Proses ekspor impor memerlukan beragam jenis dokumen untuk memudahkan pengiriman barang hingga sampai ke tujuan akhir. Terlebih jika freight forwarder memilih menggunakan beragam moda transportasi untuk satu pengiriman, tentu dokumen yang diperlukan lebih banyak dan kompleks. Tujuannya agar perpindahan barang dari satu transportasi ke transportasi lainnya transparan, berjalan lancar, dan sesuai regulasi yang berlaku.
Salah satu dokumen yang diperlukan adalah multimodal bill of lading. Dokumen ini tidak hanya menyederhanakan proses administrasi pengiriman, tetapi juga meningkatkan transparansi dan mempermudah pengawasan. Namun, multimodal transport bill of lading tracking secara manual bisa menjadi tugas yang sangat menantang, terutama ketika Anda harus mengawasi puluhan pengiriman secara bersamaan. Freight forwarding software adalah solusinya. Cari tahu cara kerja sistem tersebut pada pembahasan di bawah ini!
1. Manfaat Penggunaan Multimodal Bill of Lading
Dalam beberapa kasus pengiriman, penggunaan multi transportasi sering menjadi pilihan karena lebih efisien dan fleksibel. Misalnya, perpindahan barang dari satu kapal ke kapal lainnya dinilai lebih menguntungkan karena memungkinkan pengiriman yang lebih cepat dan optimal dari segi biaya, serta memaksimalkan kapasitas kapal yang berbeda untuk berbagai segmen perjalanan. Tapi proses ini secara administratif menjadi lebih kompleks.
Nah, untuk mempermudah dokumentasi yang mencakup seluruh rute pengiriman dari titik asal hingga titik tujuan akhir tersebut, digunakan multimodal bill of lading. Dengan dokumen ekspor impor satu ini, pelacakan pengiriman menjadi lebih efisien. Informasi perpindahan barang dari satu kapal ke kapal lain atau dari satu moda transportasi ke moda lainnya tercatat dalam satu dokumen, sehingga memudahkan pengawasan dan manajemen pengiriman.
Andaikan ada kerusakan atau kehilangan barang dalam pengiriman pun, klaim asuransi dapat diproses lebih cepat dan lebih efisien karena seluruh perjalanan tercatat dalam satu dokumen. Dengan ini, multimodal B/L memberikan bukti yang jelas tentang rute dan kondisi pengiriman yang memudahkan proses klaim asuransi. Bahkan ketika ada perubahan rute atau moda transportasi, Anda tidak perlu melakukan penyesuaian pada banyak dokumen. Jadi, secara administratif lebih menghemat waktu.Â
Untuk tahu lebih lanjut penggunaan multimodal bill of lading, perhatikan skenario berikut ini. Misalkan pengiriman kacang kedelai dalam bentuk curah dengan berat 21.000 kg dilakukan dari Louisiana, USA untuk dikirim ke tujuan akhir Port of Osaka, Jepang. Pengiriman ini akan melewati China dan dilakukan perpindahan barang di Port of Shanghai. Agar proses pelacakan dan pengawasan berjalan lancar, digunakan multimodal B/L. Berikut contoh dokumen tersebut.
Dari dokumen di atas dapat diketahui bahwa pengiriman dilakukan dengan memindahkan barang ke beberapa kapal. Dimulai dari Baton Rouge, Louisiana, USA, dan diangkut oleh kapal MSC SEATTLE - NL739R dari Pelabuhan New Orleans pada 13 Maret 2018. Setelah itu, barang dipindahkan ke kapal MSC TOKYO - NL842R di Pelabuhan Los Angeles pada 17 Maret 2018. Barang tiba di Pelabuhan Shanghai pada 21 Maret 2018 dan dipindahkan ke kapal MSC OSAKA - NL943R. Pengiriman akhirnya mencapai tujuan akhir di Pelabuhan Osaka, Jepang pada tanggal 25 Maret 2018.
2. Freight Forwarding Software, Solusi Lacak Multimodal B/L
Penggunaan multimodal B/L sangat bermanfaat bagi freight forwarder terutama ketika pengiriman sering mengalami transit atau perpindahan barang. Pelacakan satu multimodal B/L mungkin bisa diatasi dengan cara manual, tapi bayangkan jika Anda harus mengelola puluhan pengiriman dalam waktu bersamaan? Multimodal transport bill of lading tracking menjadi sulit dan rawan kesalahan. Oleh karena itu, freight forwarding software hadir sebagai solusi untuk meningkatkan efisiensi pelacakan tersebut.
Freight forwarding software dapat diintegrasikan tanpa batas dengan berbagai GPS tracking untuk moda transportasi apapun. Dilengkapi fitur pelacakan real-time, software ini akan memberikan visibilitas penuh terhadap posisi barang di setiap tahap pengiriman dan titik perpindahan. Jadi, proses pengawasan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan bisa dipastikan bahwa barang tiba tepat waktu di tempat tujuan.
Proses koordinasi untuk multimodal bill of lading juga lebih kompleks dibandingkan dengan bill of lading pada umumnya. Freight forwarding software membantu Anda untuk melakukan koordinasi ini dengan lebih efektif dan efisien. Semua pihak yang terlibat seperti pengirim, penerima, seluruh vendor logistik, dan juga bea cukai dapat dengan mudah menggunakan sistem terpusat ini untuk berkomunikasi dan bertukar informasi. Dilengkapi dengan dashboard terpusat, Anda dan pihak-pihak lainnya dapat mengakses informasi penting termasuk status dokumen, posisi barang, dan jadwal perpindahan dari satu moda transportasi ke moda lainnya.
Adanya notifikasi otomatis untuk setiap perubahan status pengiriman, juga memudahkan Anda atau pihak yang berkaitan untuk segera merespons jika terjadi masalah atau keterlambatan pengiriman. Sebagai contoh, pada titik transit pertama terjadi penundaan pemindahan barang. Dengan ini maka otomatis akan ada penundaan pula pemindahan barang di titik-titik berikutnya. Nah, fitur notifikasi akan memberikan peringatan segera kepada semua pihak terkait mengenai penundaan tersebut.
Dengan informasi real-time tersebut, Anda dapat mengatur ulang jadwal pengiriman, menghubungi pihak transportasi untuk solusi alternatif, atau memberitahu penerima barang jika ada perubahan waktu kedatangan. Hal ini tidak hanya meningkatkan responsivitas tetapi juga membantu menjaga transparansi dan komunikasi yang baik dengan seluruh pihak.
3. ScaleOcean, Freight Forwarding Software Terbaik
Seluruh kemudahan yang dijelaskan di atas bisa Anda dapatkan dengan mengimplementasikan ScaleOcean freight forwarding software. Tidak hanya unggul untuk kebutuhan multimodal transport bill of lading tracking, ScaleOcean software juga bisa digunakan dalam mengelola end-to-end proses pengiriman barang. Sistem ini menawarkan solusi yang komprehensif, mulai dari pemrosesan dokumen, pemilihan dan booking vendor logistik, hingga pelacakan pengiriman secara real-time. Dengan interface yang user-friendly, Anda dapat dengan mudah mengakses dan mengelola seluruh informasi pengiriman dalam satu platform.
Anda juga bisa mengelola berbagai jenis pengiriman mulai dari FCL, LCL, FTL, dan LTL dalam satu platform terpusat. Apalagi jika proses konsolidasi ini dilakukan dengan berbagai moda transportasi dan titik transit yang beragam. Anda akan jauh lebih mudah untuk mengawasinya bahkan dengan detail informasi yang sangat spesifik.
Misalnya, Anda mendapatkan pesanan pengiriman LCL yang membutuhkan konsolidasi barang dari beberapa pengirim berbeda. Dengan ScaleOcean multimodal transport bill of lading tracking, Anda dapat mengatur dan memantau setiap langkah pengiriman mulai dari pengumpulan barang, konsolidasi di gudang, hingga pemuatan ke kontainer. Semua informasi terkait jadwal pengiriman, status barang, dan dokumentasi tercatat dalam satu sistem yang mudah diakses.
4. Kesimpulan
Penggunaan multimodal bill of lading sangat bermanfaat dalam proses ekspor impor yang melibatkan banyak moda transportasi karena lebih efisien dari aspek dokumentasi dan pelacakan pengiriman. Dokumen ini mencakup seluruh rute pengiriman dari titik asal hingga tujuan akhir, memudahkan pengawasan dan manajemen shipping. Agar proses pelacakan lebih optimal, Anda bisa menggunakan solusi canggih freight forwarding software.
ScaleOcean freight forwarding software menyediakan fitur pelacakan real-time, notifikasi otomatis, dan integrasi dengan berbagai sistem, menjadikannya solusi yang efektif untuk mengelola pengiriman barang secara end-to-end. Dapatkan kemudahan dalam multimodal bill of lading tracking, manajemen dokumen, dan koordinasi pengiriman secara real-time dengan menghubungi tim kami sekarang juga!
