Pengelolaan pengiriman barang yang efisien dan akurat diperlukan dalam bisnis logistik. Untuk mendukung manajemen ini, Anda bisa menggunakan master bill of lading. MBL artinya sebuah dokumen resmi yang tidak hanya berfungsi sebagai tanda terima barang yang dikirim, tetapi juga sebagai bukti kontrak pengangkutan dan dokumen kepemilikan selama barang dikirim.

Dengan berbagai informasi penting yang tercantum di dalamnya, MBL memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam pengiriman memiliki pemahaman yang jelas mengenai tanggung jawab masing-masing dan bagaimana cara menangani barang tersebut agar kualitasnya tetap terjaga. Cari tahu lebih lanjut contohnya pada artikel berikut ini.

1. Apa itu Master Bill of Lading?

Master bill adalah dokumen resmi yang digunakan dalam bisnis logistik untuk mencatat rincian pengiriman barang. Dokumen ini dikeluarkan oleh pengangkut (carrier) untuk pengirim (shipper) saat barang diterima untuk diangkut. MBL berfungsi sebagai bukti kontrak pengangkutan, tanda terima barang, dan dokumen kepemilikan barang selama dalam perjalanan.

Isinya berupa rincian informasi pengirim dan penerima, deskripsi barang, pelabuhan muat dan bongkar, serta instruksi pengiriman. MBL sangat penting dalam proses pengiriman internasional karena untuk memastikan semua pihak yang terlibat paham apa saja tanggung jawab masing-masing dan memastikan barang dikirim sesuai dengan syarat yang disepakati.

MBL juga digunakan untuk mengoptimalkan pengiriman less container load (LCL). Dengan menggunakan dokumen ini, freight forwarder dapat menyederhanakan proses administrasi, serta memberikan transparansi dan kepastian hukum kepada semua pihak yang terlibat. Jadi, bisa disimpulkan MBL artinya dokumen logistik yang diperlukan untuk membantu mengelola risiko selama pengangkutan barang dan memastikan operasional logistik berjalan lancar dari awal hingga akhir pengiriman.

2. Fungsi MBL dalam Logistik

Nah, kali ini kita akan bahas lebih spesifik fungsi MBL bagi bisnis logistik. Mulai dari sebagai dokumen kontrak pengangkutan hingga untuk mendukung klaim asuransi pengiriman. Yuk, simak pembahasannya lebih lanjut.

a. Dokumen Kontrak Pengangkutan

Dokumen bongkar muat ini memuat rincian spesifik terkait syarat dan ketentuan pengangkutan barang, termasuk deskripsi barang, tujuan pengiriman, jadwal pengiriman, dan tarif yang berlaku. Dengan MBL, semua pihak yang terlibat punya referensi tertulis yang menjelaskan tanggung jawab dan kewajiban masing-masing. Jadi, miskomunikasi dapat diminimalisir.

b. Bukti Tanda Terima Barang

Saat barang diterima untuk diangkut, carrier menerbitkan MBL untuk mengkonfirmasi bahwa barang tersebut telah diterima dalam kondisi yang baik dan sesuai dengan deskripsi yang diberikan. Jadi, pengirim sudah mendapat kepastian bahwa barangnya telah diterima dan akan diangkut sesuai dengan perjanjian. Selain itu, master bill adalah dokumen yang bisa disertakan dalam pengiriman selanjutnya karena menjadi dasar proses pemeriksaan kondisi dan kuantitas barang saat tiba di tujuan.

c. Dokumen Pendukung Pembayaran

Master bill of lading juga sering dibutuhkan untuk menjadi dokumen tambahan letter of credit (L/C), yaitu instrumen keuangan yang digunakan untuk menjamin pembayaran dalam transaksi internasional. Dengan diterbitkannya MBL, maka bank dapat melepaskan pembayaran kepada pengirim berdasarkan persyaratan L/C. Dengan demikian, MBL artinya adalah dokumen yang membantu lancarnya proses pembayaran pada perdagangan internasional.

d. Bukti Klaim Asuransi Pengiriman

Jika barang hilang atau rusak selama pengangkutan, MBL menjadi dokumen utama yang digunakan untuk mengajukan klaim asuransi. Dokumen ini memberikan rincian lengkap mengenai barang yang diangkut, kondisi saat diterima, dan syarat angkut yang telah disepakati. Dengan memiliki MBL, pengirim atau penerima barang dapat menunjukkan bukti yang diperlukan untuk memproses klaim asuransi pengiriman dan mendapatkan kompensasi yang sesuai atas kerugian yang dialami.

3. Informasi dalam Master Bill

Dengan fungsi-fungsinya yang cukup krusial, maka penting untuk memastikan dokumen ini memuat semua informasi yang dibutuhkan. Setiap elemen tersebut memiliki fungsi khusus dan berperan penting dalam proses logistik. Beberapa di antaranya yaitu:

a. Nomor MBL

Nomor ini menjadi identitas unik yang diberikan pada setiap master airway bill. Dengan adanya nomor tersebut, proses pelacakan dan pengelolaan pengiriman bisa berlangsung efisien. Ini juga membantu proses administrasi dan penyimpanan dokumen, karena setiap pengiriman dapat diidentifikasi dengan jelas melalui nomor MBL.

b. Identitas Shipper

Identitas shipper mencakup nama, alamat, dan informasi kontak pengirim barang. Informasi ini biasanya digunakan untuk menghubungi pengirim jika ada masalah atau pertanyaan lebih lanjut terkait shipping barang. Dalam proses perdagangan internasional, identitas shipper juga diperlukan untuk keperluan bea cukai dan sebagai syarat memenuhi regulasi ekspor.

c. Identitas Consignee

Identitas consignee mencakup nama, alamat, dan informasi kontak penerima barang. Dengan adanya informasi ini, bisa dipastikan barang dikirim ke pihak yang benar. Identitas consignee juga penting dalam hal penagihan dan dokumentasi, serta digunakan sebagai referensi untuk mengkonfirmasi penerimaan barang. Dalam beberapa kasus, identitas penerima juga digunakan untuk keperluan kepatuhan terhadap regulasi impor.

d. Nama dan Alamat Carrier

Nama dan alamat carrier mencakup informasi lengkap tentang pihak yang bertanggung jawab atas pengiriman barang. Data ini penting untuk identifikasi dan komunikasi dengan pihak yang mengangkut barang. Mengetahui siapa carrier yang bertanggung jawab memudahkan pengirim dan penerima untuk mengajukan pertanyaan atau keluhan jika terjadi masalah. Selain itu, informasi ini juga digunakan dalam proses klaim asuransi jika diperlukan.

e. Alamat Pelabuhan Muat & Bongkar

Alamat pelabuhan muat dan bongkar mencakup lokasi spesifik untuk memuat barang ke dalam kapal dan tempat barang akan dibongkar setelah tiba di tujuan. Informasi ini penting untuk perencanaan logistik dan koordinasi antara berbagai pihak yang terlibat. Dengan tahu alamat pelabuhan, bisnis logistik bisa memastikan bahwa barang dikirim dan diterima di lokasi yang tepat, serta memudahkan proses pemindahan barang dari kapal ke moda transportasi lainnya.

f. Deskripsi Barang

Informasi berikutnya dalam master bill adalah deskripsi barang yang mencakup rincian lengkap mengenai barang yang dikirim, seperti jenis, jumlah, berat, dan ukuran. Informasi ini diperlukan untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan untuk mempermudah proses custom clearance. Deskripsi barang yang akurat juga membantu dalam proses penanganan dan penyimpanan selama pengangkutan. Selain itu, deskripsi ini digunakan untuk menentukan tarif angkut dan syarat penanganan khusus jika diperlukan.

g. Biaya Pengangkutan

Biaya pengangkutan mencakup rincian tarif yang dikenakan untuk pengiriman barang. Informasi ini mencakup biaya dasar, biaya tambahan, dan pajak yang berlaku. Dengan mengetahui biaya pengangkutan, pengirim dan penerima bisa merencanakan anggaran secara lebih akurat. Selain itu, informasi ini juga penting untuk keperluan penagihan dan pembayaran antara pihak yang terlibat dalam pengiriman.

h. Deklarasi Nilai Barang

Deklarasi nilai barang mencakup estimasi nilai barang yang dikirim. Mengapa informasi ini perlu ditambahkan? Untuk keperluan asuransi pengiriman dan bea cukai. Dengan mendeklarasikan nilai barang, Anda dapat memastikan barang diasuransikan dengan benar dan mendapatkan kompensasi yang sesuai jika terjadi kerusakan atau kehilangan. Selain itu, juga membantu proses evaluasi dan penetapan tarif bea cukai.

i. Instruksi Penanganan Khusus

Sertakan pula petunjuk khusus yang harus diikuti selama pengangkutan barang, jika diperlukan. Ini bisa termasuk cara penanganan barang yang mudah rusak, barang berbahaya, atau barang yang perlu syarat suhu tertentu. Mengikuti instruksi penanganan khusus ini diperlukan untuk memastikan barang tiba di tujuan dalam kondisi yang baik dan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.

4. Contoh Dokumen MBL

PT. Nusantara Logistic adalah sebuah bisnis logistik yang mengirimkan berbagai barang dari Jakarta, Indonesia, ke Los Angeles, Amerika Serikat, menggunakan jasa kapal kargo. Pada tanggal 20 Mei 2024, mereka mengirimkan barang-barang elektronik dari pemasok di Jakarta kepada penerima di Los Angeles. Untuk mendokumentasikan pengiriman ini, mereka membuat master bill of lading (MBL) seperti berikut ini.

Tanggal penerbitan dan estimasi waktu tiba dari MBL membantu perusahaan memantau waktu pengiriman dan ketepatan waktu pengangkut. Detail biaya pengiriman yang telah dibayar (freight prepaid) memungkinkan perusahaan untuk menganalisis total biaya pengiriman dan membandingkannya dengan anggaran. Sedangkan informasi jumlah dan jenis barang yang dikirim juga membantu perusahaan untuk merencanakan persediaan dengan lebih akurat.

Secara menyeluruh, dengan memanfaatkan informasi dari dokumen MBL seperti di atas, perusahaan dapat mengoptimalkan layanan logistik, mengurangi biaya pengiriman, meningkatkan layanan pelanggan, dan membuat keputusan strategis yang lebih baik untuk mendukung pertumbuhan bisnis logistik jangka panjang.

5. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas, MBL artinya dokumen yang digunakan dalam bisnis logistik berisi rincian pengiriman barang yang dikeluarkan oleh pengangkut (carrier) untuk pengirim (shipper). Dokumen ini punya fungsi sebagai bukti kontrak pengangkutan, tanda terima barang, dan dokumen kepemilikan barang selama dalam perjalanan. 

Dalam konteks pembayaran, dokumen ini berfungsi sebagai pendukung pembayaran dalam transaksi internasional melalui letter of credit (L/C). Selain itu, juga menjadi bukti utama dalam klaim asuransi pengiriman jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang. Dengan demikian, MBL adalah dokumen krusial untuk mengelola risiko pengangkutan barang dan memastikan operasional logistik berjalan lancar dari awal hingga akhir pengiriman.