10 Cara dan Tips Memenangkan Tender Proyek Konstruksi

Dalam menjalankan proyek, setiap vendor pasti mencari tender terbaik yang dapat memberikan keuntungan jangka panjang. Memenangkan tender tidak hanya membutuhkan penawaran harga yang kompetitif, tetapi juga kemampuan untuk memenuhi kebutuhan klien dengan solusi yang tepat. Untuk itu, penting untuk memahami tips memenangkan tender yang sesuai dan terbaik.

Vendor yang dapat membangun hubungan baik dengan klien dan menanggapi kebutuhan mereka dengan cepat akan lebih mudah mendapatkan kepercayaan untuk memenangkan tender dan proyek-proyek besar di masa depan.

Dilansir dari Four BT, rata‑rata bid win rate untuk kontraktor konstruksi adalah sekitar 25%, yang berarti dari 10 tawaran yang diajukan, biasanya sekitar 2–3 proyek dimenangkan. Namun, angka ini dapat bervariasi tergantung jenis proyek dan strategi tender yang diterapkan.

Untuk berhasil dalam tender, banyak hal yang harus diperhatikan dan dilakukan. Penting untuk memahami dokumen tender dengan baik, menyusun penawaran yang detail dan tepat. Pahami beberapa tips dan cara memenangkan tender ini untuk meningkatkan kemungkinan terpilih, berikut diantaranya:

Key Takeaways

• Tonjolkan keunggulan penawaran dengan jelas, termasuk rincian proses, biaya, dan estimasi waktu penyelesaian, untuk menarik perhatian klien.
• Menyiapkan dokumen yang lengkap dan kompetitif adalah faktor penting, termasuk profil perusahaan, sertifikasi, portofolio proyek, dan dokumen teknis yang relevan.
• Harga yang kompetitif harus mencerminkan nilai yang ditawarkan, dengan transparansi dalam struktur harga untuk membangun kepercayaan.
• Software konstruksi ScaleOcean membantu mengelola anggaran, timeline, dan dokumentasi proyek secara terintegrasi, memudahkan koordinasi tim, serta pemantauan progres proyek dengan efisiensi tinggi.

Coba Demo Gratis!

1. Pahami Ketentuan Tender dan Buat Perencanaan 

Agar menang tender, hal pertama yang perlu dipahami vendor adalah syarat dan ketentuan yang ditetapkan dalam dokumen tender. Syarat dan ketentuan ini mencakup detail kualifikasi yang diperlukan, jangka waktu penyelesaian, standar kualitas, dan aspek keuangan.

Vendor harus memastikan dapat memenuhi semua persyaratan tersebut sebelum mengajukan penawaran. Analisis juga dokumen tender dengan cermat sehingga bisa mengidentifikasi area kunci yang perlu ditekankan dalam proposal nantinya.

Langkah selanjutnya adalah melakukan perencanaan yang matang. Mulailah dengan mengidentifikasi peluang tender dengan benar dan melakukan peninjauan menyeluruh terhadap persyaratan serta ruang lingkup tender. Evaluasi pesaing dan tentukan apakah spesifikasi serta tujuan strategis tender ini menguntungkan.

Pastikan semua dokumentasi terbaru telah disiapkan dan diperiksa ulang. Mengingat pengajuan penawaran sering memakan waktu lebih lama dari yang diperkirakan, sebaiknya kirimkan penawaran satu atau dua hari sebelum batas waktu untuk menghindari keterlambatan.

2. Tonjolkan Keunggulan dan Manfaat Penawaran

Saat mengajukan penawaran, peserta tender harus dengan jelas menjelaskan apa yang akan dikerjakan dalam proyek tersebut. Penawaran harus mencakup rincian tentang proses, biaya, dan estimasi waktu penyelesaian yang transparan.

Penting untuk tetap fokus pada kebutuhan calon klien dengan mencari tahu apa yang mereka inginkan dan mengajukan pertanyaan yang tepat untuk memahami masalah mereka. Untuk bisa memberikan inovasi terbaik, vendor atau supplier perlu melakukan riset pasar dan memahami kebutuhan spesifik perusahaan.

Selain itu, pastikan untuk memberikan bukti keahlian dan pengalaman yang dimiliki perusahaan Anda, guna meyakinkan calon klien. Jelaskan dengan jelas manfaat yang akan mereka peroleh dari perusahaan Anda, serta apa yang membedakan penawaran Anda dengan yang diberikan oleh perusahaan lain.

Penting juga untuk menunjukkan kalau tim Anda memiliki keahlian dan pengalaman dalam mengimplementasikan inovasi tersebut secara sukses. Oleh karena itu, Anda juga perlu menyertakan rencana implementasi yang rinci, termasuk timeline, sumber daya yang diperlukan, dan strategi mitigasi risiko dalam proposal yang diajukan.

3. Bentuk Tim yang Berpengalaman

Terakhir, strategi untuk menang tender adalah membentuk tim yang berpengalaman. Dengan adanya tim yang terdiri dari para ahli dan berpengalaman, maka perusahaan merasa lebih yakin karena proyek akan ditangani secara profesional.

Keahlian yang beragam dalam tim, seperti manajemen proyek, keahlian teknis, dan pengalaman industri adalah kunci untuk membuktikan bahwa Anda memiliki sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tender dengan sukses.

Tunjukkan pula bagaimana tim Anda akan bekerja sama secara efektif, termasuk sistem koordinasi, komunikasi, dan pembagian tugas yang jelas. Cara ini tidak hanya menunjukkan kemampuan kerja tim vendor, tetapi juga memberikan gambaran bagi perusahaan cara proyek akan dikelola dan dikembangkan.

4. Siapkan Dokumen yang Lengkap dan Kompetitif

Tips berikutnya yang bisa dilakukan agar vendor menang tender adalah menyiapkan dokumen yang dibutuhkan secara lengkap dan rinci. Dokumen ini umumnya mencakup profil perusahaan, sertifikat kualifikasi, portofolio proyek sebelumnya, dan dokumen teknis yang relevan.

Pastikan setiap dokumen yang diserahkan sudah sesuai dengan persyaratan. Jika, Anda terlambat atau tidak melengkapi dokumen tersebut, pengajuan Anda bisa jadi ditolak atau ada penilaian lain yang tidak menguntungkan.

Selain kelengkapan, ketepatan informasi dalam dokumen juga sangat penting. Vendor harus memverifikasi semua data dan informasi yang disertakan. Perhatikan detail keuangan, referensi proyek, dan informasi teknis.

Dokumen teknis seperti proposal proyek, gambaran teknis, dan jadwal pelaksanaan harus disiapkan dengan detail karena aspek-aspek ini sering kali menjadi penilaian utama dalam proses tender.

Setelah menyiapkan dokumen, lakukan pemeriksaan ulang secara menyeluruh untuk menghindari kesalahan kecil yang bisa merusak reputasi. Review ini membantu memastikan bahwa semua informasi telah tercatat dengan benar dan dokumen siap diajukan tanpa kekurangan.

Baca juga: 7 Tahapan Proyek Konstruksi dari Perencanaan hingga Penyelesaian

5. Lakukan Riset Pasar dan Pesaing

Melakukan riset pasar dan pesaing sangat penting untuk mengetahui kondisi pasar serta posisi Anda dibandingkan dengan kompetitor. Analisis SWOT dapat membantu mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan, serta peluang dan ancaman di pasar.

Dengan memahami keunggulan dan kekurangan pesaing, Anda dapat merumuskan strategi yang menonjolkan diferensiasi produk atau layanan Anda, sehingga meningkatkan daya saing dan peluang memenangkan tender.

6. Buktikan dan Tunjukkan, Jangan Hanya Ceritakan

Jangan berasumsi bahwa pemilik tender hanya ingin mendengar perkataan tanpa bukti. Memberikan pernyataan saja tidak cukup, Anda perlu menunjukkan contoh konkrit seperti daftar klien yang sudah ditangani atau penghargaan yang pernah diterima. Ini memberikan keyakinan lebih kepada penyelenggara tender.

Bukti nyata seperti portofolio, testimoni, atau rekam jejak sangat krusial untuk memperkuat penawaran Anda. Informasi pendukung ini menunjukkan bahwa Anda memiliki pengalaman dan keahlian yang relevan, yang memudahkan pemilik tender dalam membuat keputusan.

Selain itu, banyak pemilik tender yang mensyaratkan calon peserta untuk memiliki sertifikasi resmi, seperti ISO, untuk meningkatkan kredibilitas dan kepercayaan. Menyertakan bukti sertifikasi ini menunjukkan bahwa perusahaan Anda mematuhi standar kualitas yang diakui secara internasional.

7. Tawarkan Harga yang Kompetitif

Menawarkan harga yang kompetitif adalah salah satu strategi lainnya untuk menang tender. Namun hal ini harus dilakukan dengan bijak. Harga yang Anda ajukan wajib mencerminkan kualitas dan nilai yang ditawarkan.

Penting bagi vendor untuk mempertimbangkan juga biaya operasional dan margin keuntungan yang wajar. Oleh karena itu, untuk mendapatkan harga yang tepat, lakukan riset pasar secara menyeluruh.

Anda harus menghindari penawaran harga yang terlalu rendah hanya untuk menarik perhatian perusahaan. Sebab cara ini bisa berdampak negatif karena tentu Anda akan kesulitan untuk menyediakan layanan atau barang yang berkualitas. Lebih parahnya dapat menimbulkan keraguan bagi perusahaan tentang kredibilitas Anda.

Selain menetapkan harga yang kompetitif, coba untuk menawarkan nilai tambah yang menguntungkan perusahaan. Misalnya layanan purna jual, jaminan kualitas, atau fitur inovatif yang membedakan Anda dengan kompetitor.

Selain itu, tunjukkan transparansi dalam struktur harga dengan menyediakan rincian biaya yang jelas. Keterbukaan ini dapat membangun kepercayaan dan menunjukkan integritas vendor.

8. Siapkan Presentasi yang Meyakinkan

Presentasi yang meyakinkan dapat menjadi pembeda antara memenangkan atau kalah dalam tender. Fokuskan presentasi pada keunggulan perusahaan Anda, seperti pengalaman, kualitas, dan inovasi yang Anda tawarkan. Jelaskan secara jelas bagaimana solusi yang Anda tawarkan dapat memenuhi kebutuhan klien.

Pastikan tim Anda siap menjawab pertanyaan secara profesional dan menunjukkan pemahaman mendalam tentang proyek yang diajukan. Persiapan matang ini akan meningkatkan kepercayaan klien terhadap kemampuan Anda.

Selain itu, admin tender juga bertugas dalam mempersiapkan dan menyusun materi presentasi yang mendukung keberhasilan penawaran. Admin bertanggung jawab memastikan seluruh data teknis, keuangan, dan administratif tersusun rapi serta mudah dipahami oleh tim presentasi.

9. Patuhi Aturan dan Etika

Penting untuk selalu mematuhi aturan dan etika bisnis dalam setiap tahap tender. Hindari praktik korupsi atau tindakan tidak jujur yang dapat merusak reputasi perusahaan. Proses tender harus dilakukan secara transparan, adil, dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Etika yang baik tidak hanya meningkatkan peluang memenangkan tender, tetapi juga menjaga hubungan yang baik dengan klien dan pihak berwenang, serta mendukung keberlanjutan bisnis Anda.

10. Pastikan Mengirim Penawaran Tepat Waktu

Penting untuk memastikan penawaran dikirimkan tepat waktu. Tidak ada perusahaan yang akan mempertimbangkan penawaran yang diterima setelah batas waktu penutupan. Mengirimkan penawaran setelah waktu yang ditentukan dapat merugikan peluang Anda dan menunjukkan kurangnya profesionalisme.

Agar lebih aman, hindari menunggu hingga menit terakhir untuk mengirimkan proposal. Mengirimkan penawaran lebih awal memberikan cukup waktu untuk menangani masalah yang mungkin timbul, seperti kesalahan teknis atau masalah pengiriman, serta memberi kesan bahwa Anda serius dan terorganisir dalam mengikuti proses tender.

Setelah proses tender selesai, penting untuk melakukan evaluasi pasca-tender. Ambil pelajaran dari setiap tender, baik menang maupun kalah, untuk perbaikan berkelanjutan. Proses review ini membantu meningkatkan kualitas penawaran Anda di masa depan dan memperbaiki area yang perlu diperbaiki dalam proposal atau strategi tender.

Untuk mendukung proses tender, Software Construction ScaleOcean membantu memantau tenggat waktu, mengelola dokumen, dan mengotomatiskan penawaran. Fitur manajemen proyek dan kolaborasi terintegrasi memastikan setiap tahapan berjalan tepat waktu dan sesuai standar.

Kesimpulan

Memenangkan tender proyek memerlukan strategi yang matang. Maka dari itu, penting bagi Anda memahami apa saja persyaratan dan tips memenangkan tender, agar mendapatkan peluang kesuksesan yang semakin besar.

Dalam analisis akademik terhadap 2.296 percobaan bidding untuk proyek pemerintah, ScienceDirect mencatat bahwa success rate tender publik hanya sekitar 13,3%, yang menunjukkan tingkat kompetisi yang sangat tinggi dalam proses tender tersebut.

Untuk mempermudah proses manajemen proyek dan memastikan setiap langkah dijalankan dengan efisien, menggunakan software manajemen proyek ScaleOcean menjadi solusi terbaik yang dapat membantu mengelola anggaran, timeline, dan dokumentasi secara terintegrasi.

ScaleOcean menyediakan alat yang memudahkan koordinasi tim, pemantauan progres proyek, dan pengelolaan sumber daya, sehingga Anda dapat fokus pada pencapaian hasil yang optimal. Lakukan demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional ScaleOcean untuk dapatkan solusi terintegrasi dan menyeluruh ini!