PPIC Production Planning and Inventory Control adalah salah satu aspek dalam pengelolaan proses produksi dan persediaan yang harus diperhatikan dengan baik. Ketika perusahaan manufaktur sering mengalami ketidakakuratan dalam perencanaan produksi dan pengendalian inventaris, itu sering terjadi karena PPIC yang tidak terkendali dengan baik.

PPIC bisa dikelola dengan baik jika dihitung dengan rumus yang tepat dan akurat. Perhitungan ini akan membantu perusahaan manufaktur dalam mengoptimalkan alur produksi, mengurangi pemborosan, dan memastikan ketersediaan barang sesuai permintaan pasar. Simak pembahasan lebih lanjut sini untuk memahami PPIC secara mendalam.

Pentingnya PPIC di Perusahaan Manufaktur

Production Planning and Inventory Control PPIC adalah komponen penting untuk merencanakan dan mengendalikan proses produksi, serta mengelola persediaan barang produksi. PPIC akan membantu mengurangi pemborosan bahan baku dan waktu produksi, dan memastikan produk sesuai dengan permintaan pasar.

Pentingnya PPIC dalam perusahaan manufaktur juga dapat meningkatkan pengelolaan inventaris menjadi lebih efektif, sehingga stok persediaan selalu seimbang dan tersedia. Tidak mengalami kekurangan atau kelebihan. Maka dari itu, PPIC harus dihitung dengan tepat agar operasional proses manufaktur dapat dikelola secara terstruktur secara menyeluruh.

Hasil perhitungannya bisa Anda gunakan sebagai panduan dan dasar dalam pengambilan keputusan, serta memudahkan dalam penyesuaian kapasitas produksi dengan fluktuasi permintaan. Hal tersebut juga menjadi pengertian bahwa administrasi PPIC adalah solusi untuk mendukung perencanaan jangka panjang dan pertumbuhan bisnis, memastikan bahwa perusahaan tetap fleksibel dan siap menghadapi tantangan masa depan.

Masalah yang Sering Terjadi di Proses PPIC

Dalam melakukan perhitungan dan penyusunan laporan PPIC, dibutuhkan ketelitian dan langkah strategis untuk memastikan hasil data akurat dan dapat diandalkan. Namun dalam prosesnya, ada beberapa hambatan yang sering terjadi dan harus diatasi sebaik mungkin agar tidak berdampak pada operasional bisnis

1. Data Tidak Akurat

Pencatatan data sering kali mengalami kesalahan sehingga menyebabkan hasil PPIC tidak akurat. Ini akan berdampak pada perencanaan produksi dan kontrol inventory dalam manufaktur. Anda bisa mengatasinya dengan implementasi software  PPIC manufaktur yang dapat memperbarui pencatatan data secara real-time dan up-to-date, juga memastikan semua bagian memiliki akses ke informasi yang sama.

2. Ketidakcocokan Antara Produksi dan Permintaan

Sering terjadi juga ketidaksesuaian kapasitas produksi dengan permintaan. Di mana ketika produksi terlalu rendah, perusahaan bisa kehilangan peluang bisnis, sedangkan jika produksi tinggi akan menyebabkan biaya penyimpanan yang meningkat. Maka dari itu, PPIC harus dihitung dan dipahami dengan baik agar perencanaan produksi fleksibel dan forecast permintaan dapat akurat agar produksi lebih efisien.

3. Kesulitan dalam Menyeimbangkan Inventaris

Inventory juga sering kali tidak terkelola dengan baik sehingga menyebabkan penumpukan stok, yang akhirnya dapat menghambat proses produksi. Integrasi software manufaktur akan mengelola proses PPIC secara otomatis, serta membuat inventory Anda terkendali untuk mengatasi masalah ini.

4. Keterlambatan dalam Pembaruan Data Produksi

Keterlambatan proses PPIC juga dapat membuat keputusan strategis yang perlu diambil menjadi tidak tepat waktu. Ini dapat berakibat pada gangguan supply chain dan operasional bisnis yang tidak efisien. Software manufaktur bisa menjadi solusi yang dapat memberikan otomatis pembaruan data secara real-time dan akurat.

Rekomendasi software manufaktur terbaik ScaleOcean, dapat menjadi solusi unggul yang dapat mengatasi setiap masalah dalam proses PPIC. Sistem dengan kemampuan analitik canggih dapat memastikan akurasi informasi mengenai stok bahan baku dan kapasitas produksi, sehingga akan mengoptimalkan perencanaan produksi dengan akurat. 

ScaleOcean system juga dapat melakukan analisis permintaan yang lebih akurat, sehingga ketidakcocokan antara produksi dan permintaan dapat diminimalkan. Fitur manajemen inventaris yang disediakan sistem, akan secara otomatis memperbarui dan mengoptimalkan stok berdasarkan tingkat permintaan dan lead time, mengurangi risiko penumpukan atau kekurangan bahan.

Rumus PPIC dan Cara Hitungnya

Untuk menghasilkan perencanaan serta pengendalian produksi dan inventory perusahaan manufaktur dengan baik, dibutuhkan rumus PPIC dan strategi perhitungan yang maksimal agar hasil data yang diperolah bisa diandalkan dan akurat. Ada empat langkah perhitungan yang harus dilakukan admin PPIC, yaitu:

1. Demand Forecast

Langkah pertama adalah memprediksi permintaan yang harus dilakukan dengan dua tahap perhitungan. Pertama, perhitungan forecast moving average. Kedua, forecast exponential smoothing. 

Lakukan dulu perhitungan forecast moving average untuk mencari perkiraan permintaan untuk periode berikutnya dan jangka panjang berdasarkan rata-rata dari beberapa periode terakhir. Anda bisa menghitungnya dengan rumus PPIC demand forecast berikut:

Perlu diketahui, n sigma di sini adalah jumlah rata-rata dari periode terakhir yang digunakan untuk memprediksi permintaan periode mendatang. Selanjutnya dilakukan perhitungan forecast exponential smoothing, ini dilakukan untuk memberikan bobot lebih besar pada data permintaan terbaru. Berikut rumusnya:

Pahami juga, smoothing factor (α) disini bernilai antara 0 dan 1. Sedangkan demand dan forecast untuk menghitungnya adalah permintaan dan perkiraan permintaan pada periode terakhir yang telah dilakukan.

2. Aggregate Planning

Berikutnya PPIC dihitung dengan aggregate planning yang dilakukan untuk menentukan jumlah produksi yang harus dilakukan secara menyeluruh. Perhitungan ini juga dilakukan dengan dua tahapan, yaitu production rate, dan work force size. 

Production rate digunakan untuk menentukan laju produksi yang dibutuhkan dalam suatu periode produksi berdasarkan total permintaan yang telah diprediksi. Anda dapat menghitungnya dengan rumus PPIC berikut:

Selanjutnya dilakukan perhitungan workforce size yang akan menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan berdasarkan total produksi yang diperlukan, serta kemampuan produksi per-pekerja untuk memproduksi barang. Berikut rumus PPIC yang bisa digunakan:

c. Menghitung MRP

Langkah berikutnya, Anda perlu menghitung MRP untuk mengetahui PPIC dengan akurat. Perhitungan ini dilakukan untuk mengetahui bahan dan komponen yang dibutuhkan untuk membuat produk. Ada dua rumus PPIC MRP yang harus Anda lakukan perhitungan, yaitu net requirements dan planned order releases. 

Perhitungan net requirement dilakukan untuk menentukan kebutuhan bersih dari bahan dan komponen yang dibutuhkan, berdasarkan persediaan yang ada dan safety stock yang di miliki perusahaan. Berikut rumus yang bisa digunakan:

Berikutnya tahap perhitungan planned order releases, yang akan membantu menentukan kapan pesanan bahan baku atau komponen harus dikeluarkan dengan mempertimbangkan lead time produksi. Berikut rumusnya:

d. Inventory Management

Terakhir inventory management harus dihitung, untuk memastikan stok selalu tersedia untuk memenui permintaan tanpa banyak persediaan yang bisa berpengaruh pada peningkatan biaya penyimpanan. Perhitungannya dilakukan dengan dua tahap yaitu: Economic Order Quantity (EOQ) dan reorder point.

Perhitungan Economic Order Quantity EOQ, dilakukan untuk menentukan jumlah pesanan yang paling ekonomis untuk meminimalkan biaya total persediaan seperti biaya pemesanan dan biaya penyimpanan berlebih. Anda bisa menghitungnya dengan rumus PPIC berikut ini:

Untuk memahami rumusnya, D dalam rumus PPIC ini adalah permintaan tahunan yang masuk di perusahaan manufaktur. S adalah biaya pemesanan per-pesanan, sedangkan H adalah biaya penyimpanan per-unit untuk per-tahun. 

Perhitungan yang kedua ada reorder point, yang digunakan untuk menentukan titik dimana pesanan baru harus ditempatkan untuk menghindari kehabisan stok. Anda bisa menghitungnya dengan rumus berikut:

Perhitungan PPIC bisa Anda lakukan secara otomatis dengan menggunakan software manufaktur ScaleOcean. Kemampuan integrasi sistem dapat mengakses data yang relevan, seperti tingkat produksi, permintaan pasar, dan stok inventaris. 

PPIC akan dihitung sesuai kebutuhan bahan berdasarkan jadwal produksi yang telah ditentukan, serta memantau tingkat inventaris secara real-time. Hasil perhitungannya dapat dibuat juga contoh laporan PPIC excel yang akurat.

Contoh Perhitungan PPIC

Agar bisa memahami secara maksimal cara perhitungan PPIC yang akurat, disini diuraikan bagaimana contoh perhitungan PPIC dengan mengambil skenario contoh dari perusahaan manufaktur di Indonesia yang memproduksi furniture meja dan kursi. 

Diketahui, bahwa perusahaan manufaktur yang bisa kita sebut dengan PT. TS Furniture memiliki permintaan tahunan untuk meja sejumlah 12.000 Unit, sedangkan permintaan tahunan untuk kursi adalah 24.000 Unit. Dalam satu tahun, perusahaan memiliki jumlah kerja yaitu 250 hari, dan dengan lead time yang telah dijumlahkan yaitu 2 minggu. 

1. Contoh Hitung Demand Forecast

Diketahui, PT. TS Furniture memiliki permintaan yang tinggi dalam per-bulan yaitu: Januari 1000 Unit, Februari 1100 Unit, Maret 1200 Unit, April 900 Unit, Mei 1000 Unit, dan Juni 1100 Unit. Sehingga PT. TS Furniture telah menghitung forecast demand untuk produksi Juni adalah 1050 Unit.

2. Contoh Hitung Aggregate Production

Dari sini, Anda bisa memulai hitung PPIC dengan aggregate production terlebih dulu untuk perencanaan produksinya. Sebelumnya telah diketahui bahwa permintaan meja sejumlah 12.000 Unit, dan kursi sejumlah 24.000 Unit. Melalui rumus PPIC dapat dihitung sebagai berikut:

Dari sini, kita mengetahui permintaan produksi selama satu tahun adalah 1.000 Unit untuk produksi meja, dan 2.000 Unit untuk produksi kursi. 

Setelahnya kita bisa menghitung work force size, dengan diketahui bahwa untuk memproduksi meja dan kursi masing-masing dibutuhkan waktu 2 jam kerja per-bulan untuk memproduksi meja dan kursi dengan perhitungan berikut:

Dari 2 produksi meja dan kursi, diketahui bahwa untuk memproduksi 1.000 meja dari permintaan membutuhkan waktu 2.000 Jam, dan untuk kursi juga membutuhkan 2.000 Jam dalam sebulan. 

Untuk mengetahui berapa pekerja yang dibutuhkan untuk produksi meja dan kursi tersebut, kita bisa melakukan rumus PPIC work force size dengan akurat. Begini perhitungannya:

Jika satu pekerja memiliki waktu 250 hari pertahun dengan jam kerja sebulannya 160 jam, maka perusahaan membutuhkan 25 orang pekerja untuk produksi 1.000 Unit meja dan 2.000 Unit kursi untuk satu bulan produksi. 

3. Contoh Hitung MRP

Untuk mengetahui bahan dan komponen yang diperlukan, mari kita menghitung MRP terlebih dahulu. Produksi 1.000 unit meja membutuhkan bahan baku kayu. Perusahaan memiliki bahan baku sejumlah 200 Unit, dengan safety stock-nya 100 Unit, dan inventory on hand sejumlah 100 Unit. GR (Gross requirement) untuk kayu juga sejumlah 1.000 Unit. Untuk MRP kayu, Anda bisa menghitungnya seperti ini:

Dari sini, diketahui bahwa bahan baku kayu untuk produksi meja hanya ada 900 Unit, dan diharuskan untuk melakukan pembelian ulang untuk bahan baku yang diperlukan. Untuk mengetahui MRP kursi, berikut perhitungannya:

MRP besi untuk kursi juga hanya memiliki bahan baku 1.800 Unit untuk produksi 2.000 kursi dalam sebulan. Sama halnya dengan perhitungan planned order release (POR) yang menghitung bahan baku dengan lead time-nya, maka perencanaan pemesanan dilakukan sesuai dengan lead time tersebut. 

Misalnya, bahan baku kayu untuk meja adalah 900 Unit dengan lead time 2 minggu, maka POR nya sama yaitu 900 Unit. Begitupun untuk produksi kursi.

4. Contoh Hitung Inventory Management

Untuk mengetahui inventory management PPIC, perlu dilakukan dua tahapan. Pertama kita akan mengetahui EOQ untuk masing-masing unit meja dan kursi. Perlu diketahui bahwa PT. TS Furniture harus membayar biaya pemesanan per-pesanan yaitu Rp500.000, dan biaya penyimpanan per-tahun yaitu sejumlah Rp100.000 untuk per-unit meja dan kursi. EOQ untuk meja dapat dihitung dengan rumus PPIC berikut:

jumlah EOQ pesanan yang paling ekonomis untuk produksi meja adalah 1.095 Unit selama satu bulan, untuk mengetahui EOQ kursi Anda bisa menghitungnya secara mudah seperti berikut:

Berikutnya dihitung reorder point berdasarkan permintaan selama lead time dan juga safety stock untuk setiap bahan baku meja dan kursi. 

Diketahui bahwa lead time produksi ini adalah 2 minggu atau sama dengan 10 hari kerja dan safety stock untuk bahan baku meja adalah 100 Unit, berarti untuk memproduksi 120.000 Unit meja dibutuhkan 480 Unit kayu yang harus dimiliki perusahaan. Untuk melakukan reorder point, Anda bisa menghitungnya sebagai berikut:

Dari sini diketahui bahwa perusahaan harus melakukan ROP untuk meja sejumlah 580 Unit agar bisa memproduksi permintaan 12.000 Unit. Untuk ROP bahan baku kursi, jika permintaanya 24.000 Unit dengan lead time 10 hari kerja, maka diperlukan 960 Unit bahan yang diperlukan dengan safety stock yang dimiliki 100 Unit, untuk mengetahui ROP nya begini perhitungannya:

Dengan perhitungan ini, Anda bisa mengetahui berapa jumlah ROP yang harus dilakukan untuk memproduksi 24.000 Unit kursi dalam setahun. 

Menghitung dan menerapkan PPIC dengan baik merupakan langkah krusial bagi perusahaan manufaktur untuk tetap kompetitif di pasar yang dinamis dan penuh tantangan. Dengan PPIC, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya manufaktur, dan memastikan kepuasan pelanggan yang tinggi.

Kesimpulan

PPIC menjadi salah satu perhitungan produksi yang harus dilakukan dengan akurat dalam perusahaan manufaktur. Hasil data perhitungannya bisa membantu Anda melakukan perencanaan produksi yang akurat, serta manajemen inventory maksimal untuk menjaga keberlangsungan bisnis jangka panjang. Anda bisa mudah menghitung PPIC secara otomatis dengan software manufaktur ScaleOcean. 

Sistem manufaktur ScaleOcean dapat secara real-time mengakses berbagai data mulai dari perencanaan produksi, proses produksi, hingga penyimpanan di dalam satu platform secara end-to-end. Integrasi tesebut akan membuat sistem secara otomatis menghitung dan membuat contoh laporan PPIC excel sesuai periode yang Anda butuhkan. Lakukan demo gratisnya untuk mengetahui bagaimana cara kerjanya secara jelas. Hubungi tim kami untuk konsultasikan lebih lanjut!