti analisis pasar, identifikasi peluang, serta penetapan tujuan besar yang harus dicapai. Proses ini bertujuan untuk memastikan pertumbuhan dan keberlanjutan perusahaan dalam jangka panjang.

Perencanaan strategis lebih fleksibel dan sering kali memerlukan adaptasi seiring perubahan kondisi pasar atau organisasi. Nah singkatnya rencana operasional dibuat untuk memastikan kelancaran operasional harian, dan rencana strategis dibuat untuk merancang arah dan tujuan panjang perusahaan.

7. Contoh Penerapan Rencana Operasional

Misalnya, Perusahaan Cahaya Abadi adalah perusahaan jasa konsultansi yang ingin meningkatkan proses bisnis, efisiensi internal dan memperluas pangsa pasar di wilayah Asia Tenggara. Untuk itu, perusahaan membuat rencana operasional menggunakan metode SMART untuk meningkatkan pendapatan sebesar 20% dalam 12 bulan.

Untuk mendukung perencanaan ini, perusahaan melakukan analisis terhadap struktur tim, kemampuan teknologi, serta kapasitas anggaran. Hasilnya menunjukkan perlunya investasi pada sistem CRM baru dan pelatihan untuk tim penjualan lintas negara.

Tahap berikutnya, perusahaan juga menyusun strategi implementasi dalam bentuk roadmap yang mencakup pengadaan teknologi baru, rekrutmen tenaga ahli, dan peluncuran kampanye digital di tiga negara utama. Setiap progressnya dipantau melalui indikator kinerja seperti waktu respons prospek, tingkat konversi penjualan, dan biaya per akuisisi klien.

Evaluasi juga dilakukan setiap kuartal, dan strategi disesuaikan ketika hasil seperti di Vietnam menunjukkan perlambatan pasar. Penyesuaian ini memungkinkan fokus ulang pada wilayah dengan potensi lebih tinggi.

Hal ini menunjukkan pentingnya fleksibilitas dalam menyusun strategi operasional berdasarkan karakteristik sektor masing-masing. Melalui penerapan rencana operasional yang terstruktur dan berbasis data, Perusahaan X berhasil menutup tahun dengan pertumbuhan pendapatan sebesar 23%.

Contoh kegiatan operasional seperti integrasi rencana harian dengan tujuan strategis menunjukkan bahwa rencana yang terintegrasi dengan manajemen strategis mampu mendorong pencapaian target bisnis secara efektif, sekaligus meningkatkan ketahanan perusahaan terhadap perubahan pasar.

Perusahaan juga menerapkan sistem canggih untuk membuat perencanaan operasional dan memantau keseluruhan proses agar sesuai dengan renana yang telah dibuat. Perusahaan ini menggunakan sistem ERP untuk bisnis B2B yang dapat mengintegrasikan seluruh proses bisnis, sehingga membantu perusahaan dalam mengelola proses bisnis dengan lebih efisien dan meningkatkan kolaborasi antar tim.

8. ERP ScaleOcean: Solusi Otomatis dan Terintegrasi untuk Rencana Operasional

Untuk memudahkan pembuatan dan pengelolaan rencana operasional bisnis, Anda bisa menggunakan software ERP terbaik seperti ScaleOcean di perusahaan. Dengan ScaleOcean, Anda bisa menyesuaikan sistem berdasarkan kebutuhan spesifik bisnis dan jenis perusahaan yang akan dikelola.

Selain itu, ScaleOcean membantu perusahaan dalam mengelola rencana operasional melalui berbagai modul yang saling terintegrasi. Dengan fleksibilitas tinggi, integrasi mulus dengan sistem lain, dan kemampuan untuk mengakomodasi pengguna tak terbatas tanpa biaya tambahan, ScaleOcean menjadi opsi ERP terbaik yang bisa diterapkan untuk bisnis Anda.

ScaleOcean juga menyediakan layanan pelanggan menyeluruh, mulai dari demo gratis dan konsultasi, serta customer service dan layanan after sales untuk optimalkan penerapan sistem di perusahaan. Terdapat modul-modul terbaik ERP ScaleOcean dalam memastikan setiap aspek operasional dikelola dengan efisien dan dapat diakses secara real-time, yang mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat.

• Perencanaan Anggaran dan Estimasi: Sistem ERP ini juga mendukung perencanaan anggaran yang lebih terstruktur dan mengontrol anggaran untuk berbagai departemen bisnis dan aktivitas operasional .
• Monitoring Kinerja: Integrasi dengan Business Intelligence (BI) dan fitur-fitur pelaporan, ScaleOcean dapat memberikan laporan kinerja operasional secara real-time, dan mengidentifikasi penyimpangan dari rencana dan melakukan penyesuaian yang diperlukan
• Automatisasi: Seluruh proses operasional, seperti pemesanan bahan baku, pengelolaan pesanan, dan pengaturan produksi, dapat diotomatisasi. Ini mengurangi kebutuhan untuk intervensi manual dan mengurangi kemungkinan kesalahan yang dapat mengganggu jalannya operasi.

Dengan solusi yang ditawarkan software ERP ScaleOcean, perusahaan dapat mengelola rencana operasional secara lebih efisien, mengurangi risiko, dan memastikan kelancaran setiap aspek bisnis.

9. Kesimpulan

Dalam artikel diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa rencana operasional dan manajemen adalah peta jalan yang mengarahkan perusahaan menuju tujuan dan sasaran yang melibatkan penetapan tujuan yang spesifik, analisis sumber daya, strategi implementasi, serta pengukuran kinerja untuk memastikan keberhasilan sebagai contoh rencana operasional dan manajemen pada bisnis.

Sistem ERP ScaleOcean dalam bisnis memungkinkan integrasi antara berbagai fungsi bisnis dalam rencana operasional maupun rencana manajemen pada perusahaan. ScaleOcean akan melibatkan analisis kebutuhan bisnis yang mendalam, implementasi bertahap, pelatihan karyawan, dan evaluasi kontinu untuk memastikan sistem berjalan sesuai harapan dan mendukung pertumbuhan bisnis. Lakukan demo gratisnya sekarang!