Tujuan Diterapkannya ERP PT Toyota

Nama perusahaan PT Toyota bukan merupakan hal yang asing lagi, Anda pasti sering melihat merek kendaraannya di area parkir mana saja. Perusahaan yang berasal dari Jepang ini, yakni Toyota Motor Corporation, telah menjangkau seluruh penjuru dunia, termasuk juga Tanah Air Indonesia. Semakin besarnya jangkauan perusahaan, pasti semakin kompleks juga operasinya, sehingga diterapkan ERP PT Toyota.

Dikarenakan geografi Indonesia yang luas, serta maritim, operasi-operasi tersebut yang sudah termasuk kompleks menjadi semakin kompleks lagi. Maka tidak heran jika TAM memilih untuk menerapkan sistem ERP ke dalam operasi-operasinya. Sistem ERP PT Toyota diterapkan adalah SAP, sebuah mitra perangkat lunak ERP yang sudah lama dikenali oleh bisnis-bisnis dunia.

Artikel berikut akan membahas tentang beberapa hal yang kemungkinan besar menjadi faktor utama penerapan ERP pada perusahaan Toyota, serta kendala-kendala yang berpotensi muncul bila sistem tersebut tidak diterapkan. Kasus bisnis ternama tersebut dapat digunakan sebagai pembelajaran dalam memilih sistem terbaik untuk bisnis Anda!

Key Takeaways

• PT Toyota atau Toyota Astra Motor menerapkan sistem ERP SAP untuk meningkatkan kinerja operasi yang kompleks dan berskala dengan permintaan yang terus meningkat.
• Kendala yang mungkin muncul jika erp tidak diterapkan PT Toyota adalah keterlambatan produksi, kesalahan data operasional, daya saing menurun.
• Faktor keberhasilan implementasi ERP TAM: Keterlibatan pihak berwenang, perencanaan implementasi matang, kustomisasi sesuai kebutuhan, pelatihan tenaga kerja.
• SAP merupakan sebuah sistem yang sulit diimplementasi oleh bisnis berskala kecil hingga menengah, sehingga ScaleOcean menjadi pilihan terbaik yang tidak kalah canggih.

Coba Demo Gratis!

1. Mengapa PT Toyota Menerapkan Software ERP?

Penerapan ERP PT Toyota sebenarnya merupakan suatu hal yang tidak dapat dihindari. Untuk memahami mengapa begitu, perlu dipelajari terlebih dahulu sejarah singkat berdirinya Toyota Astra Motor di Indonesia.

Anak perusahaan PT Toyota Astra Motor didirikan pada tahun 1971 sebagai bentuk kerja sama antara perusahaan konglomerat lokal PT Astra Internasional Tbk dan Toyota Motor Corporation, masing-masing dengan kepemilikan yang setara. TMC bukan merupakan satu-satunya perusahaan otomotif yang bekerja sama dengan Astra, yakni terdapat juga anak perusahaan lain seperti PT Astra Daihatsu Motor (ADM) dan PT Astra Honda Motor (AHM).

Tujuan dari terjalinnya hubungan kerja sama tersebut sangat jelas, yakni TMC ingin menggunakan jaringan Astra yang telah menjangkau sebagian besar Nusantara untuk melakukan proses distribusi secara langsung. Meskipun begitu, peran TAM pada tahun berdirinya hanya terbatas pada impor dan hanya mulai melakukan distribusi di tahun 1972.

Pada akhir tahun 1989, 31 Desember, TAM melakukan merger dengan tiga perusahaan lain, yakni PT Multi Astra, PT Toyota MobilIndo, PT Toyota Engine Indonesia. Merger ini dilakukan untuk menyatukan segala prosedur yang terlibat dalam penjualan mobil di Tanah Air, yakni menggabungkan proses pemasaran dan distribusi dengan produksi mobil dan komponennya.

Semenjak 2003, TAM distruktur menjadi dua perusahaan, yakni:

• PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMI) yang bertugas atas produksi dan ekspor kendaraan dan komponen kendaraan Toyota.
• PT Toyota Astra Motor (TAM) yang bertanggung jawab dalam pemasaran, penjualan, distribusi dan impor produk-produk Toyota.

Dapat dinyatakan dari sejarahnya bahwa jumlah pekerjaan semakin meningkat seiring berjalannya waktu. Tidak hanya itu, dikarenakan angka menengah Indonesia yang terus meningkat, maka angka penjualan mobil berpotensi meningkat juga. Meskipun angka penjualan mobil pada belakangan tahun ini sedang mengalami penurunan, industri otomotif tetap merupakan salah satu industri terbesar di Indonesia.

Untuk membantu mengelola jumlah pesanan yang banyak, serta memastikan terpenuhinya masing-masing permintaan, maka TAM memilih untuk menerapkan sistem ERP SAP (Standard Application Product in Data Processing). Hal ini merupakan sebuah tindakan yang strategis tidak hanya untuk meningkatkan kinerja operasionalnya di Tanah Air, tetapi juga melakukan integrasi dengan kantor utama yang juga menggunakan SAP.

Dengan akses mudah pada segala informasi dalam perusahaan, yakni jumlah permintaan dan ketersediaan, anggaran dan lain sebagainya, maka proses perakitan toyota yang cenderung menerapkan metode assemble to order atau just in time manufacturing dapat diselesaikan sesuai dengan tenggat waktu. Hal ini memastikan terpenuhinya permintaan lokal di Tanah Air.

2. Kendala Utama PT Toyota Sebelum Menggunakan ERP

Penerapan sistem ERP tidak hanya penting dilakukan di industri otomotif saja, melainkan di industri apa saja pada era digitalisasi ini yang semakin bergantungan dengan Big Data. Tanpa adanya ERP, PT Toyota tidak akan mampu bersaing dalam pasar global yang sangat kompetitif, sehingga posisinya sebagai perusahaan otomotif paling besar di dunia terancam. Berikut adalah beberapa kendala yang mungkin terjadi bila software ERP tidak diterapkan:

a. Keterlambatan Produksi

Operasi manufaktur adalah suatu hal yang melibatkan banyak sekali komponen dalam perusahaan, sehingga pentingnya ada koordinasi antara segala divisi yang ada dari perusahaan. Tanpa adanya koordinasi tersebut yang efisien, maka keseluruhan produksi berpotensi mengalami penundaan, sehingga waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah kendaraan akan meningkat.

b. Kesalahan Data Operasional

Sebuah perusahaan yang tidak menerapkan software cenderung masih melakukan proses pencatatannya secara manual. Hal ini berarti terdapat kemungkinan terjadinya human error pada data-data operasional yang dapat berdampak besar pada keseluruhan operasi. Contohnya, apabila informasi mengenai angka ketersediaan bahan baku di gudang salah, maka ekspektasi angka kendaraan yang dirakit akan salah juga.

c. Daya Saing Menurun

PT Toyota tentunya akan mengalami penurunan kinerja dibandingkan dengan para kompetitornya yang menerapkan sistem ERP untuk bisnis otomotif. Kurangnya daya saing ini berarti Toyota akan menjadi kurang relevan dan tidak mengikuti perkembangan massa, sehingga secara perlahan tapi pasti bangkrut atau beralih ke operasi lain dengan skala yang jauh lebih kecil.

3. Manfaat Penerapan ERP pada PT Toyota

Sebaliknya pula, implementasi sistem ERP tentu saja akan membawa dampak positif bagi PT Toyota apabila dilakukan secara optimal. Manfaat-manfaatnya dapat berupa sebagai berikut:

a. Meningkatkan Efisiensi

Hal ini tentunya tidak perlu dipanjang-lebarkan lagi karena akses yang jelas pada segala informasi operasional tentunya akan meningkatkan kinerja manufaktur kendaraan. Terutama penting bagi perusahaan manufaktur seperti TAM yang memerlukan akses data secara real time agar assembly line dapat terus berjalan sesuai dengan data terbaru.

b. Konsolidasi Data

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, dengan menerapkan sistem ke dalam bisnis, TAM memastikan kemudahan proses integrasi dengan cabang-cabang lainnya serta juga kantor utama yang menggunakan sistem ERP juga.

Dan dikarenakan adanya integrasi tersebut, maka segala data yang berhubungan dengan proses perakitan otomatis dapat diakses, penting terutama apabila terdapat perintah dari kantor pusat.

c. Pengelolaan Ketersediaan

Pengelolaan ketersediaan barang di tempat penyimpanan kritis untuk menjamin keberlangsungan operasional produksi dikarenakan sifat manufaktur kendaraan yang hanya melakukan pengadaan bahan baku ketika adanya suatu pesanan.

Perusahaan yang menggunakan ERP seperti PT Toyota ini memastikan bahwa segala bahan baku yang diperlukan ada dan mencegah terjadinya overstocking atau understocking yang dapat meningkatkan biaya operasional atau menghambat produksi.

d. Kepatuhan Regulasi

Sebagai perusahaan global, Toyota Motor Corporation pastinya ingin memastikan segala proses produksi dan distribusi berlangsung sesuai dengan regulasi masing-masing negara. Akan tetapi regulasi kendaraan seperti pajak bahan mewah atau pajak emisi selalu mengalami perusahaan, sehingga membutuhkan bantuan sistem untuk mengatur operasi yang patuh terhadap regulasi-regulasi yang berlaku.

e. Skalabilitas dan Adaptabilitas

Angka permintaan yang beredar di pasar tidak selalu konsisten, yakni dapat mengalami perubahan sesuai dengan kondisi sosio-politik negara atau dunia. Perangkat lunak dapat menjadwalkan proses produksi setiap periode berdasarkan dengan kinerja penjualan historis perusahaan. Contohnya, penjualan kendaraan cenderung mengalami penurunan pada bulan April dikarenakan adanya liburan Hari Raya Idul Fitri.

4. Bagaimana Proses Implementasi ERP PT Toyota?

Seperti halnya proses penerapan sistem pada bisnis skala apa saja, perlu dilakukan terlebih dahulu identifikasi kebutuhan yang ingin dipenuhi dengan ERP yang akan diimplementasi. Pada kasus PT Toyota, kebutuhan-kebutuhan tersebut adalah untuk meningkatkan kinerja penjualan dan produksi kendaraan di Indonesia, serta beradaptasi pada angka permintaan yang terus meningkat dikarenakan adanya pertumbuhan pesat kelas menengah.

Setelah hal tersebut telah diidentifikasi, maka tahapan selanjutnya adalah untuk melakukan riset pada fitur dan modul yang ditawarkan oleh masing-masing penyedia. Akan tetapi, dikarenakan TAM merupakan anak dari TMC, maka pilihan sistem yang paling optimal bagi mereka adalah SAP untuk memaksimalkan hasil integrasi, meskipun harganya yang relatif sulit terjangkau.

Tentu saja, keberhasilan penerapan sistem tidak dapat dinyatakan sukses hanya dari implementasinya, melainkan harus diuji terlebih dahulu untuk mendapatkan evaluasi yang lebih jelas. Maka dari itu, tahapan selanjutnya yang dilakukan Toyota untuk ERP adalah melakukan pelatihan pada tenaga kerja, terutama ketika sistem baru diimplementasi, untuk menjamin adanya keahlian dalam menggunakan software SAP.

Baca juga: 5 Tahapan Perakitan dalam Proses Manufaktur Otomotif

5. Faktor Keberhasilan Implementasi ERP PT Toyota

Untuk memaksimalkan tingkat sukses penerapan sistem ke dalam Toyota Astra Motor, terdapat beberapa faktor pendorong yang krusial dipenuhi terlebih dahulu. Yakni, faktor-faktornya adalah:

a. Keterlibatan Pihak Berwenang

Yang dimaksud dari pihak berwenang adalah atasan atau pemilik perusahaan. Dikarenakan TAM merupakan hasil kolaborasi antara kedua perusahaan dengan kepemilikan yang seimbang, maka harus adanya persetujuan terlebih dahulu antara kedua pihak tersebut untuk menerapkan sebuah software ERP, serta menentukan penyedia yang akan diterapkan.

b. Perencanaan Implementasi yang Matang

Sebuah sistem tentunya tidak dapat diterapkan secara sembarangan. Perusahaan perlu menyusun sebuah rencana terlebih dahulu yang berisi informasi relevan implementasi sistem. Informasi yang dimaksud berupa estimasi biaya yang diperlukan untuk menerapkan sistem secara menyeluruh, termasuk juga hidden costs, serta menyusun tahapan yang akan dilakukan setelah sistem diimplementasi seperti pelatihan berkala.

c. Kustomisasi Sesuai Kebutuhan

Toyota ERP dirancang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga optimal untuk integrasi dengan sistem yang sudah digunakan di kantor pusat. Salah satu keunggulan paling menonjol dari adalah kemampuannya untuk dikustomisasi bebas oleh bisnis sebelum dan sedang digunakannya sistem.

d. Pelatihan Tenaga Kerja

Penerapan ERP ke dalam perusahaan apapun tidak berguna jika tenaga kerja tidak mahir menggunakan software tersebut. Maka dari itu, bisnis perlu melakukan pelatihan pada tenaga kerja yang ada, serta juga menyusun prosedur onboarding agar karyawan-karyawati baru dapat dengan segera membangun kemahiran semenjak mereka memulai jabatannya.

6. Efisiensikan Proses Perusahaan Otomotif dengan Software Manufaktur ScaleOcean

Meskipun penerapan sistem SAP merupakan suatu hal yang diincar oleh banyak perusahaan, perlu diingat kembali bahwa PT Toyota merupakan perusahaan multinasional dengan total aset yang berlimpah sehingga dapat menerapkan sistem apa saja. Sayangnya, hal ini berarti SAP cenderung berada diluar jangkauan bisnis-bisnis lokal, sehingga memerlukan sebuah sistem yang lebih mudah terjangkau namun tidak kalah canggih.

Penyedia sistem tersebut adalah ScaleOcean. Sistemnya telah diuji berulang kali dengan praktik bisnis dan industri terbaik di dunia dan dinyatakan unggul untuk operasi bisnis apapun, termasuk juga distribusi dan perakitan barang, sehingga tidak terbatas hanya kepada satu atau industri saja dikarenakan jumlah fitur dan modulnya yang berlimpah.

Dengan keunggulan lain seperti unlimited user dan biayanya yang rasional dan flat, hal ini memungkinkan penggunaan sistem oleh siapapun di cabang perusahaan mana saja tanpa memerlukan biaya tambahan. Berbeda dengan penyedia sistem lainnya, sistemnya dapat diintegrasi dengan cabang perusahaan melalui satu platform, jauh lebih efisien dibandingkan dengan pembelian lisensi dan kustomisasi terpisah.

Untuk memberikan gambaran langsung tentang manfaat dan kemudahan penggunaannya, banyak penyedia ERP yang menawarkan demo gratis, termasuk juga ScaleOcean. Fitur-fitur sistemnya yang dapat membantu dalam proses assembly adalah:

• Multi-Level Bill of Materials (BOM): mendukung produk dengan struktur yang rumit dengan cara membaginya menjadi beberapa lapisan, sehingga memungkinkan pelacakan material yang dibutuhkan pada setiap fase pemasangan, seperti mobil, mesin, silinder, dan baut.
• Assembly Order Management: mengotomatiskan proses pemasangan dengan membuat perintah perakitan ketika sub-komponen sudah siap. Ini meningkatkan efisiensi dengan memastikan bahwa tahapan produksi berlangsung sesuai dengan rencana.
• Shop Floor Control: memungkinkan pemantauan status produksi secara langsung, memastikan bahwa setiap langkah produksi berjalan dengan baik dan bisa mendeteksi serta menangani masalah dengan cepat.
• Barcode and RFID Tracking: memungkinkan pengawasan komponen dari pemasok hingga jalur produksi, mempercepat proses dan meningkatkan ketepatan dalam pengelolaan persediaan.
• Quality Management System: menggabungkan pemeriksaan kualitas selama proses pemasangan, memastikan bahwa produk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan.
• Cost and Financial Management: menggunakan Activity-Based Costing (ABC) untuk menghitung biaya dengan tepat, membantu dalam pengelolaan biaya produksi dengan cara yang lebih efektif dan mendetail.

7. Kesimpulan

PT Toyota Astra Motor (TAM) telah memperlihatkan bagaimana implementasi sistem ERP menjadi strategi penting dalam mengatasi kerumitan operasi perakitan dan distribusi di Indonesia. Dengan bantuan sistem ERP, Toyota mampu meningkatkan efisiensi produksi dengan pengelolaan data secara langsung, mengoptimalkan rantai pasokan, serta memastikan ketersediaan bahan baku pada waktu yang tepat.

Walaupun sistem yang diterapkannya efektif, sistem ERP PT Toyota cenderung hanya dapat diterapkan oleh bisnis-bisnis berskala nasional atau multinasional. Apabila Anda membutuhkan sebuah sistem ERP yang efektif namun mudah terjangkau, Anda dapat melakukan demo gratisnya di sini untuk mempelajari tentang software ERP yang optimal bagi bisnis.