Apa Saja Proses Akuntansi Freight Forwarding?

Bagi bisnis freight forwarding, manajemen akuntansi diperlukan untuk memastikan arus kas lancar sehingga bisnis tetap bisa berlangsung dalam jangka panjang. Penting bagi perusahaan untuk mengelola akuntansi freight forwarder yang kompleks, terutama jika Anda seringkali mengalami kesulitan mengendalikan arus kas, sering terjadi kesalahan perhitungan pajak, dan lain sebagainya.

Maka dari itu, pengelolaan aspek ini harus dilakukan dengan maksimal agar freight forwarder dapat mudah dalam memastikan semuanya transaksi keuangan tercatat dengan benar serta sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Di sini akan dibahas secara mendalam pengelolaan akuntansi freight forwarding yang bisa dilakukan. Pahami selengkapnya di sini bagaimana pentingnya manajemen akuntansi bagi freight forwarder dan peran teknologi dalam meningkatkan efisiensi serta akurasi proses akuntansi. Yuk, langsung saja pelajari pembahasan berikut!

Key Takeaways

• Akuntansi freight forwarding adalah proses pencatatan dan pelaporan keuangan jasa pengiriman barang untuk memastikan operasional lancar, menaati pajak, dan sehat secara finansial.
• Komponen akuntansi freight forwarder meliputi pajak, Forecasting, Kas dan Bank, serta Pendapatan Transaksi.
• Proses akuntansi di freight forwarding mencakup penerimaan pesanan dan pembuatan invoice, account payable, account receivable, atau pelaporan biaya dari pelanggan.
• ScaleOcean, ERP logistik yang memudahkan manajemen akuntansi freight forwarding dengan efisiensi tinggi.

Coba Demo Gratis

1. Apa itu Akuntansi Freight Forwarding

Akuntansi freight forwarding adalah proses pencatatan dan pelaporan keuangan dalam aspek operasional pengiriman barang. Ini merupakan bagian penting dari akuntansi logistik yang lebih luas.

Proses ini melibatkan pencatatan transaksi keuangan mulai dari biaya transportasi, bea cukai, penyimpanan, hingga asuransi. Pengelolaannya penitng untuk mengendalikan arus kas dalam pengiriman barang.

Dengan mengelola akuntansi dalam proses freight forwarding dengan tepat dan menyeluruh, perusahaan akan mudah dalam memastikan kelancaran operasional, memenuhi kewajiban regulasi, dan menjaga kesehatan finansial bisnis.

Akuntansi yang akurat juga akan membantu Anda mengoptimalkan profitabilitas dan memastikan ketepatan waktu dalam transaksi, baik pembayaran maupun penerimaan.

2. Komponen Akuntansi Freight Forwarding

Proses akuntansi di proses pengiriman barang khususnya freight forwarding menjadi hal penting yang harus dikelola dengan baik untuk memastikan kelancaran operasional dan stabilitasi finansial perusahaan. Ada beberapa komponen utama dalam proses ini yang harus tercatat dengan akurat untuk membantu pengambilan keputusan tepat dan efisien, diantaranya:

a. Pajak

Pajak dalam freight forwarding harus tercatat dengan baik, meliputi pajak yang dikenakan terhadap transaksi pengiriman barang, baik itu PPN maupun pajak bea masuk yang berlaku.

Komponen ini penting untuk memastikan pembayaran pajak dilakukan sesuai dengan regulasi dan peraturan yang berlaku, sehingga perusahaan bisa menghindari sanksi dan memastikan kelancaran operasional bisnis. Peran faktur pajak freight forwarding sangat krusial dalam mematuhi ketentuan ini.

Berdasarkan ketentuan dari Kementerian Keuangan, penyerahan jasa pengurusan transportasi (freight forwarding) yang mencakup biaya transportasi dikenai PPN sebesar 10% dari jumlah tagihan.

Sebagian dari nilai tersebut, yaitu 10% dari Dasar Pengenaan Pajak (DPP), merupakan biaya freight forwarding, sementara 90% sisanya adalah biaya yang ditagihkan kepada pengguna jasa, seperti biaya penanganan kargo atau terminal handling charges.

Terkait regulasi perpajakan, PPN untuk jasa freight forwarding saat ini dihitung menggunakan tarif besaran tertentu, yaitu 1,2% yang berlaku efektif per 1 Januari 2025 (11% dari 10% DPP).

Dalam peraturan ini, Pajak Masukan yang terkait dengan biaya transportasi tidak dapat dikreditkan. Untuk melakukan perhitungan pajak, Anda dapat menggunakan rumus ini:

Dengan demikian, PPN sebesar 1% atas jasa freight forwarding harus dibayarkan oleh pemilik usaha kepada klien mereka.

b. Forecasting

Komponen ini digunakan untuk memprediksi kebutuhan biaya dan pendapatan proses freight forwarding, berdasarkan volume pengiriman dan tren pasar. Anda bisa menggunakan data historis dan tren industri untuk memprediksi volume pengiriman dan potensi pendapatan. Hal ini akan memudahkan perencanaan anggaran dan pengelolaan risiko keuangan.

c. Kas dan Bank

Berikutnya kas dan bank penting untuk mencatat semua transaksi pembayaran terkait operasional freight forwarding. Pencatatan tersebut meliputi penerimaan pembayaran dari pelanggan dan pengeluaran untuk biaya operasional seperti pengiriman, penyimpanan, dan biaya administrasi.

Pengelolaan kas yang efisien penting untuk memastikan kelancaran likuiditas perusahaan, termasuk bagaimana biaya pembelian barang atau jasa pengiriman yang ditanggung perusahaan dicatat sebagai freight in dalam akuntansi.

d. Pendapatan Transaksi

Komponen pendapatan transaksi merujuk pada biaya yang diterima dari pelanggan untuk jasa pengiriman barang. Pendapatan ini juga bisa dihasilkan dari berbagai jenis layanan seperti pengangkutan, penyimpanan, hinga jasa terkait freight forwarding lainnya.

Pengelolaan akuntansi pendapatan ini penting dikelola untuk memastikan setiap transaksi tercatat dengan akurat, sehingga memudahkan perhitungan pajak dan pelaporan keuangan yang akan dilakukan.

3. Proses Akuntansi Freight Forwarding

Sebagai penyedia jasa logistik, proses kerja freight forwarder tentunya memiliki beragam proses akuntansi dalam mengelola keuangan perusahaan. Setiap tahapannya tentu punya peran penting untuk memastikan kelancaran arus kas perusahaan.

Berikut beberapa contoh akuntansi freight forwarding, yang secara esensial menggambarkan siklus pendapatan perusahaan jasa ekspedisi angkutan kargo.

a. Penerimaan Pesanan & Pembuatan Invoice

Tahap penerimaan pesanan dan pembuatan invoice dimulai ketika freight forwarding menerima pesanan dari klien. Pastikan format faktur yang dibuat sesuai dengan contoh invoice pengiriman barang.

Pesanan ini kemudian dikonfirmasi dan detailnya dicatat dalam sistem perusahaan. Selanjutnya, perusahaan membuat invoice yang mencakup rincian layanan logistik yang disetujui, biaya yang dikenakan, dan syarat pembayaran.

Invoice tersebut kemudian dikirimkan ke klien agar pembayaran segera diproses. Proses akuntansi tersebut menjadi dasar pendapatan perusahaan dan membantu memastikan semua layanan telah didokumentasikan dan ditagih ke klien.

b. Account Payable kepada Vendor

Account payable kepada vendor mencakup semua kewajiban perusahaan untuk membayar vendor logistik terkait jasa yang telah diberikan. Tagihan dari terminal atau pelabuhan, termasuk lift on lift off charges, adalah contoh vendor bills yang akan tercatat sebagai hutang yang harus dibayar perusahaan.

Account payable melibatkan tugas tugas verifikator keuangan berupa pencatatan detil transaksi, verifikasi kebenaran dan kelengkapan dokumen pendukung, serta pengaturan jadwal pembayaran. Manajemen account payable yang efisien membantu menjaga hubungan baik dengan vendor dan memastikan kelancaran operasional perusahaan.

c. Account Receivable dari Pelanggan

Contoh akuntansi freight forwarding berikutnya adalah account receivable dari pelanggan, yaitu proses pencatatan dan pengelolaan piutang dari klien. Setelah perusahaan mengirimkan invoice kepada klien, jumlah tersebut dicatat sebagai piutang yang harus diterima.

Proses ini mencakup pemantauan pembayaran dari klien, pengiriman notifikasi jika pembayaran terlambat, dan pencatatan pembayaran ketika diterima. Manajemen yang baik pada proses ini diperlukan agar arus kas perusahaan stabil dan mengurangi risiko piutang tak tertagih.

d. Pelaporan Biaya & Pendapatan

Pelaporan biaya dan pendapatan adalah tahap penting dalam proses akuntansi di perusahaan freight forwarding. Anda harus menyusun laporan keuangan yang mencakup semua biaya operasional dan pendapatan yang diperoleh dalam periode tertentu.

Laporan ini mencakup rincian biaya pengiriman, biaya tenaga kerja, dan pendapatan dari layanan pengiriman yang dilakukan. Pastikan laporan dibuat secara akurat dan tepat waktu sehingga memudahkan manajemen mengevaluasi kinerja keuangan perusahaan serta sebagai bahan dalam membuat keputusan strategis, termasuk bagaimana freight paid dalam akuntansi terefleksi dalam laporan tersebut.

Baca juga: Freight Cost Calculator, Hitung Akurat Biaya Pengiriman

4. Pentingnya Manajemen Akuntansi bagi Freight Forwarder

Penggunaan software freight forwarding yang terintegrasi dapat meningkatkan efisiensi operasional hingga 30% dan secara signifikan mengurangi kesalahan pencatatan keuangan.

Efektivitas ini diperkuat oleh laporan yang menunjukkan bahwa perusahaan yang mengadopsi sistem manajemen dan akuntansi berbasis teknologi mampu menekan biaya, meningkatkan akurasi data, dan menciptakan proses bisnis yang lebih optimal.

Dengan dukungan software freight forwarding, manajemen akuntansi menjadi lebih terstruktur dan transparan, memungkinkan perusahaan freight forwarding mengelola pendapatan, mematuhi regulasi, serta meningkatkan daya saing.

Berikut adalah beberapa alasan penting mengapa manajemen akuntansi berperan besar dalam kesuksesan operasional freight forwarder.

a. Optimalisasi Pendapatan dan Keuntungan

Manajemen akuntansi yang efektif membantu freight forwarder dalam mengoptimalkan pendapatan dan keuntungan. Pengelolaan biaya freight forwarding yang cermat, termasuk evaluasi vendor pengiriman logistik yang cukup mahal dengan kualitas pelayanan yang kurang baik, dapat mencegah profit margin freight forwarder terlalu kecil.

Nah, dengan manajemen akuntansi Anda bisa mencari vendor alternatif yang lebih ekonomis namun tetap berkualitas. Selain itu, penetapan harga layanan dengan menggunakan freight rate management software bisa disesuaikan lagi agar margin keuntungan optimal.

b. Kepatuhan Terhadap Regulasi

Dengan adanya manajemen akuntansi, perusahaan bisa memastikan semua transaksi keuangan tercatat dengan benar dan sesuai standar akuntansi serta peraturan perundang-undangan yang berlaku. Ini mencakup pelaporan pajak, pencatatan transaksi internasional sesuai regulasi, dan kepatuhan terhadap peraturan industri.

Dalam pengelolaan akuntansi freight forwarding, penting untuk memahami ketentuan (FOT) free on truck membantu dalam pencatatan biaya dan tanggung jawab keuangan antara pengirim dan penerima pada tahap pemuatan barang ke truk, sehingga proses pembukuan menjadi lebih akurat dan transparan.

Sebagai contoh, tarif pajak untuk pengiriman internasional bisa berbeda-beda tergantung negara tujuan dan jenis barang. Dengan manajemen akuntansi yang baik, Anda dapat menghitung dan mencatat tarif pajak secara akurat, sehingga semua kewajiban pajak dipenuhi tepat waktu dan sesuai dengan ketentuan.

c. Mitigasi Risiko Keuangan

Dengan adanya sistem pencatatan yang terstruktur dan kontrol internal, Anda dapat mengidentifikasi dan mengatasi potensi risiko keuangan sebelum menjadi masalah yang lebih besar.

Baik itu risiko seperti piutang tak tertagih, fluktuasi mata uang, dan penipuan. Dengan mitigasi risiko yang efektif, perusahaan dapat menjaga stabilitas keuangan dan memastikan kelangsungan operasional jangka panjang.

d. Peningkatan Transparansi & Akuntabilitas

Dengan catatan keuangan yang jelas dan dapat diakses, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih informatif. Transparansi ini juga membantu membangun kepercayaan dengan klien serta vendor logistik.

Akuntabilitas yang tinggi juga diperlukan agar semua pihak bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan sehingga secara langsung mempengaruhi efisiensi operasional dan kepercayaan klien terhadap layanan logistik yang Anda berikan.

e. Informasi Keuangan yang Akurat

Pengelolaan akuntansi freight yang baik menyediakan data keuangan yang akurat dan terpercaya bagi pihak internal seperti tim manajemen untuk mendukung pengambilan keputusan strategis. Informasi ini memungkinkan perencanaan bisnis yang tepat serta evaluasi kinerja secara objektif.

Selain itu, data keuangan juga penting bagi pihak eksternal seperti investor, kreditor, dan pemerintah untuk menilai kesehatan finansial perusahaan. Transparansi informasi memperkuat kepercayaan dan kredibilitas perusahaan.

f. Pengendalian Biaya

Sistem manajemen akuntansi membantu perusahaan mengontrol dan mengoptimalkan berbagai biaya operasional, termasuk biaya transportasi, bea cukai, dan asuransi. Pengelolaan biaya yang ketat ini sangat diperlukan untuk menjaga profitabilitas dan daya saing perusahaan di pasar logistik.

Melalui pengendalian biaya yang efektif, perusahaan freight dapat mengidentifikasi area pemborosan dan melakukan penghematan tanpa mengurangi kualitas layanan. Contohnya, akun yang digunakan untuk mencatat biaya transportasi pengiriman barang ke pelanggan adalah beban angkut penjualan atau freight out.

Dan pada akhirnya, ini juga mendukung pengelolaan arus kas yang sehat dan stabilitas keuangan jangka panjang, termasuk bagaimana akun freight out dalam akuntansi berkontribusi pada total biaya operasional.

g. Meningkatkan Efisiensi

Terakhir, tetapi tidak kalah penting, manajemen akuntansi yang baik mempercepat pencatatan dan pelaporan keuangan, yang membuat administrasi lebih mudah dan mengurangi kesalahan manual.

Manajemen akuntansi yang baik juga memastikan bahwa informasi keuangan tersedia tepat waktu untuk membantu pengambilan keputusan yang cepat dan akurat.

Selain itu, sistem akuntansi yang terorganisir memudahkan integrasi data keuangan dari berbagai departemen. Ini meningkatkan kinerja bisnis langsung karena pengawasan dan pengendalian keuangan yang lebih baik.

Untuk mendukung kebutuhan tersebut, aplikasi akuntansi freight forwarding ScaleOcean menghadirkan solusi akuntansi terintegrasi yang tidak hanya memudahkan pencatatan dan pelaporan keuangan, tetapi juga memungkinkan setiap data keuangan dari berbagai departemen tersinkronisasi secara otomatis.

Dengan sistem ini, Anda dapat menghemat waktu, mengurangi kesalahan manual, dan membuat keputusan bisnis yang lebih cepat dan tepat berdasarkan informasi real-time yang akurat.

5. Tantangan dalam Akuntansi Freight Forwarding

Industri freight forwarding menghadapi transaksi yang sangat kompleks, mulai dari pengiriman multimoda hingga skala internasional dengan penanganan beragam jenis kargo. Kerumitan ini menuntut sistem akuntansi yang mampu mengelola berbagai jenis biaya dan pendapatan yang bervariasi.

Peraturan perpajakan dan akuntansi juga sering berubah, mengharuskan perusahaan untuk selalu adaptif terhadap regulasi terbaru. Hal ini berarti tim akuntansi harus secara proaktif memantau pembaruan hukum dan menyesuaikan praktik pencatatan agar tetap patuh.

Selain itu, fluktuasi nilai tukar mata uang menjadi tantangan signifikan bagi operasional pengiriman global karena dapat memengaruhi pendapatan dan biaya secara langsung, terutama pada transaksi lintas batas yang melibatkan pembayaran atau penerimaan dalam mata uang asing. Mengelola risiko ini memerlukan pemantauan ketat dan strategi lindung nilai yang tepat.

6. Peran Teknologi dalam Akuntansi Freight Forwarding

Menyadari bahwa proses akuntansi freight forwarding cukup kompleks dan mencakup banyak aspek, maka penting untuk memanfaatkan teknologi masa kini.

Ada beragam rekomendasi software freight forwarding yang membantu perusahaan dalam mengotomatisasi pencatatan transaksi, membuat laporan keuangan perusahaan jasa ekspedisi, dan melakukan rekonsiliasi bank. Tidak hanya mempermudah, tentunya cara ini juga meminimalisir human error dan mempercepat proses penyelesaian tugas-tugas akuntansi.

Teknologi ini juga mendukung adanya integrasi sistem informasi. Sistem manajemen transportasi (TMS) dan sistem manajemen gudang (WMS) dapat diintegrasikan dengan software akuntansi, sehingga data dapat distribusikan secara otomatis antar departemen.

Sebagai contoh, ketika pengiriman berhasil dilakukan, informasi biaya dan pendapatan dari pengiriman tersebut secara otomatis akan tercatat dalam sistem informasi akuntansi. Integrasi ini tidak hanya meningkatkan akurasi pencatatan data tapi juga mempermudah bisnis logistik untuk memperoleh gambaran keuangan yang lebih lengkap dan real-time.

Terakhir, implementasi teknologi meningkatkan transparansi. Software ERP dapat membantu memastikan bahwa semua transaksi dicatat sesuai dengan standar akuntansi dan peraturan pemerintah yang berlaku.

7. Kelola Akuntansi Freight Forwarding dengan Software Logistik ScaleOcean

Mengelola akuntansi dalam bisnis freight forwarding punya tantangan unik. Software Logistik ScaleOcean menyediakan solusi terbaik dengan modul logistik lengkap dan terintegrasi. Dengan Margin Calculation, ScaleOcean mengotomatiskan perhitungan margin keuntungan setiap pengiriman.

Selain itu, Tracking Shipment & Billing Integration menghubungkan data pengiriman langsung dengan sistem pembukuan, memungkinkan pelacakan dan pembukuan biaya secara real-time. Fitur ini sangat membantu dalam mengoptimalkan efisiensi operasional, mempercepat proses billing, dan mengurangi risiko kesalahan manual.

ScaleOcean menawarkan demo gratis yang memungkinkan perusahaan untuk mencoba dan melihat langsung bagaimana software ini dapat meningkatkan produktivitas serta efisiensi dalam pengelolaan akuntansi dan logistik.

• Automated Billing & Invoicing: Fitur ini mengotomatiskan proses pembuatan dan pengiriman faktur kepada klien.
• Real-Time Financial Reporting: ScaleOcean menyediakan fitur pelaporan keuangan secara real-time yang memungkinkan perusahaan logistik untuk melihat status keuangan secara langsung.
• Expense Management: Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengelola pengeluaran terkait dengan setiap pengiriman atau proyek logistik.
• Cost Allocation: Fitur alokasi biaya memungkinkan perusahaan untuk mendistribusikan biaya yang terkait dengan pengiriman ke berbagai departemen atau klien.
• Customs Clearance Integration: Fitur ini memungkinkan pengelolaan dokumen terkait kepabeanan secara digital, dan memastikan bahwa perhitungan pajak dan biaya lainnya dihitung dengan akurat.

8. Kesimpulan

Akuntansi freight forwarding adalah proses pencatatan dan pelaporan keuangan jasa pengiriman barang yang krusial bagi perusahaan logistik. Sistem akuntansi yang baik memungkinkan pengawasan pengeluaran secara optimal demi meningkatkan profitabilitas. Dengan data keuangan yang akurat dan tepat waktu, efisiensi operasional pun dapat ditingkatkan.

Selain itu, akuntansi ini memastikan kepatuhan bisnis terhadap peraturan, termasuk kewajiban administrasi dan pelaporan pajak, yang penting untuk menghindari risiko sanksi dan menjaga reputasi perusahaan. Cakupannya luas, mulai dari pembuatan invoice hingga pengelolaan arus kas dan piutang, yang semuanya berkontribusi pada stabilitas keuangan.

Untuk mempermudah pengelolaan akuntansi dalam bisnis freight forwarding, ScaleOcean menawarkan solusi ERP logistik lengkap. Dengan fitur otomatisasi dan integrasi yang kuat, software ini membantu meminimalkan kesalahan dan meningkatkan efisiensi. Coba demo gratis kami untuk melihat bagaimana sistem kami bisa meningkatkan operasional bisnis Anda secara langsung.