Apa Saja Proses Akuntansi Freight Forwarding?

Dalam menjalani bisnis freight forwarding, pencatatan akuntansi yang tepat mendukung arus kas lancar, sehingga bisnis tetap berlangsung dalam jangka panjang. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengelola akuntansi freight forwarder yang kompleks, terutama jika sering mengalami kesulitan mengendalikan arus kan dan terjasi kesalahan perhitungan.

Maka dari itu, pengelolaan aspek ini harus dilakukan dengan maksimal agar freight forwarder dapat mudah dalam memastikan semuanya transaksi keuangan tercatat dengan benar serta sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Di sini akan dibahas secara mendalam pengelolaan akuntansi freight forwarding yang bisa dilakukan. Pahami selengkapnya di sini bagaimana pentingnya manajemen akuntansi bagi freight forwarder dan peran teknologi dalam meningkatkan efisiensi serta akurasi proses akuntansi. Yuk, langsung saja pelajari pembahasan berikut!

Key Takeaways

• Akuntansi freight forwarding adalah proses pencatatan dan pelaporan keuangan jasa pengiriman barang untuk memastikan operasional lancar, menaati pajak, dan sehat secara finansial.
• Komponen akuntansi freight forwarder meliputi pajak, Forecasting, Kas dan Bank, serta Pendapatan Transaksi.
• Proses akuntansi di freight forwarding mencakup penerimaan pesanan dan pembuatan invoice, account payable, account receivable, atau pelaporan biaya dari pelanggan.
• ScaleOcean, ERP logistik yang memudahkan manajemen akuntansi freight forwarding dengan efisiensi tinggi.

Coba Demo Gratis

1. Apa itu Akuntansi Freight Forwarding

Akuntansi freight forwarding adalah proses pencatatan dan pelaporan keuangan dalam aspek operasional pengiriman barang. Ini merupakan bagian penting dari akuntansi logistik yang lebih luas.

Proses ini melibatkan pencatatan transaksi keuangan mulai dari biaya transportasi, bea cukai, penyimpanan, hingga asuransi. Pengelolaannya penitng untuk mengendalikan arus kas dalam pengiriman barang.

Dengan mengelola akuntansi dalam proses freight forwarding dengan tepat dan menyeluruh, perusahaan akan mudah dalam memastikan kelancaran operasional, memenuhi kewajiban regulasi, dan menjaga kesehatan finansial bisnis.

Akuntansi yang akurat juga akan membantu Anda mengoptimalkan profitabilitas dan memastikan ketepatan waktu dalam transaksi, baik pembayaran maupun penerimaan.

2. Komponen Akuntansi Freight Forwarding

Proses akuntansi di proses pengiriman barang khususnya freight forwarding menjadi hal penting yang harus dikelola dengan baik untuk memastikan kelancaran operasional dan stabilitasi finansial perusahaan. Ada beberapa komponen utama dalam proses ini yang harus tercatat dengan akurat untuk membantu pengambilan keputusan tepat dan efisien, diantaranya:

a. Pajak

Pajak dalam freight forwarding harus tercatat dengan baik, meliputi pajak yang dikenakan terhadap transaksi pengiriman barang, baik itu tarif PPN atas jasa pengurusan transportasi
maupun pajak bea masuk yang berlaku.

Komponen ini penting untuk memastikan pembayaran pajak dilakukan sesuai dengan regulasi dan peraturan yang berlaku, sehingga perusahaan bisa menghindari sanksi dan memastikan kelancaran operasional bisnis. Peran faktur pajak freight forwarding sangat krusial dalam mematuhi ketentuan ini.

Berdasarkan ketentuan dari Kementerian Keuangan, penyerahan jasa pengurusan transportasi (freight forwarding) yang mencakup biaya transportasi dikenai PPN sebesar 10% dari jumlah tagihan.

Sebagian dari nilai tersebut, yaitu 10% dari Dasar Pengenaan Pajak (DPP), merupakan biaya freight forwarding, sementara 90% sisanya adalah biaya yang ditagihkan kepada pengguna jasa, seperti biaya penanganan kargo atau terminal handling charges.

Terkait regulasi perpajakan, PPN untuk jasa freight forwarding saat ini dihitung menggunakan tarif besaran tertentu, yaitu 1,2% yang berlaku efektif per 1 Januari 2025 (11% dari 10% DPP).

Dalam peraturan ini, Pajak Masukan yang terkait dengan biaya transportasi tidak dapat dikreditkan. Untuk melakukan perhitungan pajak, Anda dapat menggunakan rumus ini:

Dengan demikian, PPN sebesar 1% atas jasa freight forwarding harus dibayarkan oleh pemilik usaha kepada klien mereka.

b. Forecasting

Komponen ini memprediksi biaya berdasarkan volume pengiriman dan tren pasar. Anda perlu menghitung kubikasi barang logistik secara akurat menggunakan data historis. Hal ini memudahkan perencanaan anggaran dan pengelolaan risiko keuangan perusahaan.

c. Kas dan Bank

Berikutnya kas dan bank penting untuk mencatat semua transaksi pembayaran terkait operasional freight forwarding. Pencatatan tersebut meliputi penerimaan pembayaran dari pelanggan dan pengeluaran untuk biaya operasional seperti pengiriman, penyimpanan, dan biaya administrasi.

Pengelolaan kas memastikan kelancaran likuiditas perusahaan, termasuk bagaimana biaya pembelian barang atau jasa pengiriman yang ditanggung perusahaan dicatat sebagai freight in dan out dalam akuntansi. Freight in dalam akuntansi adalah ongkos untuk menerima barang dari pemasok, dan freight out adalah ongkos untuk mengirim barang ke pembeli.

d. Pendapatan Transaksi

Komponen pendapatan transaksi merujuk pada biaya yang diterima dari pelanggan untuk jasa pengiriman barang. Pendapatan ini juga bisa dihasilkan dari berbagai jenis layanan seperti pengangkutan, penyimpanan, hinga jasa terkait freight forwarding lainnya.

Pencatatan seluruh komponen ini akan menghasilkan laporan keuangan perusahaan logistik yang akurat dan transparan. Laporan ini memudahkan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis yang strategis dan berbasis data aktual.

3. Proses Akuntansi Freight Forwarding

Sebagai penyedia jasa logistik, proses kerja freight forwarder tentunya memiliki beragam proses akuntansi dalam mengelola keuangan perusahaan. Setiap tahapannya tentu punya peran penting untuk memastikan kelancaran arus kas perusahaan.

Berikut beberapa contoh akuntansi freight forwarding, yang secara esensial menggambarkan siklus pendapatan perusahaan jasa ekspedisi angkutan kargo.

a. Penerimaan Pesanan & Pembuatan Invoice

Tahap penerimaan pesanan dan pembuatan invoice dimulai ketika freight forwarding menerima pesanan dari klien. Pastikan format faktur yang dibuat sesuai dengan contoh invoice pengiriman barang.

Pesanan ini kemudian dikonfirmasi dan detailnya dicatat dalam sistem perusahaan. Selanjutnya, perusahaan membuat invoice yang mencakup rincian layanan logistik yang disetujui, biaya yang dikenakan, dan syarat pembayaran.

Invoice tersebut kemudian dikirimkan ke klien agar pembayaran segera diproses. Proses akuntansi tersebut menjadi dasar pendapatan perusahaan dan membantu memastikan semua layanan telah didokumentasikan dan ditagih ke klien.

b. Account Payable kepada Vendor

Account payable kepada vendor mencakup semua kewajiban perusahaan untuk membayar vendor logistik terkait jasa yang telah diberikan. Tagihan dari terminal atau pelabuhan, termasuk perhitungan lift on lift off charges, adalah contoh vendor bills yang akan tercatat sebagai hutang yang harus dibayar perusahaan.

Account payable melibatkan tugas tugas verifikator keuangan berupa pencatatan detil transaksi, verifikasi kebenaran dan kelengkapan dokumen pendukung, serta pengaturan jadwal pembayaran. Manajemen account payable yang efisien membantu menjaga hubungan baik dengan vendor dan memastikan kelancaran operasional perusahaan.

c. Account Receivable dari Pelanggan

Contoh akuntansi freight forwarding berikutnya adalah account receivable dari pelanggan, yaitu proses pencatatan dan pengelolaan piutang dari klien. Setelah perusahaan mengirimkan invoice kepada klien, jumlah tersebut dicatat sebagai piutang yang harus diterima.

Proses ini mencakup pemantauan pembayaran dari klien, pengiriman notifikasi jika pembayaran terlambat, dan pencatatan pembayaran ketika diterima. Manajemen yang baik pada proses ini diperlukan agar arus kas perusahaan stabil dan mengurangi risiko piutang tak tertagih.

Penerapan lean logistics dalam proses ini dapat meningkatkan efisiensi dengan mengoptimalkan aliran informasi, mempercepat proses penagihan, dan mengurangi pemborosan waktu serta biaya.

d. Pelaporan Biaya & Pendapatan

Pelaporan biaya dan pendapatan adalah tahap penting dalam proses akuntansi di perusahaan freight forwarding. Anda harus menyusun laporan keuangan yang mencakup semua biaya operasional dan pendapatan yang diperoleh dalam periode tertentu.

Laporan ini mencakup rincian biaya pengiriman, biaya tenaga kerja, dan pendapatan dari layanan pengiriman yang dilakukan. Pastikan laporan dibuat secara akurat dan tepat waktu sehingga memudahkan manajemen mengevaluasi kinerja keuangan perusahaan serta sebagai bahan dalam membuat keputusan strategis, termasuk bagaimana freight paid dalam akuntansi terefleksi dalam laporan tersebut.

4. Pentingnya Manajemen Akuntansi bagi Freight Forwarder

Beberapa alasan pentingnya manajemen akuntansi bagi freight forwarder adalah optimalisasi pendapatan dan keuntungan, kepatuhan terhadap regulasi, mitigasi risiko keuangan, peningkatan transparansi, informasi keuangan yang akurat, pengendalian biaya, dan meningkatkan efisiensi. Berikut adalah alasan pentingnya manajemen akuntansi bagi freight forwarder:

a. Optimalisasi Pendapatan dan Keuntungan

Pemahaman akuntansi yang baik berperan penting dalam membantu freight forwarder untuk mengoptimalkan pendapatan dan keuangan. Setiap biaya freight forwarding akan dikelola dan dicatat dengan cermat, sehingga perhitungan biaya lebih akurat dan bisa memaksimalkan profit margin freight forwarder.

Saat ini, kemajuan teknologi dapat memudahkan perhitungan tersebut melalui freight rate management software. Biaya-biaya yang terlibat dapat dihitung secara otomatis melalui sistem tersebut, sehingga memimalkan terjadinya human error.

b. Kepatuhan Terhadap Regulasi

Manajemen akuntansi memastikan seluruh transaksi keuangan sudah tercatat dengan benar dan memenuhi standar akuntansi yang berlaku. Semua aktivitas pelaporan pajak dan transaksi internasional mengikuti peraturan resmi industri.

Agar pencatatannya lebih tepat, maka perusahaan perlu memahami ketentuan (FOT) free on truck atau manajemen akuntansi pendapatan pengiriman barang lainnya yang membantu dalam pencatatan tanggung jawab keuangan antara pengirim dan penerima. Dengan demikian, proses pembukuan menjadi lebih akurat dan transparan.

c. Mitigasi Risiko Keuangan

Perusahaan dapat menghindari potensi risiko keuangan dengan manajemen akuntansi freight forwarding karena identifikasi risiko keuangan akan lebih cepat sebelum terjadi masalah yang berkelanjutan. Risiko yang dapat terjadi adalah piutang tak tertagih, fluktuasi mata uang, dan penipuan.

Selain itu, perusahaan dapat menjaga stabilitas keuangan dan memastikan kelangsungan operasional jangka panjang. Perusahaan juga dapat mempertahankan tingkat kepercayaannya di mata investor.

d. Peningkatan Transparansi & Akuntabilitas

Dikarenakan seluruh transaksi dicatat dengan jelas, maka pengambilan keputusan juga lebih mudah karena sudah ada data yang trasnparan. Transparansi membangun kepercayaan dengan klien serta vendor logistik.

Dilansir dari SPI Logis, Industri ini menghadapi transaksi kompleks, mulai dari pengiriman multimoda hingga kargo internasional. Salah satu cara untuk mendukung hal ini adalah dengan memanfaatkan software freight forwarding, manajemen akuntansi menjadi lebih terstruktur dan transparan, serta efisiensi meningkat hingga 30%.

e. Informasi Keuangan yang Akurat

Pengelolaan akuntansi freight yang baik menyediakan data keuangan yang akurat dan terpercaya bagi pihak internal seperti tim manajemen untuk mendukung pengambilan keputusan strategis. Informasi ini memungkinkan perencanaan bisnis yang tepat serta evaluasi kinerja secara objektif.

Selain itu, data keuangan juga penting bagi pihak eksternal seperti investor, kreditor, dan pemerintah untuk menilai kesehatan finansial perusahaan. Transparansi informasi memperkuat kepercayaan dan kredibilitas perusahaan.

f. Pengendalian Biaya

Sistem manajemen akuntansi membantu perusahaan mengontrol dan mengoptimalkan berbagai biaya operasional, termasuk biaya transportasi, bea cukai, dan asuransi. Pengelolaan biaya yang ketat ini sangat diperlukan untuk menjaga profitabilitas dan daya saing perusahaan di pasar logistik.

Melalui pengendalian biaya yang efektif, perusahaan freight dapat mengidentifikasi area pemborosan dan melakukan penghematan tanpa mengurangi kualitas layanan. Contohnya, akun yang digunakan untuk mencatat biaya transportasi pengiriman barang ke pelanggan adalah beban angkut penjualan atau freight out.

g. Meningkatkan Efisiensi

Terakhir, manajemen akuntansi mempercepat pencatatan dan pelaporan keuangan, sehingga proses administrasi lebih efisien dan terhindar dari kesalahan manual. Informasi keuangan juga tersedia setiap saat, sehingga dapat memenuhi kebutuhan pengambilan keputusan secara mendesak.

Untuk mendukung kebutuhan tersebut, aplikasi akuntansi freight forwarding ScaleOcean menghadirkan solusi akuntansi terintegrasi yang tidak hanya memudahkan pencatatan dan pelaporan keuangan, tetapi juga memungkinkan setiap data keuangan dari berbagai departemen tersinkronisasi secara otomatis.

5. Tantangan dalam Akuntansi Freight Forwarding

Menjalani bisnis tidak selalu berjalan dengan mulus, terutama dalam bisnis ekspor impor yang dapat menghadapi kompleksitas transaksi. Di samping itu, perusahaan dituntut untuk memprioritaskan ketelitian dalam menghitung muatan kontainer karena variasi biaya yang muncul pada setiap pengiriman lintas batas.

Kegiatan ekspor impor berhubungan dekat dengan aturan perpajakan dan akuntansi, namun peraturan tersebut sering kali mengalami perubahan. Oleh karena itu, tim akuntansi perusahaan harus selalu adaptif terhadap perubahan regulasi agar pengelolaan akuntansi tidak menyimpang dari aturan.

Selain itu, fluktuasi nilai tukar mata uang menjadi tantangan signifikan bagi operasional pengiriman global karena dapat memengaruhi pendapatan dan biaya secara langsung, terutama pada transaksi lintas batas yang melibatkan pembayaran atau penerimaan dalam mata uang asing.

6. Peran Teknologi dalam Akuntansi Freight Forwarding

Menyadari bahwa proses akuntansi freight forwarding cukup kompleks dan mencakup banyak aspek, maka penting untuk memanfaatkan teknologi masa kini.

Ada beragam rekomendasi software freight forwarding yang membantu perusahaan dalam mengotomatisasi pencatatan transaksi, membuat laporan keuangan perusahaan jasa ekspedisi, dan melakukan rekonsiliasi bank. Tidak hanya mempermudah, tentunya cara ini juga meminimalisir human error dan mempercepat proses penyelesaian tugas-tugas akuntansi.

Teknologi ini juga mendukung adanya integrasi sistem informasi. Sistem manajemen transportasi (TMS) dan sistem manajemen gudang (WMS) dapat diintegrasikan dengan software akuntansi, sehingga data dapat distribusikan secara otomatis antar departemen.

Sebagai contoh, ketika pengiriman berhasil dilakukan, informasi biaya dan pendapatan dari pengiriman tersebut secara otomatis akan tercatat dalam sistem informasi akuntansi. Integrasi ini tidak hanya meningkatkan akurasi pencatatan data tapi juga mempermudah bisnis logistik untuk memperoleh gambaran keuangan yang lebih lengkap dan real-time.

Terakhir, implementasi teknologi meningkatkan transparansi. Software ERP dapat membantu memastikan bahwa semua transaksi dicatat sesuai dengan standar akuntansi dan peraturan pemerintah yang berlaku.

7. Kelola Akuntansi Freight Forwarding dengan Software Logistik ScaleOcean

Software Logistik ScaleOcean menyediakan solusi terbaik dengan modul logistik lengkap dan terintegrasi. Dengan Margin Calculation, ScaleOcean mengotomatiskan perhitungan margin keuntungan setiap pengiriman.

Selain itu, Tracking Shipment & Billing Integration menghubungkan data pengiriman langsung dengan sistem pembukuan, memungkinkan pelacakan dan pembukuan biaya secara real-time. Fitur ini sangat membantu dalam mengoptimalkan efisiensi operasional, mempercepat proses billing, dan mengurangi risiko kesalahan manual.

ScaleOcean menawarkan demo gratis yang memungkinkan perusahaan untuk mencoba dan melihat langsung bagaimana software ini dapat meningkatkan produktivitas serta efisiensi dalam pengelolaan akuntansi dan logistik.

• Automated Billing & Invoicing: Mengotomatiskan proses pembuatan dan pengiriman faktur kepada klien.
• Real-Time Financial Reporting: Menyediaka laporan keuangan secara real-time logistik untuk melihat status keuangan secara langsung.
• Expense Management: Memantau dan mengelola pengeluaran terkait dengan setiap pengiriman atau proyek logistik.
• Cost Allocation: Mendistribusikan biaya yang terkait dengan pengiriman ke berbagai departemen atau klien.
• Customs Clearance Integration: Mengelola berbagai dokumen kepabeanan secara digital dan memastikan perhitungan pajak dihitung dengan akurat.

Baca juga: Freight Cost Calculator, Hitung Akurat Biaya Pengiriman

8. Kesimpulan

Akuntansi freight forwarding adalah proses pencatatan dan pelaporan keuangan jasa pengiriman barang yang krusial bagi perusahaan logistik. Sistem akuntansi yang baik memungkinkan pengawasan pengeluaran secara optimal, data keuangan lebih akurat, dan peningkatan efisiensi operasional sehingga profitabilitas perusahaan semakin baik.

Untuk mempermudah pengelolaan akuntansi dalam bisnis freight forwarding, ScaleOcean menawarkan solusi ERP logistik lengkap dengan fitur otomatisasi dan integrasi yang kuat, sehingga membantu meminimalkan kesalahan dan meningkatkan efisiensi. Coba demo gratis kami untuk melihat bagaimana sistem kami bisa meningkatkan operasional bisnis Anda secara langsung.