8 Tugas Admin Tender dalam Proses Pengadaan di Perusahaan

Dalam pengelolaan procurement management, peran admin tender menjadi aspek penting dalam memaksimalkan dan menyelenggarakan proses pengadaan barang dan jasa secara efisien. Admin menjadi garda terdepan yang memiliki tugas dan tanggung jawab untuk memastikan setiap tahapan tendering dilakukan secara optimal.

Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih dalam mengenai peran serta tanggung jawab admin tender dalam mengoptimalkan proses procurement management, skill yang harus dimiliki, dan hal-hal penting yang tidak boleh dilewatkan oleh admin ini. Mari simak bersama penjelasan berikut!

Key Takeaways

• Admin tender adalah seorang individu atau tim yang bertanggung jawab atas manajemen proses tender, dari penyusunan, pemeriksaan, dan penyusunan dokumen tender.
• Tugas administator tender meliputi penyusunan dokumen, pengumuman, koordinasi antar divisi, manajemen jadwal, memastikan kepatuhan, komunikasi, evaluasi, pelaporan.
• Kualifikasi yang harus dimiliki seorang admin tender berupa keterampilan manajemen waktu, pemahaman regulasi, teliti, kerja sama, negosiasi, penggunaan teknologi.
• Seorang admin tender juga harus mampu mengoperasi perangkat lunak seperti e–procurement ScaleOcean untuk memaksimalkan efisiensi dan hasil operasi tendering.

Coba Demo Gratis!

Pengertian Admin Tender

Admin tender adalah seseorang atau pihak yang bertanggung jawab atas pengelolaan segala aspek dalam proses tender, yakni penyusunan, pengumuman, evaluasi, dan penyerahan dokumen tender. Pihak berikut memastikan bahwa keseluruhan proses berlangsung berdasarkan keinginan evaluator.

Namun, perlu diketahui bahwa tanggung jawab tender administrator berbeda-beda tergantung peran masing-masing pihak dalam sebuah proses. Contohnya, seorang admin tender di perusahaan yang menyelenggarakan tender (Evaluator) memiliki tugas yang berbeda dengan admin di perusahaan yang menawarkan jasanya (Bidder).

Spesifikasi tugasnya dapat Anda ketahui dengan rinci pada pembahasan selanjutnya.

Tugas Admin Tender dalam Perusahaan

Admin tender memiliki peran penting dalam memastikan proses tender berjalan lancar dan transparan. Tugas mereka meliputi penyusunan dokumen tender, pengumuman tender, memberikan informasi kepada peserta, evaluasi penawaran, dan akhirnya menentukan pemenang tender, yang semuanya harus dilakukan secara sistematis dan objektif:

1. Penyusunan Dokumen Tender

Sebelum mengumumkan tender kepada penyedia, admin tender perusahaan evaluator perlu menentukan terlebih dahulu segala kebutuhan yang ingin dipenuhinya, serta juga informasi rinci proyek dan persyaratan yang harus dipenuhi bidder. Dokumen tersebut kemudian akan diberikan kepada penyedia secara manual atau melalui aplikasi tender.

2. Pengumuman Tender

Ketika dokumen tender telah disusun secara optimal, tahapan selanjutnya adalah untuk mengumumkan tender kepada publik atau beberapa penyedia (vendor) yang telah ditentukan sebelumnya. Proses ini dapat dilakukan secara offline maupun online, namun cenderung berupa digital dikarenakan tingkat kemudahan dan jangkauannya yang lebih tinggi.

3. Koordinasi Internal dengan Tim Akuntansi dan Teknis

Admin harus bekerja sama dengan tim akuntansi dan teknis untuk memastikan bahwa penawaran tender yang diajukan sesuai dengan kemampuan perusahaan. Koordinasi ini penting untuk memvalidasi aspek keuangan dan teknis dalam dokumen tender, serta memastikan bahwa semua informasi yang diberikan akurat dan lengkap.

4. Manajemen Jangka Waktu Pengumpulan Penawaran

Masing-masing tender memiliki batas waktu pengumpulannya, sehingga perlu adanya manajemen waktu yang efektif. Tender administrator perlu memastikan bahwa segala dokumen yang akan diserahkan kepada perusahaan penyelenggara dilakukan sesuai tenggat waktu yang ditetapkan agar bisnis tidak kehilangan kesempatan berpatisipasi.

Dalam proses ini, admin juga harus memastikan surat penawaran disusun dan dikirimkan tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Surat penawaran menjadi dokumen utama yang mencerminkan keseriusan dan profesionalitas perusahaan dalam mengikuti tender, sekaligus menjadi dasar evaluasi oleh pihak penyelenggara.

5. Memastikan Kepatuhan Terhadap Persayaratan

Segala dokumen yang disusun oleh perusahaan harus dianalisa terlebih dahulu sebelum diserahkan kepada evaluator untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan yang telah ditetapkan oleh mereka. Proses berikut sangat penting untuk meningkatkan kemungkinan mendapatkan tender tersebut.

6. Menjalin Komunikasi yang Baik dengan Penyelenggara

Admin tender bertugas menjalin komunikasi yang efektif dengan penyelenggara untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai spesifikasi tender proyek yang diumumkan. Hal ini penting untuk memastikan pemahaman yang jelas tentang persyaratan teknis, administrasi, dan aspek lain yang diperlukan agar penawaran sesuai dengan ekspektasi.

7. Penerimaan dan Evaluasi Masing-masing Penawaran

Apabila periode penerimaan telah berakhir, tender administrator akan mengumpulkan semua penawaran yang diterima dan mulai menganalisanya. Proses evaluasi ini dilakukan secara objektif dan transparan untuk memastikan terpenuhinya segala ketentuan yang telah dilampirkan.

Selain itu, admin tender juga perlu memastikan bahwa seluruh calon penyedia yang diundang berasal dari daftar approved vendor list perusahaan. Ini berfungsi sebagai acuan bahwa vendor yang berpartisipasi telah melalui proses verifikasi dan memiliki rekam jejak yang sesuai dengan standar kualitas dan kepatuhan yang ditetapkan perusahaan.

8. Menyusun Laporan Hasil Tender

Setelah keseluruhan proses tender telah berakhir dan satu atau beberapa penyedia telah ditentukan, maka admin tender perlu menyusun sebuah laporan hasil tender untuk diberikan kepada pimpinan perusahaan. Hal ini juga akan digunakan sebagai bahan referensi untuk proses tender selanjutnya.

Keahlian yang Perlu Dimiliki Admin Tender

Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dalam mengelola tender baik secara administratif maupun fisik, admin perlu menguasai sejumlah keterampilan untuk dapat meningkatkan kualitas serta kinerja yang dihasilkan. Berikut keahlian penting yang harus dimiliki oleh admin tendering:

1. Keterampilan dalam Manajemen Waktu

Seperti yang telah dinyatakan sebelumnya, manajemen waktu merupakan sebuah kemampuan penting yang perlu dimiliki admin untuk memastikan terkumpulnya segala dokumen secara tepat waktu. Hal ini terutama penting apabila bisnis sedang mengincar beberapa tender secara sekaligus.

2. Pemahaman Hukum dan Regulasi Tender

Penting untuk memiliki pemahaman yang mendalam tentang hukum dan regulasi yang mengatur proses pengadaan. Hal ini termasuk peraturan tentang etika dan integritas, yang akan memastikan bahwa semua dokumen tender disusun sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan mencegah potensi masalah hukum.

3. Bersifat Teliti dan Detail-oriented

Sifat ini merupakan suatu hal yang krusial dimiliki oleh seorang pekerja atau calon admin tender. Adanya ketelitian memungkinkan penyusunan dokumen tender lebih akurat sesuai dengan persyaratan yang berlaku, beserta juga membantu dalam proses evaluasi setiap penawaran yang masuk untuk menentukan penawaran yang paling kompetitif.

4. Kemampuan Bekerja Sama dengan Tim

Pengelolaan tim yang efektif adalah kunci untuk kelancaran proses tender. Keterampilan organisasi dan perencanaan akan memastikan bahwa semua sumber daya teralokasi dengan baik, dan perubahan dalam proyek dapat direspons dengan cepat, meminimalkan potensi keterlambatan atau kesalahan.

5. Kemampuan Negosiasi dan Komunikasi

Komunikasi yang jelas dan keterampilan negosiasi sangat penting untuk menjembatani perbedaan antara pihak-pihak terkait. Kemampuan ini memungkinkan Anda menjelaskan kebutuhan perusahaan dengan baik, serta mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan dan mengatasi kekhawatiran yang muncul selama proses tender.

6. Kemampuan Menggunakan Microsoft Office

Kemampuan mengoperasikan Microsoft Office, terutama Excel, Word, dan PowerPoint, sangat penting bagi admin tender. Excel digunakan untuk analisis data dan pengelolaan anggaran, Word untuk menyusun dokumen resmi, dan PowerPoint untuk presentasi hasil tender. Keahlian ini mempermudah penyusunan laporan yang efisien dan profesional.

Hal yang Harus diperhatikan Admin Tender

Selain skill dan tugas yang harus penting untuk diawasi, admin tendering juga harus fokus pada aspek-aspek kritis dalam memastikan keberhasilan proses pengadaan. Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam menjaga kualitas, efisiensi, dan keberlanjutan prosse tenderin secara menyeluruh.

1. Spesifikasi dan Persyaratan Proyek

Salah satu aspek terpenting yang harus diperhatikan oleh admin tender adalah spesifikasi dan persyaratan proyek dengan jelas, mencakup kebutuhan dan ekspektasi perusahaan terkait barang atau jasa yang akan diakuisisi. Hal ini melibatkan pemahaman mendalam mengenai setiap spesifikasi teknis, kualitas, dan jumlah atau detail barang jasa yang dibutuhkan.

2. Pemantauan Waktu

Selanjutnya adalah pemantauan timeline dan deadline yang penting untuk diperhatikan untuk memastikan bahwa setiap tahapan dalam tendering dapat diselesaikan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Admin harus memantau setiap milestone atau titik pencapaian dalam proses tender, serta mengambil langkah pencegahan yang diperlukan.

3. Manajemen Kualitas

Manajemen kualitas juga harus diperhatikan untuk memastikan bahwa proses tendering berjalan sesuai waktu, serta juga dapat memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Admin harus memastikan bahwa dokumen tender menggambarkan persyaratan kualitas dengan jelas, sehingga pemasok memberikan penawaran yang sesuai.

4. Pengelolaan Risiko

Aspek penting berikutnya adalah pengelolaan risiko untuk menjaga stabilitas dan kelancaran pengadaan, sehingga admin perlu mengidentifikasi potensi risiko yang muncul selama proses tendering, berkaitan dengan pemasok, perubahan kebutuhan, atau faktor eksternal lainnya.

Inilah pentingnya manajemen risiko, pemantauan dan evaluasi yang harus dilakukan, dengan begitu akan memudahkan admin dalam mengambil langkah-langkah korektif atau pencegahan yang diperlukan untuk mengatasi risiko yang muncul dalam setiap tahapan tendering.

5. Kontrol Anggaran

Admin juga perlu memastikan bahwa setiap langkah dalam proses tender sesuai dengan batasan anggaran yang telah ditetapkan, seperti pemantauan pengeluaran, penilaian biaya, dan pengelolaan keuangan secara efisien. Admin perlu memahami secara mendalam anggaran yang tersedia untuk memastikan pengeluaran tender tidak melebihi anggaran yang ditetapkan.

6. Audit dan Inspeksi

Pelaksanaan audit dan inspeksi secara rutin adalah hal penting dalam memastikan proses tendering terhadap kepatuhan aturan dan regulasi yang berlaku, sehingga admin harus selalu siap untuk menjalankan audit internal atau eksternal yang dapat membantu mengidentifikasi potensi penyimpanan atau kekurangan dalam proses pengadaan.

Salah satu tips efektif untuk membantu admin tender dalam mengelola seluruh proses dengan efisien adalah melalui penggunaan aplikasi tender online. Dengan sistem digital ini, setiap tahapan tender seperti pengumpulan dokumen, pemantauan waktu, hingga audit dapat dilakukan secara terpusat, transparan, dan akurat.

Baca juga: 16 Cara dan Tips Penting Memenangkan Tender Proyek

Kesimpulan

Dari artikel diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa admin tendering dalam procurement management merupakan peran penting dalam menjamin kesuksesan proses pengadaan barang dan jasa. Terdapat tugas utama yang harus dilakukan dan skill yang harus dimiliki admin untuk memastikan setiap proses pengadaan dilakukan seefisien mungkin.

Untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, admin juga harus memperhatikan hal-hal penting dalam mengelola setiap tahapan dalam tendering, sehingga dapat memastikan proses pengadaan berjalan dengan lancar, transparan, dan sesuai dengan kebutuhan serta tujuan perusahaan.

Dengan adanya era globalisasi sekarang, proses tender membuka peluang bagi perusahaan untuk mengakses supplier global dengan kualitas dan harga yang lebih kompetitif. Namun, hal ini tentu saja berarti pengerjaannya menjadi semakin kompleks, sehingga keterampilan teknologi seperti software pengadaan ScaleOcean menjadi hal yang wajib bagi seorang admin.