Perencanaan Logistik: Fungsi, Proses, Contoh dan Tips

Perencanaan logistik menjadi hal yang tidak bisa diabaikan dalam industri logistik. Alasannya adalah karena setiap perusahaan harus mampu merancang strategi logistik yang efisien untuk mendukung operasional bisnis mereka.

Tanpa perencanaan yang baik, proses pengiriman barang bisa menjadi kacau karena peningkatan biaya yang akan menyebabkan kekecewaan pelanggan. Oleh karena itu, perencanaan logistik bukan hanya soal mengatur transportasi, tetapi juga mengoptimalkan alur kerja dari berbagai elemen yang terlibat dalam distribusi barang.

Demikian, artikel ini akan membahas lebih dalam tentang pengertian perencanaan logistik, mengapa perencanaan ini sangat penting bagi perusahaan logistik, serta langkah-langkah yang perlu diambil untuk merancang strategi logistik yang tepat.

Artikel juga akan menjelaskan bagaimana software ERP dapat membantu mempermudah perencanaan dan meningkatkan kinerja bisnis Anda, serta mempermudah pilihan untuk menentukan produk yang tepat bagi perencanaan logistik.

Pengertian Perencanaan Logistik

Perencanaan logistik adalah serangkaian proses sistematis yang mencakup pengaturan, pengorganisasian, serta pengendalian aliran barang, jasa, informasi, dan sumber daya lainnya dari titik asal hingga tujuan akhir. Proses ini dirancang untuk mengoptimalkan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya agar setiap elemen dapat berjalan dengan lancar.

Sebagai contoh, proses ini dapat berupa penjadwalan pengiriman barang agar tiba tepat waktu sesuai yang dibutuhkan pelanggan, atau pengaturan persediaan agar stok selalu cukup tanpa menimbulkan biaya penyimpanan berlebih.

Pendekatan tersebut diperlukan untuk memastikan perusahaan dapat memenuhi permintaan secara tepat dan ekonomis, sembari juga menerapkan praktik green logistic di Indonesia untuk mengurangi dampak lingkungan.

Dikutip dari arXiv, perencanaan logistik yang optimal dapat mengurangi biaya dan waktu produksi hingga 20%, serta meningkatkan kapasitas transportasi dan penyimpanan sebesar 10-23%. Hal ini menunjukkan bahwa pengelolaan logistik yang efisien berkontribusi signifikan terhadap peningkatan efisiensi operasional dan pengurangan biaya di perusahaan.

Tahapan dalam Perencanaan Logistik

Perencanaan logistik terdiri dari beberapa tahapan yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian untuk memastikan barang dan sumber daya terdistribusi dengan efisien. Berikut penjelasan rinci dari tahapan-tahapan tersebut.

1. Tahap Perencanaan

Pada tahap ini, perusahaan perlu menentukan kebutuhan logistik yang meliputi jenis barang, jumlah yang dibutuhkan, waktu pengiriman, dan lokasi tujuan. Proses perencanaan diperlukan untuk mengidentifikasi apa saja yang dibutuhkan agar pengiriman barang dapat berjalan efektif dan efisien.

Penggunaan transportasi management system akan mengoptimalkan alokasi kendaraan dan jadwal pengiriman sehingga proses loading dan unloading barang berjalan efisien tanpa membuang waktu.

2. Tahap Pengorganisasian

Pada tahap pengorganisasian, sumber daya logistik seperti gudang, sarana transportasi, dan tenaga kerja diatur secara sistematis. Ini diperlukan untuk memastikan semua aspek pendukung logistik dapat beroperasi dengan efektif dan mendukung kelancaran distribusi.

3. Tahap Pengendalian

Pengendalian merupakan tahap yang berfokus pada pemantauan dan pengawasan terhadap proses logistik agar berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Dengan melakukan kontrol secara rutin, bisnis logistik dapat segera mengenali dan mengatasi masalah yang muncul selama proses distribusi. Hal ini membantu menjaga kualitas layanan dan kepuasan pelanggan.

Baca juga: 10 Rekomendasi Software Cargo Terbaik untuk Proses Logistik

Proses Perencanaan Logistik

Proses perencanaan logistik adalah serangkaian langkah yang diperlukan untuk menciptakan sistem distribusi barang yang efisien. Mulai dari pendefinisian tujuan hingga monitoring dan evaluasi akan dijelaskan secara rinci untuk memberikan gambaran menyeluruh mengenai keseluruhan proses, termasuk bagaimana manajemen transportasi dan armada terlibat dalam setiap tahapan siklus logistik tersebut.

Berikut proses yang bisa dilakukan untuk memastikan perencanaan logistik efektif.

1. Pendefinisian Tujuan

Langkah pertama dalam perencanaan logistik adalah mendefinisikan tujuan yang ingin dicapai. Hal ini dapat mengarah pada pengurangan biaya pengiriman, meningkatkan kecepatan distribusi, atau memastikan kualitas layanan yang lebih baik. Perlu diingat bahwa tujuan yang jelas akan membuat semua upaya perencanaan menjadi lebih terarah dan terukur.

2. Analisis Situasi

Kemudian, analisis situasi dilakukan untuk memahami kondisi pasar, ketersediaan sumber daya, dan tantangan yang ada. Hal ini akan memberi gambaran tentang keadaan yang harus dihadapi oleh perusahaan dalam perencanaan logistik.

3. Perumusan Strategi Logistik

Berdasarkan tujuan dan analisis situasi, langkah berikutnya adalah merumuskan strategi logistik. Ini mencakup penentuan metode transportasi, pemilihan mitra bisnis, dan pengaturan sistem manajemen persediaan. \

Dalam konteks perusahaan logistik, hal ini melibatkan pengaturan sistem transportasi, manajemen persediaan, pemilihan aplikasi logistik yang tepat, serta hubungan dengan pemasok dan mitra bisnis.

4. Penyusunan Rencana Implementasi

Setelah strategi ditentukan, langkah selanjutnya adalah menyusun rencana implementasi yang meliputi detail tugas, waktu, dan sumber daya yang diperlukan untuk mewujudkan strategi tersebut. Salah satu contoh dari tahapan berikut adalah penetapan anggaran dalam akuntansi logistik. 

5. Monitoring dan Evaluasi

Terakhir, penting untuk melakukan monitoring dan evaluasi terhadap proses logistik yang sedang berjalan. Ini bertujuan untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan memastikan bahwa perencanaan berjalan sesuai rencana. Monitoring ini juga mencakup pengawasan proses loading dan unloading barang serta performa manajemen transportasi dan armada.

Cara Merancang Perencanaan Logistik yang Efektif

Merancang perencanaan logistik yang efektif memerlukan analisis yang mendalam dan perencanaan yang matang. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk merancang perencanaan logistik yang optimal.

1. Memahami Alur Rantai Pasokan

Langkah pertama dalam merancang perencanaan logistik adalah Anda perlu memahami seluruh rantai pasokan, mulai dari pemasok hingga pelanggan akhir. Pemahaman ini penting untuk menyesuaikan strategi logistik dengan permintaan pelanggan dan tren pasar, memastikan bahwa semua elemen rantai pasokan berjalan secara efisien dan terkoordinasi.

2. Evaluasi Kebutuhan Persediaan

Penting untuk menentukan kebutuhan persediaan yang optimal, agar perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan barang. Gunakan metode analisis seperti Economic Order Quantity (EOQ) untuk menentukan jumlah pemesanan yang tepat dan memastikan stok selalu tersedia saat dibutuhkan tanpa menimbulkan biaya penyimpanan yang berlebihan.

3. Pemilihan Sistem Logistik yang Tepat

Pemilihan sistem informasi logistik yang tepat sangat penting untuk mengelola dan memantau aliran barang dan data secara efisien. Pilih sistem perangkat lunak yang dapat mengintegrasikan data dari berbagai departemen dan mitra bisnis untuk meningkatkan visibilitas dan akurasi informasi logistik di seluruh rantai pasokan.

4. Tentukan Rute dan Transportasi Paling Optimal

Menentukan rute dan moda transportasi yang paling efisien merupakan langkah krusial dalam perencanaan logistik. Pertimbangkan faktor biaya, waktu, dan keandalan untuk memilih metode transportasi yang sesuai. Kolaborasi dengan penyedia logistik pihak ketiga dapat membantu mengoptimalkan proses distribusi dan meningkatkan efisiensi pengiriman.

5. Manajemen Persediaan Secara Efektif

Manajemen persediaan yang baik penting untuk menjaga keseimbangan antara pasokan dan permintaan. Terapkan praktik terbaik seperti Just-in-Time (JIT) atau Vendor-Managed Inventory (VMI) untuk memastikan stok selalu tersedia tanpa berlebihan. Perhatikan siklus hidup produk dan rotasi persediaan untuk menghindari barang yang kedaluwarsa atau usang.

6. Pentingnya Hubungan dengan Pemasok dan Mitra Bisnis

Memiliki hubungan yang kuat dengan pemasok dan mitra bisnis sangat penting dalam perencanaan logistik. Bangun kemitraan yang dapat diandalkan dan pastikan komunikasi berjalan lancar. Diversifikasi pemasok untuk mengurangi ketergantungan pada satu sumber dan memastikan kelancaran pasokan barang.

7. Evaluasi Kinerja dan Keberlanjutan

Secara rutin melakukan analisis kinerja logistik akan membantu mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan menemukan peluang efisiensi. Pastikan untuk mengembangkan rencana kontinuitas bisnis yang dapat menangani gangguan yang mungkin terjadi dalam rantai pasokan, sehingga operasional tidak terhambat oleh masalah tak terduga.

8. Pelatihan dan Pengembangan Tim Logistik

Pelatihan tim logistik sangat penting untuk memastikan mereka memahami proses dan sistem yang diterapkan dalam manajemen logistik. Dengan perkembangan teknologi dan praktik baru, pastikan tim Anda terus memperbarui keterampilan mereka agar dapat menjalankan tugas dengan efisien dan mengikuti perkembangan industri.

9. Komitmen terhadap Keberlanjutan

Pertimbangkan penggunaan transportasi yang ramah lingkungan, pengurangan limbah, dan pemanfaatan sumber daya yang efisien. Dengan pendekatan keberlanjutan, perusahaan tidak hanya mengurangi dampak lingkungan, tetapi juga meningkatkan citra perusahaan dalam hal tanggung jawab sosial.

10. Evaluasi dan Penyesuaian Perencanaan Logistik

Evaluasi berkala terhadap kinerja perencanaan logistik sangat diperlukan untuk memastikan kesesuaian strategi dengan kondisi pasar atau bisnis yang berubah. Efisiensi operasional yang meningkat berdampak positif pada keseluruhan kinerja perusahaan serta siklus logistik.

Struktur Perencanaan Logistik

Struktur perencanaan logistik yang efektif penting untuk memastikan kelancaran operasi dan pengelolaan rantai pasokan. Struktur ini dapat bervariasi berdasarkan ukuran dan kompleksitas organisasi, namun ada elemen-elemen dasar yang umumnya harus ada dalam setiap perencanaan logistik. Berikut adalah kerangka dasar untuk struktur perencanaan logistik yang efisien:

1. Pendahuluan

Dalam merancang perencanaan logistik, penting untuk memahami konteks bisnis dan lingkungan operasional perusahaan. Langkah pertama adalah menyelaraskan tujuan logistik dengan visi perusahaan, serta memahami tren pasar dan kebutuhan pelanggan. Tujuan utama dari perencanaan ini adalah untuk meningkatkan efisiensi dan memastikan aliran barang berjalan lancar.

2. Analisis Rantai Pasokan

Analisis rantai pasokan mengidentifikasi semua pihak yang terlibat dalam distribusi barang, mulai dari pemasok hingga pelanggan akhir. Dengan memahami setiap elemen dalam rantai pasokan, perusahaan dapat mengoptimalkan kinerja dan mengidentifikasi risiko yang dapat mengganggu kelancaran pengiriman barang.

3. Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan bertujuan untuk menjaga keseimbangan antara pasokan dan permintaan pasar. Pemilihan metode seperti Just-in-Time (JIT) atau Economic Order Quantity (EOQ) membantu mengoptimalkan stok, menghindari kelebihan atau kekurangan barang.

4. Sistem Informasi Logistik

Memilih sistem informasi logistik yang tepat sangat penting untuk meningkatkan efisiensi operasional. Sistem ini memungkinkan integrasi data secara real-time antara berbagai departemen dan mitra bisnis, sehingga memungkinkan pemantauan dan pengelolaan aliran barang yang lebih akurat. Hal ini juga membantu pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat.

5. Rute dan Transportasi

Perusahaan perlu memilih moda transportasi yang sesuai dengan kebutuhan produk dan pelanggan. Optimasi rute distribusi juga penting untuk mengurangi biaya dan memastikan barang sampai tepat waktu dengan menggunakan metode transportasi yang paling efisien.

6. Manajemen Persediaan dan Distribusi

Manajemen pusat distribusi yang efisien membantu memastikan barang tersedia dan dapat didistribusikan dengan cepat. Penentuan lokasi gudang yang strategis, serta perencanaan distribusi yang cermat, akan mengurangi biaya pengiriman dan mempercepat waktu sampai barang ke pelanggan.

7. Hubungan dengan Pemasok dan Mitra Bisnis

Menjalin hubungan yang kuat dengan pemasok dan mitra bisnis sangat penting untuk keberhasilan logistik. Komunikasi yang transparan dan kolaborasi yang baik memungkinkan pengelolaan rantai pasokan yang lebih efisien. Diversifikasi pemasok juga penting untuk mengurangi ketergantungan pada satu sumber dan menjaga kelancaran pasokan barang.

8. Analisis Kinerja

Melakukan analisis kinerja logistik secara berkala membantu perusahaan untuk mengevaluasi sejauh mana tujuan logistik tercapai. Dengan menggunakan Key Performance Indicators (KPI) yang relevan, perusahaan dapat mengukur keberhasilan dan menemukan area yang membutuhkan perbaikan.

9. Pelatihan dan Pengembangan

Pelatihan yang berkelanjutan bagi tim logistik adalah investasi penting untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan mereka. Dengan memperbarui keterampilan tim logistik, perusahaan dapat memastikan operasi yang lebih efisien dan responsif terhadap perubahan industri. Program pelatihan juga membantu menjaga standar tinggi dalam operasional logistik.

10. Evaluasi dan Penyesuaian

Evaluasi dan penyesuaian terhadap perencanaan logistik sangat penting agar tetap adaptif terhadap perubahan kondisi pasar atau bisnis. Penyesuaian yang tepat waktu akan meningkatkan fleksibilitas dan memastikan logistik tetap efisien meskipun ada perubahan dalam permintaan atau tantangan baru yang muncul.

Contoh Perencanaan Logistik

Perencanaan logistik dapat ditemukan di berbagai aspek perusahaan. Setiap tahap perencanaan dirancang agar proses pengadaan, penyimpanan, transportasi, dan distribusi dapat berjalan efisien dan efektif. Berikut adalah beberapa contoh perencanaan logistik yang umum diterapkan dalam bisnis:

• Perencanaan Pengadaan: Menetapkan jenis barang dan jumlah yang perlu dibeli dari pemasok agar kebutuhan produksi atau penjualan terpenuhi dengan tepat.
• Perencanaan Gudang: Memilih lokasi strategis, menentukan kapasitas penyimpanan yang memadai, serta merancang tata letak gudang untuk mendukung aktivitas penyimpanan dan pengambilan barang.
• Perencanaan Transportasi: Memilih moda transportasi yang sesuai, mengatur rute pengiriman yang paling efisien, serta menyusun jadwal pengiriman agar barang tiba tepat waktu.
• Perencanaan Distribusi: Menentukan metode dan pola distribusi barang kepada pelanggan agar rantai pasok logistik berjalan lancar dan memuaskan.

Baca juga: Jenis Layanan Logistik Serta Tahapan dan Strategi Optimalnya

Tips Buat Strategi Perencanaan Logistik yang Optimal

Dalam merancang strategi yang optimal, perusahaan perlu memperhatikan berbagai aspek penting seperti pemilihan aplikasi logistik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pelanggan. Tidak hanya itu, namun menjaga hubungan yang baik dengan pemasok dan mitra bisnis serta mengikuti prosedur pengiriman barang yang terstruktur juga akan memperlancar proses distribusi barang.

Dari sini, perusahaan dapat menciptakan strategi logistik yang lebih fleksibel dan responsif terhadap permintaan pasar yang terus berkembang. Demikian, berikut adalah tips-tips yang bisa diterapkan: 

1. Analisis jaringan

Lakukan analisis jaringan untuk mengetahui titik-titik kritis dalam rantai pasokan Anda. Proses ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan alur pasokan dan memperkirakan potensi gangguan yang dapat terjadi di setiap tahapan.

Dengan menganalisis hubungan antar pemasok, gudang, dan distribusi, Anda dapat menemukan area yang memerlukan perbaikan agar dapat memastikan kelancaran operasi dari hulu hingga hilir.

2. Permintaan pelanggan

Sesuaikan perencanaan logistik dengan perubahan permintaan pelanggan. Permintaan pelanggan seringkali berubah secara dinamis, oleh karena itu penting untuk menyesuaikan perencanaan secara fleksibel.

3. Moda transportasi

Pilih moda transportasi yang efisien dan sesuai dengan jenis barang yang dikirim. Menyesuaikan moda transportasi dengan jenis barang yang dikirim sangat penting untuk menjaga kualitas dan efisiensi pengiriman. Misalnya, barang yang mudah rusak memerlukan transportasi yang lebih cepat, seperti udara, sementara barang berat dan besar dapat lebih ekonomis dikirim melalui jalur laut atau darat.

4. Rute dan jadwal

Rencanakan rute dan jadwal yang tepat untuk meminimalkan waktu perjalanan. Menggunakan data geografis dan analisis lalu lintas untuk merencanakan rute terbaik dapat mengurangi keterlambatan yang disebabkan oleh kemacetan atau cuaca buruk.

Salah satu cara untuk mendukung perencanaan yang lebih efisien adalah dengan mengikuti sop pengiriman barang yang terstruktur agar menghindari hambatan dalam distribusi juga memastikan kepuasan pelanggan.

5. Logistik ramping

Implementasikan prinsip logistik ramping untuk mengurangi pemborosan. Dengan mengurangi langkah-langkah yang tidak perlu dan meningkatkan alur kerja, Anda dapat menghemat waktu dan biaya, serta mengurangi risiko kesalahan.

Penggunaan teknologi untuk automasi dan pemantauan proses secara real-time juga merupakan bagian penting dalam menciptakan sistem logistik yang lebih ramping.

6. Implementasi Software ERP untuk Logistik

Implementasikan software ERP untuk meningkatkan efisiensi logistik dan memudahkan monitoring real-time. Dengan ERP, Anda dapat mengintegrasikan berbagai fungsi logistik seperti manajemen inventaris, pengiriman, dan pelacakan dalam satu sistem terpusat.

Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memberikan visibilitas yang lebih baik dengan data real-time, yang memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat.

Permudah Perencanaan Logistik dengan Software Freight ScaleOcean

Untuk perusahaan logistik yang ingin meningkatkan perencanaan tetapi bingung harus memilih produk apa, tidak perlu khawatir karena software freight ScaleOcean menawarkan solusi yang sangat berguna.

Fitur-fitur seperti pemantauan pengiriman secara real-time, manajemen persediaan, dan optimasi rute dapat membuat perusahaan logistik bisa menghemat banyaknya waktu dan biaya. Tidak hanya itu, tetapi perusahaan juga sekaligus mampu memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan jika menggunakan software ini.

Berikut adalah penjelasan mengenai fitur-fitur terkait : 

1. Pemantauan Pengiriman Secara Real-Time

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk melacak status pengiriman barang secara langsung dan dalam waktu nyata. Pemanfaatan teknologi GPS dan integrasi dengan sistem transportasi membuat perusahaan dapat memantau lokasi dan kondisi pengiriman secara tepat waktu, memberikan pembaruan kepada pelanggan tentang status pengiriman yang membantu meningkatkan transparansi dan kepuasan pelanggan.

2. Manajemen Persediaan

Fitur manajemen persediaan membantu perusahaan logistik untuk menjaga kontrol yang lebih baik terhadap barang yang tersedia dan yang sedang dalam perjalanan. Beberapa manfaat yang didapat dari fitur ini adalah mengoptimalkan stok barang di gudang dengan pemantauan yang lebih akurat sehingga mengurangi kelebihan stok atau kekurangan stok.

Kemudian manajemen persediaan juga mempermudah pengelolaan barang yang datang dan keluar dari gudang serta mengatur pemindahan barang antar lokasi atau fasilitas dengan lebih efisien.

3. Optimasi Rute

Fitur optimasi rute membantu perencanaan perjalanan dan pengiriman dengan meminimalkan waktu dan biaya yang diperlukan. Dengan analisis data dan algoritma, fitur ini memberikan keuntungan seperti menyusun rute perjalanan yang lebih efisien agar mengurangi jarak tempuh dan waktu perjalanan.

Keuntungan lainnya juga mencakup perhitungan faktor eksternal seperti kondisi cuaca atau kemacetan untuk merencanakan rute yang optimal. Tidak berhenti disitu, perhitungan mencakup pengurangan konsumsi bahan bakar dan emisi karbon yang bermanfaat dari sisi biaya operasional dan kepedulian lingkungan.

Baca juga: 10 Freight Forwarding Software Terbaik di Indonesia Tahun 2025

  

Kesimpulan

Perencanaan logistik adalah kunci untuk mengelola bisnis logistik secara efektif dan efisien. Dengan merancang strategi yang matang, perusahaan logistik dapat meningkatkan kinerja mereka, mengurangi biaya, dan mencapai kepuasan pelanggan yang lebih tinggi.

Walaupun demikian, perencanaan logistik bukanlah sesuatu yang mudah untuk dilakukan. Jika dilakukan secara manual, maka hasilnya belum tentu efektif dan proses pengerjaannya justru dapat menjadi tidak efisien sebagaimana penjelasan diatas sudah menunjukkan kompleksitas dari aksi ini. 

Lantas, apa yang harus dilakukan jika Anda ingin perusahaan Anda agar dapat lebih mudah mengelola rencana logistik? Maka jawabannya adalah silahkan menggunakan software logistik seperti ScaleOcean yang dijamin membuat perencanaan menjadi terintegrasi dan optimal. Tunggu apa lagi? Sudah saatnya beralih ke solusi digital yang mempermudah perencanaan logistik Anda. Majulah lebih cepat dengan ScaleOcean!