Isi Dokumen Tender Proyek Konstruksi serta Cara Buatnya

Ketidakakuratan dalam dokumen tender proyek dapat menghambat kelancaran proyek konstruksi. Spesifikasi yang tidak tepat dan data yang kurang akurat dapat menyebabkan pembengkakan biaya, hasil akhir yang tidak sesuai harapan, serta menghambat efisiensi, dan meningkatkan risiko kegagalan proyek.

Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk menerapkan sistem yang tepat dalam membuat dokumen penawaran proyek konstruksi secara akurat. Hal tersebut dapat membantu mencegah berbagai masalah seperti di atas. Namun, bagaimana peran dan cara membuat dokumen tender yang komprehensif agar sesuai dengan kebutuhan?

Dalam artikel ini, kami akan membahas beragam jenis dokumen pengadaan konstruksi, cara membuat, hingga solusi canggih yang dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi penyusunan dokumen tender. Informasi ini diharapkan menjadi pertimbangan untuk mengoptimalkan operasi tender proyek Anda.

Key Takeaways

• Dokumen tender proyek adalah dokumen hukum yang merinci spesifikasi proyek, persyaratan, dan kriteria evaluasi untuk membantu perusahaan menyusun penawaran yang kompetitif.
• Peran dokumen tender proyek yaitu memberikan transparansi, dasar pengambilan keputusan, dan meminimalkan risiko hukum dalam proyek konstruksi.
• Jenis dokumen tender utama meliputi surat penawaran, bill of quantities (BOQ), profil perusahaan, proposal teknis, dan kebijakan asuransi.
• ScaleOcean, solusi sistem konstruksi terbaik untuk mengotomatiskan pembuatan dan pengelolaan dokumen tender proyek.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Dokumen Tender Proyek?

Dokumen tender proyek adalah sejumlah dokumen resmi yang menjadi pedoman utama dalam proses pengadaan sebuah proyek konstruksi. Fungsi utamanya untuk menyediakan informasi dan arahan yang lengkap bagi para kontraktor agar dapat menyusun penawaran yang akurat.

Di dalamnya, termuat detail krusial mengenai spesifikasi proyek, ruang lingkup pekerjaan, jadwal, serta persyaratan teknis dan administratif yang harus dipatuhi. Melalui dokumen pengadaan konstruksi ini, semua pihak memiliki pemahaman yang seragam mengenai proyek yang akan dilaksanakan.

Beberapa tujuan utama diberlakukannya dokumen tender proyek dalam konstruksi meliputi:

• Menarik Penawaran: Dengan adanya dokumen berikut, perusahaan tidak perlu secara manual mencari vendor untuk memenuhi kebutuhannya, melainkan mendapatkan penawaran secara pasif dari beberapa penyedia yang telah di-shortlist.
• Memberikan Informasi Proyek: Dokumen-dokumen tender berisi tentang segala informasi seputar proyek tertentu, sehingga membantu vendor dalam menyusun dokumen penawaran dengan lebih baik.
• Evaluasi Penawaran: Ketika periode penerimaan penawaran telah berakhir, perusahaan dapat menganalisa masing-masing offer yang didapatkan untuk menentukan penyedia dengan kualitas yang sesuai dan harga paling kompetitif.

2. Peran Penting Dokumen Tender Proyek di Bidang Konstruksi

Dokumen tender proyek memegang peranan penting untuk menjaga transparansi, keadilan, dan efisiensi dalam proses pengadaan, baik untuk proyek konstruksi maupun pengadaan barang atau jasa.

Dokumen pengadaan konstruksi ini menjadi panduan bagi seluruh pihak terkait, seperti pemilik proyek, penyedia jasa, dan kontraktor, dalam memahami lingkup, persyaratan, dan kriteria evaluasi proyek. Selain itu, tahap aanwijzing biasanya diadakan setelah dokumen tender dibagikan agar peserta bisa memperoleh penjelasan lebih rinci.

Berikut adalah peran penting dokumen tender proyek:

a. Transparansi Proyek

Di contoh dokumen tender proyek konstruksi harus memberikan gambaran jelas mengenai spesifikasi proyek, jadwal, dan persyaratan teknis. Hal ini membantu semua peserta tender memahami ekspektasi dari pihak pemilik proyek, mengurangi risiko salah komunikasi, dan memastikan setiap penawaran yang diajukan sesuai kebutuhan proyek.

b. Dasar Pengambilan Keputusan

Pihak pemilik proyek menggunakan dokumen tender sebagai acuan untuk mengevaluasi proposal dari berbagai perusahaan. Evaluasi ini mencakup pemeriksaan dokumen penawaran teknis konstruksi, seperti metode pelaksanaan dan kualitas material, yang menjadi dasar pemilihan pemenang

c. Meminimalkan Risiko Hukum

Dengan merinci hak dan kewajiban setiap pihak secara jelas, dokumen penawaran proyek membantu meminimalkan risiko sengketa hukum selama dan setelah pelaksanaan proyek. Sebagai contoh SPK proyek, dokumen ini memberikan pedoman yang jelas bagi kontraktor dan pemilik proyek untuk menyelesaikan masalah yang timbul.

3. Dokumen Tender yang Disiapkan oleh Pemilik Proyek

Dokumen tender proyek konstruksi mencakup berbagai komponen yang disusun untuk memberikan informasi lengkap dan jelas kepada calon peserta tender. Secara umum, dokumen berikut wajib dimiliki setiap memulai pekerjaan. Komponen tersebut berisi informasi tentang proyek, persyaratan, spesifikasi teknis, serta prosedur dan ketentuan administrasi.

Selain itu, Studi AHP menemukan empat elemen utama dalam dokumen tender berkualitas, seperti spesifikasi (12%), gambar teknis (27,5%), Bill of Quantities/Bill of Quantities (46,7%), dan syarat kontrak (13,8%)

Secara umum, isi dokumen tender proyek meliputi:

a. Surat Undangan Tender (Invitation to Tender)

Bagian ini merupakan dokumen pembuka yang secara resmi mengundang kontraktor untuk berpartisipasi dalam proses tender. Surat ini berisi informasi dasar seperti nama proyek, jadwal penting serta prosedur pengajuan request for information jika kontraktor membutuhkan klarifikasi teknis lebih lanjut..

b. Instruksi kepada Peserta Tender (Instructions to Tenderers)

Bagian ini memberikan panduan detail kepada kontraktor mengenai proses tender. Cakupan instruksi meliputi tata cara pengajuan penawaran (bidding), format dokumen yang harus diserahkan, kriteria evaluasi penawaran, persyaratan kualifikasi kontraktor, aturan aanwijzing, dan informasi penting lainnya terkait prosedur tender.

c. Formulir Penawaran (Form of Tender)

Ini adalah format standar yang harus diisi oleh kontraktor untuk mengajukan penawaran harga. Formulir ini biasanya mencakup identitas kontraktor, harga penawaran total, jangka waktu pelaksanaan proyek, masa berlaku penawaran, dan pernyataan kesanggupan untuk mematuhi semua persyaratan tender.

d. Syarat dan Ketentuan Kontrak (Conditions of Contract)

Ini adalah draf lengkap perjanjian kontrak yang akan mengikat pemilik proyek dan kontraktor terpilih. Bagian ini memuat klausul-klausul penting terkait hak dan kewajiban kedua belah pihak, mekanisme pembayaran, prosedur perubahan pekerjaan, penyelesaian sengketa, asuransi, jaminan pelaksanaan, dan aspek legal lainnya.

e. Spesifikasi Teknis (Specification)

Bagian ini sering disebut sebagai RKS proyek yang memuat deskripsi rinci mengenai persyaratan teknis pekerjaan konstruksi. Dokumen ini berisi standar kualitas material, metode pelaksanaan, hingga acuan regulasi teknis yang berlaku.

f. Gambar Desain (Drawings)

Dokumen ini menyajikan representasi visual proyek konstruksi dalam bentuk gambar teknis. Gambar desain mencakup berbagai jenis gambar seperti gambar arsitektur, gambar struktur, gambar mekanikal, elektrikal, dan plumbing (MEP), serta gambar detail lainnya yang menggambarkan bentuk, dimensi, dan tata letak bangunan.

g. Daftar Kuantitas dan Harga (Bill of Quantities/Schedule of Rates)

Ini adalah dokumen yang merinci kuantitas setiap item pekerjaan konstruksi beserta format harga satuan atau harga total. Bill of Quantities (BoQ) umumnya digunakan untuk proyek dengan lingkup pekerjaan yang terukur jelas, sementara Schedule of Rates lebih fleksibel untuk proyek dengan jenis pekerjaan yang bervariasi dan harga satuan yang dinegosiasikan.

h. Jadwal Pelaksanaan Proyek (Construction Schedule)

Dokumen ini memuat rencana waktu pelaksanaan proyek secara keseluruhan dan tahapan pekerjaan. Jadwal ini biasanya disajikan dalam bentuk bar chart (Gantt chart) atau network diagram (CPM/PERT), menunjukkan durasi setiap aktivitas, urutan pekerjaan, dan milestone penting proyek.

i. Informasi Tambahan dan Lampiran (Appendices)

Bagian ini memuat informasi pendukung atau tambahan yang relevan dengan proyek. Contohnya meliputi informasi kondisi lokasi proyek (laporan investigasi tanah, kondisi lingkungan), perizinan yang telah diperoleh, daftar standar dan regulasi yang berlaku, serta dokumen pendukung lainnya yang memperjelas konteks dan persyaratan proyek.

Memahami komponen-komponen dokumen pengadaan konstruksi secara menyeluruh adalah kunci bagi kontraktor untuk dapat menyusun penawaran yang komprehensif, kompetitif, dan sesuai dengan harapan pemilik proyek, sehingga meningkatkan peluang keberhasilan dalam memenangkan tender.

4. Dokumen yang Harus Disiapkan oleh Peserta Tender

Keberhasilan dalam proses tender proyek sangat bergantung pada kelengkapan berkas, mulai dari pemenuhan dokumen administratif hingga dokumen legal. Berikut adalah rincian dokumen yang perlu disusun oleh peserta tender:

a. Dokumen Administratif

Yang dimaksud dari dokumen administratif di sini adalah segala dokumen yang digunakan untuk membantu melacak, mengelola, dan memverifikasi masing-masing penawaran tender. Berikut adalah contohnya:

• Surat penawaran yang telah ditandatangani manajemen
• Profil perusahaan terbaru
• Daftar pengalaman kerja atau portofolio proyek serupa
• Surat jaminan penawaran dari bank atau asuransi
• Struktur organisasi tim yang akan diterjunkan dalam proyek

b. Dokumen Legal

Berbolak balik dengan yang sebelumnya, dokumen legal merupakan segala dokumen yang wajib diterbitkan oleh setiap peserta tender berdasarkan regulasi yang ditetapkan oleh pemerintah. Berikut adalah beberapa contoh dokumen tersebut:

• Akta Pendirian Perusahaan beserta perubahannya yang telah disahkan
• Nomor Induk Berusaha (NIB) sebagai identitas izin usaha
• Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) atau izin usaha sektoral terkait
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) perusahaan
• Bukti setor pajak tahun terakhir (SPT) dan surat keterangan fiskal

5. Kesalahan dalam Pembuatan Dokumen Tender Proyek

Dalam pembuatan dokumen tender terjadinya kesalahan dapat menyebabkan berbagai masalah selama pelaksanaan proyek konstruksi. Beberapa kesalahan umum yang perlu dihindari antara lain:

• Spesifikasi Kurang Detail: Deskripsi yang tidak lengkap memicu kesalahan interpretasi material dan kualitas pekerjaan di lapangan.
• Tidak Memasukkan Kriteria Penilaian: Tiadanya kriteria transparan mempersulit penentuan pemenang tender secara objektif.
• Proyeksi Anggaran Tidak Realistis: Estimasi biaya yang tidak sesuai berisiko menyebabkan pembengkakan anggaran atau proyek terhenti di tengah jalan.
• Tidak Mengikuti Standar yang Berlaku: Pelanggaran terhadap regulasi teknis dan hukum.

Untuk meminimalkan risiko tersebut, perusahaan dapat memanfaatkan software konstruksi ScaleOcean. Dengan sistem yang terintegrasi, pembuatan dokumen pengadaan konstruksi jadi lebih akurat, rapi, dan sesuai standar yang dibutuhkan dalam proses pengadaan proyek.

6. Contoh Dokumen Tender Proyek

Contoh yang disertakan merupakan sebuah surat penawaran jasa dari peserta ke pemilik proyek. Seperti yang telah dinyatakan, dokumen berikut cenderung merupakan titik awal dari kerja sama kedua pihak.

Isinya berupa identitas perusahaan, pengalaman sejenis sebelumya, dan informasi tentang penawaran mereka. Tidak disertakan disini, perusahaan peserta biasanya juga melampirkan dokumen-dokumen pendukung lain seperti bukti sertifikasi dan kualifikasi untuk mengikuti proyek tersebut.

7. Cara Membuat Dokumen Tender Proyek Konstruksi

Cara membuat dokumen tender yang efektif memerlukan perencanaan yang cermat dan pemahaman mendalam mengenai kebutuhan proyek. Hal ini penting dalam cara mendapatkan tender proyek yang optimal dalam bisnis. Berikut adalah langkah-langkah penting yang bisa diikuti:

a. Identifikasi Kebutuhan Proyek

Langkah awal dalam pembuatan dokumen tender proyek adalah memahami ruang lingkup proyek secara keseluruhan. Hal ini mencakup penentuan spesifikasi teknis, waktu pelaksanaan, anggaran yang tersedia, dan kualifikasi kontraktor yang dibutuhkan.

b. Siapkan Deskripsi Proyek yang Mendetail

Deskripsi proyek harus mencakup informasi lengkap tentang pekerjaan yang akan dilakukan. Sertakan rincian mengenai material yang diperlukan, metode konstruksi, standar kualitas, dan persyaratan keselamatan. Dokumen penawaran proyek juga harus menjelaskan lokasi, luas lahan, serta kondisi lingkungan di sekitar proyek.

c. Tentukan Kriteria Evaluasi

Untuk memudahkan proses seleksi kontraktor, tentukan kriteria evaluasi yang jelas sejak awal. Kriteria ini bisa mencakup pengalaman kontraktor, harga penawaran, kualitas pekerjaan sebelumnya, dan reputasi di industri. Dengan begitu, pemilik proyek dapat membuat keputusan yang lebih objektif.

d. Sertakan Jadwal Proyek dan Batas Waktu

Jadwal proyek yang mencakup tahapan-tahapan utama serta batas waktu penyelesaian setiap tahapan perlu dijelaskan dengan rinci. Hal ini membantu kontraktor merencanakan pekerjaan mereka dan memastikan proyek berjalan sesuai waktu yang ditetapkan.

e. Pastikan Kepatuhan terhadap Peraturan

Terakhir, pastikan dokumen tender mematuhi semua peraturan hukum dan standar yang berlaku. Dengan dukungan construction bid management software, Anda dapat lebih mudah mengelola template dokumen yang sesuai dengan regulasi terbaru serta menjaga integritas data proyek Anda.

8. Otomatiskan Pembuatan Dokumen Tender Proyek Dengan Software ScaleOcean

ScaleOcean adalah software konstruksi yang menawarkan solusi lengkap untuk mengotomatiskan pembuatan dokumen penawaran proyek, yang mencakup penyusunan persyaratan tender, spesifikasi proyek, dan kontrak. Dengan manajemen dokumen yang terpusat, Anda dapat meminimalisir risiko kehilangan dokumen penting atau kesalahan penyusunan.

Sebagai vendor yang telah dipercaya oleh berbagai klien ternama di industri konstruksi, ScaleOcean juga menawarkan demo gratis untuk membuktikan keandalan fitur-fitur canggih yang dikembangkan oleh tim expert dalam membantu perusahaan mencapai kesuksesan proyek mereka. Berikut adalah fitur Software Konstruksi ScaleOcean:

• Tender & Bid Management: mempermudah pengelolaan proses tender dan penawaran proyek konstruksi secara terpusat dan terorganisir.
• Project Management: mengelola setiap tahapan proyek konstruksi, memastikan waktu dan anggaran tetap terkendali.
• Work In Progress (WIP) & Construction In Progress (CIP): melacak perkembangan proyek secara real-time untuk memantau status pekerjaan dan anggaran.
• Contract Management: mengelola kontrak proyek konstruksi dengan fitur pelacakan, perubahan, dan pembaruan secara otomatis.
• e-Procurement: mengotomatisasi proses pengadaan barang, memastikan pembelian material tepat waktu dan sesuai kebutuhan proyek.
• Financial Management: mengontrol dan melacak biaya operasional proyek serta membandingkan plan vs actual cost secara akurat.
• Material Stock Tracking: melacak persediaan material secara real-time untuk mencegah kekurangan atau kelebihan stok yang tidak efisien.

Baca juga: Apa itu Opname Proyek Konstruksi, Tujuan, dan Jenisnya

9. Kesimpulan

Pembuatan dokumen tender proyek yang tepat sangat penting untuk kesuksesan suatu proyek. Dengan pengelolaan dokumen yang terpusat akan mengurangi risiko kesalahan, sehingga memastikan semua persyaratan tender terpenuhi tepat waktu dan meningkatkan peluang keberhasilan proyek yang Anda jalankan.

Software konstruksi ScaleOcean menjadi solusi terbaik untuk otomatiskan pembuatan dan pengelolaan dokumen proyek Anda secara terpusat. Dapatkan demo gratis sekarang dan temukan bagaimana tim ScaleOcean dapat membantu menyederhanakan proses tender, meningkatkan akurasi, dan mempercepat penyelesaian proyek Anda.