Perencanaan Logistik: Fungsi, Proses, Contoh dan Tips

Perencanaan logistik menjadi hal yang tidak bisa diabaikan dalam industri logistik. Alasannya adalah karena setiap perusahaan harus mampu merancang strategi logistik yang efisien untuk mendukung operasional bisnis mereka.

Tanpa perencanaan yang baik, proses pengiriman barang bisa menjadi kacau karena peningkatan biaya yang akan menyebabkan kekecewaan pelanggan. Oleh karena itu, perencanaan logistik bukan hanya soal mengatur transportasi, tetapi juga mengoptimalkan alur kerja dari berbagai elemen yang terlibat dalam distribusi barang.

Demikian, artikel ini akan membahas lebih dalam tentang pengertian perencanaan logistik, mengapa perencanaan ini sangat penting bagi perusahaan logistik, serta langkah-langkah yang perlu diambil untuk merancang strategi logistik yang tepat.

Artikel juga akan menjelaskan bagaimana software ERP dapat membantu mempermudah perencanaan dan meningkatkan kinerja bisnis Anda, serta mempermudah pilihan untuk menentukan produk yang tepat bagi perencanaan logistik.

Key Takeaways

• Perencanaan logistik adalah proses pengelolaan aliran barang, informasi, dan sumber daya untuk memastikan pengiriman tepat waktu dan biaya optimal.
• Pentingnya perencanaan logistik adalah untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, memperbaiki kepuasan pelanggan, serta memberikan fleksibilitas dalam menghadapi tantangan bisnis.
• Proses perencanaan melibatkan definisi tujuan, analisis situasi, strategi logistik, implementasi rencana, serta evaluasi dan monitoring hasil.
• ScaleOcean adalah software ERP yang mempermudah perencanaan logistik dengan berbagai fitur, pengelolaan pengiriman, manajemen persediaan, dan optimasi rute.

Coba Demo Gratis!

Pengertian Perencanaan Logistik

Perencanaan logistik melibatkan serangkaian langkah yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, serta pengendalian aliran barang, jasa, informasi, dan sumber daya lainnya dari titik asal hingga tujuan akhir. Proses ini dirancang untuk mengoptimalkan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya agar setiap elemen dapat berjalan dengan lancar.

Sebagai contoh, proses ini dapat berupa penjadwalan pengiriman barang agar tiba tepat waktu sesuai yang dibutuhkan pelanggan, atau pengaturan persediaan agar stok selalu cukup tanpa menimbulkan biaya penyimpanan berlebih.

Pendekatan tersebut diperlukan untuk memastikan perusahaan dapat memenuhi permintaan secara tepat dan ekonomis, sembari juga menerapkan praktik green logistic di Indonesia untuk mengurangi dampak lingkungan.

Tahapan dalam Perencanaan Logistik

Perencanaan logistik terdiri dari beberapa tahapan yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian untuk memastikan barang dan sumber daya terdistribusi dengan efisien. Berikut penjelasan rinci dari tahapan-tahapan tersebut.

1. Tahap Perencanaan

Pada tahap ini, perusahaan perlu menentukan kebutuhan logistik yang meliputi jenis barang, jumlah yang dibutuhkan, waktu pengiriman, dan lokasi tujuan. Proses perencanaan diperlukan untuk mengidentifikasi apa saja yang dibutuhkan agar pengiriman barang dapat berjalan efektif dan efisien.

Penggunaan transportasi management system akan mengoptimalkan alokasi kendaraan dan jadwal pengiriman sehingga proses loading dan unloading barang berjalan efisien tanpa membuang waktu.

2. Tahap Pengorganisasian

Pada tahap pengorganisasian, sumber daya logistik seperti gudang, sarana transportasi, dan tenaga kerja diatur secara sistematis. Ini diperlukan untuk memastikan semua aspek pendukung logistik dapat beroperasi dengan efektif dan mendukung kelancaran distribusi.

3. Tahap Pengendalian

Pengendalian merupakan tahap yang berfokus pada pemantauan dan pengawasan terhadap proses logistik agar berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Dengan melakukan kontrol secara rutin, bisnis logistik dapat segera mengenali dan mengatasi masalah yang muncul selama proses distribusi. Hal ini membantu menjaga kualitas layanan dan kepuasan pelanggan.

Baca juga: 10 Rekomendasi Software Cargo Terbaik untuk Proses Logistik

Fungsi Perencanaan Logistik

1. Mencegah Stock Out dan Over Stock

Perencanaan logistik dilakukan untuk memastikan persediaan barang selalu cukup untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Hal ini mencegah terjadinya kekurangan stok yang dapat mengganggu proses bisnis maupun kelebihan stok yang menimbulkan biaya penyimpanan tinggi.

2. Menurunkan Biaya

Dengan perencanaan logistik yang baik, perusahaan dapat mengoptimalkan seluruh proses sehingga biaya yang dikeluarkan dapat ditekan. Hal ini mencakup efisiensi dalam transportasi, penyimpanan, dan penanganan barang sehingga penggunaan sumber daya menjadi lebih efektif.

3. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Perencanaan yang tepat memastikan pengiriman barang dilakukan secara akurat dan tepat waktu sesuai kebutuhan pelanggan. Proses yang efisien akan meningkatkan kepercayaan serta kepuasan pelanggan terhadap layanan perusahaan. Kepuasan ini berkontribusi pada loyalitas dan reputasi bisnis yang positif.

4. Memperbaiki Efisiensi Operasional

Melalui perencanaan yang baik, waktu tunggu dapat diminalisir secara signifikan. Hal ini meningkatkan produktivitas sumber daya serta meminimalkan pemborosan yang sering terjadi selama proses logistik berlangsung. Efisiensi operasional yang meningkat berdampak positif pada keseluruhan kinerja perusahaan serta siklus logistik.

Contoh Perencanaan Logistik

Perencanaan logistik dapat ditemukan di berbagai aspek perusahaan. Setiap tahap perencanaan dirancang agar proses pengadaan, penyimpanan, transportasi, dan distribusi dapat berjalan efisien dan efektif. Berikut adalah beberapa contoh perencanaan logistik yang umum diterapkan dalam bisnis:

• Perencanaan Pengadaan: Menetapkan jenis barang dan jumlah yang perlu dibeli dari pemasok agar kebutuhan produksi atau penjualan terpenuhi dengan tepat.
• Perencanaan Gudang: Memilih lokasi strategis, menentukan kapasitas penyimpanan yang memadai, serta merancang tata letak gudang untuk mendukung aktivitas penyimpanan dan pengambilan barang.
• Perencanaan Transportasi: Memilih moda transportasi yang sesuai, mengatur rute pengiriman yang paling efisien, serta menyusun jadwal pengiriman agar barang tiba tepat waktu.
• Perencanaan Distribusi: Menentukan metode dan pola distribusi barang kepada pelanggan agar rantai pasok logistik berjalan lancar dan memuaskan.

Baca juga: Jenis Layanan Logistik Serta Tahapan dan Strategi Optimalnya

Proses Perencanaan Logistik

Proses perencanaan logistik adalah serangkaian langkah yang diperlukan untuk menciptakan sistem distribusi barang yang efisien. Mulai dari pendefinisian tujuan hingga monitoring dan evaluasi akan dijelaskan secara rinci untuk memberikan gambaran menyeluruh mengenai keseluruhan proses, termasuk bagaimana manajemen transportasi dan armada terlibat dalam setiap tahapan siklus logistik tersebut.

Berikut proses yang bisa dilakukan untuk memastikan perencanaan logistik efektif.

1. Pendefinisian Tujuan

Langkah pertama dalam perencanaan logistik adalah mendefinisikan tujuan yang ingin dicapai. Hal ini dapat mengarah pada pengurangan biaya pengiriman, meningkatkan kecepatan distribusi, atau memastikan kualitas layanan yang lebih baik. Perlu diingat bahwa tujuan yang jelas akan membuat semua upaya perencanaan menjadi lebih terarah dan terukur.

2. Analisis Situasi

Kemudian, analisis situasi dilakukan untuk memahami kondisi pasar, ketersediaan sumber daya, dan tantangan yang ada. Hal ini akan memberi gambaran tentang keadaan yang harus dihadapi oleh perusahaan dalam perencanaan logistik.

3. Perumusan Strategi Logistik

Berdasarkan tujuan dan analisis situasi, langkah berikutnya adalah merumuskan strategi logistik. Ini mencakup penentuan metode transportasi, pemilihan mitra bisnis, dan pengaturan sistem manajemen persediaan. Dalam konteks perusahaan logistik, hal ini melibatkan pengaturan sistem transportasi, manajemen persediaan, pemilihan aplikasi logistik yang tepat, serta hubungan dengan pemasok dan mitra bisnis.

4. Penyusunan Rencana Implementasi

Setelah strategi ditentukan, langkah selanjutnya adalah menyusun rencana implementasi yang meliputi detail tugas, waktu, dan sumber daya yang diperlukan untuk mewujudkan strategi tersebut. Salah satu contoh dari tahapan berikut adalah penetapan anggaran dalam akuntansi logistik. 

5. Monitoring dan Evaluasi

Terakhir, penting untuk melakukan monitoring dan evaluasi terhadap proses logistik yang sedang berjalan. Ini bertujuan untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan memastikan bahwa perencanaan berjalan sesuai rencana. Monitoring ini juga mencakup pengawasan proses loading dan unloading barang serta performa manajemen transportasi dan armada.

Tips Buat Strategi Perencanaan Logistik yang Optimal

Dalam merancang strategi yang optimal, perusahaan perlu memperhatikan berbagai aspek penting seperti pemilihan aplikasi logistik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pelanggan. Tidak hanya itu, namun menjaga hubungan yang baik dengan pemasok dan mitra bisnis serta mengikuti prosedur pengiriman barang yang terstruktur juga akan memperlancar proses distribusi barang.

Dari sini, perusahaan dapat menciptakan strategi logistik yang lebih fleksibel dan responsif terhadap permintaan pasar yang terus berkembang. Demikian, berikut adalah tips-tips yang bisa diterapkan: 

1. Analisis jaringan

Lakukan analisis jaringan untuk mengetahui titik-titik kritis dalam rantai pasokan Anda. Proses ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan alur pasokan dan memperkirakan potensi gangguan yang dapat terjadi di setiap tahapan.

Dengan menganalisis hubungan antar pemasok, gudang, dan distribusi, Anda dapat menemukan area yang memerlukan perbaikan agar dapat memastikan kelancaran operasi dari hulu hingga hilir.

2. Permintaan pelanggan

Sesuaikan perencanaan logistik dengan perubahan permintaan pelanggan. Permintaan pelanggan seringkali berubah secara dinamis, oleh karena itu penting untuk menyesuaikan perencanaan secara fleksibel.

3. Moda transportasi

Pilih moda transportasi yang efisien dan sesuai dengan jenis barang yang dikirim. Menyesuaikan moda transportasi dengan jenis barang yang dikirim sangat penting untuk menjaga kualitas dan efisiensi pengiriman. Misalnya, barang yang mudah rusak memerlukan transportasi yang lebih cepat, seperti udara, sementara barang berat dan besar dapat lebih ekonomis dikirim melalui jalur laut atau darat.

4. Rute dan jadwal

Rencanakan rute dan jadwal yang tepat untuk meminimalkan waktu perjalanan. Menggunakan data geografis dan analisis lalu lintas untuk merencanakan rute terbaik dapat mengurangi keterlambatan yang disebabkan oleh kemacetan atau cuaca buruk.

Salah satu cara untuk mendukung perencanaan yang lebih efisien adalah dengan mengikuti sop pengiriman barang yang terstruktur agar menghindari hambatan dalam distribusi juga memastikan kepuasan pelanggan.

5. Logistik ramping

Implementasikan prinsip logistik ramping untuk mengurangi pemborosan. Dengan mengurangi langkah-langkah yang tidak perlu dan meningkatkan alur kerja, Anda dapat menghemat waktu dan biaya, serta mengurangi risiko kesalahan. Penggunaan teknologi untuk automasi dan pemantauan proses secara real-time juga merupakan bagian penting dalam menciptakan sistem logistik yang lebih ramping.

6. Implementasi Software ERP untuk Logistik

Implementasikan software ERP untuk meningkatkan efisiensi logistik dan memudahkan monitoring real-time. Dengan ERP, Anda dapat mengintegrasikan berbagai fungsi logistik seperti manajemen inventaris, pengiriman, dan pelacakan dalam satu sistem terpusat. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memberikan visibilitas yang lebih baik dengan data real-time, yang memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat.

Permudah Perencanaan Logistik dengan Software Freight ScaleOcean

Untuk perusahaan logistik yang ingin meningkatkan perencanaan tetapi bingung harus memilih produk apa, tidak perlu khawatir karena software freight ScaleOcean menawarkan solusi yang sangat berguna.

Fitur-fitur seperti pemantauan pengiriman secara real-time, manajemen persediaan, dan optimasi rute dapat membuat perusahaan logistik bisa menghemat banyaknya waktu dan biaya. Tidak hanya itu, tetapi perusahaan juga sekaligus mampu memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan jika menggunakan software ini.

Berikut adalah penjelasan mengenai fitur-fitur terkait : 

1. Pemantauan Pengiriman Secara Real-Time

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk melacak status pengiriman barang secara langsung dan dalam waktu nyata. Pemanfaatan teknologi GPS dan integrasi dengan sistem transportasi membuat perusahaan dapat memantau lokasi dan kondisi pengiriman secara tepat waktu, memberikan pembaruan kepada pelanggan tentang status pengiriman yang membantu meningkatkan transparansi dan kepuasan pelanggan.

2. Manajemen Persediaan

Fitur manajemen persediaan membantu perusahaan logistik untuk menjaga kontrol yang lebih baik terhadap barang yang tersedia dan yang sedang dalam perjalanan. Beberapa manfaat yang didapat dari fitur ini adalah mengoptimalkan stok barang di gudang dengan pemantauan yang lebih akurat sehingga mengurangi kelebihan stok atau kekurangan stok.

Kemudian manajemen persediaan juga mempermudah pengelolaan barang yang datang dan keluar dari gudang serta mengatur pemindahan barang antar lokasi atau fasilitas dengan lebih efisien.

3. Optimasi Rute

Fitur optimasi rute membantu perencanaan perjalanan dan pengiriman dengan meminimalkan waktu dan biaya yang diperlukan. Dengan analisis data dan algoritma, fitur ini memberikan keuntungan seperti menyusun rute perjalanan yang lebih efisien agar mengurangi jarak tempuh dan waktu perjalanan.

Keuntungan lainnya juga mencakup perhitungan faktor eksternal seperti kondisi cuaca atau kemacetan untuk merencanakan rute yang optimal. Tidak berhenti disitu, perhitungan mencakup pengurangan konsumsi bahan bakar dan emisi karbon yang bermanfaat dari sisi biaya operasional dan kepedulian lingkungan.

Baca juga: 10 Freight Forwarding Software Terbaik di Indonesia Tahun 2025

Kesimpulan

Perencanaan logistik adalah kunci untuk mengelola bisnis logistik secara efektif dan efisien. Dengan merancang strategi yang matang, perusahaan logistik dapat meningkatkan kinerja mereka, mengurangi biaya, dan mencapai kepuasan pelanggan yang lebih tinggi.

Walaupun demikian, perencanaan logistik bukanlah sesuatu yang mudah untuk dilakukan. Jika dilakukan secara manual, maka hasilnya belum tentu efektif dan proses pengerjaannya justru dapat menjadi tidak efisien sebagaimana penjelasan diatas sudah menunjukkan kompleksitas dari aksi ini. 

Lantas, apa yang harus dilakukan jika Anda ingin perusahaan Anda agar dapat lebih mudah mengelola rencana logistik? Maka jawabannya adalah silahkan menggunakan software logistik seperti ScaleOcean yang dijamin membuat perencanaan menjadi terintegrasi dan optimal. Tunggu apa lagi? Sudah saatnya beralih ke solusi digital yang mempermudah perencanaan logistik Anda. Majulah lebih cepat dengan ScaleOcean!