Dalam proses pengiriman, pengelolaan biaya menjadi hal terpenting yang harus diperhatikan perusahaan. Terutama banyaknya biaya tidak terduga yang sering muncul dan membuat pengeluaran menjadi membengkak. Untuk mengatasinya, Anda bisa menerapkan freight surcharge.
Aspek biaya ini penting, terutama bagi Anda yang kesulitan menyesuaikan fluktuasi biaya, dan sering terjadi ketidakstabilan dalam tarif dasar pengiriman. Pengelolaan yang tepat pada biaya tambahan ini tidak hanya membantu meminimalisir risiko finansial, tetapi juga meningkatkan stabilitas operasional dan kepuasan pelanggan.
Dalam pembahasan berikut, kita akan bahas lebih detail apa itu freight surcharge, faktor-faktor yang mempengaruhinya, dan tips praktis untuk mengelolanya, sehingga perusahaan dapat lebih baik dalam menghadapi fluktuasi dalam biaya logistik.
Key Takeaways
Freight surcharge adalah biaya tambahan yang dikenakan untuk ongkos kirim dan angkut barang dan menutupi biaya operasional tidak terduga.
Tujuan freight surcharge meliputi menutupi biaya operasional tambahan, menjaga stabilitas tarif dasar, memastikan keberlanjutan layanan, dan mengelola risiko fluktuasi pasar.
Faktor yang mempengaruhi freight surcharge: harga bahan bakar, langkah keamanan, kondisi pengiriman, variasi pengiriman musiman, perubahan kurs, kebijakan pemerintah, dan lainnya.
Software logistik ScaleOcean dapat membantu optimalisasi freight surcharge secara otomatis melalui fitur kalkulasi biaya dan margin yang terintegrasi.
Freight surcharge adalah biaya tambahan yang dikenakan untuk ongkos kirim dan angkut barang (freight charge). Biaya ini biasanya menjadi biaya tambahan di luar tarif pengiriman dasar untuk menutupi biaya operasional tidak terduga, dan tidak dapat dimasukkan langsung ke dalam tarif utama pengiriman.
Biaya ini digunakan karena beberapa faktor tidak terduga dalam pengiriman barang, seperti kenaikan biaya harga bahan bakar, langkah keamanan tambahan, atau kondisi pengiriman yang tidak efisien (cuaca ekstem).
Sederhananya, ketika harga bahan bakar naik, perusahaan logistik biasanya akan menambahkan freight surcharge untuk menutupi biaya transportasi yang meningkat. Hal ini bertujuan agar perusahaan tetap mampu menjaga kelangsungan operasional tanpa harus menaikkan tarif dasar angkutan secara besar-besaran.
Menurut analisa kami dari Shipfinex, Bunker Adjustment Factor (BAF) adalah salah satu surcharge utama dalam ocean freight yang dikenakan untuk menutupi fluktuasi biaya bahan bakar kapal. BAF biasanya menyumbang 15 sampai 25% dari tarif dasar pengiriman, dan perubahan harga bunker fuel sebesar $100 per ton dapat mempengaruhi tarif kontainer hingga $50–$150 USD.
Terdapat beberapa tujuan utama mengapa perusahaan harus menerapkan freight surcharge untuk menjaga profitabilitas bisnis secara menyeluruh. Pahami selengkapnya di sini:
a. Menutupi Biaya Operasional Tambahan
Surcharge menjadi aspek yang dapat membantu perusahaan menutupi biaya operasional yang meningkat, mulai dari bahan bakar, biaya perawatan, biaya transit hub atau perlengkapan tambahan. Tanpa biaya ini, perusahaan akan kesulitan dalam menjaga profitabilitas ketika menghadapi kenaikan biaya yang tidak terduga atau bersifat fluktuatif.
b. Menjaga Stabilitas Tarif Dasar
Freight surcharge juga berperan penting dalam mempertahankan tarif dasar agar tetap kompetitif. Perusahaan dapat menggunakan biaya surcharge secara terpisah daripada menaikkan tarif utama pengiriman. Hal ini membuat pelanggan dapat memahami komponen biaya spesifik yang memengaruhi total ongkos kirim.
Sebagai contoh, Low Sulfur Surcharge (LSS) adalah biaya tambahan yang diterapkan untuk mengompensasi lonjakan harga bahan bakar rendah sulfur yang wajib digunakan kapal guna memenuhi standar lingkungan internasional. Dengan memisahkan komponen ini, pelanggan dapat lebih memahami faktor spesifik yang memengaruhi total ongkos kirim mereka.
c. Memastikan Keberlanjutan Layanan
Penerapan freight surcharge akan membantu perusahaan logistik agar tetap beroperasi secara optimal meskipun tengah menghadapi tantangan biaya. Adanya surcharge dapat menjaga kualitas layanan, ketepatan waktu pengiriman, hingga pemenuhan standar operasional tanpa harus memangkas layanan dan efisiensi proses logistik.
d. Mengelola Risiko Fluktuasi Pasar
Tujuan freight surcharge lainnya dapat membantu perusahaan untuk lebih cepat beradaptasi dengan perubahan pasar, seperti kenaikan bahan bakar atau biaya keamanan. Dengan surcharge, perusahaan dapat mengendalikan risiko finansial akibat fluktuasi biaya tanpa membuat perubahan besar pada struktur harga utama.
Untuk mengatasi tantangan berupa biaya freight surcharge,ScaleOcean Software Logistik dapat membantu Anda dalam mengelola surcharge secara efektif. Fitur unggulannya, seperti pemesanan otomatis, pelacakan real-time, dan kalkulasi biaya akurat, memastikan visibilitas penuh atas setiap komponen biaya pengiriman.
3. Faktor yang Mempengaruhi Freight Surcharge
Penetapan biaya tambahan tentunya juga dipengaruhi oleh beberapa faktor. Untuk memperkirakan dampaknya, freight cost calculator dapat menjadi alat bantu yang berguna. Setiap faktor tersebut punya dampak yang cukup signifikan bagi bisnis logistik. Mari kita ulas lebih detail setiap faktor tersebut.
a. Kenaikan Harga Bahan Bakar
Fluktuasi harga bahan bakar dapat berdampak langsung pada biaya operasional transportasi. Hal ini karena bahan bakar adalah komponen biaya terbesar, sehingga perusahaan harus menambahkan freight surcharge untuk menyeimbangkan biaya tambahan agar tetap menjaga margin keuntungan.
b. Langkah-Langkah Keamanan yang Lebih Ketat
Adanya peningkatan standar keamanan seperti pemeriksaan tambahan atau prosedur khusus biasanya memerlukan sumber daya ekstra. Biaya ini tidak bisa dimasukkan ke tarif dasar pengiriman barang, sehingga akan dikenakan melalui surcharge untuk memastikan operasi tetap aman dan sesuai regulasi.
c. Kondisi Pengiriman yang Tidak Ideal
Proses pengiriman yang tidak efisien akibat cuaca buruk atau rute yang tidak optimal sering kali membutuhkan alat khusus, tenaga tambahan, serta waktu operasional yang lebih lama. Maka, perusahaan perlu mengelola freight in dan freight out secara akurat guna menjaga stabilitas margin dan kelancaran operasional.
d. Variasi Permintaan Musiman
Banyaknya variasi permintaan pada periode tertentu juga menjadi faktor biaya surcharge. Periode seperti liburan atau puncak musim belanja (peak season), seperti Natal atau Tahun Baru, menyebabkan lonjakan permintaan pengiriman.
Kondisi tersebut sering kali memicu kenaikan biaya tenaga kerja, kebutuhan kapasitas tambahan, hingga penyesuaian pengaturan logistik. Guna mengelola fluktuasi ini, perusahaan biasanya menerapkan biaya tambahan seperti BAF dan surcharge lainnya yang secara langsung memengaruhi tarif pengiriman selama periode puncak.
e. Perubahan Kurs Mata Uang
Perubahan kurs mata uang juga dapat memengaruhi biaya pengiriman. Jika mata uang di negara asal melemah terhadap mata uang di negara tujuan, maka biasanya biaya operasional dalam mata uang lokal akan meningkat saat dikonversi. Alhasil, perusahaan harus menyesuaikan harga jasa untuk mengkompensasi perubahan nilai tukar tersebut. Penyesuaian biaya ini dikenal sebagai Currency Adjustment Factor (CAF).
f. Kebijakan dan Regulasi Pemerintah
Faktor berikutnya adalah kebijakan dan regulasi yang dikeluarkan oleh pemerintah, baik lokal maupun internasional. Misalnya, seperti diberlakukannya undang-undang baru tentang keamanan dan standar emisi untuk kendaraan pengangkut barang. Kebijakan tarif dan pajak baru, termasuk bea masuk dan pajak ekspor, juga bisa meningkatkan biaya pengiriman.
g. Kemacetan Pelabuhan (Port Congestion Surcharge)
Kemacetan pelabuhan yang memicu antrean panjang dan keterlambatan bongkar muat meningkatkan biaya operasional. Perusahaan mengantisipasi lonjakan ini melalui Port Congestion Surcharge (PCS), yang juga krusial dalam perhitungan skema free on truck (FOT) guna menjaga efisiensi distribusi.
4. Contoh Freight Surchage
Setelah memahami pentingnya freight surcharge, Anda juga harus mengetahui bagaimana penerapan aspek ini secara nyata di perusahaan logistik. Contohnya, ketika terjadi kenaikan harga bahan bakar, perusahaan pengiriman biasanya akan menambahkan freight surcharge guna mengimbangi lonjakan biaya transportasi.
Di sini akan diuraikan contoh freight surcharge yang diambil dari skenario perusahaan logistik, sehingga akan membantu Anda untuk memahami kapan dan mengapa biaya tambahan ini dikenakan dalam praktik pengiriman.
Sebagai contoh, sebuah bisnis logistik harus mengirimkan barang dari Jakarta ke Surabaya. Ketika melakukan perencanaan pengiriman, harga bahan bakar tiba-tiba naik karena pasar minyak global yang tidak stabil. Untuk mengantisipasi kondisi ini, perusahaan memutuskan untuk mengimplementasikan freight surcharge yang ditambahkan ke biaya pengiriman awal.
Jadi, meskipun harga awal pengiriman diperkirakan sebesar Rp1.000.000, karena adanya tambahan tersebut, maka pelanggan perlu membayar Rp1.100.000 untuk mengkompensasi kenaikan biaya bahan bakar.
Freight surcharge adalah salah satu aspek penting dalam logistik yang perlu diperhatikan terutama bagi perusahaan yang sering mengirimkan barang secara internasional. Pengelolaan biaya ekstra ini krusial untuk memitigasi dampak pada biaya freight total.
Menerapkan strategi yang efektif, seringkali dengan bantuan software freight forwarding di Indonesia, dapat membantu mengurangi biaya tak terduga untuk pengiriman barang. Berikut tips yang bisa Anda terapkan dalam mengelola biaya ekstra.
a. Negosiasi Kontrak dengan Vendor Logistik
Setelah menerima shipping quotation awal, salah satu cara efektif untuk mengelola potensi freight surcharge adalah melakukan negosiasi kontrak dengan vendor layanan logistik. Dalam negosiasi, perusahaan bisa meminta surcharge hanya dikenakan untuk situasi tertentu yang sudah disepakati bersama.
Pastikan juga ada kesepakatan cara menyesuaikan biaya ini berdasarkan perubahan pasar atau kondisi spesifik operasional. Dengan demikian, kedua pihak bisa merencanakan keuangan dengan lebih baik.
b. Analisis Fluktuasi Biaya Logistik
Perusahaan harus aktif menganalisis fluktuasi biaya logistik, termasuk biaya bahan bakar, shipping fee, dan aspek lainnya yang memungkinkan adanya biaya ekstra.
Dengan memantau tren ini, bisnis logistik dapat lebih siap kalau ada perubahan biaya dan dapat segera menerapkan langkah preventif. Metode seperti menggunakan kontrak harga tetap atau opsi pembelian bahan bakar di muka untuk menghindari fluktuasi harga yang tidak menguntungkan.
c. Menggunakan Layanan Pengiriman Alternatif
Pertimbangkan penggunaan layanan pengiriman alternatif yang bisa jadi menawarkan tarif lebih stabil atau lebih murah untuk kondisi tertentu. Misalnya, menggunakan pengiriman melalui jalur laut daripada udara untuk pengiriman internasional yang tidak begitu urgent, atau melakukan LCL atau FCL dengan perusahaan lain untuk mendapatkan tarif yang lebih murah.
d. Implementasi Software Logistik
Implementasi hal ini sangat membantu dalam mengelola dan mengoptimalkan biaya pengiriman, termasuk freight surcharge. Anda bisa menggunakan software logistik yang dapat membantu Anda memantau real-time data pengirima, analisis biaya, dan efisiensi rute pengiriman secara otomatis.
Software logistik juga menyediakan fitur prediktif dan analitik yang ada bisa dimanfaatkan bisnis logistik dalam membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat berkaitan dengan pengiriman barang, serta memilih vendor yang paling efisien dan ekonomis.
6. Kesimpulan
Freight surcharge merupakan biaya tambahan dalam logistik yang dikenakan ke pembeli atau klien saat ada perubahan yang tidak direncanakan sebelumnya. Biaya ini merupakan komponen penting dalam pengelolaan logistik yang memungkinkan perusahaan untuk mengatasi fluktuasi biaya operasional yang tidak terduga.
Untuk mengelola freight surcharge secara efektif, perusahaan perlu melakukan analisis fluktuasi biaya, negosiasi kontrak dengan vendor, serta menggunakan teknologi logistik yang dapat memonitor biaya secara real-time seperti ScaleOcean. Anda bisa melakukan demo gratis dengan tim profesional kami untuk dapatkan solusi sesuai kebutuhan spesifik bisnis Anda.
FAQ:
1. Apa yang dimaksud dengan surcharge?
Surcharge adalah biaya tambahan yang dikenakan di atas harga atau tarif standar suatu layanan atau produk. Tujuannya adalah untuk menutupi biaya operasional ekstra yang tidak termasuk dalam harga dasar, seperti biaya bahan bakar yang bergejolak, layanan khusus, atau kondisi pasar yang tidak biasa.
2. Apa itu beban surcharge?
Beban surcharge adalah jumlah tambahan yang harus dibayar oleh pelanggan di luar harga pokok suatu layanan atau produk. Beban ini biasanya dikenakan untuk mengkompensasi penyedia layanan atas biaya tak terduga atau kondisi yang memerlukan sumber daya tambahan, memastikan bahwa harga dasar tetap stabil.
3. Bagaimana surcharge dihitung?
Perhitungan surcharge bervariasi tergantung jenisnya. Umumnya, surcharge bahan bakar dihitung berdasarkan persentase tertentu dari tarif dasar atau tarif per mil/kilometer, yang disesuaikan dengan indeks harga bahan bakar. Surcharge lainnya mungkin berupa biaya tetap per paket atau per pengiriman, atau berdasarkan berat dan dimensi.
4. Apakah surcharge sudah termasuk pajak?
Umumnya, surcharge belum termasuk pajak, kecuali jika dinyatakan lain. Pajak yang berlaku (seperti PPN atau pajak penjualan) biasanya akan ditambahkan setelah semua biaya, termasuk surcharge, diakumulasikan. Pastikan untuk mengonfirmasi hal ini dengan penyedia layanan Anda untuk menghindari kesalahpahaman.
5. Bagaimana cara mengatasi freight surcharge?
Untuk mengatasi tantangan pada freight surcharge, perusahaan dapat menerapkan beberapa strategi, seperti meningkatkan transparansi biaya, bernegosiasi dengan penyedia layanan logistik, mengoptimalkan rute dan mode transportasi, serta memanfaatkan teknologi untuk memantau dan mengendalikan biaya.
Key Takeaways
