Pengertian Akuntansi Logistik serta Manfaat dan Komponennya

Bagi banyak bisnis, mengelola biaya logistik yang kompleks sering kali menjadi tantangan besar. Biaya transportasi, penyimpanan, dan pengiriman yang tidak tercatat dengan baik dapat mengikis profitabilitas dan menghambat pertumbuhan. Untuk memastikan setiap pengeluaran terkendali, diperlukan sebuah pendekatan khusus, yaitu akuntansi logistik.

Akuntansi logistik adalah proses yang mengatur segala transaksi yang ada dalam sebuah proses logistik, yakni transportasi, penyimpanan, dan pengiriman. Artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai peran akuntansi logistik dan bagaimana penerapannya dapat meningkatkan efisiensi serta keuntungan bisnis Anda.

Key Takeaways

• Akuntansi logistik adalah bagian dari akuntansi yang fokus pada pencatatan, pengelolaan, dan analisis seluruh transaksi keuangan yang terjadi dalam rantai pasok.
• Komponen utama akuntansi logistik meliputi biaya transportasi, gudang, dan stok, yang mencakup semua pengeluaran terkait pergerakan dan penyimpanan barang.
• Peran teknologi dalam akuntansi logistik adalah untuk meningkatkan efisiensi dan mengotomatisasikan proses perhitungan.
• Software akuntansi ScaleOcean merupakan sistem terbaik yang dapat diintegrasi dengan efektif dengan perusahaan.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Akuntansi Logistik

Akuntansi logistik adalah suatu proses yang melibatkan pencatatan, pelacakan, dan analisis keuangan menyeluruh terkait kegiatan logistik, mulai dari pengangkutan, pergudangan, hingga distribusi logistik. Tujuannya untuk memastikan biaya logistik tecatat akurat, dan perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan meminimalkan potensi risiko finansial.

Dalam akuntansi logistik, setiap transaksi meliputi biaya transportasi, penyimpanan, serta asuransi harus tercatat akurat. Hal ini penting untuk membantu pelacakan setiap pengeluaran, dan data keuangan menjadi transparan.

Akuntansi logistik juga mencakup pengelolaan distribusi logistik, yaitu proses mengatur aliran barang dari gudang ke tujuan akhir secara efisien dan tepat waktu. Dengan pengelolaan distribusi logistik yang baik, perusahaan dapat mengendalikan biaya pengiriman dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dengan data ini, perusahaan juga akan mudah dalam mengidentifiksai area yang tidak efisien dan adanya pemborosan yang membuat biaya logistik meningkat. Pengelolaan akuntansi dalam proses logistik juga akan membantu Anda dalam mengelola anggaran dan meningkatkan efisiensi finansial perusahaan secara keseluruhan.

Baca juga: 5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik

2. Manfaat Akuntansi Logistik

Seperti yang telah dinyatakan sebelumnya, dilakukannya akuntansi perusahaan logistik memberikan kemampuan untuk memantau dan mengetahui pengeluaran yang diperlukan untuk menjalankan proses logistik.

Perusahaan dapat menggunakan data akuntansi logistik untuk menyusun anggaran yang sesuai dengan skala operasi. Berikut beberapa manfaat yang bisa didapat dengan mengelola akuntansi logistik, diantaranya:

a. Kontrol Biaya yang Lebih Baik

Akuntansi logistik yang efisien memberikan riwayat biaya yang akurat, memungkinkan perusahaan menyusun anggaran yang lebih realistis dan meminimalkan risiko selisih anggaran.

Pencatatan terperinci juga membantu perusahaan memantau fluktuasi biaya, seperti sea shipping rates, untuk memitigasi risiko keuangan akibat perubahan eksternal. Dengan begitu, perusahaan dapat mengendalikan dan meminimalkan biaya yang terkait dengan aktivitas logistik.

b. Identifikasi Peluang Peningkatan

Melalui analisis data yang terperinci, akuntansi logistik mempermudah identifikasi area untuk perbaikan efisiensi dan inovasi dalam proses logistik. Hal ini membantu perusahaan untuk mengoptimalkan rute, mengurangi biaya operasional, dan pada akhirnya, meningkatkan profitabilitas bisnis secara keseluruhan.

c. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Dengan akuntansi logistik, data keuangan menjadi transparan dan akurat. Hal ini membantu manajemen dalam membuat keputusan strategis yang lebih tepat, seperti mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan untuk efisiensi dan inovasi dalam proses logistik. Dengan begitu, setiap pengeluaran dapat dipastikan berkontribusi pada nilai bisnis, bukan sekadar menjadi beban biaya.

d. Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Pengelolaan akuntansi logistik akan meminimalkan biaya tersembunyi dan memperbaiki efisiensi pengiriman secara menyeluruh. Dengan pengelolaan distribusi yang efisien, perusahaan dapat meningkatkan ketepatan waktu dan kualitas layanan.

Jika terintegrasi dengan sebuah aplikasi logistik terbaik, perusahaan dapat memantau pengerjaan secara real-time, sehingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan secara signifikan.

3. Komponen Utama dalam Akuntansi Logistik

Terdapat beberapa komponen utama seperti biaya transportasi, biaya gudang, dan biaya stok. Berikut adalah pejelasan lebih lanjut mengenai komponen yang mempengaruhi proses perhitungan logistik, yakni adalah sebagai berikut:

a. Biaya Transportasi

Biaya yang dimaksud pada bagian ini adalah segala biaya yang bersangkutan dengan proses transportasi dari pemasok ke gudang atau dari gudang ke konsumen. Ini merupakan komponen utama dalam proses akuntansi freight forwarding dan akuntansi logistik secara umum.

Hal yang menjadi barang perhitungan pada komponen berikut adalah mode transportasi yang digunakan, skala domestik atau internasional, tenaga kerja, bahan bakar dan asuransi bila ada.

Akuntansi biaya transportasi juga harus mencatat biaya-biaya spesifik terkait penanganan di terminal, seperti terminal handling charges, untuk mendapatkan gambaran biaya yang akurat.

b. Biaya Gudang

Biaya gudang melibatkan segala biaya yang diperlukan untuk menyimpan barang di gudang. Ini mencakup biaya sewa gudang, biaya tenaga kerja staf gudang, biaya peralatan, biaya listrik dan keamanan, dan biaya perawatan apabila gudang dan perlengkapan bukan termasuk barang sewa.

c. Biaya Stok

Biaya stok meliputi semua pengeluaran yang terkait dengan inventaris barang yang disimpan, termasuk biaya pemeliharaan, asuransi, serta potensi kerusakan atau kadaluarsa barang. Oleh karena itu, pengelolaan biaya stok yang efisien sangat penting untuk menjaga keseimbangan antara kebutuhan persediaan dan pengeluaran yang optimal.

Selain elemen biaya yang disebutkan di atas, penting juga untuk mencatat biaya-biaya spesifik yang muncul selama proses penanganan barang, misalnya biaya terkait pembongkaran kontainer yang dikenal sebagai devanning charge. Memahami dan mencatat biaya-biaya ini secara akurat krusial untuk mendapatkan gambaran keuangan logistik yang menyeluruh.

4. Contoh Akuntansi Logistik

Dalam mengelola akuntansi pada bidang logistik, penting untuk mencatat dan mengelompokkan berbagai jenis biaya yang terkait dengan operasional pengiriman dan penyimpanan barang. Berikut adalah beberapa kategori biaya utama yang biasa dihadapi dalam proses logistik.

a. Biaya Transportasi

Biaya ini mencakup pengeluaran yang berhubungan langsung dengan perpindahan barang, seperti bahan bakar kendaraan, biaya tol di jalan, serta ongkos kirim yang harus dibayarkan kepada pihak ekspedisi.

Pengelolaan biaya transportasi secara tepat membantu perusahaan mengontrol pengeluaran dan meningkatkan efisiensi pengiriman. Akun yang digunakan untuk mencatat biaya transportasi pengiriman barang kepada pelanggan adalah akun beban angkut penjualan.

b. Biaya Pergudangan

Dalam aktivitas penyimpanan, biaya yang timbul antara lain adalah pembayaran sewa ruang gudang, ongkos penyimpanan barang selama berada di gudang, dan biaya operasional penanganan barang, termasuk tenaga kerja dan peralatan yang digunakan. Akuntansi yang baik memastikan semua pengeluaran ini tercatat secara akurat untuk pengelolaan anggaran gudang.

c. Biaya Asuransi

Untuk mengurangi risiko kerugian selama proses pengiriman dan penyimpanan, perusahaan biasanya mengalokasikan biaya asuransi. Ini meliputi premi asuransi yang melindungi barang selama perjalanan dan juga perlindungan asuransi untuk fasilitas gudang. Pengelolaan asuransi yang tepat memberi keamanan finansial bagi perusahaan.

d. Biaya Bea Cukai

Jika terdapat pengiriman barang lintas negara, maka biaya bea cukai menjadi bagian yang tidak terpisahkan. Biaya ini merupakan pungutan resmi yang dikenakan oleh pemerintah terhadap barang impor atau ekspor. Pencatatan biaya bea cukai secara teliti sangat penting untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan perhitungan biaya yang akurat.

e. Biaya Pemeliharaan dan Perbaikan

Biaya ini mencakup pengeluaran yang diperlukan untuk menjaga kondisi kendaraan pengangkut dan fasilitas penyimpanan tetap optimal. Meliputi biaya servis kendaraan, perawatan mesin, serta perbaikan peralatan gudang. Mengelola biaya pemeliharaan dengan baik dapat memperpanjang umur aset dan menghindari gangguan operasional.

5. Masalah Umum dalam Akuntansi Logistik dan Solusinya

Dalam mengelola proses akuntansi dalam perusahaan logistik, Anda pasti tidak lepas dari berbagai hambatan dan masalah yang terjadi sehingga menyulitkan dalam akurasi data, efisiensi biaya, hingga pengambilan keputusan strategis. Berikut ini beberapa masalah yang bisa terjadi dan harus diatasi secara efektif dalam akuntansi logistik, diantaranya:

a. Ketidaksesuaian Data Transaksi

• Masalah: ketidaksesuaian dalam catatan logistik dan pencatatan keuangan sering kali terjadi. Hal ini akan memicu perbedaan angka antara pengirim aktual dan laporan akuntani, sehingga membuat Anda kesulitas menganalisis biaya logistik secara akurat.
• Solusi: Anda bisa menggunakan software ERP logistik terintegrasi untuk menyesuaikan data logistik dan keuangan secara mudah dan menyeluruh. Sistem dapat saling terhubung, sehingga pencatatan transaksi menjadi otomatis dan konsisten.

b. Kesulitan Melacak Biaya Tidak Langsung

• Masalah: Biaya tidak langsung seperti biaya asuransi, pajak, dan administrasi memiliki sifat tidak langsung, dan alokasi biaya menjadi sulit dan tidak tepat dalam laporan keuangan.
• Solusi: Terapkan metode activity-based costing dalam akuntansi logistik untuk memudahkan identifikasi dan alokasi biaya tidak langsung secara tepat.

c. Fluktuasi Biaya Operasional

• Masalah: Biaya dapat berubah secara dinamis akibat harga bahan bakar, tarif pengiriman, hingga biaya gudang. Proses akuntansi logistik yang tidak fleksibel akan sulit mengimbangi perubahan tersebut, dan sulit memberikan laporan akurat dan ter-update.
• Solusi: Gunakan sistem pelaporan keuangan dinamis untuk akomodasi perubahan biaya tersebut. Anda bisa menerapkan aplikasi akuntansi ScaleOcean yang menyediakan fitur update biaya otomatis berdasarkan data pasar, kontrak vendor, hingga tarif yang berlaku.

d. Kurangnya Visibilitas Rantai Pasok

• Masalah: Minimnya akses terhadap data real-time menyebabkan perusahaan sulit memantau pergerakan barang dan biaya logistik secara menyeluruh. Ini berdampak pada ketepatan pelaporan dan lambatnya pengambilan keputusan strategis yang berbasis data.
• Solusi: Terapkan software akuntansi logistik ScaleOcean dengan dashboard analitik dan pelacakan real-time untuk memantau biaya, pergerakan barang, dan status pengiriman. Fitur ini memungkinkan tim akuntansi mengambil keputusan berdasarkan data aktual tanpa harus menunggu laporan manual dari divisi lain.

6. Strategi Implementasi Akuntansi Logistik

Tahapan pertama dalam implementasi akuntansi logistik yang efektif adalah dengan memilih dan mengintegrasikan sistem-sistem ERP, yakni akuntansi dan logistik. Harus dipastikan bahwa software akuntansi untuk logistik efektif dengan sistem logistik untuk memastikan kelancaran proses.

Setelah sistem diimplementasi, maka dapat dilakukan pelatihan kepada karyawan yang terlibat dalam siklus akuntansi dan logistik untuk memastikan adanya kemahiran dalam menggunakan sistem. Dan terapkan sebuah prosedur standar yang diikuti semua anggota staf untuk menjamin konsistensi dan akurasi data.

Lakukanlah pemantauan berulang terkait dengan berjalannya kinerja akuntansi logistik untuk memastikan bahwa operasi berjalan tanpa kendala. Apabila hambatan muncul, maka hal tersebut seharusnya ditangani dengan segera dan diterapkan sistem atau prosedur untuk mencegah terjadi lagi hal tersebut.

7. Peran Teknologi dalam Akuntansi Logistik

Tidak mengherankan lagi bahwa peran teknologi pada era globalisasi berikut sangatlah kritis. Dengan adanya perkembangan teknologi yang pesat, perkejaan manusia menjadi lebih mudah dengan bantuan mesin atau artificial intelligence (AI). Peran teknologi tersebut juga berlaku pada segala operasi perusahaan, termasuk juga pengerjaan akuntansi logistik.

Dengan melakukan integrasi dengan sistem akuntansi dan logistik, perusahaan tidak hanya akan meningkatkan kinerja proses akuntansi logistik, tetapi juga menjalankannya dengan otomatis. Hal tersebut dilakukan oleh sistem tersebut dengan analisis data secara real time, sehingga menghasilkan perhitungan yang akurat.

Software akuntansi logistik ScaleOcean merupakan sistem terbaik yang dapat diintegrasi dengan efektif dengan perusahaan. Dengan fitur-fitur yang dirancang untuk mengotomatisasi proses finansial dan operasional, ScaleOcean memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan visibilitas penuh terhadap biaya logistik, meminimalkan kesalahan, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

8. Jenis Software Akuntansi Logistik

Selain dari vendor sistem yang beragam, terdapat juga beberapa jenis akuntansi logistik yang dapat diimplementasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut adalah beberapa jenis akuntansi logistik tersebut:

a. Software Akuntansi Desktop

Perangkat lunak akuntansi desktop merupakan aplikasi yang diinstal di komputer lokal, ideal untuk bisnis kecil yang memiliki kebutuhan akuntansi yang sederhana. Sebagian besar aplikasi ini tidak memerlukan koneksi internet, sehingga hanya dapat diakses dari perangkat tempat instalasi dilakukan.

b. Software Akuntansi Cloud

Perangkat lunak akuntansi berbasis cloud memungkinkan akses data secara daring, menjadikannya sangat cocok untuk bisnis dengan banyak lokasi atau yang memerlukan akses jarak jauh. Sistem ini mendukung kolaborasi antar tim dan memudahkan pembaruan data secara real-time.

c. Software Akuntansi On-Premise

Software akuntansi on–premise adalah aplikasi yang diinstal dan dijalankan pada server atau perangkat keras yang dimiliki serta dikelola secara langsung oleh perusahaan. Dalam sistem ini, seluruh data dan informasi akuntansi disimpan di lokasi fisik perusahaan dan hanya dapat diakses oleh pengguna yang terhubung ke jaringan internal.

Keunggulan utama dari perangkat lunak on-premise adalah memberikan kontrol penuh atas data dan sistem, serta memungkinkan kustomisasi yang lebih sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Namun, penggunaan perangkat lunak ini juga memerlukan investasi awal yang cukup besar untuk perangkat keras, pemeliharaan sistem, dan pembaruan perangkat lunak yang harus ditangani oleh tim IT internal.

d. Software Akuntansi SaaS

Software akuntansi SaaS (Software as a Service) merupakan aplikasi berbasis cloud yang dikelola dan disediakan oleh pihak ketiga melalui internet. Pengguna dapat mengakses software ini kapan saja dan di mana saja asalkan terhubung ke internet.

Dengan model SaaS, bisnis tidak perlu repot mengelola infrastruktur atau perangkat keras, karena semua itu ditangani oleh penyedia layanan. Keunggulan Software as a Service (SaaS) meliputi biaya awal yang lebih rendah, pembaruan otomatis, serta kemudahan dalam menyesuaikan skalabilitas seiring pertumbuhan bisnis.

Namun, di balik kelebihannya, terdapat beberapa kelemahan, seperti ketergantungan pada koneksi internet yang stabil dan potensi masalah keamanan data jika penyedia layanan tidak mampu menjaga standar keamanan yang tinggi.

9. Software Akuntansi ScaleOcean sebagai Sistem Terbaik untuk Integrasi dengan Sistem Logistik

Software akuntansi ScaleOcean adalah sistem terbaik untuk menjalankan proses akuntansi logistik. Hal ini dikarenakan kemampuannya dalam memberikan visibilitas kondisi keuangan bisnis secara real time, serta juga dapat melakukan kontrol anggaran sesuai dengan data historis operasi-operasi logistik.

Selain itu, software ScaleOcean memiliki fitur unlimited user, sehingga dapat digunakan oleh staf-staf berwenang untuk mengakses data yang diperlukan seperti total sisa anggaran dan kondisi barang pada manajemen inventaris. Sistem berikut juga dapat diintegrasi dengan berbagai cabang di perusahaan, sehingga memungkinkan pelacakan aset lebih mudah dalam proses logistik.

Dan tentu saja, sistem akuntansi ScaleOcean dapat terintegrasi dengan mudah dengan sistem lain yang sudah dimiliki bisnis. Untungnya, segala keunggulan tersebut dapat diuji coba terlebih dahulu melalui demo gratis yang ditawarkan oleh ScaleOcean. Terdapat juga beberapa fitur yang dapat membantu dalam mengefisienkan akuntansi logistik, yakni adalah sebagai berikut:

• Cash Flow Forecasting: Mencatat transaksi keuangan dan secara akurat memprediksi arus kas di masa depan dengan mempertimbangkan data historis penerimaan dan pengeluaran.
• Budget Planning: Mendukung perencanaan anggaran keuangan baik jangka pendek maupun jangka panjang dengan cara menetapkan batasan pengeluaran, guna meminimalkan biaya overhead.
• Automatic Tax Calculation: Menghitung pajak penjualan, pajak penghasilan, dan jenis pajak lainnya secara otomatis sesuai dengan peraturan yang berlaku dapat membantu menghindari kesalahan perhitungan serta memastikan kepatuhan terhadap kewajiban perpajakan.
• Bank Reconciliation: Memverifikasi kesesuaian data keuangan perusahaan dengan catatan bank secara cepat dan akurat, serta mengidentifikasi perbedaan untuk melakukan penyesuaian yang diperlukan.
• Comprehensive Report: Memungkinkan penyusunan laporan keuangan yang komprehensif, termasuk laporan laba rugi, neraca, dan arus kas, dengan metrik yang dapat dipilih. Laporan tersebut disajikan dalam bentuk visual atau grafik, sehingga memudahkan proses analisis.
• Expense Management: Mengelola pengeluaran bisnis dengan efektif melalui pelacakan, pengelolaan, freight cost calculator, dan otomatisasi proses persetujuan biaya, pembayaran, serta laporan pengeluaran.

Baca juga: Pahami Arti Logistik dan Strategi Pengelolaan Bisnisnya

10. Kesimpulan

Untuk menjalankan sebuah proses logistik dengan lancar, diperlukan sebuah proses perhitungan pengeluaran untuk operasi logistik tertentu. Dengan adanya akuntansi logistik, perusahaan dapat melacak pengeluarannya dan merencanakan anggaran yang akan dikeluarkan untuk masa mendatang. Meskipun begitu, logistik merupakan sebuah aktivitas yang melibatkan banyak jumlah data, sehingga diperlukan sebuah alat untuk melakukan perhitungan optimal.

Solusi untuk permasalahan tersebut adalah dengan menerapkan software akuntansi ScaleOcean. Penerapan sistem akuntansi tersebut akan memungkinkan proses akuntansi logistik yang efisien dikarenakan terintegrasinya sistem akuntansi dengan cabang-cabang dan sistem perusahaan. Jadi, lakukanlah demo gratis Anda sekarang dan optimalkan akuntansi logistik bisnis Anda!