Proses ekspor dan impor harus dilakukan dengan mengikuti peraturan bea cukai di suatu negara, begitu juga di Indonesia. Untuk mendukung kelancarannya, Anda harus mematuhi prosedur custom clearance. Proses ini tidak hanya bertujuan untuk mencegah adanya aliran barang-barang ilegal dan melindungi keamanan nasional, tetapi juga untuk memastikan bahwa perdagangan internasional berlangsung secara adil dan transparan.

Lalu, apa itu custom clearance dan bagaimana saja tahapannya? Nah dalam artikel ini akan dijelaskan secara rinci pengertian, prosedur, begitu juga dokumen penting yang mendukung proses tersebut. Dengan memahami setiap aspek tersebut, bisnis logistik dapat mengoptimalkan proses impor dan ekspor, mengurangi potensi risiko keterlambatan atau penolakan barang, dan memaksimalkan efisiensi operasional. 

1. Custom Clearance Adalah

Customs clearance artinya proses wajib yang harus dilalui saat melakukan ekspor atau impor untuk memastikan bahwa pengiriman barang telah memenuhi semua regulasi hukum yang berlaku di suatu negara. Prosesnya melibatkan pemeriksaan, penilaian, dan pengenaan pajak atau bea masuk terhadap barang. Dengan melakukan proses ini, aliran barang di perbatasan dapat dikontrol, mencegah masuknya barang ilegal, dan melindungi kepentingan ekonomi negara. Untuk memperlancar proses custom clearance, diperlukan sejumlah dokumen seperti invoice komersial, polis asuransi, atau lisensi ekspor/impor.

Dalam konteks bisnis logistik, custom clearance menjadi bagian kritis karena dapat mempengaruhi kecepatan dan efisiensi pengiriman barang. Kesalahan atau keterlambatan dalam proses ini sedikit saja, dapat berdampak pada penundaan, peningkatan biaya logistik, dan potensi kerugian. Oleh karena itu, banyak perusahaan yang menggunakan jasa 3PL untuk memfasilitasi proses custom clearance. Pihak ini akan membantu mempercepat proses pengeluaran barang dari pelabuhan atau bandara.

2. Prosedur Custom Clearance

Bagi bisnis logistik internasional, prosedur ini menjadi tahapan penting yang tidak boleh diabaikan ketika ingin melakukan impor atau ekspor barang. Nah, setelah paham apa itu custom clearance, Anda juga perlu mempelajari prosedurnya, dimulai sejak barang dikirim hingga tiba di tujuan. Berikut langkah-langkah yang perlu diikuti.

a. Registrasi Bea Cukai & Proses Lisensi

Ini merupakan langkah awal dalam prosedur custom clearance. Sebelum perusahaan dapat mengimpor atau mengekspor barang, pastikan perusahaan terdaftar pada otoritas bea cukai setempat dan, jika diperlukan, memiliki lisensi impor atau ekspor. Proses registrasi ini biasanya membutuhkan penyampaian dokumen seperti akta pendirian, identitas pemilik atau direksi, dan bukti alamat bisnis.

Setelah terdaftar, perusahaan akan menerima Nomor Identifikasi Pajak atau serupa, yang harus dicantumkan dalam semua dokumen selama prosedur pengiriman berlangsung. Proses lisensi tambahan mungkin diperlukan untuk barang-barang tertentu yang diatur secara ketat, seperti produk makanan, obat-obatan, dan teknologi tinggi.

b. Pengiriman Data ke Bea Cukai

Prosedur berikutnya pada custom clearance adalah pengiriman data ke bea cukai. Langkah ini melibatkan pengisian dokumen deklarasi barang atau dokumen serupa yang mencakup deskripsi barang, nilai, dan jumlahnya. Informasi ini dapat dikirimkan secara elektronik melalui sistem manajemen informasi bea cukai.

Pengiriman data yang akurat diperlukan untuk memastikan penilaian bea masuk dilakukan secara tepat dan untuk menghindari keterlambatan atau penalti. Proses ini juga memungkinkan otoritas bea cukai untuk melakukan penilaian risiko terhadap barang logistik yang masuk dan menentukan apakah perlu dilakukan pemeriksaan lebih lanjut atau tidak.

c. Audit dan Verifikasi Bea Cukai

Tahap ini bisa berupa pemeriksaan fisik barang, cek ulang nilai faktur, dan verifikasi klasifikasi tarif. Audit bisa dilakukan secara acak atau berdasarkan penilaian risiko tertentu terkait dengan jenis barang, asal negara, atau histori kepatuhan pengirim. Ini diperlukan agar semua informasi dan tarif bea masuk dideklarasikan dengan benar, serta memastikan tidak ada barang terlarang yang masuk. Proses audit dan verifikasi juga perlu waktu tambahan dan dapat mengakibatkan denda jika ditemukan ketidaksesuaian atau pelanggaran.

3. Dokumen Penting Custom Clearance

Dalam proses ini, keberhasilan dan kelancaran ekspor atau impor sangat bergantung pada kelengkapan dan keabsahan dokumen yang disertakan. Dokumen ini sebagai bukti resmi yang membantu otoritas bea cukai untuk memproses, memverifikasi, dan memperbolehkan adanya impor atau ekspor  barang tersebut. Berikut beberapa dokumen penting yang dibutuhkan dalam proses custom clearance.

a. Lisensi Impor atau Ekspor

Lisensi ini dikeluarkan oleh pemerintah atau otoritas terkait di negara pengirim atau penerima, sebagai penjelas bahwa pengirim telah memenuhi semua syarat regulasi untuk melakukan perdagangan barang. Lisensi ini umumnya bersifat spesifik untuk jenis barang tertentu dan menunjukkan bahwa pengirim atau penerima memiliki hak untuk mengimpor atau mengekspor barang sesuai dengan peraturan yang berlaku.

b. Bill of Lading atau Air Waybill

Dokumen ini dalam customs clearance artinya dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan pengangkutan kepada pengirim barang. Bill of lading digunakan untuk pengiriman laut, sedangkan air waybill untuk pengiriman udara. Fungsinya sebagai tanda terima barang oleh perusahaan pengangkutan, kontrak pengangkutan antara pengirim dan perusahaan pengangkutan, dan dokumen kepemilikan yang bisa digunakan untuk mengambil dan packing barang di tujuan. Di dalamnya memuat informasi seperti deskripsi barang, jumlah, dan tujuan pengiriman.

c. Sertifikat Asuransi

Sertifikat asuransi adalah dokumen yang membuktikan bahwa barang yang diimpor atau diekspor telah diasuransikan terhadap risiko selama proses pengiriman. Sertifikat ini untuk melindungi nilai barang terhadap kerusakan atau kehilangan selama transportasi. Jadi, pihak penerima mendapatkan jaminan bahwa kompensasi dapat diberikan sesuai dengan nilai barang yang diasuransikan.

d. Bill of Entry

Selanjutnya, ada dokumen resmi yang diserahkan ke otoritas bea cukai saat barang impor tiba di negara tujuan. Bill of entry diperlukan untuk mendapatkan izin mengeluarkan barang dari bea cukai. Biasanya memuat detail barang, termasuk nilai, klasifikasi untuk tarif bea cukai, dan informasi lain yang diperlukan untuk penilaian dan penentuan bea masuk. Pengisian dokumen ini harus dilakukan dengan akurat supaya barang bisa clear dengan cepat dan efisien.

e. Letter of Credit

Dokumen penting lainnya dalam custom clearance adalah letter of credit. Dokumen ini menjamin bahwa penjual akan menerima pembayaran asalkan syarat yang ditetapkan sudah terpenuhi. Penerbitan dokumen ini sangat penting untuk meminimalkan risiko pembayaran dalam perdagangan internasional, menjamin penjual mendapatkan pembayaran tepat waktu dan pembeli menerima barang sesuai dengan kesepakatan.

4. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan customs clearance artinya proses wajib yang dilakukan dalam ekspor atau impor barang untuk memastikan kepatuhan terhadap semua regulasi hukum. Proses ini melibatkan berbagai tahapan seperti pemeriksaan, penilaian, dan pengenaan pajak atau bea masuk terhadap barang. Fungsinya untuk mengontrol keluar masuknya barang di perbatasan, mencegah adanya barang ilegal, serta melindungi kepentingan ekonomi dan keamanan negara.

Kelancaran dalam proses custom clearance sangat dibutuhkan dalam bisnis logistik karena mempengaruhi kecepatan dan efisiensi pengiriman barang. Untuk mendukung kelancaran proses ini, dokumen seperti invoice komersial, polis asuransi, lisensi ekspor/impor, dan lainnya diperlukan dan biasanya bisnis logistik memanfaatkan jasa third-party logistics (3PL) untuk memperlancar proses tersebut.