Freight Surcharge: Arti dan Tips Mengelolanya

Dalam proses pengiriman, pengelolaan biaya menjadi hal terpenting yang harus diperhatikan perusahaan. Terutama banyaknya biaya tidak terduga yang sering muncul dan membuat pengeluaran menjadi membengkak. Untuk mengatasinya, Anda bisa menerapkan freight surcharge.

Aspek biaya ini penting, terutama bagi Anda yang kesulitan menyesuaikan fluktuasi biaya, dan sering terjadi ketidakstabilan dalam tarif dasar pengiriman. Pengelolaan yang tepat pada biaya tambahan ini tidak hanya membantu meminimalisir risiko finansial, tetapi juga meningkatkan stabilitas operasional dan kepuasan pelanggan.

Dalam pembahasan berikut, kita akan bahas lebih detail apa itu freight surcharge, faktor-faktor yang mempengaruhinya, dan tips praktis untuk mengelolanya, sehingga perusahaan dapat lebih baik dalam menghadapi fluktuasi dalam biaya logistik.

Key Takeaways

• Freight surcharge adalah biaya tambahan yang dikenakan untuk ongkos kirim dan angkut barang dan menutupi biaya operasional tidak terduga.
• Tujuan freight surcharge meliputi: menutupi biaya operasional tambahan, menjaga stabilitas tarif dasar, memastikan keberlanjutan layanan, dan mengelola risiko fluktuasi pasar.
• Faktor yang mempengaruhi freight surcharge: harga bahan bakar, langkah keamanan, kondisi pengiriman, variasi pengiriman musiman, perubahan kurs, kebijakan pemerintah, dan lainnya.
• Aplikasi logistik ScaleOcean dapat membantu optimalisasi freight surcharge secara otomatis melalui fitur kalkulasi biaya dan margin yang terintegrasi.

Coba Demo Gratis

1. Apa itu Freight Surcharge?

Freight surcharge adalah biaya tambahan yang dikenakan untuk ongkos kirim dan angkut barang (freight charge). Biaya ini biasanya menjadi biaya tambahan di luar tarif pengiriman dasar untuk menutupi biaya operasional tidak terduga, dan tidak dapat dimasukkan langsung ke dalam tarif utama pengiriman.

Biaya ini digunakan karena beberapa faktor tidak terduga dalam pengiriman transportasi logistik, seperti kenaikan biaya harga bahan bakar, langkah keamanan tambahan, atau kondisi pengiriman yang tidak efisien (cuaca ekstem).

Sederhananya, ketika harga bahan bakar naik, perusahaan logistik biasanya akan menambahkan freight surcharge untuk menutupi biaya transportasi yang meningkat. Hal ini bertujuan agar perusahaan tetap mampu menjaga kelangsungan operasional tanpa harus menaikkan tarif dasar angkutan secara besar-besaran.

Baca juga: 5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik

2. Tujuan Freight Surcharge

Freight surcharge adalah biaya tambahan yang berperan penting untuk menjaga keberlanjutan bisnis logistik. Terdapat beberapa tujuan utama mengapa perusahaan harus menerapkan freight surcharge untuk menjaga profitabilitas bisnis secara menyeluruh. Pahami selengkapnya di sini!

a. Menutupi biaya operasional tambahan

Surcharge menjadi aspek yang dapat membantu perusahaan menutupi biaya operasional yang meningkat, mulai dari bahan bakar, biaya perawatan, atau perlengkapan tambahan. Tanpa biaya ini, perusahaan akan kesulitan dalam menjaga profitabilitas ketika menghadapi kenaikan biaya yang tidak terduga atau bersifat fluktuatif.

b. Menjaga stabilitas tarif dasar

Freight surcharge juga berperan penting dalam mempertahankan tarif dasar agar tetap kompetitif. Perusahaan dapat menggunakan biaya surcharge secara terpisah daripada menaikkan tarif utama pengiriman. Hal ini membuat pelanggan dapat memahami komponen biaya spesifik yang memengaruhi total ongkos kirim.

c. Memastikan keberlanjutan layanan

Penerapan freight surcharge akan membantu perusahaan logistik agar tetap beroperasi secara optimal meskipun tengah menghadapi tantangan biaya. Adanya surcharge dapat menjaga kualitas layanan, ketepatan waktu pengiriman, hingga pemenuhan standar operasional tanpa harus memangkas layanan dan efisiensi proses logistik.

d. Mengelola risiko fluktuasi pasar

Tujuan freight surcharge lainnya dapat membantu perusahaan untuk lebih cepat beradaptasi dengan perubahan pasar, seperti kenaikan bahan bakar atau biaya keamanan. Dengan surcharge, perusahaan dapat mengendalikan risiko finansial akibat fluktuasi biaya tanpa membuat perubahan besar pada struktur harga utama.

Untuk mengatasi tantangan berupa biaya freight surcharge, ScaleOcean Software Logistik dapat membantu Anda dalam mengelola surcharge secara efektif. Fitur unggulannya, seperti pemesanan otomatis, pelacakan real-time, dan kalkulasi biaya akurat, memastikan visibilitas penuh atas setiap komponen biaya pengiriman. Dengan ScaleOcean, perusahaan logistik dapat mengelola biaya lebih efisien dan merespons perubahan pasar dengan cepat.

3. Faktor yang Mempengaruhi Freight Surcharge

Penetapan biaya tambahan tentunya juga dipengaruhi oleh beberapa faktor. Untuk memperkirakan dampaknya, freight cost calculator dapat menjadi alat bantu yang berguna. Setiap faktor tersebut punya dampak yang cukup signifikan bagi bisnis logistik. Mari kita ulas lebih detail setiap faktor tersebut.

a. Kenaikan harga bahan bakar

Fluktuasi harga bahan bakar dapat berdampak langsung pada biaya operasional transportasi. Hal ini karena bahan bakar adalah komponen biaya terbesar, sehingga perusahaan harus menambahkan freight surcharge untuk menyeimbangkan biaya tambahan agar tetap menjaga margin keuntungan.

b. Langkah-langkah keamanan yang lebih ketat

Adanya peningkatan standar keamanan seperti pemeriksaan tambahan atau prosedur khusus biasanya memerlukan sumber daya ekstra. Biaya ini tidak bisa dimasukkan ke tarif dasar pengiriman barang, sehingga akan dikenakan melalui surcharge untuk memastikan operasi tetap aman dan sesuai regulasi.

c. Kondisi pengiriman yang tidak ideal

Proses pengiriman yang tidak efisien, seperti terjadinya cuaca buruk atau rute yang tidak optimal sering kali memerlukan alat khusus, tenaga tambahan, atau waktu yang lebih lama. Hal-hal seperti ini biasanya akan menambah biaya yang kemudian dialihkan ke pelanggan dalam bentuk surcharge agar operasional tetap berjalan lancar.

d. Variasi permintaan musiman

Banyaknya variasi permintaan pada periode tertentu juga menjadi faktor biaya surcharge. Periode seperti liburan atau puncak musim belanja, membuat permintaan pengiriman meningkat. Hal ini bisa menyebabkan kenaikan biaya tenaga kerja dan kapasitas tambahan. Untuk mengelolanya, perusahaan biasanya mengenakan surcharge musiman.

e. Perubahan Kurs Mata Uang

Perubahan kurs mata uang juga dapat memengaruhi biaya pengiriman. Jika mata uang di negara asal melemah terhadap mata uang di negara tujuan, maka biasanya biaya operasional dalam mata uang lokal akan meningkat saat dikonversi. Alhasil, perusahaan harus menyesuaikan harga jasa untuk mengkompensasi perubahan nilai tukar tersebut. Penyesuaian biaya ini dikenal sebagai Currency Adjustment Factor (CAF).

f. Kebijakan dan Regulasi Pemerintah

Faktor berikutnya adalah kebijakan dan regulasi yang dikeluarkan oleh pemerintah, baik lokal maupun internasional. Misalnya, seperti diberlakukannya undang-undang baru tentang keamanan dan standar emisi untuk kendaraan pengangkut barang. Kebijakan tarif dan pajak baru, termasuk bea masuk dan pajak ekspor, juga bisa meningkatkan biaya pengiriman.

Jika hal ini terjadi, umumnya akan ditanggung oleh penerima barang melalui freight surcharge. Dengan freight rate management yang baik, perusahaan bisa meminimalkan biaya yang harus dikeluarkan untuk pajak, bea masuk, dan pembiayaan lainnya dengan memastikan perhitungannya akurat dan sesuai regulasi terbaru.

g. Jenis Barang yang Dikirim

Jenis barang logistik juga berperan dalam penentuan biaya tambahan dalam pengiriman. Contohnya seperti yang perlu penanganan khusus, mulai dari barang mudah pecah, berbahaya, atau membutuhkan pengaturan suhu tertentu.

Barang-barang tersebut biasanya membutuhkan peralatan dan tenaga kerja khusus, yang jelas akan menambah biaya operasional. Karena itu, barang-barang ini biasanya mengakibatkan surcharge yang lebih tinggi dibandingkan dengan barang-barang standar.

h. Jarak dan Rute Pengiriman

Jarak dan rute pengiriman mempengaruhi biaya pengiriman karena faktor bahan bakar, waktu perjalanan, dan tarif tol atau biaya transit hub. Rute yang lebih panjang biasanya membutuhkan biaya yang lebih tinggi. Selain itu, rute dengan risiko keamanan atau politik yang tinggi juga bisa menyebabkan adanya biaya pengiriman tambahan.

Oleh karena itu, banyak perusahaan logistik menerapkan strategi freight consolidation untuk menggabungkan beberapa kiriman dalam satu pengiriman, sehingga dapat mengoptimalkan penggunaan ruang angkut dan mengurangi biaya surcharge.

4. Contoh Freight Surchage

Setelah memahami pentingnya freight surcharge, Anda juga harus mengetahui bagaimana penerapan aspek ini secara nyata di perusahaan logistik. Contohnya, ketika terjadi kenaikan harga bahan bakar, perusahaan pengiriman biasanya akan menambahkan freight surcharge guna mengimbangi lonjakan biaya transportasi.

Di sini akan diuraikan contoh freight surcharge yang diambil dari skenario perusahaan logistik, sehingga akan membantu Anda untuk memahami kapan dan mengapa biaya tambahan ini dikenakan dalam praktik pengiriman.

Sebagai contoh, sebuah bisnis logistik harus mengirimkan barang dari Jakarta ke Surabaya. Ketika melakukan perencanaan pengiriman, harga bahan bakar tiba-tiba naik karena pasar minyak global yang tidak stabil. Untuk mengantisipasi kondisi ini, perusahaan memutuskan untuk mengimplementasikan freight surcharge yang ditambahkan ke biaya pengiriman awal.

Jadi, meskipun harga awal pengiriman diperkirakan sebesar Rp1.000.000, karena adanya tambahan tersebut, maka pelanggan perlu membayar Rp1.100.000 untuk mengkompensasi kenaikan biaya bahan bakar.

Baca juga: 13 Aplikasi Trucking Logistik untuk Pengiriman Barang 2025

5. Tips Mengelola Freight Surcharge

Freight surcharge adalah salah satu aspek penting dalam logistik yang perlu diperhatikan terutama bagi perusahaan yang sering mengirimkan barang secara internasional. Pengelolaan biaya ekstra ini krusial untuk memitigasi dampak pada biaya freight total.

Menerapkan strategi yang efektif, seringkali dengan bantuan platform digital logistik kargo, dapat membantu mengurangi biaya tak terduga untuk pengiriman barang. Berikut tips yang bisa Anda terapkan dalam mengelola biaya ekstra.

a. Negosiasi Kontrak dengan Vendor Logistik

Setelah menerima shipping quotation awal, salah satu cara efektif untuk mengelola potensi freight surcharge adalah melakukan negosiasi kontrak dengan vendor layanan logistik. Dalam negosiasi, perusahaan bisa meminta surcharge hanya dikenakan untuk situasi tertentu yang sudah disepakati bersama.

Pastikan juga ada kesepakatan cara menyesuaikan biaya ini berdasarkan perubahan pasar atau kondisi spesifik operasional. Dengan demikian, kedua pihak bisa merencanakan keuangan dengan lebih baik.

b. Analisis Fluktuasi Biaya Logistik

Perusahaan harus aktif menganalisis fluktuasi biaya logistik, termasuk biaya bahan bakar, shipping fee, dan aspek lainnya yang memungkinkan adanya biaya ekstra. Dengan memantau tren ini, bisnis logistik dapat lebih siap kalau ada perubahan biaya dan dapat segera menerapkan langkah preventif, seperti menggunakan kontrak harga tetap atau opsi pembelian bahan bakar di muka untuk menghindari fluktuasi harga yang tidak menguntungkan.

c. Menggunakan Layanan Pengiriman Alternatif

Pertimbangkan penggunaan layanan pengiriman alternatif yang bisa jadi menawarkan tarif lebih stabil atau lebih murah untuk kondisi tertentu. Misalnya, menggunakan pengiriman melalui jalur laut daripada udara untuk pengiriman internasional yang tidak begitu urgent, atau melakukan LCL atau FCL dengan perusahaan lain untuk mendapatkan tarif yang lebih murah. Layanan pengiriman alternatif ini bisa menjadi opsi Anda mengelola dan mengurangi freight surcharge.

d. Implementasi Software Logistik

Implementasi software logistik terbaik sangat membantu dalam mengelola dan mengoptimalkan biaya pengiriman, termasuk freight surcharge. Anda bisa menggunakan software logistik yang dapat membantu Anda memantau real-time data pengirima, analisis biaya, dan efisiensi rute pengiriman secara otomatis.

Software logistik juga menyediakan fitur prediktif dan analitik yang ada bisa dimanfaatkan bisnis logistik dalam membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat berkaitan dengan pengiriman barang, serta memilih vendor yang paling efisien dan ekonomis.

6. Kesimpulan

Jadi bisa kita simpulkan bahwa freight surcharge adalah biaya tambahan dalam logistik yang dikenakan ke pembeli atau klien saat ada perubahan yang tidak direncanakan sebelumnya, seperti fluktuasi harga bahan bakar, perubahan kurs mata uang, dan regulasi pemerintah. Diperlukan pemahaman yang baik dan pengelolaan yang tepat pada biaya ini karena sangat berpengaruh terhadap total biaya pengiriman.

Dalam praktiknya, pengelolaan freight surcharge yang efektif melibatkan beberapa strategi seperti negosiasi kontrak dengan vendor logistik, analisis mendalam terhadap fluktuasi biaya, pemanfaatan layanan pengiriman alternatif, dan implementasi aplikasi logistik ScaleOcean yang canggih. Anda bisa melakukan demo gratis dengan tim profesional kami untuk dapatkan solusi sesuai kebutuhan spesifik bisnis Anda.