Isi Dokumen Tender Proyek Konstruksi serta Cara Buatnya

Kami memahami bahwa ketidakakuratan dokumen tender proyek dapat menyebabkan berbagai masalah serius dalam proyek konstruksi. Salah satu dampak utamanya adalah spesifikasi proyek yang tidak sesuai kebutuhan, sehingga mengakibatkan pembengkakan biaya dan ketidaksesuaian hasil akhir. Data yang kurang akurat bisa berisiko tinggi bagi keberhasilan proyek Anda.

Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk menerapkan sistem yang tepat dalam membuat dokumen penawaran proyek secara akurat. Hal tersebut dapat membantu mencegah berbagai masalah seperti di atas. Namun, bagaimana peran dan cara membuat dokumen tender yang komprehensif agar sesuai dengan kebutuhan?

Dalam artikel ini, kami akan membahas beragam jenis dokumen tender proyek, cara membuat, hingga solusi canggih yang dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi penyusunan dokumen tender. Informasi ini diharapkan menjadi pertimbangan untuk mengoptimalkan operasi tender proyek Anda.

Key Takeaways

• Dokumen tender proyek adalah dokumen hukum yang merinci spesifikasi proyek, persyaratan, dan kriteria evaluasi untuk membantu perusahaan menyusun penawaran yang kompetitif.
• Peran dokumen tender proyek yaitu memberikan transparansi, dasar pengambilan keputusan, dan meminimalkan risiko hukum dalam proyek konstruksi.
• Jenis dokumen tender utama meliputi surat penawaran, bill of quantities (BOQ), profil perusahaan, proposal teknis, dan kebijakan asuransi.
• ScaleOcean, solusi sistem konstruksi terbaik untuk mengotomatiskan pembuatan dan pengelolaan dokumen tender proyek.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Dokumen Tender Proyek?

Dokumen tender proyek adalah sejumlah dokumen resmi yang menjadi pedoman utama dalam proses pengadaan sebuah proyek konstruksi. Fungsi utamanya untuk menyediakan informasi dan arahan yang lengkap bagi para kontraktor agar dapat menyusun penawaran yang akurat.

Di dalamnya, termuat detail krusial mengenai spesifikasi proyek, ruang lingkup pekerjaan, jadwal, serta persyaratan teknis dan administratif yang harus dipatuhi. Melalui dokumen ini, semua pihak memiliki pemahaman yang seragam mengenai proyek yang akan dilaksanakan.

Beberapa tujuan utama diberlakukannya dokumen tender proyek dalam konstruksi meliputi:

• Menarik Penawaran: Dengan adanya dokumen berikut, perusahaan tidak perlu secara manual mencari vendor untuk memenuhi kebutuhannya, melainkan mendapatkan penawaran secara pasif dari beberapa penyedia yang telah di-shortlist.
• Memberikan Informasi Proyek: Dokumen-dokumen tender berisi tentang segala informasi seputar proyek tertentu, sehingga membantu vendor dalam menyusun dokumen penawaran dengan lebih baik.
• Evaluasi Penawaran: Ketika periode penerimaan penawaran telah berakhir, perusahaan dapat menganalisa masing-masing offer yang didapatkan untuk menentukan penyedia dengan kualitas yang sesuai dan harga paling kompetitif.

Baca juga: Apa itu RFI (Request for Information) Proyek dan Prosesnya?

Peran Penting Dokumen Tender Proyek di Bidang Konstruksi

Dokumen tender proyek memegang peranan penting untuk menjaga transparansi, keadilan, dan efisiensi dalam proses pengadaan, baik untuk proyek konstruksi maupun pengadaan barang atau jasa.

Dokumen pelelangan proyek konstruksi ini menjadi panduan bagi seluruh pihak terkait, seperti pemilik proyek, penyedia jasa, dan kontraktor, dalam memahami lingkup, persyaratan, dan kriteria evaluasi proyek. Selain itu, tahap aanwijzing biasanya diadakan setelah dokumen tender dibagikan agar peserta bisa memperoleh penjelasan lebih rinci.

Berikut adalah peran penting dokumen tender proyek:

1. Transparansi Proyek

Di contoh dokumen tender proyek konstruksi harus memberikan gambaran jelas mengenai spesifikasi proyek, jadwal, dan persyaratan teknis. Hal ini membantu semua peserta tender memahami ekspektasi dari pihak pemilik proyek, mengurangi risiko salah komunikasi, dan memastikan setiap penawaran yang diajukan sesuai kebutuhan proyek.

2. Dasar Pengambilan Keputusan

Pihak pemilik proyek menggunakan dokumen tender proyek sebagai acuan untuk mengevaluasi proposal dari berbagai perusahaan konstruksi. Dokumen ini mencakup kriteria evaluasi, seperti harga, kualitas, dan pengalaman kontraktor, yang menjadi dasar pemilihan penawaran terbaik.

3. Meminimalkan Risiko Hukum

Dengan merinci hak dan kewajiban setiap pihak secara jelas, dokumen penawaran proyek membantu meminimalkan risiko sengketa hukum selama dan setelah pelaksanaan proyek. Sebagai contoh SPK proyek, dokumen ini memberikan pedoman yang jelas bagi kontraktor dan pemilik proyek untuk menyelesaikan masalah yang mungkin timbul, sehingga menjaga kelancaran proyek dan mengurangi potensi konflik.

Jenis Dokumen Tender Proyek Konstruksi

Dokumen tender proyek konstruksi umumnya terbagi dalam dua kategori utama, yaitu dokumen yang disusun oleh pemilik proyek (owner) dan dokumen yang disiapkan oleh peserta tender (kontraktor). Kedua jenis dokumen ini mencakup berbagai aspek proyek, mulai dari persyaratan teknis, administrasi, hingga penawaran harga.

1. Dokumen yang Disiapkan oleh Owner (Penyedia Jasa)

a. Surat Penawaran Proyek

Surat penawaran proyek ini menjadi acuan klien dalam mengevaluasi dan membandingkan penawaran yang masuk. Maka dari itu, penyusunan yang detail dan informatif dapat memperkuat posisi perusahaan agar lebih dipertimbangkan sebagai mitra yang sesuai dengan kebutuhan proyek.

Berikut terlampir contoh dokumen penawaran tender proyek:

b. Bill of Quantities (BOQ)

Bill of Quantities (BOQ) merupakan dokumen yang mencantumkan daftar item pekerjaan dan volume dalam proyek. Dokumen ini memuat deskripsi, jumlah, serta satuan material dan pekerjaan yang harus dilaksanakan sesuai kebutuhan proyek.

BOQ berperan penting sebagai acuan dalam menghitung estimasi biaya konstruksi dan biasanya disusun oleh quantity surveyor atau arsitek. Selain itu, BOQ juga memuat rincian pekerjaan tiap ruang, seperti ruang tamu atau kamar tidur, guna memastikan efisiensi biaya dan kualitas.

Berikut terlampir contoh dokumen penawaran tender BOQ:

c. Gambar Desain atau Perencanaan

Selain itu, gambar desain berfungsi sebagai alat visual yang menggambarkan secara rinci aspek teknis dari suatu proyek. Selain itu, dokumen penawaran proyek ini membantu peserta lelang memahami spesifikasi pekerjaan serta memastikan hasil akhir sesuai ekspektasi pemilik proyek.

d. Syarat Administrasi Lelang

Contoh dokumen penawaran teknis konstruksi ini memuat ketentuan administratif yang wajib dipatuhi seluruh peserta lelang. Biasanya, isinya mencakup syarat legalitas perusahaan, prosedur pendaftaran, hingga ketentuan teknis yang harus dipenuhi sebelum proses seleksi dilaksanakan.

e. Dokumen Lelang Lainnya

Selain gambar desain dan syarat administrasi, dokumen lelang lainnya juga memiliki peran penting. Biasanya, jenis dokumen penawaran tender ini berisi rincian lingkup pekerjaan, durasi pelaksanaan proyek, hingga informasi tambahan yang dibutuhkan peserta untuk menyusun penawaran.

2. Dokumen Penawaran Tender Peserta Lelang

a. Surat Penawaran

Surat penawaran merupakan dokumen resmi yang menyatakan kesanggupan peserta menjalankan proyek dengan nilai harga yang telah diajukan. Dokumen ini menjadi acuan bagi penyelenggara untuk menilai keseriusan serta komitmen peserta mengikuti proses lelang.

Selain itu, pemahaman terkait cara mengikuti tender proyek online juga penting agar peserta dapat menyiapkan dokumen penawaran secara tepat. Dengan begitu, perusahaan bisa mengikuti seluruh tahapan dengan benar dan meningkatkan peluang untuk memenangkan proyek.

b. Dokumen Kualifikasi

Dokumen kualifikasi berisi data terkait profil perusahaan, mulai dari rekam jejak, pengalaman, hingga kapasitas sumber daya. Selain itu, informasi ini juga menjadi pertimbangan bagi penyelenggara dalam menilai kelayakan peserta menjalankan proyek secara optimal.

c. Proposal Teknis

Proposal teknis menjelaskan secara rinci rencana pelaksanaan pekerjaan, termasuk metode, jadwal, dan alokasi sumber daya. Dokumen ini memberikan gambaran yang lebih konkret kepada penyelenggara terkait kesiapan peserta dalam memenuhi target dan standar yang ditetapkan.

Komponen dalam Dokumen Tender Proyek Konstruksi

Dokumen tender proyek konstruksi mencakup berbagai komponen yang disusun untuk memberikan informasi lengkap dan jelas kepada calon peserta tender. Komponen tersebut berisi informasi tentang proyek, persyaratan, spesifikasi teknis, serta prosedur dan ketentuan administrasi.

Selain itu, Studi AHP menemukan empat elemen utama dalam dokumen tender berkualitas, seperti spesifikasi (12%), gambar teknis (27,5%), Bill of Quantities/Bill of Quantities (46,7%), dan syarat kontrak (13,8%)

Secara umum, isi dokumen tender proyek meliputi:

1. Surat Undangan Tender (Invitation to Tender)

Bagian ini merupakan dokumen pembuka yang secara resmi mengundang kontraktor untuk berpartisipasi dalam proses tender. Surat ini berisi informasi dasar seperti nama proyek, nama pemilik proyek, ringkasan lingkup pekerjaan, jadwal penting (tanggal deadline penawaran, tanggal aanwijzing), dan kontak person untuk pertanyaan lebih lanjut.

2. Instruksi kepada Peserta Tender (Instructions to Tenderers)

Bagian ini memberikan panduan detail kepada kontraktor mengenai proses tender. Cakupan instruksi meliputi tata cara pengajuan penawaran, format dokumen yang harus diserahkan, kriteria evaluasi penawaran, persyaratan kualifikasi kontraktor, aturan aanwijzing (penjelasan proyek), dan informasi penting lainnya terkait prosedur tender.

3. Formulir Penawaran (Form of Tender)

Ini adalah format standar yang harus diisi oleh kontraktor untuk mengajukan penawaran harga. Formulir ini biasanya mencakup identitas kontraktor, harga penawaran total, jangka waktu pelaksanaan proyek, masa berlaku penawaran, dan pernyataan kesanggupan untuk mematuhi semua persyaratan tender.

4. Syarat dan Ketentuan Kontrak (Conditions of Contract)

Ini adalah draf lengkap perjanjian kontrak yang akan mengikat pemilik proyek dan kontraktor terpilih. Bagian ini memuat klausul-klausul penting terkait hak dan kewajiban kedua belah pihak, mekanisme pembayaran, prosedur perubahan pekerjaan, penyelesaian sengketa, asuransi, jaminan pelaksanaan, dan aspek legal lainnya yang mendefinisikan hubungan kontraktual.

5. Spesifikasi Teknis (Specification)

Bagian ini memuat deskripsi rinci mengenai persyaratan teknis pekerjaan konstruksi. Spesifikasi ini menjabarkan standar kualitas material, metode pelaksanaan, standar mutu pekerjaan, acuan norma dan regulasi teknis yang berlaku, serta detail teknis lainnya yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan proyek.

6. Gambar Desain (Drawings)

Dokumen ini menyajikan representasi visual proyek konstruksi dalam bentuk gambar teknis. Gambar desain mencakup berbagai jenis gambar seperti gambar arsitektur, gambar struktur, gambar mekanikal, elektrikal, dan plumbing (MEP), serta gambar detail lainnya yang menggambarkan bentuk, dimensi, dan tata letak bangunan atau infrastruktur yang akan dibangun.

7. Daftar Kuantitas dan Harga (Bill of Quantities/Schedule of Rates)

Ini adalah dokumen yang merinci kuantitas setiap item pekerjaan konstruksi beserta format harga satuan atau harga total. Bill of Quantities (BoQ) umumnya digunakan untuk proyek dengan lingkup pekerjaan yang terukur jelas, sementara Schedule of Rates lebih fleksibel untuk proyek dengan jenis pekerjaan yang bervariasi dan harga satuan yang dinegosiasikan. Dokumen ini menjadi dasar bagi kontraktor untuk menyusun rincian harga penawaran.

8. Jadwal Pelaksanaan Proyek (Construction Schedule)

Dokumen ini memuat rencana waktu pelaksanaan proyek secara keseluruhan dan tahapan pekerjaan. Jadwal ini biasanya disajikan dalam bentuk bar chart (Gantt chart) atau network diagram (CPM/PERT), menunjukkan durasi setiap aktivitas, urutan pekerjaan, dan milestone penting proyek.

9. Informasi Tambahan dan Lampiran (Appendices)

Bagian ini memuat informasi pendukung atau tambahan yang relevan dengan proyek. Contohnya meliputi informasi kondisi lokasi proyek (laporan investigasi tanah, kondisi lingkungan), perizinan yang telah diperoleh, daftar standar dan regulasi yang berlaku, serta dokumen pendukung lainnya yang memperjelas konteks dan persyaratan proyek.

Memahami komponen-komponen dokumen tender proyek secara menyeluruh adalah kunci bagi kontraktor untuk dapat menyusun penawaran yang komprehensif, kompetitif, dan sesuai dengan harapan pemilik proyek, sehingga meningkatkan peluang keberhasilan dalam memenangkan tender.

Kesalahan dalam Pembuatan Dokumen Tender Proyek

Dalam pembuatan dokumen tender terjadinya kesalahan dapat menyebabkan berbagai masalah selama pelaksanaan proyek konstruksi. Beberapa kesalahan umum yang perlu dihindari antara lain:

1. Spesifikasi Kurang Detail

Spesifikasi yang ambigu atau terlalu umum sering menyebabkan kebingungan di antara kontraktor. Hal ini dapat memicu penafsiran yang berbeda mengenai ruang lingkup pekerjaan, sehingga hasil akhir proyek tidak sesuai dengan harapan pemilik atau perusahaan konstruksi. Untuk itu penggunaan aplikasi untuk kontraktor dapat membantu Anda dalam mengotomatiskan seluruh pengelolaan proyek, dari sumber daya, alat konstruksi, timeline, hingga budget proyek secara efisien.

2. Kekurangan Informasi Penting

Beberapa contoh dokumen penawaran tender gagal mencantumkan informasi krusial, seperti jadwal proyek, anggaran, atau persyaratan material tertentu. Hal ini dapat menghambat kontraktor dalam menyiapkan dokumen penawaran yang akurat, memungkinkan terjadinya perubahan di kemudian hari.

3. Tidak Memasukkan Kriteria Penilaian yang Jelas

Kesalahan umum lain terjadi adalah tidak adanya kriteria evaluasi yang jelas. Jika kriteria penilaian tidak dirumuskan dengan baik, perusahaan konstruksi atau pemilik proyek mungkin kesulitan memilih penawaran yang paling sesuai, dan proses seleksi kontraktor bisa menjadi subjektif dan tidak transparan.

4. Perkiraan Anggaran yang Tidak Realistis

Di dokumen proposal anggaran dana tender, anggaran yang tidak realistis sering kali disebabkan oleh perhitungan awal yang kurang tepat. Hal ini dapat membuat proyek mengalami pembengkakan biaya atau bahkan kegagalan konstruksi karena progres terhambat dan kekurangan dana.

Untuk menghindari masalah ini, penggunaan aplikasi rab bangunan dapat membantu dalam menghitung dan merencanakan anggaran secara lebih akurat, memberikan prediksi biaya yang lebih tepat, serta memantau pengeluaran proyek secara real-time untuk menjaga agar proyek tetap sesuai anggaran dan jadwal yang telah ditentukan.

5. Tidak Mengikuti Peraturan dan Standar yang Berlaku

Contoh dokumen tender proyek konstruksi juga harus mematuhi peraturan hukum dan standar industri yang berlaku. Kesalahan dalam mematuhi regulasi, seperti izin atau persyaratan lingkungan, dapat mengakibatkan penundaan atau masalah hukum di tengah pelaksanaan proyek.

Untuk meminimalkan risiko tersebut, perusahaan dapat memanfaatkan software konstruksi terbaik, seperti ScaleOcean. Dengan sistem yang terintegrasi, pembuatan dokumen tender jadi lebih akurat, rapi, dan sesuai standar yang dibutuhkan dalam proses pengadaan proyek.

Cara Membuat Dokumen Tender Proyek Konstruksi

Cara membuat dokumen tender yang efektif memerlukan perencanaan yang cermat dan pemahaman mendalam mengenai kebutuhan proyek. Hal ini penting dalam cara mendapatkan tender proyek yang optimal dalam bisnis. Berikut adalah langkah-langkah penting yang bisa diikuti:

1. Identifikasi Kebutuhan Proyek

Langkah awal dalam pembuatan dokumen tender proyek adalah memahami ruang lingkup proyek secara keseluruhan. Hal ini mencakup penentuan spesifikasi teknis, waktu pelaksanaan, anggaran yang tersedia, dan kualifikasi kontraktor yang dibutuhkan.

2. Siapkan Deskripsi Proyek yang Mendetail

Deskripsi proyek harus mencakup informasi lengkap tentang pekerjaan yang akan dilakukan. Sertakan rincian mengenai material yang diperlukan, metode konstruksi, standar kualitas, dan persyaratan keselamatan. Dokumen penawaran proyek juga harus menjelaskan lokasi, luas lahan, serta kondisi lingkungan di sekitar proyek.

3. Tentukan Kriteria Evaluasi

Untuk memudahkan proses seleksi kontraktor, tentukan kriteria evaluasi yang jelas sejak awal. Kriteria ini bisa mencakup pengalaman kontraktor, harga penawaran, kualitas pekerjaan sebelumnya, dan reputasi di industri. Dengan begitu, pemilik proyek dapat membuat keputusan yang lebih objektif.

4. Sertakan Jadwal Proyek dan Batas Waktu

Jadwal proyek yang mencakup tahapan-tahapan utama serta batas waktu penyelesaian setiap tahapan perlu dijelaskan dengan rinci. Hal ini membantu kontraktor merencanakan pekerjaan mereka dan memastikan proyek berjalan sesuai waktu yang ditetapkan.

5. Pastikan Kepatuhan terhadap Peraturan

Terakhir, pastikan contoh dokumen tender proyek mematuhi semua peraturan hukum dan standar yang berlaku, seperti izin bangunan, persyaratan lingkungan, serta regulasi terkait keselamatan kerja. Dengan menggunakan software manajemen konstruksi, Anda dapat lebih mudah mengelola dan memastikan setiap dokumen sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Hal ini penting untuk menjaga integritas proyek Anda.

Otomatiskan Pembuatan Dokumen Tender Proyek Dengan Software ScaleOcean

ScaleOcean adalah software konstruksi yang menawarkan solusi lengkap untuk mengotomatiskan pembuatan dokumen penawaran proyek, yang mencakup penyusunan persyaratan tender, spesifikasi proyek, dan kontrak. Dengan manajemen dokumen yang terpusat, Anda dapat meminimalisir risiko kehilangan dokumen penting atau kesalahan penyusunan.

Sebagai vendor yang telah dipercaya oleh berbagai klien ternama di industri konstruksi, ScaleOcean juga menawarkan demo gratis untuk membuktikan keandalan fitur-fitur canggih yang dikembangkan oleh tim expert dalam membantu perusahaan mencapai kesuksesan proyek mereka. Berikut adalah fitur Software Konstruksi ScaleOcean:

• Tender & Bid Management: mempermudah pengelolaan proses tender dan penawaran proyek konstruksi secara terpusat dan terorganisir.
• Project Management: mengelola setiap tahapan proyek konstruksi, memastikan waktu dan anggaran tetap terkendali.
• Work In Progress (WIP) & Construction In Progress (CIP): melacak perkembangan proyek secara real-time untuk memantau status pekerjaan dan anggaran.
• Contract Management: mengelola kontrak proyek konstruksi dengan fitur pelacakan, perubahan, dan pembaruan secara otomatis.
• e-Procurement: mengotomatisasi proses pengadaan barang, memastikan pembelian material tepat waktu dan sesuai kebutuhan proyek.
• Financial Management: mengontrol dan melacak biaya operasional proyek serta membandingkan plan vs actual cost secara akurat.
• Material Stock Tracking: melacak persediaan material secara real-time untuk mencegah kekurangan atau kelebihan stok yang tidak efisien.

Kesimpulan

Pembuatan dokumen tender proyek yang tepat sangat penting untuk kesuksesan suatu proyek. Dengan pengelolaan dokumen yang terpusat akan mengurangi risiko kesalahan, sehingga memastikan semua persyaratan tender terpenuhi tepat waktu dan meningkatkan peluang keberhasilan proyek yang Anda jalankan.

Software Konstruksi ScaleOcean menjadi solusi terbaik untuk otomatiskan pembuatan dan pengelolaan dokumen proyek Anda secara terpusat. Dapatkan demo gratis sekarang dan temukan bagaimana tim ScaleOcean dapat membantu menyederhanakan proses tender, meningkatkan akurasi, dan mempercepat penyelesaian proyek Anda.